Sådan opretter du et intranet med SharePoint

Hvilke funktioner skal et intranet have for at blive kaldt “smart”? Og hvordan opbygger du intranettet til din virksomhed med SharePoint Online?

For at opbygge det rette virksomhedsintranet er det vigtigt at vurdere de funktioner, det kan tilbyde, samt integrationen med de systemer, der allerede er i brug, og den indvirkning, det kan have på produktiviteten. Alt dette afhænger af det teknologiske udgangspunkt: valget bør falde på et system, der gør det muligt at optimere arbejdsgange, forbedre samarbejdet og sikre sikker adgang til data, med den fleksibilitet og skalerbarhed, der er nødvendig for at understøtte en organisations vækst.

I denne artikel vil vi derfor se på, hvorfor SharePoint Online er den bedste løsning til at skabe et intranet, der kan opfylde disse krav, med en sammenligning med de vigtigste alternativer på markedet, herunder Wordpress, Intranet Connections, Drupal, Confluence, Happeo og Jive, samt hvordan du konkret opbygger det trin for trin.

Hvad er et smart intranet?

Virksomhedens intranet skal skabes omhyggeligt med fokus på forskellige aspekter. Fra medarbejderengagement til skabelse af indhold, til personaleservice, til overvågning og styring. Intet bør undervurderes, hvis man vil have et vellykket intranet.

Her er en liste over faktorer, der skaber et smart intranet.

1. Det er et reelt arbejdsredskab

Intranettet hjælper medarbejderne med at udføre deres daglige opgaver og øger deres produktivitet og trivsel i virksomheden. Med de avancerede funktioner i platforme som SharePoint Online kan intranettet designes til at:

• lette søgningen efter information
• forbedre kommunikationen mellem kolleger
• formidle opdateret indhold og nyheder
• administrere oprettelse, deling og lagring af dokumenter

Hvis brugerne ikke kan finde en god grund til at bruge intranettet, hvad enten det er, fordi det ikke tilbyder den rigtige funktionalitet, eller fordi der mangler træning i at bruge det korrekt, vil det blive forladt kort tid efter go-live. Opmærksomhed på intranettets praktiske anvendelighed er derfor afgørende, hvis de ressourcer, virksomheden har investeret i at skabe det, ikke skal være spildt.

2. Det er designet omkring brugeren

Intranettet skal opfylde de specifikke behov hos en virksomhed og dens medarbejdere. For at vende tilbage til fokus på det praktiske er det ikke nok, at intranettet tilbyder funktionalitet, der forenkler forretningsprocesserne, men det skal også understøtte brugernes arbejde med personligt indhold baseret på deres præferencer.

Ved hjælp af SharePoint Online bliver intranettet det eneste sted, hvor globalt indhold for hele virksomheden kan findes sammen med:

• Nyheder og kommunikation, der er specifik for afdeling, sted eller rolle
• Opdateringer om initiativer af interesse for brugeren
• Interne kontakter, der er relevante for dine behov
• Dine yndlingsapplikationer, ofte stillede spørgsmål og dokumenter

Og meget mere.

3. Den når ud til brugerne, uanset hvor de er

Information og viden er afgørende for en succesfuld virksomhed og bør være tilgængelig for alle direkte fra deres skrivebord. Uanset hvad de laver, hvor de er og på enhver type enhed.

SharePoints intranet kan integreres med Microsoft Teams for at forenkle delingen af vigtige nyheder og indhold ved at sende tilpassede push-meddelelser. Hos intranet.ai har vi udviklet en komponent, der tager sig af netop denne proces for at gøre det muligt for virksomheder at:

• informere folk i realtid
• engagere brugere med målrettede notifikationer
• overvåge engagementet i den interne kommunikation
• sikre maksimal modtagelse af de vigtigste nyheder

4. Det giver folk mulighed for at lære mere om virksomheden

Hvor ofte sker det, at man har brug for information, men ikke ved, hvor man skal henvende sig i virksomheden for at få den?

SharePoint Onlines intranet samler på ét sted i virksomhedens digitale arbejdsplads de kontakter, dokumenter, kommunikationer, tjenester og applikationer, som brugerne har brug for til at få deres arbejde gjort uden afbrydelser og uden at spilde tid på research.

Personkataloget og organisationsdiagrammet er nogle af de funktioner, vi tilføjer til vores kunders intranet, så brugerne kan lære mere om deres organisation og straks finde kolleger med svar på deres spørgsmål.

5. Det forbinder kolleger

Okay, vi ved, at listen over medarbejdere på intranettet hjælper med at få en bedre forståelse af virksomheden, men hvordan kan brugerne hurtigt kontakte en kollega? Hvordan kan de oprette forbindelse for at dele dokumenter eller arbejde sammen om et projekt?

Igen er SharePoint-intranetintegration med Microsoft Teams svaret. Teams kan faktisk forbinde brugere og effektivisere deling af information og opdateringer i realtid.

I intranettets personkatalog kan brugerne finde Teams-kontakten til de kolleger, de har brug for at tale med, og nå dem med et enkelt klik.

Vi har allerede talt om push-notifikationer, men det er værd at nævne, at takket være denne funktion kan virksomheden også komme hurtigere i kontakt med sine medarbejdere og holde dem opdateret om de seneste initiativer og resultater sammen.

6. Det letter samarbejdet

Du kan samle virksomhedens projekter og initiativer på intranettet og fremhæve dem i henhold til virksomhedens behov eller relevans for brugernes afdeling, rolle og aktiviteter.

SharePoint Online-intranettet kan også give hurtig adgang til projektgrupper med specifikke funktioner til samarbejde og koordinering af aktiviteter i realtid.

Endelig bør hver afdeling have sin egen plads på intranettet.

Virksomhedens hjemmeside kan udbygges med en sektion, der er dedikeret til mennesker, initiativer og afdelingsspecifik kommunikation. På den måde kan information, der er nyttig for en afdelings aktiviteter, indsamles og deles uden at gå tabt i den globale kommunikationsstrøm.

7. Det hjælper dig med at finde det, du leder efter

Kun 1 procent af dem, der har et intranet i virksomheden, er tilfredse med søgeresultaterne.

Hvis man er afhængig af forældet teknologi, kan intranettet ikke tilbyde den rette support, som er nødvendig for at øge produktiviteten og især slutbrugernes tilfredshed. En høj grad af utilfredshed fører til, at portalen, som virksomheden har investeret en betydelig mængde ressourcer i, hurtigt bliver forladt.

At stole på en avanceret, konstant opdateret platform som SharePoint Online er dog kun det første skridt. Faktisk bør intranetadministratorer planlægge nogle nøgleaktiviteter, der har til formål at identificere områder, der kan forbedres, og dermed øge brugertilfredsheden. Blandt disse aktiviteter fremhæver vi:

• Overvågning af søgninger og tilbagevendende spørgsmål
• Indsamling af feedback med undersøgelser og spørgeskemaer

Når brugernes behov er identificeret, kan intranettet beriges med nyt indhold og nye funktioner, der understøtter arbejdet for alle i virksomheden.

