SharePoint y OneDrive son soluciones de almacenamiento en la nube centrales en la oferta de Microsoft 365, diseñadas para apoyar la creación, revisión y compartición de documentos, tanto personales como empresariales.
Aunque las funcionalidades de estas dos apps puedan parecer similares, lo que lleva a menudo a confundirlas, existen diferencias importantes que usted debe conocer para elegir cuándo utilizar una u otra plataforma. Vamos a verlas juntos en este artículo.
Lo que encontrará en este artículo
Cuál es la diferencia entre SharePoint y OneDrive
La suite de Microsoft 365 permite a organizaciones y profesionales acceder a un entorno de trabajo flexible. En este innovador espacio digital, es más fácil gestionar actividades y proyectos, especialmente en la era actual, donde la mayoría de la colaboración y de la comunicación se realizan de manera remota o híbrida.
Sin embargo, uno de los principales desafíos para las personas y las empresas que deciden trasladar su trabajo al universo Microsoft es lograr aprovechar todas las oportunidades que ofrece, así como entender las diferencias que hacen que sus aplicaciones sean distintas unas de otras.
En este artículo, nos centraremos en dos herramientas cuyas funcionalidades a menudo se consideran similares, al punto de ser vistas como intercambiables por un número no insignificante de usuarios. Pero esto no podría estar más lejos de la verdad.
Estamos hablando de SharePoint Online y Microsoft OneDrive.
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¿cuándo usarlos?
Diferencias y similitudes
Para resumir lo dicho hasta aquí, a continuación se presenta una breve tabla que reúne las características comunes de los dos productos de Microsoft 365:
SharePoint Online y Microsoft OneDrive
Crea y almacena archivos en la nube de Microsoft.
Dispone de un historial de cambios para ver, modificar o incluso restaurar cualquiera de las versiones anteriores de un archivo.
En la siguiente tabla, presentamos las diferencias que existen entre las dos aplicaciones:
SharePoint Online
Microsoft OneDrive
Favorece la gestión de archivos, diseñados para la colaboración entre un público amplio de usuarios.
Soporta la gestión de archivos destinados a un uso personal o a un número limitado de usuarios.
Protege los datos con diferentes niveles de permisos para grupos de usuarios.
Garantiza la seguridad de los datos permitiendo el acceso a usuarios seleccionados de forma individual.
Permite crear sitios web donde publicar y difundir una gran cantidad de contenidos.
Permite iniciar discusiones dentro de los archivos, invitando incluso a usuarios sin cuenta de Microsoft 365 a la conversación.
Almacena archivos y documentos en bibliotecas, que pueden organizarse por carpetas o por metadatos.
Almacena archivos y documentos dentro de carpetas, cada una asociada a una cuenta de Microsoft 365 específica (personal o institucional).
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Cómo sincronizar las bibliotecas de SharePoint con OneDrive
OneDrive le permite sincronizar archivos desde dispositivos personales con la nube de Microsoft, y viceversa. De hecho, es posible usar OneDrive como un puente para conectar los contenidos presentes en una de las aplicaciones de la suite, como SharePoint Online, con sus dispositivos.
De esta manera, usted podrá acceder a los documentos almacenados en las bibliotecas de SharePoint en cualquier momento, incluso cuando esté desconectado.
Son necesarios solo unos pocos pasos para lograr este resultado. Los enumeramos aquí:
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En el sitio de SharePoint que desea sincronizar con su computadora personal, haga clic en “Sincronizar” en la barra de comandos en la parte superior.
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Acceda a “Explorador de archivos” (o “Finder”, si el ordenador es un Mac).
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Haga clic en la carpeta con el nombre de la organización a la que pertenece el sitio de SharePoint sincronizado.
De esta forma, será posible abrir, mover, modificar o eliminar los archivos provenientes de las bibliotecas del sitio de equipo o de comunicación sincronizado directamente desde su computadora.
Es importante señalar que, en cuanto pueda conectarse a Internet, cualquier modificación se actualizará automáticamente en la nube de Microsoft, de modo que será visible como una nueva versión del archivo.
Además, es posible elegir las bibliotecas del sitio SharePoint que desea sincronizar. De esta forma, los usuarios pueden acceder solo a los documentos y archivos de su interés desde su computadora. Así es como se hace:
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Haga clic en el icono de OneDrive en la barra de comandos en la parte inferior del PC.
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Haga clic en el engranaje de configuración en la parte superior derecha.
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Acceda a la configuración de la aplicación.
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Seleccione la opción “Cuenta”.
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Seleccione “Elegir carpetas” para seleccionar las bibliotecas que desea sincronizar.
En caso de que desee desactivar la sincronización con todo el sitio de SharePoint, simplemente siga hasta el paso 4 de la lista que se muestra arriba. En lugar de seleccionar las bibliotecas a través de “Elegir carpetas”, debe hacer clic en “Detener sincronización” junto al nombre del sitio.
De esta manera, la carpeta que contiene los archivos del sitio de SharePoint desaparecerá de la interfaz de “Explorador de archivos” y solo estará accesible dentro de la nube de Microsoft.
En pocos pasos, cualquier usuario puede gestionar la información y los documentos que necesita para realizar sus actividades, pasando fácilmente del entorno en la nube al de los dispositivos personales.
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