SharePoint Data Migration: Hoe veelgemaakte fouten vermijden

SharePoint Data Migration: Wat houdt het in?

Gegevensmigratie op SharePoint is het proces van het overbrengen van gegevens, configuraties en functionaliteit van een bestaande SharePoint-omgeving (bijvoorbeeld een legacy- of on-premise versie) naar een nieuwe omgeving, zoals SharePoint Online of een andere geüpgradede versie van het Microsoft 365-platform.

Bij dit proces zijn verschillende elementen betrokken die deel uitmaken van samenwerkings- of communicatiesites, zoals het extranet of het bedrijfsintranet. Onder deze elementen vinden we:

• Site structuur
• Lijsten en bibliotheken
• Bestanden en documenten
• Workflows en automatiseringen
• Machtigingen en beveiligingsconfiguraties

Migratie is daarom een uiterst delicaat proces dat, als het verkeerd wordt aangepakt, kan leiden tot ernstige schade op het gebied van gegevensbeveiliging en gebruikerservaring in de SharePoint-sites die de digitale werkplek van het bedrijf ondersteunen.

Desondanks hebben veel organisaties de neiging om het belang van planning in dit proces te onderschatten, waardoor ze de kansen missen die migratie biedt om:

• De IT-infrastructuur van de onderneming te moderniseren, door over te stappen op nieuwere versies van SharePoint waar functies zoals integratie met Microsoft Teams en Power Automate toegankelijk zijn.
  
• Gegevens te centraliseren, waardoor bijvoorbeeld bedrijfscontent kan worden geconsolideerd in één cloud-gebaseerd platform, waardoor toegang op afstand en samenwerking worden geoptimaliseerd.
  
• Zorgen voor een betere beveiliging, het verminderen van risico's die samenhangen met verouderde versies van het platform en het verbeteren van de naleving van de huidige regelgeving.
  
• Activiteiten stroomlijnen door gegevens beter te beheren.
  

Om het beter te begrijpen, zou een bedrijf dat SharePoint Server 2013 heeft, kunnen besluiten om te migreren om de onderhoudskosten van hardware te verlagen, toegang tot documenten vanaf elke locatie te garanderen en de beveiliging van gegevens te verbeteren door de updates die Microsoft zelf uitvoert voor zijn cloud-technologieën, waar SharePoint Online onder valt.

SharePoint Data Migration: Waarom is het belangrijk om te plannen?

Zoals bij elk project van een zekere complexiteit vereist een gegevensmigratie naar SharePoint een zorgvuldige en gedetailleerde planning. Onze eerste suggestie is dan ook om een migratiedraaiboek op te stellen om onverwachte kosten, vertragingen of, in het ergste geval, het mislukken van het proces te voorkomen.

Planning dient ook om:

• concrete doelstellingen te definiëren
• de benodigde middelen te identificeren
• de kritieke problemen te voorzien waarmee men geconfronteerd zou kunnen worden.

Nemen we het voorbeeld van een bank die van plan is te migreren van een on-premise infrastructuur naar SharePoint Online, maar ontdekt dat de bestaande aanpassingen niet compatibel zijn met het nieuwe platform.

Als in de roadmap rekening wordt gehouden met deze eventualiteit, wordt het mogelijk om vroegtijdig een herontwerp van de migratie of een vervanging van de aangepaste functies te plannen voordat het proces begint. Het resultaat? De bank in kwestie heeft de migratie volgens schema uitgevoerd, zonder risico voor de gegevensbeveiliging en zonder de dienstverlening te hoeven verstoren.

Maar waar moet je beginnen om een goede planning uit te voeren? Het startpunt is te weten hoe de migratie naar SharePoint verloopt.

Het proces kan worden onderverdeeld in vier hoofdfasen:

1. Voorbereiding en analyse: in deze eerste fase analyseert u uw huidige omgeving, identificeert u de gegevens en structuren die moeten worden overgezet en beoordeelt u de compatibiliteit met het nieuwe platform.
   
   
2. Roadmap maken: operationele details worden gedefinieerd, zoals de timing van de migratie, de te gebruiken tools en de betrokken teams.
   
