Microsoft 365 Archive : ce que c'est, limites et alternatives

Microsoft 365 Archive : une brève introduction

Microsoft 365 Archive est la solution conçue par Microsoft pour étendre l'espace de stockage occupé par les sites personnels et d'entreprise basés sur SharePoint Online.

Ce nouveau produit permet d'archiver les données d'un site SharePoint afin d'éviter que la mémoire disponible soit occupée par du contenu peu utilisé. Il est donc possible d'archiver un ou plusieurs sites SharePoint dans l'espace supplémentaire offert par Microsoft 365 Archive.

Cette migration concerne :

• Les bibliothèques de documents
• Les collections de fichiers et de listes

Une fois archivé, le contenu d'un site reste à la disposition des administrateurs globaux de SharePoint, qui peuvent décider de le réactiver ou de le supprimer complètement à tout moment.

Remarque importante : même archivées, les données conservent les mêmes normes de recherche (actuellement uniquement pour les administrateurs, mais bientôt pour tous les utilisateurs activés), de sécurité et de conformité qui caractérisent les ressources partagées dans SharePoint et les autres applications Microsoft 365.

Détail de Microsoft 365 Archive

Comment fonctionne l'espace de stockage Microsoft

L'espace de stockage de Microsoft est divisé en deux catégories principales :

• L'espace de stockage de la boîte aux lettres, qui comprend
  • le courrier associé à votre compte Microsoft, y compris Outlook.com, Hotmail, Live et MSN ;
  • les pièces jointes, les messages, les contacts et les éléments de calendrier d'Outlook.com.
    
    
• L'espace de stockage dans le nuage, qui comprend
  • les fichiers et le contenu multimédia enregistrés ou synchronisés avec OneDrive ;
  • les pièces jointes et les messages en ligne d'Outlook.com ;
  • les fichiers et documents enregistrés dans SharePoint et Teams (qui, en fait, se trouve sous SharePoint pour le stockage des fichiers).
    
    

Pour les utilisateurs qui ont acheté une licence Microsoft 365, les frais sont répartis comme suit :

• L'espace sur SharePoint Online fournit 1 To pour chaque entreprise auquel il faut ajouter 10 Go pour chaque utilisateur disposant d'une licence incluant SharePoint. Par exemple, une entreprise qui compte 100 utilisateurs disposant d'une licence incluant SharePoint disposera de 1 To + (10 Go * 100) = 2 To d'espace de collaboration.
  
  
• Plans Microsoft 365 Business
  • 50 Go pour le courrier et 1 To pour OneDrive, par utilisateur.
    
    
• Plans Microsoft 365 Entreprise (E3/E5)
  • 100 Go pour le courrier et un espace illimité pour OneDrive.
  • Lorsque vous dépassez le quota disponible dans votre SharePoint Online, vous ne pouvez plus accéder à la quasi-totalité des fonctionnalités de stockage et de partage de documents et d'informations.
    
    

Par exemple, l'utilisateur ne pourra plus

• Télécharger, modifier ou synchroniser de nouveaux fichiers dans OneDrive, tandis que le contenu existant sera disponible en mode lecture seule.
• Stocker ou modifier des documents dans SharePoint ou Teams.
• Envoyer ou recevoir des messages dans Microsoft Teams.

Une fois que 12 mois se sont écoulés depuis le dépassement du quota, Microsoft peut désactiver le compte OneDrive de l'utilisateur et supprimer irrémédiablement tout le contenu présent.

Enfin, il convient de noter que la fonctionnalité de messagerie dans Outlook est également suspendue si seul le quota de stockage dans le nuage est dépassé. Le stockage OneDrive est donc le cœur du poste de travail numérique Microsoft 365 et le point auquel les utilisateurs et les entreprises doivent prêter le plus d'attention.

D'où l'importance de Microsoft 365 Archive, la seule solution actuellement proposée par Microsoft pour éviter de dépasser le quota de stockage disponible dans son abonnement en agissant sur les sites et archives SharePoint liés au compte OneDrive personnel et d'entreprise.

Microsoft 365 Archive : quels sont les avantages ?

L'aperçu de Microsoft 365 Archive s'est avéré offrir plusieurs avantages pour la gestion de la mémoire dans les locataires de Microsoft 365 et en particulier SharePoint Online.

Nous avons vu qu'il est possible de réduire l'espace occupé par les sites SharePoint en déplaçant le poids des contenus archivés du stockage Microsoft 365 vers le stockage Microsoft 365 Archive. Les données déplacées conservent également les normes de sécurité et de recherche. Mais d'autres avantages offerts par Microsoft 365 Archive sont à souligner, notamment les suivants.

