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SharePoint Online multi langue et multi-géo : comment créer un intranet international 

Une organisation délocalisée doit pouvoir offrir dans son intranet un contenu et des fonctionnalités aussi globaux que locaux, capables de s'adapter non seulement aux différentes activités mais aussi aux différences linguistiques entre ses sites et ses collaborateurs. 

Pourquoi ? 

Pour disposer d'un environnement de travail numérique utile et inclusif.

Qu'est-ce qu'un intranet multilingue

Un intranet multilingue est un portail d'entreprise qui : 

  • permet la navigation dans la langue préférée de l'utilisateur. 
  • permet d'afficher des pages de contenu traduit. 

L'objectif est de favoriser la cohésion des organisations multinationales, où de fortes barrières linguistiques peuvent séparer les employés et entraver le flux de la communication interne. 

Les avantages, par conséquent, ne sont pas seulement pour les utilisateurs, qui auront un accès facile à toutes les informations, mais aussi pour les entreprises elles-mêmes, qui pourront bénéficier des avantages tels que : 

 

  • Une communication interne réussie. 

Personne n'est exclu. 

  • Développement d'une culture d'entreprise organique. 

Les valeurs et la mission sont à la portée de tous. 

  • Motivation pour adopter l'intranet. 

Les outils compréhensibles sont plus faciles à utiliser. 

  • Collaboration entre sites dispersés. 

Les ponts linguistiques favorisent l'échange d'idées. 

Voyons donc ce que SharePoint Online nous offre pour créer un intranet multilingue. 

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Comment mettre en place un intranet multilingue avec SharePoint Online 

SharePoint Online de Microsoft 365 est l'outil idéal pour construire et faire évoluer votre intranet au fil du temps.  

Parmi les nombreuses raisons d'affirmer cela, nous trouvons précisément la possibilité de configurer le portail d'entreprise pour qu'il soit multilingue. 

Comment ?  

En deux étapes complémentaires impliquant respectivement les pages de navigation et de contenu. 

Étape 1 : traduction du menu de navigation et des boutons d'action. 

Ici, la plateforme vient en soutien en traduisantautomatiquement les éléments (ou tags) suivants :

  • Les liens d'accueil. 

  • Entrées de la barre de commande ("Nouveau", "Publier", etc.). 

  • Entrées d'en-tête ("Suivre", "Partager", etc.). 

  • Entrées de colonnes par défaut ("Titre", "Modifié par", etc.). 

Les entrées suivantes, en revanche, devront être traduites manuellement : 

  • Titre du site. 

  • Les éléments du menu de navigation

Pour ce faire, il suffit de cliquer sur "Modifier" dans le menu de navigation et de saisir pour chaque élément la traduction correspondante. 

Il y a ensuite des éléments tels que : 

  • Les titres des listes et des bibliothèques de documents. 

  • Les entrées de colonnes personnalisées des listes et des bibliothèques de documents. 

Pour ces éléments, vous devez connaître une petite astuce : vous devez régler le navigateur sur la langue vers laquelle vous voulez traduire et ainsi entrer à nouveau dans l'intranet. 

Maintenant, vous pouvez saisir la traduction pour ces entrées particulières. 


Étape 2 : Proposer des pages de contenu dans la langue choisie 

SharePoint Online vous permet de proposer des pages de contenu pour n'importe quelle langue activée. 

Pour ce faire, la plateforme s'appuie sur trois types de configuration pour présenter le contenu à l'utilisateur : 


  • La configuration de la langue (paramètres de langue).

Vous pouvez la trouver dans le menu de configuration du site (Paramètres du site). 

  • Configuration de la langue au niveau de l'utilisateur*.

Ici, vous pouvez indiquer quelle est la préférence linguistique de chaque utilisateur. 

*Cette configuration est gérée par le gestionnaire de l'intranet. Pour modifier les paramètres linguistiques avec ce mode, l'administrateur doit se rendre dans la section "Langue préférée" du profil de l'utilisateur. 

  • Configuration de la langue dans le navigateur.

Expliquons par un exemple : si vous configurez votre navigateur en anglais et que vous entrez ainsi dans l'intranet, SharePoint reconnaîtra que c'est votre préférence et vous montrera le contenu dans sa version anglaise. 

Grâce à ces trois configurations, la plateforme reconnaît ensuite la langue de l'utilisateur et lui propose un contenu adapté. 

Précisons toutefois que la possibilité d'afficher le contenu dans la langue n'est pas équivalente à une traduction. 

En effet, SharePoint ne peut traduire que les éléments que nous avons énumérés dans la partie précédente, tandis que le contenu doit être traduit manuellement. 

