Was ist ein Extranet-Portal und wie erstellt man es mit Microsoft 365?

Verbessern Sie die Kommunikation in Ihrem Unternehmen mit einem Extranet

In diesem Artikel erfahren Sie mehr über Extranets und ihre Bedeutung für Unternehmen.

Wir werden uns näher mit der Definition und den Unterschieden zwischen Intranet und Extranet befassen. Außerdem werden wir beleuchten, welche Vorteile Extranet-Portale für Unternehmen bieten können. Schließlich werden wir Schritt für Schritt erläutern, wie Sie ein kostenloses Extranet-Portal mit Ihren Microsoft 365-Lizenzen erstellen können.

Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren.

Was Sie in diesem Artikel erfahren werden

Was ist ein Extranet-Portal und wofür wird es in Unternehmen verwendet
Was ist der Unterschied zwischen einem Intranet und einem Extranet
Warum sollten Intranet und Extranet in Unternehmen integriert sein
Wie erstellt man ein kostenloses Extranet-Portal unter Verwendung Ihrer Microsoft 365-Lizenzen

Was ist ein Extranet

Es ist ein privates Netzwerk, in dem Personen innerhalb des Unternehmens kommunizieren und sich mit externen Ressourcen in einem reservierten digitalen Arbeitsbereich verbinden können.

Wie der Name schon sagt, bedeutet "extra" jede Art von Kontakt, der sich an einen Kreis ausgewählter Benutzer außerhalb des Unternehmens richtet. Dabei kann es sich um Kunden, Lieferanten, Vertriebshändler, Verkäufer und Geschäftspartner handeln.

Wie Sie vielleicht schon erraten haben, ist die Rolle dieses Systems äußerst wichtig, um die Zusammenarbeit zu ermöglichen. Es fördert die Kommunikation, den Austausch von Daten, die gemeinsame Nutzung von Informationen und Dokumenten sowie die Übertragung selbst großer Datenmengen zwischen Partnern und Organisationen.

Da sich die Plattform in einem privaten Computernetz befindet, ist die Sicherheit der Inhalte gewährleistet, da sie nicht öffentlich zugänglich sind.

Intranet vs. Extranet: die Unterschiede

Das Intranet ist eine private Geschäftsplattform, die nur den Mitarbeitern des Unternehmens vorbehalten ist. Es ist ein virtueller Ort, an dem die Mitarbeiter finden können, was sie brauchen.

Es beherbergt Dokumente, aktuelle Mitteilungen, Dienstleistungen, Schulungsinhalte und andere hochmoderne Tools, mit denen Sie Arbeitsabläufe strukturieren und zentralisieren können. Das Ergebnis? Zeit- und Kostenersparnis.

Dadurch gelingt es dem Unternehmen, die internen Geschäftsprozesse zu stärken und die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern.

Alle Abteilungen können innerhalb des Intranets miteinander in Kontakt treten und Diskussionen führen. Unternehmensinterne Vergleiche fördern das Wachstum und steigern das Zugehörigkeitsgefühl zu der Organisation, der Sie angehören.

Dieser digitale Arbeitsbereich spiegelt das Unternehmen wider und bietet einen klaren Überblick über seine Leistungen.

Um mehr zu erfahren, lesen Sie unseren Artikel über das Unternehmensintranet.

Über ein Extranet-Portal können sich Mitarbeiter mit Unternehmen außerhalb der Organisation verbinden. Es ist ein Arbeitsbereich, in dem man Geschäfte mit Händlern oder Geschäftspartnern abschließen und sich wiederholende Prozesse automatisieren kann.

Ein Beispiel dafür ist die Verwaltung von Bestellungen und Lieferungen.

Der Aspekt, der die Unternehmen am meisten anspricht, ist die Möglichkeit, die Plattform entsprechend ihren Geschäftsanforderungen zu modellieren.

Die Grafik, die wir für Sie vorbereitet haben, zeigt Ihnen alle möglichen Interaktionen, die das Tool mit allen externen Ressourcen, die zum Leben der Organisation beitragen, ermöglicht.

Vielfältige Funktionen eines Extranets

Die Software erfüllt eine Vielzahl von Funktionen und ist besonders nützlich, wenn das Unternehmen mit Kunden, Lieferanten oder Partnern in Kontakt treten muss.