1. Vitesse d'archivage

Microsoft 365 Archive peut gérer l'archivage des sites SharePoint avec une grande agilité, sans affecter les performances en termes de nombre et de taille. La vitesse d'archivage est mesurée en minutes et diffère donc de celle offerte par des solutions telles que BLOB d'Azure.

2. Un coût inférieur à celui de l'achat de stockage

Microsoft 365 Archive vous permet de libérer de l'espace dans votre environnement Microsoft 365, en réduisant la part occupée par les sites SharePoint et le contenu connexe stocké via OneDrive.

Tout cela en offrant aux utilisateurs et aux entreprises des économies significatives par rapport à l'achat direct de nouveaux espaces de stockage. Les utilisateurs disposant d'un plan Microsoft 365 d'entreprise doivent, par exemple, acheter un plan plus élevé pour obtenir plus d'espace de stockage.

3. Conservation des métadonnées

Pour préserver la confidentialité et l'organisation des données d'un site SharePoint archivé, Microsoft 365 Archive n'affecte pas les métadonnées attribuées à chaque ressource ni les autorisations accordées par l'entreprise pour accéder aux informations.

Une fois le site réactivé, les utilisateurs pourront accéder au contenu et collaborer avec leurs collègues comme ils le faisaient avant l'archivage.

4. Désencombrement

Microsoft 365 Archive sépare automatiquement les sites actifs du locataire SharePoint des sites inactifs, c'est-à-dire des sites nouvellement archivés. Les sites archivés sont en fait répertoriés sous " Sites archivés ", auxquels les administrateurs globaux ou SharePoint peuvent accéder directement depuis l'interface d'administration.

Cela évite aux utilisateurs d'être encombrés par des ressources SharePoint peu utilisées et donc peu utiles dans leurs activités quotidiennes. Bien entendu, cette séparation simplifie également la gestion des sites du locataire par les administrateurs.

Quelle est la différence entre Microsoft 365 Archive et SharePoint Advanced Management ?

SharePoint Advanced Management est un module complémentaire qui fournit des fonctionnalités utiles pour gérer le contenu SharePoint et OneDrive tout en améliorant l'expérience de collaboration.

Les principales fonctionnalités sont les suivantes

• Restreindre l'accès à un site SharePoint via des groupes Microsoft 365 ou Entra ID
• Obtenir des rapports de gouvernance pour l'accès aux données sur les sites SharePoint
• Restreindre l'accès au service OneDrive via des groupes de sécurité
• Restreindre l'accès à un fichier stocké dans OneDrive
• Gérer le cycle de vie des sites SharePoint

Cette dernière fonctionnalité est la raison pour laquelle SharePoint Advanced Management est souvent confondu avec Microsoft 365 Archive, mais il y a une différence substantielle entre les deux produits.

La gestion des sites SharePoint avec SharePoint Advanced Management se limite en effet à l'identification automatiquedes sites inactifs et à l'envoi d'une notification aux propriétaires pour vérifier si le site détecté est effectivement peu utilisé par les utilisateurs.

SharePoint Advanced Management ne permet donc pas d'agir sur la mémoire occupée par les sites inactifs, contrairement à Microsoft 365 Archive.

Microsoft 365 Archive : combien ça coûte ?

Microsoft 365 Archive suit un modèle de paiement à l'utilisation, qui se divise en deux composantes de coût principales :

1. À ce stade de la prévisualisation, l'espace supplémentaire est comptabilisé à 0,05 Go/mois. Seul l'espace de stockage qui dépasse le quota du locataire est pris en compte dans la facturation.
   
   
2. Le prix d'activation pour chacun des sites archivés est de 0,60 €/Go. Il existe cependant une période d'essai qui inclut une réactivation gratuite pendant 7 jours.
   
   

La facturation est traitée spécifiquement via le modèle Pay-As-You-Go de SharePoint Premium, qui est lié à l'abonnement Microsoft Azure. Les coûts de Microsoft 365 Archive peuvent ensuite être contrôlés à l'aide de la fonctionnalité de gestion des coûts d'Azure.

L'avantage d'utiliser Microsoft 365 Archive réside clairement dans le prix. Vous payez 0,05€/Go/mois au lieu de 0,2€/Go/mois pour l'espace SharePoint Online supplémentaire.

Mais il existe une alternative avant de payer ces coûts, qui vous permet de supprimer l'espace SharePoint Online inutilisé (plus d'informations à ce sujet à la fin de l'article).

Scénarios de facturation pour Microsoft 365 Archive

Microsoft 365 Archive : comment l'utiliser ?

L'utilisation de Microsoft 365 Archive est assez intuitive.

Les fonctionnalités d'archivage et de réactivation des sites SharePoint sont accessibles aux administrateurs globaux ou SharePoint directement depuis leur interface d'administration.

