SharePoint Syntex: Definition und Anwendung der Dokumenten-KI

In einer Zeit, in der Digitalisierung und Automatisierung entscheidende Faktoren für die Wettbewerbsfähigkeit sind, sind Technologien wie SharePoint Syntex mittlerweile unverzichtbar.

Neben der Vereinfachung der Dokumentenablage dient Syntex dazu, unstrukturierte Daten in nützliche, leicht zugängliche und mit Kolleg:innen teilbare Ressourcen zu verwandeln. Dafür setzt es auf eine leistungsstarke Kombination aus künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen, mit dem übergeordneten Ziel, das Content-Management in SharePoint Online zu verbessern.

In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf die Funktionen, Lizenzmodelle und Strategien für eine erfolgreiche Implementierung von SharePoint Syntex im eigenen Unternehmen.

Was Sie in diesem Artikel finden

• Was ist SharePoint Syntex

• SharePoint Syntex: Funktionen und Lizenzen

• Konfigurationen von SharePoint Syntex: Modelle, Form Processing und Compliance

• SharePoint Syntex: Strategien für eine erfolgreiche Einführung

Was ist SharePoint Syntex

Alle Unternehmen müssen große Mengen an Dokumenten und Informationen verwalten, die häufig über verschiedene Plattformen verteilt sind und oft manuell von mehreren Abteilungen bearbeitet werden. Heute ist jedoch die Geschwindigkeit, mit der Mitglieder einer Organisation auf Daten zugreifen können, ein Wettbewerbsfaktor – und der Einsatz von Tools zur Automatisierung ist wichtiger denn je.

Dank neuer KI-Systeme, die in die Plattformen des digitalen Arbeitsplatzes integriert sind (darunter SharePoint Online), lassen sich Unternehmensinformationen in Wissen umwandeln, das interne Prozesse beschleunigt.

Die manuelle Analyse von Dokumenten, Verträgen, Berichten und Mitteilungen kann zu Verzögerungen, Doppelarbeit und Inkonsistenzen führen. Das resultiert in einem unstrukturierten Arbeitsablauf, der es erschwert, die benötigten Informationen für die tägliche Arbeit zu finden – ganz zu schweigen von den Risiken für die Datensicherheit.

Microsoft 365 ermöglicht es, diesen Prozess einfach zu automatisieren, indem dasselbe Speichersystem wiederkehrende Muster erkennt und nützliche Daten extrahiert. Genau hier setzt SharePoint Syntex an – eine Lösung zur Automatisierung des Managements von Unternehmensinhalten, die auf der bestehenden Infrastruktur von SharePoint Online aufbaut.

SharePoint Syntex ist somit ein Dienst, der die Funktionen von SharePoint Online erweitert und es in die Lage versetzt, Informationen aus Unternehmensdokumenten intelligent zu interpretieren, klassifizieren und extrahieren.

Er basiert auf Modellen für künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen, die darauf trainiert sind, bestimmte Inhaltstypen zu erkennen, relevante Felder zu extrahieren und konsistente Metadaten anzuwenden. Das Hauptziel besteht darin, die Effizienz der Dokumentenflüsse zu verbessern und die Klassifizierungsgenauigkeit schrittweise zu erhöhen – ganz ohne manuelles Eingreifen.

Dieser Dienst arbeitet in enger Abstimmung mit dem Microsoft 365-Ökosystem, dank der nativen Integration mit Tools wie Power Automate, Power Apps und dem Microsoft-eigenen Etikettierungssystem, das die Einhaltung von Richtlinien und die Sicherheit der im digitalen Arbeitsplatz abgelegten Dokumente gewährleistet.

Ein weiterer Vorteil liegt in der Möglichkeit, Syntex auch ohne Data-Science-Kenntnisse zu konfigurieren. SharePoint-Administratoren können benutzerdefinierte Lernmodelle erstellen, indem sie eine Dokumentenmenge als Beispiel hochladen und die relevanten Felder oder Textmuster definieren, die für das Unternehmen oder eine bestimmte Abteilung wichtig sind.

