Agent in SharePoint: una guida pratica agli agent Copilot

Gli agent in SharePoint sono uno degli esempi più chiari di come Microsoft stia portando l’AI generativa direttamente nel digital workplace quotidiano, invece di tenerla confinata in una finestra di chat separata.

In sintesi, un agent in SharePoint è un assistente basato su Copilot circoscritto a uno specifico contenuto: un sito, una raccolta documenti o un insieme di file selezionati a mano. Invece di cercare tra le cartelle, le persone pongono una domanda in linguaggio naturale e ottengono una risposta fondata su quel contenuto, completa di citazioni che rimandano ai documenti originali.

Microsoft ora aggiunge un Site Agent predefinito a ogni sito SharePoint, e chiunque abbia autorizzazioni di modifica può creare agent personalizzati su misura per un team, un progetto o una knowledge base. In questo articolo vedremo cosa sono questi agent, come funziona quello predefinito, come costruire il tuo, gli scenari intranet più utili e gli aspetti di governance da pianificare prima di distribuirli.

Cosa troverai in questo articolo

• Cosa sono gli agent in SharePoint?
• Il Site Agent predefinito su ogni sito
• Come creare un agent personalizzato in SharePoint
• Casi d’uso reali per una intranet
• Limiti e aspetti di governance
• Gli agent e una intranet gestita costruita su SharePoint

Cosa sono gli agent in SharePoint?

Un agent in SharePoint è un assistente AI, basato su Microsoft Copilot, fondato su uno specifico ambito di contenuti SharePoint. Quell’ambito può essere un intero sito, una singola raccolta documenti o una selezione curata di file e cartelle. Le persone interagiscono con l’agent in linguaggio semplice, e l’agent risponde usando solo i contenuti su cui è stato puntato, citando i documenti di origine così che le risposte possano essere verificate.

L’idea chiave è la circoscrizione dell’ambito (lo scoping). Un Copilot generico attinge a tutto ciò a cui puoi accedere in Microsoft 365. Un agent SharePoint è deliberatamente più ristretto: si concentra sui documenti che contano per un determinato team o argomento. Quella focalizzazione tende a rendere le risposte più pertinenti e più affidabili, perché l’agent ragiona su un insieme di file definito e curato anziché sull’intero tenant.

Gli agent in SharePoint poggiano sulle stesse fondamenta del resto di SharePoint Online. Usano i contenuti che già conservi in siti e raccolte, rispettano le autorizzazioni che hai già impostato e si integrano naturalmente nella più ampia esperienza di intranet AI che Microsoft sta costruendo in tutto Microsoft 365.

Ci sono due modi in cui gli agent compaiono in SharePoint. Il primo è il Site Agent predefinito che Microsoft fornisce automaticamente. Il secondo sono gli agent personalizzati che gli utenti creano e configurano per uno scopo specifico. Vediamoli entrambi.

Il Site Agent predefinito su ogni sito

Microsoft aggiunge automaticamente un Site Agent predefinito a ogni sito SharePoint, così le persone possono iniziare a porre domande sui contenuti di un sito senza alcuna configurazione. Il Site Agent è circoscritto a quel sito. Può aiutare gli utenti a trovare documenti, riassumere pagine e rispondere a domande su ciò che risiede nel sito, tutto in linguaggio naturale e con link che rimandano alla fonte.

Poiché è fornito pronto all’uso, il Site Agent abbassa la barriera per ottenere valore dall’AI sulla tua intranet. Non c’è alcun flusso da costruire né una schermata di configurazione da imparare prima. Un membro del sito può aprire l’agent, digitare una domanda come “dov’è l’ultima policy sulle trasferte?” e ottenere una risposta fondata che punta al file giusto.

Detto questo, l’esperienza esatta dipende dal tuo ambiente. La disponibilità, il modo in cui l’agent compare nell’interfaccia e ciò che può fare sono influenzati dalla configurazione del tuo tenant e dalle licenze Copilot. Microsoft fornisce inoltre agli amministratori controlli per gestire queste funzionalità a livello di tenant e di sito, quindi il comportamento predefinito che vedi potrebbe differire da quello di un’altra organizzazione.

Il Site Agent è un punto di partenza ragionevole. È il modo con meno sforzo per mettere un assistente AI davanti ai dipendenti su un sito che già usano. Quando hai bisogno di qualcosa di più specializzato, entrano in gioco gli agent personalizzati.

Come creare un agent personalizzato in SharePoint

Se hai autorizzazioni di modifica su un sito SharePoint, puoi creare un agent personalizzato usando il comando “Crea un agent” disponibile nell’interfaccia del sito e della raccolta documenti. SharePoint genera quindi un agent che puoi circoscrivere all’intero sito, a una raccolta specifica o a un insieme scelto di file e cartelle. Quando lo salvi, l’agent viene archiviato nel sito come elemento a sé, che può essere condiviso con le persone che hanno accesso a quel contenuto.

