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VOTRE RESSOURCE INTRANET

Outils digitaux de collaboration intranet pour votre entreprise

L'intranet est composé de personnes. Ces personnes sont les salariés de l'entreprise.

Promouvoir leur collaboration signifie les aider à mieux travailler et plus efficacement, en leur fournissant tout le contenu et les outils dont ils ont besoin pour se sentir un élément productif de l'entreprise.

Voyons comment l'intranet met en œuvre cet aspect.

Outils digitaux pour la collaboration dans votre entreprise

 

Comment dynamiser la collaboration au sein d'une entreprise ? Quel est l'intérêt de viser sa mise en œuvre ?

S'il était autrefois nécessaire de se réunir dans une salle devant un tableau noir et de communiquer toutes ses idées dans un grand groupe de brainstorming, la digitalisation permet aujourd'hui de faire bien plus.

Les processus de collaboration et de partage du travail sont favorisés par des applications et des outils de pointe en tout genre, qui permettent d'amplifier les résultats attendus.

L'intranet, ou lieu de travail numérique de l'entreprise, est un espace de travail partagé où chaque salarié peut rester en contact avec son équipe en temps voulu.

Et nous trouverons comment le faire de façon optimale.

L'utilisateur de l'intranet est un participant

L'idée qu'un intranet est un outil géré uniquement de manière descendante, donc uniquement par les cadres supérieurs qui produisent du contenu et le partagent au reste des salariés, est fausse.

Le travail individuel qui est comparé à n'importe quoi désavantage l'entreprise.

L'intranet d'entreprise est une plateforme communautaire. L'intranet d'entreprise, c'est la collaboration et le partage.

La collaboration produit les solutions et les résultats innovants dont les entreprises ont besoin pour se développer et réussir.

Il est donc essentiel que tout intranet intelligent comporte des espaces virtuels dans lesquels chaque salarié a la possibilité de s'exprimer et de collaborer immédiatement avec les autres.

Un tel intranet ascendant favorise la libre expression et augmente l'engagement des salariés.

Il existe trois types de collaboration que nous pouvons identifier :

  • Le travail en équipe ;
  • La collaboration au sein de la communauté ;
  • La collaboration en ligne.

Pour l'entreprise, chacun d'entre eux implique une exploration et une discussion constructives des idées.

 

D'autre part, ces processus ne sont pas des événements ponctuels ou quelque chose qui peut être facilement appliqué sans formation préalable. La collaboration est un processus continu qui doit s'améliorer avec le temps. Les relations de travail deviennent plus significatives et productives à mesure qu'un groupe de personnes s'habitue à travailler ensemble.

Des relations plus détendues et plus fluides permettront de partager et de discuter davantage d'idées, ce qui conduira à l'élaboration de résultats qui contribueront à la réussite de l'entreprise.

Quelle est la meilleure façon de commencer ?

1) La communication

Même si elle est évidente, il est important de la mentionner car elle est le fondement de la collaboration.

Vous devez inculquer à vos salariés l'idée qu'ils doivent partager leurs idées avec leurs collègues, leurs contacts, leurs managers et d'autres ressources internes.

Comme chaque pensée est jugée et analysée par des tiers avant de dépasser les frontières de l'entreprise, la confrontation des idées permet de développer de meilleures idées et une plus grande compréhension.

Ces avantages ne sont possibles que grâce à la communication.

2) Visualisation

Il est essentiel que chaque concept soit représenté en images afin de le communiquer de manière claire et concise. La compréhension, la réflexion stratégique et la planification sont toutes facilitées par la visualisation.

Les images sont jusqu'à 6 fois plus efficaces que les mots seuls ou comme nous l'avons tous entendu, "une image vaut mille mots".

La communication est plus fluide et plus compréhensible pour chaque membre de l'équipe lorsqu'il y a une abondance d'images dans la collaboration.

3) Reconnaissance

Travailler en équipe implique de partager des informations et de combiner plusieurs esprits pour compenser les lacunes de chacun. C'est pourquoi tout groupe de travail qui réussit doit reconnaître l'importance de chacun de ses membres.

Lorsqu'un membre de l'équipe contribue à une bonne idée, accomplit une tâche difficile ou fait preuve d'un esprit critique constructif, vous devez lui accorder du crédit.

Lorsque les membres d'une relation se sentent reconnus et appréciés, celle-ci est plus performante.

En outre, il est essentiel que les salariés se souviennent qu'ils font partie d'un groupe parce qu'ils sont compétents dans un domaine qui fait défaut aux autres.

