SharePoint Online VS SharePoint On-Premise: quale scegliere?

Microsoft SharePoint è lo strumento Microsoft sviluppato per la collaborazione sul lavoro e utilizzato principalmente per la gestione dei contenuti, la gestione elettronica dei documenti e la condivisione delle conoscenze in azienda. SharePoint è una piattaforma centralizzata e sicura in cui i team di lavoro possono collaborare, ottimizzare la gestione dei dati e aumentare l'efficienza.

Proprio per le caratteristiche principalmente collaborative, SharePoint è utilizzato per realizzare intranet e digital workplace aziendali.

Esistono due versioni di SharePoint: SharePoint Online e SharePoint Server (On-premise). Sebbene entrambi possono essere utili a seconda di alcuni obbiettivi specifici dell'azienda è fondamentale considerare che:

• Microsoft SharePoint Server (ultima versione è la 2019) è un prodotto end-of-life, che non riceve i nuovi aggiornamenti sviluppati. Microsoft ha annunciato al Microsoft Ignite 2020 che verrà probabilmente rilasciato un nuovo SharePoint Server verso la metà del 2021, con modello di licenza a sottoscrizione. Ad oggi, però non si hanno notizie in merito a questa dichiarazione.
• Microsoft SharePoint Online è invece la proposta 100% SaaS, parte integrante della sottoscrizione Microsoft 365 e che rappresenta il presente ed il futuro di questo prodotto.

Se si sta approcciando ad un nuovo progetto SharePoint, sicuramente la scelta tra le due versioni, dovrebbe pesare maggiormente verso SharePoint Online se si ha come obbiettivo una maggiore longevità del progetto, nel medio lungo periodo.

Analizziamo ora le differenze tra le due soluzioni.

Costi e Licenze

Per scegliere il software giusto per supportare il lavoro in azienda, i costi devono sempre essere presi in considerazione, valutando oltre alle licenze dirette, anche i costi accessori.

Se stai pensando alla soluzione SharePoint On Premise, tieni presente che una farm SharePoint richiede più istanze server e per ogni istanza è necessario avere una licenza specifica. Oltre a queste licenze, è necessario acquistare le licenze per SQL Server, Windows Server e soprattutto acquistare l'hardware necessario a sostenere il tutto, considerando che SharePoint è molto esigente su questo fronte.
Invece, per ogni utente che utilizzerà la intranet SharePoint, sarà necessario acquista una specifica licenza CAL (Standard oppure Enterprise).

Per la versione SharePoint Online, i costi sono correlati al numero di utenti che utilizzeranno il prodotto. L'abbonamento consente di rendere disponibile molto velocemente SharePoint in azienda, senza doversi preoccupare di alcun tipo di manutenzione. Inoltre, con una licenza di Microsoft Office 365 puoi beneficiare della suite globale di prodotti di collaborazione, mailbox e archivi cloud.

SharePoint Online è invece incluso nella licenza Office 365 Business o Enterprise. Dispone, inoltre, di una licenza dedicata denominata SharePoint Online P1/P2 e destinata a quegli utenti che non necessitano della cassetta postale.

Entrambe le versioni permetto l'accesso alle applicazioni web di Microsoft Office. L'unica cosa che cambia è il tipo di licenza. La versione On-premise richiede una licenza esclusiva per visualizzare e modificare i documenti con le app web.

La versione cloud, invece, permette di visualizzare i documenti e di modificarli direttamente dal cloud, senza bisogno di licenze aggiuntive.

Aggiornamenti Microsoft

Gli aggiornamenti della versione On-premise della intranet sono gestiti dal dipartimento IT dell'azienda che sceglie quando installare e gestire gli aggiornamenti disponibili. Devi sempre essere certo che l'ambiente di lavoro sia aggiornato per continuare a ottenere supporto da Microsoft.

Per la versione online, invece è Microsoft a gestire direttamente l'installazione e la distribuzione degli aggiornamenti degli strumenti di lavoro.