Microsoft Loop: pourquoi cela va changer le travail numérique

Une nouvelle application pour la suite Microsoft 365 est en route.

Son objectif?

Remanier l'expérience de travail en équipe à distance.

Découvrez ici toutes les informations disponibles sur Microsoft Loop et son canevas de collaboration multicanal!

Qu'est-ce que Microsoft Loop et quel est son objectif

Lors de l'édition 2021 du célèbre événement Ignite, la maison Microsoft a confirmé l'arrivée d'une nouvelle entrée dans la très chère suite Microsoft 365.

Il s’agit de Loop, l'outil qui transformera le travail numérique en un processus plus fluide, inclusif et cohésif.

En effet, l'objectif est de maintenir ensemble des équipes commerciales qui se retrouvent de plus en plus souvent à collaborer à partir de zones géographiques éloignées, confrontées au lourd défi de trouver un équilibre entre des fuseaux horaires décalés, des connexions instables et des habitudes de travail diamétralement opposées.

Microsoft Loop s'insère dans cet écosystème complexe comme une nouvelle clé de voûte conçue pour soutenir la communication à distance et la collaboration numérique grâce à des composants innovants, les canevas.

Bien que l'adjectif "innovant" perde progressivement - et malheureusement - de sa valeur, il est parfait dans son sens premier pour décrire ces canevas collaboratifs, qui sont une proposition concrète pour surmonter les inconvénients, les frustrations et les silences gênants du travail en équipe asynchrone.

Voyons donc ce que sont les canevas Microsoft Loop et comment ils fonctionnent.

Les 6 canevas de Loop pour la collaboration asynchrone

Microsoft Loop a pour but d'atteindre deux objectifs principaux:

1. Aider les individus à rassembler et à comparer leurs idées, à prendre des décisions et à résoudre des problèmes.
2. Éviter que le dernier mot appartienne toujours à celui qui est le plus rapide à répondre aux messages de chat ou aux emails.

À ce stade, la question qui se pose est la suivante: "D'accord, mais comment?”.

Avec les canevas, qui sont des composants permettant de créer des espaces collaboratifs indépendants fonctionnant sur plusieurs applications au sein de vos chats Teams ou de vos emails Outlook.

Chaque élément d'information de ces canevas polyformes est sauvé du flux constant de messages, de propositions, de digressions et de réactions qui caractérisent le lieu de travail d'aujourd'hui.

Chaque nouveau détail, saisi dans le canevas par les utilisateurs, est reproduit en temps réel dans des versions de ce même canevas sur différentes applications.

Mais ce n'est pas tout.

Ci-dessous, nous énumérons les 6 types de canevas que Microsoft a publiés jusqu'à présent, avec de brèves descriptions et des cas d'utilisation intéressants.

Bonne lecture!

Les listes à puces, les checklists et les listes de tâches
de Microsoft Loop

Combien de fois avez-vous essayé de faire un point avec votre équipe et donc de commencer à rédiger une liste, de la liste numérotée minimale à la liste de contrôle plus détaillée?

Le problème est qu'une fois affichée dans le chat, cette liste est noyée sous les messages entrants constants, qui parlent du projet en cours, certes, mais aussi du prochain projet de l'entreprise, du commentaire d'un client ou de la communication que vient de publier le PDG.

Dans ce cas, vous pourriez penser à utiliser la fonction "épingler" pour mettre votre liste au premier plan ou à créer un document partagé pour travailler dessus plus calmement.

Ce ne sont pas des solutions efficaces, ni à court ni à moyen ou long terme, pour les raisons suivantes:

• Même si elle est placée au premier plan, la liste ne reste modifiable que par l'utilisateur qui l'a créée. Ainsi, il faudra toujours en écrire de nouvelles pour suivre les mises à jour.
• Avec la fonction "épingler" de Teams, vous ne pouvez mettre en évidence qu'un seul élément par chat. Que faire si l'équipe a besoin de créer plusieurs listes à des fins différentes en même temps?
• Ouvrir et partager un document semble être le meilleur moyen d'organiser les tâches, de comparer et de déterminer les prochaines étapes. Mais pourquoi créer un fichier séparé quand vous pouvez faire tout cela, et plus encore, directement à partir du chat de groupe?

Les checklists et les listes de Microsoft Loop résolvent ce problème.

Grâce à elles, vous pouvez partager avec l'équipe des listes qui sont modifiables par tous et isolées de la conversation générale du groupe.

Chaque utilisateur peut saisir ses propres idées dans la liste, à tout moment et depuis n'importe quel appareil.

