Microsoft Teams-app: wat het is, hoe het werkt en waarvoor het dient

Microsoft Teams is het digitale hart geworden van duizenden organisaties, waarin chat, vergaderingen, gedeelde bestanden en integraties samenkomen in één platform voor modern werken. De app blijft zich ontwikkelen met vernieuwingen die de gebruikerservaring vereenvoudigen, de productiviteit verhogen en de samenwerking tussen afdelingen, locaties en apparaten versterken. Van functies voor hybride werken tot per project georganiseerde kanalen, tot en met de integratie met Dynamics 365 en Copilot, bevestigt Teams zich als een zeer belangrijke tool.

Het is geen toeval dat Teams tegenwoordig een van de pijlers is van elk modern bedrijfsintranet gebouwd op Microsoft 365, naast SharePoint Online, waarmee het documentbibliotheken, zoekfunctionaliteit en dagelijkse workflows deelt.

Wat u zult vinden in dit artikel

• Microsoft Teams-app: algemeen overzicht en laatste nieuws
• Microsoft Teams: hoe werkt het? Organisatie, kanalen en integraties
• Waarvoor dient Microsoft Teams: tools voor samenwerking en communicatie
• Geavanceerde instellingen en best practices: de ervaring personaliseren om beter te werken
• Veelgestelde vragen over Microsoft Teams-app

Microsoft Teams-app: algemeen overzicht en laatste nieuws

Microsoft Teams heeft zich ontwikkeld tot een van de belangrijkste bouwstenen van Microsoft 365 en is uitgegroeid tot de virtuele werkruimte die bedrijven, onderwijsinstellingen en organisaties van elk type gebruiken om snel en gestructureerd samen te werken.

In tegenstelling tot berichtenapps die ooit zijn ontstaan voor informele communicatie, integreert de Microsoft Teams-app chat, videovergaderingen, bestandsdeling en tientallen gerelateerde apps in één enkel platform. Deze geïntegreerde aanpak houdt de productiviteit hoog: in plaats van te versnipperen over te veel verschillende diensten, vinden werkgroepen in Teams een centraal aanspreekpunt voor elke operationele behoefte.

In de loop van zijn ontwikkeling is de app verrijkt met belangrijke updates, waarvan sommige de gebruikerservaring duidelijk hebben veranderd. Een van de meest recente voorbeelden is de wijziging van het tabblad “Bestanden”, nu hernoemd tot “Gedeeld”. Deze verandering werd eerst doorgevoerd in individuele en groepschats en is sinds eind 2025 ook uitgebreid naar kanalen: het nieuwe tabblad brengt in één overzicht de documenten samen die zijn opgeslagen in de SharePoint-bibliotheek (van het kanaal of gekoppeld aan de chat) en alle bestanden of links die in berichten zijn gedeeld, met speciale filters om de twee categorieën te onderscheiden, zodat u niet langer hoeft te onthouden in welk gesprek een bepaalde inhoud is gedeeld. De uitrol verliep geleidelijk en op dit moment zou de meerderheid van de Microsoft 365-tenants “Gedeeld” zowel in chats als in kanalen moeten zien, maar sommige organisaties kunnen in kanalen tijdens de overgangsfase nog tijdelijk het oude tabblad “Bestanden” te zien krijgen.

Een ander opvallend element is de verrijking van de interne agenda in de app. Hoewel Teams al in staat was om vergaderingen te beheren en te synchroniseren met Outlook, biedt de app tegenwoordig verschillende weergaven (dagelijks, wekelijks, maandelijks) en extra functies waarmee u tijdzones kunt beheren, kunt kiezen of u een overzicht van aankomende gesprekken wilt afdrukken en zelfs aanbevolen kantoordagen kunt vastleggen via de functie Places. Het idee is om van Teams niet alleen een oplossing voor videovergaderingen te maken, maar ook een hulpmiddel voor de dagelijkse organisatie, dat automatisch tijdstippen kan voorstellen waarop collega’s waarschijnlijk aanwezig zijn op kantoor of op afstand werken.