Intranettet er ikke blot et internt websted til virksomhedsnyheder. Det er primært et netværk af mennesker, der bringer det til live, bruger det, læser det, beriger det, hjælper det med at vokse og tager sig af det dag for dag. Det er den digitale version af din arbejdsplads.[Giuseppe Marchi - Microsoft MVP]

8. Det giver daglige hjælpetjenester

Søgefunktioner er uundværlige for at arbejde optimalt. Derfor er SharePoint-intranettet det bedste værktøj til at:

• levere anmodningsformularer
• værktøjer til at reservere virksomhedens ressourcer
• få adgang til tjenester og konventioner

9. Det giver dig mulighed for at udtrykke din personlighed

En virksomheds succes og fiasko er altid baseret på dens kultur og på, hvordan mennesker værdsættes.

Intranettet skal gøre det muligt for alle medlemmer af virksomheden at dele deres færdigheder og viden og gøre sig kendt over for deres kolleger. Personaleafdelingen kan også se de delte oplysninger for at foreslå nye karrieremuligheder eller udvælge kandidater til åbne stillinger direkte fra folk, der allerede er i virksomheden.

10. Det holder brugerne engagerede

Hvis engagementet er højt, øges produktiviteten og trivslen. Derfor bør intranettet ledsage bekvemmelighedsaspektet med funktioner, der understøtter daglige aktiviteter, med oplevelser, der sigter mod engagement, såsom gamification.

Gamification giver folk mulighed for at deltage i fælles konkurrencer, spil og aktiviteter, der forbedrer forholdet til kolleger, men ikke kun det. Inden for intranettet kan disse oplevelser faktisk tjene til at gøre intern uddannelse mere engagerende gennem quizzer og konkurrencer med præmier.

11. Det indføres gnidningsløst

Det er nemmere og hurtigere at tage et smart intranet i brug.

Brugerne har brug for værktøjer til at forstå værdien af de funktioner, de får stillet til rådighed. Uddannelsespiller derfor en nøglerolle i indførelsen af intranettet, og et smart intranet som SharePoint Online kan imødekomme dette:

• Webinarerog træningsindhold
• Live-begivenheder med spørgsmål og svar
• Guidede ture for at lære mere om de enkelte funktioner

12. Det understøtter dataanalyse

Hvordan ved man, om intranettet fungerer godt eller ej? Hjælper det virkelig virksomheden, eller har det stadig mange begrænsninger? Er brugerne i stand til at finde det, de har brug for?

SharePoint Online-logfiler og Office 365-overvågningsfunktioner hjælper dig med at besvare disse spørgsmål. Men de er ikke nok.

For at kende alle detaljer om, hvordan intranettet fungerer, og hvor effektivt det er, har du brug for indbyggede værktøjer til at spore brugernes aktivitet og forstå, om webstedet virkelig bidrager til deres produktivitet.

13. Det understøtter lederskab

I digitaliseringens tidsalder har virksomhedsledere et utal af innovative teknologier til deres rådighed til at

• koordinereteams
• styre onboarding-fasen
• få vigtig indsigt til beslutningstagning
• kommunikere direkte og konstruktivt med kolleger

Med intranettet kan medlemmer af ledelsen kommunikere hurtigt med alle i virksomheden og modtage deres feedback uden at sende en eneste e-mail eller foretage et opkald.

Ved at integrere SharePoint med Microsofts samarbejdsplatforme, som f.eks. Microsoft Teams, kan det dog blive lettere at organisere videoopkald og live-streaming-begivenheder. At involvere alle brugere i forretningsinitiativer, uanset hvor de er.

Smart intranet: de vigtigste mål

Hvad vil det sige at have et smart intranet til din virksomhed? Før vi dykker ned i vores vision og finder ud af, hvordan man skaber et virkelig smart intranet med SharePoint Online, er vi nødt til at vide, hvilke mål intranettet skal nå, så virksomheden kan overvåge dem og evaluere effektiviteten af sin investering.

De vigtigste mål for intranettet kan opsummeres som følger:

• Øget brugerengagement
• Forbedret produktivitet og trivsel i virksomheden
• Forbedret rentabilitet og konkurrenceevne i virksomheden

Resultaterne af et smart intranet

• Engagerer brugerne
• Forbedrer produktiviteten
• Øger konkurrenceevnen

“En meget engageret arbejdsstyrke er forskellen mellem en virksomhed, der overgår sine konkurrenter, og en, der ikke vokser.”[kilde]

87 procent af medarbejderne på verdensplan er ikke engagerede på arbejdspladsen. Det er vigtigt, når vi tænker på, at virksomheder, der formår at engagere folk i deres aktiviteter og initiativer, klarer sig 147 procent bedre end deres konkurrenter, når det gælder overskud.

Nye teknologier som SharePoint Onlines intranet, der er integreret med Microsoft 365’s digitale arbejdsplads, giver virksomheder mulighed for at differentiere sig fra konkurrenterne ved at øge produktiviteten og medarbejdernes trivsel.

Sådan her fungerer det:

• Medet intelligent intranet bliver den interne kommunikation mere engagerende med SharePoints indholdsstyringsfunktioner og integration med samarbejds- og medarbejderoplevelsesplatforme som Microsoft Teams,Forms og Viva.
• Hvis folk er engagerede, og intranettet tilbyder tjenester af høj kvalitet, vil produktiviteten stige. Brugerne bliver mere motiverede og kan spare tid på at søge efter kontakter, dokumenter og andre oplysninger, de har brug for i deres arbejde.
• Jo større tidsbesparelser, jo større er virksomhedens samlede lønsomhed.

Hvordan evaluerer man resultaterne af sit intranet?

For at evaluere, hvordan intranettet har øget din virksomheds produktivitet, kan du opstille flere kvantitative KPI’er.

Blandt de direkte KPI’er kan du overvåge:

• Antal visninger pr. individuel side
• Antal unikke brugere, der har besøgt intranettet
• Antal sessioner og varigheden af de enkelte sessioner
• Antal opslag, søgninger og visninger af indhold
• Interaktioner med virksomhedskommunikation, herunder likes og kommentarer

Blandt indirekte KPI’er kan vi finde:

• Antal anmodninger modtaget af virksomhedens helpdesk
• Antal e-mails sendt til kolleger, der beder om information

Sådan skaber du et smart intranetsite: overvejelser for ikke at gå galt i byen

For at skabe et virkelig smart intranet, der er i stand til at nå de mål, virksomheden har sat sig, er der visse overvejelser, der skal gøres i designfasen. Det er et følsomt øjeblik, som de fleste virksomheder ignorerer, men som viser sig at være yderst vigtigt for at sikre intranettets effektivitet og dermed maksimere investeringen.

For at hjælpe dig med at undgå at begå fejl, når du opretter dit intranet, er her, hvad du skal huske på.

