LE GUIDE ULTIME

Intranet d'entreprise : 20 idées pour le créer en 2023

 

Vous voulez en savoir plus sur l'intranet d'entreprise ? Alors, vous êtes au bon endroit ! Dans cet article, nous avons rassemblé tout ce que vous devez savoir pour créer votre intranet en 2023.

Notre objectif est de vous montrer le large éventail d'avantages qu'un intranet moderne peut vous offrir, à vous ainsi qu’à vos collègues, que vous planifiez votre premier intranet ou que vous ayez simplement besoin d'une nouvelle idée pour améliorer les performances de votre intranet.

Vous trouverez notre guide gratuit avec plus de 100 idées et cas d'utilisation en bas de l'article, que vous pouvez utiliser comme point de départ pour votre site intranet.

Une définition d'intranet

Un site intranet d'entreprise est un portail web réservé aux salariés de votre entreprise.

C'est généralement la première page que vous ouvrez lorsque vous arrivez au travail, et c'est la porte d'entrée de l'espace de travail numérique de l'entreprise, où vous pouvez trouver des informations, des outils et des services qui vous aideront dans vos tâches quotidiennes.

Vous pouvez, par exemple, y trouver

• des communications et des news actualisées.
• du matériel de travail.
• des services aux salariés tels que les bulletins de salaire et les réservations.
• des outils de la vie quotidienne (réservation de salles, help desk, ...).
• des domaines de formation.
• des informations sur le bien-être et les conventions du personnel
• des espaces de travail partagés pour la gestion de projets.
• des espaces de conversation et d'échange de connaissances.
• des initiatives de génération d'idées.
• et bien plus encore...

L'entreprise qui fournit ces informations et ces services sous forme numérique utilise l'intranet pour centraliser les informations destinées à tous les salariés en un seul endroit, permettant un accès depuis le bureau, la maison ou même en déplacement.

L'entreprise peut fournir un intranet pour augmenter l'engagement et la motivation des salariés et faire en sorte que ceux qui travaillent pour l'entreprise soient conscients et impliqués dans le business plan, augmentant ainsi la productivité de nombreux processus d'affaires internes.

Dans cet article, je vais vous montrer comment utiliser un intranet d'entreprise, parce que c'est un outil essentiel pour votre travail quotidien et ce qu'il peut apporter à votre entreprise.

 

Une solutione intranet : Pourquoi ?

1 - La numérisation est de plus en plus répandue

Aujourd'hui, la numérisation de l'entreprise est une course effrénée que les entreprises ne peuvent plus éviter si elles veulent rester compétitives.

Cette situation peut sembler décourageante, mais elle sert de tremplin pour atteindre la croissance que toute entreprise souhaite, quel que soit son secteur ou sa taille.

En revanche, la croissance n'est possible et durable que si les principaux processus d'entreprise en place :

• ont été normalisés ;
• sont facilement accessibles à tous ;
• sont disponibles à tout moment.

En d'autres termes, une entreprise peut véritablement se développer si ses processus ont été suffisamment numérisés, ce qui permet aux informations de circuler de manière transversale et, surtout, collaborative entre les personnes qui en ont besoin dans leur travail quotidien.

Imaginez un salarié qui, une fois qu'il a allumé son ordinateur, quel que soit l'endroit où il se trouve, peut facilement accéder aux communications, aux services commerciaux les plus importants, à son espace de travail et collaborer à des projets avec tous ses collègues en temps réel.

Une entreprise qui investit dans des outils collaboratifs et les met à disposition pour simplifier la communication au sein de l'entreprise obtient de meilleurs feedbacks de la part de ses salariés, en réduisant le temps passé à rechercher des informations au sein de l'entreprise ou à réaliser des processus internes par email version papier ou, pire, en version papier.

Selon le livre blanc d'IDC, les entreprises perdent près de 2,5 millions de dollars par an en raison de l'incapacité des salariés à localiser et à récupérer des informations essentielles.

2 - Donner la parole aux autres

Qui sait mieux que ceux qui y travaillent chaque jour ce qui améliore ou détériore les choses sur le lieu de travail ?

