Digitale transformatie

Digitale transformatie van de werkplek: Wat is het?

Wat is digitale transformatie? Het is een veelzijdig proces dat zeker niet alleen draait om de toepassing van nieuwe technologieën, maar dat een diepgaande verandering met zich meebrengt in de manier waarop organisaties werken, met elkaar omgaan en zich ontwikkelen als reactie op de dynamiek van een markt die nooit stilstaat.

In dit artikel verkennen we de verschillende aspecten van digitale transformatie met betrekking tot de werkomgeving, analyseren we de belangrijkste componenten, de voordelen die ze met zich meebrengen, de pijnpunten die bedrijven kunnen tegenkomen - en die ze tijdig moeten aanpakken - en de strategieën om ze te implementeren.

Door de analyse van voorbeelden en de integratie van oplossingen zoals SharePoint Online en alle tools in de Microsoft 365-suite, zullen we een duidelijk pad uitstippelen voor bedrijven die deze (r)evolutie volledig willen omarmen.

Digitale transformatie is, zoals we al zeiden, een complex project gebaseerd op verschillende aspecten van bedrijfsorganisatie, die we kunnen samenvatten als:

1. Strategie
2. Technologie
3. Cultuur
4. Mensen

Een strategie voor digitalisering begint met een duidelijke definitie van de missie van het bedrijf en de doelen die aan het einde van het proces bereikt moeten zijn, die specifiek, meetbaar, realistisch, relevant en gekenmerkt door precieze tijdlijnen moeten zijn.

Een bedrijf kan bijvoorbeeld als doel stellen om de operationele efficiëntie binnen de komende twee jaar met 20 procent te verbeteren door automatisering van de belangrijkste processen.

Zodra de te implementeren strategie is bepaald, moet het digitaliseringsproces worden uitgelijnd: dit betekent dat de doelen die nauw verband houden met deze transformatie moeten worden geïntegreerd met de bedrijfsdoelen, waarbij ervoor moet worden gezorgd dat elk digitaal initiatief de algemene prioriteiten van de organisatie ondersteunt.

Een praktisch voorbeeld is de digitalisering van verkoopkanalen door de ontwikkeling van een e-commerce platform, met als doel de online aanwezigheid van het merk uit te breiden en zo een groter aantal markten te bereiken.

Deze discussie brengt ons bij het tweede sleutelbegrip: technologie.

Cloud computing is tegenwoordig een van de pijlers van de digitale transformatie van de werkplek omdat het schaalbaarheid, flexibiliteit en lagere infrastructuurkosten biedt.

Vandaar de groeiende adoptie door bedrijven, zoals gerapporteerd door Statista gegevens bijgewerkt tot 2024. Naast de zojuist genoemde redenen voor deze groei is het vermeldenswaard dat cloudoplossingen bedrijven in staat stellen om overal toegang te krijgen tot gegevens en applicaties, waardoor werken op afstand en samenwerking tussen verspreide locaties wordt vergemakkelijkt.

We mogen ook de revolutie niet onderschatten die in gang is gezet door tools als kunstmatige intelligentie en machine learning, twee "evoluties" die de manier waarop bedrijfsinformatie wordt geanalyseerd en vormgegeven radicaal veranderen (denk aan Copilot van Microsoft 365).

Bovendien maken deze technologieën het mogelijk om interne processen te automatiseren, markttrends te voorspellen en de ervaring te personaliseren van iedereen die betrokken is bij de activiteiten van een organisatie, van werknemers tot klanten.

Dit alles wordt gedaan door het bestuderen en analyseren van een van de grootste activa van onze tijd: gegevens. Het vermogen om grote hoeveelheden informatie te verzamelen, beheren en analyseren is essentieel voor digitale transformatie.

Big data en analytics-oplossingen maken diepgaande inzichten mogelijk in activiteiten, klanten en de markt, terwijl tools zoals Microsoft's Power BI interactieve dashboards mogelijk maken om gegevens op een intuïtieve manier te visualiseren, wat de besluitvorming vergemakkelijkt, om nog maar te zwijgen van de recente ingebouwde AI-mogelijkheden (zoals Quick Insights).

