Extranet: Wie man es mit Microsoft 365 realisiert

Was ist das Extranet?

Das Extranet eines Unternehmens ist eine private digitale Plattform, die einen sicheren Kommunikationskanal zwischen dem Unternehmen und einem ausgewählten Kreis von externen Nutzern eröffnet.

Es ist ein vertrauliches Portal innerhalb des digitalen Arbeitsplatzes, in dem die Mitglieder einer Organisation Informationen austauschen, Dienstleistungen anbieten und bei Bedarf in Echtzeit mit Lieferanten, Vertriebshändlern, Verkäufern, Geschäftspartnern und Kunden an Unterlagen und Dokumenten zusammenarbeiten können.

Das Extranet hat seine Wurzeln in den 1990er Jahren, als Unternehmen das Potenzial einer direkteren Kommunikation mit externen Interessengruppen erkannten, ohne die Integrität ihrer eigenen Daten zu gefährden. Es ist daher die natürliche Weiterentwicklung der ersten privaten Netze, die als kontrollierte Räume für den Informationsaustausch über die physischen Grenzen des Unternehmens hinweg geschaffen wurden.

Das Extranet allein ist jedoch nicht in der Lage, die Gesamtheit der Prozesse und Kommunikationsflüsse, die ein Unternehmen ausmachen, zu digitalisieren. Vielmehr wird es häufig durch das Intranet ergänzt, um die Schaffung eines digitalen Arbeitsplatzes im Unternehmen zu vervollständigen. Während das Extranet die Kommunikation mit ausgewählten externen Nutzern ermöglicht, ist das Intranet eigentlich das geschlossene Netz, das den Mitarbeitern vorbehalten ist.

Der Wert des Extranet-Portals besteht vor allem darin, dass die Unternehmen gemeinsam mit externen Partnern Dokumente in Echtzeit hochladen, kommentieren und bearbeiten können, wobei ein hohes Maß an Sicherheit gewährleistet ist.

Dadurch werden die Prozesse beschleunigt und die Zusammenarbeit erleichtert: Die Informationen werden direkt weitergeleitet, wodurch sich die Zahl der E-Mails und Telefonate verringert.

Intranet vs Extranet: Was ist der Unterschied?

Extranet: sichere Verbindung mit externen Partnern

Das Extranet, das das Intranet ergänzt, erweitert die Kommunikations- und Kooperationsmöglichkeiten einer Organisation über ihre Grenzen hinaus - physisch oder digital -, indem es Partnern, Lieferanten und Kunden den Zugang zu Bereichen mit Informationen, Dokumenten, Dienstleistungen und Initiativen ermöglicht, die darauf ausgerichtet sind, ihre Beteiligung zu erhöhen und die Verwaltung von Einkaufs- oder Verkaufsverfahren mit dem Unternehmen zu vereinfachen.

All dies geschieht in einem digitalen Raum, der von fortschrittlichen Sicherheitsprotokollen geregelt wird, die den Schutz der Unternehmensdaten gewährleisten.

Wir müssen jedoch darauf hinweisen, dass das Sicherheitsniveau in hohem Maße von der verwendeten Technologie abhängt: Ob Intranet oder Extranet, im Idealfall sollte ein Produkt gewählt werden, das Skalierbarkeit, Flexibilität und eine granulare Zugangskontrolle gewährleistet.

Ein Beispiel? SharePoint Online von Microsoft 365, das wir später besprechen werden.

Um auf den Nutzen des Extranets zurückzukommen: Eine häufige Anwendung ist die Auftragsverwaltung. Innerhalb des Portals können Lieferanten auf Funktionen zugreifen, um den Status von Bestellungen in Echtzeit zu überwachen oder die für den Abschluss einer Transaktion erforderlichen Dokumente herunterzuladen.

Alternativ kann das Extranet auch für gemeinsame Entwicklungsprojekte genutzt werden, bei denen mehrere Unternehmen zusammenarbeiten müssen.