Tegelijkertijd heeft Microsoft geïnvesteerd in strategische integraties, zoals die met Dynamics 365, waarbij notities en CRM- of ERP-records rechtstreeks tijdens een vergadering kunnen worden bijgewerkt, zonder dat u een ander tabblad hoeft te openen of meerdere keren hoeft in te loggen. Dit is een belangrijke stap voor bedrijven die hun verkoop-, service- en marketingactiviteiten willen stroomlijnen, zonder taken te verdelen over meerdere losstaande systemen. Het is bijvoorbeeld niet langer nodig om de gegevens die tijdens een verkoopgesprek zijn besproken handmatig over te typen, omdat alles wat naar voren komt in realtime wordt gesynchroniseerd met Dynamics.

Hoewel het ecosysteem enerzijds is ontworpen met pure productiviteit voor ogen, verwaarloost Microsoft ook de menselijkere kant van teamwerk niet, zoals het gebruik van emoji’s, gifs en reacties die discussies wat minder formeel maken.

In feite is de Microsoft Teams-app niet alleen de opvolger van Skype, waarvan de consumentendienst door Microsoft definitief is stopgezet op 5 mei 2025, met een automatische migratie van gebruikers, contacten en geschiedenissen naar Teams, en evenmin louter een alternatief voor berichtenapps zoals Slack. Microsoft Teams is een veel completere communicatiehub, die een dynamische feed, discussiekanalen en privéchats biedt, maar ook de mogelijkheid om webinars met honderden deelnemers of echte Town Halls voor een veel groter publiek op te zetten. De nieuwe Teams Events-ervaring, die de vroegere Live Events heeft vervangen (definitief stopgezet door Microsoft op 30 juni 2026), ondersteunt tot 10.000 deelnemers in de standaardconfiguratie, met de mogelijkheid om evenementen tot 100.000 personen te organiseren door de speciale ondersteuning van Teams Events Services te activeren.

Een ander signaal van de volwassenheid van het platform is de aandacht voor privacy en beveiliging, twee aspecten die in consumentenapps vaak over het hoofd worden gezien. Teams biedt end-to-end-versleuteling voor één-op-één-gesprekken, granulaire controles om te voorkomen dat externe gebruikers toegang krijgen tot interne documenten, en moderatieopties voor kanalen om spam en ongepast delen te voorkomen. IT-beheerders kunnen bovendien governanceregels voor bestanden configureren, vertrouwelijkheidslabels toepassen of bewaarbeleid instellen, dankzij de integratie met Microsoft Purview.

Wat de interface betreft, heeft Microsoft de gebruikerservaring de afgelopen jaren meerdere keren herzien om deze ook op mobiele apparaten vloeiender te maken. De app voor smartphone en tablet, aanvankelijk bedoeld als eenvoudige noodoplossing, is uitgegroeid tot een volwaardig hulpmiddel dat videovergaderingen in hd kan afspelen, het scherm kan delen en Office-bestanden even snel kan openen als de desktopversie. Dit blijkt zeer nuttig voor wie hybride werkt of vaak onderweg is: u hoeft niet te wachten tot u een laptop bij de hand heeft om deel te nemen aan een spoedvergadering.

Naast de meest voor de hand liggende functies zijn er veel kleine verbeteringen die gemakkelijk over het hoofd worden gezien, maar die bijdragen aan een gebruiksvriendelijker Teams.

Zo kan de mogelijkheid om opnames te downloaden en deze met aanpasbare snelheid, ook in slow motion, via externe spelers te bekijken het opstellen van gedetailleerde verslagen vergemakkelijken, terwijl realtime ondertiteling in meerdere talen mensen helpt die vanuit het buitenland deelnemen of gehoorproblemen hebben. Sommige van deze functies steunen op de geïntegreerde kunstmatige intelligentie van Copilot in Teams, die contextuele suggesties of snelle samenvattingen biedt van wat er is besproken, zodat wie niet de hele bijeenkomst kon bijwonen toch geen belangrijke informatie mist.

