Microsoft 365 Copilot in Outlook: Anforderungen und Funktionen

Microsoft Copilot in Outlook: eine kurze Einführung

Microsoft 365 Copilot in Outlook wird 2024 eingeführt und stellt einen Durchbruch bei der Nutzung künstlicher Intelligenz dar, um die Verwaltung der beruflichen Kommunikation und insbesondere die Kommunikation per E-Mail zu optimieren.

Integriert in die Microsoft 365 Suite, konzentriert sich Copilot in Outlook auf die Vereinfachung der täglichen Verwaltung von E-Mails, die von Kollegen, Partnern, externen Mitarbeitern und Kunden eingehen. Im letzteren Fall spiegelt sich der Wert der KI in der Erweiterung von Copilot for Sales wider, die in der Lage ist, die in Outlook-E-Mails enthaltenen Informationen zur Unterstützung der Geschäftsaktivitäten eines Unternehmens zu nutzen.

Die Versprechungen sind ehrgeizig: Der Posteingang soll in ein proaktives Werkzeug verwandelt werden, das den Benutzer bei der Erstellung kontextbezogener Antworten, der Synthese komplexer Themen und der Ermittlung von Prioritäten unterstützt. Für die Unternehmen bedeutet dies eine erhebliche Verringerung des Zeitaufwands für sich wiederholende Aufgaben, so dass sich die Fachleute auf strategischere Tätigkeiten statt auf operative Details konzentrieren können.

Studien, die mit frühen Anwendern von Copilot in Outlook durchgeführt wurden, zeigen, dass die Ambitionen des Produkts keineswegs unrealistisch sind.

Zu den interessantesten Daten gehören eine Reduzierung des Zeitaufwands für die Bearbeitung von E-Mails um bis zu 30 Prozent und eine Verbesserung der Pünktlichkeit der Antworten um 20 Prozent dank der KI-Vorschläge.

Aber das ist noch nicht alles. Ein entscheidender Faktor, der zu diesen Ergebnissen geführt hat, ist auch die Integration von Copilot in Outlook mit Tools wie Teams und Planner, die die Zusammenarbeit verbessert und E-Mails in konkrete Aktionen für das Projektmanagement im Unternehmen umwandelt.

Sehen wir uns also an, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen und welche Schritte erforderlich sind, um auf die E-Mail-Funktionen von Copilot in Outlook zugreifen zu können.

Integration von Microsoft 365 Copilot in Outlook

Wie man auf Copilot in Outlook zugreift: Versionen und Lizenzen

Copilot ist für verschiedene Versionen von Outlook verfügbar und wurde entwickelt, um die E-Mail-Verwaltung durch die Integration von künstlicher Intelligenz zu optimieren.

Zu den kompatiblen Versionen gehören:

• Outlook im Web: Zugriff über einen Browser unter outlook.com.
  
  
• Outlook für Windows und Mac: in den wichtigsten Microsoft 365-Plänen enthalten, aber mit eingeschränkter Copilot-Funktionalität im Vergleich zu neueren Versionen.
  
  
• Neues Outlook für Windows: kann über die Option "Testen Sie das neue Outlook" aktiviert werden, die oben rechts in der Desktop-Anwendung zu finden ist.
  
  

Um die künstliche Intelligenz in diesen Outlook-Versionen zu nutzen, müssen Sie jedoch sicherstellen, dass Sie über die entsprechenden Lizenzen verfügen:

• Microsoft 365 Enterprise (E3 und E5): umfasst alle kompatiblen Versionen von Outlook, einschließlich der Desktop-Versionen für Windows und Mac und Outlook im Web. Für jeden Benutzer, der Zugriff auf die KI-Funktionen haben soll, ist jedoch der Erwerb einer zusätzlichen Lizenz erforderlich.
  
  

• Microsoft 365 Business Standard und Premium: Auch für diese Pläne, die Zugang zu denselben Outlook-Versionen bieten, ist der Erwerb einer speziellen Lizenz für Copilot obligatorisch.
  