Unabhängig vom Verwendungszweck ist das Extranet ein grundlegendes Instrument für den Aufbau wertvoller Beziehungen zwischen einem Unternehmen und externen Stakeholdern und vereinfacht den Kommunikations- und Arbeitsfluss zwischen ihnen.

Extranet: Funktionalitäten und Vorteile

Im Folgenden werden wir untersuchen, was ein Extranet Unternehmen aller Branchen und Größen bieten kann, um die Investitionen in Zeit und Ressourcen zu rechtfertigen, die für die Implementierung in den digitalen Arbeitsplatz des Unternehmens erforderlich sind.

Anschließend werden wir untersuchen, wie dieses Tool die Beziehungen zwischen dem Unternehmen und den Personen, die an seinen Tätigkeiten beteiligt sind, aber nicht Teil des Intranets sind, verändern kann.

Informationsaustausch

Eine der Stärken des Extranets ist die Möglichkeit, Informationen in Echtzeit auszutauschen und den Datenaustausch mit einer bestimmten Gruppe von Nutzern, seien es Kunden, Partner oder Lieferanten, zu erleichtern.

Über diese Plattform kann die Kommunikation zentralisiert, aktualisiert und auf jeder Seite oder jedem Abschnitt der Website hervorgehoben werden, was auch die Navigation vereinfacht.

Dies führt zu einer erheblichen Zeitersparnis, da nicht mehr verschiedene Kanäle, wie z. B. E-Mail oder Telefonanrufe, für die Durchführung der verschiedenen Transaktionen genutzt werden müssen.

Zusammenarbeit

Das Extranet bietet die Möglichkeit, Daten und Informationen in einem gemeinsamen Raum auszutauschen, in dem Mitglieder der Organisation und Geschäftspartner auf sichere Weise zusammenarbeiten können. Das Extranet fungiert somit als Brücke für Unternehmen, indem es ihnen eine kontrollierte zentrale Stelle bietet, über die sie den externen Geschäfts- und Kommunikationsfluss steuern können.

Organisation der Daten

Dank des Extranets können die Daten bestimmten Nutzern kurzfristig und einfach zugänglich gemacht werden, ohne ihre Sicherheit zu gefährden. Die Informationen können kontinuierlich hochgeladen und überprüft werden, so dass alle Beteiligten jederzeit auf dem gleichen Stand sind.

Rückverfolgbarkeit von B2B-Interaktionen

Eine der wichtigsten Funktionen des Extranets besteht darin, alle Interaktionen zwischen internen und externen Nutzern, die an Geschäftsprozessen beteiligt sind, in Echtzeit zu verknüpfen.

Die Plattform verfolgt jeden Schritt und speichert die Informationen in einem Bereich, der einen Überblick über die aktuellen Aktivitäten bietet.

So können sich Unternehmen ein klares Bild von der Kommunikation und dem Datenaustausch machen, die zum Abschluss einer Transaktion oder eines Projekts mit externen Mitarbeitern stattgefunden haben.

Verbesserte Kundenerfahrung

Das Extranet bietet einen 24/7-Zugang zu Informationen. Kunden und Geschäftspartner können so jederzeit mit dem Unternehmen interagieren, vor allem, wenn es im Portal spezielle Bereiche für den Austausch von Fragen und Feedback gibt (z. B. Bereiche für Fragen und Antworten, Umfragen oder Formulare).

Diese Zugänglichkeit ist ein nicht zu unterschätzender Wettbewerbsvorteil, denn sie verkürzt nicht nur die Zeit, die für die Lösung von Problemen benötigt wird, sondern stärkt auch die Beziehung zu ihren Kunden.

Hier finden Sie eine Zusammenfassungstabelle der wichtigsten Vorteile eines Unternehmens-Extranets.

