Employee Experience Platform: Was bringt’s, und welche ist top?

Aus einem Aspekt der Soft Skills hat sich die Employee Experience zu einem messbaren Asset entwickelt, das sich auf die Erweiterung des internen Know-hows, die Markenidentität und die Fähigkeit zu nachhaltigem Wachstum auswirkt.

Gerade nach der Pandemie wurde deutlich, dass Engagement, Weiterbildung und interne Kommunikation nicht mehr getrennt voneinander betrachtet werden können. Mitarbeitende erleben das Unternehmen als ein einziges Ökosystem, in dem jede Interaktion konsistent und bedeutungsvoll sein sollte.

Dies führte zur Entstehung einer neuen Lösung, die das Bedürfnis nach Innovation mit dem Wunsch verbindet, Teil einer Community zu sein – und nicht nur eines Unternehmens. Diese Lösung trägt den Namen “Employee Experience Platform”.

In diesem Artikel zeigen wir, welche Merkmale eine Plattform für die Employee Experience auszeichnen, warum Unternehmen in ihre Einführung investieren sollten und welche Lösungen verfügbar sind (und warum die beste das Intranet von SharePoint Online ist).

Was Sie in diesem Artikel finden

• Warum relevant?

• Vergleich der besten Employee Experience Plattformen

• Warum das SharePoint-Intranet wählen?

Warum relevant?

Als die Pandemie den Besprechungsraum in ein Raster von Gesichtern in Microsoft Teams verwandelte, erkannten viele HR-Verantwortliche, dass die alten Werkzeuge nicht mehr ausreichten.

Es ging nicht nur um Remote-Onboarding, sondern darum, die gesamte Art und Weise zu hinterfragen, wie Menschen Arbeit erleben. Ab diesem Moment hörte “Employee Experience” auf, ein abstraktes Konzept zu sein, das nur in Berater-Glossaren vorkommt – und etablierte sich als strategisches Asset, das interne Kommunikation, Prozessoptimierung und Produktivitätstools integriert, mit dem Ziel, das gesamte Erlebnis im digitalen Arbeitsplatz zu verbessern.

Das Arbeitserlebnis wurde zu einer harten Kennzahl, die sich in den Geschäftszahlen widerspiegelt.

Ein Kollege, der regelmäßig Feedback erhält, mit drei Klicks die aktuelle Richtlinie findet und dessen Beitrag öffentlich anerkannt wird, schafft im Durchschnitt mehr Wert, bleibt dem Unternehmen länger treu und pflegt bessere Beziehungen zu den Kunden – was wiederum deren Zufriedenheit steigert.

Die Employee Experience wirkt sich also direkt auf den Brand-Promoter-Index und die Innovationskraft der Teams aus. Vorausschauende Unternehmen betrachten daher Motivation und Engagement als Variablen, die – wenn sie in Echtzeit gemessen werden – eine Anpassung der Wachstumsstrategie mit der gleichen Geschwindigkeit ermöglichen wie eine aktualisierte Cashflow-Prognose durch die Finanzabteilung.

An dieser Stelle kommt die Wahl der richtigen Plattform ins Spiel.

Ohne zentrales Hub bleiben Daten verstreut – in Excel-Tabellen, anonymen Umfragen, informellen Chats und verschiedenen Anwendungen mit jeweils isolierter Datenbank. Das Ergebnis ist das sogenannte “leere-Stuhl-Syndrom”: verspätete Leistungsbeurteilungen, verloren gegangene Bewerbungen im Freigabeprozess, Führungskräfte, die Warnzeichen nicht rechtzeitig erkennen, bevor ein Talent das Unternehmen verlässt.

Hybrides Arbeiten verstärkt den Koordinationsbedarf.

Im Büro entstand Engagement durch physische Nähe. Kollegen tauschten Ideen an der Kaffeemaschine aus, Führungskräfte erkannten Unmut an einem Gesichtsausdruck im Flur.

Jetzt, da Teams zunehmend verteilt sind, muss das Unternehmen diese Mikromomente durch sorgfältig orchestrierte digitale Interaktionen ersetzen – ohne jedoch Spontaneität zu verhindern.

Es braucht einen virtuellen Ort, an dem man einen Kundenerfolg feiern, in anderen Abteilungen Feedback zu einem Prototyp einholen oder einfach ein berufliches Jubiläum mit der ganzen Organisation teilen kann – ohne ständig zwischen verschiedenen Apps wechseln zu müssen.