Sådan designer du et virksomhedsintranet

1. Analysefasen

Analysefasen står for 70 procent af et intranetprojekts succes. Det er den mest følsomme fase, da den intranetmodel, der kan opfylde specifikke forretningsbehov og strategiske mål, defineres. Normalt involverer analysefasentre aktiviteter:

• Analyse af konteksten og virksomhedskulturen
• Analyse af de mål, der skal nås (produktivitet, trivsel osv.)
• Analyse af slutbrugeren og identifikation af hans eller hendes vigtigste behov

1.1 Analyse af konteksten

Denne første aktivitet omfatter:

• analyse af de operationelle og strategiske planer, der ligger til grund for de interne processer;
• analyse af den mission og de værdier, der ligger til grund for virksomhedskulturen;
• analyse af den nuværende kommunikationsstrategi.

Hvis virksomheden allerede har en intranetportal, er det nyttigt at analysere, hvilke funktioner der oftest bruges af brugerne for at forstå, hvordan man kan forbedre de tjenester og det indhold, der tilbydes.

På den måde kan man få en klar indledende idé om, hvordan man designer et intranet, der respekterer virksomhedskulturen og er en passende støtte til medarbejdernes aktiviteter.

1.2 Målanalyse

Målanalyse bruges til at tilpasse intranettets funktionalitet til de strategier og mål, som virksomheden har til hensigt at opnå.

Når de strategiske mål er defineret, er det nødvendigt at skitsere de operationelle mål. I praksis er de spørgsmål, som denne analysefase skal besvare, følgende:

• Hvilke værktøjer skal virksomhedens intranet tilbyde?
• Hvordan kan intranettet understøtte individuelle aktiviteter og gruppeaktiviteter?
• Hvad har virksomheden brug for til at forbedre kommunikationen med medarbejderne?

1.3 Analyse af slutbrugerne

Intranettet består af mennesker.

At kende slutbrugeren betyder, at man ved, hvilken funktionalitet, hvilket indhold og hvilke tjenester intranettet skal tilbyde, så alle mennesker i virksomheden kan gøre deres arbejde bedre.

Målgruppeanalyse er ofte undervurderet, fordi virksomheder tager medarbejdernes reelle behov for givet. Men hvis man ikke analyserer slutbrugeren, resulterer det desværre i et “ubrugeligt” eller ineffektivt intranet, der mangler skræddersyede løsninger.

Men hvordan identificerer man brugernes behov?

Her er nogle værktøjer, vi anbefaler at bruge.

Fokusgrupper og spørgeskemaer

For at gennemføre en omhyggelig analyse af mennesker i virksomheden kan du operere på to forskellige, men komplementære måder. Lad os tale om fokusgrupper og spørgeskemaer.

Fokusgrupper er en kvalitativ forskningsteknik, der involverer en lille gruppe mennesker, normalt mellem 6 og 12 deltagere. Diskussionen styres af en moderator (som regel en af de personer, der er involveret i intranetdesignet), som styrer samtalen ved at foreslå et sæt spørgsmål, der er forberedt på forhånd.

Målet er at indsamle meninger, opfattelser, ideer og feedback fra deltagerne i et interaktivt miljø. Denne metode giver mulighed for at gå i dybden med folks motivation, holdninger, erfaringer og adfærd og afsløre indsigter, som måske ikke ville komme frem med andre forskningsteknikker som f.eks. spørgeskemaer eller individuelle interviews.

Mens fokusgrupper giver os mulighed for at lære slutbrugeren at kende gennem dynamiske interaktioner og guidede diskussioner, giver spørgeskemaer kvantitative data, der kan analyseres i større skala.

Faktisk giver de mulighed for at indsamle specifikke, strukturerede oplysninger fra et stort antal respondenter, hvilket gør det muligt at identificere tendenser, adfærdsmønstre og fælles behov, som intranettet kan hjælpe med at opfylde.

Når man laver et spørgeskema i designfasen af et intranet, er det vigtigt at understrege, at der ikke skal stilles spørgsmål om selve int ranettet, men spørgsmålom folks arbejde. På den måde kan man få vigtige oplysninger om den gennemsnitlige it-viden, foretrukne enheder og applikationer, som de bruger til at udføre deres daglige opgaver.

Interviews

Interviews er nyttige til at få mere direkte og personlig feedback end indsigt opnået fra fokusgrupper og spørgeskemaer. Det kan være nyttigt at organisere en interviewrunde efter at have stillet en demo af intranettet til rådighed, hvor man udtager stikprøver af brugere, der har testet prototypen.

Udgangspunktet for virksomhedens intranet er et godt spørgeskema: download vores spørgeskema for at finde ud af, hvordan dine kolleger oplever forretningsvirkeligheden, og hvilke behov du kan opfylde ved at skabe et smart intranet.

2. Planlægning af forandringer

I dag er det ikke længere muligt at starte et digitalt projekt uden en plan, og slet ikke hvis et projekt som oprettelsen af et intranet vil ændre den daglige rutine for alle medarbejdere.

At have en plan betyder, at man skal vælge, hvem der skal involveres i designfasen, fastsætte det tilgængelige budget og definere kommunikations- og uddannelsesstrategien for at sikre, at intranettet bliver taget i brug.

Alt skal besluttes på forhånd for at undgå overraskelser i løbet af projektet.

Af denne grund anbefaler vi:

• Opret det team, der er ansvarligt for designet.
• Vurdere de funktioner og ressourcer, der skal indgå i intranettet, for at fastsætte et realistisk budget.
• Identificer de kommunikationsmidler, som folk i virksomheden foretrækker, de fordele, som det nye intranet giver dem, og de manglende IT-færdigheder for at definere en ordentlig intern kommunikations- og uddannelsesstrategi.
• Overvåg løbende indsamlingen af feedback fra brugerne og udviklingen af projektet.

3. Udvælgelse af de værktøjer, der skal stilles til rådighed

Vi har allerede set, hvorfor analysefasen er afgørende i udformningen af virksomhedens intranet. Blandt de nyttige oplysninger, der kan indhentes, gør analysefasen det muligt at forstå, hvilkeværktøjer der ikke må mangle på intranettet, baseret på brugernes præferencer, og hvad de har brug for til at udføre deres arbejde bedre.

At definere “Killer Apps” er derfor et vigtigt skridt i retning af at skabe et nyttigt intranet, der sikrer interesse og accept fra alle i virksomheden.

Efter mange års erfaring med intranetudvikling har vi skabt nogle funktioner, der tjener til at nå dette mål. Nedenfor viser vi nogle eksempler på vores webdele, der spiller rollen som Killer App:

• Webpart til opslag og ansøgning om ledige stillinger, der udnytter den personlige profil på SharePoint-intranettet.
• Webpart til hurtig reservation af rum og ressourcer, fra skriveborde til parkeringspladser på firmaets parkeringsplads.
• Webpart til at dele opslag fra virksomhedens LinkedIn-, Facebook-, Instagram- og TikTok-profiler.

4. Brug de rigtige overvågningsværktøjer

Det er ikke nok at sætte mål og KPI’er for at sikre intranettets succes. Du er nødt til løbende at overvåge resultaterne for præcist at kunne vurdere effektiviteten af din investering og forstå, hvordan du kan forbedre intranettet for at øge brugernes engagement og den kollektive produktivitet.

Der er masser af værktøjer til at spore intranettets performance, nogle endda integreret i SharePoint.