  

• Microsoft 365 Education (A3 und A5): Bildungseinrichtungen mit diesen Lizenzen können auf kompatible Versionen von Outlook zugreifen, aber auch hier muss die zusätzliche Lizenz für Copilot erworben werden.
  
  

Ein weiterer wichtiger Hinweis: Copilot ist nur mit Unternehmens- oder Bildungskonten zugänglich, die mit Microsoft 365 verbunden sind. Persönliche Konten oder Konten, die mit Drittanbietern wie Gmail, Yahoo oder iCloud verbunden sind, können nicht auf die auf künstlicher Intelligenz basierenden Funktionen zugreifen, die von Microsoft entwickelt wurden.

So aktivieren Sie Microsoft 365 Copilot in Outlook

Die Aktivierung von Microsoft 365 Copilot in Outlook ist ein einfacher Prozess, der nur wenige Schritte erfordert, um sicherzustellen, dass er ordnungsgemäß funktioniert.

Wie bereits erwähnt, muss jeder Benutzer überprüfen, ob er über eine mit Copilot kompatible Microsoft 365-Lizenz verfügt. Wir möchten Sie daran erinnern, dass die Funktionalitäten von Copilot den Mitarbeitern eines Unternehmens über die Microsoft 365-Abonnements E3, E5, Business Standard und Business Premium zur Verfügung stehen, wobei zusätzlich eine persönliche Microsoft 365 Copilot-Lizenz erworben werden muss. Letztere muss separat erworben und dann mit den Konten verknüpft werden, die Copilot nutzen sollen.

Außerdem ist es wichtig, dass E-Mails in der Microsoft 365-Cloud gehostet werden, da Copilot die Integration mit Cloud-Diensten nutzt, um die Nutzer bei ihren Aktivitäten auf der Grundlage von Daten im digitalen Arbeitsplatz des Unternehmens zu unterstützen.

Eine letzte Anforderung betrifft die Aktualisierung der Office-Anwendungen, die jetzt in der Microsoft 365-Umgebung enthalten sind und Outlook einschließen. In diesem Zusammenhang empfehlen wir, Office so zu konfigurieren, dass Updates über den Current Channel oder den Monthly Enterprise Channel bezogen werden, die Zugang zu den neuesten Copilot-Funktionen in den Anwendungen der Suite bieten.

Sobald diese Voraussetzungen erfüllt sind, wird Copilot automatisch in Ihrem Outlook aktiviert.

Wenn er nicht verfügbar ist, sollten Sie die Einstellungen für die Verbindungserfahrung in Ihren Outlook-Optionen überprüfen. Es kann in der Tat notwendig sein, die Optionen "Content Analysing Experiences" und "All Connected Experiences" zu aktivieren, um den Zugriff auf Copilot zu ermöglichen.

Microsoft Copilot in Outlook: Was sind die Einschränkungen?

Wie alle neuen Technologien hat auch die künstliche Intelligenz in Outlook einige technische Einschränkungen, die in einem frühen Stadium der Veröffentlichung unvermeidlich sind.

Diese Einschränkungen schmälern jedoch nicht den Wert der betreffenden Technologie, sondern bieten wertvolle Erkenntnisse darüber, wie man die Bedürfnisse der Endnutzer besser verstehen und erfüllen kann, indem man Lösungen wie Microsoft 365 Copilot entsprechend dem erhaltenen Feedback gestaltet.

Microsoft ist sich dieser Herausforderungen bewusst und hat bereits angekündigt, sie anzugehen, indem es verspricht, die Benutzererfahrung durch regelmäßige Updates und eine breitere Unterstützung in Bezug auf Kompatibilität und Funktionalität zu optimieren.

Im Folgenden gehen wir auf die wichtigsten technischen Einschränkungen von Copilot in Outlook ein und erläutern anhand von konkreten Beispielen, wie Microsoft diese zu überwinden gedenkt.

