Agentes en SharePoint: una guía práctica de los agentes de Copilot

Los agentes en SharePoint son uno de los ejemplos más claros de cómo Microsoft está llevando la IA generativa directamente al lugar de trabajo digital del día a día, en lugar de mantenerla en una ventana de chat aparte.

En resumen, un agente en SharePoint es un asistente impulsado por Copilot acotado a un contenido concreto: un sitio, una biblioteca de documentos o un conjunto de archivos seleccionados a mano. En lugar de buscar entre carpetas, las personas formulan una pregunta en lenguaje natural y obtienen una respuesta fundamentada en ese contenido, con citas que remiten a los documentos originales.

Microsoft incorpora ahora un Agente de sitio predeterminado a cada sitio de SharePoint, y cualquier persona con permisos de edición puede crear agentes personalizados adaptados a un equipo, un proyecto o una base de conocimiento. En este artículo veremos qué son estos agentes, cómo funciona el predeterminado, cómo crear el suyo propio, los escenarios de intranet más útiles y las consideraciones de gobernanza que conviene planificar antes de implementarlos.

Lo que encontrará en este artículo

• ¿Qué son los agentes en SharePoint?
• El Agente de sitio predeterminado en cada sitio
• Cómo crear un agente personalizado en SharePoint
• Casos de uso reales para una intranet
• Limitaciones y consideraciones de gobernanza
• Los agentes y una intranet gestionada construida sobre SharePoint

¿Qué son los agentes en SharePoint?

Un agente en SharePoint es un asistente de IA, impulsado por Microsoft Copilot, fundamentado en un ámbito específico de contenido de SharePoint. Ese ámbito puede ser un sitio completo, una sola biblioteca de documentos o una selección curada de archivos y carpetas. Las personas interactúan con él en lenguaje sencillo, y responde usando únicamente el contenido al que se le ha orientado, citando los documentos de origen para que las respuestas puedan verificarse.

La idea clave es el acotamiento. Un Copilot general se nutre de todo aquello a lo que usted puede acceder en Microsoft 365. Un agente de SharePoint es deliberadamente más estrecho: se centra en los documentos que importan para un equipo o un tema concreto. Ese enfoque tiende a hacer las respuestas más relevantes y más fáciles de confiar, porque el agente razona sobre un conjunto de archivos definido y curado en lugar de sobre todo el tenant.

Los agentes en SharePoint se apoyan en los mismos cimientos que el resto de SharePoint Online. Utilizan el contenido que usted ya almacena en sitios y bibliotecas, respetan los permisos que ya tiene establecidos y encajan de forma natural en la experiencia más amplia de intranet con IA que Microsoft está construyendo en Microsoft 365.

Hay dos formas en que aparecen los agentes en SharePoint. La primera es el Agente de sitio predeterminado que Microsoft aprovisiona automáticamente. La segunda son los agentes personalizados que los usuarios crean y configuran con un propósito determinado. Veamos cada una.

El Agente de sitio predeterminado en cada sitio

Microsoft añade automáticamente un Agente de sitio predeterminado a cada sitio de SharePoint, de modo que las personas pueden empezar a formular preguntas sobre el contenido de un sitio sin ninguna configuración. El Agente de sitio está acotado a ese sitio. Puede ayudar a los usuarios a encontrar documentos, resumir páginas y responder preguntas sobre lo que reside en el sitio, todo en lenguaje natural y con enlaces que remiten a la fuente.

Como viene aprovisionado de fábrica, el Agente de sitio reduce la barrera para obtener valor de la IA en su intranet. No hay ningún flujo que construir ni ninguna pantalla de configuración que aprender antes. Un miembro del sitio puede abrir el agente, escribir una pregunta como «¿dónde está la última política de viajes?» y obtener una respuesta fundamentada que apunta al archivo correcto.

Dicho esto, la experiencia exacta depende de su entorno. La disponibilidad, la forma en que el agente aparece en la interfaz y lo que puede hacer están influenciados por la configuración de su tenant y por las licencias de Copilot. Microsoft también ofrece a los administradores controles para gestionar estas capacidades a nivel de tenant y de sitio, por lo que el comportamiento predeterminado que usted vea puede diferir del de otra organización.

El Agente de sitio es un punto de partida sensato. Es la forma de menor esfuerzo de poner un asistente de IA delante de los empleados en un sitio que ya utilizan. Cuando necesita algo más especializado, ahí es donde entran los agentes personalizados.

Cómo crear un agente personalizado en SharePoint

Si tiene permisos de edición en un sitio de SharePoint, puede crear un agente personalizado mediante el comando «Crear un agente» disponible en la interfaz del sitio y de la biblioteca de documentos. SharePoint genera entonces un agente que puede acotar al sitio completo, a una biblioteca concreta o a un conjunto elegido de archivos y carpetas. Cuando lo guarda, el agente se almacena en el sitio como un elemento propio que puede compartirse con las personas que tienen acceso a ese contenido.