Basiert diese digitale Umgebung auf einer Produktivitätssuite wie Microsoft 365, ergibt sich ein klarer Qualitätssprung: Anerkennungen aus dem Chat fließen ins Leistungsprofil ein, absolvierte Kurse aktualisieren Kompetenz-Badges, Stimmungsumfragen liefern wertvolle Insights für Führungskräfte – um nur einige Beispiele zu nennen.

Das Phänomen der großen Kündigungswelle hat zudem deutlich gemacht, dass Gehalt nicht der einzige Hebel ist, um Talente zu gewinnen und zu binden. Junge Fachkräfte achten besonders auf Unternehmen, die:

• einen strukturierten Karriereweg bieten;

• eine ausgewogene Work-Life-Balance ermöglichen;

• authentisch kommunizieren – und ihre Aussagen mit Taten untermauern.

Eine Employee Experience Platform macht all das greifbar.

Beim Onboarding etwa kann ein neuer Mitarbeitender eine personalisierte Roadmap erhalten – mit Schulungsmodulen, Terminen mit dem Tutor und kleinen messbaren Zielen.

Jeder erreichte Meilenstein schaltet neue Inhalte frei – ganz im Stil eines Videospiels.

So gewinnt der neue Kollege sofort Klarheit über seine Rolle und vermeidet es, im Unklaren zu agieren. Damit lässt sich jenes 20 % Produktivitätsverlust vermeiden, das laut zahlreichen Studien in den ersten sechs Monaten entsteht, wenn Informationen implizit bleiben oder schwer zu finden sind.

Ebenso relevant ist das Thema interne Kommunikation.

Newsletter und physische Schwarze Bretter funktionierten, solange die zu vermittelnden Botschaften wenige und geradlinig waren. Das heutige Markttempo erfordert jedoch ständige, aber gezielte Updates, um die Mitarbeitenden nicht mit irrelevanten Informationen zu überfluten und dadurch ihre Aufmerksamkeit zu dämpfen.

Moderne Plattformen nutzen Profiling, um Nachrichten gezielt an die richtigen Empfänger zu senden – genau wie Social-Media-Feeds Inhalte segmentieren.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Messbarkeit. Ohne Plattform gelingt es dem HR-Team im Durchschnitt nur ein- bis zweimal jährlich, Feedback zu sammeln – interne Probleme werden dadurch oft erst Monate später erkannt.

Ein System mit regelmäßigen Umfragen hingegen macht die Stimmung im Unternehmen kontinuierlich sichtbar. Doch nicht nur das: Die besten Plattformen für die Employee Experience – allen voran das Intranet – ermöglichen die Verknüpfung von Engagement-Daten mit operativen Kennzahlen.

Wenn ein Team beginnt, seltener an internen Initiativen teilzunehmen, kann das ein Anzeichen dafür sein, dass etwas nicht funktioniert – und bald mehr Support-Tickets, mehr Prozessfehler und mehr Stress auftreten könnten.

Schließlich ist da noch das Thema Employer Branding.

Eine Plattform, die externen Communities offensteht (z. B. für Innovationswettbewerbe oder universitäre Hackathons), bietet dem Unternehmen eine wertvolle öffentliche Bühne. In einem Arbeitsmarkt, in dem der Ruf eines Unternehmens genauso viel zählt wie das Gehaltspaket, ist ein Raum für den Dialog zwischen Marke und Stakeholdern ein schwer kopierbarer Wettbewerbsvorteil.

Das sind die Gründe, warum wir über Employee Experience und über Plattformen sprechen, um sie bestmöglich zu gestalten. Denn es geht um mehr als nur individuelle Zufriedenheit – es geht um den entscheidenden Einfluss auf die Fähigkeit eines Unternehmens, trotz der ständigen Veränderungen auf dem Markt (und in der Welt) zu wachsen und dadurch langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben.

Die 4 Säulen der Employee Experience (und wie man sie umsetzt)

Wer Menschen im Unternehmen führt, ist heute gefordert, jede Phase des Arbeitslebens in einen Moment mit Mehrwert zu verwandeln – sowohl für die Einzelperson als auch für die Organisation.

