SharePoint Online VS SharePoint On-Premise: quale scegliere?
SharePoint ha due versioni: Online e On-premise.
Quali sono le differenze? Come scegliere la versione migliore per la propria azienda?
Continua a leggere l'articolo e trova le risposte a queste domande.
Cosa troverai in questo articolo
- Cosa considerare nello scegliere la versione di SharePoint
- Quali sono le sostanziali differenze tra SharePoint Online e SharePoint On-Premise
- Perché dovresti usare SharePoint Online
- Quando invece è meglio usare SharePoint On-Premise
Microsoft SharePoint è lo strumento Microsoft sviluppato per la collaborazione sul lavoro e utilizzato principalmente per la gestione dei contenuti, la gestione elettronica dei documenti e la condivisione delle conoscenze in azienda. SharePoint è una piattaforma centralizzata e sicura in cui i team di lavoro possono collaborare, ottimizzare la gestione dei dati e aumentare l'efficienza.
Proprio per le caratteristiche principalmente collaborative, SharePoint è utilizzato per realizzare intranet e digital workplace aziendali.
Esistono due versioni di SharePoint: SharePoint Online e SharePoint Server (On-premise). Sebbene entrambi possono essere utili a seconda di alcuni obbiettivi specifici dell'azienda è fondamentale considerare che:
- Microsoft SharePoint Server (ultima versione è la 2019) è un prodotto end-of-life, che non riceve i nuovi aggiornamenti sviluppati. Microsoft ha annunciato al Microsoft Ignite 2020 che verrà probabilmente rilasciato un nuovo SharePoint Server verso la metà del 2021, con modello di licenza a sottoscrizione. Ad oggi, però non si hanno notizie in merito a questa dichiarazione.
- Microsoft SharePoint Online è invece la proposta 100% SaaS, parte integrante della sottoscrizione Microsoft 365 e che rappresenta il presente ed il futuro di questo prodotto.
Se si sta approcciando ad un nuovo progetto SharePoint, sicuramente la scelta tra le due versioni, dovrebbe pesare maggiormente verso SharePoint Online se si ha come obbiettivo una maggiore longevità del progetto, nel medio lungo periodo.
Analizziamo ora le differenze tra le due soluzioni.
SharePoint Online VS SharePoint On Premises
Qual è la migliore versione di SharePoint per le tue esigenze?
Dimensione dei dati
Puoi basare la tua scelta in base al volume di dati che devi archiviare. La soluzione On-premise può supportare una quantità illimitata di dati. Tutto quello che devi considerare è la dimensione della tua istanza SQL Server, ricordandoti che tutti gli assets conservati in SharePoint On-Premises sono serializzati e salvati come oggetti blob, all'interno del database SQL Server.
SharePoint Online, invece basato interamente sul Cloud, non include un'offerta illimitata di archiviazione dei dati.
Microsoft ha impostato il limite a 1 TB + 10 GB per ciascun utente con licenza per azienda. Se hai bisogno di più spazio, puoi usufruirne tramite un componente aggiuntivo specifico per l'abbonamento a Microsoft Office 365.
È inoltre prevista una soglia massima per le site collection di SharePoint Online di 25 TB.
Per maggiori informazioni, consulta sempre il sito di Microsoft a questo indirizzo
Costi e Licenze
Per scegliere il software giusto per supportare il lavoro in azienda, i costi devono sempre essere presi in considerazione, valutando oltre alle licenze dirette, anche i costi accessori.
Se stai pensando alla soluzione SharePoint On Premise, tieni presente che una farm SharePoint richiede più istanze server e per ogni istanza è necessario avere una licenza specifica. Oltre a queste licenze, è necessario acquistare le licenze per SQL Server, Windows Server e soprattutto acquistare l'hardware necessario a sostenere il tutto, considerando che SharePoint è molto esigente su questo fronte.
Invece, per ogni utente che utilizzerà la intranet SharePoint, sarà necessario acquista una specifica licenza CAL (Standard oppure Enterprise).
Per la versione SharePoint Online, i costi sono correlati al numero di utenti che utilizzeranno il prodotto. L'abbonamento consente di rendere disponibile molto velocemente SharePoint in azienda, senza doversi preoccupare di alcun tipo di manutenzione. Inoltre, con una licenza di Microsoft Office 365 puoi beneficiare della suite globale di prodotti di collaborazione, mailbox e archivi cloud.
SharePoint Online è invece incluso nella licenza Office 365 Business o Enterprise. Dispone, inoltre, di una licenza dedicata denominata SharePoint Online P1/P2 e destinata a quegli utenti che non necessitano della cassetta postale.
Entrambe le versioni permetto l'accesso alle applicazioni web di Microsoft Office. L'unica cosa che cambia è il tipo di licenza. La versione On-premise richiede una licenza esclusiva per visualizzare e modificare i documenti con le app web.
La versione cloud, invece, permette di visualizzare i documenti e di modificarli direttamente dal cloud, senza bisogno di licenze aggiuntive.
Aggiornamenti Microsoft
Gli aggiornamenti della versione On-premise della intranet sono gestiti dal dipartimento IT dell'azienda che sceglie quando installare e gestire gli aggiornamenti disponibili. Devi sempre essere certo che l'ambiente di lavoro sia aggiornato per continuare a ottenere supporto da Microsoft.
Per la versione online, invece è Microsoft a gestire direttamente l'installazione e la distribuzione degli aggiornamenti degli strumenti di lavoro.