En outre, si le canevas a été partagé via Outlook, les personnes à qui l'email a été envoyé peuvent en modifier le contenu sans passer par Teams. Néanmoins, les informations ajoutées seront automatiquement transmises à tous les utilisateurs ayant accès au canevas.

De cette façon, il sera plus facile de gérer l'organisation d'un événement, d'une présentation ou d'une réunion d'entreprise, sans créer des montagnes de documents partagés qui risquent de créer encore plus de confusion.

Un autre point fort est le fait que vous pouvez collaborer sur les listes de contrôle de la boucle dans les chats de réunion sur Teams.

Checklist du Microsoft Loop

Tous les participants à la réunion auront ainsi la possibilité de modifier la liste au fur et à mesure que les sujets sont abordés ou si des décisions différentes de celles initialement inscrites dans le canevas sont prises.

À la fin de la réunion, la checklist peut être envoyée aux utilisateurs qui n'ont pas pu y assister afin qu'ils puissent se tenir au courant de l'évolution du projet et partager leurs idées en temps réel avec le reste du groupe.

Paragraphe texte de Microsoft Loop

Comme nous l'avons mentionné précédemment, les canevas de Loop sont polyformes, bien que l'objectif soit toujours de simplifier la collaboration entre professionnels.

Un quatrième type de canevas qui sert cet objectif est le paragraphe texte.

Ce composant permet aux membres d'un groupe sur Teams de composer ensemble un texte multicanal. Par exemple, l'email de présentation d'un client ou le discours d'ouverture de la prochaine opération commerciale.

Comme les listes à puces et les checklists, les paragraphes texte de Loop différent également de la conversation générale et peuvent être partagés via Outlook et OneNote afin que des personnes extérieures à l'équipe de projet puissent participer aux modifications.

L'expérience est exactement celle d'un travail sur un document partagé, mais en éliminant toutes les étapes gênantes pour l'étaler et le retrouver dans les archives.

En effet, les composants de Loop sont automatiquement enregistrés sur OneDrive et peuvent être retrouvés directement via la barre de recherche présente dans toutes les applications Microsoft.

Par ailleurs, vous pouvez également retrouver les canevas auxquels vous avez accès sur votre page d'accueil Microsoft 365.

Ainsi, vous pouvez créer des textes avec votre équipe depuis des chats de groupe, impliquer des personnes externes dans la rédaction via Teams ou Outlook, accéder à l'historique des modifications typique du stockage OneDrive et récupérer vos brouillons depuis n'importe quelle application Microsoft.

Pas trop mal, non?

Tableau de Microsoft Loop

Nous arrivons maintenant au cinquième type de composant mis à disposition par Microsoft Loop, à savoir le tableau.

Pour expliquer son utilité, commençons par un exemple pratique.

Vous et votre équipe travaillez sur un projet, et il y aura bientôt une réunion pour discuter ensemble des progrès réalisés et de la façon de procéder dans les semaines à venir.

Pour gagner du temps et établir tout de suite les questions prioritaires, vous pouvez ouvrir le canevas tabulaire Loop dans votre chat de groupe et dédier chaque ligne à un membre de l'équipe.

Dans la première colonne, chaque utilisateur peut saisir les tâches figurant sur sa liste hebdomadaire de choses à faire; dans la deuxième, il peut préciser ce qui a été réalisé; dans la troisième, il peut indiquer les tâches restantes et ce qui est nécessaire pour les achever.

La quatrième colonne, quant à elle, peut être utilisée comme un espace dans lequel tous les utilisateurs peuvent laisser leurs commentaires, aidant ainsi les individus de l'équipe à obtenir ce dont ils ont besoin pour continuer.

Canevas tabulaire de Microsoft Loop

 

 

Canevas tabulaire utilisé pour organiser un projet

Ce tableau constitue un point de départ solide pour les réunions de groupe ou pourra les remplacer complètement, en faisant gagner du temps grâce à la comparaison directe et fluide qu'il offre aux utilisateurs.

De plus, vous pouvez le partager via Outlook pour informer les clients, les fournisseurs ou les responsables de l'évolution du projet, en recevant leurs commentaires, intégrés dans le canevas, sur toutes les applications où votre tableau est présent et en temps réel.

Dernière remarque: ce canevas est également utile pour tenir à jour les membres de l'équipe qui ne peuvent pas assister aux réunions, en leur permettant de rester au courant de ce que fait le reste du groupe et de partager leur situation.

Vous serez ainsi en mesure de coordonner votre travail à tout moment, quels que soient les engagements et les imprévus qui vous empêchent souvent de vous réunir.

Cependant, la table Microsoft Loop peut servir à d'autres fins que celles que nous avons vues jusqu'à présent.