Dabei wirken vier eng miteinander verknüpfte Elemente zusammen:

• Kontinuierliches Onboarding

• Engagement

• Anerkennung

• Kommunikation

Werden diese vier Eckpfeiler ernst genommen, überschneiden und verstärken sie sich gegenseitig – und führen zu einem positiven Kreislauf, der das individuelle Wohlbefinden steigert und die Unternehmenskultur stärkt.

Kontinuierliches Onboarding fördert Inklusion und Wachstum und stärkt das Engagement. Engagierte Mitarbeitende sind motivierter, sich einzubringen – besonders wenn ihre Leistung ehrlich gewürdigt wird. Kommunikation ist das verbindende Element: Sie macht sichtbar, schafft Wertschätzung und ein gemeinsames Zugehörigkeitsgefühl.

Sehen wir uns diese vier Säulen im Detail an.

1. Kontinuierliches Onboarding

Im traditionellen Onboarding-Modell endet die Einführung mit dem Erhalt des Mitarbeitendenausweises, einer Büroführung und dem ersten Meeting mit der Führungskraft. Heute kann sich kein Unternehmen mehr einen so kurzen Einstieg leisten.

Von “kontinuierlichem Onboarding” zu sprechen bedeutet, über das formale Willkommen hinauszugehen und jede neue Person vom Zeitpunkt der Angebotsannahme an zu begleiten – über mindestens die ersten sechs Monate hinweg.

Plattformen, die auf Employee Experience spezialisiert sind, eröffnen bereits vor dem offiziellen Eintritt ins Unternehmen einen personalisierten digitalen Kanal. So kann die neue Kollegin oder der neue Kollege:

• vorläufige Zugangsdaten erhalten;

• Unternehmenswerte, Mission und Ziele kennenlernen;

• auf Inhalte und Services zugreifen, die für sie oder ihn relevant sind;

• alle auszufüllenden Dokumente per elektronischer Signatur bearbeiten;

• obligatorische Schulungen absolvieren – noch bevor das Büro zum ersten Mal betreten wird.

Das Ergebnis? Die neue Kollegin oder der neue Kollege ist ab Tag 1 einsatzbereit – statt zwischen Bürokratie, Informationschaos und offenen Fragen unterzugehen.

Außerdem ermöglichen die von einer Plattform wie dem Intranet gesammelten Daten eine genaue Analyse: Wie lange brauchen neue Mitarbeitende, um eigenständig zu arbeiten? Wo hakt es im Prozess?

2. Persönliche Weiterentwicklung

Der Einsatz einer Employee Engagement Platform bedeutet, ein digitales Ökosystem zu schaffen, das Blitzumfragen, Stimmungsanalysen, Entwicklungspfade und kontinuierliches Feedback integriert. Es geht darum, den Motivationsgrad im Blick zu behalten und frühzeitig zu handeln – bevor Unzufriedenheit zu echten Problemen wird.

Im Mittelpunkt des Systems steht daher nicht nur das Dashboard, sondern die Vielzahl an Signalen, die es verarbeiten kann: Produktivitätsdaten, offene Antworten aus Umfragen, Teilnahmequoten an Schulungen, Interaktionsgrad in internen Kanälen.

All diese Informationen fließen in einen Vitalitätsindex ein, der auch für Linienmanager leicht verständlich ist. Sie können dadurch punktuelle Einzelmaßnahmen (wie einmalige Motivationsinhalte) zugunsten gezielter Interventionen aufgeben, die sich an den tatsächlichen Bedürfnissen der Mitarbeitenden orientieren.

Ein Beispiel:

Ein Manager erkennt über die Plattform einen konstanten Rückgang der Interaktion seines Teams mit Schulungsinhalten zu Soft Skills. Gleichzeitig zeigt eine interne Umfrage offene Kommentare, die Frustration über fehlende Entwicklungschancen ausdrücken.

Statt auf generisches Coaching zurückzugreifen, kann der Manager diese Signale nutzen, um einen maßgeschneiderten Entwicklungspfad zu gestalten – und parallel dazu einen Dialograum eröffnen, um neues Feedback zu sammeln. Mit der Lösung von intranet.ai könnte er oder sie beispielsweise:

• einen Bereich speziell für die Teamentwicklung anlegen;

• individuelle Kurse mit Microlearning erstellen – basierend auf identifizierten Lücken und Interessen der Mitarbeitenden;

• Engagement-Board nutzen, um neue Ideen zu sammeln und gezieltere Unterstützungsmöglichkeiten zu erkennen;

• regelmäßig Blitzumfragen veröffentlichen, um Motivation und Zufriedenheit mit den umgesetzten Maßnahmen zu messen.