Sehen wir uns einige dieser Funktionen an:

Wissensmanagement

Unternehmen können durch die gemeinsame Nutzung von Programmen oder Apps, die zu diesem Zweck entwickelt wurden, leichter miteinander in Kontakt treten und zusammenarbeiten.

Weitergabe von Daten

Die Plattform ermöglicht den Austausch einer großen Menge von Daten zwischen Geschäftspartnern. Sie entspricht der Notwendigkeit, Dokumente wie Bestellscheine, Lieferscheine und Ladelisten auszutauschen.

Auf diese Weise kann das Unternehmen seine Grenzen ganz einfach öffnen und schließen, je nach Bedarf. Die digitale Übermittlung von Daten ermöglicht auch eine präzise und organisierte Speicherung.

Austausch von Informationen

Der Austausch von Informationen, die für die ausgewählten Nutzer relevant sind, erfolgt in Echtzeit. Man kann Kunden mit Informationen gewährleisten und aktualisierte und hervorgehobene Mitteilungen können mit einem Klick der externen Mitarbeiter zur Verfügung gestellt werden.

Zusammenarbeit

Das ist ein implizites, aber bedeutendes Konzept. Die Möglichkeit der Zusammenarbeit zwischen Unternehmen erhöht und fördert deren Kooperation.

Datenverwaltung und -organisation

Die Daten können in kürzester Zeit aktualisiert und interessierten Nutzern zur Verfügung gestellt werden, wobei ein hohes Maß an Konsistenz, Transparenz und Sicherheit gewährleistet ist.

Das Ergebnis ist eine erhebliche Zeitersparnis, die sonst durch E-Mail und Telefonate verloren ginge, und eine deutliche Erleichterung bei der Bearbeitung von Berichten.

Ein weiterer Vorteil des Systems besteht darin, dass es für das Unternehmen eine Art Qualitätskontrolle der Produkte und Dienstleistungen durchführt und etwaige Anomalien korrigiert.

Was sind die Vorteile einer Extranet-Software in einem Unternehmen

Extranet-Portale bieten signifikante Vorteile für Unternehmen, indem sie wiederkehrende Geschäftsprozesse vereinfachen und die Zeit und den Aufwand für Aufgaben wie Lieferantenbestellungen reduzieren.

Diese Portale ermöglichen sichere Echtzeitinteraktionen, zentralisieren Informationen und fördern die B2B-Zusammenarbeit, indem sie alle Interaktionen zwischen internen und externen Benutzern verfolgen.

Nachfolgend erläutern wir die Vorteile, die ein Extranet-Portal für Unternehmen bietet.

Vereinfachung der Geschäftsabläufe

Einer der Vorteile ist die Vereinfachung von häufigen und sich wiederholenden Geschäftsprozessen. Das Unternehmen muss vielleicht regelmäßig bei einem bestimmten Lieferanten bestellen, und dazu muss es auf E-Mails und Telefonate zurückgreifen. Dank des Extranets werden diese Schritte jedoch in Bezug auf Zeit und Aktionen halbiert.

Alle Bestellungen können über Ihr privates Netz in einem sicheren digitalen Raum aufgegeben werden. Die Interaktionen erfolgen sicher und in Echtzeit. Rechnungen werden zusammen mit anderen Informationen an einem einzigen, zentralen Ort gespeichert.

Interaktionen erfolgen in Echtzeit und auf sichere Weise. Zum Beispiel sind alle Informationen miteinander verknüpft:

dem externen Benutzer, der an dem Prozess beteiligt ist
dem internen Benutzer, der den Prozess verwaltet

Sie können nicht nur alles in einem gemeinsamen virtuellen Raum speichern, sondern auch alle B2B-Interaktionen verfolgen, die zwischen verschiedenen Unternehmen stattfinden.

Die Benutzererfahrung des Kunden

In B2B-Beziehungen ist es wichtig, sich auf die Zufriedenheit von Kunden und Partnern zu konzentrieren. Der Einsatz einer solchen Software hilft, die Beziehungen mit größerer Effizienz und weniger Hindernissen zu pflegen.

Einer der wichtigsten Vorteile der Digitalisierung ist die Erreichbarkeit 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche, um eine perfekte Synchronisation mit den Kunden zu ermöglichen.

Die Mitarbeiter, mit denen das Unternehmen in Kontakt kommt, können jederzeit Fragen stellen, Daten hochladen und Ideen oder Projekte genehmigen. Dadurch werden die Grenzen von Zeit und Ort aufgehoben.

