Microsoft Lists: wat het is en 6 belangrijkste functies om bedrijfsgegevens bij te houden

Microsoft Lists maakt deel uit van de Microsoft 365-suite en is ontworpen om het beheer van informatie en bedrijfsprojecten te vereenvoudigen. Het biedt een veelzijdig platform waarmee organisaties gezamenlijk gegevens en activiteiten kunnen bijhouden, met volledige benutting van het Microsoft-ecosysteem.

In dit artikel verkennen we de functies van Microsoft Lists en analyseren we hoe de lijsten verschillen van traditionele SharePoint Online-lijsten. We kijken ook naar de toegangsmethoden en integraties met tools zoals SharePoint, Teams, Planner en Microsoft Power Platform, om te begrijpen hoe Lists de productiviteit en samenwerking kan verbeteren door een centrale omgeving te bieden voor het beheren van taken, gegevens en resources.

Microsoft Lists, de evolutie van SharePoint-lijsten

Binnen het Microsoft 365-ecosysteem biedt Lists een oplossing voor project- en taakbeheer, met functies die informatie-uitwisseling vereenvoudigen en de samenwerking verbeteren, zowel in Microsoft Teams-groepen als in het bedrijfsintranet gebaseerd op SharePoint.

Het doel is om teams te helpen hun activiteiten efficiënter te coördineren en meer controle te geven over de informatie die wordt gedeeld op de verschillende platformen van de digitale werkplek. Het is dus een applicatie die tot doel heeft het gebruik van SharePoint Online-lijsten uit te breiden.

Met Microsoft Lists kun je aangepaste lijsten maken voor:

• het bijhouden van gedeelde resources
• het organiseren van bedrijfsevenementen
• voorraadbeheer
• de coördinatie van interne teamactiviteiten

Lijsten kunnen vervolgens worden verrijkt door kolommen toe te voegen, vervolgkeuzemenu’s te integreren en de taakweergave aan te passen. Dit betekent dat elk teamlid toegang heeft tot en beheer kan voeren over de informatie die relevant is voor zijn eigen werk, met een actueel overzicht van de taken van collega’s en de algehele voortgang van het project.

Waarom zou een bedrijf voor Microsoft Lists moeten kiezen? Allereerst omdat het een veelzijdig en centraal systeem biedt om het werk van teams en afdelingen te organiseren. Daarnaast omdat het je in staat stelt de dagelijkse activiteiten bij te houden, updates in realtime te delen en ervoor te zorgen dat elke taak duidelijk en begrijpelijk is voor alle teamleden.

Toegang krijgen tot Microsoft Lists

Toegang krijgen tot de Microsoft Lists-app in de Microsoft 365-omgeving is heel eenvoudig.

Zodra je bent aangemeld bij Microsoft 365 met je werkaccount, kun je Lists bereiken vanaf het startscherm door het Apps-pictogram te selecteren (de negen puntjes linksboven) en te zoeken naar Lists in de lijst, of door de naam van de app in de zoekbalk te typen om direct naar de startpagina van Lists te gaan, waar de meest recente lijsten en vooraf gedefinieerde sjablonen worden weergegeven om nieuwe lijsten te maken op basis van de behoeften van het team of project.

Om Microsoft Lists zonder beperkingen te gebruiken, is het essentieel om de juiste machtigingen op SharePoint te hebben, omdat Lists voor de opslag en het beheer van gegevens op dit platform vertrouwt.

Elk teamlid moet Lezen- of Bewerken-machtigingen hebben op de SharePoint-site waar de lijsten zijn opgeslagen. Deze machtigingen stellen gebruikers in staat om gedeelde lijsten te bekijken, te wijzigen en eraan samen te werken, waardoor het gemakkelijk wordt om updates te volgen en de voortgang van activiteiten bij te houden. Beheerders kunnen machtigingen configureren in de SharePoint-instellingen en ze toewijzen op basis van de rol van elke gebruiker.

Wat licenties betreft, is Microsoft Lists opgenomen in verschillende Microsoft 365-abonnementen.

