Microsoft Lists: Hvad det er og 6 nøglefunktioner til at holde styr på virksomhedens data

Microsoft Lists er en del af Microsoft 365-pakken og er designet til at forenkle styring af information og virksomhedsprojekter. Det tilbyder derfor en alsidig platform, der giver organisationer mulighed for at følge data og aktiviteter i fællesskab, med fuld udnyttelse af Microsoft-økosystemet.

I denne artikel udforsker vi funktionerne i Microsoft Lists og analyserer, hvordan dets lister adskiller sig fra traditionelle SharePoint Online-lister. Vi ser også på adgangsmetoderne og integrationerne med værktøjer som SharePoint, Teams, Planner og Microsofts Power Platform, for at forstå hvordan Lists kan hjælpe med at øge produktivitet og samarbejde ved at levere et centralt miljø til styring af opgaver, data og ressourcer.

Microsoft Lists, udviklingen af SharePoint-lister

Inden for Microsoft 365-økosystemet giver Lists en løsning til projekt- og opgavestyring, med funktioner der forenkler informationsdeling og styrker samarbejdet, både i Microsoft Teams-grupper og i det virksomhedsintranet, der er baseret på SharePoint.

Målet er at hjælpe teams med at koordinere deres aktiviteter mere effektivt og med bedre kontrol over den information, der deles på tværs af de forskellige platforme, som udgør den digitale arbejdsplads. Det er altså en applikation, der har til formål at udvide anvendelsen af SharePoint Online-lister.

Med Microsoft Lists kan du oprette brugerdefinerede lister til at understøtte:

• sporing af delte ressourcer
• organisering af virksomhedsbegivenheder
• lagerstyring
• koordinering af interne teamaktiviteter

Lister kan derefter forbedres ved at tilføje kolonner, integrere rullelister og tilpasse opgavevisningen. Det betyder, at hvert teammedlem kan tilgå og administrere den information, der er relevant for deres eget arbejde, mens de bevarer et opdateret overblik over de opgaver, der er tildelt kolleger, og projektets samlede fremdrift.

Hvorfor skal en virksomhed vælge Microsoft Lists? Først og fremmest fordi det giver et alsidigt og centraliseret system til at organisere arbejdet i teams og afdelinger. Derudover fordi det gør det muligt at holde styr på de daglige aktiviteter, dele opdateringer i realtid og sikre, at hver opgave er klar og forståelig for alle teammedlemmer.

Sådan får du adgang til Microsoft Lists

Det er ganske enkelt at få adgang til Microsoft Lists-appen i Microsoft 365-miljøet.

Når du er logget ind på Microsoft 365 med din arbejdskonto, kan du tilgå Lists fra hovedskærmen ved at vælge Apps-ikonet (de ni prikker øverst til venstre) og søge efter Lists på listen, eller ved at skrive appens navn i søgefeltet for direkte at gå til Lists’ startside, hvor de seneste lister og foruddefinerede skabeloner vises, så du kan oprette nye lister ud fra teamets eller projektets behov.

For at bruge Microsoft Lists uden begrænsninger er det vigtigt at have de rette tilladelser i SharePoint, da Lists er afhængig af denne platform til lagring og styring af data.

Hvert teammedlem skal have Læse- eller Rediger-tilladelser på det SharePoint-websted, hvor listerne er gemt. Disse tilladelser gør det muligt at se, ændre og samarbejde om delte lister, hvilket gør det nemt at følge opdateringer og spore fremdriften i aktiviteterne. Administratorer kan konfigurere tilladelser i SharePoint-indstillingerne og tildele dem ud fra den enkelte brugers rolle.

Med hensyn til licenser er Microsoft Lists inkluderet i flere Microsoft 365-planer.

Microsoft 365 Business Standard og Business Premium-licenserne giver adgang til Lists som en del af produktivitetspakken, mens Office 365 E3- og E5-planerne til store organisationer sikrer fuld adgang til Lists, inklusive brug i SharePoint og Microsoft Teams.

Brugere med en Microsoft 365 F3-licens kan også tilgå Lists-appen, dog med visse begrænsninger sammenlignet med E3- og E5-versionerne.

Endelig er det vigtigt at bemærke, at Microsoft Lists ikke er tilgængelig som en selvstændig app. Der findes derfor ikke et separat abonnement til denne applikation; man skal købe en af de ovennævnte Microsoft-licenser.

Microsoft Lists vs SharePoint-lister: hvad er forskellen?