Syntex lernt diese Regeln und wendet sie auf alle nachfolgenden Dateien an, automatisiert die Metadatengenerierung und die Kategorisierung der Inhalte entsprechend den Vorgaben der Organisation.

Daher lässt sich sagen, dass dieses Tool nicht einfach nur dazu dient, Dateien allgemein zu kennzeichnen, sondern die Unternehmensarchive intelligenter zu machen.

Die zugrunde liegende Automatisierung, ermöglicht durch die in SharePoint integrierte künstliche Intelligenz, setzt Ressourcen frei, die für wertschöpfendere Aufgaben eingesetzt werden können – etwa zur Analyse der extrahierten Daten oder zur Optimierung der zugehörigen Prozesse.

SharePoint Syntex: Funktionen und Lizenzen

SharePoint Syntex bietet eine Reihe von Funktionen, die die Fähigkeit von SharePoint Online erweitern, Dokumente zu interpretieren und die damit verbundenen Aufgaben zu automatisieren.

Diese Funktionen lassen sich in zwei Hauptkategorien unterteilen:

• Content Understanding: Das System konzentriert sich auf das Lesen und Interpretieren von Inhalten. Der Benutzer – in der Regel ein SharePoint-Administrator oder Abteilungsleiter – definiert ein Modell, das die Struktur oder wiederkehrende Muster eines bestimmten Dateityps beschreibt. Anschließend wendet Syntex dieses Modell auf Dokumentbibliotheken an, weist automatisch Metadaten, Kategorien und Felder zu. Ein Beispiel: Es kann ein Modell konfiguriert werden, das Vertragskennungen und Ablaufdaten in einem heterogenen Satz juristischer Dokumente erkennt. Sobald das Modell erstellt ist, genügt es, es auf eine oder mehrere SharePoint-Bibliotheken zu veröffentlichen – Syntex analysiert dann automatisch alle neuen eingehenden Dokumente, kategorisiert sie und erstellt die relevanten Metadaten.

• Content Processing: Das System konzentriert sich auf die Extraktion von Daten aus strukturierten oder halbstrukturierten Dokumenten, wie Rechnungen oder Antragsformularen. Es nutzt Erkennungstechnologien zur Interpretation vordefinierter Felder (Datum, Betrag, Adresse usw.) und erleichtert die direkte Übertragung dieser Werte in SharePoint-Listen oder andere mit Microsoft 365 integrierte Lösungen wie Power Automate. So entsteht ein „Flow“, der vom Hochladen eines Dokuments ausgeht und automatisch Datensätze mit den zuvor manuell extrahierten Schlüsselinformationen erstellt.

Diese beiden Bereiche werden ergänzt durch Funktionen wie die Anwendung von Compliance-Etiketten (Retention- und Sensitivity Labels), die Integration mit Azure AI (insbesondere Document Intelligence und Vision) sowie die Möglichkeit, mehrere Content Center zu erstellen, über die sich Modelle im großen Maßstab verwalten lassen.

Um die Vorteile dieser Lösung weiter zu veranschaulichen, können wir einige praktische Beispiele betrachten.

Die Einführung von SharePoint Syntex in einer Organisation erfüllt das Bedürfnis, Dokumentenarchive dynamischer und zugänglicher zu gestalten. Die Analyse und Kategorisierung von Inhalten belastet oft die Unternehmens-Teams, verlangsamt interne Abläufe und erhöht das Fehlerrisiko in der Datenverarbeitung. Durch den Einsatz der KI-Funktionen in SharePoint reduziert Syntex diese Ineffizienzen und schafft Raum für Aufgaben mit höherem Mehrwert.

Dank der automatischen Generierung von Metadaten kann jedes Dokument leichter über Filter und die integrierte Suche gefunden werden. Anstatt sich exakt an Dateinamen oder Ordnerpfade erinnern zu müssen, können Nutzer direkt über die extrahierten Felder suchen.