Als je meer gegevens wilt analyseren, heb je meer toegankelijkheid nodig, dus gaan we het direct hebben over mobiele apparaten.

Met de opkomst van hybride en extern werk wordt het beheer van mobiele apparaten een prioriteit, omdat het beheer van mobiele apparaten ervoor zorgt dat de apparaten die werknemers gebruiken veilig zijn en voldoen aan het bedrijfsbeleid. Microsoft Intune, een cloudoplossing van Microsoft Endpoint Manager, kan bijvoorbeeld precies worden gebruikt om mobiele apparaten centraal te beheren en gevoelige gegevens te beschermen.

Van technologie gaan we naar bedrijfscultuur, die moet worden omgezet in een hulpmiddel voor het stimuleren van een werkomgeving waarin mensen worden aangemoedigd om te experimenteren en met nieuwe ideeën te komen, om zo het bedrijf te ondersteunen met voortdurende innovatie.

De cultuur van een organisatie is daarom gekoppeld aan het menselijke aspect van digitale transformatie, aangezien het succes ervan grotendeels afhangt van de vaardigheden die het personeel verwerft in het gebruik van de systemen die door het bedrijf worden aangeboden.

Training speelt een centrale rol bij het helpen van werknemers om de nieuwe technologieën waarin het bedrijf heeft geïnvesteerd correct en dagelijks te gebruiken.

Het combineren van deze vier concepten in het hart van het digitaliseringsproces kan voordelen opleveren zoals:

• Verbeterde efficiëntie: digitale transformatie optimaliseert bedrijfsprocessen en vermindert tijd en kosten, onder andere door automatisering.
  
  
• Verbeterde communicatie: oplossingen zoals Microsoft Teams en SharePoint Online helpen bedrijfsteams om hun activiteiten te coördineren en tegelijkertijd een continue en georganiseerde informatiestroom te behouden.
  
  
• Toegang tot informatie: digitalisering maakt het mogelijk om gegevens te centraliseren in schaalbare en intelligente digitale opslagplaatsen, zodat alle geautoriseerde personen snel toegang krijgen en ze veilig kunnen delen.
  
  
• Besparingen op operationele kosten: de toepassing van nieuwe technologieën kan leiden tot een aanzienlijke verlaging van de kosten voor fysieke infrastructuur, hardware-onderhoud en handmatig procesbeheer.
  
  

Natuurlijk is het beheren van digitale transformatie op operationeel, technologisch en menselijk niveau niet eenvoudig.

Er zijn veel zaken waarmee rekening moet worden gehouden bij het bepalen van de digitaliseringsstrategie als men niet het risico wil lopen de investering te verspillen.

De belangrijkste van deze kritieke kwesties kunnen als volgt worden samengevat:

• Financiële belemmeringen: de kosten voor technologie, opleiding en infrastructuur kunnen hoog zijn, vooral voor kleine en middelgrote ondernemingen. Door zorgvuldige planning en het gebruik van schaalbare oplossingen kan de investering echter in de tijd worden gespreid, waardoor de voordelen op de lange termijn worden gemaximaliseerd.
  
  
• Gegevensbeveiliging en privacy: de bescherming van bedrijfsgegevens is erg belangrijk in een steeds meer digitale en hyperverbonden omgeving. Geavanceerde tools zoals Microsoft Purview zorgen voor naleving van de regelgeving en bescherming van gevoelige gegevens tegen interne en externe bedreigingen.
  
  
• Gebrek aan technische vaardigheden: een gebrek aan de juiste technische vaardigheden kan de digitale transformatie vertragen. Daarom kan het, naast investeren in de opleiding van medewerkers, ondersteunend zijn om samen te werken met externe partners of gebruik te maken van opleidingsplatforms, die microlearning oplossingen of op maat gemaakte cursussen aanbieden.
  
  
• Technologie-integratie: compatibiliteit tussen nieuwe tools en bestaande systemen wordt vergemakkelijkt door gebruik te maken van geïntegreerde platforms zoals Microsoft 365, die interoperabiliteit vergemakkelijken, de implementatie vereenvoudigen en operationele risico's verminderen.
  
  

Kortom, zoals een oud gezegde luidt: er zijn geen problemen, alleen oplossingen. En soms kunnen oplossingen extern worden gezocht.