   
3. Uitvoering: de feitelijke gegevensoverdracht naar de nieuwe SharePoint-omgeving vindt plaats. In dit stadium kunnen tussentijdse tests worden opgenomen om ervoor te zorgen dat alles naar behoren werkt.
   
   
4. Postmigratie: wanneer de overdracht is voltooid, controleert u of de gegevensmigratie succesvol was en maakt u de definitieve configuraties. Zodra het proces definitief is gemaakt, train je gebruikers in het gebruik van het nieuwe platform.
   
   

In dit artikel bekijken we hoe je deze stappen beheert, te beginnen met de meest voorkomende fouten die bedrijven maken. Fouten die juist kunnen worden voorkomen door een goede planning van het proces, dat moet worden beheerd met de juiste technische vaardigheden.

Als de organisatie niet kan vertrouwen op interne resources met deze vaardigheden, kan de oplossing zijn om een beroep te doen op consultants zoals de experts van het intranet.ai team, die tientallen jaren ervaring kunnen bieden in het beheren van op SharePoint gebaseerde sites en de geïntegreerde Microsoft 365 digitale werkplek.

Handige tools voor gegevensmigratie naar SharePoint

SharePoint-compatibele migratietools bieden belangrijke ondersteuning voor het overzetten van bestanden, configuraties en functies zonder de integriteit van bedrijfsgegevens aan te tasten.

Microsoft biedt een reeks native tools die ontworpen zijn om de migratie van gegevens naar SharePoint Online te vergemakkelijken, zoals de SharePoint Migration Tool. Dit is een gratis tool die ideaal is voor het beheren van eenvoudige of laagcomplexe migraties waarbij informatie en inhoud van lokale versies van SharePoint naar de Microsoft 365-cloud worden overgebracht.

De rol van de SharePoint Migration Tool bij het migreren van gegevens naar de Microsoft 365-cloud

Migration Tool ondersteunt versies van SharePoint Server 2010 tot en met 2019 en SharePoint Foundation 2010 en 2013. Het is ook compatibel met workflows die zijn gemaakt via SharePoint Designer en de standaard SharePoint Server-workflows.

Voor degenen die de voorkeur geven aan een meer technische aanpak, kunnen alle bewerkingen ook worden uitgevoerd via PowerShell, wat meer flexibiliteit en meer automatiseringsopties kan bieden.

Om veelvoorkomende fouten tijdens een migratie te voorkomen, ondersteunt Migration Tool verschillende verificatiemethoden, waaronder NTLM, Kerberos en multifactorauthenticatie. In omgevingen die zijn geconfigureerd met meerdere providers, wordt Windows-verificatie echter mogelijk niet ondersteund.

Laten we het voorbeeld nemen van een bedrijf dat SharePoint Server 2016 gebruikt en besluit te migreren naar SharePoint Online. Met behulp van Migration Tool kan het eenvoudig bestanden en bibliotheken overzetten zonder dat er geavanceerde tools of complexe configuraties nodig zijn. Maar we moeten benadrukken dat deze tool geen migratie van aangepaste workflows ondersteunt.

Rapport over migratie verstrekt door de SharePoint Migration Tool

Migration Manager is een ander hulpmiddel van Microsoft om de migratie van bestanden van lokale opslagplaatsen naar SharePoint Online, OneDrive en Microsoft Teams te vereenvoudigen.

Dankzij de integratie in het Microsoft 365-beheerportaal kunnen beheerders de migraties eenvoudig centraliseren en beheren zonder software van derden te hoeven installeren.

Om het proces te starten, moeten lokale agents worden geïnstalleerd op de bronservers, die verantwoordelijk zijn voor het verbinden van lokale archieven met de Microsoft-cloud. Zodra u bestemmingen hebt geconfigureerd, zoals documentbibliotheken of OneDrive-accounts, kunt u migraties plannen of onmiddellijk starten.

Tot de sterke punten van Migration Manager behoren het gebruiksgemak en de mogelijkheid om de migratiestatus in realtime te volgen en gedetailleerde rapporten te ontvangen over eventuele fouten of successen na voltooiing.

