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Microsoft Teams App: Was es ist und wie Sie es nutzen können, um Ihre Firmenteams zu stärken 

Microsoft Teams ist der Inbegriff der App für intelligentes Arbeiten. 

Hier finden Sie alles, was Sie wissen müssen: von den Funktionen bis hin zu den neuesten Nachrichten. 

Sind Sie bereit, ein Profi für digitale Zusammenarbeit zu werden? 


Was ist die Microsoft Teams App?

Microsoft Teams ist mittlerweile als die ultimative App für die Zusammenarbeit auf dem Desktop, im Web und auf dem Handy bekannt. 

Ihr Bekanntheitsgrad ist in den letzten Jahren, in denen sich die Remote-Arbeit stark beschleunigt und ausgeweitet hat, explodiert. 

Aber warum genau hat sich Teams unter all den Collaboration-Tools auf dem Markt einen Namen gemacht? 

Die Antwort liegt in den zahlreichen Funktionen und der tiefen Integration in das Microsoft Arbeitssystem.  

In diesem Artikel werden wir uns mit ersterem befassen, während wir die Integration mit der Microsoft 365 Suite von Tools für uns behalten. 

Wenn wir also über die Funktionalität sprechen, sollten wir eine kleine Vorbemerkung machen. 

Die Stärke der Teams-App sind ihre Gruppen.  

Die Plattform ermöglicht es Ihnen nämlich, agile Arbeitsteams zu bilden, um Projekte und Aufgaben in einem einzigen digitalen Raum zu verwalten, in dem Sie: 

  • sich in Einzel- oder Gruppenchats unterhalten können; 
  • Inhalte aus der gesamten Microsoft Arbeitsumgebung gemeinsam nutzen können; 
  • den Zugriff auf Inhalte mit entsprechenden Berechtigungen verwalten; 
  • durch Push-Benachrichtigungen und Verlaufsdaten über Aktivitäten auf dem Laufenden bleiben; 
  • an Meetings mit Audio- und Videoanrufen teilnehmen;  
  • Live-Events und Webinare organisieren, privat oder offen; 
  • usw. 

Aus all dem lässt sich vielleicht schon erahnen, welche Vorteile dieses Tool bietet, sei es bei der Verwaltung einzelner Projekte oder bei der Durchführung von Kommunikationsaktivitäten mit einem breiten Unternehmenspublikum. 

Werfen wir also einen detaillierten Blick auf die Funktionen der Microsoft Teams App und die Möglichkeiten der Zusammenarbeit, die sie ihren Teams eröffnet. 

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Was sind die wichtigsten Funktionen von Microsoft Teams App?

Nachdem wir die Teams-App in der Microsoft 365-Suite kurz vorgestellt haben, können wir ihre wichtigsten Funktionen erkunden.  

Wir werden insbesondere Folgendes besprechen: 

Außerdem besprechen wir die grundlegenden Einstellungen der Benutzeroberfläche und die neuesten Nachrichten aus dem Teams-Universum. 

Und nun lassen Sie uns loslegen! 

Aktivitäten-Feed

Den Aktivitäts-Feed erreichen Sie, indem Sie auf das Glockensymbol in der linken Seitenleiste klicken. 

Darin sehen Sie alle Neuigkeiten nicht nur aus Ihren Teams-Gruppen, sondern auch aus den in die Plattform integrierten Anwendungen und Websites (z.B. dem Intranet). 

Insbesondere können Sie finden: 

  • Reaktionen auf eine Ihrer Nachrichten;  
  • eine Liste von Gruppenaktivitäten;  
  • eine Aktivität, die Ihnen zugewiesen wurde;  
  • eine Einladung zu einem Treffen;  
  • Ihre Erwähnung in einer Nachricht;  
  • eine Veranstaltung, die im Intranet veröffentlicht wurde;  
  • usw. 

Wenn Sie auf einzelne Nachrichten klicken, gelangen Sie direkt zu den gemeldeten Inhalten, ohne den Navigationsbereich zu wechseln.  

Außerdem können Sie entscheiden, ob Sie allgemeine Inhalte oder solche, die sich auf Ihre persönlichen Aktivitäten beziehen, anzeigen lassen möchten. So verschwenden Sie keine wertvollen Minuten mit dem Durchblättern der langen Liste von Nachrichten, die Sie täglich erhalten. 

Um Zeit zu sparen, können Sie die Nachrichten auch über die Suchleiste filtern.

 

 

 

 

Privater und Gruppen-Chat

Der Chat ist wahrscheinlich eine der meistgenutzten und beliebtesten Funktionen von Teams. 

Sie erreichen sie, indem Sie auf das zweite Symbol in der linken Seitenleiste klicken (unter dem Symbol für den Aktivitäts-Feed, um genau zu sein). 

In diesem Bereich können Sie nach Personen in Ihrem Unternehmen suchen, mit denen Sie privat chatten können. 

Mit "Chatten" meinen wir nicht nur die Unterhaltung per Nachricht, sondern auch: 

  • die gemeinsame Nutzung von Dateien und Dokumenten, um gemeinsam daran zu arbeiten;  
  • Audio- oder Videoanrufe starten;  
  • die Person, mit der Sie sprechen, besser kennenlernen, indem Sie ihre Benutzerkarte lesen (z.B. um ihre Position im Organigramm des Unternehmens zu erfahren). 