Sterker nog, als de interne expertise onvoldoende is om deze obstakels aan te pakken en te overwinnen, kan het de moeite waard zijn om de ondersteuning van deskundige consultants te overwegen, zoals het intranet.ai team, met meer dan tien jaar ervaring in het begeleiden van technologie-integratie en het omzetten van complexiteiten in concrete, schaalbare oplossingen voor bedrijven van elke omvang.

Digitale transformatie: Hoe het te bereiken met SharePoint en Microsoft 365

Het digitaliseringsproces vindt steeds meer plaats via het bedrijfsintranet, het platform waarmee communicatiestromen en alle interne processen centraal kunnen worden beheerd.

Van websites waar alleen aankondigingen en nieuws werden geplaatst, zijn de intranetten van vandaag uitgebreide samenwerkingsplatforms geworden die werknemers de tools kunnen bieden die ze nodig hebben om hun activiteiten uit te voeren, van chats tot sociale kanalen, van documentarchieven tot de pagina's die de kennisbank van de organisatie vormen.

Binnen het zojuist beschreven kader vormen SharePoint Online en de overige tools in de Microsoft 365-suite een ideale oplossing voor bedrijven die op zoek zijn naar een ecosysteem dat in elk opzicht geoptimaliseerd is, omdat ze een geïntegreerd platform bieden dat niet alleen samenwerking, maar ook informatiebeheer en procesautomatisering ondersteunt.

Het eerste wat je moet doen voordat je begint aan de transformatie van een digitale werkplek, is inzicht krijgen in de huidige staat van de organisatie en de mate van digitale volwassenheid beoordelen.

In dit stadium is het noodzakelijk om de sterke en zwakke punten en de kansen en bedreigingen te identificeren. Kortom: je moet de digitalisering van het bedrijf plannen aan de hand van een grondige SWOT-analyse.

Een sterk punt kan bijvoorbeeld de al vergevorderde toepassing van samenwerkingstools zoals Microsoft Teams zijn, terwijl een kwetsbaarheid betrekking kan hebben op het gebrek aan integratie tussen verschillende informatiesystemen.

Bovendien kan men met een SWOT-analyse kansen identificeren, zoals de implementatie van kunstmatige intelligentie om de gegevensanalyse te verbeteren, of bedreigingen zoals toenemende online concurrentie, die de strategie die men wil volgen zouden kunnen veranderen.

Digitale volwassenheidsframeworks, zoals het Gartner Digital Workplace Maturity Model, bieden een nuttig kader om het pad van een organisatie naar volledige digitalisering te beoordelen.

In feite analyseren deze modellen verschillende dimensies, waaronder de vier sleutelconcepten die we eerder noemden (strategie, technologie, cultuur en mensen), waardoor ze gebieden kunnen identificeren die verbetering behoeven.

Door een gestructureerde beoordeling kan een bedrijf erachter komen dat het weliswaar over geavanceerde technologieën beschikt, maar dat het een innovatiegerichte cultuur ontbeert. Als gevolg daarvan kan er een aanzienlijke weerstand tegen verandering zijn.

Planning kan alleen plaatsvinden door het opstellen van een routekaart, die moet bestaan uit:

• Doelenvoor de korte en lange termijn: er moeten duidelijke doelen worden gesteld, zoals volledige invoering van Microsoft 365 binnen een jaar of automatisering van administratieve processen binnen twee jaar.
  
  
• Prioriteiten: een roadmap helpt bij het identificeren van de digitale initiatieven die de grootste impact hebben en daarom als eerste moeten worden geïmplementeerd. Een voorbeeld hiervan is het configureren van SharePoint om documentbeheer en samenwerking te verbeteren.
  
  
• Tijdlijn en middelen: dit omvat het vaststellen van een realistische tijdlijn en het toewijzen van de benodigde middelen, zowel menselijk als financieel, voor elke fase van de digitale transformatie.
  
  

Zodra de roadmap is gepland, moeten we overgaan naar de praktijk: de implementatie van de door de organisatie gekozen oplossingen.

Rol van SharePoint bij het digitaliseren van een werkomgeving

SharePoint Online speelt een sleutelrol in de digitale transformatie van organisaties door te dienen als centraal platform voor contentbeheer, samenwerking en automatisering.