Autres raisons d'encourager la collaboration

Pour les raisons suivantes, les entreprises devraient encourager la collaboration :

  • Elle encourage l'autoréflexion, ou la collaboration, en obligeant chaque membre à s'exprimer, à réfléchir et à remettre en question ses capacités. Il est toujours mieux d’avoir deux têtes pensantes plutôt qu'une seule.
  • La résolution de problèmes nécessite l'application d'un large éventail de connaissances et de compétences, ce qui donne lieu à une variété de solutions. En éliminant le recours à des consultants extérieurs, la collaboration virtuelle permet à l'entreprise d'économiser beaucoup d'argent.
  • Le partage des connaissances est favorisé par la confrontation d'un plus grand nombre de personnes aux compétences différentes. Par conséquent, votre entreprise devient un organisme qui favorise le partage des connaissances en offrant des possibilités de croissance et de développement, tout en servant de filet de sécurité en cas d'échec.
  • Accélérer le développement de solutions. Les tâches peuvent être accomplies en moins de temps et avec un meilleur partage des compétences s'il y a plus de personnes impliquées.
  • Amélioration de la satisfaction et de la loyauté des salariés. La collaboration ajoute de la valeur au travail de tous les salariés. La création de liens solides entre eux favorise le sentiment d'appartenance à l'entreprise, ce qui stimule la productivité.

 

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L'intranet est l'outil idéal pour la collaboration au sein de l'entreprise

La collaboration nécessite l'utilisation d'outils qui vont l'améliorer et la rendre plus fluide et stimulante aux yeux des salariés.

Par conséquent, les entreprises utilisent l'intranet comme principal outil pour favoriser la communication entre les salariés et le partage synchronisé des activités.

Une solution qui s'intègre à l'ensemble des applications Microsoft 365, comme intranet.ai, présente des avantages indéniables. La suite 365 est le leader du marché de la collaboration professionnelle, avec plus d'un million d'entreprises qui l'utilisent.

Vous pouvez synchroniser des documents, collaborer avec d'autres personnes en temps réel sur le même document/projet, et le faire mettre à jour instantanément sur tous les appareils, même si vous n'avez pas accès à Internet.

Les utilisateurs peuvent envoyer des messages, communiquer en temps réel, partager des fichiers et des informations de toute nature, et recevoir des notifications push à l'aide d'applications telles que Sharepoint, My Workplace, Microsoft Teams ou le réseau social d'entreprise Yammer.

Quel sont les outils digitaux?

Sharepoint

Microsoft Sharepoint Online est un service Web qui vous permet de créer, de concevoir et de gérer des sites Web, des documents et des espaces de travail en équipe, ainsi que de créer des solutions intranet, extranet et de collaboration privées.

Il vous permettra de collaborer en toute sécurité sur des documents numériques avec les membres de votre équipe, à l'intérieur et à l'extérieur de votre organisation, à l'aide d'applications mobiles, de PC et d'appareils Apple sur une variété de dispositifs.

En fonction des besoins spécifiques, Sharepoint Online favorise et soutient le travail en équipe dans chaque groupe de projet et service. Vous n'êtes qu'à quelques clics de partager des fichiers, des données, des informations et des ressources sur votre PC, votre Mac et vos appareils mobiles, ce qui vous permet de collaborer facilement et en toute sécurité.

Sharepoint Online vous permet de gérer des processus précis et de trouver des informations en quelques clics de souris, ce qui vous permet de prendre des décisions communes et d'agir.

Les particuliers et les entreprises peuvent accéder aux informations à tout moment et depuis n'importe quel endroit, ce qui augmente leur productivité.

My Workplace

Intranet.ai propose My workplace pour faciliter la gestion des flux de travail.

De quoi s'agit-il exactement ?

Sur votre intranet, une section dédiée uniquement à votre travail, vos activités et vos projets.

Vous pourrez voir en un coup d'œil tous les projets personnels sur lesquels vous travaillez ainsi que les activités de groupe auxquelles vous collaborez.

Une autre option pour permettre aux utilisateurs de collaborer plus efficacement est d'utiliser Microsoft Teams.

Microsoft Teams

Cette plateforme vous permettra de communiquer en temps réel, de partager des fichiers et de disposer d'un emplacement central où vous pourrez trouver toutes les informations dont vous avez besoin sur un projet, un service ou un groupe de personnes.

Tout peut être partagé en toute sécurité entre les groupes de collaboration, y compris les vidéos, les fichiers, les documents et les rapports.

Microsoft Planner

Planner est un outil de gestion des événements de Microsoft 365 qui permet aux équipes de planifier des événements pour un groupe de personnes, de les classer en fonction de leurs besoins et de suivre les échéances via des notifications.

Il peut être utilisé pour planifier des activités de marketing, gérer des projets, préparer des réunions avec des clients, ou simplement échanger des opinions sur des produits ou des documents à venir.

Pour garder toutes vos activités organisées, vous pouvez utiliser l'application pour définir l'heure et la date limite.

L'affichage du calendrier et les graphiques peuvent être utilisés pour suivre l'évolution du projet.