Microsoft Lists og SharePoint-lister deler samme grundlag, men har betydelige forskelle, som gør dem til to forskellige værktøjer i Microsoft 365-økosystemet.

Kort sagt: Mens begge applikationer giver brugerne mulighed for at organisere og følge information via strukturerede lister, skiller Microsoft Lists sig ud med en mere brugervenlig grænseflade, optimeret til samarbejde og alsidig brug også i Teams.

Lad os udforske de vigtigste forskelle mellem de to systemer i tabellen nedenfor.

Forskelle mellem Microsoft Lists og SharePoint-lister

Sådan bruger du Microsoft Lists, med eksempler

Som tidligere nævnt er Microsoft Lists et alsidigt Microsoft 365-værktøj til at styre aktiviteterne i et team eller en virksomhedsafdeling.

Inden for applikationen kan brugere tilgå favoritlister, seneste lister, dem der er oprettet individuelt, eller dem der er delt via en Microsoft Teams-gruppe, og få et samlet overblik over den information, der er nødvendig for at følge de projekter, de er involveret i.

Lad os se nærmere på, hvad der er muligt i Microsoft Lists-applikationen. Når du opretter en ny liste, tilbyder Microsoft Lists til at begynde med fire standardvisninger:

• Gitter: en brugervenlig struktur baseret på tilpasselige rækker og kolonner.
• Liste: en visning der ligner gitteret, men uden mulighed for direkte redigering.
• Galleri: ideel til lister, der indeholder billeder.
• Kalender: perfekt til at fremhæve datoer og deadlines for specifikke opgaver.

Ud over disse visningsmuligheder giver Lists dig mulighed for at konfigurere formatering og regler til at fremhæve status for opgaver. Du kan for eksempel angive farven på elementer for at markere forskellige statusser: orange for “Under gennemgang” og grøn for “Godkendt”, for blot at nævne nogle få.

Brug af Microsoft Lists-skabeloner

Microsoft Lists tilbyder et bredt udvalg af færdige skabeloner, designet til at forenkle oprettelsen af lister til sporing af specifikke aktiviteter. Disse skabeloner indeholder kolonner, formatering og datastrukturer, der allerede er opsat til at håndtere den mest relevante information for de opgaver, der overvåges. Her er nogle af de vigtigste tilgængelige skabeloner.

Asset manager giver dig mulighed for at spore de ressourcer, der indgår i et projekt, og holde styr på deres status (f.eks. tilgængelig, i brug, under reparation), ejer, anskaffelsesdato og aktuelle placering.

Content scheduler er den ideelle skabelon til at styre offentliggørelse af nyheder og anden intern kommunikation, med muligheder for at filtrere indhold, der snart udløber, og sende automatiske meddelelser til arkivering af udkast.

Employee onboarding understøtter onboardingprocessen for nye medarbejdere ved at guide dem gennem relevante kontakter og ressourcer og sikre, at alle nødvendige opgaver gennemføres inden for de fastsatte tidsfrister.

Event itinerary hjælper med at organisere detaljerne for en begivenhed ét sted, med mulighed for at se aktiviteter i kalenderformat for et tidsbaseret overblik.

Issue tracker giver dig mulighed for at overvåge indberetninger, tildele prioriteter og sende meddelelser til teammedlemmer ved opdateringer, hvilket fremskynder problemløsning.

Recruitment tracker bruges til at styre rekrutteringsprocessen i HR-teamet ved at spore feedback om kandidater og status for ansøgninger.

Travel requests letter styringen af forretningsrejser ved at spore rejseanmodninger, budgetter og nødvendige godkendelser.

Work progress tracker hjælper med at overvåge prioriteter og fremdriften i aktiviteter, hvilket forenkler styringen af projekter og tjenester.

Som nævnt følger hver skabelon med en foruddefineret struktur, et formularlayout og formateringsmuligheder for et klart overblik over de vigtigste data for hver opgave.

Derudover tilbyder Microsoft Lists en forhåndsvisning af skabelonen med et eksempel baseret på prøvedata for at guide brugerne i valget af den model, der bedst passer til deres behov.

Oprettelse og opbevaring af en liste

Hvis der ikke findes en nyttig skabelon, er det altid muligt at oprette en ny liste fra bunden eller baseret på eksisterende lister, mens både struktur og formatering bevares.

Et andet alternativ er at importere data fra Excel-tabeller for at generere komplette lister på få sekunder.

Når en liste er klar, kan den gemmes i:

• SharePoint: listen gemmes på et websted, hvilket muliggør et mere struktureret samarbejde.
• OneDrive for Business: ideel til at oprette og have personlige lister ved hånden.