Auch wenn die genannten Einschränkungen für die meisten Unternehmen nur von untergeordneter Bedeutung sein dürften, könnten sie für einige Organisationen dennoch nützlich sein, um die Investition in diese neue Technologie besser einschätzen zu können.

Anforderungen für Office-App-Updates

Damit Copilot optimal funktioniert, müssen die Office-Anwendungen über den Current Channel oder den Monthly Enterprise Channel aktualisiert werden. Veraltete Versionen oder solche, die zum halbjährlichen oder früheren Channel gehören, unterstützen nicht die neuen Funktionen, die Microsoft in naher Zukunft veröffentlichen wird.

Daher kann es vorkommen, dass ein Unternehmen, das den Semi-Annual Channel nutzt, um die Auswirkungen von Updates zu minimieren, Copilot nicht zur Verfügung hat, selbst wenn es in den Erwerb einer gültigen Lizenz investiert hat. Microsoft hat angekündigt, bis Ende 2025 die Kompatibilität mit weniger häufigen Update-Kanälen zu verbessern, wobei der Fokus auf dem Zugang zu neuen Funktionen liegen wird.

Sprachliche Einschränkungen

Derzeit unterstützt Copilot über 20 Sprachen, darunter Englisch, Spanisch, Französisch, Italienisch und Deutsch. Einige Funktionen können jedoch für weniger verbreitete Sprachen wie Ungarisch, Thailändisch oder Hebräisch ungenauer sein oder sogar nicht zur Verfügung stehen.

Ein Beispiel: Ein Nutzer, der eine E-Mail auf Thailändisch verfassen muss, könnte von der KI generische oder schlecht formulierte Vorschläge erhalten, da das semantische Verständnis dieser Sprache begrenzt ist. Microsoft bestätigte, dass es bereits an der Erweiterung der Sprachfähigkeiten von Copilot arbeitet und dabei Sprachen in Schwellenländern Priorität einräumt.

Microsoft 365 Cloud-Abhängigkeit

Copilot arbeitet ausschließlich mit Konten, die in der Microsoft 365-Cloud gehostet werden.

Konten von Drittanbietern wie Gmail, Yahoo oder iCloud können also nicht auf Copilot zugreifen, und auch für Unternehmen, die noch nicht von einer On-Premise- zu einer Cloud- oder Hybrid-Infrastruktur migriert haben, bleibt die Funktionalität unzugänglich.

Datensicherheit: keine Einschränkung mehr mit Copilot

Ein wichtiger Aspekt bei der Einführung von KI-basierten Technologien ist die sichere und gesetzeskonforme Verwaltung gemeinsamer Daten. Viele Unternehmen neigen dazu, den Garantien, die neue KI-Technologien in diesem Bereich bieten, zu misstrauen und sie zu hinterfragen.

Microsoft ist sich der Herausforderungen des Datenschutzes und des Schutzes sensibler Informationen bewusst und hat Copilot nach den Grundsätzen der verantwortungsvollen KI in sein Cloud-Ökosystem integriert und die fortschrittlichen Sicherheitsmaßnahmen von Microsoft 365 auf seine Funktionen ausgeweitet.

Alle von Copilot verwendeten Daten werden in Übereinstimmung mit den wichtigsten internationalen Vorschriften verarbeitet, einschließlich der GDPR für Europa und anderer lokaler Vorschriften, die in den verschiedenen Märkten, in denen Copilot verfügbar ist, gelten.

Darüber hinaus stellt Microsoft sicher, dass die Daten unter der vollen Kontrolle des Unternehmens bleiben und nicht zu kommerziellen oder Werbezwecken an Dritte weitergegeben werden.