Donner à ces personnes la possibilité de partager leurs connaissances, d'interagir les unes avec les autres pour s'améliorer et d'unir leurs forces permet à l'entreprise d'améliorer sa productivité et ses résultats.

Donner la parole à ceux qui travaillent dans l'entreprise tous les jours et les écouter permet de résoudre les problèmes en premier, d'éviter de perdre des personnes mécontentes, de mieux comprendre les besoins de nos clients et de choisir le service ou le produit à lancer avant la concurrence.

En fait, au sein de l'intranet, le salarié doit être considéré comme un participant qui peut contribuer activement à l'ensemble du périmètre que couvre l'intranet, plutôt que comme un simple utilisateur passif des informations de l'entreprise.

Il s'agit d'une opportunité que toute entreprise peut saisir en utilisant tous les outils de collaboration numérique dont nous disposons actuellement. Ces outils, qui peuvent être activés en quelques clics et ne nécessitent pas de connaissances techniques, sont conçus pour rassembler les personnes d'une même organisation.

Un site intranet est un groupe privé de personnes du même secteur qui travaillent dans le même domaine et comprennent ce qu'elles font, ce qui est d'une grande valeur pour une entreprise.

La créeation d'un intranet : Comment mettre en place un portail intranet pour vos salariés ?

 

Lorsque vous créez un portail intranet pour vos salariés, gardez à l'esprit qu'il sera utilisé par tous les salariés de l'entreprise et qu'il leur fournira les outils dont ils ont besoin pour faire leur travail en un seul endroit.

Avant de décider de la plateforme à utiliser, gardez à l'esprit que l'intranet est conçu pour être un support pour les salariés, qui sont les véritables atouts de toute entreprise, et qu'ils doivent donc être impliqués dans la phase d'analyse.

Comme je l'ai dit précédemment, seuls ceux qui travaillent quotidiennement dans l'entreprise comprennent exactement ce dont ils ont besoin pour eux-mêmes et pour collaborer avec leurs collègues.

L'intranet doit être conçu en tenant compte du salarié, être simple à utiliser et inclure toutes les fonctionnalités qui faciliteront le travail et amélioreront les processus de l'entreprise.

Les questionnaires sont un excellent moyen de recueillir les feedbacks des salariés pendant la phase de conception. Des réunions, des ateliers et toute une série d'autres initiatives peuvent être organisés. Néanmoins, un questionnaire vous permet de recueillir les feedbacks du plus grand nombre de personnes possible, ce qui garantit que les besoins de l'ensemble de l'entreprise sont satisfaits.

En réalisant une enquête, vous pouvez apprendre comment vos collègues communiquent et collaborent, quelle est la productivité de l'entreprise, quels processus devraient être modifiés et comment ils recherchent les informations utiles à leur travail.

Intranet.ai a créé un questionnaire simple que vous pouvez envoyer à vos collègues de travail pour obtenir leur avis sur l'analyse et la conception de l'intranet. Les questions constituent une structure de base pour votre enquête ; il ne vous reste plus qu'à ajouter quelques éléments pour contextualiser les questions en fonction de la situation spécifique de votre entreprise.

Quel logiciel intranet utiliser ?

Lorsqu'il s'agit de choisir le meilleur logiciel pour créer un portail intranet pour les salariés, il y a toujours de nombreux facteurs à prendre en compte, ce qui rend cette tâche presque impossible à simplifier pour déterminer quel est le meilleur logiciel qui soit.

Si vous consultez un vendeur de logiciels ou un intégrateur de systèmes, ils vous conseilleront soit d'acheter le produit du vendeur, soit d'utiliser une solution qui permet au fournisseur de maximiser son profit sur la base de ses compétences existantes.

Je pense qu'il est plus utile de décrire les considérations que intranet.ai a faites dans l'implémentation de notre intranet pour vous aider à déterminer quelle solution correspond à vos besoins.

Un écosystème aussi standard que possible

Avec Microsoft 365, Microsoft s'est positionné comme le leader incontesté des solutions professionnelles collaboratives, et il est devenu un outil transversal pour la plupart des entreprises.

"Microsoft est à nouveau reconnu comme un leader dans le rapport Gartner 2020 sur les plateformes de services de contenu (Magic Quadrant), avec plus de 200 millions d'utilisateurs s'appuyant sur Sharepoint."