Voor middelgrote en grote bedrijven biedt Teams bovendien speciale plannen met gebruiksanalyses via het beheerderspaneel, waarmee u kunt zien hoeveel berichten er worden uitgewisseld, hoeveel vergaderingen er gemiddeld per week plaatsvinden, of welke kanalen het meest worden verwaarloosd. Dit soort rapportages kan HR- en IT-verantwoordelijken helpen bij de opleiding van medewerkers: als een kanaal dat is aangemaakt voor interne veiligheidscommunicatie leeg blijft, is het misschien tijd om de adoptiestrategie te herzien.

Microsoft Teams: hoe werkt het? Organisatie, kanalen en integraties

Iedereen die voor het eerst met Microsoft Teams werkt, merkt al snel dat de kracht ervan niet alleen in chat of online vergaderingen zit, maar in een structuur van teams en kanalen, de echte bouwstenen van het platform.

Om te begrijpen hoe Teams werkt, is het handig om bij deze twee begrippen te beginnen:

Het aanmaken van een team gaat snel. De gebruiker met de benodigde rechten (doorgaans een eigenaar) selecteert de optie om een nieuwe samenwerkingsruimte te maken, kiest of deze vanaf nul wordt opgebouwd of op basis van een vooraf gedefinieerd sjabloon, geeft een naam en beschrijving op en bepaalt of de groep:

Deze instelling heeft een bepalende invloed op de deelnamedynamiek: een privéteam leent zich bijvoorbeeld goed voor vertrouwelijke projecten of directieteams, terwijl een openbaar team kan dienen als algemeen prikbord voor inhoud die voor iedereen relevant is.

Zodra een nieuw team is opgezet, is de volgende stap om te bepalen hoe u de kanalen organiseert. Niet elke groep heeft complexe onderverdelingen nodig, maar in de meeste gevallen is het nuttig om ten minste één kanaal aan te maken voor elk van de belangrijkste activiteitengebieden.

Bij een marketingafdeling zouden er bijvoorbeeld kanalen kunnen zijn met namen als “Social campagnes”, “Beurzen en evenementen” en “Creatieve middelen”. Zo weet elk lid in welk gebied bepaald materiaal moet worden besproken of updates moeten worden ontvangen. Teams stelt standaard een algemeen kanaal voor, ideaal voor mededelingen of communicatie die de hele afdeling aangaat.

Kanalen kunnen zijn:

Wanneer u een kanaal opent, verandert de interface enigszins ten opzichte van een privéchat. Aan de linkerkant blijven de namen van alle teams en de bijbehorende kanalen zichtbaar, terwijl in het midden de reeks gesprekken wordt geopend (vaak threads genoemd).

In tegenstelling tot chats, waar de berichtenstroom één enkele chronologie volgt, kunt u in een kanaal afzonderlijke discussies starten door elk thread een onderwerp te geven. Zo kunt u een paar dagen later gemakkelijker terugkomen op een bepaald onderwerp zonder verzand te raken in een wirwar van berichten.

In de praktijk is elke thread als een overzichtelijk mini-gesprek. En als u de aandacht van iemand in het bijzonder wilt trekken, typt u simpelweg “@naamcollega” in de discussie.

Microsoft heeft een nieuwe, uniforme ervaring voor chats en kanalen geïntroduceerd, die tegenwoordig beschikbaar is voor de meeste zakelijke tenants en waarmee u de weergave kunt personaliseren en sneller kunt schakelen tussen de verschillende communicatievormen. 1-op-1-chats, kanalen, vermeldingen en belangrijke berichten kunnen nu in één geïntegreerd overzicht worden weergegeven. Elke gebruiker kan ervoor kiezen de traditionele structuur te behouden of de nieuwe interface te activeren, die is ontworpen om vlottere werkstromen te bevorderen.

