Viva Goals: come adottare l'OKR Framework con Microsoft Teams

Pianificare le strategie aziendali non è difficile.

Basta avere il giusto mindset.

E gli strumenti adeguati.

Trovate entrambi nel nostro articolo.

Cos’è Viva Goals di Microsoft Viva

Viva Goals è il modulo di Microsoft Viva per tracciare gli obiettivi aziendali in modo semplice, chiaro e coinvolgente per tutte le persone di un’organizzazione.

Questo modulo nasce dalla volontà di Microsoft di offrire alle aziende uno strumento con cui applicare nel proprio ambiente di lavoro digitale l’ormai celebre OKR Framework, la metodologia che si basa su obiettivi (Objectives) e risultati (Key Results) per aumentare la produttività.

Viva Goals è stato infatti pensato per aiutare un’azienda a definire i suoi principali obiettivi strategici e a stabilire i risultati che i team e i singoli individui devono ottenere per concretizzarli, coordinando le proprie attività.

Vediamo quindi insieme quali sono i vantaggi dell’OKR Framework e come adottarlo con successo usando Viva Goals, le sue funzionalità e la sua integrazione con Microsoft Teams.

Come tracciare gli obiettivi aziendali
secondo l’OKR Framework

L’OKR Framework è un quadro per la pianificazione aziendale sviluppato da Andrew Grove, presidente e CEO di Intel, sulla base di due elementi chiave:

1. Obiettivi, i quali definiscono la direzione verso cui deve puntare l’insieme delle attività e dei processi di un’azienda. Secondo Grove, devono essere:

• Significativi.
• Concreti.
• Orientati all'azione.
• Di forte ispirazione.
  
  

2. Risultati, ovvero le azioni necessarie da svolgere per raggiungere un determinato obiettivo. Per essere utili, i risultati devono essere:

• Specifici.
• Legati al tempo.
• Ambiziosi.
• Realistici.
• Misurabili.
  
  

Insieme, obiettivi e risultati restituiscono una panoramica tanto ampia quanto dettagliata della vision aziendale per creare una sinergia tra i dipartimenti, i team e i singoli individui.

L’OKR Framework serve infatti per declinare le strategie corporative in progetti a cui tutte le persone dell’azienda sono chiamate a partecipare e a contribuire, andando oltre le separazioni che spesso rendono difficile la comunicazione tra reparti diversi.

Chiariamo con un esempio.

Immaginiamo che la vostra azienda voglia aumentare la propria visibilità online.

Potremmo esprimere questo intento con la frase:

“Voglio aumentare la visibilità del mio brand”

È un buon obiettivo secondo l’OKR Framework? Sì, perché è:

• Significativo = di alto livello.
• Concreto = porta a un cambiamento tangibile.
• Orientato all’azione = può essere declinato in almeno un risultato.
• Di forte ispirazione = coinvolge il pubblico aziendale, chiamandolo all’azione.

Ora che abbiamo identificato un obiettivo valido, possiamo individuare i risultati necessari per raggiungerlo.

Un esempio è il Key Result per il dipartimento Marketing e Comunicazione:

“Creare 100 contenuti da postare nel sito e sui social media aziendali entro il Q1”

Sappiamo che questo è un risultato utile, perché è:

• Specifico = corrisponde a un’azione precisa.
• Legato al tempo = esiste una scadenza per il suo tracciamento.
• Ambizioso, ma anche realistico.
• Misurabile = i progressi fatti si basano sul numero di contenuti pubblicati.

Abbiamo parlato poco fa di come obiettivi e risultati aiutino a migliorare la comunicazione tra dipartimenti.

Potrebbe sembrare che il nostro esempio si allontani da questa premessa, dato che il risultato legato all’obiettivo riguarda le persone di un solo team (Marketing e Comunicazione).

Tuttavia, se per produrre i contenuti fosse necessario avere delle informazioni più tecniche, magari per scrivere un articolo su alcuni dettagli del prodotto, ecco che il risultato del reparto Marketing porta  alla collaborazione con il dipartimento R&D. Per esempio, potremmo stabilire il nuovo risultato:

“Organizzare 2 interviste a settimana fino alla fine del Q1”

O ancora, potremmo assegnare un risultato solo alle persone del reparto R&D per supportare le attività di comunicazione. Un esempio potrebbe essere:

“Registrare 9 tutorial per mostrare le funzionalità del prodotto entro il Q1”

L’aumento della visibilità del brand diventa così un obiettivo condiviso. Ma non finisce qui.

Il risultato del team può essere infatti scomposto in parti più piccole per seguirne meglio l’andamento.

Riprendendo il nostro esempio, potremmo dividere il risultato:

“Registrare 9 tutorial per mostrare le funzionalità del prodotto entro il Q1”

in

“Registrare 3 tutorial entro la fine di gennaio”

“Registrare 3 tutorial entro la fine di febbraio”

“Registrare 3 tutorial entro la fine di marzo”

e assegnare questi tre risultati a una o più persone della sezione Ricerca e Sviluppo.

I benefici dell’OKR Framework sono quindi ormai evidenti.

Da un lato, le strategie aziendali vengono finalmente comunicate in modo semplice e pratico a tutta l’organizzazione; dall’altro, viene data autonomia ai team per stabilire, pianificare, condividere e tracciare i propri risultati.