Door de native integratie met andere tools in de Microsoft 365-suite stelt SharePoint organisaties in staat om een uniforme en efficiënte digitale werkomgeving te creëren. Hoe? Laten we het kort bekijken.

SharePoint Online biedt geavanceerde mogelijkheden voor documentbeheer, waarmee organisaties informatie op een veilige en gestructureerde manier kunnen opslaan, organiseren en delen.

Documentverzamelingen maken het mogelijk om aangepaste workflows te creëren voor goedkeuring en herziening, waardoor de tijd die nodig is voor handmatig beheer wordt verminderd en het risico op fouten wordt geminimaliseerd. Daarnaast zorgt het ingebouwde versiebeheersysteem ervoor dat elke wijziging wordt bijgehouden, waardoor eerdere versies van een bestand eenvoudig kunnen worden opgehaald als dat nodig is.

Een ander belangrijk aspect is de integratie met Microsoft 365 en tools van derden. Door de integratie met Microsoft Teams vergemakkelijkt SharePoint bijvoorbeeld de samenwerking tussen bedrijfsteams, ongeacht hun geografische locatie. Teams kunnen gedeelde documenten in een SharePoint-bibliotheek rechtstreeks openen in Teams of het laatste nieuws bekijken via een aangepaste melding die gedeeld wordt in groepen en kanalen.

Eerder hadden we het over het automatiseren van interne processen, en het is nuttig om er hier op te wijzen dat bedrijven met SharePoint Online veel terugkerende taken kunnen automatiseren door gebruik te maken van integratie met Power Automate. Een gebruiker kan dan aangepaste flows creëren om vakantieaanvragen te beheren, documenten en budgetten goed te keuren, ontvangen e-mailbijlagen te archiveren of feedback van collega's te verzamelen, om maar een paar use cases te noemen.

En daar houden de integraties met SharePoint niet op: met Power BI, Power Apps en OneDrive wordt het mogelijk om interactieve dashboards voor gegevensanalyse weer te geven op pagina's van een site, applicaties te ontwikkelen op basis van gegevens in lijsten en bibliotheken, en persoonlijke bestanden te synchroniseren met bedrijfsarchieven.

Er is ook geen tekort aan beveiligingsoverwegingen. SharePoint Online biedt zelfs robuuste functies voor compliance, waarmee bedrijven granulaire toegangscontroles kunnen implementeren die alleen bepaalde groepen gebruikers toegang geven tot inhoud.

Met Microsoft Entra ID kan de authenticatie van gebruikers worden beheerd met voorwaardelijke toegang en multifactor-modi, terwijl met Microsoft Purview documenten kunnen worden geclassificeerd en beschermd door privacylabels aan te brengen die acties zoals afdrukken en delen beperken.

Gegevens worden zowel onderweg als in rust beschermd en documentwijzigingen worden bijgehouden, samen met gebruikerstoegang en -acties, via het versiesysteem dat we al hebben genoemd en auditlogs.

Tot slot, maar zeker niet onbelangrijk, zijn er de aanpassingsmogelijkheden en schaalbaarheid van SharePoint Online. Het is in feite een zeer aanpasbaar platform in termen van ontwerp, navigatie en functionaliteit, dat verder kan worden uitgebreid met de ontwikkeling van aangepaste webonderdelen.

Dit zal resulteren in sites die in staat zijn gebruikers te begeleiden in hun dagelijkse activiteiten, de huisstijl van het bedrijf weerspiegelen en zonder afbreuk te doen aan de prestaties met verhoogde gegevensopslag. Integendeel, SharePoint kan meegroeien met het bedrijf en de informatiestroom en communicatie die ten grondslag liggen aan de activiteiten beter beheren.

Digitale transformatie van de werkplek: Hoe het succes te meten

Om een duidelijk idee te hebben of de weg naar digitale transformatie van de eigen werkplek slaagt of op een andere manier op het juiste spoor zit, is voortdurende controle van de resultaten noodzakelijk.

