Het systeem waarmee u zakelijke documenten rechtstreeks vanuit uw SharePoint-intranet
kunt maken, beoordelen, goedkeuren, ondertekenen en publiceren.
SharePoint-documentbeheersysteem: waarom heeft uw bedrijf het nodig?
Met ons documentbeheersysteem kunt u de volledige levenscyclus van uw bedrijfsdocumenten afhandelen zonder het intranet te verlaten.
Het doel is om de mogelijkheden van SharePoint Online te verbeteren om procedures naadloos, intuïtief en geïntegreerd met de Microsoft 365 digitale werkplek te digitaliseren.
Uniforme en geprotocolleerde documenten maken
Met onze functie kun je nieuwe documenten maken op basis van voorgedefinieerde sjablonen, in lijn met je bedrijfsmerk en aanpasbaar.
De beschikbare sjablonen hebben ingebouwde eigenschappen om automatisch het versienummer en een unieke protocolcode aan te geven. Op deze manier kan uw bedrijf vertrouwen op de snelle aanmaak van gestandaardiseerde procedures.
Real-time samenwerking
Het systeem integreert met Microsoft Office, niet alleen voor het maken van documenten, maar ook voor real-time co-authoring en versie-archivering.
Gebruikers kunnen collega's uitnodigen om samen te werken aan procedures, de toegang tot informatie beheren met het gemeenschappelijke autorisatiesysteem van Microsoft 365-producten en nooit het overzicht verliezen over documentwijzigingen.
Kies tussen twee goedkeuringsworkflows
Ons documentbeheersysteem voor SharePoint Online ondersteunt twee soorten goedkeuring:
- Elektronische handtekening, dankzij integratie met DocuSign.
- Standaardmodus, via e-mail. Elke klant kan kiezen op basis van zijn behoeften, waardoor er minder tijd en papier nodig is voor het goedkeuren van documenten in traditionele kantoren.
De distributie van nieuwe procedures vereenvoudigen
Het bedrijf kan gebruikers op de hoogte stellen van de aanwezigheid van een nieuw document op het intranet met een geautomatiseerd e-mailmeldingssysteem dat al is geïntegreerd in onze functie.
SharePoint- documentbeheersysteem
Beheersysteem: wat zijn de voordelen?
Onze component verbetert de standaardfuncties van SharePoint Online om documentupdates te vereenvoudigen en het bedrijfspubliek op één lijn te houden.
Beheer van openbare en particuliere procedures voor afdelingen
Bedrijfsafdelingen kunnen onze component gebruiken om zelfstandig hun documenten te beheren voordat ze deze openbaar maken op het intranet.
Ze hebben een eigen werkruimte waar ze interne schrijf-, controle- en goedkeuringsactiviteiten kunnen uitvoeren. Zodra de documenten klaar zijn, worden ze in PDF-formaat gepubliceerd in het gedeelte van de afdeling dat toegankelijk is voor alle collega's.
Versiebeheer
Bij elke nieuwe wijziging aan gepubliceerde documenten wordt het versienummer automatisch bijgewerkt. Gebruikers kunnen in de SharePoint geschiedenis bladeren om vorige versies van gearchiveerde documenten te vergelijken of te herstellen.
Toewijzing protocolcode
Elk nieuw document krijgt automatisch een unieke protocolcode om identificatie te vergemakkelijken.
Metagegevens
Met metagegevens kunnen gebruikers bestanden categoriseren op basis van specifieke informatie die gebruikers zelf kunnen definiëren, waardoor de inhoud van individuele documenten wordt verrijkt. Het is mogelijk om metadata bij te werken om zoekopdrachten op het intranet te verbeteren.
Inchecken en uitchecken
Met het systeem kunnen gebruikers de leiding nemen over een procedure en voorkomen dat collega's de inhoud ervan bewerken totdat er een Check-Out plaatsvindt. Tijdens de Check-In blijft het document beschikbaar voor de rest van het bedrijfspubliek in de modus Alleen-lezen.
Toegangsbeheer
Bepaal wie documenten mag bekijken of wijzigingen in de inhoud mag aanbrengen. Met Microsoft 365 machtigingen kan de toegang tot informatie worden beheerd per bedrijfsgebied, documenttype, map of individueel bestand.
Zoeken in volledige tekst
Geavanceerd zoeken versnelt het ophalen van informatie in Microsoft 365, te beginnen vanaf het intranet. Het helpt u documenten te vinden door resultaten weer te geven die relevant zijn voor woorden, zinnen en synoniemen.
Het complete SharePoint intranet
geïntegreerd met Microsoft 365,
vanaf 3.650 €/jaar.
intranet.ai
is de oplossing om
kosten te besparen en
implementatietijden te verkorten.
Operationeel binnen 24 uur na aankoop, met 5 dagen advies.
50+ apps voor communicatie, training en het delen van bedrijfskennis.
In staat om uw investering in Microsoft 365 en Microsoft Viva te maximaliseren.