Men det er ikke så let at overvåge resultaterne af et intranetprojekt ordentligt. Faktisk er det kun få af de tilgængelige værktøjer, der giver detaljeret indsigt i det, der virkelig er vigtigt: hvor meget og hvordan intranettet bliver brugt i virksomheden.

For at hjælpe vores kunder med at få nyttig indsigt, så de kan fortsætte med at forbedre det intranet, de opbygger sammen, har vi udviklet Intranet Analytics. Vores komponent bruges til at måle effektiviteten af den digitale arbejdsplads Microsoft 365 og SharePoint-intranettet med detaljerede rapporter om brugeradfærd.

Det gør det muligt at berige SharePoints analysefunktioner for at få oplysninger som f.eks:

• individuelle sidevisninger
• varighed af individuelle sessioner
• anvendte søgenøgler
• adgang til dokumenter
• osv.

Derudover kanvores funktionalitet integreres med Google Analyticsog andre tredjepartsværktøjer til endnu dybere analyse af intranettet.

5. Definition af styringsstrategien

Dagen efter intranettets go-live begynder styringsplanen.

For at få succes med denne fase er der en liste over handlinger, der bør indgå i ens styringsprogram. Generelt anbefaler vi, at man på forhånd definerer

• De eksterne delingsmuligheder for hvert sted.
• Måderne at spore eksterne brugeres handlinger på.
• Metoderne til at tilvejebringe nye indholdsområder på intranettet.
• De tilladelser, der skal distribueres til interne brugere i virksomheden.

Hvorfor vælge SharePoint som intranet?

Flere og flere virksomheder står over for stadig mere komplekse processer, både operationelt og i forhold til kommunikation og samarbejde mellem de involverede parter.

Intranettet blev netop skabt som en løsning på disse udfordringer, da det giver medarbejderne i organisationen ét sted at finde dokumenter, dele idéer og håndtere fælles opgaver med kolleger.

Ud over at reducere ineffektiviteten ved at udveksle information via e-mail eller andre traditionelle kanaler gør et intranet videndeling lettere, så brugerne kan hente, tilgå og opdatere den data, de har brug for, uden at spilde tid på søgninger eller være afhængige af andre.

At indføre et intranet betyder også at skabe et arbejdsmiljø, hvor teams og afdelinger nemt kan samarbejde om tværgående projekter, uden at skulle jagte dubletter af dokumenter gemt i personlige mapper.

En tilgang, der er en fordel uanset virksomhedens størrelse eller mål, uanset om behovet er bedre struktur eller øget engagement i interne initiativer og strategier.

Når man overvejer, hvordan man opretter et moderne intranet, der lever op til disse og andre krav, er det vigtigt at vide, at SharePoint Online i årevis har spillet en central rolle på markedet.

Platformen er en integreret del af Microsoft 365 og tilbyder team- og kommunikationssites, der arbejder synergistisk med andre værktøjer til virksomhedens produktivitet, som Microsoft Teams, OneDrive og Outlook. Den imødekommer dermed behovet for ikke blot ét produkt, men et samlet økosystem til at skabe intranettet og den digitale arbejdsplads.

I modsætning til andre løsninger blev SharePoint født med fokus på virksomheder og kan derfor tilbyde et højt niveau af skalerbarhed og sikkerhed.

SharePoint har erobret en førende position, blandt andet takket være sine dokumenthåndteringsfunktioner, der ikke er begrænset til simpel opbevaring, men også omfatter versionsstyring, samforfatterskab og detaljeret styring af brugertilladelser.

Platformen værdsættes også særligt for de mange muligheder for at tilpasse sider og websteder, samt for hvor let den kan forbindes til alle Microsoft 365-tjenester.

Den direkte forbindelse til Power Platform gør det for eksempel muligt at automatisere arbejdsgange (med Power Automate) og oprette skræddersyede apps (med Power Apps), hvilket gør intranettet til en aktiv del af optimeringen af de interne processer. Men det er ikke alt.

Et SharePoint-baseret intranet understøtter arbejdet for dem, der skal organisere information og virksomhedens ressourcer. Frem for alt gør platformen det muligt at strukturere sites og dokumentbiblioteker i overensstemmelse med de forskellige afdelingers organisation, med klart definerede ansvarsområder og adgangsniveauer.

Takket være en avanceret søgemaskine (der kan udvides med intranet.ais skræddersyede komponenter) reduceres det tidsspild, der skyldes dårligt integrerede mapper eller filer.

For organisationer, der ønsker at styrke virksomhedskulturen, tilbyder SharePoint også værktøjer som nyhedssider, livebegivenheder og tematiske fællesskaber fra Viva Engage, hvor alle i virksomheden kan interagere som på et almindeligt socialt netværk — med den forskel, at interaktionen naturligvis sker uden risici for de delte data.

Som nævnt for et par linjer siden gør SharePoints modulære udviklingsmiljø det muligt at tilføje klar-til-brug komponenter eller oprette skræddersyede web parts. Det sikrer en høj grad af fleksibilitet.

Et intranet skal nemlig kunne tilpasse sig en virksomheds behov, især når det gælder visse nøgleprocesser.

Den allerede nævnte avancerede dokumenthåndtering er for eksempel en hjørnesten i ethvert seriøst intranet. Det handler ikke kun om at opbevare filer i et arkiv, men om at sikre, at medarbejderne hurtigt kan tilgå den information, de har brug for, med vished om, at de altid arbejder på den seneste version af et dokument. I et system som SharePoint gør integreret versionsstyring og samforfatterskab det muligt for teams at arbejde samtidigt i de samme filer, hvilket reducerer fejl og dubletter.

Derudover gør muligheden for at oprette skræddersyede automatiseringer, spore aktiviteter og give kolleger besked i realtid om ændringer i delte dokumenter samarbejdet lettere.

Når det gælder engagement, bør et intranet integrere funktioner som nyhedsfeeds og diskussionsområder, sammen med muligheden for at “følge” de samtaler, der er mest relevante for ens egne interesser.

Det er her, SharePoints native integration med Viva Engage (videreudviklingen af det velkendte Yammer) kommer ind i billedet: den gør det muligt for alle brugere at offentliggøre opdateringer og indlæg, kommentere igangværende initiativer og dele succeser eller udfordringer med fællesskabet for at finde den rette støtte. På den måde skabes en uformel, men sikker kommunikationskanal, der giver en stærkere følelse af tilhørsforhold til ens organisation.

Et moderne intranet bør give mulighed for at tilpasse design og indhold, samtidig med at det bevarer sammenhæng med virksomhedens visuelle identitet og kerneværdier. Takket være sine branding-muligheder gør SharePoint det muligt at konfigurere grafiske temaer, logoer og farvepaletter for at fremhæve brandet og gøre navigationen på sites mere behagelig.

Men tilpasningen er ikke begrænset til det æstetiske: den kan også omfatte oprettelse af sektioner og web parts dedikeret til specifikke interesseområder, som HR, kommercielle meddelelser eller afdelingsspecifikke FAQ’er. Hver afdeling kan dermed administrere sin egen “mini-forside” med indhold, der afspejler medarbejdernes behov.

