Forbedr din virksomheds kommunikation med eksterne interessenter med ekstranettet
I denne artikel kan du lære mere om extranet og dets betydning for virksomheder.
Vi dykker ned i definitionen og forskellene mellem intranet og ekstranet. Vi vil også se på, hvilke fordele extranetportaler kan give virksomheder. Endelig forklarer vi trin for trin, hvordan du opretter en gratis ekstranetportal ved hjælp af dine Microsoft 365-licenser.
Læs videre for at få flere oplysninger.
Hvad vil du finde i denne artikel
- Hvad er en ekstranetportal, og hvad bruges den til i virksomheder?
- Hvad er forskellen mellem et intranet og et extranet?
- Hvorfor intranet og extranet bør integreres i virksomheder
- Sådan opretter du en gratis ekstranetportal ved hjælp af dine Microsoft 365-licenser
Extranet: en kort introduktion
Et ekstranet er et privat netværk, hvor folk i virksomheden kan få forbindelse til eksterne ressourcer i et reserveret digitalt arbejdsområde.
Som selve navnet antyder, betyder "extranet" enhver form for kontakt, der er rettet mod en kreds af udvalgte brugere uden for virksomheden. Det kan være kunder, leverandører, distributører, sælgere og forretningspartnere.
Som du måske har gættet, er dets rolle ekstremt vigtig for at muliggøre samarbejde. Den letter kommunikation, deling af information, dokumenter og overførsel af selv store mængder data mellem partnere og organisationer.
Da platformen er på et privat netværk, er indholdets sikkerhed garanteret, da det ikke er offentligt tilgængeligt.
Intranet VS Extranet: hvad er forskellen?
Intranettet er en privat virksomhedsplatform, der kun er forbeholdt folk inden for virksomheden. Det er et virtuelt sted, hvor medarbejderne kan finde det, de har brug for. Det indeholder dokumenter, opdateret kommunikation, tjenester, uddannelsesindhold og andre avancerede værktøjer, som giver dig mulighed for at strukturere og centralisere arbejdsgange. Og resultatet? Besparelse af tid og penge. Det lykkes virksomheden at styrke de interne forretningsprocesser ved at øge medarbejdernes produktivitet.
Alle afdelinger på intranettet kan kommunikere med hinanden og skabe diskussioner. Sammenligninger inden for virksomheden tilskynder til vækst og øger følelsen af at høre til i den organisation, man er en del af.
Denne digitale arbejdsplads afspejler virksomheden og giver et klart overblik over dens præstationer.
Hvis du vil vide mere, kan du læse vores artikel om virksomhedens intranet.
På ekstranettet kan medarbejderne komme i kontakt med virksomheder uden for organisationen. Det er et arbejdsområde, hvor man kan indgå aftaler med distributører eller forretningspartnere og automatisere gentagne processer. Et eksempel er håndtering af ordrer og leverancer.
Det aspekt, der appellerer mest til virksomheder, er netop muligheden for at modellere platformen i henhold til deres forretningsbehov.
Grafen viser alle de mulige interaktioner, som værktøjet muliggør med alle de eksterne kilder, der bidrager til organisationens liv.
Et ekstranets mange funktioner
Det opfylder en lang række funktioner og er især nyttigt, når virksomheden har brug for at interagere med kunder, leverandører eller partnere.
- Videnstyring: Virksomhederne interagerer og samarbejder lettere takket være den fælles brug af programmer eller apps, der er skabt til dette formål.
- Datacirkulation: Extranet gør det muligt at udveksle store mængder data mellem forretningspartnere. Det opfylder behovet for at udveksle dokumenter som f.eks. ordresedler, følgesedler og ladelister. Virksomheden kan nemt åbne og lukke sine grænser afhængigt af behovet for at udveksle data. Den digitale overførsel af data muliggør også en nøjagtig og organiseret lagringsproces.
- Informationsudveksling: Formidling af information, der er relevant for udvalgte brugere, sker i realtid. Opdateret og markeret kommunikation kan gøres tilgængelig med et enkelt klik.
- Samarbejde: Det er et implicit, men vigtigt koncept. Muligheden for at samarbejde mellem virksomheder øger og opmuntrer deres samarbejde.
- Datastyring og -organisering: Data kan opdateres og gøres tilgængelige for interesserede brugere på meget kort tid, hvilket sikrer en høj grad af konsistens, gennemsigtighed og sikkerhed.
Resultatet er tidsbesparelser - som ellers ville gå tabt på grund af e-mail og telefonopkald - og lettere administration.
En anden fordel ved systemet er, at det udfører en slags kvalitetskontrol af produkter og tjenester for virksomheden og korrigerer eventuelle uoverensstemmelser.
Extranet: fordelene for virksomheder
Extranetportaler giver virksomheder betydelige fordele ved at forenkle gentagne forretningsprocesser og reducere den tid og indsats, der bruges på opgaver som f.eks. leverandørbestillinger.