Ein sicheres Instrument

Wenn das Extranet gut konzipiert ist, verfügt es über die notwendigen Instrumente, um maximale Sicherheit zu gewährleisten.

E-Mails und andere Mittel, die üblicherweise für die Übermittlung von Dokumenten verwendet werden, bieten keinen angemessenen Schutz, um potenzielle Verstöße zu vermeiden, die katastrophale Folgen haben können.

Eines der Ziele ist es, diese Bedenken auszuräumen und sicherzustellen, dass sensible Informationen in einer geschützten Umgebung bleiben.

Microsoft 365-Lösungen

Wenn Sie auf der Suche nach einer Software sind, die Qualität und Sicherheit garantiert, wird der Marktführer Microsoft 365 Ihre Erwartungen sicher nicht enttäuschen.

Sie können von seinem Intranetdienst Sharepoint Online ausgehen und einen Teil davon als Extranet nutzen.

Dieser Ansatz ermöglicht ein einziges zentrales System, in dem die Prozesse eines Intranets und eines Intranets zusammengeführt werden können, ohne dass Sie separate Anwendungen pflegen und verwalten müssen.

Sharepoint Online kann über die Berechtigungen festlegen, welches Portal privat ist und welches nach einer Authentifizierung für externe Benutzer geöffnet werden kann.

Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel über
SharePoint Online und seine 7 Hauptfunktionen.

Wie man ein kostenloses Extranet-Portal mit den Unternehmenslizenzen von Microsoft 365 erstellt

Wenn Ihr Unternehmen eine Microsoft 365-Lizenz erworben hat, die den Zugang zu SharePoint Online beinhaltet, können Sie diese kostenlos nutzen, um Ihr eigenes Extranet-Portal zu erstellen.

Ein SharePoint Extranet-Portal repräsentiert eine Sammlung von Websites, die für die externe Freigabe konfiguriert sind.

In diesem Kontext werden wir die Erstellung einer Website-Sammlung für Unternehmenspartner erläutern, die Sie zu Microsoft 365 in Ihrer Unterdomäne hinzugefügt haben.

Der erste Schritt besteht darin, eine Website-Sammlung zu erstellen:

Gehen Sie im SharePoint-Verwaltungscenter zur Seite mit den Website-Sammlungen und klicken Sie dann auf "Neu" und wählen Sie "Private Website-Sammlung".
Geben Sie einen Titel für die Website-Sammlung im dafür vorgesehenen Feld ein.
Geben Sie die URL für die Website-Sammlung im Feld "Website-Adresse" ein.
Wählen Sie das Vorlagenmodell aus, das Sie verwenden möchten.
Geben Sie den Administrator für diese Website-Sammlung im entsprechenden Feld an.
Klicken Sie auf "OK".

Die Erstellung der Website-Sammlung kann einige Augenblicke dauern.

Sobald sie in der Liste der Website-Sammlungen verfügbar ist, besteht der nächste Schritt darin, die externe Freigabe zu konfigurieren. Stellen Sie sicher, dass die externe Freigabe auf Clientebene aktiviert ist oder die Freigabeoptionen grau hinterlegt sind.

Um die externe Freigabe für Ihre Extranet-Website-Sammlung zu konfigurieren:

Gehen Sie im SharePoint-Verwaltungscenter zur Seite mit den Website-Sammlungen, markieren Sie das Kästchen für die erstellte Website-Sammlung für Ihr Extranet.
Klicken Sie auf "Freigabe".
Wählen Sie die Option "Freigabe nur für externe Benutzer, die bereits im Verzeichnis Ihrer Organisation vorhanden sind".
Klicken Sie auf "Speichern".

Ihre Extranet-Website ist nun so konfiguriert, dass sie die Freigabe mit den Partnerbenutzern ermöglicht, die aus den Active Directory-Domänendiensten (AD FS) synchronisiert wurden.

Verwenden Sie die folgende Methode, um Ihre Extranet-Website mit den Benutzern Ihres Partners zu teilen:

Klicken Sie auf der erstellten Extranet-Website auf "Teilen".
Geben Sie die Sicherheitsgruppe ein, die Sie erstellt und mit Microsoft 365 synchronisiert haben, und klicken Sie dann auf "Teilen".
Senden Sie einen Link zur Website an die Benutzer Ihres Partners.