Microsoft 365 Business Standard en Business Premium-licenties bieden toegang tot Lists als onderdeel van het productiviteitspakket, terwijl de Office 365 E3- en E5-abonnementen voor grote organisaties volledige toegang tot Lists garanderen, inclusief gebruik binnen SharePoint en Microsoft Teams.

Ook gebruikers met een Microsoft 365 F3-licentie kunnen de Lists-app gebruiken, zij het met enkele beperkingen ten opzichte van de E3- en E5-versies.

Ten slotte is het belangrijk op te merken dat Microsoft Lists niet beschikbaar is als losstaande app. Er is dus geen specifiek abonnement voor deze applicatie; je moet een van de hierboven genoemde Microsoft-licenties aanschaffen.

Microsoft Lists vs SharePoint-lijsten: wat is het verschil?

Microsoft Lists en SharePoint-lijsten hebben dezelfde basis, maar vertonen belangrijke verschillen die er twee afzonderlijke tools van maken binnen het Microsoft 365-ecosysteem.

Kort gezegd: hoewel beide applicaties je in staat stellen informatie te organiseren en bij te houden via gestructureerde lijsten, onderscheidt Microsoft Lists zich door een gebruiksvriendelijkere interface, geoptimaliseerd voor samenwerking en veelzijdig gebruik, ook binnen Teams.

Hieronder verkennen we de belangrijkste verschillen tussen de twee systemen in de volgende tabel.

Verschillen tussen Microsoft Lists en SharePoint-lijsten

Hoe gebruik je Microsoft Lists, met voorbeelden

Zoals eerder vermeld is Microsoft Lists een veelzijdige Microsoft 365-tool voor het beheren van de activiteiten van een team of bedrijfsafdeling.

Binnen de applicatie kunnen gebruikers toegang krijgen tot favoriete lijsten, recente lijsten, lijsten die individueel zijn gemaakt of lijsten die zijn gedeeld via een Microsoft Teams-groep, en een volledig overzicht krijgen van de informatie die nodig is om de projecten waarbij ze betrokken zijn te volgen.

Laten we eens nader bekijken wat er mogelijk is binnen de Microsoft Lists-applicatie. Om te beginnen biedt Microsoft Lists bij het maken van een nieuwe lijst vier standaardweergaven:

• Raster: een gebruiksvriendelijke structuur op basis van aanpasbare rijen en kolommen.
• Lijst: een weergave die lijkt op het raster, maar zonder mogelijkheden voor directe bewerking.
• Galerij: ideaal voor lijsten met afbeeldingen.
• Kalender: perfect om datums en deadlines van specifieke taken te markeren.

Naast deze weergaveopties kun je in Lists opmaak en regels configureren om de status van taken te markeren. Je kunt bijvoorbeeld de kleur van items instellen om verschillende statussen aan te geven: oranje voor “In beoordeling” en groen voor “Goedgekeurd”, om er een paar te noemen.

Microsoft Lists-sjablonen gebruiken

Microsoft Lists biedt een breed scala aan kant-en-klare sjablonen die zijn ontworpen om het maken van lijsten voor het bijhouden van specifieke activiteiten te vereenvoudigen. Deze sjablonen bevatten kolommen, opmaak en datastructuren die al zijn ingesteld om de meest relevante informatie voor de te volgen taken te beheren. Hier zijn enkele van de belangrijkste beschikbare sjablonen.

Asset manager stelt je in staat de resources van een project bij te houden, inclusief hun status (bijv. beschikbaar, in gebruik, in reparatie), eigenaar, aanschafdatum en huidige locatie.

Content scheduler is het ideale sjabloon voor het beheren van de publicatie van nieuws en andere interne communicatie, met opties om verlopende content te filteren en automatische meldingen te verzenden voor het archiveren van concepten.

Employee onboarding ondersteunt het onboardingproces van nieuw personeel, door nieuwe medewerkers te begeleiden langs relevante contacten en resources en ervoor te zorgen dat alle vereiste activiteiten binnen de gestelde deadlines worden voltooid.

Event itinerary helpt om evenementdetails op één plek te organiseren, met de mogelijkheid om activiteiten in kalenderformaat te bekijken voor een tijdsgebonden overzicht.