Wenn Syntex bestimmte Dokumententypen erkennt (z. B. Bestellungen, Verträge, Rechnungen, Supportanfragen), erfasst es wichtige Informationen konsistent und einheitlich, was die Gesamtqualität der bereitgestellten Daten verbessert. Bei Verträgen zum Beispiel werden Seitenzahlen zu bestimmten Klauseln oder Gültigkeitsangaben nicht mehr manuell eingegeben, sondern systematisch extrahiert.

Wir haben versprochen, Anwendungsfälle zu nennen – und wir halten Wort.

Beginnen wir mit der Abteilung für Verwaltung und Buchhaltung. Syntex kann hier zur Automatisierung der Rechnungsbearbeitung und -analyse eingesetzt werden, auch in Kombination mit Power Automate. Gemeinsam identifizieren diese Tools die wichtigsten Werte, übermitteln die Daten in automatisierte Genehmigungsflüsse und archivieren sie, sobald eine Bestätigung der Beteiligten erfolgt ist.

Wechseln wir zur Rechtsabteilung: Hier unterstützt Syntex das Vertragsmanagement durch ein Klassifizierungssystem, das auf der Kennzeichnung von Dokumenten nach bestimmten Kriterien basiert – etwa Vertraulichkeitsklauseln, Vertragsstrafen oder andere Servicebedingungen.

Auch die Personalabteilung kann von dieser Technologie profitieren, insbesondere bei der Vereinfachung von Einstellungs- und Verwaltungsprozessen. Dokumente wie Lebensläufe oder Gehaltsabrechnungen werden automatisch analysiert, um Schlüsselkompetenzen, Zertifikate, Berufserfahrung und Kontaktdaten zu extrahieren. Daraus lassen sich Profile erstellen, die bei der Zuweisung von Bewerbern nach Rolle, Standort oder Abteilung helfen.

Die Nutzung von SharePoint Syntex setzt jedoch entsprechende Lizenzen voraus.

Diese Lösung wird als Add-on zu Microsoft 365 angeboten. Mit anderen Worten: Die Organisation benötigt bestimmte Microsoft 365- oder SharePoint Online-Pläne (z. B. E3, E5, Business Premium oder SharePoint Online Plan 2), um Syntex gegen zusätzliche Kosten pro Nutzer aktivieren zu können.

Die Syntex-Lizenz deckt die Nutzung der Dokumentenverarbeitungsfunktionen ab und enthält ein festgelegtes Kontingent an AI Builder-Guthaben für das Form Processing (insbesondere zur Extraktion aus strukturierten oder halbstrukturierten Formularen).

Zur Aktivierung des Dienstes müssen Microsoft 365-Administratoren folgende Schritte ausführen:

• Aktivierung des Abonnements: Das Syntex-Add-on muss gekauft oder – falls verfügbar – als Testversion hinzugefügt werden.

• Erstellung des Content Centers: Dabei handelt es sich um eine spezielle SharePoint Online-Website, auf der die Modelle definiert werden. In großen Organisationen können mehrere Content Center erstellt werden, um Modelle pro Abteilung oder Prozess zu trennen.

• Zuweisung von Lizenzen und Rollen: Es muss festgelegt werden, wer berechtigt ist, KI-Modelle zu erstellen und zu verwalten (in der Regel SharePoint-Administratoren oder Abteilungsverantwortliche).

• Modellkonfiguration: Dies erfolgt durch das Hochladen von Beispieldokumenten, die Definition der zu extrahierenden Muster, die Durchführung von Präzisionstests und die anschließende Veröffentlichung in den gewünschten Bibliotheken.

In der Praxis ruft der Administrator dazu das Admin Center auf, navigiert zum Bereich “Setup”, wählt “Files and content” und klickt auf “Use content AI with Microsoft Syntex”. Danach erfolgt die Konfiguration des Abonnements und der zugehörigen Ressourcengruppe.

