Sådan opretter du et intranet med SharePoint

Hvad er et smart intranet?

Virksomhedens intranet skal skabes omhyggeligt med fokus på forskellige aspekter. Fra medarbejderengagement til skabelse af indhold, til personaleservice, til overvågning og styring. Intet bør undervurderes, hvis man vil have et vellykket intranet.

Her er en liste over faktorer, der skaber et smart intranet.

1. Det er et reelt arbejdsredskab

Intranettet hjælper medarbejderne med at udføre deres daglige opgaver og øger deres produktivitet og trivsel i virksomheden. Med de avancerede funktioner i platforme som SharePoint Online kan intranettet designes til at:

• lette søgningen efter information
• forbedre kommunikationen mellem kolleger
• formidle opdateret indhold og nyheder
• administrere oprettelse, deling og lagring af dokumenter

Hvis brugerne ikke kan finde en god grund til at bruge intranettet, hvad enten det er, fordi det ikke tilbyder den rigtige funktionalitet, eller fordi der mangler træning i at bruge det korrekt, vil det blive forladt kort tid efter go-live. Opmærksomhed på intranettets praktiske anvendelighed er derfor afgørende, hvis de ressourcer, virksomheden har investeret i at skabe det, ikke skal være spildt.

2. Det er designet omkring brugeren

Intranettet skal opfylde de specifikke behov hos en virksomhed og dens medarbejdere. For at vende tilbage til fokus på det praktiske er det ikke nok, at intranettet tilbyder funktionalitet, der forenkler forretningsprocesserne, men det skal også understøtte brugernes arbejde med personligt indhold baseret på deres præferencer.

Ved hjælp af SharePoint Online bliver intranettet det eneste sted, hvor globalt indhold for hele virksomheden kan findes sammen med:

• Nyheder og kommunikation, der er specifik for afdeling, sted eller rolle
• Opdateringer om initiativer af interesse for brugeren
• Interne kontakter, der er relevante for dine behov
• Dine yndlingsapplikationer, ofte stillede spørgsmål og dokumenter

Og meget mere.

3. Den når ud til brugerne, uanset hvor de er

Information og viden er afgørende for en succesfuld virksomhed og bør være tilgængelig for alle direkte fra deres skrivebord. Uanset hvad de laver, hvor de er og på enhver type enhed.

SharePoints intranet kan integreres med Microsoft Teams for at forenkle delingen af vigtige nyheder og indhold ved at sende tilpassede push-meddelelser. Hos intranet.ai har vi udviklet en komponent, der tager sig af netop denne proces for at gøre det muligt for virksomheder at:

• informere folk i realtid
• engagere brugere med målrettede notifikationer
• overvåge engagementet i den interne kommunikation
• sikre maksimal modtagelse af de vigtigste nyheder

4. Det giver folk mulighed for at lære mere om virksomheden

Hvor ofte sker det, at man har brug for information, men ikke ved, hvor man skal henvende sig i virksomheden for at få den?

SharePoint Onlines intranet samler på ét sted i virksomhedens digitale arbejdsplads de kontakter, dokumenter, kommunikationer, tjenester og applikationer, som brugerne har brug for til at få deres arbejde gjort uden afbrydelser og uden at spilde tid på research.

Personkataloget og organisationsdiagrammet er nogle af de funktioner, vi tilføjer til vores kunders intranet, så brugerne kan lære mere om deres organisation og straks finde kolleger med svar på deres spørgsmål.

5. Det forbinder kolleger

Okay, vi ved, at listen over medarbejdere på intranettet hjælper med at få en bedre forståelse af virksomheden, men hvordan kan brugerne hurtigt kontakte en kollega? Hvordan kan de oprette forbindelse for at dele dokumenter eller arbejde sammen om et projekt?

Igen er SharePoint-intranetintegration med Microsoft Teams svaret. Teams kan faktisk forbinde brugere og effektivisere deling af information og opdateringer i realtid.

I intranettets personkatalog kan brugerne finde Teams-kontakten til de kolleger, de har brug for at tale med, og nå dem med et enkelt klik.

Vi har allerede talt om push-notifikationer, men det er værd at nævne, at takket være denne funktion kan virksomheden også komme hurtigere i kontakt med sine medarbejdere og holde dem opdateret om de seneste initiativer og resultater sammen.