Issue tracker stelt je in staat meldingen te monitoren, prioriteiten toe te wijzen en teamleden te informeren bij updates, wat de probleemoplossing versnelt.

Recruitment tracker wordt gebruikt om het wervingsproces door het HR-team te beheren, met het bijhouden van feedback over kandidaten en de status van sollicitaties.

Travel requests vergemakkelijkt het beheer van zakenreizen, met het bijhouden van reisaanvragen, budgetten en de vereiste goedkeuringen.

Work progress tracker helpt bij het monitoren van prioriteiten en de voortgang van activiteiten, wat het beheer van projecten en diensten vereenvoudigt.

Zoals vermeld wordt elk sjabloon geleverd met een vooraf gedefinieerde structuur, een formulierindeling en opmaakopties voor een duidelijk overzicht van de belangrijkste gegevens per taak.

Daarnaast biedt Microsoft Lists een voorbeeld van het sjabloon, met een voorbeeld op basis van voorbeeldgegevens om gebruikers te helpen bij het kiezen van het model dat het beste bij hun behoeften past.

Een lijst maken en opslaan

Als er geen bruikbaar sjabloon wordt gevonden, kun je altijd een nieuwe lijst helemaal opnieuw maken of gebaseerd op bestaande lijsten, met behoud van zowel structuur als opmaak.

Een ander alternatief is het importeren van gegevens uit Excel-tabellen om in enkele seconden volledige lijsten te genereren.

Zodra een lijst klaar is, kan deze worden opgeslagen in:

• SharePoint: de lijst wordt opgeslagen op een site, voor meer gestructureerde samenwerking.
• OneDrive for Business: ideaal om persoonlijke lijsten te maken en bij de hand te houden.

Machtigingenbeheer

Lijsten die in Microsoft Lists zijn gemaakt, kunnen worden gedeeld op zowel team- als individueel niveau, waardoor ook mensen buiten de organisatie toegang tot de informatie kunnen krijgen. Je kunt bewerkings- of alleen-lezen-machtigingen verlenen, en zelfs een wachtwoord instellen voor toegang tot afzonderlijke items, als je niet de hele lijst wilt delen.

Als machtigingen niet worden aangepast, is het belangrijk te onthouden dat de machtigingen van Microsoft Lists zijn gebaseerd op die van SharePoint. Ze erven dus automatisch de toegangsinstellingen die zijn geconfigureerd voor de bovenliggende site.

Microsoft Lists in- of uitschakelen

Microsoft Lists is standaard ingeschakeld voor alle gebruikers met toegang tot Microsoft Teams, maar kan op organisatieniveau worden uitgeschakeld via het Teams-beheercentrum.

Lists-integraties: SharePoint, Planner en Teams

Microsoft Lists integreert native met andere Microsoft 365-applicaties, waaronder SharePoint, Teams en Planner, om gebruikers de mogelijkheid te geven de bedrijfsinformatie die het belangrijkst is voor hun projecten te organiseren, weer te geven en erop samen te werken, binnen één digitale werkomgeving.

Elke integratie is ontworpen om de samenwerking te vergemakkelijken en de productiviteit van teams te verbeteren: SharePoint maakt het mogelijk om gegevens rechtstreeks binnen de sites te structureren, Teams biedt directe toegang tot informatie in groepen en kanalen, terwijl Planner een extra planningsdimensie toevoegt ter ondersteuning van projectmanagementactiviteiten.

Bovendien kunnen dankzij de integratie met Microsoft Power Platform en Microsoft Viva de mogelijkheden van Microsoft Lists worden uitgebreid met automatiseringen, aangepaste apps en snelle toegang tot het bedrijfsintranet vanuit de Teams-app. Een synergie die Lists tot een belangrijk onderdeel maakt van het Microsoft 365-ecosysteem, wat bedrijven helpt informatie te centraliseren, workflows te stroomlijnen en teams en afdelingen te coördineren die verspreid zijn of waarvan de leden op afstand werken.