En effet, il est le support idéal pour le brainstorming collectif.

En utilisant des lignes et des colonnes pour noter et organiser les différentes suggestions des utilisateurs, vous et votre équipe pouvez rapidement trouver des idées précieuses pour faire avancer vos projets ou en lancer de nouveaux.

Il vous suffit de recueillir toutes les suggestions de l'équipe et des personnes que vous souhaitez impliquer dans cette activité, puis d'utiliser la colonne d'évaluation pour déterminer quelle proposition est la meilleure.

Canevas tabulaire d’évaluation de Microsoft Loop

 

 

Attribuez votre vote dans le canevas

 

 

Participez par email au vote dans le canevas

Chaque utilisateur ayant accès au tableau pourra voter pour l'idée qu'il préfère, en affichant également le nom de la personne qui l'a suggérée.

En quelques minutes, vous aurez un moyen de savoir quelle décision prendre pour que l'équipe soit d'accord et poursuive le projet.

L'agenda de Microsoft Loop

Passons au dernier composant disponible sur Microsoft Loop: l'agenda.

Sans s'y attarder, ce canevas est utilisé pour organiser des réunions d'affaires, garder une trace de ce qui est déterminé et envoyer à tous les participants - présents ou non à la réunion - les informations et les documents qui ont été partagés.

En fait, l'agenda Loop est initialement créé pour établir un schéma de discussion, utile pour guider la réunion.

Par la suite, il peut être modifié par tous les utilisateurs ayant accès au canevas pendant la réunion, afin qu'aucun point important ne soit perdu ou oublié.

Modification de l'agenda de Microsoft Loop dans le chat de la réunion

Enfin, une fois la réunion terminée, il est automatiquement envoyé à toutes les personnes qui ont été invitées à y participer.

Il faut souligner que l'ordre du jour enregistre non seulement les notes prises pendant la réunion, mais aussi son enregistrement, avec transcription, et les fichiers échangés entre les participants.

Informations et documents de réunion partagés avec l’agenda de Microsoft Loop

Il va sans dire que ce composant remplace, voire dépasse, les fonctions d'un email récapitulatif commun.

Ignite 2022:
Aperçu de Microsoft Loop et 2 canevas expérimentaux

Ignite est l'événement annuel que Microsoft organise pour annoncer toutes les nouvelles qui touchent l'univers de ses programmes.

Lors de l'édition 2022, quelques mises à jour intéressantes liées à Microsoft Loop et à ses canevas ont été rendues publiques.

Parmi ces nouvelles, trois sont celles qui nous ont le plus impressionnés et que nous voulons partager avec vous:

• Un aperçu privé de Microsoft Loop est disponible. Qu'est-ce que cela signifie?

En fait, la nouvelle application de Microsoft 365 a été mise à la disposition des partenaires les plus proches de la société mère - y compris nous, chez intranet.ai -.

En effet, l'application est encore en phase de test, et les commentaires des partenaires permettront aux développeurs de Microsoft de corriger les éventuels bugs et d'ajouter de nouvelles fonctionnalités capables de répondre aux demandes populaires.

La date de sortie pour le grand public n'a pas encore été annoncée, mais ce sera certainement un moment historique dans le monde du travail hybride!

• Le développement du canevas "Sondages" a été annoncé.

Ce composant de Microsoft Loop a été très demandé par les entreprises qui utilisent l'application en avant-première privée.

Il s'agit d'un nouveau canevas alimenté par Forms, l'application de Microsoft pour créer des questionnaires et des enquêtes intelligentes.

L'objectif est connu: il s'agira de composer et de publier via Teams et le canevas Outlook pour recueillir des avis et des réponses encore plus rapidement, plus facilement et plus aisément.

• Le canevas "Q&A" sortira prochainement.

Dans le sillage des demandes des partenaires, Microsoft a annoncé l'arrivée d'un autre nouveau composant pour Loop dédié à la collecte rapide de réponses.

Bien qu'il ressemble au canevas "Sondages", l'objectif de ce canevas est de remplacer les incessants échanges d'emails, qui procèdent par affirmations et contre-arguments.

Au lieu de cela, la discussion sera déplacée vers un seul espace multicanal, formaté spécifiquement pour ne pas perdre le fil logique du discours et pour parvenir à un compromis entre les parties aussi rapidement et commodément que possible.

Voilà ce que vous pouvez actuellement apprendre sur Microsoft Loop, l'application qui va changer la façon dont nous travaillons à distance avec nos collègues du monde entier.

Il ne reste plus qu'à vous conseiller de continuer à lire notre blog pour découvrir toutes les nouveautés à venir!