 

Plus d'informations sur "Intranet multilingue avec SharePoint Online : notre petit guide". 

 

Encore quelques petites précisions sur les fonctionnalités multilingues de la plateforme : 

  • Elles ne sont pas une réplique des variantes de SharePoint Server.

Elles sont présentes dans SharePoint Online pour permettre la compatibilité avec les sites qui utilisent l'héritage de l'interface utilisateur, mais elles ne correspondent pas aux fonctionnalités multilingues natives de la plateforme mise à jour. 

En fait, dès que vous passez à l'utilisation de la version moderne de l'interface utilisateur de SharePoint, vous ne pouvez plus utiliser les variations. 

 

  • Les localisations linguistiques ne sont pas reconnues.

Cela signifie que vous pourrez choisir la langue anglaise pour votre contenu, mais pas l'anglais britannique ou américain. 

Jusqu'ici, nous avons vu ce qu'est un intranet multilingue, quels sont ses principaux avantages et de quelle manière nous pouvons le configurer.  

Rappelons que son objectif est de créer un espace virtuel inclusif pour tous les membres d'une entreprise, afin qu'ils puissent communiquer et collaborer indépendamment de leur langue et de leur lieu de travail. 

Cependant, pour rendre l'intranet encore plus pertinent pour les employés, nous devons franchir une autre étape.  

Voyons cela ensemble. 

Qu'est-ce qu'un intranet multi-géo ?

Commençons par la différence entre un intranet multilingue et un intranet multi-géo. 

Un intranet multilingue est un portail d'entreprise qui offre le même contenu à tous les utilisateurs en plusieurs langues. 

Un intranet multi-géo, quant à lui, n'est pas seulement multilingue, mais offre également un contenu et des fonctionnalités ciblés en fonction des pays où se trouvent les sites de l'entreprise

Cela ouvre la porte à une nouvelle juxtaposition de concepts. Parlons de la distinction entre le contenu et les fonctionnalités globales et locales. 

Dans le premier cas, les éléments de l'intranet sont utiles à toutes les personnes d'une organisation. 

Dans le second cas, ils sont utiles pour des sous-catégories spécifiques d'utilisateurs telles que : 

  • les employés d'un pays spécifique ;

  • les employés d'un lieu spécifique* ; 

  • les employés d'une entreprise particulière* ;

  • etc. 

*Il n'est alors pas nécessaire que l'entreprise soit située dans différents pays pour bénéficier des avantages d'un intranet tel que le multi-géo. 

Cette catégorisation des utilisateurs est utile pour partager avec eux des documents et des informations pertinents, en évitant d'envoyer des messages qui n'ont pas de rapport avec les activités de leur localisation.  

Bien entendu, le contenu ciblé ne peut pas remplacer entièrement le contenu global tel que les news, les événements de l'entreprise, les répertoires de personnes ou les documents d'intérêt général (par exemple, l'organigramme). 

Voyons donc ce que nous pouvons faire pour concevoir un intranet multi-géo qui contient à la fois des informations globales et locales. 

Comment concevoir un intranet multi-géo avec SharePoint Online

Allons droit au but.  

La première chose que nous vous recommandons de faire est de créer un site hub avec SharePoint Online

Ce terme désigne un site qui a la capacité d'organiser en son sein des groupes de sites, chacun dédié à des unités de travail spécifiques. 

Le site hub est donc la place avec le contenu global de l'intranet, au sein de laquelle des sites ciblés (verticaux) peuvent être regroupés par catégories d'utilisateurs. 

Par exemple, les personnes de l'un des bureaux étrangers. 

Chaque site vertical affichera un contenu local spécifique, mais il peut être configuré pour accueillir également le contenu global et les fonctionnalités que l'entreprise souhaite garder à la portée de tous.  

Arrivés à ce point, nous pouvons parler des mécanismes de redirection des personnes, basés sur les données que l'organisation collecte et organise dans des archives telles que des annuaires de personnes. 

Ces stockages de données doivent être téléchargés sur l'intranet pour permettre au système de disposer d'informations distinctives sur les personnes qui se connectent. 

Par exemple, il suffit de connaître le lieu de travail personnel. 

De cette manière, SharePoint pourra diriger chaque utilisateur vers le site vertical de sa localisation ou de sa zone géographique.  

Pour conclure la présentation d'aujourd'hui, voici un résumé de la structure d'un intranet multi-géo :

 

 

 

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Marcella Lombardini

Experte de Sharepoint Online et notre Chef de projet, elle coordonne et développe des projets d'intranet et de lieux de travail numériques pour les clients qui choisissent d'adopter intranet.ai.

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