Les entreprises qui utilisent Microsoft 365 ont accès à toutes les applications parfaitement intégrées, à une gestion unique des autorisations et à des outils prêts à collaborer avec d'autres entreprises dans un seul et même écosystème. Dans ce scénario, intranet.ai est utilisé comme point d'accès unique pour tous les salariés, bénéficiant d’une intégration native avec tous les outils Microsoft.

Mise à jour

Toutes les fonctionnalités mensuelles de Microsoft sont immédiatement testées et intégrées dans intranet.ai, ce qui garantit que la valeur ajoutée de votre abonnement à Microsoft 365 se concrétise le plus rapidement possible au sein de l'intranet.

Aucun coût de maintenance

Intranet.ai est disponible sous forme d'abonnement SaaS, comme Microsoft 365. Par conséquent, il n'y a aucun coût supplémentaire associé à votre lieu de travail numérique, qui est toujours en ligne et opérationnel.

Vos informations sont stockées dans votre espace

Les informations de votre entreprise sont stockées au sein de votre abonnement Microsoft et y resteront indéfiniment. Qu'est-ce que cela implique exactement ? En termes simples, intranet.ai a été conçu pour que toutes les données et tous les documents de votre entreprise soient disponibles à tout moment dans votre compte Microsoft, ce qui garantit une confidentialité maximale.

Autres alternatives logicielles

Nous avons également écrit un article intéressant sur les fonctionnalités CMS que devraient avoir les logiciels de ce type, ainsi que quelques alternatives au cas où votre entreprise ne peut pas adopter la solution Microsoft 365.

Voir aussi… Cms Intranet

 20 idées pour votre intranet

Examinons les 20 idées que chaque intranet pourrait utiliser pour améliorer l'expérience numérique de ses salariés, divisées en trois catégories :

• les services au salarié
• l'espace personnel du salarié
• comment accroître l’engagement

Par ailleurs, si vous souhaitez consulter d'autres idées pour améliorer votre intranet, vous pouvez télécharger le pdf contenant l'ensemble de nos +100 idées pour votre intranet en bas de l'article.

Les Services aux salariés

Premier chapitre

Dans ce premier chapitre, nous allons voir quelques exemples de services qui peuvent être proposés aux salariés par le biais de l'intranet de l'entreprise.

• Réservation de salles de réunion
• Réservation d'espaces généraux de l'entreprise
• Demandes de congés, d'autorisations, de congés maladie
• Demande, approbation et décompte rapide des congés
• Mes fiches de paie
• Menu du jour
• Réservation de véhicules de société
• Publication des offres d’emploi

Réservation de salles de réunion

Vous avez besoin d'une salle pour organiser vos réunions ?

Grâce au portail intranet des personnes rattachées, vous pourrez réserver un rendez-vous en précisant le jour et l'heure qui vous intéressent, mais aussi inviter des personnes et leur envoyer un rendez-vous selon votre propre calendrier.

Ainsi, vos réunions peuvent avoir lieu quand et où vous le souhaitez, sans aucun problème.

Voir aussi : Système de réservation de salles de réunion

Réservations des espaces généraux de l'entreprise

Il est également possible de réserver le stationnement d'une voiture, d'un bureau ou d'autres environnements où les postes de travail ne sont pas fixes via l'intranet de l'entreprise.

Ainsi, vous pouvez planifier à l'avance vos déplacements au sein de l'entreprise.

Lorsque vous entrez dans l'intranet du portail des salariés pour la première fois dans la journée, vous pouvez faire en sorte de suggérer automatiquement à l'utilisateur ses choix les plus récents, comme la dernière salle de réunion où vous avez participé à une réunion ou le bureau que vous réservez pour la majorité du mois.

La plateforme affichera quand une salle, un bureau ou une ressource spécifique est disponible pour une réservation immédiate.

Demandes de vacances, d’autorisations, de congés de maladie

Vous pouvez utiliser l'intranet pour les vacances, les autorisations et les congés de maladie.

Vous pouvez fournir aux salariés des moyens de soumettre des demandes et de recevoir l'approbation de leurs supérieurs en fonction de leur position dans la hiérarchie de l'entreprise, ce qui permet de rationaliser les processus et de gagner du temps.