Daarnaast zijn er berichtvoorbeelden geïntroduceerd, favorieten voor de meest gebruikte kanalen en snelle filters om relevante gesprekken te vinden. Deze update heeft de functionele verschillen tussen chats en kanalen niet weggenomen (threads blijven bijvoorbeeld exclusief voor kanalen), maar heeft wel de consistentie en visuele continuïteit tussen de verschillende samenwerkingsruimtes verbeterd.

Boven het gespreksvenster bieden kanalen een reeks tabbladen (of tabs) die dienen als snelle toegangspunten tot functies of documenten die relevant zijn voor die specifieke context.

Het tabblad “Berichten” verzamelt de belangrijkste berichten van het kanaal, terwijl “Gedeeld” (het voormalige tabblad “Bestanden”, ook in kanalen hernoemd) verwijst naar de documentbibliotheek die is geïntegreerd met SharePoint Online en naar de bestanden/links die in berichten zijn gedeeld, in één overzicht waarin alle leden bestanden kunnen uploaden of gezamenlijk kunnen bewerken. Aan deze standaardbasis kunnen extra tabbladen worden toegevoegd via het pictogram “App openen”, in de rechterbovenhoek van het venster, dat een nieuw zijpaneel opent met de beschikbare apps die kunnen worden toegevoegd: bijvoorbeeld Excel, Planner, OneNote of apps van derden zoals Trello en Miro. Het idee is dat het kanaal, in plaats van heen en weer te moeten springen tussen meerdere sites en externe diensten, een centrale regiekamer wordt waarin elke nuttige bron met één klik bereikbaar is.

Verder valt de natuurlijke integratie met het Microsoft 365-ecosysteem op.

Als een kanaal een rekenblad nodig heeft, kan er een Excel-tabblad worden toegevoegd dat rechtstreeks verwijst naar een bestand dat in SharePoint wordt gehost. Als het team taken moet beheren, kan Planner worden geïntegreerd (of de opvolger op basis van Microsoft To Do en Planner, tegenwoordig Tasks by Planner and To Do genoemd), zodat elk lid de takenlijst ziet en de voortgang kan afvinken zonder de app te verlaten. In een onderwijsomgeving is het dan weer gebruikelijk om functies voor opdrachten, quizzen of digitale whiteboards toe te voegen, zodat studenten in een gedeelde ruimte kunnen samenwerken onder toezicht van docenten.

De integratie beperkt zich echter niet tot Microsoft-diensten.

Via de sectie Apps, onderaan de zijbalk, kunt u een marktplaats verkennen met honderden tools van derden, van CRM-systemen zoals Salesforce tot virtuele brainstormborden (MURAL, Lucidchart) en projectmanagement- of helpdeskdiensten. In veel gevallen volstaat het om even uw account te koppelen, waarna het beheer van de externe dienst gedeeltelijk binnen het Teams-kanaal plaatsvindt. Zo kan een softwareontwikkelteam bijvoorbeeld een GitHub-tabblad toevoegen en issues en pull requests raadplegen zonder de Microsoft-omgeving te verlaten. Of een verkoopafdeling kan een facturatiesoftware koppelen om in realtime meldingen te ontvangen over nieuwe bestellingen.

Wat hieruit naar voren komt, is de aandacht van Teams voor het centraliseren van processen en inhoud, door het werk te brengen naar waar mensen zich al bevinden. Aangezien het gebruikelijk is om een groot deel van de dag in Teams door te brengen voor chats, gesprekken en vergaderingen, is het efficiënter om alle integraties daar toe te voegen, in plaats van gebruikers voortdurend te laten schakelen tussen verschillende apps en tabbladen. In de praktijk hoeft een medewerker geen tien verschillende interfaces te leren: het hele team brengt de dagelijkse werkstappen samen onder één digitaal dak.

