Microsoft 365 Copilot:
come usarlo in ms365, Viva e Power Platform

Microsoft 365 Copilot è l’assistente progettato per aumentare la produttività delle persone nelle suite
Microsoft 365, Viva e Power Platform (ma non solo).

Scoprite come usarlo nelle vostre app di lavoro preferite.

Microsoft 365 Copilot:
cos’è e quando verrà rilasciato

Microsoft 365 Copilot è l’assistente virtuale che presto arriverà nelle suite ms365, Viva e Power Platform per rivoluzionare la nostra produttività.

Quando potremo usarlo?

Sappiamo che sarà disponibile in preview su alcuni prodotti, come Viva Topics e SharePoint, da settembre 2023.

Ma senza aspettare tanto, vediamo insieme cos’è Microsoft 365 Copilot e come cambierà il nostro modo di lavorare con le app aziendali più diffuse al mondo.

Microsoft 365 Copilot nasce dall’unione dei Large Language Models, ultimamente portati alla ribalta da Open AI, e Microsoft Graph, l’API che raccoglie e mette in connessione le informazioni presenti nell'ambiente di lavoro digitale basato su Microsoft 365.

Il risultato è stata quindi la creazione di un’AI conversazionale e responsabile.

“Conversazionale”, perché viene stimolata dalle parole degli utenti per svolgere una miriade di azioni all’interno delle suite Microsoft, dalla composizione di una mail all’analisi di interi fogli di calcolo.

Sarà inoltre possibile richiedere una sintesi degli avvenimenti più importanti accaduti in azienda nel mentre che si era in ferie, in malattia o semplicemente lontani dalle ultime novità.

Per quanto riguarda l’aggettivo “responsabile”, invece, ci sembra opportuno sottolineare che Copilot è confinato nel perimetro di sicurezza che caratterizza l'ambiente di Microsoft 365.

In altre parole, può rielaborare solo le informazioni che gli utenti creano, archiviano o scambiano nelle app della suite, garantendo così la privacy dei dati aziendali.

Non viene però garantita la totale mancanza di errori dalle sue rielaborazioni.

L’intervento dell’utente rimane quindi necessario.

L’obiettivo non è sostituire la persona dietro lo schermo.

È aiutarla a occuparsi solo delle attività più strategiche e creative.

Come usare Microsoft 365 Copilot
nelle app di Microsoft 365

Vediamo in che modo Microsoft 365 Copilot può quindi aiutarci a aumentare la nostra produttività quotidiana, ampliando – in un certo senso – le funzionalità di Outlook, PowerPoint, Excel, Word, SharePoint e Teams.

Copilot in Outlook

Per velocizzare la scrittura di una mail o, più in generale, la gestione della propria casella di posta aziendale, sarà possibile chiedere l’intervento di Copilot in due modi:

1. La menzione “@Copilot”.
   
   Una volta menzionata l’AI nel corpo di una mail, le si potrà chiedere di scrivere l’intero messaggio, basandosi anche sui contenuti di un documento o sulle note di una riunione passata.
   
   Verrà così generata una bozza, che potrà essere modificata direttamente o con il nuovo comando “Adjust”. Con quest’ultimo, potrete non solo definire la lunghezza del testo, ma anche elementi come il tono di voce.
   
   
   
2. La funzionalità “Catchup”.
   
   Utilissima per ottenere una sintesi rapida della Inbox e di tutte le mail che contiene, mettendo in evidenza i contenuti più rilevanti per l’utente e, soprattutto, le richieste fatte dai mittenti.
   
   

Esempio di prompt per generare una nuova mail in Outlook

Mail generata in Outlook da Copilot

Copilot in Word

Basterà chiedere e Copilot trasformerà una pagina vuota in un documento completo, magari partendo da alcune note di riunione.

L’utente potrà poi intervenire sulla bozza generata oppure chiedere all’AI di riformulare quanto scritto, di aggiungere immagini particolari o di dare uno stile grafico all’intero documento seguendo quello di una presentazione PPT da correlare.

Esempio di prompt per generare un documento Word

Modificare lo stile di un documento Word con Copilot

Copilot in PowerPoint

In modo simile a ciò che accade in Outlook, Copilot viene in soccorso per creare una presentazione a partire da un prompt composto sul momento o da un file.