So steigen innerhalb weniger Wochen die Teilnahmequoten, die Stimmung verbessert sich und das Team gewinnt mehr Klarheit über die vorhandenen Entwicklungsmöglichkeiten.

Die Plattform hat nicht nur ein Problem sichtbar gemacht, sondern auch die nötigen Erkenntnisse und Werkzeuge geliefert, um eine menschenzentrierte Lösung zu entwickeln.

3. Anerkennung

Die Anerkennung von Leistungen geht über die Vergabe eines Preises am Jahresende hinaus.

Eine Plattform, die auf Wertschätzung setzt, stellt spezielle Bereiche und Funktionen für die öffentliche Anerkennung individueller Beiträge zur Verfügung. Dazu gehören unter anderem:

• Ein digitales Erfolge-Board, auf dem Ergebnisse des Teams oder einzelner Kolleginnen und Kollegen geteilt werden können – sowohl im kleinen als auch im großen Rahmen;

• Ein Punktesystem für Dankbarkeit, das es den Nutzenden ermöglicht, strukturiert gegenseitige Wertschätzung auszudrücken – die Punkte lassen sich in individuelle Benefits oder Erlebnisse umwandeln;

• Symbolische Badges, die an messbare Ziele und zentrale Unternehmenswerte gekoppelt sind – zur Stärkung des Zugehörigkeitsgefühls und Förderung eines verhaltenskonformen Miteinanders mit der Unternehmenskultur.

Um zu prüfen, ob das System funktioniert, sollten die Engagement-Daten (Antwortquote auf Umfragen, Interaktion mit interner Kommunikation, Anzahl der erhaltenen Badges usw.) mit Produktivitätskennzahlen, Fluktuationsraten und gemeldeten Vorfällen abgeglichen werden.

4. Kommunikation

Der vierte Punkt ist der wichtigste – denn ohne gute interne Kommunikation können die anderen drei nicht wirklich funktionieren.

Das hybride Unternehmen – bestehend aus Büro, Homeoffice, Zug und Coworking – braucht ein zentrales Gravitationszentrum, das Nachrichten, Dokumente, Ressourcen und Interaktionen im digitalen Arbeitsplatz klar und konsistent zusammenführt.

Wie kann eine Plattform für Employee Experience dabei helfen?

Ein modernes System wie das auf SharePoint Online basierende Intranet zentralisiert die Kommunikationsflüsse, beseitigt Streuverluste und Doppelungen. Hier hat jede Information ihren Platz, jede Stimme ihren Kanal und jeder Beitrag kann hervorgehoben werden – sofern er für die Organisation nützlich ist.

Das bedeutet: Kohärenz und Sichtbarkeit für alle Mitteilungen – unabhängig davon, von wo, über welches Gerät oder in welcher Funktion jemand darauf zugreift.

So wird interne Kommunikation zu einem strukturellen Bestandteil von Engagement – nicht mehr als einseitiger Informationsfluss von oben nach unten, sondern als zweiseitiges Netzwerk aus Austausch, Zuhören und Teilen.

Technisch gesehen unterstützt eine leistungsfähige Plattform:

• die Messung von Aufrufen und Interaktionen;

• die Integration mit Tools für Zusammenarbeit und Wissensaustausch;

• die Segmentierung von Mitteilungen nach Rolle, Standort oder Interessensgebiet;

• die Nutzung mehrerer Kanäle (Benachrichtigungen, Banner, Mobilgeräte, E-Mail).

Vergleich der besten Employee Experience Plattformen

Unter den Lösungen, die Mitarbeitende während ihres gesamten Lebenszyklus im Unternehmen begleiten – von der Bewerbung bis zum möglichen Austritt – stechen einige Plattformen hervor, die speziell auf die Employee Experience ausgerichtet sind. Sie unterscheiden sich teils deutlich in ihren Merkmalen – mit eigenen Stärken und Einschränkungen, die es zu berücksichtigen gilt.

Im Folgenden stellen wir sie kurz vor.

Workvivo: Social Intranet mit Fokus auf Stimmungsbarometer

Workvivo entstand aus der Idee, die Startseite des Unternehmens in einen Facebook-ähnlichen Feed zu verwandeln, in dem formelle Ankündigungen und spontane Beiträge nebeneinander Platz finden. Der große Vorteil liegt in der Schnelligkeit, mit der die Kommunikation bidirektional wird. Die Einstiegshürde ist gering, da das Interaktionsmodell vertraut wirkt.