L'intranet est la plateforme d'intégration idéale si l'entreprise dispose déjà d'applications externes spécifiques pour ces opérations commerciales.

Il permet de remplir directement le formulaire de demande à partir du portail et affiche le statut de toutes les demandes précédentes.

 

Demandes rapides et calcul des congés

Les utilisateurs de l'intranet de l'entreprise peuvent se connecter à leur espace personnel, depuis lequel ils peuvent demander des congés et voir combien d'heures et de jours il leur reste sur leur compteur annuel.

Lorsqu'un responsable accède à l'intranet de l'entreprise, il peut accéder à un widget pour l'approbation des vacances et recevoir des notifications en temps réel des demandes des salariés.

Il devrait être possible d'ajouter une raison connexe si la demande est refusée.

Fiches de paie en ligne

Vous pouvez permettre à vos salariés d'accéder à leurs fiches de paie via l'intranet de l'entreprise, ainsi qu'à tout l'historique de leurs activités depuis leur premier jour de travail.

Si vous souhaitez offrir ce type d'outil à vos salariés, n'oubliez pas de garder la sécurité à l'esprit.

Après que l'utilisateur ait saisi ses informations d'identification ou un code d'accès temporaire reçu par email ou par téléphone, vous pouvez lui accorder l'accès aux fiches de paie.

Vous éviterez ainsi tout accès non autorisé aux données confidentielles de l'entreprise.

Menu du jour

Si votre entreprise dispose d'une cantine, vous pouvez donner aux salariés l'accès au menu du jour via un logiciel intranet avant même qu'ils ne partent déjeuner. Ainsi, vous pouvez planifier à l'avance ce que vous allez manger et optimiser votre emploi du temps quotidien.

Vous pouvez également commander des repas à livrer. C'est un fantastique gain de temps.

S'il n'y a pas de cantine, c'est aussi une bonne option. Vous pouvez afficher le menu du restaurant le plus proche de l'entreprise ou programmer une réservation pour le déjeuner afin d'éviter les longues files d'attente aux heures de pointe.

Voir aussi : Logiciel de gestion de cafétéria

Réservation de voitures d'entreprise

L'intranet d'entreprise peut faciliter le partage si votre entreprise dispose d'un service qui met des voitures à disposition pour les déplacements des salariés.

Vous pouvez réserver une voiture dès que vous le souhaitez en utilisant un formulaire de réservation de voiture, qui peut être précédé d'un flux d'approbation si nécessaire.

Voir aussi : Logiciel de gestion de flotte

Publication des offres d'emploi

L'intranet peut être utilisé pour afficher tous les postes à pourvoir au sein de l'entreprise.

Cela est particulièrement utile dans les grandes entreprises, car cela permet de vérifier la disponibilité interne avant de chercher de nouveaux candidats à l'extérieur de l'entreprise.

Chaque salarié dispose d'une liste de postes alternatifs auxquels il aimerait postuler, ainsi que des dates limites de candidature et des exigences du nouveau rôle, le tout en un seul clic.

Ainsi, les RH peuvent avoir accès à une zone de gestion des candidatures depuis laquelle elles peuvent consulter les profils des collègues qui ont décidé de postuler à des postes ouverts spécifiques.

Les Ressources Humaines peuvent également avoir un accès direct aux espaces personnels de tous les salariés, ce qui leur permet d'évaluer la candidature au moyen d'un CV numérique que les collègues tiennent à jour.

Espace "My Profile" / Espace personnel

Dans cette section, l'utilisateur peut retrouver toutes les informations le concernant dont l'entreprise a connaissance, telles que :
• la date de recrutement
• le poste
• le service auquel il appartient
• Dans le cadre d'un curriculum numérique personnel, l'utilisateur peut saisir des informations telles que ses compétences, ses centres d'intérêt, ses expériences précédentes, et bien d'autres choses encore, afin de se présenter à ses collègues.

 

Si l'utilisateur, propriétaire des données, partage expressément ces informations, celles-ci peuvent être très utiles pour se constituer un réseau et se présenter au sein de l'entreprise.