Integratie van Microsoft Lists met SharePoint

De integratie van Microsoft Lists met SharePoint Online stelt bedrijven in staat om gegevens te centraliseren en te structureren binnen sites zoals het intranet en extranet. Elke lijst die in Microsoft Lists is gemaakt, kan worden weergegeven op de startpagina van de bijbehorende SharePoint-site, waardoor teams of projectleden gemakkelijker toegang krijgen tot relevante gegevens.

Deze integratie is vooral nuttig wanneer je informatie moet bijhouden die vaak moet worden bijgewerkt of toegankelijk moet zijn voor meerdere gebruikers, zoals contactlijsten, taken of voorraden.

Lijsten kunnen op elke SharePoint-pagina worden ingebed als webonderdeel. Zo kan elke bedrijfssite specifieke lijsten hosten voor lopende projecten, bijbehorende KPI’s bijhouden of deadlines monitoren, allemaal via een intuïtieve interface die visueel is geïntegreerd in de site.

Ten slotte maakt de integratie met Power Automate het mogelijk geautomatiseerde workflows te creëren om gegevens in Lists op een SharePoint-site intelligent te beheren. Bijvoorbeeld:

• Automatische meldingen: realtime meldingen kunnen worden geconfigureerd om teamleden te informeren over updates in gedeelde lijsten, zoals het voltooien van een projectfase of een statuswijziging van een taak.
• Deadlinebeheer: een Power Automate-flow kan worden gebruikt om automatische herinneringen te sturen naar projectleiders wanneer een deadline nadert, zodat het team op schema blijft.

Integratie van Microsoft Lists met Teams

Microsoft Lists integreert met Microsoft Teams en biedt teams één tool om gegevens binnen groepen en kanalen te beheren en bij te werken. Door Lists als tabblad aan een kanaal toe te voegen, kunnen gebruikers lijstgegevens rechtstreeks bekijken en bewerken zonder van platform te wisselen.

Elke gebruiker met toegang tot het kanaal kan in realtime met de lijsten interagineren, wat helpt om gedeelde informatie altijd actueel te houden.

Het is ook mogelijk aangepaste meldingen in te stellen om kanaalleden te waarschuwen wanneer een lijst wordt gewijzigd. Je kunt bijvoorbeeld waarschuwingen configureren voor nieuwe items of statuswijzigingen in een takenlijst, zodat alle teamleden voortdurend op de hoogte blijven van de voortgang van het project.

Dankzij de integratie met Power Automate kun je ook repetitieve taken automatiseren, zoals het versturen van herinneringen voor naderende deadlines.

Integratie van Microsoft Lists met Planner

Microsoft Lists en Planner kunnen synergetisch samenwerken en zo een complete oplossing bieden voor het beheren van bedrijfsprojecten. Dankzij deze integratie kan Lists zijn lijsten verrijken door directe links naar Planner-borden op te nemen, waardoor toegang tot lopende taken eenvoudiger wordt.

Gebruikers kunnen zo één interface gebruiken om informatie te centraliseren en deadlines, toegewezen taken en de voortgang van gedeelde activiteiten te bekijken. Op deze manier heeft elk teamlid een totaaloverzicht van de uit te voeren projecten, samen met de tools en gegevens die nodig zijn om het werk met collega’s te coördineren.

Bovendien kunnen met Power Automate workflows worden gemaakt om taken automatisch te synchroniseren tussen Planner en Lists. Telkens wanneer een nieuwe taak in Planner wordt aangemaakt, kan Power Automate bijvoorbeeld de bijbehorende lijst in Microsoft Lists bijwerken, zodat de informatie altijd op elkaar is afgestemd.

Uitbreiding met Power Platform en Viva

Naast Power Automate kan Microsoft Lists profiteren van native integratie met andere Power Platform-applicaties zoals Power Apps en Power BI, om zijn mogelijkheden uit te breiden.

Met Power Apps is het mogelijk aangepaste applicaties te bouwen op basis van de gegevens in Lists, waarbij interfaces op maat worden gemaakt voor specifieke bedrijfsprocessen. Een app zou verkoopteams bijvoorbeeld in staat kunnen stellen klantgegevens die in een gedeelde lijst zijn opgeslagen, rechtstreeks vanaf een mobiel apparaat bij te werken, waardoor het proces directer verloopt.