Die von Copilot verarbeiteten Daten werden sowohl bei der Übertragung als auch bei der Speicherung verschlüsselt. Es handelt sich also um einen Ansatz, der sicherstellt, dass die per E-Mail ausgetauschten Informationen vor unberechtigtem Zugriff geschützt sind. Die Integration in die Sicherheitsrichtlinien von Microsoft 365 ermöglicht es den IT-Administratoren, die Zugriffsrechte je nach den Bedürfnissen des Unternehmens anzupassen.

Microsofts Engagement jetzt und in Zukunft stellt sicher, dass die Einführung von Copilot nicht nur eine technologische Innovation ist, sondern auch eine bewusste Entscheidung, die auf den höchsten Standards des Datenschutzes basiert.

Microsoft Copilot in Outlook: Was sind die Hauptfunktionen?

Microsoft 365 Copilot bietet wichtige Funktionen für die Verwaltung des Kommunikationsflusses in Outlook und ermöglicht es Fachleuten und Unternehmen, beim Lesen, Organisieren und Erstellen ihrer E-Mails viel Zeit zu sparen.

Werfen wir einen detaillierten Blick auf die Funktionalitäten, die Microsofts künstliche Intelligenz für unseren Posteingang bereitstellt.

E-Mail schreiben

Microsoft 365 Copilot ermöglicht es, mit dem Befehl "Entwurf mit Copilot" eine E-Mail aus einer Anfrage in Textform zu erstellen.

Um den Text zu verfassen, stützt sich Copilot auf die in der Eingabeaufforderung enthaltenen Informationen und die Informationen, die der KI-Algorithmus von Microsoft in sich trägt. So ist es möglich, in kürzester Zeit eine E-Mail zu erstellen, indem man einfach eine Aufforderung schreibt, wie z. B.: "Schreiben Sie eine E-Mail, um Ihre Kollegen zum nächsten Treffen am 10. Januar einzuladen".

Copilot erlaubt es dann, den Entwurf nicht nur manuell zu bearbeiten, sondern auch mit dem Befehl "Neu generieren" und über eine Leiste, in der eine zweite Anfrage, wiederum in Gesprächsform, angegeben werden kann.

Wenn die KI mit dem ersten Befehl einen neuen Versuch unternimmt, die Aufforderung zu erfüllen, überarbeitet sie mit dem zweiten Befehl den Entwurf entsprechend der gegebenen Anweisung. Zum Beispiel: "Übersetze die E-Mail ins Englische".

Alle von Copilot erstellten Entwürfe folgen den Präferenzen des Benutzers in Bezug auf:

• Textlänge
• Tonfall

Auf diese Weise kann der Benutzer festlegen, ob er kürzere, mittlere oder längere Entwürfe erhalten möchte oder ob die erstellten Entwürfe einen direkten, neutralen, informellen, formellen oder sogar "poetischen" Tonfall verwenden sollen. Diese Optionen können vor dem Senden der Eingabeaufforderung an Copilot konfiguriert werden und bleiben für alle nachfolgenden Entwürfe und Antworten gültig.

Einziger Schwachpunkt dieser Funktionalität: Der Outlook-Kalender und andere Unternehmensdaten wie Dokumente und Präsentationen sind (noch) nicht vollständig integriert.

Coaching

Mit dem Befehl "Coaching by Copilot" ist es möglich, Ratschläge zu erhalten, wie man das Schreiben seiner E-Mails verbessern kann. Der Nutzer kann nämlich die künstliche Intelligenz bitten, den Text zu analysieren und ihn nach folgenden Kriterien zu bewerten

• Tonfall
• Gefühl des Lesers
• Klarheit

Es können Vorschläge gemacht werden, wie man die Nachricht weniger aggressiv klingen lassen kann oder welche Details hinzugefügt werden sollten, um Missverständnisse zu vermeiden.

Wirklich nützlich ist die Bewertung der Stimmung, da Copilot in der Lage ist, Erkenntnisse darüber zu liefern, wie der Text der E-Mail verbessert werden kann, um die Beziehung zum Empfänger zu stärken.