Set fra et sikkerhedsperspektiv, et grundlæggende og særligt følsomt emne i disse tider, arver SharePoint kontrollerne fra Microsoft 365-økosystemet, herunder tilladelsesstyring på site- eller filniveau, og Data Loss Prevention-politikker, der har til formål at forhindre, at følsomme oplysninger lækker ud af organisationen.

Kort sagt ser SharePoint ud til at kunne imødekomme stort set enhver form for behov.

Som vi let kan forestille os, er det dog ikke den eneste løsning på markedet til at opbygge et intranet. Det kan derfor være nyttigt at sammenligne Microsofts flagskibsprodukt med sine vigtigste konkurrenter, for at forstå om SharePoint virkelig kan skille sig ud, selv når det ikke står alene på scenen.

SharePoint vs alternativerne til intranettet

SharePoint er ikke den eneste platform på markedet til at bygge et virksomhedsintranet: Wordpress, Intranet Connections, Drupal, Confluence, Happeo og Jive er blandt de mest udbredte alternativer, hver med sin egen tilgang til kommunikation, samarbejde og dokumenthåndtering. Lad os gennemgå dem én for én for at se, hvordan de sammenlignes med SharePoint, for at forstå hvornår sidstnævnte fortsat er det mest solide valg, og hvornår alternativerne kan være nyttige.

SharePoint vs Wordpress

Når det står klart, hvad et intranet bør tilbyde for at betragtes som moderne, står mange virksomheder over for et centralt spørgsmål: er det bedre at vælge en løsning som SharePoint Online, der fokuserer på både kommunikation og forretningsprocesser, eller at vælge et CMS som Wordpress, kendt for sin brugervenlighed og store udviklerfællesskab?

Sammenligningen mellem de to platforme afslører forskelle, der rækker ud over rent tekniske aspekter, og som vedrører indholdsstyring, samarbejde og integration med andre applikationer. Lad os se nærmere på detaljerne.

Wordpress, der oprindeligt blev skabt som et blogsystem, har udviklet sig til en af verdens mest anvendte løsninger til indholdsstyring.

Dets popularitet bygger på nem installation og det store udvalg af temaer og plugins, der gør det muligt at tilpasse brugeroplevelsen med en bred vifte af funktioner. Med tanke på intranet er det muligt at forvandle Wordpress til en virksomhedsportal, hvor brugere kan læse nyheder, downloade dokumenter og interagere med visse begrænsede områder.

Wordpress’ oprindelige struktur, der er designet til offentlige websteder, kan dog give begrænsninger, når det gælder håndtering af komplekse arbejdsgange eller detaljerede tilladelser til læsning og redigering af filer. Samarbejde mellem kolleger kan også kræve installation af plugins, hvilket indebærer et betydeligt arbejde med integration og løbende opdateringer.

Desuden, selvom der findes udvidelser til at implementere funktioner til dokumenthåndtering, var Wordpress’ arkitektur ikke fra starten designet til at integrere med et produktivitetsøkosystem som Microsoft 365.

SharePoint derimod blev skabt til at imødekomme forskellige forretningsbehov, fra smidigt og sikkert samarbejde til dokumenthåndtering i stor skala. Med sine lister og dokumentbiblioteker giver det hver afdeling et centraliseret arkiv, hvor der kan anvendes versionsstyring, samforfatterskab og godkendelsesflows i overensstemmelse med organisationens logik.

Fra et integrationsperspektiv tilbyder det naturligt en betydelig fordel, da det er en integreret del af Microsoft 365. Det betyder, at SharePoint-intranettet kan interagere, uden plugins eller eksterne forbindelser, med alle virksomhedens ressourcer, fra dokumentarkivet til applikationerne på Power Platform, hvilket skaber et miljø, hvor datadeling og procesudførelse er synkroniseret.

De, der vælger Wordpress som intranet, skal regne med et løbende arbejde med at konfigurere plugins dedikeret til sikkerhed (for at forhindre hyppige angreb på sites) og tilladelsesstyring. Disse plugins kan tilbyde yderligere funktioner, men til prisen af en større vedligeholdelseskompleksitet.

Desuden betyder manglen på native integration med et intelligent system til dokumenthåndtering, at eksterne komponenter til versionsstyring og samforfatterskab skal tilføjes, hvilket resulterer i en fragmentering af grænsefladerne.

Mens Wordpress kan være egnet, når man ønsker at oprette et repræsentativt website eller en relativt simpel intern blog, gør SharePoint det muligt at udvikle et virksomhedsintranet, der er solidt integreret med de mest avancerede systemer til produktivitet, dokumenthåndtering og automatisering, som Microsofts økosystem tilbyder.

SharePoint vs Intranet Connections

Lad os gå videre til det andet alternativ til SharePoint Online: Intranet Connections, en løsning rettet mod engagement og opbygning af hurtige portaler.

Intranet Connections’ tilbud omfatter sociale funktioner, der har til formål at fremme deling af nyheder, publicering af opslag og oprettelse af interne afstemninger. Målet er at skabe et brugervenligt miljø, hvor kolleger kan interagere med virksomhedsindhold intuitivt, uden behov for specifikke tekniske færdigheder.

Intranet Connections tilbyder et sæt forudkonfigurerede moduler, såsom begivenhedskalender, opslagstavler og arkiver til interne politikker. Det er komponenter designet til at opsætte et intranet på relativt kort tid (på samme måde som intranet.ais løsning), med fokus på et strømlinet layout og særlig opmærksomhed på det visuelle.

Men når man undersøger funktionerne til dokumenthåndtering, bliver den reelle forskel mellem Intranet Connections og mere omfattende løsninger som SharePoint tydelig.

Mens Intranet Connections understøtter oprettelse af lagerplads og publicering af filer i forskellige sektioner, er platformen ikke designet til at håndtere komplekse godkendelsesworkflows eller detaljerede tilladelsesstrukturer på individuelle dokumenter.

For virksomheder, der arbejder med dokumenter, der løbende revideres, eller hvor flere afdelinger samarbejder samtidigt om den samme fil, kan manglen på funktioner som versionsstyring være en stor begrænsning.

Integrationen med eksterne produktivitetsapplikationer er også mindre sømløs: platformen er ikke tiltænkt at interagere med et bredere økosystem, som det er tilfældet med SharePoint og Microsoft 365, og tilbyder derfor ikke native funktioner til redigering i realtid, som det sker mellem SharePoint og Teams, eller automatisk synkronisering af postkasser med personlige kalendere, som det sker mellem SharePoint og Outlook.

Disse mangler skader virksomheder, der ønsker at gøre deres intranet til et operationelt knudepunkt, hvor intern kommunikation og dokumenthåndtering er tæt knyttet til forretningsprocesserne.

Når man sammenligner systemerne, ser vi, at SharePoint tilbyder et bredere sæt funktioner, især inden for samarbejde. Det handler om muligheden for at administrere et detaljeret hierarki af sites og dokumentbiblioteker samt at udnytte sin native integration med Microsoft 365 fuldt ud.