Beispiele und Anwendungsfälle für ein Unternehmens-Extranet

Aus diesem kurzen Überblick geht hervor, wie das Extranet zum wichtigsten strategischen Instrument für die Verbesserung der Zusammenarbeit und der Kommunikation mit externen Stakeholdern werden kann, um diese enger in die Aktivitäten eines Unternehmens einzubeziehen.

Das Extranet bietet nämlich eine sichere Umgebung für den Austausch von Informationen und Ressourcen in Echtzeit. Alles klar. Oder doch nicht? Um das Bild zu vervollständigen, stellen wir im Folgenden einige Beispiele für die Nutzung eines Extranets vor.

Projektverwaltung

Eine der häufigsten Anwendungen für ein Extranet ist das Projektmanagement in Zusammenarbeit mit externen Partnern.

Unternehmensteams können Dokumente, Projektzeitpläne, Statusaktualisierungen und andere wichtige Ressourcen innerhalb von Themenbereichen und digitalen Repositories austauschen, die, wenn sie auf SharePoint Online basieren, erweiterte Funktionen für die Katalogisierung von Dokumenten, die gemeinsame Erstellung von Dokumenten, Präsentationen und die Informationssuche bieten.

Ein konkretes Beispiel: Ein Fertigungsunternehmen könnte sein Extranet nutzen, um das Entwicklungsprojekt eines von einem Kunden in Auftrag gegebenen Bauteils zu verwalten. Das interne Konstruktionsteam und externe Zulieferer könnten auf das Portal zugreifen, um technische Spezifikationen, Fristen und Projektaktualisierungen zu überwachen.

Jede Phase, vom Prototyping bis zur Produktion, würde nachverfolgt, so dass der Kunde sofortiges Feedback geben und die Lieferanten Materialien oder Lieferpläne anpassen könnten.

Kundenunterstützung

Ein Extranet könnte Support-Materialien, Handbücher, häufig gestellte Fragen und Schulungsvideos für Kunden zentralisieren, die selbständig auf das Portal zugreifen könnten, um eine schnelle Antwort auf ihre Fragen zu finden oder mehr über die Funktionen eines Produkts zu erfahren.

Das Ergebnis für die Unternehmen wäre ein zweifaches: Einerseits könnten sie einen Selbsthilfeservice anbieten, durch den die Kunden ihre Einkäufe optimieren könnten; andererseits würde die Kundendienstabteilung weniger Supportanfragen erhalten, insbesondere für alltäglichere Probleme, die durch Videoanleitungen und FAQ-Seiten gelöst werden können.

Ein typisches Beispiel ist ein Softwarehaus, das SaaS-Lösungen (Software as a Service) im B2B-Sektor anbietet. In diesem Fall könnten die Kunden auf das Extranet zugreifen, um die Dokumentation zu Integrationen, Konfigurationen oder empfohlenen Sicherheitsverfahren für die optimale Nutzung der Plattform einzusehen.

Darüber hinaus könnte das Portal ein Ticket-System enthalten, um Fehler zu melden oder Unterstützung anzufordern, wenn das aufgetretene Problem nicht bereits in der Dokumentation behandelt wird.

Sobald ein Ticket eröffnet wurde, kann der Kunde den Fortschritt der Anfrage verfolgen, die Interventionen des Entwicklungsteams einsehen und sogar automatische Benachrichtigungen erhalten, wenn eine neue Version oder ein Patch das gemeldete Problem behebt.

Zugang zu Katalogen und Preislisten

Für Unternehmen, die mit einem Wiederverkäufernetz arbeiten, kann ein Extranet nützlich sein, um Kataloge, Preislisten und Aktualisierungen aktueller Werbeaktionen gemeinsam zu nutzen.

Einzelhändler könnten so unabhängig Informationen über verfügbare Produkte abrufen und in einigen Fällen direkt über das Portal Bestellungen aufgeben. Ein besonders interessanter Anwendungsfall für Organisationen, die in Branchen wie der Automobilindustrie, der Modebranche und dem großflächigen Einzelhandel tätig sind.

Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

In stark regulierten Branchen wie der Pharmaindustrie und dem Finanzwesen müssen Unternehmen oft sicherstellen, dass Partner und Mitarbeiter die Vorschriften und Betriebsstandards einhalten.

Ein Extranet ermöglicht die Zentralisierung von Compliance-Richtlinien und bietet einen sicheren Raum, in dem Partner auf Dokumente zugreifen und über Änderungen und Aktualisierungen informiert werden können.

Darüber hinaus kann das Extranet Berichtsfunktionen enthalten, um zu überwachen, welche Partner die Compliance-Dokumente eingesehen oder bestimmte Aktualisierungsformulare ausgefüllt haben. Im Falle von Audits oder Überprüfungen kann das Unternehmen die Einhaltung der rechtlichen Anforderungen leicht nachweisen und gleichzeitig die Transparenz und Kontrolle über alle Beteiligten aufrechterhalten.

Vertragsmanagement

Geschäftspartner und Lieferanten können über das Extranet auf ihre Verträge mit dem Unternehmen zugreifen, den Status von Genehmigungen einsehen und entsprechende Dokumente hochladen.

Der zentrale Zugriff auf diese Informationen beschleunigt die Genehmigungsprozesse und verringert die Auswirkungen von Ineffizienzen, Fehlern und Wartezeiten.

Bei jeder neuen Änderung kann das Portal so angepasst werden, dass automatische Aktualisierungsbenachrichtigungen an alle beteiligten Parteien gesendet werden.

Extranet-Software auf Basis von Microsoft 365

Microsoft 365 und insbesondere SharePoint Online gehören seit jeher zu den besten Technologien für die Erstellung eines sicheren und vielseitigen Extranets.

Unternehmen, die in den unterschiedlichsten Bereichen tätig sind, von der Mode bis zum organisierten Großhandel, von der Fertigung bis zu den Dienstleistungen, können von hochmodernen Anwendungen profitieren, um all jene Prozesse zu optimieren, an denen Personen von außerhalb ihrer Organisation beteiligt sind.

Wie wir gesehen haben, spielt das Extranet eine grundlegende Rolle, wenn es darum geht, externen Akteuren einen geregelten Zugang zu Unternehmensinformationen und -ressourcen zu ermöglichen und gleichzeitig eine strenge Kontrolle über die Sicherheit der ausgetauschten Daten zu gewährleisten.

Microsoft 365 erfüllt diese Anforderung mit einer Cloud-Infrastruktur, die Cybersecurity-Tools wie Verschlüsselung, Zugriffskontrolle und Identitätsmanagement bietet und ein für die wichtigsten internationalen Vorschriften zertifiziertes Compliance-System nutzt. Unternehmen können so eine ausgewählte Anzahl von externen Teilnehmern in ihrem Extranet unterbringen und die Berechtigungen auf granulare und skalierbare Weise verwalten.

Innerhalb des Microsoft 365-Ökosystems ist SharePoint das Schlüsselelement für die Erstellung und Verwaltung moderner Kommunikationsseiten. Dazu gehören Intranets und Extranets.

SharePoint-Kommunikationsseiten sind vor allem für die Freigabe von Ankündigungen, Berichten und Aktualisierungen gedacht, die die gesamte oder einen Teil der Zielgruppe des Unternehmens erreichen müssen.

Unabhängig davon, ob es sich bei den Empfängern um interne (wie im Falle des Intranets) oder externe (wie im Falle des Extranets) handelt, können die Inhalte in SharePoint in der Tat so ausgerichtet werden, dass sie nur bestimmte Benutzergruppen erreichen, wobei Aspekte wie Rolle, Abteilung oder Standort als Referenz dienen.

Diese Websites bieten eine Plattform für die Veröffentlichung von Inhalten, die optisch ansprechend sind und dem Stil der Unternehmensmarke entsprechen, dank der Möglichkeit, jedes Detail der Website und der darin enthaltenen Inhalte anzupassen.