In die zin is het nuttig om KPI's te definiëren waarmee de effectiviteit van de ondernomen initiatieven kan worden gemeten. Ter illustratie kunnen enkele KPI's zijn:

• gebruiksfrequentie van gebruikte oplossingen, zoals het SharePoint Online bedrijfsintranet;
• aantal weergaven van mededelingen die op corporate sites zijn geplaatst;
• aantal gearchiveerde content in lijsten en bibliotheken;
• enz.

Metriek met betrekking tot verhoogde productiviteit en gebruikersbetrokkenheid isaltijd relevant. Metrieken die bovendien nauw met elkaar verbonden zijn. Maar terwijl het gemakkelijk is om verbeteringen in productiviteit te meten, hoe meten we de tevredenheid van collega's?

Een antwoord is het maken van enquêtes met Microsoft Forms, die kunnen worden gedeeld in SharePoint-sites en de Teams-app om op een gestructureerde manier feedback te verzamelen en de resultaten te analyseren, onder andere door de gegevens te exporteren naar Power BI.

Naast Microsoft Forms biedt de Microsoft 365 digitale werkplek meer interactieve kanalen om de betrokkenheid te monitoren en te vergroten. We benadrukken onder andere Viva Engage, het platform waarmee u het sociale bedrijfsnetwerk kunt creëren om berichten, video's, quizzen en enquêtes te publiceren binnen aangepaste gemeenschappen.

Voorbeelden van digitale transformatie in de onderneming

We hebben tot nu toe veel woorden gebruikt, maar digitale transformatie van een werkplek is geen abstract concept: het vertaalt zich elke dag in concrete acties, die je kunt zien door om je heen te kijken.

Door het analyseren van realistische casestudy's en het identificeren van best practices om toe te passen, is het zeker mogelijk om te begrijpen hoe verschillende bedrijven met succes een digitaal transformatietraject hebben geïmplementeerd, gebruikmakend van tools zoals SharePoint Online om grotere concurrentievoordelen te behalen.

Digitale transformatie in financiële bedrijven

In de financiële sector heeft digitalisering een revolutie teweeggebracht in de manier waarop banken en financiële instellingen werken. Een belangrijk voorbeeld is de toepassing van platforms voor het beheer van klantrelaties (CRM-systemen).

Laten we het geval simuleren van een bank die Microsoft Dynamics 365, geïntegreerd met SharePoint Online, heeft geïmplementeerd om het informatiebeheer te verbeteren en workflows te automatiseren. In dit voorbeeld kunnen de verkregen voordelen als volgt worden samengevat

• Centraliseren van klantgegevens: alle informatie is nu toegankelijk in één enkel platform, waardoor de zichtbaarheid en consistentie van de gegevens in het dossier verbetert.
  
  
• Automatiseren van goedkeuringsstromen: door Power Automate te gebruiken, heeft de bank de tijd die nodig is om kredietaanvragen goed te keuren teruggebracht, tot een besparing van 30 procent.
  
  
• Interne communicatie verbeteren: Microsoft Teams werd gebruikt om de samenwerking tussen afdelingen te vergemakkelijken, waardoor inefficiënties en fouten in het informatiebeheer werden verminderd.

Digitale transformatie in de gezondheidszorg

De gezondheidszorg heeft, dankzij de digitalisering van medische dossiers, de tijd verkort die artsen en patiënten nodig hebben om toegang te krijgen tot gegevens, terwijl ook snellere diagnoses mogelijk zijn door het gebruik van oplossingen zoals Azure AI, dat voorspellende analyses op klinische gegevens mogelijk maakt.

Stel je nu een ziekenhuis voor dat SharePoint Online heeft geïmplementeerd voor elektronisch documentbeheer en samenwerking tussen de betrokken professionals. De belangrijkste voordelen kunnen zijn:

• Digitalisering van medische dossiers: alle patiëntinformatie is nu georganiseerd in schaalbare digitale archieven, zodat artsen er snel en veilig toegang toe hebben.
  
  
• Verbeterde samenwerking tussen afdelingen: met behulp van Microsoft Teams, geïntegreerd met SharePoint, kunnen artsen in realtime samenwerken aan complexe behandelplannen.
  
  
• Telegeneeskunde: de mogelijkheden voor videoconferenties die beschikbaar zijn in Microsoft Teams hebben telegeneeskunde mogelijk gemaakt, waardoor de toegankelijkheid van zorg voor patiënten in afgelegen gebieden is verbeterd.