Power BI kan daarentegen worden gebruikt om de gegevens in Microsoft Lists te analyseren en om te zetten in dynamische rapporten en dashboards. Deze integratie maakt het mogelijk diepgaande overzichten van bedrijfsinformatie te creëren, nuttig voor prestatiemonitoring en strategische besluitvorming, terwijl de informatie gecentraliseerd en actueel blijft.

Ten slotte integreert Lists met Microsoft Viva Connections, om lijsten rechtstreeks op te nemen in het SharePoint-intranetdashboard. Belangrijke lijsten kunnen worden uitgelicht op de startpagina van het SharePoint-intranet, waardoor medewerkers gemakkelijker toegang krijgen tot nuttige informatie, zoals lijsten met onboarding- of trainingsmateriaal.

De 6 nieuwe functies van Microsoft Lists

Microsoft Lists biedt tools en vooraf gedefinieerde sjablonen om aan verschillende bedrijfsbehoeften te voldoen, met name op het gebied van projectbeheer.

Van resourcebeheer tot het plannen van social-mediacontent: Lists biedt een centraal platform om gedeelde informatie bij te houden en de samenwerking tussen teamleden of afdelingen te verbeteren.

Hieronder volgt een kort overzicht van de zes belangrijkste functies die Microsoft Lists kenmerken en hun impact op het dagelijkse beheer van bedrijfsprocessen.

1. Planning van social-mediacontent

Microsoft Lists biedt het Content Scheduler-sjabloon, ontworpen om de planning en het beheer van content op de sociale kanalen van het bedrijf te vereenvoudigen. Met dit sjabloon kun je een gedetailleerde lijst maken met alle informatie die nodig is om de redactionele kalender van je organisatie in één omgeving te organiseren.

Dit sjabloon stelt je onder andere in staat om:

• Mediabestanden te beheren: je kunt afbeeldingen en video's aan een lijst toevoegen zodat ze kunnen worden beoordeeld en goedgekeurd vóór publicatie.
• Deadlines bij te houden: Lists laat je vervaldatums toevoegen en bekijken voor elk gepland content-item, zodat je altijd zicht houdt op de publicatiekalender.
• Publicaties te plannen: gebruikers kunnen de datum en tijd van publicatie voor elke post opgeven, waardoor de zichtbaarheid van content wordt geoptimaliseerd en een gestage communicatiestroom wordt gewaarborgd.
• Notities en voortgangsstatussen toe te voegen: je kunt beschrijvingen, tags en voortgangsstatussen opnemen om de voorbereiding van elk stuk content bij te houden.

2. Een elektronisch toegangslogboek maken

Met een speciale lijst kun je met Microsoft Lists informatie opslaan over bezoekers van locaties, kantoren of faciliteiten van een organisatie, inclusief een afbeelding van hun identiteitsbewijs, contactgegevens en andere relevante gegevens om elke persoon te traceren.

Om maximale veiligheid te garanderen, worden ook de volgende functies aangeboden:

• Automatische meldingen voor personeel: je kunt een automatische melding instellen voor de receptie of hoofdingang zodra een bezoeker op het punt staat te vertrekken. Dit maakt een snelle controle mogelijk, zoals het verifiëren van het voertuig, wat de veiligheid van in- en uitgaande bewegingen verbetert.
• Gegevensopslag voor toekomstige bezoeken: informatie kan in het logboek worden opgeslagen, waardoor het niet nodig is om dezelfde gegevens bij volgende bezoeken opnieuw te verzamelen. Dit verkort de inchecktijd en vereenvoudigt het invoerproces voor terugkerende bezoekers.
• Cloudgebaseerde toegang: aangezien het onderdeel is van Microsoft 365, is het logboek altijd en overal toegankelijk, wat beheer op afstand vergemakkelijkt en continue gegevensupdates mogelijk maakt zonder fysieke beperkingen.