On assiste ainsi à la création d'une véritable base de données d'entreprise sur les profils des salariés, ce qui sera particulièrement utile aux Ressources Humaines pour mieux connaître les collègues et faciliter la recherche de compétences internes.

On pourra également accéder rapidement à des services centrés sur le salarié, comme l'accès aux fiches de paie, la liste des formations, les demandes de vacances et de congés, les objectifs, etc.

Formulaire de mise à jour des données personnelles

Chaque fois que les informations personnelles d'un salarié changent, un formulaire peut être mis à sa disposition sur l'intranet de l'entreprise pour qu'il le remplisse, et il sera mis à jour et reçu par l'entreprise.

Pour les moments du parcours du salarié dans l'entreprise où il change de résidence, d'informations bancaires, d'état civil ou de liste de personnes à charge, il est extrêmement utile de disposer d'un canal direct entre le salarié et les Ressources Humaines.

Carnet d'adresses et My Profile (Mon Profil)

Si un salarié souhaite être connu davantage et, par conséquent, mieux connaître les autres, il peut choisir d'inclure des informations personnelles dans l'annuaire du portail intranet, en plus des données auxquelles l'entreprise a accès et que tous les collègues peuvent consulter en cliquant sur son profil dans le carnet d'adresses de l'intranet de l'entreprise.

Ces informations sont obtenues à partir de la section "My Profile = Mon Profil" et peuvent être mises à jour à tout moment par la personne concernée.

Formation d’entreprise

Le salarié peut consulter toutes les formations qu'il a suivies et programmées pour les périodes futures dans l'espace personnel de l'utilisateur - "My Profile = Mon profil".

Même si l'entreprise dispose déjà d'une plateforme LMS externe, celle-ci peut être intégrée à l'intranet afin de donner aux salariés un accès exclusif à son contenu et à ses fonctionnalités.

Demande de nouvelles formations dans l'entreprise

Sur l'intranet, le salarié peut demander de nouvelles formations aux Ressources Humaines ou à son supérieur direct.

L'entreprise pourrait proposer une série d'options ou permettre aux salariés de choisir leur propre formation en fonction de leurs intérêts.

Portail de formation

L'intranet d'entreprise peut servir de point d'accès unique à l'ensemble des informations et des services de l'entreprise, ainsi qu'à son investissement dans la formation des salariés.

Il affiche tous les webinars passés et à venir comme s'il s'agissait d'une véritable archive. Tout le contenu "à la demande" et "en direct" est disponible.

Cette zone unique de l'intranet contient toutes les activités de formation qui sont strictement de nature e-learning, comme les quiz, les vidéos et la documentation.

Chaque cours de formation peut être évalué sur la base des feedbacks des utilisateurs finaux, et l'adoption de la formation peut être facilement contrôlée par les responsables de formation dans l'entreprise.

Une formation intranet attrayante

La formation sur intranet peut être rendue plus attrayante.

L'entreprise peut récompenser et stimuler la demande des salariés en matière de contenu de formation, d'obtention de qualifications, de cours de formation et de tout retour d'information permettant d'améliorer les services de formation en établissant un système de points pour la réalisation d'objectifs tels que l'attribution d'un badge virtuel.

Ces succès peuvent être consultés dans la section "My Profile (Mon Profil)" de l'utilisateur ou rendus publics dans la section "Entreprise".

Gamification

Chapitre trois

Avec le concept de "Gamification" dans ce troisième chapitre, nous souhaitons vous accompagner dans le processus d'introduction ou de mise en œuvre d'un intranet dans votre entreprise.

Pour ce faire, nous vous proposons des idées pour augmenter l'engagement de la plateforme et faciliter l'apprentissage de nouvelles informations en incorporant des concepts, des scénarios ou des techniques issus des jeux.

La seule limite que vous pouvez fixer dans ce domaine est votre imagination.

Gamification : Définition

La gamification, dérivée du terme "jeu", est une technique qui utilise des procédures et des structures semblables à celles du jeu pour atteindre des objectifs spécifiques, en l'occurrence, dans le domaine des affaires.

Cet outil tire parti de l'interactivité des médias numériques d'aujourd'hui et peut transmettre une variété de messages, ce qui entraîne un niveau élevé de participation active parmi les parties prenantes.