Zum Abschluss muss erneut der Bereich “Setup” im Admin Center aufgerufen werden, um die Konfiguration von Syntex abzuschließen – mit Zugriff auf das Content Center, die Verarbeitung vordefinierter und unstrukturierter Dokumente, OCR (optische Zeichenerkennung), Bild-Tagging und Inhaltszusammenstellung.

Gegebenenfalls ist die Konfiguration der Abrechnung über Azure Pay-As-You-Go erforderlich, um die erweiterten KI-Dienste abzudecken – insbesondere bei hohem Dokumentenvolumen.

Diese Einstellung stellt sicher, dass die Verarbeitungsprozesse über ausreichend Ressourcen verfügen, um reibungslos zu funktionieren, auch bei Aktivitätsspitzen mit erhöhtem Rechenbedarf. Gleichzeitig erlaubt dieses Modell eine Abrechnung basierend auf der tatsächlichen Nutzung – flexibel und skalierbar, ohne langfristige Verpflichtungen.

Was die Kosten betrifft, so werden die verbrauchsabhängigen Syntex-Dienste nach Art und Anzahl der Transaktionen abgerechnet. Die Standardverarbeitung von Dokumenten kostet beispielsweise 0,01 $ pro Transaktion, wobei jede verarbeitete Seite eines PDF- oder Bilddokuments als einzelne Transaktion zählt.

Insgesamt bringt die Einrichtung von Syntex anfangs einen gewissen Aufwand mit sich – insbesondere für die Dokumentenanalyse, das Mapping von Beispielen und die Definition von Extraktionsregeln.

Nach Abschluss dieser Phase beginnt die Lösung jedoch schnell, eine messbare Investitionsrendite zu liefern, indem sie Aufgaben automatisiert, die sonst erheblich mehr Ressourcen erfordern würden.

Konfigurationen von SharePoint Syntex: Modelle, Form Processing und Compliance

Die Erstellung von Modellen für das Content Understanding ist das Herzstück der Automatisierung auf Basis der in SharePoint Online integrierten künstlichen Intelligenz. Wir haben bereits erklärt, dass das Ziel darin besteht, Regeln zu definieren, um Dokumente zu klassifizieren und relevante Informationen ohne ständigen Nutzereingriff zu extrahieren.

Wo findet dieser Prozess statt? In einem Content Center, also einer speziellen Website, über die alle Modelle zentral verwaltet und deren Wirksamkeit überwacht werden können.

Dazu muss zunächst ein Set repräsentativer Dokumente der zu behandelnden Kategorie ausgewählt werden (z. B. Verträge, Rechnungen, Erstattungsanträge). Diese Dateien werden in eine spezielle Bibliothek im Content Center hochgeladen, wo sie analysiert werden, um Pattern und relevante Attribute zu erkennen.Beispiele für solche Attribute sind Gültigkeitsdaten, Beträge, Namen der Unterzeichnenden oder bestimmte Klauselabschnitte.

Sobald diese Attribute identifiziert sind, werden sogenannte “Explanation Types” definiert. Dabei handelt es sich um Elemente, die angeben, wie Syntex die erkannten Muster suchen und erkennen soll – das können Sätze, numerische Felder oder wiederkehrende Werte an bestimmten Stellen im Dokument sein.

Nach der Festlegung der Regeln ermöglicht Syntex Vorabtests, bei denen gezeigt wird, wie die Dokumente klassifiziert und welche Werte extrahiert werden.

Diese Phase ist sehr wichtig, da sie sicherstellt, dass das Modell auch Varianten eines Dokumententyps korrekt verarbeitet (etwa Verträge unterschiedlicher Unternehmen mit abweichenden Layouts). Bei Fehlern oder unvollständigen Ergebnissen lassen sich die Modelle natürlich verfeinern – entweder durch Hinzufügen weiterer Beispiele oder durch Anpassung der Explanation Types, um Ausnahmen besser zu erkennen.