Wat het eigenlijke beheer van een team betreft, beschikt elke eigenaar over instellingen om leden toe te voegen of te verwijderen, rollen te wijzigen (bijvoorbeeld een lid tot eigenaar promoveren) en beveiligingsbeleid vast te leggen. Als een team te groot wordt en onbeheersbaar dreigt te worden, kan een structuur met extra kanalen worden opgezet om discussies beter te segmenteren, of kunnen privékanalen worden gebruikt voor gevoeligere onderwerpen. In zeer grote organisaties kunnen er ook teams op afdelingsniveau en teams op projectniveau worden aangemaakt, aangezien Teams een modulaire hiërarchie ondersteunt.

Daarnaast verruimt de mogelijkheid om externe personen uit te nodigen (als gast of via gedeelde kanalen) het gebruiksbereik: een bedrijf kan leveranciers en partners in hetzelfde kanaal opnemen en hen selectieve toegang geven tot bestanden en chats. Zo blijft de communicatie direct, met de zekerheid dat niet de volledige set bedrijfsdocumenten wordt blootgesteld.

Verder moet de consistentie tussen de desktop-, web- en mobiele versie worden benadrukt.

Ongeacht het apparaat waarmee u verbinding maakt, blijft de structuur van teams en kanalen hetzelfde. Als u vanuit kantoor een bestand in een kanaal bijwerkt, ziet u deze wijziging onmiddellijk terug op uw smartphone. Als een gebruiker een nieuw kanaal aanmaakt, verschijnt dit voor alle leden in hun lijst, met dezelfde naam en dezelfde tabbladen.

Waarvoor dient Microsoft Teams: tools voor samenwerking en communicatie

Wie zich afvraagt waarvoor Microsoft Teams dient binnen een moderne organisatie, moet beseffen dat samenwerken tegenwoordig niet meer alleen betekent dat u e-mails uitwisselt of een handvol vergaderingen bijwoont: het betekent complexe projecten coördineren, mensen op verschillende locaties synchroniseren en betrokkenheid levend houden, ook wanneer teamleden fysiek niet dezelfde ruimte delen. Hier toont Teams zijn ware rol, met een reeks tools die veel verder gaan dan groepschat.

De Microsoft Teams-app biedt een uniform systeem waarin elke stap, van informele gesprekken tot grote online evenementen, is ontworpen om de communicatie te vergemakkelijken en het teamwerk vlotter te laten verlopen.

Een van de meest erkende voordelen ligt in het soepele beheer van gesprekken en videovergaderingen. Terwijl veel tools alleen de mogelijkheid bieden om online meetings van beperkte omvang of met elementaire functies te organiseren, heeft Teams zijn actieradius uitgebreid en biedt het de mogelijkheid om webinars met honderden deelnemers of echte Town Halls voor een veel groter publiek te hosten.

Dit lost concrete problemen op voor bedrijven die wereldwijde trainingssessies willen aanbieden, een nieuw product willen lanceren met een livestream of virtuele bijeenkomsten willen organiseren met klanten, partners of communityleden. Het platform maakt het mogelijk om het evenement te plannen, deelnemers (intern of extern) uit te nodigen, vragen uit het publiek te modereren, alles op te nemen en, indien nodig, de opname selectief te delen met wie niet kon deelnemen. In onderwijscontexten is dezelfde functie waardevol voor virtuele klaslokalen, hoorcolleges of open dagen voor toekomstige studenten.

Op operationeel niveau vereenvoudigt Teams ook kleine dagelijkse vergaderingen. Een voorbeeld: twee of drie personen besluiten snel een document te bespreken. Met een paar klikken kunnen ze een videogesprek starten vanuit de chat, hun scherm delen om de conceptversie waaraan ze werken te tonen en, indien nodig, in realtime een vierde collega uitnodigen.

In veel kantoren wordt deze manier van werken de norm, omdat het de klassieke eindeloze e-mailketens vermijdt en volledig inzet op directheid: wie beschikbaar is antwoordt, en binnen tien minuten wordt een probleem opgelost dat elders dagen aan asynchrone uitwisseling had gekost. Zodra het gesprek is afgelopen, bewaart Teams de geschiedenis van eventuele bijgevoegde bestanden en kunt u de discussie terugbekijken, zodat er niets verloren gaat van wat er is gezegd.