Hoe Microsoft Migration Manager werkt

Vergeleken met SharePoint Migration Tool is Migration Manager ontworpen voor migraties vanaf lokale bestandsservers en kan grotere scenario's aan met meer automatisering en gecentraliseerde controle. Migration Tool richt zich daarentegen op migratie vanuit on-premise versies van SharePoint of aangepaste overdrachten en biedt meer flexibiliteit, maar minder directe integratie met de Microsoft 365-cloud.

Naast native SharePoint-producten zijn tools van derden ook een waardevolle bron voor complexe migratieprojecten.

ShareGate is een van de populairste.

Het heeft een intuïtieve interface en is vooral nuttig voor:

• Het overzetten van complexe workflows, zodat u automatiseringen en flows kunt migreren zonder functionaliteit te verliezen.
• Het beheren van aangepaste rechten, zodat rechten correct worden gerepliceerd.
• Metadata behouden, zodat informatie over documenten, zoals aanmaakdatums en auteurs, intact blijft in de nieuwe omgeving.

Quest Content Matrix is een andere belangrijke tool van derden die is ontworpen voor migraties waarbij grote hoeveelheden gegevens betrokken zijn of waarbij inhoud moet worden gereorganiseerd tijdens de overdracht.

Dit is wat het kan doen:

• Schaalbare migraties beheren, perfect voor bedrijven met veel gegevens die in meerdere fasen moeten worden verplaatst.
• Structurele reorganisatie, waardoor je de structuur van sites en bibliotheken opnieuw kunt opbouwen om de inhoud beter te organiseren.
• Ondersteuning voor complexe omgevingen, d.w.z. geschikt voor scenario's met uitgebreide aanpassingen of integraties met derden.

Quest Content Matrix kan ideaal worden gebruikt voor het migreren van een omgeving met meer dan 500.000 bestanden verdeeld over honderden documentbibliotheken, waarbij ze tijdens de migratie worden gereorganiseerd in een nieuwe, efficiëntere structuur.

SharePoint Data Migration: de meest gemaakte fouten

Waarom ontstaan er fouten tijdens het migratieproces?

Deze zijn vaak het gevolg van onvoldoende voorbereiding of onderschatting van technische complexiteiten. Laten we hieronder in detail bekijken welke problemen bedrijven het vaakst tegenkomen bij de migratie naar SharePoint en, nog belangrijker, waardoor ze worden veroorzaakt.

Gebrek aan een duidelijke strategie

Een veelgemaakte fout is om zonder zorgvuldige planning aan de migratie te beginnen. Het klinkt triviaal, maar het is een belangrijk concept:een "geïmproviseerde" aanpak leidt vaak tot verwarring, vertragingen en suboptimale resultaten. Een duidelijke strategie omvat het definiëren van wat gemigreerd moet worden, waarom het moet gebeuren en hoe het moet gebeuren, rekening houdend met de kritieke mogelijkheden en gerelateerde oplossingen.

Neem het geval van een bedrijf dat besluit om zijn gegevens te migreren naar SharePoint Online, maar zonder een voorafgaande analyse uit te voeren. Tijdens de migratie kunnen de verantwoordelijke teams erachter komen dat bepaalde kritieke functies, zoals aangepaste workflows, niet compatibel zijn met het nieuwe platform. Dit zou hen dwingen om het project later te herzien, wat niet alleen zou leiden tot hogere kosten, maar ook, en dat is nog belangrijker, tot verstoringen in de dagelijkse werkzaamheden.

Een veelgemaakte fout is het verwaarlozen van de bestaande informatiearchitectuur. Veel SharePoint-omgevingen zijn jaren geleden ontworpen en hoewel ze toen functioneel waren, kunnen ze nu verouderd zijn. Migreren zonder de architectuur te herstructureren betekent oude problemen naar een nieuw systeem brengen en afbreuk doen aan de effectiviteit van contentbeheer en beveiliging die juist de kracht zijn van platformen zoals SharePoint Online.

Verouderde, dubbele of onnodige gegevens

Het overbrengen van verouderde of dubbele gegevens kan de migratie vertragen en het contentbeheer in de nieuwe omgeving bemoeilijken. Daarom moeten de gegevens eerst worden opgeschoond voordat u begint.