Oltre a rielaborare un documento in contenuti testuali da inserire nelle slide, aiuta a definire il tono di voce e a creare il giusto accompagnamento grafico.

Ovviamente, tutto ciò è di grande utilità anche nel caso di presentazioni già pronte, ma che hanno bisogno di qualche ritocco stilistico. Per esempio, si potrà chiedere che una slide traboccante di parole diventi più visiva.

Infine, Copilot si integrerà con la storica funzionalità “Speaker Coach” per proporre note di presentazione utili e fornire consigli su come parlare al proprio pubblico per non perderne mai l’attenzione.

Generare una presentazione PPT partendo da un documento

Modificare una presentazione PPT con Copilot

Copilot in Excel

Copilot potrà servire per velocizzare l’analisi dei dati inseriti in un foglio di calcolo.

Potrà quindi essere usato per:

• sintetizzare le informazioni graficamente;
• aggregare i dati in una nuova tabella;
• fare delle previsioni future o ipotetiche.

Il terzo punto comporta una novità rivoluzionaria.

L’utente potrà infatti chiedere all’AI di fare delle ipotesi su cosa sarebbe cambiato in una tabella, in un report o in un grafico se un certo dato fosse stato diverso.

In più, giustificherà la sua risposta spiegando i passaggi che ha seguito per trovarla.

Individuare trend di dati in un foglio Excel con Copilot

Generare grafici in Excel con Copilot

Copilot in SharePoint

Copilot supporterà gli utenti nella creazione di contenuti per i siti di SharePoint.

Nello specifico, gli potrà essere chiesto di creare una pagina o un post di notizie con lo stile del proprio brand, dal ToV alla grafica.

Generare la pagina di un sito SharePoint con Copilot

Copilot in Teams

Copilot farà emergere alcune delle sue funzionalità più interessanti nelle riunioni (registrate) di Microsoft Teams.

Prima di tutto, sarà capace di generare un riassunto delle riunioni seguite (comparirà una nuova voce “Follow” negli inviti ai meeting) che riporterà:

• una sintesi di ciò che hanno detto i partecipanti;
• le note condivise;
• i task assegnati.

L’utente potrà poi fare domande su ciascuno dei punti elencati.

Per esempio, il perché è stato trattato un determinato argomento e qual è l’opinione dei singoli partecipanti al riguardo.

L’assistente risponderà a questi e altri dubbi simili, mettendo in evidenza le parti di trascrizione che giustificano la sua interpretazione.

Tuttavia, Copilot comparirà anche in chiamata.

Sarà infatti disponibile nelle sale virtuali la prompt bar con cui l’utente potrà generare contenuti utili da condividere in diretta.

O magari, potrà usarla per chiedere una sintesi di ciò che i partecipanti hanno detto o scritto in chat.

Generare la sintesi di una riunione su Teams

Generare la sintesi di una chat su Teams con Copilot

Come usare Microsoft 365 Copilot
nella suite di Microsoft Viva

Microsoft 365 Copilot si integrerà anche con i prodotti della famiglia Viva, dedicati alla formazione, al tracciamento degli obiettivi, alla gestione del tempo e, in generale, al benessere delle persone in azienda.

Non sono ancora stati resi pubblici tutti i dettagli, ma sono arrivate in queste ultime settimane alcune importanti notizie riguardo la presenza di Copilot nei moduli di Viva Engage, Viva Topics e Viva Goals.

Scopriamole insieme.

Copilot in Viva Engage

Viva Engage è il modulo della suite che ha come obiettivo la creazione di una community aziendale, stimolando l’interazione tra gli utenti.

In questo contesto, Copilot entrerà in gioco per semplificare la scrittura dei post da pubblicare e per gestire una delle sezioni più importanti della piattaforma, “Answers”.

Nel primo caso, sarà in grado di generare contenuti con il tono, la lunghezza, la grafica e gli allegati desiderati – e indicati nel prompt –.

Nel secondo, fornirà agli utenti informazioni utili per il loro lavoro, identificando le domande più ricercate e scrivendo per ciascuna la risposta più rilevante.

Copilot in Viva Topics

Viva Topics è il modulo dedicato alla condivisione delle conoscenze, con le sue schede e pagine argomento e le sue mappe concettuali interattive.