Depuis l'interface d'administration, il faut alors :

• Accéder à l'item "Sites actifs"
• Sélectionner les sites que l'on souhaite archiver
• Cliquer sur la commande "Archiver

Les sites sélectionnés apparaîtront dans la rubrique "Sites archivés", toujours accessible depuis l'interface d'administration. En accédant à la liste des sites archivés, les administrateurs peuvent à tout moment utiliser la commande "Réactiver" pour rendre les sites et leur contenu à nouveau disponibles.

L'espace occupé par les sites SharePoint archivés cesse d'être comptabilisé dans le quota disponible pour leur plan vers Microsoft 365, pour être calculé et comptabilisé dans le quota offert par Microsoft 365 Archive selon les critères vus ensemble dans la section sur la tarification.

Même s'ils sont archivés, les sites déplacés vers Microsoft 365 Archive conservent des normes en termes de durabilité des données, de sécurité grâce aux autorisations globales et SharePoint, de conformité pour le nombre de données autorisées par l'UE et pour la résidence géographique de ses données.

Vous trouverez ci-dessous un tableau récapitulatif de toutes les fonctionnalités de Microsoft 365 Archive que nous avons vues ensemble jusqu'à présent.

Les limites de Microsoft 365 Archive

L'aperçu de Microsoft 365 Archive présente quelques limitations majeures, qui seront partiellement ou totalement résolues d'ici 2024.

Outre la recherche de contenus archivés (aujourd'hui réservée aux administrateurs), voici les principales limites des fonctionnalités d'Archive :

• L'archivage et la réactivation ne sont possibles que pour des sites SharePoint complets ; ils ne sont donc pas disponibles à un niveau granulaire pour gérer l'espace occupé par des fichiers ou des bibliothèques individuels.
• Un site concentrateur ne peut pas être archivé. Il doit d'abord être désenregistré en tant que tel.
• Il n'est pas possible de visualiser la date et l'auteur de l'archivage d'un site.
• L'archivage d'un site enregistré dans la sauvegarde Microsoft 365 n'est pas autorisé.
• Le renommage des locataires n'est pas pris en charge dans les sites archivés. Ils doivent donc être réactivés.
• Il n'est pas possible de déléguer l'archivage de ces données à des utilisateurs qui n'ont pas un rôle d'administrateur SharePoint ou d'administrateur global.

De plus, les locataires ayant plus de 50.000 sites peuvent rencontrer des problèmes lorsqu'ils tentent d'énumérer les sites dans l'élément "Sites archivés" de l'interface d'administration. D'autre part, les locataires multi-géo n'ont pas la possibilité de déplacer les sites archivés.

En ce qui concerne les sites SharePoint connectés à Microsoft Teams, il faut faire une distinction.

Les sites connectés à un canal privé ne peuvent pas être migrés vers Microsoft 365 Archive, alors que l'archivage est possible pour les sites SharePoint connectés à un canal Teams standard.

Lorsqu'un site connecté à un canal Teams est archivé, les ressources telles que :

• Le canal Teams connecté au site archivé
• La boîte aux lettres dans Exchange
• Le contenu de l'onglet Planner

Mais attention : l'archivage d'un site SharePoint bloque automatiquement l'accès aux fichiers partagés dans le canal Teams associé pour tous les utilisateurs.

C'est pourquoi Microsoft recommande d'archiver le canal Teams en même temps que le site SharePoint associé, afin de ne pas compromettre l'expérience de l'utilisateur au sein de l'espace de travail numérique.

Une dernière considération concerne la synchronisation.

Si un site SharePoint est archivé alors que la synchronisation avec un appareil (ordinateur ou appareil mobile) est active, le logiciel client utilisé pour la synchronisation signalera des erreurs une fois le processus d'archivage terminé.

Le client de synchronisation informe l'utilisateur que la synchronisation est bloquée et qu'il peut donc y avoir des divergences entre les données de l'appareil et celles du site SharePoint.

intranet.ai : la meilleure solution pour
gérer l'espace dans le cloud de Microsoft

Nos experts peuvent fournir aux entreprises les outils et les connaissances nécessaires pour réduire l'espace qu'elles occupent dans SharePoint et OneDrive, en économisant sur l'achat de nouveaux espaces de stockage et sur le coût d'utilisation de produits tels que le nouvel Archive de Microsoft.

En quelques jours de conseil, nous pouvons former les utilisateurs sur la manière de garder les archives dans le nuage de l'entreprise propres, en agissant sur leur gestion plutôt que sur leur emplacement (il ne s'agit donc pas d'une simple migration d'une archive à l'autre).

Il devient ainsi possible de :

• Améliorer la gestion de l'espace de stockage dans Microsoft 365, de manière autonome.
• Conserver les fonctionnalités de collaboration, qui sont perdues avec Microsoft 365 Archive.

