Consultants SharePoint : pourquoi choisir intranet.ai ?

Consultants SharePoint :pourquoi choisir intranet.ai ?

Dans cet article, nous allons explorer la figure et le rôle des consultants pour SharePoint Online, c’est-à-dire des professionnels qui peuvent aider les entreprises à tirer le meilleur parti des opportunités offertes par la solution Microsoft 365 pour la gestion des documents, de l’information et de la communication.

Nous examinerons les avantages et les inconvénients du recours aux services d’un consultant SharePoint pour optimiser l’utilisation de sites tels que l’intranet de l’entreprise, et découvrirons pourquoi, parfois, ces services n’apportent pas les résultats escomptés.

Nous présenterons ensuite intranet.ai : notre proposition pour augmenter la productivité et le bien-être de toutes les personnes dans l’entreprise, en dépassant le concept traditionnel de conseil SharePoint.

Ce que vous trouverez dans cet article

• Consultants SharePoint : qui sont-ils et que font-ils ?

• Consultants SharePoint : les avantages et les inconvénients pour les entreprises

• Pourquoi faire confiance à intranet.ai : plus que de la consultance pour SharePoint Online

Consultants SharePoint : qui sont-ils et que font-ils ?

SharePoint Online de Microsoft 365 est utilisé pour construire des sites d’entreprise modernes, où vous pouvez

• numériser les archives de l’entreprise, les migrer vers le cloud de Microsoft pour permettre une collaboration en temps réel sur les documents et un accès à partir de n’importe quel appareil ;

• partager des contenus ciblés, tels que des articles et des communications de service ;

• organiser des espaces réservés aux services et aux ressources utiles aux travailleurs ;

• créer des pages dédiées à des départements individuels ou à des initiatives spécifiques.

Afin de s’adapter aux besoins de chaque organisation, SharePoint offre de nombreuses fonctionnalités, chacune conçue pour permettre aux utilisateurs d’accomplir les tâches énumérées ci-dessus. Mais ce n’est pas tout.

En effet, SharePoint est capable de s’intégrer à des produits externes pour diversifier et étendre ses capacités, notamment Microsoft Teams, Outlook, Forms et Planner de la suite Microsoft 365, les solutions Power Platform (Power Automate, Power BI et Power Apps) et les modules d’expérience employé de Microsoft Viva. En outre, des logiciels d’entreprise et des applications tierces telles que Twitter, Adobe et Google peuvent être intégrés.

Les possibilités offertes par ces intégrations sont nombreuses et, par conséquent, les opportunités à saisir pour les entreprises qui souhaitent améliorer leur productivité et la relation avec leurs collaborateurs le sont tout autant. Encore faut-il savoir où mettre les mains pour obtenir les meilleurs résultats. C’est là qu’interviennent les consultants SharePoint.

Les consultants SharePoint sont des professionnels qui ont été formés pour enseigner aux entreprises l’ABC de la gestion documentaire et de la communication d’entreprise par le biais d’une utilisation correcte des composants qui constituent les sites SharePoint Online. Par exemple, les webparts, les listes et les bibliothèques de documents.

En plus de conseiller et d’orienter les services informatiques internes des organisations, les consultants se chargent de l’architecture, de la conception, du développement, de la maintenance et de la migration des sites créés avec SharePoint. Ils peuvent ainsi contribuer de manière substantielle à la construction d’un lieu de travail numérique qui non seulement fonctionne, mais qui est aussi et surtout intuitif et facile à utiliser par les utilisateurs en fonction de leurs activités.

Il arrive en effet qu’un produit tel que l’intranet d’entreprise soit développé en investissant des ressources considérables, pour ensuite être ignoré par son public cible.Lacause en est souvent une mauvaise navigation sur le site ou un manque d’outils permettant de gérer les activités dans le nouveau lieu de travail numérique.

Par exemple, une page de services chaotique qui ne permet pas d’interagir avec les ressources de l’entreprise, par exemple pour réserver une salle de réunion ou envoyer un ticket d’assistance, ou encore l’absence de l’annuaire des personnes, c’est-à-dire le carnet d’adresses contenant les noms, les rôles et les liens utiles pour trouver et contacter des collègues.

Un autre exemple pourrait être la présence d’archives inefficaces. Cela signifie que les bibliothèques de SharePoint n’ont pas été correctement configurées pour simplifier la rédaction, l’approbation, l’archivage et le partage des documents.

Les listes et les bibliothèques devraient être complétées par des flux personnalisés capables d’automatiser

• l’archivage de fichiers à partir de courriels Outlook ;

• le stockage des réponses aux formulaires Microsoft ;

• la demande d’approbation pour l’ajout ou la modification d’un document ;

• l’envoi de notifications dans Teams pour alerter les collègues des mises à jour des fichiers ;

• etc.

En bref, il est clair qu’une archive ne doit pas être comprise comme un simple conteneur de documents, mais doit être conçue pour devenir un système pratique, intelligent et évolutif permettant de gérer le flux continu d’informations sous-jacent à tous les processus internes.