Neem bijvoorbeeld een bedrijf dat ontdekt dat zijn bibliotheken honderden verouderde versies van hetzelfde document bevatten. Als de archieven niet worden opgeschoond voordat de migratie begint, worden al deze versies overgezet en wordt het voor eindgebruikers erg moeilijk om de informatie te vinden die ze nodig hebben in de nieuwe werkomgeving.

Slecht geconfigureerde machtigingen

Migratie is niet alleen een technische kwestie: het vereist input van verschillende bedrijfsfiguren om beslissingen te nemen over gegevens, machtigingen en content mapping.

Toegangsrechten zijn cruciaal om gevoelige informatie te beschermen en ervoor te zorgen dat elke gebruiker alleen toegang heeft tot de inhoud waarvoor hij of zij verantwoordelijk is. Fouten in de overdracht van machtigingen kunnen ernstige beveiligingsfouten veroorzaken, wat kan leiden tot verstoringen in workflows.

Neem het voorbeeld van een bedrijf dat deze fout maakt, d.w.z. de machtigingsinstellingen niet verifieert. Na de migratie zouden vertrouwelijke documenten met gevoelige gegevens toegankelijk worden voor alle gebruikers, zelfs bij het genereren van content via Copilot, wat in strijd is met de regelgeving voor gegevensprivacy.

Migratie van machtigingen in SharePoint

Compatibiliteitsproblemen

Niet alle versies van SharePoint zijn compatibel met elkaar en hetzelfde geldt voor integraties van derden of aangepaste oplossingen.

Daarom moet men rekening houden met de mate van compatibiliteit tussen het bron- en doelsysteem als men niet op corrupte functionaliteit of gegevens wil stuiten. Een bekend geval betreft Fabulous 40 templates, beschikbaar in SharePoint 2007, die aanzienlijke problemen opleverden bij het upgraden naar latere versies, zoals SharePoint 2010 of 2013.

Hoe beoordeel je de compatibiliteit? De eerste stap is het uitvoeren van een voorlopige analyse van het bronsysteem, waarbij kritieke onderdelen zoals aanpassingen, workflows, aangepaste webonderdelen en integraties met derden worden geïdentificeerd. Dit zorgt voor een grondig begrip van de huidige structuur en functionaliteit, waarmee de basis wordt gelegd voor de vergelijking met het doelsysteem.

Daarna moet u de functies van de huidige versie van SharePoint vergelijken met die van de doelversie om eventuele afgeschreven of gewijzigde functies te identificeren. Dit type analyse helpt bij het voorspellen van mogelijke obstakels en het plannen van noodzakelijke interventies. Aanpassingen op basis van verouderde technologieën, zoals farm-gebaseerde oplossingen, worden bijvoorbeeld mogelijk niet ondersteund en moeten worden herschreven om in de nieuwe versie te werken.

Op dit punt is het raadzaam om een migratie in een testomgeving uit te voeren met het doel om eventuele kritieke problemen van tevoren te identificeren en op te lossen, zodat gegevens en functionaliteit correct worden overgedragen tijdens het daadwerkelijke migratieproces.

Configuratiefouten voor bibliotheken en bestanden

De bestands- en bibliotheekstructuur van SharePoint vereist een nauwkeurige organisatie om optimaal te functioneren: verkeerde configuraties leiden tot dubbele documenten, gebroken paden en problemen bij het vinden van inhoud. Dit alles resulteert in een slecht presterende digitale werkomgeving die voor gebruikers moeilijk te adopteren is.

Onderschatting van tijdlijnen

Veel bedrijven onderschatten de tijd die nodig is om de migratie naar SharePoint goed uit te voeren, wat vaak leidt tot vertragingen die weliswaar gerechtvaardigd zijn, maar niet waren begroot in de roadmap.

Integendeel, men moet altijd rekening houden met mogelijke onvoorziene gebeurtenissen, vooral wanneer grote hoeveelheden gegevens moeten worden overgezet, of storingen in de connectiviteit die de tijd tot voltooiing kunnen verlengen.