Håndtering af tilladelser

Lister, der oprettes i Microsoft Lists, kan deles på både team- og individniveau, hvilket giver adgang til information selv for personer uden for organisationen. Du kan give rediger- eller skrivebeskyttede tilladelser og endda angive en adgangskode til adgang til individuelle elementer, hvis du ikke ønsker at dele hele listen.

Hvis tilladelserne ikke tilpasses, er det vigtigt at huske, at Microsoft Lists’ tilladelser er baseret på SharePoints. De arver derfor automatisk de adgangsindstillinger, der er konfigureret for det overordnede websted.

Aktivér eller deaktivér Microsoft Lists

Microsoft Lists er som standard aktiveret for alle brugere med adgang til Microsoft Teams, men kan deaktiveres på organisationsniveau via Teams-administrationscenteret.

Lists-integrationer: SharePoint, Planner og Teams

Microsoft Lists integreres nativt med andre Microsoft 365-applikationer, herunder SharePoint, Teams og Planner, for at give brugerne mulighed for at organisere, se og samarbejde om den forretningsinformation, der betyder mest for deres projekter, alt sammen inden for ét samlet digitalt arbejdsområde.

Hver integration er designet til at lette samarbejdet og forbedre teamets produktivitet: SharePoint gør det muligt at strukturere data direkte i sine websteder, Teams giver øjeblikkelig adgang til information i grupper og kanaler, mens Planner tilføjer et ekstra planlægningslag til støtte for projektstyringsaktiviteter.

Derudover kan Microsoft Lists’ funktioner takket være integrationen med Microsoft Power Platform og Microsoft Viva udvides med automatiseringer, brugerdefinerede apps og hurtig adgang til virksomhedens intranet fra Teams-appen. En synergi der gør Lists til en vigtig del af Microsoft 365-økosystemet, som hjælper virksomheder med at centralisere information, effektivisere arbejdsgange og koordinere teams og afdelinger, der er spredt geografisk, eller hvor medlemmerne arbejder eksternt.

Integration af Microsoft Lists med SharePoint

Integrationen af Microsoft Lists med SharePoint Online gør det muligt for virksomheder at centralisere og strukturere data inden for websteder som intranettet og ekstranettet. Hver liste, der oprettes i Microsoft Lists, kan vises på startsiden for det tilknyttede SharePoint-websted, hvilket gør det nemmere for teams eller projektmedlemmer at tilgå relevante data.

Denne integration er særligt nyttig, når du skal følge information, der ofte skal opdateres eller være tilgængelig for flere brugere, som f.eks. kontaktlister, opgaver eller lagerbeholdninger.

Lister kan indlejres på enhver SharePoint-side som en webdel. På den måde kan ethvert virksomhedswebsted have specifikke lister til igangværende projekter, spore relaterede KPI’er eller overvåge deadlines, alt sammen via en intuitiv grænseflade, der er visuelt integreret på webstedet.

Endelig gør integrationen med Power Automate det muligt at oprette automatiserede arbejdsgange til intelligent styring af data i Lists på et SharePoint-websted. For eksempel:

• Automatiske meddelelser: meddelelser i realtid kan konfigureres til at informere teammedlemmer om opdateringer i delte lister, som f.eks. afslutningen af en projektfase eller ændring af en opgaves status.
• Deadlinehåndtering: en Power Automate-flow kan bruges til at sende automatiske påmindelser til projektledere, når en deadline nærmer sig, hvilket hjælper teamet med at holde tidsplanen.

Integration af Microsoft Lists med Teams

Microsoft Lists integreres med Microsoft Teams og giver virksomhedsteams ét værktøj til at styre og opdatere data inden for grupper og kanaler. Ved at tilføje Lists som en fane i en kanal kan brugere se og redigere listedata direkte uden at skifte platform.

Enhver bruger med adgang til kanalen kan interagere med listerne i realtid, hvilket hjælper med at holde delt information altid opdateret.

Det er også muligt at opsætte tilpassede meddelelser for at advare kanalmedlemmer, hver gang en liste ændres. Du kan for eksempel konfigurere advarsler for nye tilføjelser eller statusændringer i en opgaveliste, så alle teammedlemmer holdes konstant informeret om projektets fremdrift.

Takket være integrationen med Power Automate kan du også automatisere gentagne opgaver, som at sende påmindelser om kommende deadlines.