Daarnaast zorgt de functie voor realtime bestandsdeling ervoor dat een groep mensen tegelijkertijd een Word-document of een PowerPoint-presentatie kan bewerken, waarbij de wijzigingen van anderen in realtime zichtbaar zijn. In wezen integreert Teams wat SharePoint te bieden heeft en ondersteunt het de gezamenlijke bewerking van Office-documenten, waardoor versieconflicten en duplicaten worden voorkomen.

Denk bijvoorbeeld aan een adviesafdeling die een voorstel voorbereidt voor een belangrijke klant: terwijl de een de financiële gegevens bijwerkt, voegt een ander de beschrijvende paragrafen toe en houdt een derde zich bezig met de grafische opmaak. Aan het einde volstaat een klik op “Opslaan” (hoewel het opslaan vaak automatisch gebeurt) en de laatste versie is al klaar en gedeeld met collega’s. Mocht iemand een eerdere conceptversie willen herstellen, dan is de versiegeschiedenis rechtstreeks toegankelijk via het bijbehorende menu.

Een andere zeer gangbare toepassing van Teams is het aanmaken van speciale kanalen of chats voor specifieke projecten, waarin naast tekst ook apps worden geïntegreerd zoals Planner (voor het beheer van taken en deadlines), OneNote (voor projectnotities) of Whiteboard (om te tekenen en virtueel te brainstormen).

Deze integraties creëren een multidimensionale werkruimte: een marketingteam kan een bord met creatieve ideeën hebben, een tijdlijn in Planner en een notitieboek om inspiratie en merkrichtlijnen te verzamelen, allemaal binnen één enkel scherm. In plaats van tientallen aparte vensters te openen, vindt iedereen die dat kanaal binnenkomt binnen enkele seconden alle belangrijke informatie. Zo bespaart u tijd en verkleint u het risico om de weg kwijt te raken tussen links en documenten die over verschillende mappen verspreid zijn.

Wat communicatie betreft, speelt Teams ook in op meer horizontale behoeften, zoals ruimtes voor informele interactie en sociale betrokkenheid binnen het bedrijf. Veel organisaties maken speciale kanalen aan voor onderwerpen buiten het werk om, zoals een #OffTopic-kanaal om grapjes, nieuws of culturele evenementen te delen. Sommige voegen kleine bots of gamification-apps toe om de dag wat luchtiger te maken of successen te vieren.

Vanuit beveiligingsoogpunt biedt het platform controlemechanismen die niet te vinden zijn in klassieke consumenten-berichtenapps. Een beheerder kan bijvoorbeeld criteria instellen die bepalen wie nieuwe teams of kanalen mag aanmaken, wie externe gebruikers mag uitnodigen en welke rechten voor bestandsdeling zijn ingeschakeld. Teams integreert met de Microsoft 365-diensten voor informatiebescherming en preventie van gegevensverlies, zodat als een document gevoelige gegevens bevat (zoals creditcardnummers of persoonlijke informatie) het delen ervan buiten het bedrijf kan worden geblokkeerd.

Voor bedrijven met een groot personeelsbestand verspreid over meerdere afdelingen bestaat ook de mogelijkheid om telefonie en een centrale op basis van Teams te configureren (met specifieke licenties, zoals het Microsoft 365 E5-abonnement of de standalone add-on Teams Phone, ook activeerbaar op plannen die deze niet standaard bevatten), waardoor de app verandert in een echt uniform communicatiesysteem met zakelijke telefoonnummers, automatische telefonisten en wachtrijen. Dit beantwoordt aan een concrete behoefte aan centralisatie: in plaats van een aparte telefooncentrale en een afzonderlijke chat-/vergadersoftware, komt alles samen op één platform, wat kosten verlaagt en de opleiding van medewerkers vereenvoudigt.

