Un’azienda internazionale di finanza digitale ha trasformato la propria intranet SharePoint esistente in una piattaforma di engagement attivo, reinterpretando in modo creativo i componenti standard di intranet.ai — con il 50% dei dipendenti che ha partecipato allo strumento sui valori aziendali già nella prima settimana di lancio.
3 dati chiave del progetto
- Oltre 500 dipendenti distribuiti tra Medio Oriente, Africa e altri paesi
- 50% di partecipazione registrata nella prima settimana dello strumento settimanale sui valori aziendali
- 1 sola persona gestisce l’intera piattaforma a livello globale
Introduzione
Non capita spesso di lavorare con un cliente che ha già un’intranet funzionante, con contenuti consolidati, tag organizzati e una struttura di comunicazione già rodata. È il caso di un’azienda internazionale attiva nella finanza digitale, con sede operativa ad Atene e una presenza diretta in numerosi paesi tra Medio Oriente e Africa — dall’Arabia Saudita al Kuwait, dal Bahrein a diverse nazioni africane, oltre ad alcune sedi più isolate come Indonesia e Uzbekistan.
Quando questa azienda si è rivolta a intranet.ai, non partiva da zero. Aveva già una piattaforma SharePoint funzionante, con le proprie news, i propri tag e le proprie pagine. Quello che cercava era un revamp intranet aziendale: un intervento capace di dare nuova energia visiva alla piattaforma, ma soprattutto di introdurre un elemento che fino a quel momento era completamente assente — l’engagement.
L’unico tentativo precedente in questa direzione erano alcuni moduli Google incollati qua e là: un approccio comprensibile, ma lontano da una vera strategia di coinvolgimento.
Il problema: tanta struttura, poca scintilla
La intranet esistente, per quanto funzionale, mancava di qualcosa capace di far tornare le persone sulla piattaforma per motivi diversi dalla semplice consultazione operativa. Non c’erano strumenti pensati per far sentire ai dipendenti — distribuiti su un numero enorme di paesi e culture diverse — di appartenere a un’unica organizzazione con valori condivisi.
A complicare il quadro: la gestione dell’intera intranet, per un’azienda con oltre 500 dipendenti nel mondo, era affidata a una sola persona. Una responsabilità enorme, che rendeva ogni scelta progettuale delicata. Da un lato la referente portava con sé moltissimo entusiasmo e idee proprie; dall’altro doveva gestire le pressioni dei propri manager e il timore di introdurre cambiamenti troppo drastici per gli utenti finali, abituati a una certa continuità visiva e strutturale.
La soluzione: reinterpretare, non solo installare
Il progetto è stato costruito sul piano Diamond di intranet.ai, che garantisce l’accesso all’intero catalogo di componenti — inclusa la ricerca intelligente, uno dei primi add-on attivati, oltre a strumenti di analisi e conferma di lettura.
Il vero valore del progetto, però, non è stato l’installazione dei componenti standard, quanto la loro reinterpretazione creativa per rispondere a esigenze specifiche del cliente.
Presenza internazionale su mappa
Il componente pensato normalmente per mostrare la localizzazione degli uffici è stato utilizzato per raccontare la presenza dell’azienda in decine di mercati — alcuni dei quali non corrispondono a uffici fisici in senso stretto, ma a mercati operativi con partnership locali. Utilizzando principalmente il campo descrittivo del componente, il team ha restituito una mappa chiara e navigabile dei mercati, dal Ghana al Pakistan, evitando la pagina interminabile di sezioni a scomparsa che affliggeva la vecchia intranet.
Leadership team con voce umana
Al posto del componente standard per la presentazione del team di leadership — che offre poco spazio per il testo — è stato utilizzato un componente normalmente dedicato alle iniziative aziendali, proprio per lasciare a ciascun membro del team dirigenziale la possibilità di scrivere un messaggio personale, non solo nome e ruolo. Una galleria di volti trasformata in uno spazio umano e in continua evoluzione.
Valori aziendali come esperienza interattiva
Il progetto più originale riguarda la sezione dedicata ai valori aziendali, elevata al primo livello del menù di navigazione invece di essere nascosta come sottopagina secondaria. Qui sono stati reinterpretati tre componenti differenti:
- Un visualizzatore di immagini in sequenza trasformato in libro sfogliabile, con le pagine del documento ufficiale sui valori aziendali come immagini scorrevoli — molto più coinvolgenti di un semplice PDF da scaricare.
- Un strumento di sentiment quotidiano usato per proporre ogni settimana una domanda diversa su quale valore aziendale i dipendenti sentissero più vicino. Risultato: il 50% della popolazione aziendale ha partecipato già nella prima settimana.
- Una bacheca di condivisione reinterpretata come sistema di nomination tra pari: ciascun dipendente avrebbe potuto segnalare un collega particolarmente rappresentativo di uno dei trenta valori aziendali, con un sistema di punteggio visibile nel profilo personale. L’idea è stata configurata completamente, ma temporaneamente sospesa in attesa di valutazione da parte del management.
Doppio calendario multiculturale
La gestione degli eventi in home page è stata articolata in due calendari distinti: uno per gli eventi istituzionali (town hall, ecc.) e uno dedicato specificamente alle festività nazionali dei diversi paesi in cui l’azienda opera, completo di bandiere identificative per ciascuna nazione. Una scelta guidata dalla forte sensibilità culturale richiesta da un’organizzazione così globale.
I risultati
I primi segnali di adozione, rilevati a una settimana dal lancio, sono incoraggianti:
- Lo strumento settimanale sui valori aziendali ha raccolto nella prima settimana una partecipazione pari a circa il 50% della popolazione aziendale — un risultato notevole per uno strumento completamente nuovo.
- La people directory e le aree dipartimentali sono operative e accessibili in modo nativo dalla piattaforma.
Il percorso non è stato privo di ostacoli. La referente si aspettava dalla ricerca intelligente un comportamento simile a un assistente conversazionale, mentre lo strumento è pensato per interrogare contenuti statici. Un fraintendimento che ha aperto uno spunto concreto di sviluppo futuro. Sul fronte tecnico, la volontà di mantenere il nome della vecchia intranet ha richiesto una migrazione SharePoint gestita internamente dal team IT del cliente, con una breve instabilità risolta in pochi giorni.
Prossimi passi
- Supporto continuativo (già identificato come priorità immediata) per un’organizzazione gestita da una sola persona
- Attivazione dei componenti Diamond non ancora inclusi nel perimetro iniziale
- Rivalutazione del sistema di nomination tra colleghi legato ai valori aziendali
- Ricerca intelligente evoluta, in risposta alle aspettative conversazionali emerse
Quando un cliente arriva già con un’intranet consolidata, la vera opportunità non è ripartire da zero, ma trovare il coraggio di reinterpretare gli strumenti esistenti per raccontare qualcosa che prima non aveva voce.
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