Konversationszusammenfassung

Die E-Mail-Zusammenfassung ist vielleicht die beste Funktion von Copilot in Outlook. Es handelt sich um eine Zusammenfassung der E-Mails , die der Benutzer ausgetauscht und empfangen hat, wobei die wichtigsten Punkte hervorgehoben werden:

• Die wichtigsten Punkte der Konversation
• Die Fragen, die noch nicht beantwortet wurden
• Die Aktionen, die erforderlich sind, um die Anfragen der Absender zu erfüllen

Copilot ist in der Lage, nicht nur den Inhalt einer einzelnen E-Mail zusammenzufassen, sondern auch den eines Threads oder von separaten Konversationen, die denselben Empfänger oder dasselbe Thema haben.

Schnelle Antworten

Microsoft 365 Copilot macht Vorschläge, um eine Antwort auf eine bestimmte E-Mail zu erstellen. Klicken Sie einfach auf "Antworten", um sofort die Vorschläge der KI zu sehen, die auf den Informationen in der empfangenen Nachricht basieren.

Wenn Sie Copilot hingegen bitten möchten, eine Antwort auf der Grundlage einer benutzerdefinierten Richtlinie (Aufforderung) zu erstellen, steht Ihnen die Option "Benutzerdefiniert" zur Verfügung. Es ist wichtig zu betonen, dassdie Einstellungen für Ton und Länge, die der Benutzer über die Funktion "Entwurf mit Copilot" festgelegt hat, auch für diese Antworten verwendet werden.

Dies war die letzte Funktion, die wir vorstellen wollten. Wir schließen daher mit der folgenden Tabelle ab, um einen kurzen Überblick über die Funktionen zu geben, die Microsoft 365 Copilot für die Verwaltung von E-Mails in Outlook bietet.

Welche Versionen von Outlook enthalten Microsoft 365 Copilot?

Microsoft 365 Copilot ist derzeit verfügbar auf Outlook Web, im Outlook-Client in Office 365 (aber mit eingeschränkten Funktionen) und im neuen Outlook, sowohl für PC als auch für Mac. Es ist auch für Unternehmens-Outlook-Konten und für den Bildungsbereich verfügbar.

Wie aktiviere ich Microsoft 365 Copilot in Outlook?

Um Copilot in Outlook zu aktivieren, müssen Sie sicherstellen, dass Sie über eine Microsoft 365-Lizenz verfügen, die den Zugriff auf Copilot ermöglicht. Anschließend können Sie die spezifische Lizenz für Copilot erwerben. Sobald Sie die erforderlichen Lizenzen erhalten haben, müssen Sie Ihr Postfach auf Microsoft 365 installieren oder migrieren (falls noch nicht geschehen), da dies derzeit der einzige Weg ist, um auf die Funktionen von Microsoft 365 Copilot für E-Mails zuzugreifen. Es ist auch wichtig, dass Office aktualisiert ist.

Welche Funktionen hat Microsoft 365 Copilot in Outlook?

Die Hauptfunktionen von Microsoft 365 Copilot in Outlook umfassen das Erstellen von E-Mail-Entwürfen, das Coaching zur Verbesserung der Qualität des Inhalts Ihrer E-Mails, die Zusammenfassung von Unterhaltungen und die Generierung von schnellen Antworten auf Ihre E-Mail-Nachrichten.

Wie erhalte ich Unterstützung für die Einführung von Microsoft 365 Copilot?

Sie können Unterstützung für die Einführung von Copilot erhalten, indem Sie intranet.ai kontaktieren. Wir bieten maßgeschneiderte Dienstleistungen für die Migration von Daten in die Microsoft-Cloud, die Bewertung von Sicherheit und Berechtigungen, die Schulung von Benutzern für die tägliche Nutzung von Copilot und die Entwicklung von Erweiterungen zur Verbesserung der Funktionen des Tools. Sie können auch unserer Praxisgemeinschaft beitreten und alle Fragen stellen, die Sie zur Nutzung von Copilot im Unternehmen haben.