Copilot servirà per realizzare due attività principali:

1. Fare una sintesi dei topic e delle relazioni tra argomenti più complesse.
   
   
2. Tradurre le schede e le pagine argomento da e verso le lingue supportate dal sistema (attualmente, circa 50).

Copilot in Viva Goals

Arriviamo al terzo e ultimo modulo di cui si è parlato nelle ultime notizie rilasciate da Microsoft in relazione al suo assistente virtuale.

Viva Goals è la piattaforma realizzata per semplificare il tracciamento degli obiettivi aziendali secondo le regole dell’ormai celebre OKR Framework (per saperne di più, vi invitiamo a leggere il nostro articolo su Viva Goals e la sua relazione con gli OKR).

Tuttavia, il lavoro fatto dagli utenti per stabilire, monitorare e raggiungere i propri obiettivi sarà reso ancora più semplice e veloce.

Copilot darà infatti una mano non solo per generare obiettivi e risultati seguendo le indicazioni dell’utente, ma potrà dare suggerimenti su quali sarebbe più conveniente tracciare.

Inoltre, ottimizzerà la creazione di una dashboard per mostrare e condividere i progressi fatti dai singoli utenti, team e dipartimenti rispetto l’andamento sperato*.

*Viva Goals calcola l’andamento ottimale da seguire per raggiungere gli obiettivi prefissati in un determinato periodo di tempo.

Come usare Microsoft 365 Copilot
nella Power Platform

Power Platform è la famiglia di Power Automate, Power BI, Power Apps e Power Virtual Agents.

Copilot si integrerà con questi strumenti, che hanno fatto dell’efficienza e della produttività la loro missione, per renderli ancora più efficaci… e semplici da usare.

Partendo da Power Automate, l’assistente virtuale di Microsoft 365 sarà in grado di generare e attivare flussi di lavoro automatizzati.

Per esempio, l’utente potrà usare la prompt bar per chiedere di inviare una notifica su Teams ogni volta che viene aggiunto un nuovo elemento in una determinata lista di SharePoint.

Nel caso di Power Apps, invece, sarà possibile chiedere all’AI di creare un’applicazione personalizzata, capace di gestire le ispezioni aziendali oppure di mettere a disposizione funzionalità basate sulle tabelle di Dataverse.

Un’altra notizia riguarda i bot di Virtual Agents.

Copilot potrà infatti essere usato per generare i topic di conversazione dei chat bot.

Aspettiamo con trepidazione le novità riguardanti Power BI, ma prevediamo funzionalità simili a quelle che verranno aggiunte in Excel.

Come usare Microsoft 365 Copilot
per la security

Eccoci arrivati all’integrazione più nebulosa tra quelle annunciate.

Non ci sono ancora informazioni certe riguardo la presenza di Microsoft 365 Copilot in Azure, la piattaforma per l’infrastruttura, lo sviluppo cloud e la security.

Tuttavia, possiamo anticipare che Copilot verrà in aiuto per verificare la sicurezza del sistema e ottimizzare le operazioni del team IT, come l’analisi di file di log pesanti attraverso un’estrazione protetta.

Inoltre, fornirà un supporto significativo anche nel tracciare le cause e i passaggi che hanno condotto a incidenti, creando rappresentazioni sintetiche dell’evento.

Generare l'analisi grafica di un incidente con Copilot

Cos’è la Business Chat di Microsoft 365 Copilot

Chiudiamo la presentazione delle funzionalità che presto avremo a disposizione con Microsoft 365 Copilot con un’ultima, importante novità.

Parliamo della Business Chat, l’area dedicata alla conversazione personale con l’AI.

Questo spazio sarà infatti a uso esclusivo del singolo utente, il quale potrà qui riunire domande, richieste e risposte basate su tutte le informazioni e i contenuti presenti nel suo ambiente di lavoro digitale.

Sarà il luogo perfetto dove chiedere a Copilot di riassumere gli avvenimenti rilevanti della settimana o di raccogliere i materiali su cui prepararsi per una riunione imminente.

Ogni risposta verrà conservata in chat e potrà essere usata per generare nuovi contenuti utili, come una SWAT Analysis da inserire in un report o una tela di Loop da condividere successivamente con il proprio team.

Dove si troverà?

In 3 canali:

1. microsoft365.com.
2. Bing.
3. Microsoft Teams.
   
   

La Business Chat di Copilot in Teams