Im Folgenden stellen wir Ihnen einen kurzen Video-Leitfaden vor, in dem Sie mehr über die Funktionen erfahren, die SharePoint für die Erstellung eines Extranets bietet, und vor allem, wie Sie diese Funktionen nutzen können, um ein auf Ihr Unternehmen zugeschnittenes Portal zu erstellen.

Wie man ein kostenloses Extranet-Portal mit den Unternehmenslizenzen von Microsoft 365 erstellt

Wenn Ihr Unternehmen eine Microsoft 365-Lizenz erworben hat, die den Zugang zu SharePoint Online beinhaltet, können Sie diese kostenlos nutzen, um Ihr eigenes Extranet-Portal zu erstellen.

Ein SharePoint Extranet-Portal repräsentiert eine Sammlung von Websites, die für die externe Freigabe konfiguriert sind.

In diesem Kontext werden wir die Erstellung einer Website-Sammlung für Unternehmenspartner erläutern, die Sie zu Microsoft 365 in Ihrer Unterdomäne hinzugefügt haben.

Der erste Schritt besteht darin, eine Website-Sammlung zu erstellen:

1. Gehen Sie im SharePoint-Verwaltungscenter zur Seite mit den Website-Sammlungen und klicken Sie dann auf "Neu" und wählen Sie "Private Website-Sammlung".
2. Geben Sie einen Titel für die Website-Sammlung im dafür vorgesehenen Feld ein.
3. Geben Sie die URL für die Website-Sammlung im Feld "Website-Adresse" ein.
4. Wählen Sie das Vorlagenmodell aus, das Sie verwenden möchten.
5. Geben Sie den Administrator für diese Website-Sammlung im entsprechenden Feld an.
6. Klicken Sie auf "OK".

Die Erstellung der Website-Sammlung kann einige Augenblicke dauern.

Sobald sie in der Liste der Website-Sammlungen verfügbar ist, besteht der nächste Schritt darin, die externe Freigabe zu konfigurieren. Stellen Sie sicher, dass die externe Freigabe auf Clientebene aktiviert ist oder die Freigabeoptionen grau hinterlegt sind.

Um die externe Freigabe für Ihre Extranet-Website-Sammlung zu konfigurieren:

1. Gehen Sie im SharePoint-Verwaltungscenter zur Seite mit den Website-Sammlungen, markieren Sie das Kästchen für die erstellte Website-Sammlung für Ihr Extranet.
2. Klicken Sie auf "Freigabe".
3. Wählen Sie die Option "Freigabe nur für externe Benutzer, die bereits im Verzeichnis Ihrer Organisation vorhanden sind".
4. Klicken Sie auf "Speichern".

Ihre Extranet-Website ist nun so konfiguriert, dass sie die Freigabe mit den Partnerbenutzern ermöglicht, die aus den Active Directory-Domänendiensten (AD FS) synchronisiert wurden.

Verwenden Sie die folgende Methode, um Ihre Extranet-Website mit den Benutzern Ihres Partners zu teilen:

1. Klicken Sie auf der erstellten Extranet-Website auf "Teilen".
2. Geben Sie die Sicherheitsgruppe ein, die Sie erstellt und mit Microsoft 365 synchronisiert haben, und klicken Sie dann auf "Teilen".
3. Senden Sie einen Link zur Website an die Benutzer Ihres Partners.

Sie können die Benutzer dieser Website über die Active Directory-Domänendienste (AD FS) verwalten, indem Sie sowohl die Benutzer selbst als auch die zugehörige Sicherheitsgruppe verwalten. Aktualisierungen werden über Azure Active Directory Connect mit Microsoft 365 synchronisiert.

Die Verwendung von Microsoft 365 für ein B2B-Extranet bietet viele Vorteile, darunter Kosteneinsparungen, erhöhte Sicherheit, nahtlose Zusammenarbeit und die Möglichkeit zur Überwachung und Berichterstellung.