La creazione di un agent segue in genere pochi semplici passaggi:

• Scegli l’ambito. Punta l’agent su un sito, una raccolta o una selezione di file e cartelle che contengono la conoscenza che vuoi fargli usare.
• Dagli un’identità. Aggiungi un nome e una descrizione chiari così che le persone capiscano a cosa serve l’agent, ad esempio “Assistente Policy HR” o “Aiuto Onboarding”.
• Aggiungi istruzioni e prompt iniziali. Guida il tono e il comportamento dell’agent e offri domande di esempio così che gli utenti sappiano cosa possono chiedere.
• Salva e condividi. L’agent diventa disponibile alle persone che hanno già il permesso di accedere ai contenuti sottostanti.

Un dettaglio utile è che gli agent personalizzati vengono salvati come file all’interno del sito, il che li rende portabili. Puoi tenere un agent accanto alla raccolta che serve, copiarlo dove è utile e gestirlo come gli altri contenuti del sito. Per esigenze più approfondite o complesse, i maker avanzati possono estendere ulteriormente gli agent usando Microsoft Copilot Studio, anche se l’esperienza di creazione integrata nel prodotto è pensata perché i proprietari di sito non tecnici possano costruire qualcosa di utile in pochi minuti.

Una volta che un agent esiste, diventa un complemento naturale a funzionalità come la ricerca avanzata, dando alle persone sia un modo per navigare sia un modo per chiedere semplicemente.

Casi d’uso reali per una intranet

Su una intranet reale, gli agent circoscritti danno il meglio quando poggiano su contenuti ben organizzati. Gli scenari più preziosi sono di solito quelli in cui i dipendenti pongono ripetutamente le stesse domande e le risposte risiedono in documenti facili da definire e da mantenere aggiornati. Ecco i pattern che vediamo più spesso.

Assistente HR e policy. Punta un agent sulla raccolta HR così che i dipendenti possano chiedere di ferie, rimborsi, benefit o l’ultima versione di una policy e ottenere una risposta con citazione, invece di scrivere al team HR o frugare tra le cartelle.

Compagno di onboarding. Circoscrivi un agent ai materiali di onboarding di un reparto. I nuovi assunti possono chiedere “quali strumenti mi servono per la prima settimana?” o “chi approva la mia richiesta di attrezzatura?” e ottenere indicazioni fondate e coerenti.

Knowledge base di progetto. Dai a un team di progetto un agent sul loro sito così che i membri possano richiamare rapidamente le decisioni prese, trovare l’ultima specifica o riassumere un lungo documento di stato senza aprire ogni file.

Self-service IT e helpdesk. Un agent su una raccolta di conoscenza IT può rispondere alle classiche domande “come faccio a” di routine, deviando i ticket e indirizzando gli utenti alla procedura giusta. Questo completa le pratiche di gestione della conoscenza che mantengono utile una intranet nel tempo.

Il filo conduttore è la curatela. Un agent vale tanto quanto i contenuti che gli stanno sotto. Quando la raccolta di origine è aggiornata, ben etichettata e con autorizzazioni corrette, un agent circoscritto la trasforma in qualcosa con cui i dipendenti possono semplicemente dialogare.

Limiti e aspetti di governance

Gli agent in SharePoint sono potenti, ma non sostituiscono una solida governance delle informazioni. Il punto più importante è che gli agent rispettano le autorizzazioni esistenti: un agent restituisce solo contenuti a cui la persona che pone la domanda ha già accesso. Questo è rassicurante, ma significa anche che un agent porterà alla luce contenuti mal protetti o sovra-condivisi più rapidamente di quanto la navigazione manuale abbia mai fatto, quindi mettere in ordine le autorizzazioni è un prerequisito, non un ripensamento.

Vale la pena pianificare alcuni aspetti pratici:

• La qualità dei contenuti guida la qualità delle risposte. Documenti obsoleti, duplicati o non etichettati portano a risposte confuse. Considera gli agent come un buon motivo per riordinare e curare le tue raccolte più usate.
• Chi può creare agent. Poiché l’autorizzazione di modifica è la chiave per creare agent personalizzati, decidi quali ruoli debbano averla e usa i controlli amministrativi per gestire la creazione di agent in tutto il tenant.
• Licenze e costi. L’accesso agli agent è stato offerto sia tramite una licenza Microsoft 365 Copilot sia tramite consumo pay-as-you-go fatturato via Azure. I termini cambiano, quindi conferma il modello attuale e prevedi a budget l’utilizzo prima di una distribuzione estesa.
• Disciplina dell’ambito. Molti agent ristretti e ben nominati tendono a fare meglio di un unico agent tuttofare, perché un ambito ristretto produce risposte più focalizzate.