Wenn jedoch kontrolliertere Prozesse gefragt sind – etwa ein mehrstufiger Freigabeworkflow für Richtlinien oder ein dokumentiertes Archiv mit Versionierung – braucht es externe Integrationen oder individuelle Anpassungen, was die Besitzkosten erhöht.

Zudem bleibt die Analyse stark auf Engagement fokussiert und liefert weniger operative Einblicke zu Produktivität oder Kompetenzen. Seit der Übernahme durch Zoom wurden allerdings die Analysefunktionen erweitert – ebenso wie die KI-gestützten Features zur Erfassung des globalen Engagements im Unternehmen.

Bonusly: Struktur für Mikroanerkennung

Bonusly zeichnet sich durch seinen unkomplizierten Peer-to-Peer-Mechanismus aus: Kolleginnen und Kollegen vergeben monatlich Credits, die in Gutscheine umgewandelt werden können.

Das System funktioniert gut in Unternehmen, in denen eine Feedback-Kultur bereits etabliert ist – bringt jedoch zwei verborgene Einschränkungen mit sich. Erstens muss die virtuelle Währung mit realem Budget gespeist werden, was zu einem laufenden Kostenpunkt wird, der sich schwer reduzieren lässt. Zweitens ist der Anwendungsbereich klar umrissen (taktische Anerkennung), doch die Plattform unterstützt weder Entwicklungsziele noch Stimmungsanalysen.

Es braucht also zusätzliche Module, um alle Aspekte der Employee Experience abzudecken.

Motivosity: Anerkennung mit analytischem Anspruch

Im Gegensatz zu Bonusly versucht Motivosity, Stimmungserhebungen und Manager-Check-ins zu integrieren. Der Vorteil liegt darin, die Anzahl der Tools für Employee Engagement im digitalen Arbeitsplatz zu reduzieren. In jüngerer Zeit wurden mit den Modulen “Lead” und “Listen” die Zusatzfunktionen der Plattform deutlich erweitert.

Was den TCO (Total Cost of Ownership) betrifft, steigen die Lizenzkosten mit der Anzahl der gebuchten Pakete (Connect, Recognize, Lead, Listen). Der RTB (Return to Budget) sollte dabei unter Berücksichtigung der tatsächlichen Nutzung der Coaching-Module durch Führungskräfte berechnet werden.

Qualtrics: Eine Experience, geboren aus der Datenanalyse

Qualtrics verfolgt einen Ansatz, der darauf abzielt, an jedem Berührungspunkt der Experience Daten zu erfassen, diese zu normalisieren und anschließend über dynamische Dashboards bereitzustellen.

Für HR-Abteilungen mit hoher analytischer Reife ist das ein klarer Vorteil. Vom Willkommensfragebogen bis zur vierteljährlichen Umfrage fließt alles in denselben Datenpool. Zusätzlich zielen die KI-Funktionen darauf ab, die Employee Experience gezielt zu verbessern.

Allerdings erfordert das Management statistisches Know-how und Modellierungskompetenz. Ohne ein dediziertes Team besteht das Risiko, Qualtrics lediglich als Umfrage-Tool zu nutzen – bei gleichzeitigem Preisniveau eines Enterprise-Abonnements.

In den letzten Jahren hat Qualtrics zwar mehrere native Konnektoren für HR-, CRM- und Workflow-Plattformen veröffentlicht, wodurch die Integration heute weniger kundenspezifische Entwicklung erfordert als früher. In fortgeschrittenen Szenarien bleibt sie jedoch nach wie vor recht komplex.

Leapsome: Performance-orientierte Suite

Leapsome vereint Zielsetzungen, 360°-Feedback, Entwicklungspläne und Engagement-Umfragen. Die Stärke liegt im strukturellen Abgleich zwischen Unternehmenszielen (OKR), Feedback und Lernpfaden. Das System schafft klare Verbindungen zwischen individueller Leistung und organisatorischem Wachstum.

Die Kehrseite ist die hohe Konfigurationsdichte, die vor dem Go-live notwendig ist – inklusive Kompetenzframeworks, Bewertungsskalen und Rollenzuordnungen.

Wer ohne ausgereifte Prozesse startet, riskiert eine langwierige und teure Einführungsphase.