Nach der finalen Definition kann das Modell auf eine oder mehrere Bibliotheken angewendet werden, wobei Syntex angewiesen wird, alle neu hochgeladenen Dokumente automatisch zu analysieren. Die extrahierten Felder werden dabei als Spalten der Bibliothek gespeichert (Metadaten), was jede Datei leichter auffindbar macht und sie direkt für Genehmigungs- oder Archivierungs-Workflows vorbereitet.

Wenn das erste Szenario – das sogenannte Content Understanding – ideal für unstrukturierte Dokumente wie Verträge ist, bietet das Form Processing mit Syntex gezieltere Lösungen für Dateien mit sich wiederholenden Formaten, etwa Standardrechnungen, Bestellungen oder Antragsformulare.

Im Zentrum dieser Funktion steht die Integration mit dem Power Apps AI Builder, der vordefinierte Felder ausliest und deren Inhalte mit höherer Genauigkeit extrahiert.

Ein Beispiel hilft, das besser zu verstehen.

Nehmen wir Rechnungen, bei denen der Lieferantencode, das Datum, die Währung und der Gesamtbetrag identifiziert werden müssen. Die Buchhaltung kann ein Formularverarbeitungsmodell erstellen, indem einige Rechnungsmuster hochgeladen werden. Syntex lernt das Layout und erkennt die Schlüsselfelder.

Jedes Mal, wenn eine neue Rechnung in die dafür vorgesehene Dokumentbibliothek hochgeladen wird, extrahiert Syntex die Werte und fügt sie in die entsprechenden Spalten ein – mit der Möglichkeit, Power-Automate-Flows auszulösen. Beispielsweise könnte bei einem Betrag über einer bestimmten Schwelle ein Genehmigungs- und Benachrichtigungsprozess gestartet werden, der die Buchhaltungsabteilung einbezieht.

Diese Art der Automatisierung verkürzt nicht nur die Bearbeitungszeiten, sondern reduziert auch Übertragungsfehler und erleichtert die Erstellung aggregierter Berichte – etwa zu den monatlichen Ausgaben pro Lieferant.

Gerade dank dieser Automatismen lässt sich ein hohes Dokumentenaufkommen mit begrenzten Ressourcen bewältigen – bei gleichzeitig höherer Geschwindigkeit und Genauigkeit im gesamten Prozess.

Nun kommen wir zu einem wichtigen Aspekt im Dokumentenmanagement: der Sicherheit.

Tatsächlich beschränken sich die Funktionen von Syntex nicht auf das Interpretieren und Klassifizieren von Dokumenten, sondern stärken auch deren Verwaltung im Hinblick auf regulatorische Konformität. Beim Erstellen eines Modells kann festgelegt werden, dass beim Erkennen bestimmter Merkmale ein Compliance-Label oder ein Sensitivitätslabel angewendet wird – besonders nützlich bei Dokumenten mit personenbezogenen Daten oder prüfrelevanten Finanzinformationen.

Wie genau funktioniert das?

Sobald ein Dokument als “Vertraulich” oder “Vertraulich – Lieferantenverträge X” gekennzeichnet ist, überträgt Syntex diese Klassifizierung an das Microsoft-365-Ökosystem. Dadurch werden Aufbewahrungsrichtlinien, Schutz vor unbefugten Änderungen und Zugriffsberechtigungen automatisch angepasst.

Einige Dokumente könnten an eine Mindestaufbewahrungsfrist gebunden sein (z. B. 5 oder 10 Jahre), während andere das Unternehmensnetz nicht ohne spezielle Verfahren zur externen Freigabe verlassen dürfen.

Selbst in komplexeren Kontexten – etwa bei großen Bankkonzernen oder multinationalen Unternehmen – lässt sich proaktiv für Sicherheit sorgen, indem der Datenschutz im Voraus festgelegt und automatisch angewendet wird.