Ten slotte is het belangrijk te benadrukken dat het platform zich niet beperkt tot de zakelijke context.

Op scholen biedt Teams een concrete ondersteuning voor afstandsonderwijs, met virtuele klaslokalen en ruimtes om lesmateriaal, opdrachten en toetsen te uploaden. Aan universiteiten vergemakkelijkt het onderzoek en samenwerking tussen afdelingen, en helpt het docenten die papers willen delen en studiegroepen willen organiseren. Bij non-profitorganisaties wordt het een centraal kanaal om vrijwilligers en liefdadigheidsprojecten te coördineren.

Kortom, Teams fungeert als een centrale infrastructuur voor volwassen teamwerk, vermindert het aantal stappen, brengt bestanden en chats samen in speciale omgevingen, verbetert de communicatie (ook tussen mensen die fysiek ver van elkaar zitten) en beperkt dode tijd. Daarom merken organisaties die het met een duidelijk plan invoeren een reële impact op de productiviteit, op de helderheid van doelstellingen en op de snelheid waarmee ze reageren op veranderingen of onverwachte problemen.

Geavanceerde instellingen en best practices: de ervaring personaliseren om beter te werken

Een vaak onderschat aspect van Microsoft Teams zijn de talrijke geavanceerde instellingen waarmee de app beter kan worden afgestemd op de specifieke behoeften van de werkgroep.

Om te beginnen is het nuttig om de meldingsopties te verkennen. Standaard stuurt Teams meldingen bij elk nieuw bericht in een kanaal, elke directe vermelding of elke reactie op een bericht. In omgevingen waar berichten in een hoog tempo binnenkomen, kan deze hoeveelheid meldingen een bron van afleiding worden. Gevorderde gebruikers geven er de voorkeur aan om meldingen gedetailleerd te beheren, door ze uit te schakelen voor secundaire kanalen en alleen te behouden voor belangrijke kanalen of directe vermeldingen. Zo vermijdt u de constante “ping” die de werkstroom onderbreekt. Wie aan meerdere projecten werkt, kan op dezelfde manier gebruikmaken van de functie “Dempen” of “Kanaal volgen” om de aandacht te verleggen waar nodig. Een gedempt kanaal blijft bijgewerkt, maar zal de gebruiker niet storen met voortdurende meldingen.

Wat de audio-videointeractie betreft, biedt Teams de mogelijkheid om verschillende invoer- en uitvoerapparaten in te stellen, ideaal voor wie regelmatig wisselt tussen Bluetooth-oordopjes, USB-headsets of luidsprekers in de vergaderzaal. Onder “Apparaten” in de Algemene instellingen kunt u opgeven welke microfoon en welke luidspreker u wilt gebruiken, achtergrondgeluidonderdrukking aanpassen en de gewenste beltoon voor inkomende gesprekken kiezen. Wie gewend is te werken in rumoerige omgevingen kan sterke ruisonderdrukking activeren, zodat het platform ongewenste geluiden wegfiltert, zoals het geruis van een airco of het getik van een mechanisch toetsenbord. Het kost maar een minuut om alles correct in te stellen en levert een duidelijke verbetering van de vergaderkwaliteit op.

Een andere best practice betreft het beheer van machtigingen binnen kanalen en vergaderingen. Velen vergeten dat Teams het mogelijk maakt om specifieke rollen en beleidsregels in te stellen: in een webinar voor een breed publiek is het bijvoorbeeld verstandig om de microfoon te beperken tot de sprekers, om chaos in chat en audio te voorkomen. Of u kunt bepalen dat externe deelnemers, voordat ze de vergadering betreden, wachten in een virtuele lobby: zo controleert de organisator wie er daadwerkelijk toegang krijgt.

Een vaak weinig verkend, maar zeer nuttig terrein is de personalisatie van de app-balk. Naast de standaardpictogrammen (Activiteit, Chat, Teams, Agenda, enz.) kunt u snelkoppelingen naar veelgebruikte apps en diensten toevoegen of verwijderen. Een bedrijf dat intensief gebruikmaakt van Planner kan er bijvoorbeeld voor kiezen om dit prominenter te plaatsen, terwijl wie een grote interne community heeft Viva Engage kan integreren.