Aus wirtschaftlicher Sicht kann die Lizenz pro aktivem Nutzer für KMU effizient sein, wird jedoch in Organisationen mit hoher Saisonalität (etwa im Einzelhandel oder in der Hotellerie) schnell kostspielig – wo Tausende Beschäftigte innerhalb weniger Monate kommen und gehen.

15Five: “Wöchentlicher Check-in” als Philosophie

15Five basiert auf dem Ritual eines kurzen Fragebogens, der wöchentlich ausgefüllt und in Einzelgesprächen besprochen wird. Der Vorteil liegt in der Regelmäßigkeit, durch die Feedbackaustausch zur Gewohnheit werden kann.

Die Plattform bietet zudem Zusatzmodule zur Zieldefinition, halbjährlichen Leistungsbeurteilung und Weiterbildung – wobei das Herzstück weiterhin die Umfrage bleibt.

Die Kehrseite: Wenn das Management keine Zeit hat, wöchentlich Hunderte von Berichten zu lesen, kann das Versprechen von Sichtbarkeit schnell in einem klaren Informationsüberfluss enden.

Was die Kosten betrifft, wirkt das Angebot “Focus” zunächst attraktiv. Doch um den gesamten Lebenszyklus eines Mitarbeitenden abzudecken (inklusive Entwicklung und Performance Management), steigen Unternehmen meist rasch in höhere Pläne auf – insbesondere, wenn es um erweiterte Analysen und großflächige Talentmanagement-Funktionen geht.

Welche sollte man wählen?

Aus unserer kurzen Analyse geht kein eindeutiger Sieger hervor.

Es gibt jedoch einen gemeinsamen Nenner.

Trotz der Tatsache, dass es sich bei den vorgestellten Plattformen um einige der beliebtesten Lösungen für die Employee Experience handelt, ist keine davon vollständig. Für sich allein genommen deckt keine alle Phasen des Employee Lifecycle umfassend ab.

Wenn das Ziel darin besteht, Mitarbeitende vom Bewerbungsgespräch bis zum Exit-Interview zu begleiten, droht ein Projekt auf Basis einer der oben genannten Plattformen schnell zu einem Integrationspuzzle zu werden.

Die eigentliche Frage lautet daher nicht: “Welche Plattform hat Feature X?”, sondern: “Wie viel Zeit und wie viel Komplexität erfordert es, wirklich alle Funktionen zu integrieren, die für die Gestaltung der Employee Experience notwendig sind – auf Basis eines konsistenten Daten-, Prozess- und Kommunikationspfads?”

Die Lösung für dieses Dilemma ist einfacher, als man denkt.

Das Intranet auf Basis von SharePoint Online bildet das Fundament für den Aufbau eines digitalen Arbeitsplatzes mit Microsoft 365. In diesem Ökosystem lassen sich alle Unternehmensprozesse – inklusive der Employee Experience – ohne Komplexität integrieren.

Dank der nativen Verbindung zwischen den Microsoft-Anwendungen ist es nicht nötig, mehrere Einzellösungen zu stapeln oder isolierte Tools mühsam zusammenzuhalten. Alles wurde von Anfang an dafür entwickelt, miteinander zu funktionieren.

Mehr dazu im nächsten Abschnitt.

Warum das SharePoint-Intranet wählen?

Eine Plattform für die Employee Experience existiert nicht im luftleeren Raum; sie muss sich integrieren mit:

• den Genehmigungsprozessen für Urlaub und Dienstreisen;

• den Repositories, in denen Unternehmensdokumente gespeichert sind;

• den Kommunikationskanälen, die von Kollegen vor Ort und remote genutzt werden.

Mit anderen Worten: Es braucht ein stabiles Rückgrat, das all diese Komponenten miteinander verbindet – ohne sie lässt sich die Employee Experience im Unternehmen nicht ganzheitlich gestalten.

Und genau an dieser Stelle kommt das Intranet auf Basis von SharePoint Online ins Spiel.

Nativ in das Microsoft-365-Ökosystem eingebunden, bietet das SharePoint-Intranet einen strukturellen Vorteil, den vertikale Einzellösungen – wie zuvor beschrieben – kaum erreichen können.

Der Ausgangspunkt ist das Dokumentenmanagement – genau für diesen Zweck wurde SharePoint entwickelt.