La creación de un agente suele seguir unos pocos pasos sencillos:

• Elija el ámbito. Oriente el agente hacia un sitio, una biblioteca o una selección de archivos y carpetas que contengan el conocimiento que quiere que utilice.
• Dele una identidad. Añada un nombre y una descripción claros para que las personas comprendan para qué sirve el agente, como «Asistente de políticas de RR. HH.» o «Ayudante de incorporación».
• Añada instrucciones y mensajes iniciales. Guíe el tono y el comportamiento del agente, y ofrezca preguntas de ejemplo para que los usuarios sepan qué pueden preguntar.
• Guarde y comparta. El agente queda disponible para las personas que ya tienen permiso sobre el contenido subyacente.

Un detalle útil es que los agentes personalizados se guardan como archivos dentro del sitio, lo que los hace portables. Puede mantener un agente junto a la biblioteca a la que da servicio, copiarlo allí donde resulte útil y gestionarlo como cualquier otro contenido del sitio. Para necesidades más profundas o complejas, los creadores avanzados pueden extender los agentes aún más mediante Microsoft Copilot Studio, aunque la experiencia de creación dentro del producto está diseñada para que los propietarios de sitios sin conocimientos técnicos puedan construir algo útil en cuestión de minutos.

Una vez que existe un agente, se convierte en un complemento natural de funciones como la búsqueda avanzada, ofreciendo a las personas tanto una manera de navegar como una manera de simplemente preguntar.

Casos de uso reales para una intranet

En una intranet real, los agentes acotados brillan cuando se asientan sobre contenido bien organizado. Los escenarios más valiosos suelen ser aquellos en los que los empleados hacen las mismas preguntas una y otra vez y las respuestas residen en documentos que son fáciles de definir y mantener actualizados. Estos son los patrones que vemos con más frecuencia.

Asistente de RR. HH. y políticas. Oriente un agente hacia la biblioteca de RR. HH. para que los empleados puedan preguntar sobre permisos, gastos, beneficios o la última versión de una política y obtener una respuesta con una cita, en lugar de escribir un correo al equipo de RR. HH. o rebuscar entre carpetas.

Compañero de incorporación. Acote un agente a los materiales de incorporación de un departamento. Los nuevos empleados pueden preguntar «¿qué herramientas necesito para la primera semana?» o «¿quién aprueba mi solicitud de equipo?» y obtener orientación fundamentada y coherente.

Base de conocimiento de proyecto. Proporcione a un equipo de proyecto un agente sobre su sitio para que los miembros puedan recordar rápidamente decisiones, encontrar la última especificación o resumir un largo documento de estado sin abrir cada archivo.

Autoservicio de TI y centro de soporte. Un agente sobre una biblioteca de conocimiento de TI puede responder las preguntas rutinarias del tipo «cómo hago», desviando tickets y orientando a los usuarios hacia el procedimiento correcto. Esto complementa el tipo de prácticas de gestión del conocimiento que mantienen una intranet útil con el paso del tiempo.

El hilo común es la curación. Un agente solo es tan bueno como el contenido que tiene debajo. Cuando la biblioteca de origen está actualizada, bien etiquetada y con los permisos correctos, un agente acotado la convierte en algo con lo que los empleados simplemente pueden hablar.

Limitaciones y consideraciones de gobernanza

Los agentes en SharePoint son potentes, pero no son un sustituto de una sólida gobernanza de la información. El punto más importante es que los agentes respetan los permisos existentes: un agente solo devuelve contenido al que la persona que pregunta ya tiene acceso. Esto resulta tranquilizador, pero también significa que un agente sacará a la luz contenido mal protegido o sobrecompartido más rápido de lo que jamás lo haría la navegación manual, por lo que limpiar los permisos es un requisito previo, no una idea de última hora.

Conviene planificar algunas consideraciones prácticas:

• La calidad del contenido determina la calidad de las respuestas. Los documentos obsoletos, duplicados o sin etiquetar generan respuestas confusas. Trate a los agentes como un motivo para ordenar y curar sus bibliotecas más usadas.
• Quién puede crear agentes. Como el permiso de edición es la puerta de entrada para crear agentes personalizados, decida qué roles deberían tenerlo y use los controles administrativos para gestionar la creación de agentes en todo el tenant.
• Licencias y coste. El acceso a los agentes se ha ofrecido tanto a través de una licencia de Microsoft 365 Copilot como mediante consumo de pago por uso facturado a través de Azure. Las condiciones cambian, así que confirme el modelo actual y prevea un presupuesto para el uso antes de una implementación amplia.
• Disciplina de ámbito. Muchos agentes estrechos y bien nombrados tienden a rendir mejor que un único agente gigantesco para todo, porque un ámbito ajustado produce respuestas más enfocadas.