6. Det letter samarbejdet

Du kan samle virksomhedens projekter og initiativer på intranettet og fremhæve dem i henhold til virksomhedens behov eller relevans for brugernes afdeling, rolle og aktiviteter.

SharePoint Online-intranettet kan også give hurtig adgang til projektgrupper med specifikke funktioner til samarbejde og koordinering af aktiviteter i realtid.

Endelig bør hver afdeling have sin egen plads på intranettet.

Virksomhedens hjemmeside kan udbygges med en sektion, der er dedikeret til mennesker, initiativer og afdelingsspecifik kommunikation. På den måde kan information, der er nyttig for en afdelings aktiviteter, indsamles og deles uden at gå tabt i den globale kommunikationsstrøm.

7. Det hjælper dig med at finde det, du leder efter

Kun 1 procent af dem, der har et intranet i virksomheden, er tilfredse med søgeresultaterne.

Hvis man er afhængig af forældet teknologi, kan intranettet ikke tilbyde den rette support, som er nødvendig for at øge produktiviteten og især slutbrugernes tilfredshed. En høj grad af utilfredshed fører til, at portalen, som virksomheden har investeret en betydelig mængde ressourcer i, hurtigt bliver forladt.

At stole på en avanceret, konstant opdateret platform som SharePoint Online er dog kun det første skridt. Faktisk bør intranetadministratorer planlægge nogle nøgleaktiviteter, der har til formål at identificere områder, der kan forbedres, og dermed øge brugertilfredsheden. Blandt disse aktiviteter fremhæver vi:

• Overvågning af søgninger og tilbagevendende spørgsmål
• Indsamling af feedback med undersøgelser og spørgeskemaer

Når brugernes behov er identificeret, kan intranettet beriges med nyt indhold og nye funktioner, der understøtter arbejdet for alle i virksomheden.

8. Det giver daglige hjælpetjenester

Søgefunktioner er uundværlige for at arbejde optimalt. Derfor er SharePoint-intranettet det bedste værktøj til at:

• levere anmodningsformularer
• værktøjer til at reservere virksomhedens ressourcer
• få adgang til tjenester og konventioner

9. Det giver dig mulighed for at udtrykke din personlighed

En virksomheds succes og fiasko er altid baseret på dens kultur og på, hvordan mennesker værdsættes.

Intranettet skal gøre det muligt for alle medlemmer af virksomheden at dele deres færdigheder og viden og gøre sig kendt over for deres kolleger. Personaleafdelingen kan også se de delte oplysninger for at foreslå nye karrieremuligheder eller udvælge kandidater til åbne stillinger direkte fra folk, der allerede er i virksomheden.

10. Det holder brugerne engagerede

Hvis engagementet er højt, øges produktiviteten og trivslen. Derfor bør intranettet ledsage bekvemmelighedsaspektet med funktioner, der understøtter daglige aktiviteter, med oplevelser, der sigter mod engagement, såsom gamification.

Gamification giver folk mulighed for at deltage i fælles konkurrencer, spil og aktiviteter, der forbedrer forholdet til kolleger, men ikke kun det. Inden for intranettet kan disse oplevelser faktisk tjene til at gøre intern uddannelse mere engagerende gennem quizzer og konkurrencer med præmier.

11. Det indføres gnidningsløst

Det er nemmere og hurtigere at tage et smart intranet i brug.

Brugerne har brug for værktøjer til at forstå værdien af de funktioner, de får stillet til rådighed. Uddannelsespiller derfor en nøglerolle i indførelsen af intranettet, og et smart intranet som SharePoint Online kan imødekomme dette:

• Webinarer og træningsindhold
• Live-begivenheder med spørgsmål og svar
• Guidede ture for at lære mere om de enkelte funktioner

12. Det understøtter dataanalyse

Hvordan ved man, om intranettet fungerer godt eller ej? Hjælper det virkelig virksomheden, eller har det stadig mange begrænsninger? Er brugerne i stand til at finde det, de har brug for?

SharePoint Online-logfiler og Office 365-overvågningsfunktioner hjælper dig med at besvare disse spørgsmål. Men de er ikke nok.