Hvis en virksomhed ønsker at sikre godkendelsesflows og samforfatterskab i realtid, giver SharePoint mulighed for at konfigurere automatisk versionsstyring, gendannelse af tidligere filer og redigeringslåse, hvilket drastisk reducerer konflikter.

Denne opsætning suppleres af sikkerhedsværktøjer som følsomhedsmærkning og revision af kritiske handlinger, hvilket yderligere styrker intranettets styring.

Intranet Connections lægger derimod sin værdi i nem brug i forbindelse med intern kommunikation, uden fuldt ud at dække mere komplekse scenarier for dokumenthåndtering og opgaveautomatisering.

Som følge heraf, mens Intranet Connections kan være velegnet til at oprette informative virksomhedsportaler, gør SharePoint det muligt at skalere brugen af intranettet langt ud over simpel indholdsdeling, og forvandle det til en mere samarbejdsorienteret motor for innovation.

SharePoint vs Drupal

Drupal rangerer blandt de mest kendte og værdsatte enterprise-CMS-systemer, takket være dets omfattende tilpasningsmuligheder og styrken af det understøttende open source-fællesskab.

Dets omdømme er bygget på at være et modulært og stærkt tilpasseligt system, der kan understøtte komplekse websites og applikationer, der kræver en høj grad af interaktivitet. Takket være sit fleksible framework anvender virksomheder og institutioner det ofte til at skabe store portaler med veldefinerede publiceringsworkflows og et betydeligt antal brugere.

En anden styrke ligger i dets evne til at strukturere indhold baseret på specifikke typer (content types), som tilpassede felter og taksonomier kan tilknyttes.

Disse funktioner gør Drupal til et CMS, der betragtes som “enterprise-ready”, særligt egnet til projekter rettet mod offentlig kommunikation eller til platforme, der kræver betydelig tilpasset udvikling.

Men mens open source-tilgangen giver frihed og kontrol over koden, medfører den også et større ansvar for sikkerhedsstyring, patches og regelmæssige opdateringer. I mange tilfælde skal virksomheder etablere et dedikeret team eller stole på specialiserede partnere for at sikre infrastrukturens vedligeholdelse og korrekt integration med andre tjenester.

Når man bevæger sig ind på intranetområdet, bevarer Drupal nogle fordele relateret til dets fleksible natur. For eksempel er det relativt let at udvikle skræddersyede funktioner til en afdelings specifikke behov eller integrere single sign-on med virksomhedens autentificeringssystemer.

Desuden gør den brede tilgængelighed af moduler det muligt at tilføje sociale komponenter eller oprette godkendelsesflows, selvom dette ofte kræver kombineret brug af flere plugins og en ikke-triviel tilpasningsproces.

Men hvis vi bliver inden for konteksten af et intranet, kan behovet for at samarbejde i realtid med kolleger og administrere en massiv mængde information afsløre nogle begrænsninger.

Drupal tilbyder ikke som standard det samme niveau af kontrol og struktur, som SharePoint Online tilbyder direkte. Det er heller ikke ligetil at skabe et tæt integreret økosystem med e-mail, kalender og videokonferenceværktøjer: skræddersyede connectorer skal ofte udvikles, eller tredjepartsmoduler skal anvendes.

I en tid hvor brugere forventer intuitive og integrerede oplevelser, kan det vise sig mindre effektivt at investere tid og ressourcer i at sammensætte Drupals moduler sammenlignet med at bruge en platform, der allerede fra starten er designet til at koordinere filer, kalendere og arbejdsgange i ét system.

Sammenlignet med Drupal fremstår SharePoint som et miljø, der allerede er designet til samarbejde, takket være sin tætte integration med Microsoft 365. Kernen i denne forskel ligger i dokumenthåndtering og evnen til at orkestrere tværgående processer.

En virksomhed behøver derfor ikke at udvikle grundlæggende samarbejdsfunktioner fra bunden, da alle byggestenene allerede er tilgængelige til at skabe intranet skræddersyet til ethvert projekts behov, uden at skulle stole på et stort antal eksterne integrationer.

Fra et sikkerheds- og compliance-perspektiv nyder SharePoint godt af løsninger på tenant-niveau, herunder dataklassificering i Microsoft 365, revisionslogfiler og følsomhedsmærkning, der ikke kræver tilpasset udvikling, men er en del af selve cloud-platformen.

At vælge SharePoint betyder i praksis at drage fordel af et system-as-a-service i sin onlineversion, hvor man overlader ansvaret for infrastruktur, softwareopdateringer og sikkerhedsvedligeholdelse på datacenterniveau til Microsoft. Med Drupal, især ved on-premise-installationer, skal virksomheden selv håndtere servere, patches og backups.

SharePoint vs Confluence

Confluence fra Atlassian er et ganske almindeligt alternativ, især blandt virksomheder, der bruger Jira og andre værktøjer fra samme pakke: den wikibaserede grænseflade er designet til samarbejdsbaseret dokumentation, men den tilbyder ikke et struktureret system til dokumenthåndtering eller native integration med Outlook, Teams eller Power Platform, sådan som SharePoint gør. Hvis målet er at centralisere arbejdsgange og konsolidere datastyringen i ét intranet, forbliver SharePoint den mere komplette og skalerbare løsning. Den dybdegående sammenligning, med alle detaljer om funktioner og anvendelsesscenarier, findes i vores dedikerede artikel om SharePoint vs Confluence.

SharePoint vs Happeo

Happeo har etableret sig som et af de førende alternativer til at oprette et intranet, og positionerer sig som en socialt orienteret løsning designet til integration med Google Workspace.

Sammenlignet med Microsoft 365-løsningen tilbyder den en anden tilgang til kommunikation og dokumenthåndtering, hvilket giver interessante indsigter for virksomheder, der skal vælge den bedste mulighed for deres digitale arbejdsplads.

Startende med Happeo er det en platform, der fokuserer på brugervenlighed og interaktion mellem kolleger. Dets design minder om et socialt netværk, med nyhedsfeeds, diskussionskanaler og engagement-værktøjer rettet mod at forbedre den interne kommunikation.

Takket være dets tætte integration med Google Workspace giver Happeo hurtig adgang til Drive, Gmail og Google Calendar, hvilket letter dokumentdeling og samarbejde i realtid.

Men mens denne tilgang gør Happeo til et fremragende valg for virksomheder, der søger et kommunikationsfokuseret intranet, dukker der nogle begrænsninger op for dem, der har brug for et struktureret system til dokumenthåndtering.

I modsætning til Microsofts tilbud har Happeo ikke et intelligent arkiv med versionsstyring, detaljerede tilladelser og tilpassede arbejdsgange. Dets arkitektur er velegnet til scenarier, hvor informationsdeling er prioriteten, men viser sig mindre effektiv for dem, der skal administrere komplekse dokumentprocesser, hvor sikkerhed og streng datakontrol er afgørende.

SharePoint Online er derimod designet som en omfattende platform til at opbygge intranettet og den integrerede digitale arbejdsplads, der kombinerer samarbejde, dokumenthåndtering og procesautomatisering med stor tilpasningsevne og skalerbarhed.

