Microsoft 365 Copilot in Outlook: Anforderungen und Funktionen

Microsoft 365 Copilot in Microsoft Outlook hilft Benutzern bei der Verwaltung ihrer E-Mails.

In diesem Artikel schauen wir uns gemeinsam an, welche Version von Outlook derzeit Copilot unterstützt, was erforderlich ist, um Copilot in Outlook zu aktivieren und welche Hauptfunktionen Copilot uns bietet, um unsere Kommunikation und Produktivität bei der täglichen Nutzung unseres Postfachs zu verbessern.

Welche Outlook-Versionen enthalten Microsoft Copilot

Microsoft 365 Copilot ist derzeit in den folgenden Versionen von Outlook verfügbar:

• Outlook im Web, zugänglich mit Ihrem Browser über microsofot365.com
• Outlook-Client (für Windows und Mac), enthalten im Office 365-Paket
• Das neue Outlook (für Windows und Mac), das Sie über Ihren Outlook-Client aktivieren können, indem Sie auf den Punkt "Das neue Outlook testen" in der oberen rechten Ecke klicken

Es ist jedoch sehr wichtig, sich daran zu erinnern, dass der Outlook-Client derzeit nur sehr wenige Copilot-Funktionen unterstützt und es definitiv besser ist, auf das neue Outlook oder Outlook Web umzusteigen, um die volle Erfahrung der Verwendung von AI in Ihrem Postfach zu erhalten.

Es sollte auch beachtet werden, dass Microsoft 365 Copilot verfügbar ist für:

• Outlook-Konten für Unternehmen
• Outlook-Konten für Bildungseinrichtungen

Wenn ein Microsoft-Konto mit einem Drittanbieter wie Gmail, Yahoo oder iCloud verknüpft ist, hat es keinen Zugriff auf die Copilot-Mailfunktionen.

Wie Sie Microsoft 365 Copilot in Outlook aktivieren

Das Aktivieren von Copilot in Outlook ist ein einfacher Prozess.

Zunächst müssen Sie sicherstellen, dass Sie über eine Microsoft 365-Lizenz verfügen, die Ihnen den Zugriff auf Copilot ermöglicht. Wenn die Lizenz geeignet ist, können Sie die spezielle Lizenz für Copilot erwerben.

Wenn Sie Zweifel an der Eignung Ihrer Lizenzen haben, finden Sie unter
alle Informationen im Artikel Microsoft 365 Copilot.

Sobald Sie die erforderlichen Lizenzen erworben haben, müssen Sie sicherstellen, dass sich Ihre E-Mails in der Microsoft 365 Cloud befinden, da Copilot sonst nicht funktioniert.

Als letzten Schritt sollten Sie sicherstellen, dass Sie die Office-Anwendungen auf Ihrem PC auf die neueste Version aktualisiert haben (technisch ausgedrückt können Sie Ihren Administrator bitten, Office auf die Version "Current Channel" oder "Monthly Enterprise Channel" zu aktualisieren). Wenn Sie frühere Versionen haben, ist die Copilot-Funktionalität nicht verfügbar.

Sobald diese Voraussetzungen erfüllt sind, steht Copilot sofort in Ihren E-Mails in Outlook zur Verfügung, ohne dass Sie eine weitere Konfiguration vornehmen müssen.

Die Funktionen von Microsoft 365 Copilot in Outlook

Copilot bietet wichtige Funktionen für die Verwaltung der Kommunikation in Outlook und ermöglicht es Fachleuten und Unternehmen, viel Zeit und Mühe zu sparen. Die Benutzer können sich auf die KI verlassen, um das Schreiben ihrer E-Mails zu beschleunigen, aber nicht nur das.

Im Folgenden stellen wir Ihnen die wichtigsten Funktionen von Microsoft 365 Copilot in Outlook vor.

Entwürfe mit Copilot

Microsoft 365 Copilot gibt Ihnen die Möglichkeit, über den Befehl "Entwurf mit Copilot" eine E-Mail aus Ihrer Anfrage in Textform zu erstellen.

Um den Text zu verfassen, stützt sich Copilot auf die in der Eingabeaufforderung angegebenen Informationen und die Informationen, die der KI-Algorithmus von Microsoft in sich trägt. So ist es möglich, in kürzester Zeit eine E-Mail zu verfassen, indem man einfach etwas schreibt wie: "Schreiben Sie eine E-Mail, um die Kollegen zum nächsten Stadtrat einzuladen, der am 10. Januar 2024 stattfinden wird".

Copilot ermöglicht dann die Bearbeitung des Entwurfs nicht nur von Hand, sondern auch mit dem Befehl "Neu generieren" und einer Leiste, in der eine zweite Richtlinie (Aufforderung) angegeben werden kann, wiederum in Gesprächsform. Wenn die KI mit dem ersten Befehl einen neuen Versuch unternimmt, die Aufforderung zu erfüllen, überarbeitet sie mit dem zweiten Befehl den Entwurf entsprechend der von Ihnen gegebenen Anweisung. Ein Beispiel könnte sein: "Übersetze die E-Mail ins Englische".

Alle von Copilot erstellten Entwürfe folgen den Präferenzen des Benutzers in Bezug auf:

• Textlänge
• Tonfall

Sie können festlegen, ob Sie kürzere, mittlere oder längere Entwürfe haben möchten und ob Ihre Entwürfe einen direkten, neutralen, informellen, formellen oder sogar "poetischen" Ton haben sollen. Diese Optionen können Sie auswählen, bevor Sie Ihre Eingabeaufforderung an Copilot senden, indem Sie auf das Symbol mit den zwei horizontalen Linien klicken. Sie bleiben dann für alle zukünftigen Entwürfe oder Antworten gültig.

