Microsoft 365 Copilot:
cómo utilizarlo en ms365, Viva y Power Platform

Microsoft 365 Copilot es el asistente diseñado para aumentar la productividad de las personas en las suites Microsoft 365, Viva y Power Platform (entre otras).

Descubra cómo utilizarlo en sus aplicaciones de trabajo favoritas.

Microsoft 365 Copilot:
qué es y cuándo se lanzará

Microsoft 365 Copilot es el asistente virtual que pronto llegará a las suites ms365, Viva y Power Platform para revolucionar nuestra productividad.

¿Cuándo podremos utilizarlo?

Sabemos que estará disponible en versión preliminar en algunos productos, como Viva Topics y SharePoint, a partir de septiembre de 2023.

Pero sin esperar tanto, veamos juntos qué es Microsoft 365 Copilot y cómo cambiará nuestra forma de trabajar con las aplicaciones empresariales más populares del mundo.

Microsoft 365 Copilot nació de la unión de Large Language Models, recientemente sacados a la palestra por Open AI, y Microsoft Graph, la API que recopila y conecta la información del espacio de trabajo digital basado en Microsoft 365.

El resultado ha sido, pues, la creación de una IA conversacional y responsable.

"Conversacional" porque se deja llevar por las palabras de los usuarios para realizar un sinfín de acciones dentro de las suites de Microsoft, desde redactar un correo electrónico hasta analizar hojas de cálculo enteras.

También será posible solicitar un resumen de los acontecimientos más importantes ocurridos en la empresa mientras uno estaba de vacaciones, enfermo o simplemente alejado de las últimas noticias.

En cuanto al adjetivo "responsable", sin embargo, creemos que merece la pena señalar que Copilot está confinado dentro del perímetro de seguridad que caracteriza al entorno de Microsoft 365.

En otras palabras, sólo puede reprocesar la información que los usuarios crean, almacenan o intercambian en las aplicaciones de la suite, garantizando así la privacidad de los datos corporativos.

Sin embargo, no se garantiza que su reprocesamiento esté completamente libre de errores.

Por ello, sigue siendo necesario el procedimiento del usuario.

El objetivo no es sustituir a la persona que está detrás de la pantalla.

Es ayudarla a ocuparse únicamente de las actividades más estratégicas y creativas.

Cómo utilizar Microsoft 365 Copilot
en las aplicaciones de Microsoft 365

Veamos entonces cómo Microsoft 365 Copilot puede ayudarnos a aumentar nuestra productividad diaria ampliando, en cierto sentido, la funcionalidad de Outlook, PowerPoint, Excel, Word, SharePoint y Teams.

Copilot en Outlook

Para agilizar la redacción de un correo electrónico o, más en general, la gestión del buzón corporativo, será posible solicitar los procedimientos de Copilot de dos maneras:

1. La mención "@Copilot".
   
   Una vez que se menciona a la IA en el cuerpo de un correo electrónico, se le puede pedir que redacte el mensaje completo, también basándose en el contenido de un documento o en las notas de una reunión anterior.
   
   Se generará entonces un borrador, que podrá editarse directamente o con el nuevo comando "Ajustar". Con este último, podrá definir no sólo la longitud del texto, sino también elementos como el tono de voz.
   
   
   
2. La función "Catchup".
   
   Muy útil para obtener un resumen rápido de la bandeja de entrada y de todos los correos electrónicos que contiene, destacando los contenidos más relevantes para el usuario y, lo que es más importante, las solicitudes realizadas por los remitentes.
   
   

Ejemplo de prompt para generar un nuevo correo en Outlook

Correo generado en Outlook por Copilot

Copilot in Word

Sólo tiene que pedírselo y Copilot convertirá una página en blanco en un documento completo, empezando quizá por unas notas de reunión.

A continuación, el usuario puede actuar sobre el borrador generado o pedir a la IA que reformule lo escrito, añada imágenes concretas o dé un estilo gráfico a todo el documento que siga el de una presentación PPT para correlacionarlo.

Ejemplo de prompt para generar un documento Word

Cambiar el estilo de un documento Word con Copilot

Copilot en PowerPoint

De forma similar a lo que ocurre en Outlook, Copilot acude al rescate para crear una presentación a partir de una indicación compuesta sobre la marcha o de un archivo.

Además de convertir un documento en contenido textual que puede insertarse en las diapositivas, ayuda a establecer el tono de voz y a crear el acompañamiento gráfico adecuado.