For at kende alle detaljer om, hvordan intranettet fungerer, og hvor effektivt det er, har du brug for indbyggede værktøjer til at spore brugernes aktivitet og forstå, om webstedet virkelig bidrager til deres produktivitet.

13. Det understøtter lederskab

I digitaliseringens tidsalder har virksomhedsledere et utal af innovative teknologier til deres rådighed til at

• koordinere teams
• styre onboarding-fasen
• få vigtig indsigt til beslutningstagning
• kommunikere direkte og konstruktivt med kolleger

Med intranettet kan medlemmer af ledelsen kommunikere hurtigt med alle i virksomheden og modtage deres feedback uden at sende en eneste e-mail eller foretage et opkald.

Ved at integrere SharePoint med Microsofts samarbejdsplatforme, som f.eks. Microsoft Teams, kan det dog blive lettere at organisere videoopkald og live-streaming-begivenheder. At involvere alle brugere i forretningsinitiativer, uanset hvor de er.

Smart intranet: de vigtigste mål

Hvad vil det sige at have et smart intranet til din virksomhed? Før vi dykker ned i vores vision og finder ud af, hvordan man skaber et virkelig smart intranet med SharePoint Online, er vi nødt til at vide, hvilke mål intranettet skal nå, så virksomheden kan overvåge dem og evaluere effektiviteten af sin investering.

De vigtigste mål for intranettet kan opsummeres som følger:

1. Øget brugerengagement
2. Forbedret produktivitet og trivsel i virksomheden
3. Forbedret rentabilitet og konkurrenceevne i virksomheden

Resultaterne af et smart intranet

1. Engagerer brugerne
2. Forbedrer produktiviteten
3. Øger konkurrenceevnen

"En meget engageret arbejdsstyrke er forskellen mellem en virksomhed, der overgår sine konkurrenter, og en, der ikke vokser."[kilde]

87 procent af medarbejderne på verdensplan er ikke engagerede på arbejdspladsen. Det er vigtigt, når vi tænker på, at virksomheder, der formår at engagere folk i deres aktiviteter og initiativer, klarer sig 147 procent bedre end deres konkurrenter, når det gælder overskud.

Nye teknologier som SharePoint Onlines intranet, der er integreret med Microsoft 365's digitale arbejdsplads, giver virksomheder mulighed for at differentiere sig fra konkurrenterne ved at øge produktiviteten og medarbejdernes trivsel.

Sådan her fungerer det:

• Medet intelligent intranet bliver den interne kommunikation mere engagerende med SharePoints indholdsstyringsfunktioner og integration med samarbejds- og medarbejderoplevelsesplatforme som Microsoft Teams,Forms og Viva.
• Hvis folk er engagerede, og intranettet tilbyder tjenester af høj kvalitet, vil produktiviteten stige. Brugerne bliver mere motiverede og kan spare tid på at søge efter kontakter, dokumenter og andre oplysninger, de har brug for i deres arbejde.
• Jo større tidsbesparelser, jo større er virksomhedens samlede lønsomhed.

Hvordan evaluerer man resultaterne af sit intranet?

For at evaluere, hvordan intranettet har øget din virksomheds produktivitet, kan du opstille flere kvantitative KPI'er.

Blandt de direkte KPI'er kan du overvåge:

• Antal visninger pr. individuel side
• Antal unikke brugere, der har besøgt intranettet
• Antal sessioner og varigheden af de enkelte sessioner
• Antal opslag, søgninger og visninger af indhold
• Interaktioner med virksomhedskommunikation, herunder likes og kommentarer

Blandt indirekte KPI'er kan vi finde:

• Antal anmodninger modtaget af virksomhedens helpdesk
• Antal e-mails sendt til kolleger, der beder om information

Sådan skaber du et smart intranetsite:
overvejelser for ikke at gå galt i byen

For at skabe et virkelig smart intranet, der er i stand til at nå de mål, virksomheden har sat sig, er der visse overvejelser, der skal gøres i designfasen. Det er et følsomt øjeblik, som de fleste virksomheder ignorerer, men som viser sig at være yderst vigtigt for at sikre intranettets effektivitet og dermed maksimere investeringen.

For at hjælpe dig med at undgå at begå fejl, når du opretter dit intranet, er her, hvad du skal huske på.