Tratar a los agentes como parte de un plan de gobernanza más amplio, en lugar de como un simple interruptor, es lo que separa una implementación útil de una ruidosa. La propia documentación administrativa de Microsoft es la referencia adecuada para los controles disponibles en su tenant.

Los agentes y una intranet gestionada construida sobre SharePoint

Los agentes funcionan mejor cuando los cimientos de SharePoint que tienen debajo ya están bien estructurados, gobernados y son fáciles de navegar. Ese es exactamente el vacío que una intranet gestionada pretende cubrir. Una plataforma como intranet.ai, construida de forma nativa sobre SharePoint y Microsoft 365, se centra en organizar el contenido, los permisos y la navegación para que las funciones de IA dispongan de material limpio y curado del que nutrirse.

En la práctica, cuanto mejor sea su arquitectura de la información, más fiable será cualquier agente. Los hubs curados, los metadatos coherentes, un directorio de personas claro y una experiencia de búsqueda coherente ofrecen todos una base más sólida sobre la que razonar a los agentes. La IA no sustituye a una buena estructura; la amplifica. Una intranet desordenada produce respuestas desordenadas, mientras que una ordenada permite a los agentes ofrecer las respuestas rápidas y fundamentadas que los empleados esperan.

Así que la relación es complementaria. Los agentes de Microsoft aportan acceso conversacional al contenido, y una intranet de SharePoint bien gestionada aporta la curación, la gobernanza y el diseño que hacen que esas conversaciones sean fiables. Invertir en los cimientos es lo que convierte a los agentes de una novedad en una parte de uso diario del lugar de trabajo digital.

Preguntas frecuentes

¿Qué son los agentes en SharePoint?

Los agentes en SharePoint son asistentes de IA impulsados por Microsoft Copilot que se acotan a contenido específico de SharePoint, como un sitio, una biblioteca de documentos o un conjunto de archivos y carpetas seleccionados. Permiten formular preguntas en lenguaje natural y obtener respuestas fundamentadas en ese contenido, con citas que remiten a los documentos de origen. Microsoft incluye un Agente de sitio predeterminado en cada sitio de SharePoint, y los usuarios con permisos de edición también pueden crear agentes personalizados.

¿Qué es el Agente de sitio predeterminado en SharePoint?

El Agente de sitio es un agente listo para usar que Microsoft añade automáticamente a cada sitio de SharePoint. Está acotado al contenido de ese sitio y puede responder preguntas, resumir documentos y ayudar a las personas a encontrar información sin ninguna configuración. Los miembros del sitio pueden abrirlo directamente desde el sitio, mientras que la experiencia y la disponibilidad pueden depender de la configuración de su tenant y de las licencias de Copilot.

¿Cómo creo un agente personalizado en SharePoint?

Si tiene permisos de edición en un sitio de SharePoint, puede usar el comando Crear un agente para construir un agente personalizado acotado a ese sitio, a una biblioteca o a archivos y carpetas seleccionados. SharePoint genera un archivo de agente que puede configurar con un nombre, una descripción, fuentes y mensajes iniciales. Una vez guardado, el agente reside en el sitio y puede compartirse con las personas que tienen acceso a su contenido.

¿Necesito una licencia de Microsoft 365 Copilot para usar los agentes de SharePoint?

Las licencias de los agentes de SharePoint han evolucionado con el tiempo y dependen de la configuración de su tenant. Microsoft ha ofrecido formas de usar agentes tanto con una licencia de Microsoft 365 Copilot como mediante consumo medido de pago por uso facturado a través de Azure. Como las condiciones exactas cambian, consulte la documentación de licencias actual de Microsoft y la configuración de su administrador antes de implementar agentes de forma amplia en su organización.

¿Pueden los agentes de SharePoint ver contenido al que un usuario no tiene permiso de acceso?

No. Los agentes de SharePoint respetan los permisos existentes de SharePoint y Microsoft 365. Un agente solo devuelve información de contenido que la persona que formula la pregunta ya tiene permiso para ver. Esto significa que una buena gobernanza de la información, unos permisos precisos y una estructura de sitios ordenada son esenciales, porque un agente puede sacar a la luz contenido mal protegido más rápido de lo que lo haría la navegación manual.

¿Cuáles son las principales limitaciones de los agentes de SharePoint?

Los agentes de SharePoint se acotan al contenido al que los oriente, por lo que la calidad de las respuestas depende de lo bien estructurado, actualizado y etiquetado que esté ese contenido. No sustituyen por completo a una búsqueda de intranet gobernada ni a una base de conocimiento curada. Otras consideraciones incluyen los costes de licencia y consumo, los controles administrativos sobre quién puede crear agentes y la necesidad de mantener los documentos de origen actualizados para que las respuestas sigan siendo fiables.