Das System beschränkt sich nicht darauf, Dateien zu speichern. Es verwaltet Versionen, protokolliert Änderungen, verhindert gleichzeitige Bearbeitung bei genehmigungspflichtigen Dokumenten und wendet Vertraulichkeitslabels an, die festlegen, ob ein Dokument das Unternehmen verlassen oder auf externe Geräte kopiert werden darf.

All das funktioniert ohne Plug-ins von Drittanbietern, denn die Microsoft-365-Plattform selbst übernimmt die Verschlüsselung der Daten – sowohl in Bewegung als auch im Ruhezustand – ebenso wie georedundante Backups und die Einhaltung internationaler Compliance-Standards.

Diese Dokumenteninfrastruktur ist keine isolierte Lösung: Sobald eine Datei vom Entwurf zum veröffentlichungsreifen Inhalt wird, kann ein Power-Automate-Flow (per Drag-and-Drop ohne Code erstellt) eingebunden werden, um den Prüfer zu benachrichtigen, eine elektronische Signatur einzuholen, den Inhalt in Teams zu veröffentlichen und – falls erforderlich – eine Push-Benachrichtigung in Viva Engage auszulösen.

Der gesamte Pfad von Dokument zu Prozess bis Kommunikation bleibt innerhalb des Microsoft-Kosmos – ohne den ständigen Wechsel zwischen Anwendungen, der bei vertikalen Plattformen oft unvermeidlich ist.

Administrative Abläufe sind ein weiterer Schlüsselpunkt.

Mit SharePoint lassen sich Webformulare modellieren (ebenfalls ohne Codeeinsatz), die Urlaubsanträge, Spesenabrechnungen oder die Schritte des Onboardings eines neuen Mitarbeitenden erfassen.

Jedes Formular speichert die Antworten in einer SharePoint-Liste, die wiederum in Echtzeit den entsprechenden Eintrag in Dataverse (der Cloud-Datenbank, die die Power Platform speist) oder in ein über API angebundenes HRIS-System (Human Resources Information System) aktualisieren kann.

Wenn man sich den neuen Onboarding-Prozess so vorstellt, kann Folgendes passieren:

• Die Recruiterin bzw. der Recruiter füllt die Daten der neuen Mitarbeitenden in einer SharePoint-Liste vorab aus.

• Ein Flow erstellt automatisch ein Konto in Microsoft Entra ID, weist die erforderlichen 365-Lizenzen zu und richtet die Unternehmens-E-Mail ein.

• Ein zweiter Flow füllt die To-Do-Liste der Führungskraft mit Willkommensaufgaben, sendet der neuen Person einen Einführungskurs über Viva Learning und vergibt Willkommenspunkte im Gamification-Modul.

Gerade im Hinblick auf den letzten Punkt ist einer der häufigsten Schwachpunkte spezialisierter Anbieter für Employee Experience die Gamification, die dort oft als Black Box abläuft. Punkte, Badges und Rankings befinden sich in einem proprietären Modul, das sich nur schwer für fortgeschrittene Analysen extrahieren lässt.

Im SharePoint-Intranet hingegen kann die Belohnungslogik transparent gestaltet werden – etwa durch berechnete Spalten in Listen oder durch die Erstellung von Punktesystemen mit Power Automate. Zudem lassen sich Microsoft Graph und Power Apps integrieren, um ein personalisiertes Dashboard zu erstellen.

Tatsächlich finden die Onboarding-Aktivitäten, die Punkte generieren (z. B. einen Kurs abschließen, an einer Umfrage teilnehmen, eine Idee auf Viva Engage teilen), ebenfalls innerhalb von Microsoft 365 statt – was eine sofortige Datenerfassung ermöglicht.

Jeder Klick innerhalb der Microsoft-Suite wird in zentralen Logs erfasst, die in Microsoft Purview und – falls erforderlich – in Azure Data Lake zusammengeführt werden. Power BI liest diese Quellen direkt aus und ermöglicht es, Berichte zu erstellen, ohne .CSV aus einer App, .XML aus einer anderen und JSON aus einer dritten exportieren zu müssen – eine Notwendigkeit, die bei vertikalen Produkten oft unausweichlich ist, wenn man bereichsübergreifende Sichten erstellen möchte.

Viele vertikale Lösungen für die Employee Experience behaupten, standardmäßig Sicherheit zu bieten, doch ihre Kontrolle beschränkt sich oft auf den Rahmen der einzelnen Anwendung. Das Ergebnis ist eine Fragmentierung der Richtlinien zwischen E-Mail, File Sharing, interner Kommunikation, Anerkennungsfunktionen und Umfrage-Tools.