Happeo er designet til at tilbyde en enkel og umiddelbar oplevelse, med en grænseflade inspireret af almindelige sociale netværk, men dets tilpasningsmuligheder er mere begrænsede. Virksomheder kan oprette rum til teams og organisere intern kommunikation, men mulighederne for at strukturere dokumenthåndtering og automatisere arbejdsgange er reducerede. Desuden er Happeos arkitektur tæt knyttet til Google Workspace, hvilket gør den mindre fleksibel for dem, der bruger andre økosystemer, såsom Microsoft 365.

SharePoint gør det derimod muligt at tilpasse intranettet til jeres specifikke behov, både hvad angår indhold og automatisering. Takket være fleksible web parts, sites dedikeret til kommunikation og teamwork, og integration med Power Platform, er det muligt at skabe et dynamisk miljø med funktioner skræddersyet til hele organisationen og de enkelte afdelinger.

Desuden gør understøttelsen af Microsoft Graph og SharePoint Framework det muligt at udvikle skræddersyede udvidelser, der integrerer intranettet med CRM-, ERP- og andre typer software, også fra tredjepart, der allerede anvendes i virksomheden.

Prismodellen kan også påvirke valget: Happeo anvender en licensstruktur baseret på antallet af brugere og de inkluderede funktioner, hvilket gør det til en attraktiv mulighed for virksomheder, der søger en fleksibel løsning.

For dem, der allerede bruger Microsoft 365, er SharePoint det mest fordelagtige valg, da det er inkluderet i licenserne uden ekstra omkostninger for intranetfunktionerne.

Sammenfattende er Happeo et gyldigt alternativ for virksomheder, der prioriterer intern kommunikation og interaktion mellem kolleger, men det er ikke designet til struktureret dokumenthåndtering eller avanceret integration med andre forretningsprocesser.

SharePoint skiller sig derimod ud ved sin evne til at tilbyde et komplet og skalerbart intranet, hvor samarbejde, sikkerhed og styring er problemfrit integreret i ét og samme økosystem.

SharePoint vs Jive

Jive har positioneret sig som en intranetløsning fokuseret på socialt samarbejde, med vægt på interaktionsdynamikker, der fremmer videndeling og medarbejderengagement i virksomheden.

Sammenlignet med Microsoft 365-løsningen opstår der dog forskelle, der rækker ud over den simple tilgang til intern kommunikation, og som berører områder som dokumenthåndtering, sikkerhed og integration med eksterne processer og systemer.

Lad os starte med et kort overblik: Jive kan defineres som en platform designet til at gøre informationsudveksling inden for en organisation mere smidig, ved hjælp af en grænseflade, der ligner sociale medier.

Gennem diskussionsgrupper, mikroblogging og et realtidsfeedsystem gør det det muligt for brugere at samarbejde i et uformelt miljø, hvilket reducerer afhængigheden af mere traditionelle interne kommunikationskanaler såsom almindelig e-mail. Denne opsætning gør den særligt velegnet til at styrke den horisontale kommunikation mellem virksomhedens teams.

Men også i dette tilfælde, når det kommer til dokumenthåndtering, viser Jive nogle mangler sammenlignet med SharePoint Online.

Dets lagringssystem er baseret på opslag og diskussioner, hvilket letter oprettelsen af delt indhold, men gør det sværere at opretholde velorganiserede arkiver og administrere flere versioner af det samme dokument.

Manglen på et hierarkisk tilladelsessystem er også en betydelig begrænsning i forhold til at håndtere virksomhedsdata, da det ikke muliggør granulær adgangskontrol.

En anden vigtig forskel ligger i integrationen med Microsoft 365-økosystemet:

• Jive fremstår som en uafhængig platform, der kræver specifikke connectorer for at interagere med eksterne forretningsværktøjer
• SharePoint er en del af et samlet økosystem, hvor dokumenter, chats, møder og projektaktiviteter er sammenkoblede

Det gør, at SharePoint-intranettet fungerer som et operationelt knudepunkt, der giver brugerne adgang til de værktøjer, ressourcer og oplysninger, de har brug for, uden konstant at skulle skifte mellem applikationer.

Også inden for rapportering integreres SharePoint med produkter som Power BI for at overvåge brugen af intranettet, analysere arbejdsgange og optimere processer. Jive tilbyder ganske vist funktioner til at spore engagement, men har ikke samme niveau af tilpasning og dataanalysekapacitet.

Lad os endnu en gang afslutte denne korte sammenligning ved at fastslå, at valget mellem SharePoint og Jive altid afhænger af jeres specifikke behov. Hvis målet er at gøre den interne kommunikation mere uformel, kan Jive være en gyldig løsning.

For virksomheder, der har brug for et komplet intranet, der kan håndtere indhold struktureret, integrere produktivitetsværktøjer og sikre høje sikkerhedsstandarder, samtidig med at det tilbyder specifikke funktioner til engagement, forbliver SharePoint det mest velegnede valg.

Hvordan hjælper Microsoft os med at opbygge et intelligent intranet?

Det er muligt at skabe et smart virksomhedsintranet takket være Microsoft 365-teknologier.

I Microsoft 365-produktpakken (tidligere Office 365) er SharePointved at blive kernen i mange tjenester med avancerede muligheder for at:

• styre dokumenternes livscyklus
• skabe og dele indhold
• opbevare data sikkert
• koordinere interne processer

Det er derfor den bedste platform til at skabe et intranet og transformere din virksomheds produktivitet.

Her er de områder, som Microsoft udvikler for at berige funktionaliteten i sin digitale arbejdsplads, hvor SharePoint er i centrum.

1. Engagement og samarbejde blandt kolleger

Der investeres fortsat i samarbejdsplatforme, som integreres med SharePoint Online-intranettet, og som tilbyder yderligere funktionalitet til at forbedre samarbejdet og kommunikationen i virksomheden. Blandt disse platforme kan vi ikke undlade at nævne Microsoft Teams og Viva Engage (den løsning, der overtog Yammers plads på den digitale arbejdsplads i Microsoft 365).

2. Forbinder mennesker, nyheder, viden og applikationer

Publiceringssystemet på SharePoint Online-websteder, især intranettet, er under udvikling. Med ankomsten af Home Sites og nye funktioner til oprettelse af indhold på siden er det ikke muligt at identificere værktøjer på markedet, der kan konkurrere med SharePoint om at skabe et intelligent intranet.

3. Forvaltning af viden

Vi vil snart se et stort skift i styringen af intranetindhold, og SharePoint Online fører an i denne transformation med skiftet fra informationsstyring til kollektiv videnstyring.

Sådan opretter du et smart intranetsite med SharePoint Online

Lad os se på de trin, du skal følge for at oprette dit intranet med SharePoint. For at oprette dit virksomhedsintranet med SharePoint Online skal du først logge på microsoft365.com for at åbne SharePoint-applikationen og komme til startsiden.

Når du er på startsiden, skal du klikke på “Create site” øverst til venstre.

SharePoint vil spørge dig, om du vil oprette et teamsite eller et kommunikationssite.

Hvis du ikke kender forskellen på disse to typer sider, kan du finde alle oplysningerne nedenfor; ellers kan du gå direkte til næste afsnit for at se nærmere på, hvordan du opbygger grundlaget for dit intranet.