Sådan designer du et virksomhedsintranet

1. Analysefasen

Analysefasen står for 70 procent af et intranetprojekts succes. Det er den mest følsomme fase, da den intranetmodel, der kan opfylde specifikke forretningsbehov og strategiske mål, defineres. Normalt involverer analysefasen tre aktiviteter:

1. Analyse af konteksten og virksomhedskulturen
2. Analyse af de mål, der skal nås (produktivitet, trivsel osv.)
3. Analyse af slutbrugeren og identifikation af hans eller hendes vigtigste behov

1.1 Analyse af konteksten

Denne første aktivitet omfatter:

• analyse af de operationelle og strategiske planer, der ligger til grund for de interne processer;
• analyse af den mission og de værdier, der ligger til grund for virksomhedskulturen;
• analyse af den nuværende kommunikationsstrategi.

Hvis virksomheden allerede har en intranetportal, er det nyttigt at analysere, hvilke funktioner der oftest bruges af brugerne for at forstå, hvordan man kan forbedre de tjenester og det indhold, der tilbydes.

På den måde kan man få en klar indledende idé om, hvordan man designer et intranet, der respekterer virksomhedskulturen og er en passende støtte til medarbejdernes aktiviteter.

1.2 Målanalyse

Målanalyse bruges til at tilpasse intranettets funktionalitet til de strategier og mål, som virksomheden har til hensigt at opnå.

Når de strategiske mål er defineret, er det nødvendigt at skitsere de operationelle mål. I praksis er de spørgsmål, som denne analysefase skal besvare, følgende:

• Hvilke værktøjer skal virksomhedens intranet tilbyde?
• Hvordan kan intranettet understøtte individuelle aktiviteter og gruppeaktiviteter?
• Hvad har virksomheden brug for til at forbedre kommunikationen med medarbejderne?

1.3 Analyse af slutbrugerne

Intranettet består af mennesker.

At kende slutbrugeren betyder, at man ved, hvilken funktionalitet, hvilket indhold og hvilke tjenester intranettet skal tilbyde, så alle mennesker i virksomheden kan gøre deres arbejde bedre.

Målgruppeanalyse er ofte undervurderet, fordi virksomheder tager medarbejdernes reelle behov for givet. Men hvis man ikke analyserer slutbrugeren, resulterer det desværre i et "ubrugeligt" eller ineffektivt intranet, der mangler skræddersyede løsninger.

Men hvordan identificerer man brugernes behov?

Her er nogle værktøjer, vi anbefaler at bruge.

Fokusgrupper og spørgeskemaer

For at gennemføre en omhyggelig analyse af mennesker i virksomheden kan du operere på to forskellige, men komplementære måder. Lad os tale om fokusgrupper og spørgeskemaer.

Fokusgrupper er en kvalitativ forskningsteknik, der involverer en lille gruppe mennesker, normalt mellem 6 og 12 deltagere. Diskussionen styres af en moderator (som regel en af de personer, der er involveret i intranetdesignet), som styrer samtalen ved at foreslå et sæt spørgsmål, der er forberedt på forhånd.

Målet er at indsamle meninger, opfattelser, ideer og feedback fra deltagerne i et interaktivt miljø. Denne metode giver mulighed for at gå i dybden med folks motivation, holdninger, erfaringer og adfærd og afsløre indsigter, som måske ikke ville komme frem med andre forskningsteknikker som f.eks. spørgeskemaer eller individuelle interviews.

Mens fokusgrupper giver os mulighed for at lære slutbrugeren at kende gennem dynamiske interaktioner og guidede diskussioner, giver spørgeskemaer kvantitative data, der kan analyseres i større skala.

Faktisk giver de mulighed for at indsamle specifikke, strukturerede oplysninger fra et stort antal respondenter, hvilket gør det muligt at identificere tendenser, adfærdsmønstre og fælles behov, som intranettet kan hjælpe med at opfylde.

Når man laver et spørgeskema i designfasen af et intranet, er det vigtigt at understrege, at der ikke skal stilles spørgsmål om selve int ranettet, men spørgsmålom folks arbejde. På den måde kan man få vigtige oplysninger om den gennemsnitlige it-viden, foretrukne enheder og applikationer, som de bruger til at udføre deres daglige opgaver.