Gamification dans l'entreprise

Considérez à quel point il est difficile de faire passer les individus de l'utilisation quotidienne des emails, auxquels ils sont habitués depuis 15 ans, à l'utilisation d'un système de conversation comme Microsoft Teams.

Je peux vous assurer que c'est un travail ardu.

Considérez combien ce serait plus facile si l'utilisateur se rendait sur l'intranet et trouvait un jeu expliquant comment utiliser Teams dans l'entreprise pour résoudre tous les problèmes qu'il rencontrait avec la messagerie électronique au travail.

Réfléchissez au nombre d'utilisateurs que vous pourriez attirer sur l'intranet si vous décidiez de donner aux gens des badges d'identification ou de classer les utilisateurs qui utilisent la nouvelle plate-forme plus fréquemment que les autres.

Réfléchissez à la façon dont vous pouvez améliorer le travail d'équipe sur le lieu de travail en permettant aux individus de former des groupes, de choisir le nom de leur groupe et de s'affronter pour gagner la compétition.

Grâce à l'utilisation ciblée de la gamification dans la stratégie de l'entreprise, les valeurs ou la vision de l'entreprise peuvent également être transmises indirectement mais beaucoup plus efficacement.

"Tope-là" (High Five)

Sur l'intranet, il est possible de partager des appréciations publiques qui représentent un retour positif pour un collègue.

Par conséquent, imaginez une section sur la page d'accueil où chaque salarié peut donner un tope-là (high five) virtuel pour montrer son appréciation des autres et partager ses contributions à l'entreprise.

Vous pouvez ainsi créer un environnement amusant qui plaira à tous les membres de l'entreprise.

Inspirer des idées

L'intranet de l'entreprise peut être un endroit idéal pour que les salariés trouvent de nouvelles idées.

Nous avons utilisé des concours sur intranet pour générer de nouvelles idées, tant pour identifier de nouveaux services ou produits commerciaux que pour améliorer le bien-être des salariés et la communication interne.

Les individus devaient travailler en groupes, ce qui a augmenté l'interaction et la collaboration entre collègues et leur a permis de réfléchir à la manière d'atteindre les objectifs de l'entreprise.

Lorsque les idées étaient prêtes, elles étaient publiées directement sur l'intranet, sous réserve d'approbation, et tout le monde avait la possibilité de voter pour elles par le biais de " j'aime ", de visites accrues et de l'engagement général de l'intranet.

Lorsque les individus ont vu leurs idées se hisser au sommet du classement et être mises en œuvre par l'entreprise, ils se sont pleinement engagés.

Qui de mieux pour améliorer les choses que ceux qui travaillent dans l'entreprise tous les jours ?

La killer app

Une "killer app" est l'application qui génère des visites au sein de l'intranet.

Chaque fonctionnalité de l'intranet de l'entreprise doit avoir sa propre "killer app", afin d'amener le plus grand nombre possible de collègues sur le site et de faire en sorte que, parallèlement à l'utilisation de l'application spécifique, ces personnes puissent également obtenir :

• des news de l'entreprise
• des informations sur des initiatives spécifiques
• des possibilités de l'intranet
• en d'autres termes, en savoir plus sur le contenu du portail de l'entreprise.

Parmi les exemples de "killer apps", citons tous les services aux salariés présentés dans ce guide, comme l'accès aux fiches de paie, qui attire les visites des salariés au moins une fois par mois. C'est une excellente occasion pour votre entreprise de convertir une visite intranet "opérationnelle" en une visite "exploratoire".

Utilisation des enquêtes

Les enquêtes sont un outil très utile pour susciter l'intérêt des salariés, et donc augmenter leur engagement.

D'une part, vous donnez aux individus la possibilité d'être entendus, de participer aux décisions de l'entreprise ou de donner leur avis sur des initiatives spécifiques.

D'autre part, en publiant les résultats, vous donnez à chacun la possibilité de voir ce que pensent les autres collègues sur des sujets peu fréquents qui, autrement, pourraient donner lieu à des problèmes de communication.

Pour maintenir l'engagement des salariés à un niveau élevé, réalisez toujours des enquêtes à questions fermées pour faciliter le remplissage, et publiez rapidement les résultats.