Einziger Schwachpunkt dieser Funktionalität: Der Outlook-Kalender und andere Unternehmensdaten wie Dokumente, Präsentationen usw. sind (noch) nicht integriert.

Es ist daher nicht möglich, eine E-Mail zu erstellen, die Informationen über die Verfügbarkeit des Benutzers, seine Verpflichtungen und geplanten Besprechungen enthält, noch ist es möglich, E-Mails mit Informationen aus Ihren Arbeitsdateien zu erstellen. Wir glauben jedoch, dass Microsoft dieses Problem bald lösen wird.

Copilot Coaching

Mit der Funktion "Coaching" kann Copilot Ratschläge zur Verbesserung des E-Mail-Schreibens geben.

Der Benutzer kann die KI bitten, den Text auf folgende Punkte hin zu analysieren:

• Tonfall der Stimme
• Leserstimmung
• Klarheit

Man kann dann Vorschläge erhalten, wie man die E-Mail weniger aggressiv klingen lassen kann oder welche Details man hinzufügen sollte, um Missverständnisse zu vermeiden und die eigenen Erwartungen klarzustellen.

Eine wirklich nützliche Information ist dann das Kapitel über die Lesererwartung, in dem Copilot Ihnen sagt, wie Sie die Stimmung verbessern können, die der Empfänger Ihrer E-Mail wahrscheinlich haben wird, nachdem er sie gelesen hat.

Copilot's Zusammenfassung von Konversationen

Die E-Mail-Zusammenfassung ist vielleicht die beste Funktion von Copilot in Outlook. Es handelt sich um eine Zusammenfassung der E-Mails, die der Benutzer ausgetauscht und empfangen hat, wobei die wichtigsten Punkte hervorgehoben werden:

• Die wichtigsten Punkte der Konversation
• Die Fragen, die noch nicht beantwortet wurden
• Die Aktionen, die erforderlich sind, um die Anfragen der Absender zu erfüllen

Copilot ist in der Lage, nicht nur den Inhalt einer einzelnen E-Mail zusammenzufassen, sondern auch den eines Threads oder von separaten E-Mails, die denselben Empfänger und denselben Betreff haben.

Copilot's schnelle Antworten

Microsoft 365 Copilot schlägt vor, eine Antwort-E-Mail zu erstellen.

Der Benutzer kann dann auf "Antworten" klicken, um sofort die KI-Eingabeaufforderungen zu sehen, die auf den Informationen in der empfangenen E-Mail basieren. Interessanterweise hat jeder der von Copilot vorgeschlagenen Prompts einen sehr hohen Prozentsatz, der für Ihre Antwort verwendet wird.

Das ist wirklich unglaublich. Auf diese Weise können Sie einem Kollegen mit zwei Klicks auf eine Zahl antworten, was in unserem Alltag eine wirklich bemerkenswerte Zeitersparnis bedeutet.

Wenn Sie hingegen Copilot bitten möchten, eine Antwort auf der Grundlage Ihrer eigenen, individuellen Richtlinie (Prompt) zu erstellen, können Sie auf die Option "Benutzerdefiniert" klicken und den Text Ihrer Wahl eingeben.

Die Einstellungen für den Ton und die Länge, die Sie über die Funktion "Copilot-Entwurf" festgelegt haben, werden auch für diese generierten Antworten verwendet.

Abschließend finden Sie hier eine zusammenfassende Tabelle mit den Funktionen von Microsoft 365 Copilot für die Verwaltung von E-Mails in Microsoft Outlook:

FAQ zu Microsoft 365 Copilot in Outlook

Welche Versionen von Outlook enthalten Microsoft 365 Copilot?

Microsoft 365 Copilot ist derzeit verfügbar auf Outlook Web, im Outlook-Client in Office 365 (aber mit eingeschränkten Funktionen) und im neuen Outlook, sowohl für PC als auch für Mac. Es ist auch für Unternehmens-Outlook-Konten und für den Bildungsbereich verfügbar.

Wie aktiviere ich Microsoft 365 Copilot in Outlook?

Um Copilot in Outlook zu aktivieren, müssen Sie sicherstellen, dass Sie über eine Microsoft 365-Lizenz verfügen, die den Zugriff auf Copilot ermöglicht. Anschließend können Sie die spezifische Lizenz für Copilot erwerben. Sobald Sie die erforderlichen Lizenzen erhalten haben, müssen Sie Ihr Postfach auf Microsoft 365 installieren oder migrieren (falls noch nicht geschehen), da dies derzeit der einzige Weg ist, um auf die Funktionen von Microsoft 365 Copilot für E-Mails zuzugreifen. Es ist auch wichtig, dass Office aktualisiert ist.

Welche Funktionen hat Microsoft 365 Copilot in Outlook?

Die Hauptfunktionen von Microsoft 365 Copilot in Outlook umfassen das Erstellen von E-Mail-Entwürfen, das Coaching zur Verbesserung der Qualität des Inhalts Ihrer E-Mails, die Zusammenfassung von Unterhaltungen und die Generierung von schnellen Antworten auf Ihre E-Mail-Nachrichten.

Wie erhalte ich Unterstützung für die Einführung von Microsoft 365 Copilot im Unternehmen?

Sie können Unterstützung für die Einführung von Copilot erhalten, indem Sie intranet.ai kontaktieren. Wir bieten maßgeschneiderte Dienstleistungen für die Migration von Daten in die Microsoft-Cloud, die Bewertung von Sicherheit und Berechtigungen, die Schulung von Benutzern für die tägliche Nutzung von Copilot und die Entwicklung von Erweiterungen zur Verbesserung der Funktionen des Tools. Sie können auch unserer Praxisgemeinschaft beitreten und alle Fragen stellen, die Sie zur Nutzung von Copilot im Unternehmen haben.