Tuttavia, esiste un problema, che spesso impedisce alle aziende di adottare l’approccio ideato da Grove.

Questo problema fondamentale è la mancanza di strumenti adeguati per monitorare analiticamente tanto gli obiettivi come i risultati che un’organizzazione si è posta.

Ecco quando entra in gioco Viva Goals.

Quali sono le principali funzionalità di Viva Goals per Microsoft Teams

Microsoft Viva è la suite creata per migliorare la vita delle persone in azienda, mettendo a loro disposizione un nuovo modo di imparare, scambiare idee, organizzare il tempo e tracciare le performance personali, oltre che i propri obiettivi.

Per ognuno di questi aspetti, Viva propone delle applicazioni da integrare con Microsoft Teams, dato che le sue funzionalità per la comunicazione e la collaborazione costituiscono la base per una buona employee experience.

Viva Goals è il modulo dedicato al tracciamento dei progressi in ottica OKR, disponibile sia per browser che come personal app per Teams.

Incominciamo quindi dal nocciolo della questione, ovvero dal perché Viva Goals è lo strumento che serve a un’azienda per adottare l’OKR Framework ottenendo tutti i vantaggi visti nel capitolo precedente.

Panoramica di Viva Goals su Microsoft Teams

La prima motivazione riguarda la struttura semplice e precisa per la pianificazione di obiettivi e risultati.

Di fatto, questi vengono suddivisi su tre livelli:

1. Organizzazione, con gli obiettivi che definiscono le strategie globali.
2. Team, con gli obiettivi specifici per gruppi di utenti.
3. Individuo, con i risultati di cui singoli utenti sono responsabili.

Qualunque sia il livello di appartenenza, obiettivi e risultati vengono definiti da titolo, owner, periodo di riferimento (per es. Q1) e modalità di tracciamento personalizzati.

Nel caso dell’app per Microsoft Teams, è possibile anche lasciare commenti o condividere i contenuti in chat, magari per mostrare l’andamento di un risultato e chiedere l’opinione di colleghi e colleghe su come migliorarlo.

La seconda motivazione consiste nelle ampie possibilità per monitorare i progressi e raccogliere i dati.

Da un lato, sono infatti messe a disposizione metriche e percentuali da misurare nei seguenti modi:

• Reach.
  Viene stabilito un valore da raggiungere.
  
  
• Increase from/Decrease from.
  Vengono stabiliti due valori, uno di partenza e uno da raggiungere.
  
  
• Stay above/Stay below.
  Viene definito un valore soglia da superare o meno.
  
  
• Find a baseline.
  Non viene indicato alcun valore di riferimento, di modo che l’utente possa scegliere in seguito in base a quale criterio soppesare i suoi progressi.
  
  

Dall’altro, sono previsti un aggiornamento manuale e uno automatico dei contenuti.

Dato che l’aggiornamento manuale è piuttosto auto esplicativo, passiamo al secondo. In questo caso, l’utente può integrare applicazioni esterne per far sì che ogni nuovo dato inserito in esse venga automaticamente considerato nei risultati e negli obiettivi di Viva Goals.

Tra le piattaforme supportate, sottolineiamo Excel, DevOps, SQL Server, Azure Data Explorer, Asana e Salesforce, ma l’elenco continua fino a includerne oltre 20 e sono in arrivo Planner, Microsoft Project e i data set di Power BI come ulteriori sorgenti di dati.

Ciò che potrebbe interessarvi è il fatto che, al di là del modo scelto per tenere sotto controllo obiettivi e risultati, questi mettano a confronto la velocità con cui state procedendo e quella prevista.

In altre parole, potete sempre verificare di procedere con il giusto passo per arrivare a destinazione nei tempi previsti. O aggiustarlo di conseguenza, dopo aver visto i segnali rossi (letteralmente) che inizieranno a popolare la vostra interfaccia in caso di presunto ritardo.

Prima di concludere, vogliamo menzionare un’ulteriore funzionalità che rende Viva Goals il degno supporto alla pianificazione aziendale.

Ci riferiamo alle dashboard personalizzabili, le quali rappresentano un opzionale punto di arrivo nel tracciamento degli obiettivi.

L’utente può infatti usarle per confrontare l’andamento di risultati differenti e presentare la sua analisi al resto del pubblico aziendale, mettendo in evidenza i progressi fatti personalmente o dal suo team.

Panoramica di una dashboard di Viva Goals

Siamo arrivati alla fine.

Vi abbiamo presentato, con grande sintesi, le caratteristiche principali di uno degli strumenti che cambieranno nel prossimo futuro la prospettiva che le aziende hanno della propria produttività e quindi della propria crescita.

Ricordiamo che l’OKR Framework è l’approccio che ha permesso a organizzazioni come Google e Intel di arrivare al livello per cui le conosciamo oggi. Per Google in particolare, partendo dalle dimensioni di una start-up.

Sembrano risultati troppo buoni per essere veri, ma così è andata la storia e così potete cambiare quella della vostra azienda. Basta il giusto mindset. Insieme alle giuste funzionalità.

Non abbiamo infatti parlato delle funzionalità che Viva Goals offre per tipologia di utente (finale VS. admin) e nemmeno delle licenze che dovete avere per usarle.

Se volete conoscere anche questi dettagli, date un’occhiata alla nostra video-guida.

La trovate in testa all’articolo e non preoccupatevi: è gratuitamente completa.