SharePoint Online: Qué es y cómo ayuda a las empresas

7 características de SharePoint Online para 2023

Colecciones de documentos en modo galería

Historial de cambios de un documento

Llegados a este punto, es hora de hablar de otro aspecto que convierte a SharePoint en el sistema de gestión de documentos ideal, que son los metadatos.

Los metadatos son información sobre el contenido que se utiliza para categorizarlo y que puede filtrarse para organizar y buscar archivos de forma más rápida y sencilla que con las carpetas tradicionales.

Son similares a las etiquetas de las redes sociales, por ejemplo, ya que dan pistas sobre el tipo de contenido al que enlazan.

Pero, ¿dónde se encuentran los metadatos en las colecciones de documentos y cómo se utilizan?

Muy sencillo: los metadatos son los conjuntos de valores que caracterizan las columnas de una colección.

Para cada archivo colocado en una colección de documentos, SharePoint proporciona columnas y metadatos predeterminados, como versión del archivo, autor/autora, fecha de creación y última modificación, e ID numérico.

Además, se pueden añadir columnas con conjuntos de valores personalizados, aunque éstos son simplemente una extensión de los conjuntos estándar. Por ejemplo, en la columna con la etiqueta "fecha", podría introducir la fecha de caducidad de uno de los documentos de su proyecto.

Por poner otro ejemplo, podría introducir en la columna con valor "usuario" el nombre de las personas encargadas de aprobar el expediente o que participan en su creación y actualización.

En resumen, el límite es su imaginación, y este sistema le permitirá organizar todos sus documentos por información específica, y luego encontrarlos rápidamente filtrando las colecciones.

2) Listas

Después de examinar conjuntamente las capacidades de Microsoft SharePoint como sistema de gestión de documentos, ampliemos el tema con las listas.

Las colecciones de documentos, de hecho, son ejemplos especiales de las listas de SharePoint, que merecen su propio espacio aparte debido al papel crucial que desempeñan en los procesos empresariales.

La única diferencia que separa realmente las colecciones de documentos de las listas es el hecho de que las primeras sirven para organizar archivos, mientras que las segundas contienen valores de texto como los nombres de contactos útiles para un proyecto.

De este modo, las listas simples permiten crear cualquier tipo de archivo maestro, desde contratos para proveedores hasta dispositivos entregados al personal.

Los metadatos también cumplen aquí una función organizativa, clasificando cada pieza de información. Por ejemplo, pueden utilizarse para organizar y filtrar las listas por el importe de un contrato, los firmantes, los empleados que están en posesión de un teléfono o un pc de la empresa, y mucho más.

Otra función importante de las listas es poder alojar la información contenida en los archivos maestros de Excel, haciéndola accesible a los usuarios con los mismos niveles de autorización que hemos visto para las colecciones de documentos.

De este modo, se les da la posibilidad de trabajar en tiempo real y simultáneamente en el mismo archivo, superando las limitaciones de colaboración de Excel.

Otra ventaja de importar tablas de Excel a SharePoint es que podrá editar varios elementos a la vez con la función de edición rápida (que encontrará haciendo clic en "Edición rápida" en la barra de comandos de cada lista).

Además, podrá acceder al historial de edición para comparar distintas versiones del archivo o restaurar una anterior a una actualización.

De nuevo como en el caso de las colecciones de documentos, también podrá ver el buzón, el usuario, la fecha y la hora objeto de la modificación en las listas maestras.

Por último, vuelven los documentos y archivos, pero esta vez en forma de archivos adjuntos para que sus listas con contactos, anuncios, tareas, encuestas y procedimientos sean aún más detalladas.

3) Creación de contenidos (de gran impacto comunicativo)

Pasemos ahora a una de las características de SharePoint más apreciadas por las empresas: la gestión de contenidos, o mejor dicho, de todos los productos de las actividades de comunicación interna.

De hecho, SharePoint no sólo es una potente herramienta para almacenar documentos, sino que también es una excelente plataforma para crear, difundir y orientar distintos tipos de noticias y anuncios corporativos.

Esto es posible gracias a su capacidad para crear sitios de intranet y extranet corporativos, que son el principal punto de encuentro entre los empleados y los socios comerciales de una organización, como proveedores e inversores.

Dentro de estos portales, las empresas pueden construir páginas de marca para comunicar su identidad y cultura o pueden crear áreas temáticas, como las dedicadas a eventos o convenciones de bienestar.

Otra posibilidad es dotar a cada departamento de un espacio propio donde poner a la gente en contacto directo, sin ruidos de fondo ni distracciones de otros departamentos.

En este caso, hablamos de la capacidad de SharePoint para crear subsitios, es decir, sitios con contenido propio ad hoc que, sin embargo, dependen del portal corporativo general.

Por tanto, con los subsitios es posible crear portales dedicados a departamentos específicos o incluso a ubicaciones concretas. Como resultado, una organización deslocalizada tiene la oportunidad de difundir comunicaciones tanto a nivel general como particular, al tiempo que utiliza el idioma nativo de cada una de sus sedes para crear contenidos aún más accesibles y atractivos.