SharePoint Data Migration: planningstips

Er zijn verschillende soorten gegevensmigratie naar SharePoint:

1. Van legacyversies: de overstap van oudere versies van SharePoint naar nieuwere versies.
   
2. Van on-premise naar cloud: de overstap van een lokale naar een cloudgebaseerde infrastructuur, zoals SharePoint Online in Microsoft 365.
   
3. Tussen cloudomgevingen: migratie van de ene SharePoint Online tenant naar de andere, zoals bij bedrijfsfusies.
   
4. Van externe platformen: gegevens overzetten van niet-SharePoint-systemen, zoals Google Drive, Lotus Notes of Dropbox.
   

In welke situatie een bedrijf zich ook bevindt, de eerste stap naar een succesvolle migratie is het duidelijk identificeren van de doelen en vereisten van het project. Men moet dan de volgende vragen kunnen beantwoorden:

• Om welke redenen is de migratie noodzakelijk?
• Wat zijn de problemen die de migratie noodzakelijk maken?
• Welke oplossingen moet de migratie naar SharePoint opleveren?

Daarna moeten de resources die verantwoordelijk zijn voor het managen van het hele proces bij elkaar worden gebracht: alle benodigde vaardigheden moeten vertegenwoordigd zijn en elk teamlid moet duidelijke en welomschreven verantwoordelijkheden hebben.

Er moeten bijvoorbeeld IT-experts bij worden betrokken om toezicht te houden op de technische kant, evenals vertegenwoordigers van de verschillende bedrijfsafdelingen om nuttige feedback te geven over het opzetten van de nieuwe digitale werkomgeving. Dit alles gecoördineerd door een projectmanager die verantwoordelijk is voor de migratie.

Op dit punt kunt u beginnen met een voorlopige analyse van de huidige omgeving, door eventuele problemen te identificeren en te redeneren over gerelateerde oplossingen. We verduidelijken dit in de volgende tabel.

Waarom het belangrijk is om gegevens op te schonen

We hebben al uitgelegd dat het overzetten van onnodige of dubbele gegevens niet alleen de migratie vertraagt, maar ook de efficiëntie van de nieuwe digitale werkomgeving in gevaar kan brengen. Op dit punt kan echter een vraag rijzen: hoe identificeer je onnodige gegevens en hoe verwijder je ze?

Om dit te beantwoorden, raden we aan te beginnen met het analyseren van het gebruik door de eindgebruiker, dat wil zeggen, beoordelen welke documenten onlangs zijn gewijzigd of geopend. Als een bedrijf vaststelt dat de helft van de documenten in zijn digitale archieven in de afgelopen 5 jaar nooit is geopend, dan is het misschien een goed idee om deze bestanden opzij te zetten zodra is vastgesteld dat ze onbruikbaar zijn.

Uiteraard moeten er regels worden opgesteld over wat als "verouderd" moet worden beschouwd op basis van datum of type inhoud. Een bedrijf kan bijvoorbeeld een script gebruiken om bestanden te analyseren die de afgelopen drie jaar niet zijn gewijzigd en deze op een lokale server opslaan zodat ze niet bij het migratieproces worden betrokken.

Voordat een migratie wordt gestart, moet de inhoud worden geanalyseerd en gereorganiseerd zodat deze gemakkelijk toegankelijk en intuïtief te navigeren is. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van bestandsclassificatie op basis van criteria zoals afdelingen, projecten, documentcategorieën of zelfs operationele prioriteiten.

Laten we een ander voorbeeld nemen: een groot bedrijf zou bestanden kunnen reorganiseren door speciale bibliotheken aan te maken voor elke afdeling. Elke bibliotheek zou worden verrijkt met aangepaste metadata, zoals de naam van de projectmanager, vervaldatums en de goedkeuringsstatus van documenten.

Een ander belangrijk aspect betreft het beheer van bestandsversies en eventuele onderlinge afhankelijkheden. SharePoint biedt mogelijkheden voor versiebeheer waarmee wijzigingen in documenten in de loop van de tijd kunnen worden bijgehouden, en het overbrengen van elke afzonderlijke versie zou de hoeveelheid over te brengen gegevens onnodig kunnen vergroten.