 

 

 

 

 

 

Aber auch der einfache Austausch von Nachrichten birgt Überraschungen.  

Mit Teams haben Sie nämlich immer den Verlauf Ihrer Unterhaltungen zur Hand. Selbst nachdem Sie die Plattform geschlossen und wieder geöffnet haben, können Sie immer alle mit Ihren Kollegen und Mitarbeitern ausgetauschten Nachrichten einsehen. 

Dies gilt auch für gemeinsam genutzte Dateien, die im privaten Chat-Archiv gesammelt werden. 

Um zu letzterem zurückzukehren, können Sie beschließen, neue Benutzer zum Start eines Gruppenchats einzuladen.  

Klicken Sie dazu einfach auf das Symbol in der oberen rechten Ecke, geben Sie die Teilnehmer an, die Sie zu dem Gespräch hinzufügen möchten, und warten Sie ein paar Sekunden. 

Es wird dann ein neuer Gruppenchat erstellt, unabhängig vom ursprünglichen privaten Chat.  

Machen Sie sich also keine Sorgen: Die Nachrichten, die Sie privat ausgetauscht haben, werden von den neuen Mitgliedern der Konversation nicht gesehen. 



 

 

 

 

 

Zur Verwaltung von Gruppenunterhaltungen bietet Teams Erwähnungen.  

Diese werden verwendet, um eine Benachrichtigung an Empfänger zu senden, von denen Sie eine Antwort wünschen. Um sie zu erstellen, geben Sie einfach das "@"-Symbol gefolgt von dem Namen des Gruppenmitglieds ein, an dem Sie interessiert sind.   

Kleiner Trick: Sobald Sie den Namen für die Erwähnung ausgewählt haben, können Sie ihn anpassen. Zum Beispiel, indem Sie den Nachnamen löschen, um Ihren Ton weniger förmlich und kalt zu gestalten.  

Schließlich können Sie in der oberen Befehlsleiste neue Registerkarten oder Schnellzugriffe auf Dokumente oder Anwendungen einrichten. 

Klicken Sie dazu auf das "+" und wählen Sie Apps aus der Liste, die sich daraufhin öffnet.  

Auf diese Weise können Sie Ihre Chats und damit auch die Arbeit der Gesprächsteilnehmer individuell gestalten. 

 

 

 

 

Work groups

Hier befindet sich das Herzstück von Microsoft Teams.  

Eine Gruppe ist ein Arbeitsbereich für Unternehmensteams, der viele der Funktionen von Gruppenchats (wie im vorherigen Kapitel beschrieben) aufweist. 

Eine einzigartige Eigenschaft von Arbeitsgruppen ist jedoch, dass sie in Kanäle unterteilt werden können, d.h. in kleinere Arbeitsbereiche, in denen nur bestimmte Mitglieder des Gesamtteams zusammenkommen. 

Dadurch wird es einfacher, die Arbeit ganzer Abteilungen für einzelne Projekte zu organisieren. 

Wenn Sie unten links auf "Team erstellen oder beitreten" klicken, öffnet sich ein Bildschirm, in dem Sie ein neues Team erstellen oder einem bestehenden Team beitreten können. 

Für letzteres geben Sie einfach den Team-Zugangscode in das Feld rechts ein. Um eine neue Gruppe zu erstellen, müssen Sie das Feld auf der linken Seite auswählen. 



An dieser Stelle können Sie wählen, ob Sie Ihre Gruppe von Grund auf oder mit den Vorlagen der Plattform erstellen möchten. 

Die Vorlagen werden nach Art der Aktivität unterschieden, zum Beispiel: 

  • Onboarding.  
  • Helpdesk-Organisation.  
  • Projektverwaltung.  
  • Etc.  

Das heißt, wenn Sie eine dieser Vorlagen auswählen, ist die Befehlsleiste bereits mit den wichtigsten Apps für diese Art von Aufgabe konfiguriert. 

Darüber hinaus können Sie eine Teams-Gruppe aus einer bestehenden Office 365-Gruppe erstellen. 

Klicken Sie dazu auf das Kästchen neben der leeren Vorlage. 

 

 

 

Betrachten wir nun den Fall, dass Sie ein Team mit der leeren Vorlage erstellen möchten. 

Die erste Entscheidung, die Sie treffen müssen, ist, ob Sie die Gruppe als: 

  • Privat = nur Personen, die zum Team gehören, können auf die Gruppe zugreifen und sie in der Teams-Suche anzeigen. 
  • Öffentlich = alle Personen im Unternehmen können auf die Gruppe zugreifen und sie anzeigen. 
  • Orgaweit* = alle Personen im Unternehmen werden automatisch zur Gruppe hinzugefügt. 

*Diese Option ist nur für Administratoren und Admins verfügbar. 

Wählen Sie die Option Privat. 

Sie können nun den Namen und die Beschreibung der Gruppe eingeben sowie Teilnehmer hinzufügen (die die Gruppeneinladung in Form einer Benachrichtigung in ihrem Aktivitäten-Feed erhalten).  