Le processus est simple.

Nous commençons par une analyse rapide de toutes les archives dans Microsoft Teams, SharePoint et OneDrive, en analysant les versions des fichiers présents.

Nous calculons la mémoire occupée par les différentes versions des fichiers pour indiquer à l'entreprise l'espace qu'elle pourrait libérer en supprimant le contenu, en fonction de son utilité.

Pour identifier précisément les versions les moins utiles, nous pouvons mettre en œuvre des règles d'analyse personnalisées qui se concentrent sur des sites SharePoint spécifiques, des fichiers dont la version est antérieure à une date donnée ou des fichiers de certains types.

Les autres avantages de notre service de conseil sont les suivants :

1. Mise en œuvre d'un flux d'audit programmé, pour déterminer la fréquence d'analyse des archives dans Microsoft 365 et assurer ainsi un suivi constant du quota disponible.
2. Aperçu de la gestion du stockage et conseils sur la manière de stocker correctement les fichiers dans le cloud.

Enfin, il convient de noter que nos experts offrent également un soutien dans la gestion de l'espace de stockage dans OneDrive. Les utilisateurs apprendront donc à gérer l'espace de stockage OneDrive au niveau personnel et au niveau de l'entreprise. De manière autonome, afin de ne pas être dépendant du département informatique.

Qu'est-ce que Microsoft 365 Archive ?

Microsoft 365 Archive est une solution développée par Microsoft pour étendre l'espace de stockage de SharePoint Online. Elle permet d'archiver les sites SharePoint afin de réduire l'espace occupé par des contenus peu utilisés. Cette solution est particulièrement utile pour les entreprises qui souhaitent gérer efficacement leur capacité de stockage sans dépasser les quotas disponibles, tout en maintenant des normes élevées de sécurité et de conformité.

Quels sont les principaux avantages de Microsoft 365 Archive ?

Les principaux avantages de Microsoft 365 Archive incluent la réduction de l'espace occupé par les sites SharePoint, la rapidité d'archivage, la conservation des métadonnées, la séparation des sites actifs et archivés, ainsi que le coût réduit du service. Ces avantages permettent aux organisations de mieux gérer leurs ressources de stockage sans compromettre l'accès ni l'utilisation des données archivées.

Quelles sont les limitations des fonctionnalités de Microsoft 365 Archive ?

Les limitations actuelles de Microsoft 365 Archive incluent l'incapacité de gérer l'espace occupé de manière granulaire, l'impossibilité d'archiver des sites hub sans les désenregistrer au préalable, ainsi que des restrictions sur la visualisation des données et le renommage des tenants dans les sites archivés. D'autres limitations concernent la gestion des sites SharePoint connectés à Microsoft Teams et des problèmes potentiels dans les tenants très grands ou multi-géo.

Comment fonctionne Microsoft 365 Archive ?

Pour utiliser Microsoft 365 Archive, les administrateurs accèdent à l'interface d'administration de SharePoint, sélectionnent les sites à archiver et utilisent la commande « Archive ». Les sites archivés sont ensuite gérés via la section « Sites archivés », où il est possible de réactiver les contenus à tout moment, tout en conservant les fonctionnalités de sécurité et de conformité.

Quels sont les services de conseil proposés par intranet.ai ?

intranet.ai propose des services de conseil pour aider les entreprises à gérer l'espace de stockage dans Microsoft 365, SharePoint et OneDrive. Les services incluent la vérification des archives pour identifier les contenus moins utiles, la mise en œuvre de règles personnalisées pour l'analyse, ainsi que la formation des utilisateurs pour maintenir des archives propres sans dépendre du service informatique. Cette approche permet de réduire les coûts de stockage tout en conservant les fonctionnalités de collaboration.

Quels sont les avantages des services de conseil d'intranet.ai ?

Les avantages des services de conseil d'intranet.ai incluent une meilleure gestion de l'espace de stockage, la préservation des fonctionnalités de collaboration, la possibilité d'analyser les archives dans Microsoft 365 pour éliminer les contenus inutiles, et la mise en œuvre de flux de vérification programmés pour surveiller en permanence l'espace disponible. Cela permet aux entreprises de gérer efficacement leurs ressources sans encourir de coûts supplémentaires.

Comment puis-je bénéficier des services de conseil d'intranet.ai ?

Les entreprises peuvent contacter les experts d'intranet.ai pour une analyse rapide des archives dans Microsoft Teams, SharePoint et OneDrive. Nos experts analyseront les versions des fichiers présents, calculeront l'espace occupé et fourniront des insights sur la manière de gérer correctement l'espace de stockage, afin de réduire les dépenses liées à l'achat de mémoire supplémentaire ou de produits comme MS 365 Archive.