Il en va de même pour tout composant SharePoint. En particulier, pour les webparts.

Si elles sont configurées et insérées correctement, les pièces web peuvent transformer les sites de communication tels que les intranets et les extranets en portails riches en informations, interactifs et dynamiques. Prenons l’exemple de la partie web “News”.

Cette partie pourrait être utilisée pour montrer aux utilisateurs de l’intranet les derniers articles publiés par l’organisation ou un département.

Grâce à ses filtres, cette webpart permet de cibler les communications et de créer des panneaux d’affichage de type newsletter à placer en évidence sur les pages du site.

Les nouvelles de la direction générale, quant à elles, peuvent être mises en avant sur la page d’accueil de l’intranet afin que les collègues ne manquent aucune mise à jour importante.

Si les sites SharePoint ne peuvent justifier le temps, l’énergie et l’argentnécessaires à leur mise en ligne, la solution pourrait être une société de conseil. Mais ce n’est pas toujours le cas. Voyons pourquoi.

SharePoint Online est-il vraiment nécessaire en entreprise ?

Qu’est-ce que intranet.ai ?

intranet.ai est l’intranet d’entreprise prêt à l’emploi conçu pour réduire les coûts et le temps de mise en œuvre, et créer un environnement de travail collaboratif et moderne :

• A partir de 3 950 €/an pour un intranet complet

• Plus de 80 applications, y compris la recherche avancée, le système de gestion des documents, les notifications push via Teams, l’organigramme, le profil du personnel et les pages FAQ

• Intégré à SharePoint Online et Microsoft 365

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Consultants SharePoint : les avantages et les inconvénients pour les entreprises

La question, à ce stade, est de savoir si vous avez vraiment besoin de payer quelqu’un pour créer un bon site avec SharePoint Online.

La réponse peut varier d’un cas à l’autre, mais nous pensons qu’une consultation peut clarifier un point essentiel : comprendre comment et quand utiliser les différentes fonctionnalités de SharePoint pour offrir aux utilisateurs la meilleure expérience possible.

Comme nous l’avons dit, SharePoint est une plateforme extrêmement flexible pour numériser l’ensemble complexe des activités de l’entreprise, et cela est rendu possible par les nombreuses fonctionnalités qu’il possède. En fait, il permetunepersonnalisation profondeafin de s’adapter aux besoins de chaque organisation.

L’aide de consultants peut être déterminante pour créer des sites utiles pour les travailleurs et sécurisés pour les informations de l’entreprise, qui sont échangées, mises à jour et stockées quotidiennement dans des sites tels que l’intranet de l’entreprise.

Pensez aux bibliothèques de documents.

S’il devait y avoir des frictions entre les sites SharePoint et les applications externes d’où proviennent les documents dans les bibliothèques, il pourrait y avoir des fuites de fichiers ou même des données sensibles exposées. Si l’on ajoute à cela l’absence d’un système de contrôle robuste pour les utilisateurs administrateurs, le résultat serait l’incapacité de suivre cette perte dans le réseau d’information de l’organisation.

Dans ce cas, une société de conseil pourrait réparer et surtout prévenir les dommagescausés à la sécurité du système de gestion des documents, permettant aux utilisateurs de partager et de travailler sur des informations au sein d’un espace de travail protégé. Mais ce n’est pas tout.

Bien que SharePoint soit une plateforme plutôt intuitive, il peut arriver que la personnalisation de ses composants doive passer par les voies de la programmation et de l’écriture de code.

Les consultants expérimentés possèdent les connaissances informatiques nécessaires pour configurer eux-mêmes des composants tels que les bibliothèques et les parties web ou pour communiquer avec les techniciens des entreprises clientes.

Par conséquent, un consultant peut faire la différence entre expérimenter le potentiel de SharePoint et pouvoir l’exprimer sans prendre de risques inutiles.

Cependant, il y a des cas où une consultance ne donne pas de résultats positifs.

En effet, le métier de consultant SharePoint est devenu très attractif ces dernières années, attirant un nombre croissant de personnes tant par l’intérêt pour les innovations de Microsoft que par la promesse d’un salaire compétitif. Pour les entreprises, il est devenu plus difficile de savoir à qui s’adresser dans un marché qui devient saturé et dans lequel les offres sont chères et limitées. Nous disons “limitatives” parce que la plupart des consultants offrent des services standards.

La raison en est le manque de connaissances techniques solides pour modéliser la plateforme et étendre ses fonctionnalités en y ajoutant des intégrations et de nouveaux composants. Certains consultants n’ont peut-être pas l’expérience nécessaire pour anticiper les frictions entre ce que SharePoint permet et ce qui doit être inséré dans un environnement de travail numérique pour être utile au quotidien.

Le problème est dû à une connaissance limitée des mécanismes de base de la plateforme, ainsi qu’à une expérience trop superficielle pour savoir comment sortir de ces schémas. Heureusement, le marché de la consultance SharePoint évolue lui aussi.

Il commence à y avoir des propositions plus complètes. Comme celle d’intranet.ai.