Außerdem können Sie entscheiden, ob Sie die Teilnehmer als reine Mitglieder einladen oder ihnen den Titel eines Gruppenbesitzers zuweisen möchten. 

Mehrere Eigentümer zu haben, kann sich als nützlich erweisen, wenn Sie ziemlich große Teams oder solche, die über mehrere Kanäle verteilt sind, verwalten. 


Once these basic characteristics have been defined, the main screen of the new group will open.

Here, all members can access the work and collaboration features with the following tabs on the command bar:

  • Posts

This section brings together the group's choral conversation.

The dynamic is not much different from that of a regular group chat on Teams.

However, one treat involves mentions.

Within a Teams chat, you can in fact mention the group to send a notification to all members at the same time.

To do so, type "@" followed by the team name.

  • Files.

This section stores all the content shared in the group.

This is useful not only to provide the team with an uncluttered archive, but also to help newcomers document past phases of the current project.

But Teams does not just keep all the files.

In fact, its history extends all the way back to the changes.

What does this mean?

It means that all members can access all versions of a file, so they can make comparisons or restore the document prior to an unsuccessful change

Speaking of documents, with Teams you can start conversations within them too!

To do so, simply click on "Conversation" within the file and write a message.

  • Wiki

This section collects pages of notes for the group

For example, you can enter a summary of a meeting not attended by all team members or keep content (textual and non-textual) handy.

In addition to these basic features, you can always insert a new app, an external site, an Excel file, PowerBI reporting, and more into the command bar.

Just click on the "+" in the command bar and select the quick access you need.

You will notice that compared to private or group chat, the list of apps to integrate into a team will be much richer.

 

Calendar

The Teams calendar is the area dedicated to personal appointments.

You could call it your digital agenda.

To enter it, click on the last icon in the sidebar on the left (under the Teams icon, to be precise).

The main feature of this calendar is its integration with Outlook, thanks to which every meeting set via e-mail is automatically added to the agenda.

Conversely, every meeting created by the calendar is notified to the invitees by e-mail.

Unlike Outlook, however, in the Teams calendar you can organize not only meetings, but also live events and webinars.

In addition, with "Meet now" you can instantly open virtual rooms to have quick meetings with colleagues and co-workers from your team or from outside.

 

 

Phone

In addition to regular audio and video calls from desktop and mobile, Teams allows you to integrate calls into physical devices.

You can access this feature from the three dots in the left sidebar, but remember that you can only use it with specific Microsoft 365 licenses.

By accessing the Teams phone, you will have at your disposal:

  • Speed dial.
  • Address book.
  • Call history.
  • Voicemail.

In addition, you can:

  • Use an automated attendant to handle and route calls.
  • Create a waiting room for incoming calls, to which you could add an automatic greeting message and background music.
  • Put a call in progress on hold, for which a retrieval code is generated to be used later to resume the conversation or pass it on to a colleague.

 

 

 

 

 

Integrated applications

We have seen how you can add an app to the command bar of a chat or workgroup.

Beyond that, you can view the full list of apps to integrate by clicking on the "Apps" icon at the bottom left.

You can then choose from apps from the Microsoft Store, third-party apps, and even apps developed by you to get to an even deeper level of customization.

To conclude, we would like to suggest some of our favorite apps to strengthen interaction in your teams and virtual meetings:

  • Forms

With this app, you can create forms and questionnaires to collect ideas, feedback and comments from your users.

To be posted in a chat or shared during a meeting, each form allows all participants to voice their opinions and quickly contribute to the ongoing conversation.

In addition, you can use Forms to display and share your survey results with simple, intuitive charts.

  • Praise

This app provides you with a colorful set of badges to give to your team members.

From creativity to courage to leadership and goodness of heart, each badge arrives accompanied by special graphics to recognize the value of each colleague.

Importantly, badges can (and should) be personalized with a name and a brief description of the action to be rewarded.

Try it out and see that you will soon be competing to collect them all!

 

How to set up your personal Teams app?

Now that we have concluded our journey through the main features of Microsoft Teams, let's move on to its basic configurations.

Very briefly, to edit or customize your app you can use two windows with the following entries:

  • Profile Settings.

    • Status (available, busy, returning soon, etc.).
    • Profile picture.

 

 

  • General settings.

    • Graphic theme and navigation language in Teams.
    • Out-of-office message.
    • Multiple personal accounts.
    • Privacy (which messages to receive in "do not disturb" mode, which contacts to block, etc.).
    • Notifications from the app (what notifications from activities, suggestions, chats, meetings or people to receive).
    • Acknowledgment from meeting transcript system (enabled/disabled).
    • Phone (call routing, voicemail, ringtone, etc.).

 

 

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Giuseppe Marchi

Microsoft MVP for SharePoint and Office 365 (now called Microsoft 365) since 2010, Giuseppe founded Dev4Side and intranet.ai with the aim of helping companies to have a simpler and more effective working environment thanks to Microsoft technologies. He works as a consultant for everything related to collaboration, intranet portals and Microsoft cloud platforms.

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