Integration af Microsoft Lists med Planner

Microsoft Lists og Planner kan arbejde sammen i synergi og tilbyde en komplet løsning til styring af virksomhedsprojekter. Takket være denne integration kan Lists berige sine lister ved at inkludere direkte links til Planner-tavler, hvilket gør det nemmere at tilgå igangværende opgaver.

Brugere kan dermed bruge én grænseflade til at centralisere information og se deadlines, tildelte opgaver og fremdriften i delte aktiviteter. På denne måde har hvert teammedlem et samlet overblik over de projekter, der skal udføres, sammen med de værktøjer og data, der er nødvendige for at koordinere arbejdet med kollegerne.

Derudover kan der med Power Automate oprettes arbejdsgange til automatisk at synkronisere opgaver mellem Planner og Lists. Hver gang der f.eks. oprettes en ny opgave i Planner, kan Power Automate opdatere den tilsvarende liste i Microsoft Lists, hvilket sikrer, at informationen altid er tilpasset.

Udvidelse med Power Platform og Viva

Ud over Power Automate kan Microsoft Lists drage fordel af native integration med andre Power Platform-applikationer, som Power Apps og Power BI, for at udvide sine muligheder.

Med Power Apps er det muligt at bygge brugerdefinerede applikationer baseret på data i Lists og oprette skræddersyede grænseflader til specifikke forretningsprocesser. En app kunne for eksempel give salgsteams mulighed for at opdatere kundedata, der er gemt i en delt liste, direkte fra en mobil enhed, hvilket gør processen mere umiddelbar.

Power BI kan derimod bruges til at analysere de data, der findes i Microsoft Lists, og omdanne dem til dynamiske rapporter og dashboards. Denne integration gør det muligt at skabe dybdegående overblik over forretningsinformation, nyttigt til præstationsovervågning og strategisk beslutningstagning, samtidig med at informationen forbliver centraliseret og opdateret.

Endelig integreres Lists med Microsoft Viva Connections for at inkludere lister direkte i SharePoint-intranettets dashboard. Vigtige lister kan fremhæves på startsiden for SharePoint-intranettet, hvilket gør det nemmere for medarbejdere at tilgå nyttig information, som lister med onboarding- eller uddannelsesressourcer.

De 6 nye funktioner i Microsoft Lists

Microsoft Lists tilbyder værktøjer og foruddefinerede skabeloner til at imødekomme forskellige forretningsbehov, især inden for projektstyring.

Fra ressourcestyring til planlægning af indhold på sociale medier tilbyder Lists en centraliseret platform til at holde styr på delt information og forbedre samarbejdet mellem team- eller afdelingsmedlemmer.

Nedenfor er et kort overblik over de seks vigtigste funktioner, der kendetegner Microsoft Lists, og deres indvirkning på den daglige styring af forretningsprocesser.

1. Planlægning af indhold til sociale medier

Microsoft Lists tilbyder skabelonen Content Scheduler, designet til at lette planlægningen og styringen af indhold på virksomhedens sociale kanaler. Med denne skabelon kan du oprette en detaljeret liste, der indeholder alle de oplysninger, der er nødvendige for at organisere organisationens redaktionelle kalender i ét miljø.

Denne skabelon giver dig blandt andet mulighed for at:

• Styre mediefiler: du kan tilføje billeder og videoer til en liste, så de kan gennemgås og godkendes før offentliggørelse.
• Spore deadlines: Lists lader dig tilføje og se udløbsdatoer for hvert planlagt indholdselement, så du altid har styr på offentliggørelseskalenderen.
• Planlægge opslag: brugere kan angive dato og tidspunkt for offentliggørelse for hvert opslag, hvilket optimerer indholdets synlighed og sikrer en stabil kommunikationsstrøm.
• Tilføje noter og fremdriftsstatusser: du kan inkludere beskrivelser, tags og fremdriftsstatusser for at spore forberedelsen af hvert indhold.

2. Oprettelse af en elektronisk adgangslog

Med en dedikeret liste giver Microsoft Lists dig mulighed for at gemme information om besøgende til organisationens websteder, kontorer eller faciliteter, herunder et billede af deres ID, kontaktoplysninger og andre relevante data til at spore hver person.