Pourquoi faire confiance à intranet.ai : plus que de la consultance pour SharePoint Online

intranet.ai fait plus que de la consultance : elle offre une solution prête à l’emploi, avec laquelle les entreprises peuvent se digitaliser en quelques jours et à moindre coût.

Nos experts ont développé un intranet déjà doté des fonctionnalités nécessaires pour soutenir toutes les activités d’une organisation, quel que soit son secteur.

Nous pouvons étendre les capacités de base de notre solution intranet en y intégrant des composants spécifiques à l’entreprise. Pour ce faire, notre équipe est spécialisée dans le développement d’applications à partir des produits de base de :

• Microsoft 365

• Microsoft Viva

• Microsoft Azure

• Microsoft Power Platform

En outre, intranet.ai peut compter sur le savoir-faire technique de Dev4Side, la première SSII italienne à se prévaloir d’une excellence dans l’utilisation des technologies Microsoft. Avec un portefeuille de plus de 200 projetsréalisés avec succès et le titre de Microsoft Gold Partner, nous avons les compétences pour continuer à améliorer notre solution et résoudre les problèmes de chaque client.

Les entreprises qui nous ont choisis ont pu adopter un environnement de travail numérique déjà opérationnel, puis l’enrichir de fonctionnalités conçues spécialement pour elles.

Pourquoi choisir intranet.ai pour créer le digital workplace de votre entreprise ?

Nous devons souligner que la valeur d’intranet.ai n’est pas seulement basée sur les fortes compétences verticales qu’elle possède. Ce qui nous permet de nous rapprocher des entreprises et de comprendre leurs difficultés, ainsi que les services et facilités qu’elles souhaitent offrir à leur personnel, c’est la nature multiculturelle de notre équipe.

La diversité des points de vue, des expériences et des approches est un atout indéniable, qui nous a toujours aidés à gérer l’imprévu dans tout projet.

Notre capacité d’écoute, notre expérience et notre savoir-faire technique reconnu nous permettent d’offrir bien plus qu’un simple service de conseil.

Notre métier est de faciliter le travail des autres et nous sommes prêts à suivre la croissance de l’intranet construit avec les clients même après la mise en service, même des mois ou des années après la fin de la collaboration.

Nous aidons à mesurer son efficacité et à diffuser son utilisation parmi les utilisateurs.

Nous expliquons aux entreprises comment utiliser les outils et services Microsoft intégrés dans le lieu de travail numérique, toujours sur la base de l’intranet SharePoint Online. Nous restons en contact permanent pour évaluer les changements de stratégie et continuer à affiner la solution mise en œuvre.

intranet.ai n’est pas réductible à un simple produit. Il s’agit d’une relation.

Pour clarifier, nous présentons dans le tableau ci-dessous ce que nous pouvons offrir à toute entreprise pour capitaliser sur son investissement dans Microsoft 365, et SharePoint en particulier.

Conseil SharePoint : la proposition d’intranet.ai

Services pour SharePoint proposés par intranet.ai Description de l’offre

Numérisation Nous créons le meilleur lieu de travail numérique pour optimiser les processus internes, en réduisant les inefficacités et la consommation avec la technologie Microsoft et les fonctionnalités de SharePoint Online pour la gestion des documents et la communication interne.

Migration Nous gérons la transition des utilisateurs, des données et des systèmes de gestion vers le nouveau lieu de travail numérique basé sur Microsoft 365.

Développement Nous étendons les fonctionnalités de notre solution avec des composants personnalisés faciles à gérer et à utiliser.

Gestion de projet intranet Nous configurons notre intranet SharePoint et notre environnement intégré Microsoft 365 en fonction des besoins de chaque entreprise. Ensemble, nous construisons le lieu de travail numérique idéal pour numériser les processus internes, en intégrant les logiciels d’entreprise déjà utilisés. Nous aidons les clients à mesurer l’efficacité de l’intranet et à améliorer ses performances, même plusieurs mois après sa mise en œuvre.

Formation des utilisateurs

Nous organisons des sessions en ligne pour apprendre aux utilisateurs à gérer leur nouvel espace de travail numérique de manière autonome. Nous proposons des contenus de microlearning pour découvrir en détail les produits Microsoft 365 et mettre à profit les licences achetées par l’entreprise.

Gestion de la communication interne

Nous aidons les entreprises à promouvoir le nouvel intranet avec des bulletins d’information, des initiatives de gamification, des vidéos pop-up et bien plus encore. Après la mise en service, nous alimentons l’intranet avec du nouveau contenu et des initiatives spéciales. Nous sommes à l’écoute des commentaires et des idées de la communauté de l’entreprise afin d’impliquer les utilisateurs et de les soutenir dans leur travail.

Vous souhaitez un intranet prête à l’emploi ?

intranet.ai est la solution basée sur SharePoint Online pour simplifier la communication interne et numériser les processus d’entreprise avec un investissement minimal en temps et en argent.

• 50+ fonctionnalités pour la communication et l’expérience des employés

• Design de marque, personnalisable dans les moindres détails

• Intégration complète avec Microsoft 365 et Viva

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