Interviews

Interviews er nyttige til at få mere direkte og personlig feedback end indsigt opnået fra fokusgrupper og spørgeskemaer. Det kan være nyttigt at organisere en interviewrunde efter at have stillet en demo af intranettet til rådighed, hvor man udtager stikprøver af brugere, der har testet prototypen.

2. Planlægning af forandringer

I dag er det ikke længere muligt at starte et digitalt projekt uden en plan, og slet ikke hvis et projekt som oprettelsen af et intranet vil ændre den daglige rutine for alle medarbejdere.

At have en plan betyder, at man skal vælge, hvem der skal involveres i designfasen, fastsætte det tilgængelige budget og definere kommunikations- og uddannelsesstrategien for at sikre, at intranettet bliver taget i brug.

Alt skal besluttes på forhånd for at undgå overraskelser i løbet af projektet.

Af denne grund anbefaler vi:

• Opret det team, der er ansvarligt for designet.
• Vurdere de funktioner og ressourcer, der skal indgå i intranettet, for at fastsætte et realistisk budget.
• Identificer de kommunikationsmidler, som folk i virksomheden foretrækker, de fordele, som det nye intranet giver dem, og de manglende IT-færdigheder for at definere en ordentlig intern kommunikations- og uddannelsesstrategi.
• Overvåg løbende indsamlingen af feedback fra brugerne og udviklingen af projektet.

3. Udvælgelse af de værktøjer, der skal stilles til rådighed

Vi har allerede set, hvorfor analysefasen er afgørende i udformningen af virksomhedens intranet. Blandt de nyttige oplysninger, der kan indhentes, gør analysefasen det muligt at forstå, hvilke værktøjer der ikke må mangle på intranettet, baseret på brugernes præferencer, og hvad de har brug for til at udføre deres arbejde bedre.

At definere "Killer Apps" er derfor et vigtigt skridt i retning af at skabe et nyttigt intranet, der sikrer interesse og accept fra alle i virksomheden.

Efter mange års erfaring med intranetudvikling har vi skabt nogle funktioner, der tjener til at nå dette mål. Nedenfor viser vi nogle eksempler på vores webdele, der spiller rollen som Killer App:

• Webpart til opslag og ansøgning om ledige stillinger, der udnytter den personlige profil på SharePoint-intranettet.
• Webpart til hurtig reservation af rum og ressourcer, fra skriveborde til parkeringspladser på firmaets parkeringsplads.
• Webpart til at dele opslag fra virksomhedens LinkedIn-, Facebook-, Instagram- og TikTok-profiler.

4. Brug de rigtige overvågningsværktøjer

Det er ikke nok at sætte mål og KPI'er for at sikre intranettets succes. Du er nødt til løbende at overvåge resultaterne for præcist at kunne vurdere effektiviteten af din investering og forstå, hvordan du kan forbedre intranettet for at øge brugernes engagement og den kollektive produktivitet.

Der er masser af værktøjer til at spore intranettets performance, nogle endda integreret i SharePoint.

Men det er ikke så let at overvåge resultaterne af et intranetprojekt ordentligt. Faktisk er det kun få af de tilgængelige værktøjer, der giver detaljeret indsigt i det, der virkelig er vigtigt: hvor meget og hvordan intranettet bliver brugt i virksomheden.

For at hjælpe vores kunder med at få nyttig indsigt, så de kan fortsætte med at forbedre det intranet, de opbygger sammen, har vi udviklet Intranet Analytics. Vores komponent bruges til at måle effektiviteten af den digitale arbejdsplads Microsoft 365 og SharePoint-intranettet med detaljerede rapporter om brugeradfærd.

Det gør det muligt at berige SharePoints analysefunktioner for at få oplysninger som f.eks:

• individuelle sidevisninger
• varighed af individuelle sessioner
• anvendte søgenøgler
• adgang til dokumenter
• osv.

Derudover kanvores funktionalitet integreres med Google Analytics og andre tredjepartsværktøjer til endnu dybere analyse af intranettet.

5. Definition af styringsstrategien

Dagen efter intranettets go-live begynder styringsplanen.