Daarom moeten essentiële versies worden geïdentificeerd en alleen de relevante versies worden bewaard (bijvoorbeeld de laatste drie versies van een document). Dit elimineert onnodige versies en voorkomt overbelasting van het systeem.

Wat afhankelijkheden betreft, moet worden opgemerkt dat in SharePoint-omgevingen veel bestanden, zoals Excel-sheets of databases, koppelingen of verwijzingen naar externe documenten kunnen bevatten. Tijdens de migratie moet worden gecontroleerd of deze koppelingen blijven werken.

Waarom het belangrijk is om de migratie te testen

Het testen van de migratie voordat deze wordt uitgevoerd, zorgt voor een foutloos proces en een eindomgeving die aan de verwachtingen voldoet.

Pre-testen simuleert de overdracht op een beperkt, representatief deel van de gegevens, zodat u problemen zoals fouten in het rechtenbeheer, verlies van metadata of incompatibele configuraties kunt identificeren.

In de praktijk kan een IT-team een aparte SharePoint Online-site maken om te controleren of metagegevens en workflows zich na de overdracht gedragen zoals verwacht.

Tijdens het testen is het zinvol om informatie op te nemen die wordt beschermd door hoge autorisatieniveaus en aanpassingen, die vaak een probleem vormen bij de overgang naar een nieuwe digitale werkomgeving.

Waarom het belangrijk is om feedback van eindgebruikers te krijgen

Zoals we al hebben gezegd, is het goed om zowel tijdens de planning als na afloop van het proces feedback te verzamelen van collega's die de nieuwe omgeving moeten gebruiken voor hun dagelijkse activiteiten. Hun feedback is in feite de beste indicator voor de effectiviteit van de migratie.

Vooral aan het einde van de migratie zou het bedrijf een reeks bijeenkomsten kunnen houden om feedback van het personeel te verzamelen over bruikbaarheidsproblemen of ontbrekende functionaliteit.

Als gebruikers bijvoorbeeld melden dat ze moeite hebben met navigeren of zoeken naar documenten, kunnen passende activiteiten worden gepland om de sitestructuur of metadata te optimaliseren. Zelfs een korte enquête kan helpen bij het identificeren van mogelijke verbeterpunten.

Praktijkvoorbeeld van migratie naar SharePoint

Aan de hand van een praktijkvoorbeeld gaan we nu bekijken hoe we een gedetailleerd plan voor gegevensmigratie naar SharePoint kunnen opstellen. We doen ons voor als een bedrijf dat een bulk aan gegevens moet migreren van SharePoint On-Premise naar SharePoint Online: het verantwoordelijke team plant het proces, test het, voert de migratiefase uit en controleert het succes ervan.

Denk aan een bedrijf met een gevestigde structuur dat SharePoint Server 2016 On-Premise gebruikt voor documentbeheer en teamsamenwerking.

Het management besluit te migreren naar SharePoint Online om te profiteren van alle functies die de cloud biedt, zoals verbeterde toegang op afstand, schaalbaarheid en integratie met Microsoft Teams.

Laten we eens kijken hoe dit bedrijf te werk moet gaan.

Stap 1: Planning

Het IT-team begint met het duidelijk definiëren van de doelen van de migratie. In ons voorbeeld wil het bedrijf de toegankelijkheid van gegevens verbeteren voor mensen die op afstand werken en tegelijkertijd het beheer van de IT-infrastructuur vereenvoudigen en de kosten optimaliseren.

Het team gaat dan verder met een analyse van de huidige omgeving en verifieert dat:

• De te migreren gegevens omvatten documentbibliotheken, aangepaste workflows en metadata.
• Er zijn granulaire rechten die moeten worden gehandhaafd om de gegevensbeveiliging te garanderen.
• De huidige architectuur heeft een aantal inefficiënties, met dubbele bestanden die niet langer relevant zijn.