Ten slotte is het nodig om gedeelde richtlijnen vast te leggen over het gebruik van de verschillende kanalen, zodat iedereen weet waar bepaalde inhoud moet worden geplaatst en hoe de juiste personen correct worden vermeld. Door vooraf te bepalen welke kanalen bestemd zijn voor officiële communicatie, welke voor lopende projecten en welke voor eventuele informele discussies, ontstaat een overzichtelijker geheel, vooral voor nieuwe medewerkers. Als u bovendien een duidelijke naamgevingsconventie voor kanalen hanteert (bijv. “#ProjectGamma”, “#ITSupport”), vermindert u verwarring en wordt het gemakkelijker om ze via de zoekbalk terug te vinden.

Om uw kennis van Microsoft Teams verder te verdiepen en het professioneel te leren gebruiken binnen een bedrijfscontext die is geïntegreerd in de Microsoft 365-suite, kunt u professioneel advies vragen aan ons team van intranet.ai, dat kan bogen op tientallen jaren ervaring in de digitalisering van bedrijven op Microsoft-gebied.

Veelgestelde vragen over Microsoft Teams-app

Wat is Microsoft Teams App?

Microsoft Teams App is het samenwerkingsplatform van Microsoft 365 dat chat, vergaderingen, gedeelde bestanden en tientallen geïntegreerde apps samenbrengt in één digitale werkruimte. Het is beschikbaar op desktop, web en mobiel en is opgebouwd rond teams en kanalen, de twee elementen die de samenwerking tussen mensen, projecten en afdelingen structureren.

Waarvoor dient Microsoft Teams?

Microsoft Teams dient om projecten te coördineren, te communiceren tussen verschillende locaties en afdelingen en bestanden, chats en vergaderingen te centraliseren op één platform. Het voorziet in behoeften die variëren van kleine dagelijkse vergaderingen tot webinars en Town Halls met duizenden deelnemers, en integreert bovendien apps zoals Planner, OneNote en Whiteboard voor beter georganiseerd teamwerk.

Wat is het verschil tussen een team en een kanaal in Microsoft Teams?

Een team is de virtuele ruimte waarin mensen, activiteiten, bestanden en tools rond een project of een bedrijfsafdeling worden samengebracht. Een kanaal is daarentegen de manier waarop binnen dat team onderwerpen, werkstromen of subprojecten worden onderverdeeld: elk team kan meerdere standaard-, privé- of gedeelde kanalen bevatten.

Hoeveel deelnemers kunnen aan een Teams-evenement deelnemen?

De nieuwe Teams Events-ervaring, die de vroegere Live Events heeft vervangen, ondersteunt tot 10.000 deelnemers in de standaardconfiguratie. Door de speciale ondersteuning van Teams Events Services te activeren, is het mogelijk om evenementen tot 100.000 personen te organiseren.

Hoe integreert Microsoft Teams met SharePoint Online?

Het tabblad “Gedeeld” van elke Teams-chat en elk Teams-kanaal brengt in één overzicht de documenten samen die zijn opgeslagen in de aan het kanaal gekoppelde SharePoint-bibliotheek, samen met alle bestanden of links die in berichten zijn gedeeld. Dit maakt het mogelijk om Office-documenten in realtime gezamenlijk te bewerken zonder Teams te verlaten, met gebruik van dezelfde documentinfrastructuur als SharePoint Online.

Is er een specifieke licentie nodig voor de telefonie van Microsoft Teams?

Ja: om telefonie en een centrale op basis van Teams te configureren (bedrijfsnummers, automatische telefonisten, wachtrijen) is een specifieke licentie nodig, zoals het Microsoft 365 E5-abonnement of de standalone add-on Teams Phone, die ook geactiveerd kan worden op plannen die deze niet standaard bevatten.