Trattare gli agent come parte di un piano di governance più ampio, anziché come un interruttore da attivare al volo, è ciò che distingue una distribuzione utile da una rumorosa. La documentazione amministrativa di Microsoft è il riferimento giusto per i controlli disponibili nel tuo tenant.

Gli agent e una intranet gestita costruita su SharePoint

Gli agent funzionano meglio quando le fondamenta SharePoint sottostanti sono già ben strutturate, governate e facili da navigare. È esattamente la lacuna che una intranet gestita punta a colmare. Una piattaforma come intranet.ai, costruita nativamente su SharePoint e Microsoft 365, si concentra sull’organizzazione di contenuti, autorizzazioni e navigazione affinché le funzionalità AI abbiano materiale pulito e curato da cui attingere.

In pratica, migliore è la tua architettura delle informazioni, più affidabile diventa qualsiasi agent. Hub curati, metadati coerenti, una directory delle persone chiara e un’esperienza di ricerca coerente danno tutti agli agent una base più solida su cui ragionare. L’AI non sostituisce una buona struttura: la amplifica. Una intranet disordinata produce risposte disordinate, mentre una ordinata permette agli agent di fornire le risposte rapide e fondate che i dipendenti si aspettano.

Quindi la relazione è complementare. Gli agent di Microsoft portano un accesso conversazionale ai contenuti, e una intranet SharePoint ben gestita porta la curatela, la governance e il design che rendono affidabili quelle conversazioni. Investire nelle fondamenta è ciò che trasforma gli agent da una novità a una parte d’uso quotidiano del digital workplace.

Domande frequenti

Cosa sono gli agent in SharePoint?

Gli agent in SharePoint sono assistenti AI basati su Microsoft Copilot e circoscritti a contenuti SharePoint specifici, come un sito, una raccolta documenti o un insieme di file e cartelle selezionati. Permettono di porre domande in linguaggio naturale e ottenere risposte fondate su quei contenuti, con citazioni che rimandano ai documenti di origine. Microsoft mette a disposizione un Site Agent predefinito su ogni sito SharePoint, e gli utenti con autorizzazioni di modifica possono anche creare agent personalizzati.

Cos’è il Site Agent predefinito di SharePoint?

Il Site Agent è un agent pronto all’uso che Microsoft aggiunge automaticamente a ogni sito SharePoint. È circoscritto ai contenuti di quel sito e può rispondere a domande, riassumere documenti e aiutare le persone a trovare informazioni senza alcuna configurazione. I membri del sito possono aprirlo direttamente dal sito, mentre l’esperienza e la disponibilità possono dipendere dalla configurazione del tenant e dalle licenze Copilot.

Come creo un agent personalizzato in SharePoint?

Se hai autorizzazioni di modifica su un sito SharePoint, puoi usare il comando “Crea un agent” per costruire un agent personalizzato circoscritto a quel sito, a una raccolta o a file e cartelle selezionati. SharePoint genera un file agent che puoi configurare con nome, descrizione, fonti e prompt iniziali. Una volta salvato, l’agent risiede nel sito e può essere condiviso con le persone che hanno accesso ai suoi contenuti.

Serve una licenza Microsoft 365 Copilot per usare gli agent SharePoint?

Le licenze per gli agent SharePoint si sono evolute nel tempo e dipendono dalla configurazione del tuo tenant. Microsoft ha offerto modi per usare gli agent sia con una licenza Microsoft 365 Copilot sia tramite consumo a consumo (pay-as-you-go) fatturato via Azure. Poiché i termini esatti cambiano, verifica la documentazione attuale di Microsoft sulle licenze e le impostazioni del tuo amministratore prima di distribuire gli agent in modo esteso nella tua organizzazione.

Gli agent SharePoint possono vedere contenuti a cui un utente non ha accesso?

No. Gli agent SharePoint rispettano le autorizzazioni esistenti di SharePoint e Microsoft 365. Un agent restituisce informazioni solo dai contenuti che la persona che pone la domanda ha già il permesso di visualizzare. Questo significa che una buona governance delle informazioni, autorizzazioni accurate e strutture di sito ordinate sono essenziali, perché un agent può portare alla luce contenuti mal protetti più rapidamente di quanto farebbe la navigazione manuale.

Quali sono i principali limiti degli agent SharePoint?

Gli agent SharePoint sono circoscritti ai contenuti su cui li punti, quindi la qualità delle risposte dipende da quanto quei contenuti siano ben strutturati, aggiornati ed etichettati. Non sostituiscono del tutto una ricerca intranet governata o una knowledge base curata. Altri aspetti da considerare includono i costi di licenza e di consumo, i controlli amministrativi su chi può creare agent e la necessità di mantenere accurati i documenti di origine affinché le risposte restino affidabili.