Para profundizar en este tema, le remitimos a nuestro artículo sobre las capacidades multilingües y multigeo de SharePoint.

Sin embargo, si la creación de un sitio departamental le resulta un engorro para gestionar todo el flujo de comunicación interna, SharePoint le permite crear pequeños escaparates en los que mostrar sólo determinados anuncios.

Hablamos de los blogs corporativos, que no son más que expositores de boletines digitales diseñados y publicados para grupos de usuarios específicos. Estos expositores pueden colocarse fácilmente en cualquier página de sus sitios, por lo que podrá destacar los comunicados de sus departamentos de TI y RRHH, por citar sólo algunos.

Blog corporativo dentro de una intranet SharePoint

Todo esto es posible gracias a la gran flexibilidad de la plataforma, que le permitirá definir y estructurar no sólo el contenido de las páginas y las noticias, sino también toda la navegación del sitio desde el punto de vista de los usuarios.

A continuación, podrá experimentar con los factores de usabilidad y accesibilidad para ofrecer a su audiencia la mejor experiencia posible, motivándoles para que adopten la intranet (en el caso de los empleados) como soporte para sus actividades laborales diarias.

La intranet de SharePoint también puede ofrecer contenidos multimedia como cursos en vídeo, tutoriales o incluso series de podcasts que hablen de los temas más relevantes que giran en torno a su realidad corporativa en cuestión de minutos.

Estas categorías de contenido son especialmente recomendables para todas aquellas organizaciones que deseen aumentar el compromiso de los usuarios, así como su interés por mantenerse al día de los últimos acontecimientos corporativos.

Contenidos multimedia que puede incluir en su intranet SharePoint

De hecho, los vídeos y audios cortos pueden convertirse en un agradable acompañante para las pausas del café de todos los empleados, especialmente si se acompañan de foros ad hoc en SharePoint, Teams o Yammer para encender las discusiones relacionadas con los temas del día.

Por último, la integración con Microsoft Stream amplía las capacidades de comunicación de la plataforma para permitir a las empresas organizar eventos y seminarios web de transmisión en directo directamente desde sus sitios.

En este caso, una buena práctica relacionada es crear una página dedicada a un nuevo evento dentro de la intranet, con el objetivo de proporcionar a los usuarios todos los detalles sobre los temas que se tratarán, los ponentes y la fecha y hora del evento.

Con Forms, puede incluir un formulario de participación en la página, que se utilizará tanto para enviar el enlace de acceso a los suscriptores como para obtener estadísticas útiles sobre el índice de participación. Además, también puede crear un cuestionario, de modo que pueda recopilar todos los datos necesarios para evaluar el éxito de su iniciativa.

4) Asistencia móvil

Vayamos al grano: todas las páginas o sitios de SharePoint son responsivos.

Esto significa que todos los portales y contenidos empresariales creados con la herramienta de Microsoft 365 son capaces de adaptarse a cualquier tipo de dispositivo móvil.

Pero eso no es todo.

De hecho, con la aplicación SharePoint Online puede interactuar con sitios y archivos, descargándolos y editándolos directamente desde su smartphone o tableta.

Además, puede recibir alertas para que se le notifique en cuanto se cargue un nuevo post o documento en la intranet. Al hacer clic en la notificación, accederá directamente al contenido y podrá empezar a comunicarse o colaborar con sus equipos sobre la marcha.

Una última cosa que decir al respecto: debido a la fuerte integración que tiene SharePoint con todas las herramientas de Microsoft 365, puede interactuar con los archivos de sus sitios corporativos también desde la app Teams y OneDrive*.

*La app OneDrive sólo le permitirá ver y editar archivos de documentos en SharePoint.

La intranet de SharePoint en su versión de escritorio y móvil

5) Investigación a texto completo

Para ayudar a los usuarios a encontrar archivos y respuestas a sus preguntas dentro de los sitios corporativos, SharePoint ofrece un moderno sistema de indexación de contenidos: la búsqueda inteligente.

Así, su principal característica es la capacidad de indexar cualquier tipo de archivo (incluso PDF), siempre que contenga una capa de texto.

Esto significa que SharePoint informa como resultados de la búsqueda de una palabra clave determinada, todo el contenido que tenga esa palabra en su título, cuerpo de texto o metadatos.

Además, la plataforma puede recuperar contenidos más allá de los límites de los sitios, páginas y listas al implicar en su actividad de búsqueda a otras herramientas de Microsoft 365 como OneDrive.

De este modo, los usuarios no sólo podrán obtener resultados relevantes en cuestión de segundos, sino también, y lo que es más importante, encontrar archivos que se encuentren en las aplicaciones que conforman el lugar de trabajo digital.

6) Gestión de permisos

Ya hablamos de los permisos al principio de nuestro viaje, sin embargo, creemos que es importante dedicar un pequeño espacio propio y resumido a este tema.

De hecho, uno de los aspectos más interesantes de SharePoint para empresas es precisamente que proporciona la máxima seguridad en la gestión de todos los contenidos, desde documentos hasta comunicaciones internas y eventos en directo.