For at få succes med denne fase er der en liste over handlinger, der bør indgå i ens styringsprogram. Generelt anbefaler vi, at man på forhånd definerer

1. De eksterne delingsmuligheder for hvert sted.
2. Måderne at spore eksterne brugeres handlinger på.
3. Metoderne til at tilvejebringe nye indholdsområder på intranettet.
4. De tilladelser, der skal distribueres til interne brugere i virksomheden.

Hvordan hjælper Microsoft os med at opbygge et intelligent intranet?

Det er muligt at skabe et smart virksomhedsintranet takket være Microsoft 365-teknologier.

I Microsoft 365-produktpakken (tidligere Office 365) er SharePoint ved at blive kernen i mange tjenester med avancerede muligheder for at:

• styre dokumenternes livscyklus
• skabe og dele indhold
• opbevare data sikkert
• koordinere interne processer

Det er derfor den bedste platform til at skabe et intranet og transformere din virksomheds produktivitet.

Her er de områder, som Microsoft udvikler for at berige funktionaliteten i sin digitale arbejdsplads, hvor SharePoint er i centrum.

1. Engagement og samarbejde blandt kolleger

Der investeres fortsat i samarbejdsplatforme, som integreres med SharePoint Online-intranettet, og som tilbyder yderligere funktionalitet til at forbedre samarbejdet og kommunikationen i virksomheden. Blandt disse platforme kan vi ikke undlade at nævne Microsoft Teams og Viva Engage (den løsning, der overtog Yammers plads på den digitale arbejdsplads i Microsoft 365).

2. Forbinder mennesker, nyheder, viden og applikationer

Publiceringssystemet på SharePoint Online-websteder, især intranettet, er under udvikling. Med ankomsten af Home Sites og nye funktioner til oprettelse af indhold på siden er det ikke muligt at identificere værktøjer på markedet, der kan konkurrere med SharePoint om at skabe et intelligent intranet.

3. Forvaltning af viden

Vi vil snart se et stort skift i styringen af intranetindhold, og SharePoint Online fører an i denne transformation med skiftet fra informationsstyring til kollektiv videnstyring.

Sådan opretter du et intranetsite med SharePoint

For at oprette dit virksomhedsintranet med SharePoint Online skal du først logge på microsoft365.com for at åbne SharePoint-applikationen og komme til startsiden.

Når du er på startsiden, skal du klikke på "Create site" øverst til venstre.

SharePoint vil spørge dig, om du vil oprette et teamsite eller et kommunikationssite.

Hvis du ikke kender forskellen på disse to typer sider, kan du finde alle oplysningerne nedenfor; ellers kan du gå direkte til næste afsnit for at se nærmere på, hvordan du opbygger grundlaget for dit intranet.

Forskellen mellem et teamsite og et kommunikationssite i SharePoint

Et team- eller samarbejdssite er designet til at forbedre koordineringen og kommunikationen mellem brugere, der skal arbejde sammen om et projekt.

Det indeholder funktioner til styring af dokumentbiblioteker, fælles kalender og SharePoint-lister, som gør det muligt at fordele arbejdsbyrden mellem medlemmerne af et team.

Et kommunikationssite tjener derimod til at dele information med et bredt publikum af brugere, som ikke er begrænset til medlemmerne af et enkelt team.

I modsætning til teamsider, som fokuserer på at styre forretningsprojekter, fokuserer kommunikationssider således på at dele nyheder og information. Intranettet er et klart eksempel på dette.

Vi vælger derfor at oprette et SharePoint-kommunikationssite.

De vigtigste trin til at skabe dit intranet med SharePoint

Når du har valgt muligheden "kommunikationssite", begynder den egentlige proces med at oprette intranettet.

For at komme i gang giver Microsoft flere skabeloner, der kan fremskynde oprettelsen af et kommunikationssite dedikeret til:

• Krisestyring
• Afdelingsspecifikt indhold
• Personaleydelser og nyheder
• Muligheder og interne kurser

Desværre er der dog stadig ikke nogen rigtig klar-til-brug-skabelon til rådighed for virksomhedens intranet. Rådet er at starte fra bunden ved at bruge skabelonen "Blank".

Nu er det tid til at vælge navn til intranettet.