Die Einrichtung eines Extranets wird so für Unternehmen zugänglicher und effizienter, wobei die Sicherheit der Daten und eine bessere Freigabeerfahrung mit Partnern gewährleistet sind.

Intranet vs Extranet:
integration für eine einzige digitale Umgebung

In der Vergangenheit wurden Intranets und Extranets als getrennte Plattformen betrachtet, die jeweils von einer spezifischen Software verwaltet wurden, die zusätzliche Kosten und Komplikationen mit sich brachte, die in der Planungsphase für die Integration nicht immer offensichtlich waren.

Heute hingegen existieren Intranet und Extranet dank einer einheitlichen Vision harmonisch in einem einzigen integrierten System innerhalb des digitalen Arbeitsplatzes von Microsoft 365 nebeneinander.

Diese Entwicklung stellt einen großen Fortschritt für die Unternehmen dar, die sich nun auf ein zentralisiertes Ökosystem stützen können, um den Kommunikationsfluss zu verwalten, der jeden Tag Akteure innerhalb und außerhalb der Organisation einbezieht.

Die neue Generation der Intranet-Software umfasst die Funktionalität des Extranets und beseitigt die Probleme, die mit der Interaktion zwischen den verschiedenen Programmen verbunden sind.

Auf ein und derselben Plattform können die zugrunde liegenden Prozesse aller Unternehmensabteilungen, vom Marketing bis zur Personalabteilung, digitalisiert und damit optimiert werden, so dass ein flexibler und umfassender digitaler Arbeitsbereich entsteht, der den individuellen Bedürfnissen Ihres Unternehmens gerecht wird.

Was ist ein Extranet-Portal und wofür wird es in Unternehmen verwendet?

Ein Extranet-Portal ist ein privates Netzwerk, in dem Personen innerhalb des Unternehmens mit externen Ressourcen in einem reservierten digitalen Arbeitsbereich kommunizieren können. Es ermöglicht die Zusammenarbeit, den Austausch von Daten, die gemeinsame Nutzung von Informationen und Dokumenten sowie die Übertragung großer Datenmengen zwischen Partnern und Organisationen außerhalb des Unternehmens.

Was ist der Unterschied zwischen einem Intranet und einem Extranet?

Das Intranet ist ein privates Netzwerk, das nur den Mitarbeitern eines Unternehmens vorbehalten ist und intern genutzt wird. Ein Extranet hingegen ermöglicht die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern des Unternehmens und externen Partnern wie Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern.

Warum sollten Intranet und Extranet in Unternehmen integriert sein?

Die Integration von Intranet und Extranet in Unternehmen ermöglicht eine nahtlose Kommunikation und Zusammenarbeit sowohl intern als auch mit externen Partnern. Dies erhöht die Effizienz der Geschäftsprozesse und stärkt die Beziehungen zu Kunden und Partnern.

Wie erstellt man ein kostenloses Extranet mit seinen Microsoft 365-Lizenzen?

Um ein kostenloses Extranet mit Ihren Microsoft 365-Lizenzen zu erstellen, können Sie SharePoint Online verwenden. Erstellen Sie eine Website-Sammlung für externe Partner und konfigurieren Sie die externe Freigabe, um die Zusammenarbeit mit Partnern zu ermöglichen. Sie können dann Benutzern den Zugriff auf das Extranet-Portal gewähren und die Sicherheit Ihrer Daten gewährleisten.

Was sind die Vorteile einer Extranet-Software in einem Unternehmen?

Extranet-Portale bieten Unternehmen signifikante Vorteile, darunter die Vereinfachung von Geschäftsabläufen, die Verbesserung der Kundenerfahrung, Datensicherheit, Integration mit Microsoft 365, betriebliche Effizienz und die Verbesserung der Unternehmensbeziehungen durch effiziente Kommunikation und Echtzeitaustausch von Informationen.