3. Klantenticketopvolging

Microsoft Lists kan worden omgevormd tot een flexibel CRM-systeem, nuttig voor het bijhouden van klantentickets en het afhandelen van supportverzoeken op een eenvoudige maar effectieve manier. Met het sjabloon “Customer Support” kun je elke aanvraag organiseren en volgen dankzij functies zoals:

• Toewijzing van een supportmedewerker: elk ticket kan worden toegewezen aan een verantwoordelijke medewerker om de ontvangst van aanvragen en de oplossingstijd te versnellen.
• Probleembeschrijving: gebruikers kunnen een beschrijving toevoegen, zodat nuttige informatie wordt gedeeld met de supportmedewerker en individuele aanvragen grondig worden gedocumenteerd om de oplossing van vergelijkbare problemen in de toekomst te verbeteren.
• Prioriteit en status: elk ticket kan worden gemarkeerd met een prioriteitsniveau (hoog, gemiddeld, laag) en een voortgangsstatus (open, in behandeling, opgelost), zodat supportteamleden altijd op één lijn zitten over wie inkomende aanvragen behandelt en welke vooruitgang er is geboekt.
• Monitoring en meldingen: meldingsregels kunnen worden geconfigureerd om teamleden automatisch te informeren wanneer een ticket wordt toegewezen of gesloten.

4. Projectbeheer

Uiteraard biedt Lists een sjabloon dat is ontworpen om de gedeelde activiteiten van een projectteam te organiseren, te volgen en te coördineren. Met dit sjabloon kun je:

• Taken en deadlines toevoegen: elke taak kan in één lijst worden bijgehouden, met aanpasbare velden om elke vereiste stap te beschrijven, verantwoordelijken toe te wijzen en verwachte start- en einddatums in te stellen.
• Aangepaste meldingen instellen: Lists laat je automatische waarschuwingen sturen naar teamleden wanneer een taak wordt gemarkeerd als "voltooid", "te laat" of "geblokkeerd". Wanneer een taak bijvoorbeeld als problematisch wordt gemarkeerd, kan er een melding worden gestuurd naar de projectmanager om kritieke kwesties direct aan te pakken.
• De volledige tijdlijn bekijken: dankzij de kalendermodus kun je het project visueel volgen door belangrijke mijlpalen, deadlines en afhankelijkheden tussen taken te markeren, zodat je in één oogopslag ziet of het project op schema ligt.

5. Beheer van bedrijfsmiddelen

Microsoft Lists vereenvoudigt het beheer van bedrijfsmiddelen dankzij een speciaal sjabloon, ideaal om apparaten, tools en materialen die aan het personeel ter beschikking worden gesteld bij te houden. Met deze lijst kun je alle toegewezen middelen, hun status, de leverdatum en andere relevante details bijhouden, zoals de verantwoordelijke persoon en de verwachte retourdatum.

Lists stelt je ook in staat extra velden toe te voegen om details bij te houden zoals het serienummer van apparaten, de vervaldatum van de garantie of de onderhoudsstatus. Bovendien kun je automatische meldingen configureren: wanneer een apparaat bijvoorbeeld de onderhouds- of retourdatum nadert, kan er automatisch een herinnering worden gestuurd naar de verantwoordelijke persoon om te controleren of het apparaat daadwerkelijk is teruggebracht of onderhouden.

6. Onboarding

Het onboardingsjabloon van Microsoft Lists vereenvoudigt het beheer van taken die nodig zijn om nieuw personeel, zowel intern als extern, in te werken, en zorgt ervoor dat elke fase van het proces gecoördineerd en tijdig wordt voltooid.

Onder andere kunnen gebruikers automatische meldingen configureren om betrokken partijen te informeren wanneer een onboardingtaak is voltooid, zodat ze snel naar de volgende stap kunnen doorgaan.

Je kunt bijvoorbeeld een regel toevoegen die een e-mail stuurt naar de HR-afdeling wanneer het item “Geheimhoudingsovereenkomst” wordt gemarkeerd als “ondertekend”, wat aangeeft dat het tijd is om door te gaan met het toewijzen van cloudtoegang.

Daarnaast stelt Lists je in staat alle relevante details voor elke fase van het proces op te nemen, zoals te ondertekenen documenten, te configureren toegangen en te plannen vergaderingen, wat een duidelijk en volledig overzicht biedt van het hele onboardingtraject.