For at sikre maksimal sikkerhed tilbydes også følgende funktioner:

• Automatiske meddelelser til personalet: du kan opsætte en automatisk meddelelse til receptionen eller hovedindgangen, når en besøgende er ved at forlade stedet. Dette giver mulighed for et hurtigt tjek, som at verificere køretøjet, og forbedrer sikkerheden ved ind- og udgående bevægelser.
• Dataopbevaring til fremtidige besøg: information kan gemmes i loggen, hvilket eliminerer behovet for at indsamle de samme data ved efterfølgende besøg. Dette reducerer indtjekningstiden og forenkler processen for tilbagevendende besøgende.
• Skybaseret adgang: da loggen er en del af Microsoft 365, er den tilgængelig når som helst og hvor som helst, hvilket gør fjernstyring lettere og muliggør kontinuerlige dataopdateringer uden fysiske begrænsninger.

3. Kundeticketsporing

Microsoft Lists kan omdannes til et fleksibelt CRM-system, der er nyttigt til at spore kundetickets og håndtere supportanmodninger på en enkel, men effektiv måde. Med skabelonen “Customer Support” kan du organisere og overvåge hver anmodning gennem funktioner som:

• Tildeling af en supportmedarbejder: hvert ticket kan tildeles en ansvarlig medarbejder for at fremskynde modtagelsen af anmodninger og løsningstiderne.
• Problembeskrivelse: brugere kan tilføje en beskrivelse, hvilket sikrer, at nyttig information deles med supportmedarbejderen, og at individuelle anmodninger dokumenteres grundigt for at forbedre løsningen af lignende problemer i fremtiden.
• Prioritet og status: hvert ticket kan markeres med et prioritetsniveau (høj, middel, lav) og en fremdriftsstatus (åben, i gang, løst), så supportteamets medlemmer altid er på linje om, hvem der håndterer indgående anmodninger, og hvilke fremskridt der er gjort.
• Overvågning og meddelelser: meddelelsesregler kan konfigureres til automatisk at opdatere teammedlemmer, når et ticket tildeles eller lukkes.

4. Projektstyring

Naturligvis tilbyder Lists en skabelon designet til at organisere, spore og koordinere de aktiviteter, der deles af et projektteam. Med denne skabelon kan du:

• Tilføje opgaver og deadlines: hver opgave kan spores i én liste, med tilpasselige felter til at beskrive hvert trin, der kræves for at fuldføre den, tildele ansvarlige personer og angive forventede start- og slutdatoer.
• Opsætte tilpassede meddelelser: Lists giver dig mulighed for at sende automatiske advarsler til teammedlemmer, hver gang en opgave markeres som "fuldført", "forsinket" eller "blokeret". Når en opgave for eksempel markeres som problematisk, kan der sendes en meddelelse til projektlederen, så kritiske problemer kan håndteres omgående.
• Se hele tidslinjen: takket være kalendervisningen kan du visuelt overvåge projektet ved at fremhæve vigtige milepæle, deadlines og afhængigheder mellem opgaver, så du med det samme kan se, om projektet er på rette spor.

5. Styring af virksomhedens ressourcer

Microsoft Lists forenkler styringen af virksomhedens ressourcer takket være en dedikeret skabelon, ideel til at spore enheder, værktøjer og materialer, der stilles til rådighed for personalet. Med denne liste kan du holde styr på alle tildelte ressourcer, deres status, leveringsdato og andre relevante detaljer, som den ansvarlige person og den forventede returdato.

Lists giver dig også mulighed for at tilføje yderligere felter til at spore detaljer som enheders serienummer, garantiens udløbsdato eller vedligeholdelsesstatus. Derudover kan du konfigurere automatiske meddelelser: når en enhed for eksempel nærmer sig sin vedligeholdelses- eller returdato, kan der automatisk sendes en påmindelse til den ansvarlige person for at kontrollere, om enheden faktisk er blevet returneret eller vedligeholdt.

6. Onboarding

Skabelonen til onboardingprocessen fra Microsoft Lists letter opgavestyringen, der er nødvendig for at onboarde nyt personale, både internt og eksternt, og sikrer, at hver fase af processen gennemføres koordineret og rettidigt.

Blandt de øvrige funktioner, der er integreret i skabelonen, kan brugere konfigurere automatiske meddelelser for at informere involverede parter, når en onboardingopgave er fuldført, så de hurtigt kan gå videre til næste trin.

Du kan for eksempel tilføje en regel, der sender en e-mail til HR-afdelingen, når elementet “Fortrolighedsaftale” markeres som “underskrevet”, hvilket signalerer, at det nu er tid til at tildele cloudadgang.

Derudover giver Lists dig mulighed for at inkludere alle relevante detaljer for hver fase af processen, som dokumenter, der skal underskrives, adgange, der skal konfigureres, og møder, der skal planlægges, hvilket giver et klart og fuldstændigt overblik over hele onboardingforløbet.