Yammer

La messagerie électronique, les messages texte et les outils de collaboration sont autant d'options pour communiquer et collaborer avec l'équipe. Yammer est le meilleur outil pour créer des réseaux sociaux pour le lieu de travail numérique si vos salariés utilisent déjà des réseaux sociaux comme Facebook, Twitter et Instagram. Yammer est un outil de réseau social d'entreprise qui aide les individus à se connecter, notamment lorsqu'ils travaillent dans des lieux différents.

Les individus peuvent poster des messages ou des questions liés au travail, rechercher des contenus spécifiques et en apprendre davantage sur la vie professionnelle. L'objectif de Yammer est de garder les individus connectés.

Pour en savoir plus sur Microsoft Yammer, rendez-vous sur le site : Yammer, le réseau social d'entreprise.

Push Notifications

Les notifications push sont des messages qui apparaissent sur l'écran de votre appareil mobile même lorsque vous ne l'utilisez pas.

Vos salariés recevront une notification chaque fois que des utilisateurs créeront du contenu et le publieront dans une section du réseau intranet, ce qui leur permettra de rester informés à tout moment de ce qui se passe dans leur entreprise.

Comment pouvez-vous utiliser l'intranet pour collaborer plus efficacement ?

Stocker et partager des documents dans le cloud

Le principal avantage de Microsoft 365 pour votre entreprise ou organisation est qu'il est basé sur le cloud.

Cela signifie que Microsoft est responsable de l'espace de stockage ainsi que des applications utilisées.

Cela réduit les coûts informatiques tout en permettant l'utilisation de la sécurité et de la plateforme d'entreprise de Microsoft.

Vos documents seront sécurisés et, plus important encore, l'équipe de travail avec laquelle vous travaillez pourra toujours y accéder si vous créez une archive Microsoft 365 dans le cloud.

Share

Les outils de collaboration de Microsoft 365 vous feront gagner du temps en vous permettant de partager ce que vous avez créé.

Vous n'aurez pas à fusionner les modifications apportées au document par vos collègues, et vous n'aurez pas à rechercher des fichiers ou des pièces jointes dans vos emails.

Travaillez ensemble en partageant vos documents Word, vos feuilles de calcul Excel ou vos présentations PowerPoint sur un compte de stockage en cloud partagé.

Vous pouvez collaborer avec plusieurs contributeurs en même temps après avoir partagé des fichiers dans le cloud.

Si les modifications interviennent au même moment, vous pourrez voir les modifications des autres personnes en temps réel.

Vous pouvez utiliser la fonction de création partagée sur n'importe quel appareil, notamment un navigateur Web, un ordinateur de bureau ou un téléphone mobile.

Chat

Lorsque vous travaillez en équipe, vous pouvez parfois avoir besoin de l'aide d'un collègue.

Vous pouvez utiliser la fonction "mention" des outils Microsoft 365 pour ajouter des notes ou des commentaires aux documents et les envoyer aux personnes de votre choix.

Instant Meetings

Microsoft propose un ensemble d'outils digitaux pour aider les salariés à planifier et à organiser des réunions.

Les applications Microsoft Teams, Yammer et Stream faciliteront la planification et l'exécution des conférences et réunions d'affaires.

Avec Microsoft 365, vous pouvez obtenir toute l'aide dont vous avez besoin pour organiser des réunions, préparer des documents et les partager avec les participants à la réunion.

Un canal de communication actif en permanence

Cette technologie est utilisée par les grandes entreprises ayant des services et des bureaux dans d'autres pays pour établir un canal de communication actif entre les salariés, où qu'ils se trouvent.

Les notifications push sont utilisées pour communiquer les valeurs de l'entreprise ou des informations liées à un projet.

Elles servent également d'outil professionnel important, permettant aux salariés de ne pas manquer de messages importants ou d’appels téléphoniques de collègues ou de clients.

Les notifications OOB, qui sont disponibles via les communautés Yammer et les groupes Teams, sont une autre option à envisager.

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Giuseppe Marchi

Microsoft MVP pour SharePoint et Office 365 (maintenant appelé Microsoft 365) depuis 2010, Giuseppe a fondé Dev4Side et intranet.ai dans le but d'aider les entreprises à avoir un environnement de travail plus simple et plus efficace grâce aux technologies Microsoft. Il travaille en tant que Consultant pour tout ce qui concerne la collaboration, les portails intranet et les plateformes cloud de Microsoft.

Qu'est-ce qu’intranet.ai ?

C'est un intranet d'entreprise prêt à l'emploi,
conçu pour réduire les coûts et le temps de mise en œuvre en fournissant un lieu de travail numérique réellement moderne et collaboratif.

  • Le prix de départ est de 2 450€ pour un intranet entièrement équipé
  • Plus de 20 applications dont la recherche intelligente, la gestion des documents, les actualités, les notifications push et my workplace
  • 100% intégrées à SharePoint Online et Microsoft 365