Esto es posible gracias a un sistema jerárquico de permisos, que se dividen en varios niveles y pueden asignarse a usuarios individuales o a grupos de trabajo enteros. Estos pueden crearse dentro de los sitios de SharePoint o directamente en Microsoft 365, desde donde luego pueden utilizarse en los sitios corporativos.

Evidentemente, la creación de grupos para la asignación de permisos ahorra mucho tiempo al conceder a un gran número de usuarios el mismo conjunto de permisos a la vez.

Curiosamente, cada sitio de SharePoint incluye automáticamente determinados grupos de seguridad, cada uno de los cuales tiene su propio conjunto de permisos. Por ejemplo, un sitio de equipo incluye los grupos:

• Propietarios, ostentando el tipo de permiso "Control total”.
• Miembros, que poseen el tipo de permiso "Editar”.
• Visitantes, que sólo tienen permiso de "Lectura”.

Sin embargo, en el caso de los sitios de comunicación, los grupos que se crean por defecto incluyen los que acabamos de enumerar y los siguientes:

• Gestores de aprobación, con el conjunto de permisos "Aprobar”.
• Diseñadores, con los conjuntos de permisos "Diseño" y "Acceso restringido”.
• Gestores de jerarquía, con el tipo de permiso "Gestión de jerarquía”.
• Lectores, con el conjunto de permisos "Lectura restringida" o "Acceso restringido”.

Para profundizar en los distintos niveles de permisos, eche un vistazo a la breve tabla que hemos incluido en el primer punto de nuestra lista, que es el relativo a la gestión de documentos.

Yendo más allá, una empresa puede modificar los grupos de seguridad de un sitio para personalizar la gestión de la información que circula por él.

Para ello, sólo tiene que seguir estos pasos:

1. Haga clic en la rueda de ajustes del equipo o del sitio de comunicación.
2. Abra la página "Permisos”.
3. Haga clic en "Crear grupo”.
4. En "Propietario", especifique el nombre del usuario que gestionará el grupo.
5. En "Configuración del grupo", introduzca el nombre de los usuarios con capacidad para editar y/o ver los miembros del grupo.
6. En "Asignar permisos de grupo al sitio", seleccione el tipo de permiso que desea otorgar al grupo que está creando.
7. Haga clic en "Crear”.

Ahora, puede hacer que la digitalización de las actividades sea más segura y eficaz adaptándola a lo que es la dinámica de su empresa.

7) Integraciones

Así que aquí estamos en la última característica de nuestra lista y, quizás, también la más compleja de resumir en unas pocas líneas de presentación. Pero lo intentaremos de todos modos.

Quizá lo que hace tan revolucionario el entorno de trabajo digital basado en herramientas de Microsoft 365 es la profunda integración que vincula la funcionalidad de una aplicación con la de las demás.

SharePoint no es una excepción.

De hecho, la plataforma es capaz de ampliar la funcionalidad de sus sitios combinando herramientas como OneDrive y Teams, así como aplicaciones de Power Platform y otras.

En el caso de los componentes de Power Platform, cabe destacar:

• Power Apps, que permite crear aplicaciones personalizadas.
• Power Automate, que le permite crear flujos de automatización.
• Power BI, con el que puede obtener cuadros de mando e informes basados en datos de sitios y listas de SharePoint.

Cabe destacar que estas herramientas se pueden utilizar con total seguridad sin tener grandes conocimientos de programación. Al contrario, están diseñadas específicamente para los usuarios que desean digitalizar sus actividades con un bajo nivel de código.

El resultado de combinar estas aplicaciones es, por tanto, un espacio virtual con un potencial infinito, capaz de optimizar la gestión de cualquier tipo de proceso empresarial.

Piense, por ejemplo, en tareas repetitivas como la solicitud de tiempo libre o la aprobación de un nuevo documento: gracias a la interacción que puede establecerse entre SharePoint, Power Automate y Microsoft Teams, es posible crear un flujo de trabajo totalmente automatizado, independiente y omnipresente.

Si le interesa saber más sobre el ejemplo del flujo de aprobación, le remitimos a nuestro artículo sobre la relación entre SharePoint y Teams.

En cuanto a la participación de los usuarios en la intranet, la integración con Yammer supone un cambio de juego.

De hecho, puede incrustar una conversación nueva o existente dentro de cualquier sitio o página de SharePoint. ¿Cómo?

Utilizando una parte web específica de Yammer.

De este modo, una empresa podrá combinar las características de interacción propias de los medios sociales con las de gestión de contenidos propias de un sitio web.

Por ejemplo, los usuarios podrían plantear preguntas sobre convenios de bienestar directamente al equipo de RRHH en su área específica. O podrían iniciar un debate en la página del próximo evento corporativo.

En resumen, una vez más el límite es su imaginación.

Lo que queremos destacar es el impacto que puede tener el entorno de trabajo digital de su empresa si se construye en torno a las necesidades e intereses de su gente.​