Sie können die Benutzer dieser Website über die Active Directory-Domänendienste (AD FS) verwalten, indem Sie sowohl die Benutzer selbst als auch die zugehörige Sicherheitsgruppe verwalten. Aktualisierungen werden über Azure Active Directory Connect mit Microsoft 365 synchronisiert.

Die Verwendung von Microsoft 365 für ein B2B-Extranet bietet viele Vorteile, darunter Kosteneinsparungen, erhöhte Sicherheit, nahtlose Zusammenarbeit und die Möglichkeit zur Überwachung und Berichterstellung.

Die Einrichtung eines Extranets wird so für Unternehmen zugänglicher und effizienter, wobei die Sicherheit der Daten und eine bessere Freigabeerfahrung mit Partnern gewährleistet sind.

Erstellen Sie das Extranet-Portal Ihres Unternehmens mit Ihren Microsoft 365-Lizenzen

intranet.ai kann Ihnen dabei helfen, ein Unternehmens-Extranet-Portal in kürzester Zeit zu erstellen.

Unsere Lösung passt sich vollständig an, um ein externes Portal zu erstellen, indem SharePoint Online und alle kollaborativen Tools von Microsoft 365 verwendet werden.

Demo anfordern

Intranet und Extranet an einer Stelle vereint

In der Vergangenheit wurden das Intranet und das Extranet immer als getrennte Einheiten und Anwendungen betrachtet.

Für ihre Nutzung waren spezifische Programme erforderlich, und ihre Kommunikation und Integration erforderte zusätzliche Kosten, die bei der Analyse des Projekts kaum berücksichtigt wurden.

Heute hingegen koexistieren sie harmonisch in der großen modernen Sphäre der Intranet-Software, einem der größten Fortschritte, die im professionellen Bereich erzielt wurden.

Das Intranet als Ganzes enthält nun in einem einzigen digitalen Paket auch das Extranet, um Kommunikations- oder Integrationsprobleme zwischen den verschiedenen Softwareprogrammen zu beseitigen.

Ziel ist es, die Zusammenarbeit zwischen internen Mitarbeitern und externen Stakeholdern des Unternehmens zu gewährleisten.

Wo das Intranet nicht hinreicht, setzt das Extranet an.

Auf diese Weise können Sie mit Mitarbeitern, Lieferanten, Partnern und Kunden an einem digitalen Ort kommunizieren und so Zeit und Geld sparen.

In ihnen werden digitalisierte Prozesse aller Art eingebettet und optimiert. Sie können von denen des Marketings bis hin zu denen des Personalwesens reichen. Ziel ist es, einen digitalen Arbeitsraum zu schaffen, in dem das Unternehmen eine Vielzahl von unterschiedlichen Bedürfnissen erfüllen kann.

Aus diesem Grund ist es äußerst vorteilhaft, sowohl über ein Intranet als auch über ein Extranet zu verfügen, wenn es richtig eingesetzt wird. Sie können sowohl interne als auch externe Probleme kontrollieren und moderne Wege zu deren Lösung finden.

Um zusammenzufassen, präsentieren wir Ihnen unten eine Zusammenfassungstabelle der wichtigsten Vorteile eines Unternehmens-Extranets, die wir gemeinsam besprochen haben:

Hauptvorteile eines Extranets für Unternehmen
Vorteile eines Extranets	Beschreibung des Vorteils
Vereinfachung der Geschäftsabläufe	Reduzierung der Zeit und der erforderlichen Aktionen für wiederkehrende Geschäftstätigkeiten wie Bestellungen bei Lieferanten.
Verbesserung der Kundenerfahrung	Rund um die Uhr Zugänglichkeit für effiziente und reibungslose Interaktionen mit Kunden und Unternehmenspartnern, die es ihnen ermöglicht, Fragen zu stellen, Daten hochzuladen und Projekte zu genehmigen.
Datensicherheit	Bereitstellung von Tools zur Gewährleistung maximaler Datensicherheit durch den Schutz sensibler Informationen in einer sicheren Umgebung.
Integration mit Microsoft 365	Nutzung der Microsoft 365-Lizenzen zur Erstellung eines Extranet-Portals und Schaffung einer zentralen Plattform für die interne und externe Zusammenarbeit.
Betriebliche Effizienz	Optimierung digitalisierter Prozesse durch Beseitigung der Notwendigkeit von E-Mails und Telefonaten zur Übertragung von Dokumenten, Zeitersparnis und Vereinfachung der Berichterstellung.
Verbesserung der Unternehmensbeziehungen	Förderung stärkerer Beziehungen zu Kunden und Unternehmenspartnern durch effiziente Kommunikation und Echtzeitinformationsaustausch.