Disse portaler muliggør sikre interaktioner i realtid, centraliserer information og fremmer B2B-samarbejde ved at holde styr på alle interaktioner mellem interne og eksterne brugere.
Nedenfor forklarer vi de fordele, som en ekstranetportal giver virksomheder.
Forenkling af forretningsprocesser
En af fordelene ved et ekstranet er forenklingen af hyppige og gentagne forretningsprocesser. Virksomheden skal måske regelmæssigt afgive ordrer til en bestemt leverandør og er nødt til at ty til e-mail og telefonopkald for at gøre det. Men takket være ekstranettet bliver disse trin halveret med hensyn til tid og drift.
Alle ordrer kan afgives via dit private netværk i et sikkert digitalt rum. Interaktionerne foregår sikkert og i realtid. Fakturaer gemmes sammen med andre oplysninger på ét centralt sted.
Interaktioner i et ekstranet foregår i realtid og på en sikker måde. For eksempel er alle oplysninger knyttet til:
- Den eksterne bruger, der er involveret i processen
- Den interne bruger, der styrer processen
Udover det faktum, at alt er gemt i et fælles virtuelt rum, kan du spore alle B2B-interaktioner, der finder sted mellem forskellige virksomheder.
Kundens brugeroplevelse
I B2B-forhold er det vigtigt at fokusere på kunde- og partnertilfredshed. Brug af sådan software hjælper med at dyrke relationer med mere effektivitet og færre forhindringer.
En af de vigtigste digitaliserede fordele er tilgængeligheden 24/7, som giver mulighed for perfekt synkronisering med kunderne.
Agenter, som virksomheden interagerer med, kan til enhver tid stille spørgsmål, uploade data og godkende ideer eller projekter. Det nedbryder barrierer som tid og sted.
Et sikkert værktøj
Hvis ekstranettet er designet korrekt, har det de nødvendige værktøjer til at sikre maksimal sikkerhed.
E-mails og andre værktøjer, som for det meste bruges til dokumentoverførsel, giver ikke den rette beskyttelse til at forhindre mulige brud, der kan være katastrofale.
Et mål er at løse disse problemer og sikre, at følsomme oplysninger forbliver i et beskyttet miljø.
Microsoft 365-løsninger til at skabe et ekstranet
Hvis du er på udkig efter software, der kan garantere kvalitet og sikkerhed, så kan markedslederen Microsoft 365 bestemt ikke skuffe dine forretningsforventninger.
Du kan tage udgangspunkt i intranettjenesten SharePoint Online og bruge en del af den som ekstranet.
Denne tilgang gør det muligt at have ét centraliseret system, hvor intranet og intranetprocesser kan slås sammen uden at skulle vedligeholde og administrere separate applikationer.
SharePoint Online kan bruge tilladelser til at bestemme, hvilken portal der er privat, og hvilken der kan åbnes for eksterne brugere efter godkendelse.
Få mere at vide i vores artikel på SharePoint Online og dets 7 nøglefunktioner.
Erstelle din virksomheds extranet med dine Microsoft 365-licenser
intranet.ai kan hjælpe dig med at oprette en ekstranetportal til din virksomhed på kort tid.
Vores løsning tilpasser sig fuldt ud til at skabe en ekstern portal ved hjælp af SharePoint Online og alle samarbejdsværktøjerne i Microsoft 365.
Intranet og extranet på ét sted
Tidligere blev intranet og ekstranet altid set som separate enheder og applikationer.
Brugen af dem krævede mere specifikke programmer, og at få dem til at kommunikere og integrere krævede ekstra omkostninger, som næppe blev identificeret under projektanalysen.
I dag eksisterer intranet og ekstranet imidlertid harmonisk sammen i den store moderne intranetsoftware, som er en af de største udviklinger i denprofessionelle sektor.
Intranettet omfatter nu også ekstranettet som helhed i én digital pakke for at eliminere kommunikations- eller integrationsproblemer mellem forskellig software.
Målet er at sikre samarbejde mellem interne medarbejdere og eksterne interessenter i virksomheden.
Hvor intranettet ikke kan komme hen, begynder ekstranettet.
På den måde kan du kommunikere med medarbejdere, leverandører, partnere og kunder på ét digitalt sted og spare tid og penge.
Inden for det er alle former for digitaliserede processer indlejret og optimeret. Det kan være alt fra marketingprocesser til HR-processer. Målet er at skabe en digital arbejdsplads, hvor virksomheden kan opfylde en række forskellige behov.
Derfor er det en stor fordel at have både et intranet og et ekstranet, hvis det implementeres korrekt. Du kan håndtere både interne og eksterne problemer og finde de mest moderne måder at løse dem på.