Det er et vigtigt skridt, da navnet skal være i stand til at styrke brandet og samtidig være let at huske for brugerne.

Her er nogle af vores bedste metoder til at give intranettet et meningsfuldt og mindeværdigt navn:

1. Genbrug firmanavnet.
   Contoso kan f.eks. kalde sit intranet for "OneContoso" eller "WeContoso" (for at understrege følelsen af sammenhold og fællesskab) eller vælge at kombinere brandet med udtrykket "intranet", hvilket i dette tilfælde resulterer i "InContoso"
   
   
2. Henvis til formålet med intranettet.
   I dette tilfælde kunne nogle eksempler være "MyWorkplace", "Connect", "TheSpot" eller "TheHub" En af vores kunder fulgte dette mønster og kaldte det intranet, vi designede sammen, for "ThePipeline" En anden kunde traf et virkelig originalt valg med navnet "Agora"
   
   
3. Undgå navne, der er for lange eller umulige at udtale.
   Ikke alene ville de være svære at huske, men de ville også gøre det kompliceret at dele intranetadressen.
   
   
4. Lad dig inspirere af, hvad virksomheden gør.
   Et godt eksempel er fra en af vores kunder, som arbejder i landbrugssektoren og besluttede at kalde intranettet for "Mandarin" Det er overflødigt at sige, hvordan portalen blev tilpasset med orange nuancer og afrundede silhuetter.
   
   
5. Inddrag de mennesker, der skal bruge intranettet.
   Du kan bruge undersøgelser og spørgeskemaer til at indsamle kollegernes ideer eller bede dem om at stemme på det navn, de foretrækker, blandt dem, virksomheden har foreslået.

Når du har valgt et navn til intranettet, vil SharePoint bede dig om at skrive en kort beskrivelse af det nye site og vælge standardsprog. Valget af sprog er det andet vigtige øjeblik i processen med at oprette et intranet, fordi SharePoint ikke giver dig mulighed for at ændre det senere.

Så snart du går ind på det tomme site, anbefaler vi, at du vælger virksomhedens tema for at anvende den passende farvepalet på SharePoint-kontroller, etiketter og grafiske elementer. For at gøre dette skal du blot

• gå til Indstillinger, øverst til højre
• klik på punktet "Skift udseende"
• vælg det tema, du foretrækker

Du kan vælge mellem skabeloner, som Microsoft tilbyder, og bruge dem, som de er, for at fremskynde oprettelsen af intranettet. Eller du kan vælge en skabelon og tilpasse den, måske for at tilpasse paletten til virksomhedens brandfarver. For mere tilpasning giver SharePoint dig mulighed for at skabe dit eget tema fra bunden.

Under "Change the look" kan du også ændre udseendet af:

• Header, med specifikke indstillinger for
  • layout (minimal, kompakt, standard og udvidet)
  • baggrundsfarve, der skal aktiveres eller ej med en gradueret gennemsigtighed
    (farven tages automatisk fra den palet, der er valgt som sidens tema)
  • titel, skal aktiveres eller ej
  • logo, der skal uploades
    
    
• Navigationslinje, med specifikke indstillinger for
  • tilføjelse/fjernelse af links
  • tilføjelse/fjernelse af labels (grupper af links)
  • linktræ, indsættelse af underlinks til hovedindgange
    (det er bedst ikke at overskride 3 niveauer for at opretholde god brugervenlighed)
    
    
• Sidefod

Derefter er det nødvendigt at definere indholdet af intranettet, begyndende med startsiden.

Vælg blot "Rediger" i øverste højre hjørne for at komme i gang.

SharePoint Online er et stærkt indholdsstyringsværktøj, som gør det muligt at placere et utal af forskelligt indhold på hver af siderne.

Først kan redaktører ændre antallet og formateringen af de sektioner, der udgør en side, for at definere den struktur, der skal rumme de enkelte dele af indholdet.

Når sidestrukturen er indstillet, er det muligt at indsætte de webdele af tekst- og multimedieindhold, som SharePoint understøtter. Blandt disse fremhæver vi:

• nyheder
• kalender
• organisationsdiagram
• powerBI-rapporter
• enkeltbilleder eller karruseller
• microsoft Forms spørgeskema
• youTube- eller Microsoft Stream-videoer
• osv.