Was ist ein Extranet? Eine einfache und sichere Einführung mit intranet.ai

Wenn Sie Zweifel haben, dass die Einführung einer neuen kollaborativen Software Sicherheitsprobleme und Verwirrung bei den Mitarbeitern verursachen kann, brauchen Sie sich keine Sorgen zu machen.

Unsere Lösung wurde bereits von Hunderten von kleinen und mittleren Unternehmen sowie großen Unternehmen übernommen, die Microsoft 365 vertraut haben, um ihre digitale Arbeitsumgebung zu gestalten.

intranet.ai ist ein Microsoft Gold Partner mit über 20 Jahren Erfahrung in der Entwicklung von Webanwendungen in diesem Bereich.

Was ist intranet.ai?

intranet.ai ist die sofort einsatzbereite Unternehmensintranetlösung, die entwickelt wurde, um Kosten und Implementierungszeiten zu reduzieren und somit eine kollaborative und moderne digitale Arbeitsumgebung zu schaffen:

Einstiegspreis von 3.650 €/Jahr für ein vollständiges Intranet
50+ Anwendungen, darunter erweiterte Suche, Dokumentenmanagement, Nachrichten, Push-Benachrichtigungen über Teams, persönliches Profil und FAQs
100% Integration mit SharePoint Online und Microsoft 365

Demo anfordern

Giuseppe Marchi

Microsoft MVP für SharePoint und Microsoft 365 seit 2010.

Giuseppe ist der Gründer von intranet.ai und einer der führenden Experten in Italien für alles rund um Microsoft 365. Seit Jahren hilft er Unternehmen dabei, ihre eigene digitale Arbeitsumgebung in der Microsoft Cloud zu schaffen und die Erfahrung der Menschen zu verbessern.

FAQ zu Extranets in Unternehmen

1. Was ist ein Extranet-Portal und wofür wird es in Unternehmen verwendet?

Ein Extranet-Portal ist ein privates Netzwerk, in dem Personen innerhalb des Unternehmens mit externen Ressourcen in einem reservierten digitalen Arbeitsbereich kommunizieren können. Es ermöglicht die Zusammenarbeit, den Austausch von Daten, die gemeinsame Nutzung von Informationen und Dokumenten sowie die Übertragung großer Datenmengen zwischen Partnern und Organisationen außerhalb des Unternehmens.

2. Was ist der Unterschied zwischen einem Intranet und einem Extranet?

Das Intranet ist ein privates Netzwerk, das nur den Mitarbeitern eines Unternehmens vorbehalten ist und intern genutzt wird. Ein Extranet hingegen ermöglicht die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern des Unternehmens und externen Partnern wie Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern.

3. Warum sollten Intranet und Extranet in Unternehmen integriert sein?

Die Integration von Intranet und Extranet in Unternehmen ermöglicht eine nahtlose Kommunikation und Zusammenarbeit sowohl intern als auch mit externen Partnern. Dies erhöht die Effizienz der Geschäftsprozesse und stärkt die Beziehungen zu Kunden und Partnern.

4. Wie erstellt man ein kostenloses Extranet-Portal unter Verwendung Ihrer Microsoft 365-Lizenzen?

Um ein kostenloses Extranet-Portal mit Ihren Microsoft 365-Lizenzen zu erstellen, können Sie SharePoint Online verwenden. Erstellen Sie eine Website-Sammlung für externe Partner und konfigurieren Sie die externe Freigabe, um die Zusammenarbeit mit Partnern zu ermöglichen. Sie können dann Benutzern den Zugriff auf das Extranet-Portal gewähren und die Sicherheit Ihrer Daten gewährleisten.

5. Was sind die Vorteile einer Extranet-Software in einem Unternehmen?

Extranet-Portale bieten Unternehmen signifikante Vorteile, darunter die Vereinfachung von Geschäftsabläufen, die Verbesserung der Kundenerfahrung, Datensicherheit, Integration mit Microsoft 365, betriebliche Effizienz und die Verbesserung der Unternehmensbeziehungen durch effiziente Kommunikation und Echtzeitaustausch von Informationen.