For at opsummere præsenterer vi nedenfor en oversigt over de vigtigste fordele ved et virksomhedsekstranet, som vi har diskuteret sammen:
| Fordele ved et extranet | Beskrivelse af fordele |
| Forenkling af forretningsprocesser | Reduktion af den tid og de handlinger, der kræves til tilbagevendende forretningsaktiviteter som f.eks. bestilling hos leverandører. |
| Forbedring af kundeoplevelsen | Tilgængelighed døgnet rundt for effektiv og smidig interaktion med kunder og forretningspartnere, så de kan stille spørgsmål, uploade data og godkende projekter. |
| Datasikkerhed | Giver værktøjer til at sikre maksimal datasikkerhed ved at beskytte følsomme oplysninger i et sikkert miljø. |
| Integration med Microsoft 365 | Brug Microsoft 365-licenser til at oprette en ekstranetportal og skabe en central platform for internt og eksternt samarbejde. |
| Operationel effektivitet | Optimering af digitaliserede processer ved at eliminere behovet for e-mails og telefonopkald for at overføre dokumenter, hvilket sparer tid og forenkler rapporteringen. |
| Forbedring af forretningsrelationer | Fremme af stærkere relationer til kunder og forretningspartnere gennem effektiv kommunikation og informationsudveksling i realtid. |
Extranet? Nem og sikker indførelse med intranet.ai
Hvis du er i tvivl om, hvorvidt indførelsen af ny, innovativ software til samarbejde kan skabe sikkerhedsproblemer og forvirring hos medarbejderne, skal du ikke bekymre dig.
Disse værktøjer bruges nu af hundredvis af SMV'er og store virksomheder, som bruger Microsoft 365 til at implementere sikre applikationer, der skal lægges ud på internettet.
Intranet.ai er Microsoft Gold Partner med mere end 10 års erfaring i at udvikle webapplikationer inden for dette område.
Hvad er intranet.ai?
intranet.ai er et brugsklart virksomhedsintranet, der er designet til at reducere omkostninger og implementeringstider og dermed skabe et samarbejdende og moderne digitalt arbejdsmiljø:
- Startpris på 3.650 €/år for et komplet intranet
- 50+ applikationer, herunder avanceret søgning, dokumentstyringssystem og FAQ-sider
- 100 % integreret med SharePoint Online og Microsoft 365
Giuseppe Marchi
Giuseppe har været Microsoft MVP for SharePoint og Microsoft 365 siden 2010 og har grundlagt Dev4Side og intranet.ai med det formål at hjælpe virksomheder med at få et enklere og mere effektivt arbejdsmiljø.
Han arbejder som konsulent med alt, hvad der har med digitalt samarbejde, intranetportaler og Microsofts cloud-platforme at gøre.
FAQ om Extranets i virksomheder
Hvad er en Extranet-portal, og hvad bruges den til i virksomheder?
En Extranet-portal er et privat netværk, hvor personer inden for virksomheden kan kommunikere med eksterne kilder i et reserveret digitalt arbejdsområde. Det muliggør samarbejde, udveksling af data, deling af information og dokumenter samt overførsel af store mængder data mellem partnere og organisationer uden for virksomheden.
Hvad er forskellen mellem et intranet og et Extranet?
Intranettet er et privat netværk, der kun er tilgængeligt for medarbejdere i en virksomhed og bruges internt. Et Extranet derimod muliggør kommunikation og samarbejde mellem medarbejdere i virksomheden og eksterne partnere som kunder, leverandører og forretningspartnere.
Hvorfor skal intranet og Extranet være integreret i virksomheder?
Integrationen af intranet og Extranet i virksomheder muliggør problemfri kommunikation og samarbejde både internt og med eksterne partnere. Dette øger effektiviteten af forretningsprocesser og styrker relationerne med kunder og partnere.
Hvordan opretter du et gratis Extranet ved hjælp af dine Microsoft 365-licenser?
For at oprette en gratis Extranet-portal med dine Microsoft 365-licenser kan du bruge SharePoint Online. Opret en webstedsamling til eksterne partnere og konfigurer ekstern deling for at muliggøre samarbejde med partnere. Du kan derefter give brugere adgang til Extranet-portalen og sikre dine data.
Hvad er fordelene ved Extranet-software i en virksomhed?
Extranet-portaler tilbyder virksomheder betydelige fordele, herunder forenkling af forretningsprocesser, forbedring af kundeoplevelsen, datasikkerhed, integration med Microsoft 365, operationel effektivitet og forbedring af virksomhedsrelationer gennem effektiv kommunikation og realtidsudveksling af information.
Fortsæt med at læse
Virksomhedsintranet: hvad er det og 20 ideer til at få det til at vokse
Find ud af, hvad et virksomhedsintranet er, og hvilke muligheder det har for at styrke din virksomhed.
Hvad er SharePoint og de 7 vigtigste funktioner
Find ud af, hvad SharePoint er, og hvordan det kan hjælpe dig med at digitalisere din virksomhed.