Het team maakt vervolgens een stappenplan met vier stappen:

1. Voorlopige analyse en opschonen van gegevens.
2. Testen van de migratie op een subset van de inhoud.
3. Uitvoering van de eigenlijke migratie.
4. Monitoring na de migratie.

Fase 2: Voorafgaand testen

Voordat de daadwerkelijke migratie wordt uitgevoerd, test het team het proces op een kleine documentbibliotheek met representatieve gegevens. Er wordt getest met een extern hulpmiddel (bijvoorbeeld ShareGate) om de documentoverdracht uit te voeren en te controleren of deze foutloos verloopt, of de metadata intact blijven en of de machtigingen correct worden toegepast in de nieuwe omgeving.

Er doet zich een kritiek probleem voor: sommige aangepaste workflows zijn niet compatibel met SharePoint Online.

Er moet dus een oplossing worden gevonden, die in dit geval kan bestaan uit het vervangen van deze flows door op Power Automate gebaseerde automatiseringen.

Stap 3: De migratie uitvoeren

We zijn aangekomen bij de hoogtepuntfase van het hele proces. Na voorafgaande tests om het plan te verfijnen, besloot het team om de daadwerkelijke migratie in het weekend uit te voeren om de impact op de activiteiten van collega's te minimaliseren.

Daarnaast werd besloten om het proces in blokken te verdelen om overbelasting te voorkomen en de gegevensoverdracht beter te kunnen bewaken.

Tijdens de migratie bewaakt het team het proces in realtime met behulp van rapporten van een tool zoals SharePoint Migration Tool.

Stap 4: Postmigratiemonitoring

Het team is bijna klaar met het migratieproces: het kan nu controleren of de nieuwe SharePoint Online-omgeving volledig operationeel is.

Hoe? Door benchmarking met de oorspronkelijke omgeving om er zeker van te zijn dat alle content is overgezet, door te controleren of machtigingen correct zijn toegepast, door de toegang tot documenten door verschillende gebruikers te testen en, ten slotte, door feedback van eindgebruikers te verzamelen.

Als er kleine problemen of kritieke problemen aan het licht komen, worden er onmiddellijk wijzigingen aangebracht aan het framework om de bruikbaarheid te verbeteren.

Wat is datamigratie in SharePoint en waarom is het belangrijk?

Datamigratie in SharePoint omvat het overbrengen van content, configuraties en functionaliteiten van een bestaand systeem naar een omgeving zoals SharePoint Online. Dit proces helpt bij het moderniseren van IT-infrastructuur, het centraliseren van gegevens en het verbeteren van beveiliging en zakelijke samenwerking.

Welke tools zijn beschikbaar voor datamigratie naar SharePoint?

Microsoft biedt de SharePoint Migration Tool, ontworpen om documenten, lijsten en bibliotheken veilig te migreren, terwijl metadata en machtigingen behouden blijven. Daarnaast zijn er oplossingen van derden, zoals ShareGate, Metalogix en AvePoint, die extra mogelijkheden bieden voor specifieke behoeften.

Wat zijn de meest voorkomende fouten tijdens een migratie naar SharePoint?

Veelvoorkomende fouten zijn onder andere onvoldoende planning, het overbrengen van onnodige of verouderde data, het niet begrijpen van afhankelijkheden tussen systemen, en onvoldoende voorbereiding van gebruikers. Deze problemen kunnen leiden tot inefficiënties, dataverlies en uitdagingen bij de adoptie van het systeem.

Hoe plan je effectief een datamigratie naar SharePoint?

Effectieve planning omvat het analyseren van bestaande data om te beslissen wat gemigreerd of verwijderd moet worden, het beoordelen van systeemafhankelijkheden, het definiëren van een migratiestrategie met gedetailleerde tijdlijnen en middelen, en het trainen van gebruikers om de adoptie van de nieuwe omgeving te vergemakkelijken.

Is SharePoint Online beter dan SharePoint On-Premise?

SharePoint Online biedt schaalbaarheid, toegang tot data vanaf elke locatie, betere integratie met andere Microsoft 365-toepassingen en automatische updates. Het is belangrijk om specifieke zakelijke behoeften te beoordelen, rekening houdend met factoren zoals naleving en gegevensbeveiliging.