Mit SharePoint (und ganz allgemein mit Microsoft 365) wird die Sicherheit zentral im Tenant definiert, und die Einstellungen werden von allen Unternehmensdiensten und -anwendungen übernommen. Das garantiert einen übergreifenden Schutz und eine einheitliche Governance.

Wie Microsoft 365 die Employee Experience schützt

Sicherheitsfeatures von Microsoft Beschreibung

Vertraulichkeitsbezeichnung Sobald sie auf ein Dokument angewendet wird, begleitet die Bezeichnung die Datei auch nach dem Herunterladen oder Versenden per E-Mail. Falls in der Richtlinie vorgesehen, verhindert Outlook das Weiterleiten an externe Empfänger. Dieser automatische Schutz wird von Microsoft-Nutzern sehr geschätzt, da sensible Informationen geschützt sind, ohne dass besondere Maßnahmen erforderlich sind.

Bedingter Zugriff Die gleichen Regeln, die Teams schützen, gelten auch für das Intranet, freigegebene Dokumente und HR-Tools. Ein einziger Anmeldeversuch aus einem nicht autorisierten Land reicht aus, um den Zugriff auf alle Dienste zu blockieren. So haben Nutzer:innen nur unter sicheren Bedingungen Zugriff auf die digitale Umgebung – mit einer konsistenten und geschützten User Experience über alle Tools hinweg.

Zentrales Audit Alle relevanten Aktionen – vom Lesen eines Dokuments bis zur Änderung eines Datensatzes – werden in einer einheitlichen Compliance-Oberfläche protokolliert, ohne dass man verschiedene Systeme konsultieren muss. Das führt stets zu mehr Transparenz bei der Verwaltung von Nutzerdaten und Aktivitäten rund um die Employee Experience.

Von der Sicherheit zur Skalierbarkeit ist es nur ein kleiner Schritt.

Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen war eine der häufigsten Einwände gegen die Einführung von SharePoint die vermeintliche Komplexität der Implementierung. Mit der Einführung von Site Templates und Viva Connections gehört dieses Hindernis der Vergangenheit an.

Heute kann jede:r Benutzer:in innerhalb weniger Stunden ein Portal für die interne Kommunikation erstellen – mit Teams als integriertem Front-End und OneDrive für die Offline-Synchronisation. Die Benutzererfahrung bleibt flüssig, auch ohne technisches Vorwissen.

Wenn das Unternehmen wächst, tragen die gleichen Grundlagen größere Strukturen.

Hub-Sites für Länderportale, eigene Site-Sammlungen für F&E oder Finanzen, unterschiedliche Aufbewahrungsrichtlinien je nach geografischem Gebiet und gesetzlichen Anforderungen – all das lässt sich realisieren, ohne die Plattform zu wechseln. Es ist also nicht nötig, Daten zu migrieren, Benutzer neu zu schulen oder neue Backup-Prozesse zu entwickeln.

Zudem nutzen viele Unternehmen Microsoft 365 bereits für E-Mails und Meetings. In diesem Fall sei daran erinnert, dass SharePoint Online bereits enthalten ist.

Der einzige Aufwand betrifft die anfängliche Konfiguration – und falls man erweiterte Workflows oder benutzerdefinierte Apps aktivieren möchte, eventuell den Kauf zusätzlicher Premium-Lizenzen.

Ein vernachlässigbarer Aufwand, wenn man bedenkt, dass jede andere Alternative Folgendes mit sich bringt:

• eine Gebühr pro Benutzer,

• Kosten für die Integration ins Unternehmensverzeichnis,

• eine zusätzliche Gebühr für fortgeschrittene Datenanalysen,

• und nahezu zwingend technischen Support, sobald man über Basisfunktionen hinausgeht.

Der Unterschied zwischen dem SharePoint-Intranet und seinen Mitbewerbern liegt im Paradigma.

Es ist kein zusätzliches Puzzlestück in der Welt der HR-Tools, sondern eine vollständige Plattform, die bereits Teil des digitalen Arbeitsplatzes ist – mit der sich alle nötigen Anwendungen zur Digitalisierung und Optimierung interner Prozesse orchestrieren lassen.

Inklusive, wie gesagt, der Employee Experience.