Diese Strategie betrifft jedoch nicht nur die eingesetzte Technologie, sondern erfordert auch ein Umdenken in den Arbeitsweisen und im Umgang mit Unternehmensinformationen – wie wir im nächsten Kapitel sehen werden.

SharePoint Syntex: Strategien für eine erfolgreiche Einführung

Die Einführung einer Lösung wie SharePoint Syntex bedeutet sowohl eine technische als auch – vor allem – eine kulturelle Veränderung.

Damit die Implementierung erfolgreich verläuft – von der Definition der KI-Modelle über die Überarbeitung der Archivierungsprozesse bis hin zur Schulung der Mitarbeitenden zu den neuen Automatisierungsabläufen – ist ein strukturierter Change-Management-Ansatz erforderlich.

Der erste Schritt für eine erfolgreiche Einführung besteht darin, die “Champions” in jedem Fachbereich zu identifizieren. Dabei handelt es sich um Personen, die aufgrund ihrer digitalen Kompetenzen und ihres Verständnisses für abteilungsbezogene Prozesse und Dokumentenflüsse ausgewählt werden.

Kurz gesagt: Es sind Fachkräfte, die als zentrale Ansprechpersonen für ihre Kolleginnen und Kollegen fungieren und dabei eine doppelte Rolle als Vermittler und Förderer des Wandels übernehmen. Ihre Aufgabe ist es, die Teams bei der Einführung der neuen Technologie zu unterstützen – mit einem möglichst persönlichen, praxisnahen und kollaborativen Lernprozess.

Diese Champions sammeln zudem Feedback, das zur Optimierung der Modelle beiträgt und sicherstellt, dass die Lösung den Anforderungen jedes Fachbereichs gerecht wird.

Die Einbindung dieser Schlüsselpersonen ist entscheidend, um zu verhindern, dass SharePoint Syntex lediglich als IT-Werkzeug wahrgenommen wird. Stattdessen wird so jener kulturelle Wandel gefördert, der für den langfristigen Erfolg eines Einführungsprojekts notwendig ist.

Der Fokus sollte auf der Weitergabe relevanter Informationen liegen. In diesem Zusammenhang kann ein gut strukturierter interner Kommunikationsplan die Einführung von SharePoint Syntex unterstützen und sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden die Vorteile dieser Technologie verstehen.

Ein Kommunikationsplan in diesem Umfang sollte idealerweise mit der Personalabteilung oder dem Team für digitale Transformation (falls vorhanden) abgestimmt werden, um eine einheitliche Botschaft und konsistente Einführungsmaßnahmen zu gewährleisten.

Zu den möglichen Maßnahmen dieser Zusammenarbeit gehört die Organisation von Einführungssitzungen, live oder virtuell, in denen die Funktionen von Syntex sowie dessen Auswirkungen auf Arbeitsabläufe vorgestellt werden. Alternativ kann das Unternehmen kurze Tutorials von jeweils 15–20 Minuten veröffentlichen, um Anwendungsfälle zu vertiefen und häufige Fragen zu beantworten.

Solche Maßnahmen helfen, Widerstände gegen Veränderungen abzubauen, die häufig durch die Vorstellung entstehen, dass neue Technologien – insbesondere im Bereich Künstliche Intelligenz oder Automatisierung – das Fachwissen der Mitarbeitenden ersetzen könnten.

Um das Lernen zu erleichtern, empfiehlt sich die Einführung eines schrittweisen Schulungspfads.

In den ersten Phasen der Einführung ist es ratsam, nicht gleich dutzende Modelle gleichzeitig zu veröffentlichen, sondern sich auf ein oder zwei zentrale Prozesse zu konzentrieren. So können die Nutzenden mit der neuen Arbeitsweise vertraut werden und diese weiterentwickeln, bevor sie im gesamten Unternehmen ausgerollt wird.

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