Cos'è intranet.ai?
intranet.ai è la intranet aziendale pronta all'uso, progettata per ridurre i costi e i tempi di implementazione, e realizzare così un ambiente di lavoro digitale collaborativo e moderno:
- Prezzo iniziale di 3.650 €/anno per una intranet completa
- 50+ applicazioni, tra cui la ricerca avanzata, il sistema di gestione documentale, le notizie, le notifiche push via Teams, il profilo personale e le FAQ
- 100% integrata con SharePoint Online e Microsoft 365
SharePoint Online VS SharePoint On Premise: cosa considerare nella scelta
Se stai prendendo in considerazione di creare la tua intranet aziendale con SharePoint, ma non sai se utilizzare la soluzione cloud o quella on-premise, dovresti tenere conto anche delle tendenze recenti.
Come indicato nella premessa iniziale di questo articolo, Microsoft ha adottato la strategia "cloud-first". Ciò significa che Microsoft implementa in primo luogo le nuove funzionalità per le versioni online, e solo in un secondo momento le rende disponibili per le installazioni locali. Questo può far capire la direzione che Microsoft ha scelto di intraprendere per il futuro.
Inizialmente, strumenti nuovi e moderni saranno disponibili solo per il cloud, solo successivamente per installazioni in loco. E non è sicuro al 100% che tutte le funzionalità saranno disponibili per la soluzione On-Prem: tutte le integrazioni con le altre funzioni di Office 365 non possono essere disponibili localmente.
Compariamo direttamente le due soluzioni
| SHAREPOINT ONLINE | SHAREPOINT ON-PREMISE |
|---|---|
| Nessun server, nessun hardware. Utilizzo dei data center di Microsoft Cloud. | Richiede l'acquisto di hardware dedicato. |
| Riduzione delle risorse interne. Aggiornamenti automatici svolti da Microsoft. | Il team IT interno deve gestire i server, impostare gli aggiornamenti e i patch. |
| Informazioni archiviate nel cloud. | Informazioni archiviate nel tuo network locale. |
| È parte del tuo piano Office 365; spese mensili basate sul numero di utenti. | L'azienda deve assorbire i costi di licenza per server e utenti. |
| Le informazioni sono mantenute secondo standard di sicurezza specifici del settore. | L'azienda è responsabile della sicurezza dei server. |
| Basato sulla built-in redundancy di Microsoft. Nessun controllo sui server. | Si affida a server e hardware personalizzabili di proprietà. Pieno controllo del server e dei servizi di accesso. |
| In esecuzione su un server multi-tenant. | Farm singola. |
| Microsoft gestisce l'installazione e la distribuzione di aggiornamenti e miglioramenti. | Gli aggiornamenti vengono installati e gestiti internamente. |
| Personalizzazioni limitate. | Personalizzazioni illimitate. |
| Backup generati da Microsoft. | Il proprietario deve creare, testare e gestire i backup del data center dedicato. |
| Può connettere utenti esterni e può essere facilmente espanso con una varietà di servizi di Azure. | L'infrastruttura per connettere utenti esterni deve essere costruita e regolata manualmente. |
| Microsoft si occupa della scalabilità del servizio. | La scalabilità è responsabilità dell'acquirente del servizio. |
| Gli strumenti e le funzioni vengono sviluppati e continuamente aggiornati da Microsoft. | I nuovi strumenti vengono resi disponibili solo in un secondo momento, e non tutti. |
Quando scegliere SharePoint Online?
Il servizio cloud è la scelta migliore per le organizzazioni che desiderano creare una rete intranet scalabile. Permette di risparmiare sui costi e di ridurre la complessità.
Con la versione online, fai una scelta sensata con effetti nel breve termine, perché evita di spendere tempo e soldi nel creare le infrastrutture necessarie.
Per il futuro, puoi trarre vantaggio dagli sviluppi del prodotto accettando di seguire la roadmap degli aggiornamenti dei publisher.
Con intranet.ai abbiamo fatto una scelta ponderata sulla stessa strategia adottata da Microsoft: non supportiamo le installazioni della nostra intranet su ambienti On-Premises.
Quando scegliere SharePoint On-premise?
On-Premise è la scelta più adatta se disponi già di una infrastruttura dedicata; se lavori in un'organizzazione con elevati standard di conformità; se necessiti di alti requisiti di personalizzazione e raggiungimento di economie di scala sulle licenze.
È la soluzione ideale per le aziende che cercano più spazio di archiviazione rispetto a quello offerto da Microsoft o un maggiore controllo sull'architettura delle farm.
Se hai bisogno che la tua intranet sia disponibile esclusivamente sulla rete della tua azienda, SharePoint On-Premise potrebbe essere la soluzione ideale.
La scelta della versione di SharePoint è essenziale per la tua azienda. Le soluzioni On-Premises e OnLine sono ancora simili in termini di copertura funzionale di base. La scelta dipende da quale delle due versioni si adatterà a requisiti specifiche.
Se non sei sicuro di quale versione sia adatta alle tue esigenze, considera che è possibile anche realizzare una Intranet ibrida, in modo da massimizzare per entrambe le soluzioni, i benefits che possono portare.
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Giuseppe Marchi
Microsoft MVP per SharePoint e Microsoft 365 dal 2010.
Giuseppe è il fondatore di intranet.ai e uno dei massimi esperti in Italia per tutto ciò che riguarda Microsoft 365. Da anni, aiuta le aziende a creare il proprio ambiente di lavoro digitale sul cloud di Microsoft, curando l'esperienza delle persone.
