Skip to the content

Het systeem waarmee u zakelijke documenten rechtstreeks vanuit uw SharePoint-intranet
kunt maken, beoordelen, goedkeuren, ondertekenen en publiceren.

 

SharePoint-documentbeheersysteem: waarom heeft uw bedrijf het nodig?

Met ons documentbeheersysteem kunt u de volledige levenscyclus van uw bedrijfsdocumenten afhandelen zonder het intranet te verlaten.

Het doel is om de mogelijkheden van SharePoint Online te verbeteren om procedures naadloos, intuïtief en geïntegreerd met de Microsoft 365 digitale werkplek te digitaliseren.

Creare documenti uniformi e protocollati nella intranet SharePoint

Uniforme en geprotocolleerde documenten maken


Met onze functie kun je nieuwe documenten maken op basis van voorgedefinieerde sjablonen, in lijn met je bedrijfsmerk en aanpasbaar.

De beschikbare sjablonen hebben ingebouwde eigenschappen om automatisch het versienummer en een unieke protocolcode aan te geven. Op deze manier kan uw bedrijf vertrouwen op de snelle aanmaak van gestandaardiseerde procedures.

Collaborare sui documenti aziendali nella intranet SharePoint

Real-time samenwerking


Het systeem integreert met Microsoft Office, niet alleen voor het maken van documenten, maar ook voor real-time co-authoring en versie-archivering.

Gebruikers kunnen collega's uitnodigen om samen te werken aan procedures, de toegang tot informatie beheren met het gemeenschappelijke autorisatiesysteem van Microsoft 365-producten en nooit het overzicht verliezen over documentwijzigingen.

Approvare i documenti aziendali con firma digitale nella intranet SharePoint

Kies tussen twee goedkeuringsworkflows


Ons documentbeheersysteem voor SharePoint Online ondersteunt twee soorten goedkeuring:

  1. Elektronische handtekening, dankzij integratie met DocuSign.
  2. Standaardmodus, via e-mail. Elke klant kan kiezen op basis van zijn behoeften, waardoor er minder tijd en papier nodig is voor het goedkeuren van documenten in traditionele kantoren.
Distribuzione automatica delle nuove procedure nella intranet SharePoint

De distributie van nieuwe procedures vereenvoudigen


Het bedrijf kan gebruikers op de hoogte stellen van de aanwezigheid van een nieuw document op het intranet met een geautomatiseerd e-mailmeldingssysteem dat al is geïntegreerd in onze functie.

SharePoint- documentbeheersysteem
Beheersysteem: wat zijn de voordelen?

Onze component verbetert de standaardfuncties van SharePoint Online om documentupdates te vereenvoudigen en het bedrijfspubliek op één lijn te houden.

Gestione dei documenti aziendali per i dipartimenti nella intranet SharePoint

Beheer van openbare en particuliere procedures voor afdelingen


Bedrijfsafdelingen kunnen onze component gebruiken om zelfstandig hun documenten te beheren voordat ze deze openbaar maken op het intranet.

Ze hebben een eigen werkruimte waar ze interne schrijf-, controle- en goedkeuringsactiviteiten kunnen uitvoeren. Zodra de documenten klaar zijn, worden ze in PDF-formaat gepubliceerd in het gedeelte van de afdeling dat toegankelijk is voor alle collega's.

Versioning dei documenti nella intranet SharePoint

Versiebeheer

Bij elke nieuwe wijziging aan gepubliceerde documenten wordt het versienummer automatisch bijgewerkt. Gebruikers kunnen in de SharePoint geschiedenis bladeren om vorige versies van gearchiveerde documenten te vergelijken of te herstellen.

Protocollazione dei documenti nella intranet SharePoint

Toewijzing protocolcode

Elk nieuw document krijgt automatisch een unieke protocolcode om identificatie te vergemakkelijken.

Assegnazione di metadati ai documenti nella intranet SharePoint

Metagegevens

Met metagegevens kunnen gebruikers bestanden categoriseren op basis van specifieke informatie die gebruikers zelf kunnen definiëren, waardoor de inhoud van individuele documenten wordt verrijkt. Het is mogelijk om metadata bij te werken om zoekopdrachten op het intranet te verbeteren.

Presa in carico dei documenti nella intranet SharePoint

Inchecken en uitchecken

Met het systeem kunnen gebruikers de leiding nemen over een procedure en voorkomen dat collega's de inhoud ervan bewerken totdat er een Check-Out plaatsvindt. Tijdens de Check-In blijft het document beschikbaar voor de rest van het bedrijfspubliek in de modus Alleen-lezen.

Gestione degli accessi ai documenti nella intranet SharePoint

Toegangsbeheer

Bepaal wie documenten mag bekijken of wijzigingen in de inhoud mag aanbrengen. Met Microsoft 365 machtigingen kan de toegang tot informatie worden beheerd per bedrijfsgebied, documenttype, map of individueel bestand.

Ricerca full-text dei documenti nella intranet SharePoint

Zoeken in volledige tekst

Geavanceerd zoeken versnelt het ophalen van informatie in Microsoft 365, te beginnen vanaf het intranet. Het helpt u documenten te vinden door resultaten weer te geven die relevant zijn voor woorden, zinnen en synoniemen.

Het complete SharePoint intranet
geïntegreerd met Microsoft 365,
vanaf 3.650 €/jaar

intranet.ai
is de oplossing om
kosten te besparen en
implementatietijden te verkorten.

Operationeel binnen 24 uur na aankoop, met 5 dagen advies.

50+ apps voor communicatie, training en het delen van bedrijfskennis.

In staat om uw investering in Microsoft 365 en Microsoft Viva te maximaliseren.