Il problema: tanta struttura, poco coinvolgimento
La intranet esistente, per quanto funzionale, mancava di qualcosa capace di far tornare le persone sulla piattaforma per motivi diversi dalla semplice consultazione operativa.
Non c’erano strumenti pensati per far sentire ai dipendenti, distribuiti su un numero enorme di paesi e culture diverse, di appartenere a un’unica organizzazione con valori condivisi. Gli unici tentativi di raccogliere feedback o opinioni erano moduli generici, senza alcuna integrazione visiva o strategica con il resto della piattaforma.
A complicare il quadro, la gestione dell’intera intranet, per un’azienda con oltre 500 dipendenti nel mondo, avrebbe dovuto introdurre dei cambiamenti non troppo drastici per gli utenti finali, abituati a una certa continuità visiva e strutturale.
Una sfida più tecnica riguardava la volontà del cliente di mantenere sulla nuova piattaforma lo stesso nome che identificava la vecchia intranet. Un’operazione che si è rivelata più complessa del previsto dal punto di vista tecnico, perché SharePoint non permette di liberare immediatamente un nome di sito già in uso.
Home page della intranet SharePoint di intranet.ai
La nostra soluzione: reinterpretare, non solo installare
Il progetto è stato costruito intorno all’intero catalogo di componenti di intranet.ai, inclusa la ricerca intelligente, uno dei primi attivati, oltre a strumenti di analisi e conferma di lettura dei contenuti.
Ma il vero valore innovativo del progetto risiede nella reinterpretazione creativa dei vari componenti per rispondere a esigenze specifiche del cliente.
Un esempio emblematico riguarda la rappresentazione della presenza internazionale dell’azienda. Il componente pensato normalmente per mostrare la localizzazione degli uffici, con indirizzo e coordinate geografiche precise, è stato piegato per raccontare la presenza dell’azienda in decine di mercati diversi, alcuni dei quali non corrispondono a uffici fisici in senso stretto, ma a mercati operativi con partnership locali.
Utilizzando principalmente il solo campo descrittivo del componente, il team ha evitato di costruire una pagina interminabile fatta di sezioni a scomparsa, il problema che affliggeva la vecchia intranet, restituendo invece una mappa dei mercati chiara e navigabile, dal Ghana al Pakistan, passando per numerosi altri paesi africani.
Funzionalità intranet.ai Company Locations
Un secondo esempio di reinterpretazione ha riguardato la presentazione del team di leadership. Al posto del componente pensato appositamente per questo scopo, che offre poco spazio per il testo, è stato utilizzato un componente normalmente dedicato alle iniziative aziendali, proprio per lasciare a ciascun membro del team dirigenziale la possibilità di scrivere un messaggio personale, non solo il proprio nome e ruolo. Un dettaglio che ha permesso di trasformare una semplice galleria di volti in uno spazio più umano e in continua evoluzione.
Il progetto più originale, però, riguarda la sezione dedicata ai valori aziendali, elevata fin dall’inizio al primo livello del menù di navigazione, invece di essere nascosta come sottopagina secondaria. All’interno di questo spazio sono stati reinterpretati tre componenti differenti:
Lo Slider di immagini è stato trasformato in una sorta di libro sfogliabile, con le pagine del documento ufficiale sui valori aziendali trasformate in immagini scorrevoli, molto più coinvolgenti rispetto al semplice download di un PDF.
Il Mood è stato utilizzato per proporre ogni settimana una domanda diversa su quale valore aziendale sentissero più vicino, raccogliendo già nella prima settimana una partecipazione pari a circa la metà della popolazione aziendale.
La Bacheca aziendale è stata reinterpretata come un sistema di nomination tra pari. Ciascun dipendente avrebbe potuto segnalare un collega ritenuto particolarmente rappresentativo di uno dei trenta valori aziendali definiti dall’organizzazione, con un sistema di punteggio che avrebbe premiato chi riceveva più nomination con un riconoscimento visibile anche nel proprio profilo personale.
Un ultimo elemento distintivo riguarda la gestione degli eventi in home page, con due calendari distinti: uno dedicato agli eventi aziendali più istituzionali (come i town hall), e un secondo dedicato specificamente alle festività nazionali dei diversi paesi in cui l’azienda opera (completo di bandiere identificative per ciascuna nazione). Una scelta guidata dalla forte sensibilità culturale richiesta da un’organizzazione con una presenza così diffusa a livello geografico.
Calendario nella intranet per gli eventi aziendali
Calendario nella intranet per le festività nazionali
Riguardo la volontà di mantenere invariato il nome della piattaforma, la soluzione è stata trovata nella migrazione della vecchia piattaforma verso un sito temporaneo per liberare il nome originale. L’operazione ha generato una breve instabilità della piattaforma, ma è stata comunque risolta in modo ottimale in pochi giorni.
I risultati: engagement reale, con qualche inciampo lungo il percorso
I segnali di adozione registrati nelle prime settimane dopo il go live sono molto incoraggianti.
Lo strumento settimanale dedicato ai valori aziendali ha raccolto nella sua primissima settimana di attivazione una partecipazione pari a circa il 50% della popolazione aziendale, un risultato notevole per uno strumento completamente nuovo, mai sperimentato prima su questa piattaforma.
Il cliente si è dimostrato entusiasta del progetto sin dai primi giorni, collaborando in modo attivo e permettendo così la realizzazione di una nuova intranet che rispondesse a tutte le necessità e le idee discusse in fase iniziale.
Quali sono i prossimi passi?
Considerando la complessità e la scala del progetto, il nostro team si impegna costantemente in un supporto continuativo, anche dopo il lancio della piattaforma, che nei prossimi mesi sarà arricchita con altri componenti già disponibili nel catalogo di intranet.ai.
Resta inoltre aperta la possibilità di attivare in futuro un sistema di nomination tra colleghi legato ai valori aziendali, così come l’esplorazione di soluzioni di ricerca intelligente ancora più evolute.
Quando un cliente arriva già con una intranet consolidata, la vera opportunità è trovare il coraggio di reinterpretare gli strumenti esistenti per raccontare qualcosa che prima non aveva voce.
Hai già una intranet ma senti che manca l’elemento dell’engagement e della creatività? Prenota una demo e scopri come intranet.ai può aiutarti a reinterpretare gli strumenti che già conosci.