Forskellen mellem et teamsite og et kommunikationssite i SharePoint

Et team- eller samarbejdssite er designet til at forbedre koordineringen og kommunikationen mellem brugere, der skal arbejde sammen om et projekt.

Det indeholder funktioner til styring af dokumentbiblioteker, fælles kalender og SharePoint-lister, som gør det muligt at fordele arbejdsbyrden mellem medlemmerne af et team.

Et kommunikationssite tjener derimod til at dele information med et bredt publikum af brugere, som ikke er begrænset til medlemmerne af et enkelt team.

I modsætning til teamsider, som fokuserer på at styre forretningsprojekter, fokuserer kommunikationssider således på at dele nyheder og information. Intranettet er et klart eksempel på dette.

Vi vælger derfor at oprette et SharePoint-kommunikationssite.

De vigtigste trin til at skabe dit intranet med SharePoint

Når du har valgt muligheden “kommunikationssite”, begynder den egentlige proces med at oprette intranettet.

For at komme i gang giver Microsoft flere skabeloner, der kan fremskynde oprettelsen af et kommunikationssite dedikeret til:

• Krisestyring
• Afdelingsspecifikt indhold
• Personaleydelser og nyheder
• Muligheder og interne kurser

Desværre er der dog stadig ikke nogen rigtig klar-til-brug-skabelon til rådighed for virksomhedens intranet. Rådet er at starte fra bunden ved at bruge skabelonen “Blank”.

Nu er det tid til at vælge navn til intranettet.

Det er et vigtigt skridt, da navnet skal være i stand til at styrke brandet og samtidig være let at huske for brugerne.

Her er nogle af vores bedste metoder til at give intranettet et meningsfuldt og mindeværdigt navn:

• Genbrug firmanavnet.Contoso kan f.eks. kalde sit intranet for "OneContoso" eller "WeContoso" (for at understrege følelsen af sammenhold og fællesskab) eller vælge at kombinere brandet med udtrykket "intranet", hvilket i dette tilfælde resulterer i "InContoso"
• Henvis til formålet med intranettet.I dette tilfælde kunne nogle eksempler være "MyWorkplace", "Connect", "TheSpot" eller "TheHub" En af vores kunder fulgte dette mønster og kaldte det intranet, vi designede sammen, for "ThePipeline" En anden kunde traf et virkelig originalt valg med navnet "Agora"
• Undgå navne, der er for lange eller umulige at udtale.Ikke alene ville de være svære at huske, men de ville også gøre det kompliceret at dele intranetadressen.
• Lad dig inspirere af, hvad virksomheden gør.Et godt eksempel er fra en af vores kunder, som arbejder i landbrugssektoren og besluttede at kalde intranettet for "Mandarin" Det er overflødigt at sige, hvordan portalen blev tilpasset med orange nuancer og afrundede silhuetter.
• Inddrag de mennesker, der skal bruge intranettet.Du kan bruge undersøgelser og spørgeskemaer til at indsamle kollegernes ideer eller bede dem om at stemme på det navn, de foretrækker, blandt dem, virksomheden har foreslået.

Når du har valgt et navn til intranettet, vil SharePoint bede dig om at skrive en kort beskrivelse af det nye site og vælge standardsprog. Valget af sprog er det andet vigtige øjeblik i processen med at oprette et intranet, fordi SharePoint ikke giver dig mulighed for at ændre det senere.

Så snart du går ind på det tomme site, anbefaler vi, at du vælger virksomhedens tema for at anvende den passende farvepalet på SharePoint-kontroller, etiketter og grafiske elementer. For at gøre dette skal du blot

• gå til Indstillinger, øverst til højre
• klik på punktet "Skift udseende"
• vælg det tema, du foretrækker

Du kan vælge mellem skabeloner, som Microsoft tilbyder, og bruge dem, som de er, for at fremskynde oprettelsen af intranettet. Eller du kan vælge en skabelon og tilpasse den, måske for at tilpasse paletten til virksomhedens brandfarver. For mere tilpasning giver SharePoint dig mulighed for at skabe dit eget tema fra bunden.

Under “Change the look” kan du også ændre udseendet af:

• Header, med specifikke indstillinger for layout (minimal, kompakt, standard og udvidet):
  • baggrundsfarve, der skal aktiveres eller ej med en gradueret gennemsigtighed (farven tages automatisk fra den palet, der er valgt som sidens tema)
  • titel, skal aktiveres eller ej
  • logo, der skal uploades
• Navigationslinje, med specifikke indstillinger for tilføjelse/fjernelse af links:
  • tilføjelse/fjernelse af labels (grupper af links)
  • linktræ, indsættelse af underlinks til hovedindgange (det er bedst ikke at overskride 3 niveauer for at opretholde god brugervenlighed)
• Sidefod

Derefter er det nødvendigt at definere indholdet af intranettet, begyndende med startsiden.

Vælg blot “Rediger” i øverste højre hjørne for at komme i gang.

SharePoint Online er et stærkt indholdsstyringsværktøj, som gør det muligt at placere et utal af forskelligt indhold på hver af siderne.

Først kan redaktører ændre antallet og formateringen af de sektioner, der udgør en side, for at definere den struktur, der skal rumme de enkelte dele af indholdet.

Når sidestrukturen er indstillet, er det muligt at indsætte de webdele af tekst- og multimedieindhold, som SharePoint understøtter. Blandt disse fremhæver vi:

• nyheder
• kalender
• organisationsdiagram
• powerBI-rapporter
• enkeltbilleder eller karruseller
• microsoft Forms spørgeskema
• youTube- eller Microsoft Stream-videoer
• osv.

Webparts kan udvides med brugerdefinerede funktioner som dem, der tilbydes i vores intranetplaner.

Baseret på de projekter, vi har gennemført med vores kunder, har vi udviklet mere end 50 komponenter til at berige funktionaliteten i SharePoint Online med hensyn til kommunikation, samarbejde, produktivitet, videndeling og uddannelse. For eksempel er webdele tilgængelige i vores planer for at:

• styre hele dokumentets livscyklus
• finde interne kontakter og lære dine kolleger bedre at kende
• få adgang til virksomhedens foretrukne eller anbefalede arbejdsapps
• ansøge om åbne stillinger og fremskynde udvælgelsesprocessen
• udgive nyheder og kommunikation til brugergrupper ved hjælp af dynamisk grafik og integration med Microsoft Teams for at sikre maksimal modtagelse

Uanset om det er standard eller brugerdefineret, skal du huske, at dine intranetwebdele skal vælges ud fra kollegernes reelle behov og de processer, der kendetegner din virksomhed.

Når de nyttige webdele er lagt ind, er der kun tilbage at oprette, udgive og løbende opdatere intranetindholdet. For at holde brugernes interesse høj over tid.

Afslutningsvis tilbyder vi nedenfor en oversigtstabel med de vigtigste trin, der skal følges for at oprette et intranet med SharePoint Online:

Sådan opretter du et intranetsite med SharePoint: de vigtigste trin, der skal følges