Webparts kan udvides med brugerdefinerede funktioner som dem, der tilbydes i vores intranetplaner.

Baseret på de projekter, vi har gennemført med vores kunder, har vi udviklet mere end 50 komponenter til at berige funktionaliteten i SharePoint Online med hensyn til kommunikation, samarbejde, produktivitet, videndeling og uddannelse. For eksempel er webdele tilgængelige i vores planer for at:

• styre hele dokumentets livscyklus
• finde interne kontakter og lære dine kolleger bedre at kende
• få adgang til virksomhedens foretrukne eller anbefalede arbejdsapps
• ansøge om åbne stillinger og fremskynde udvælgelsesprocessen
• udgive nyheder og kommunikation til brugergrupper ved hjælp af dynamisk grafik og integration med Microsoft Teams for at sikre maksimal modtagelse

Uanset om det er standard eller brugerdefineret, skal du huske, at dine intranetwebdele skal vælges ud fra kollegernes reelle behov og de processer, der kendetegner din virksomhed.

Når de nyttige webdele er lagt ind, er der kun tilbage at oprette, udgive og løbende opdatere intranetindholdet. For at holde brugernes interesse høj over tid.

Afslutningsvis tilbyder vi nedenfor en oversigtstabel med de vigtigste trin, der skal følges for at oprette et intranet med SharePoint Online:

Hvad er et intelligent intranet?

Et intelligent intranet er et internt virksomhedsnetværk, der understøtter medarbejdernes daglige aktiviteter og forbedrer produktiviteten og trivsel. Det tilbyder avancerede funktioner som informationssøgning, kommunikation mellem kolleger, dokumenthåndtering og opdateret indhold.

Hvad er de vigtigste mål for et intelligent intranet?

De vigtigste mål for et intelligent intranet er: øge brugerengagementet, forbedre produktiviteten og trivsel i virksomheden samt forbedre virksomhedens rentabilitet og konkurrenceevne.

Hvordan designes et intelligent intranet?

Designet af et intelligent intranet omfatter flere faser: analyse af virksomhedens kontekst, definition af strategiske og operationelle mål, analyse af slutbrugernes behov gennem fokusgrupper, spørgeskemaer og interviews, planlægning af ændringer, valg af værktøjer og funktioner samt kontinuerlig overvågning af ydeevnen.

Hvad er de grundlæggende funktioner i et intelligent intranet?

De grundlæggende funktioner omfatter: værktøjer til søgning og dokumenthåndtering, intern kommunikation og push-meddelelser, kontaktregistre, samarbejdsværktøjer, dedikerede rum til afdelinger samt støtte til træning og dataanalyse.

Hvordan kan en effektiv implementering af intranettet sikres?

For at sikre en effektiv implementering af intranettet er det essentielt at tilbyde kontinuerlig træning gennem webinarer, træningsindhold, live events og guidede ture gennem funktionerne. Derudover er det vigtigt at konstant overvåge brugerfeedback og forbedre platformen baseret på deres behov.

Hvad er fordelene ved et intranet integreret med Microsoft 365?

Et intranet integreret med Microsoft 365 tilbyder mange fordele, herunder: avanceret dokumenthåndtering, samarbejde i realtid gennem Microsoft Teams, indholdsskabelse og deling med SharePoint, ydeevneanalyse med PowerBI og støtte til virksomhedens produktivitet med værktøjer som Microsoft Forms og Viva.

Hvordan kan resultaterne af et intelligent intranet evalueres?

Resultaterne af et intelligent intranet kan evalueres gennem kvantitative KPI'er som antallet af sidevisninger, unikke brugere, sessionsvarighed og interaktioner med virksomhedskommunikation. Værktøjer som Intranet Analytics, integreret med SharePoint og Google Analytics, hjælper med at spore ydeevnen og kontinuerligt forbedre platformen.

Hvad er de vigtigste trin til at oprette et intranet med SharePoint?

De vigtigste trin til at oprette et intranet med SharePoint omfatter: oprettelse af et kommunikationswebsted, valg af et meningsfuldt navn, valg af standardsprog, anvendelse af virksomhedens tema, tilpasning af navigationen, strukturering af indholdssider med sektioner og webdele samt holde indholdet opdateret.