Digitale transformatie in het onderwijs

Onderwijsinstellingen kunnen, door gebruik te maken van microlearningplatforms en de juiste technologieën voor samenwerking, de toegang tot onderwijs inclusiever en flexibeler maken.

Neem als voorbeeld een universiteit die Microsoft 365 en SharePoint Online heeft geïmplementeerd. Dit is wat het zou kunnen creëren:

• Online leerplatforms: met behulp van SharePoint kan de universiteit portals maken voor elke opleiding, waardoor de verspreiding van leermateriaal en de communicatie tussen studenten en docenten wordt vergemakkelijkt.
  
  
• Samenwerkingsgroepen voor projecten: Microsoft Teams kan worden gebruikt om de samenwerking bij onderzoeksprojecten te vergemakkelijken, evenals de organisatie van gerichte studiegroepen.
  
  
• Technisch-administratieve helpdesk: SharePoint Online kan worden gebruikt voor het automatiseren van processen zoals het registreren van nieuwe studenten, het bijhouden van beurzen en het afhandelen van ondersteuningsverzoeken.

Digitale transformatie in de productiesector

In de productiesector heeft digitalisering het mogelijk gemaakt om productiecycli te verbeteren en daarmee de efficiëntie van de toeleveringsketen van een organisatie.

Als we nadenken over de adoptie van Microsoft 365 en SharePoint, zijn dit de gebieden waar de grootste impact zou worden gemaakt:

• Supply chain management: SharePoint kan worden gebruikt om een gecentraliseerd platform te creëren voor het volgen van leveranciers en bestellingen, waardoor het beheer van magazijnen, verzendingen en voorraden wordt verbeterd.
  
  
• Voorspellend onderhoud: met behulp van Power BI zou het bedrijf interactieve dashboards kunnen ontwikkelen om de status van faciliteiten te monitoren en onderhoudsbehoeften te voorspellen.
  
  
• Coördinatie: Microsoft Teams kan de communicatie tussen productie-, engineering- en onderhoudsteams vergemakkelijken, waardoor reactiesnelheid en probleemoplossing verbeteren.

Wat is digitale transformatie?

Digitale transformatie is een strategisch proces waarbij nieuwe technologieën worden aangenomen en de operationele methoden van een organisatie ingrijpend worden veranderd om zich aan te passen aan de behoeften van een voortdurend evoluerende markt.

Wat zijn de belangrijkste elementen van digitale transformatie in een bedrijf?

De belangrijkste elementen zijn een duidelijke strategie met meetbare doelen, het gebruik van geavanceerde technologieën, een cultuur die innovatie bevordert, en de betrokkenheid van mensen om verandering te ondersteunen.

Hoe kan Microsoft 365 digitale transformatie ondersteunen?

Microsoft 365 biedt geïntegreerde tools die samenwerking, communicatie en automatisering vereenvoudigen, waardoor organisaties hun digitaliseringsreis kunnen beheren en versnellen.

Wat zijn de voordelen van digitale transformatie voor bedrijven?

Digitale transformatie verbetert de operationele efficiëntie, stimuleert innovatie, versterkt de digitale aanwezigheid en maakt snelle reacties op marktveranderingen mogelijk.

Welke uitdagingen kunnen bedrijven tegenkomen tijdens digitale transformatie?

De belangrijkste uitdagingen zijn weerstand tegen verandering, moeilijkheden bij het integreren van technologieën, een gebrek aan digitale vaardigheden en de noodzaak om digitale doelen af te stemmen op de bedrijfsstrategie.

Hoe kan het succes van digitale transformatie worden gemeten?

Succes wordt gemeten aan de hand van KPI’s zoals verhoogde operationele efficiëntie, klanttevredenheid, groei in digitale omzet en medewerkersbetrokkenheid.

Wat zijn enkele voorbeelden van digitale transformatie in een bedrijf?

Voorbeelden zijn het aannemen van e-commerceplatforms om de online aanwezigheid uit te breiden, het gebruik van digitale tools om interne communicatie te verbeteren, en het automatiseren van productieprocessen om de efficiëntie te verhogen.