Por supuesto, también es de gran utilidad en el caso de presentaciones que ya están hechas pero necesitan algunos retoques estilísticos. Por ejemplo, podrá solicitar que una diapositiva rebosante de palabras se vuelva más visual.

Por último, Copilot se integrará con la histórica función "Speaker Coach" para elaborar útiles notas de presentación y proporcionarle consejos sobre cómo dirigirse a su público para que nunca pierda su atención.

Generar una presentación PPT a partir de un documento

Editar una presentación PPT con Copilot

Copilot en Excel

Copilot podrá utilizarse para acelerar el análisis de los datos introducidos en una hoja de cálculo.

Así, podrá utilizarse para:

• sintetizar la información gráficamente
• agregar datos en una nueva tabla;
• hacer predicciones futuras o hipotéticas.

El tercer punto implica una nueva característica revolucionaria.

El usuario podrá pedir a la IA que haga suposiciones sobre lo que habría cambiado en una tabla, informe o gráfico si un determinado dato hubiera sido diferente.

Además, justificará su respuesta explicando los pasos que dio para encontrarla.

Detecte tendencias de datos en una hoja de cálculo Excel con Copilot

Genere gráficos en Excel con Copilot

Copilot en SharePoint

Copilot ayudará a los usuarios a crear contenidos para los sitios SharePoint.

En concreto, se le puede pedir que cree una página de noticias o un post con el estilo de su marca, desde el ToV hasta los gráficos.

Generar la página de un sitio SharePoint con Copilot

Copilot en Teams

Copilot sacará a relucir algunas de sus características más interesantes en las reuniones (grabadas) de Microsoft Teams.

En primer lugar, podrá generar un resumen de las reuniones (aparecerá un nuevo elemento "Seguir" en las invitaciones a reuniones para este fin) que informará:

• un resumen de lo que dijeron los participantes
• las notas compartidas;
• las tareas asignadas.

A continuación, el usuario puede formular preguntas sobre cada uno de los puntos enumerados.

Por ejemplo, por qué se trató un tema concreto y cuál es la opinión de cada participante al respecto.

El asistente virtual responderá a estas y otras dudas similares, resaltando las partes de la transcripción que justifiquen su interpretación.

Sin embargo, Copilot también aparecerá en la llamada.

De hecho, dispondrá de una barra de avisos en las salas virtuales, con la que el usuario podrá generar contenidos útiles para compartir en directo.

O tal vez, podrá utilizarla para pedir un resumen de lo que los participantes han dicho o escrito en el chat.

Generar un resumen de una reunión en Teams

Generar un resumen de un chat en Teams con Copilot

Cómo utilizar Microsoft 365 Copilot
en la suite Microsoft Viva

Microsoft 365 Copilot también se integrará con la familia Viva de productos dedicados a la formación, el seguimiento de objetivos, la gestión del tiempo y, en general, el bienestar de las personas en la empresa.

Aún no se han hecho públicos todos los detalles, pero en las últimas semanas han aparecido algunas noticias importantes sobre la presencia de Copilot en los módulos Viva Engage, Viva Topics y Viva Goals.

Descubrámoslas juntos.

Copilot en Viva Engage

Viva Engage es el módulo de la suite cuyo objetivo es crear una comunidad empresarial fomentando la interacción entre los usuarios.

En este contexto, Copilot entrará en juego para simplificar la redacción de los posts que se publiquen y para gestionar una de las secciones más importantes de la plataforma, "Respuestas".

En el primer caso, será capaz de generar contenidos con el tono, la extensión, los gráficos y los archivos adjuntos deseados - e indicados en el prompt -.

En segundo lugar, proporcionará a los usuarios información útil para su trabajo, identificando las preguntas más buscadas y redactando la respuesta más pertinente para cada una.

Copilot en Viva Topics

Viva Topics es el módulo dedicado al intercambio de conocimientos, con sus fichas y páginas temáticas y sus mapas conceptuales interactivos.

Copilot se utilizará para realizar dos actividades principales:

1. Haga un resumen de temas y relaciones entre temas más complejos.
   
   
2. Traducir fichas de temas y páginas a y desde los idiomas admitidos por el sistema (actualmente, unos 50).
   

Copilot en Viva Goals

Llegamos al tercer y último módulo tratado en las últimas noticias publicadas por Microsoft sobre su asistente virtual.

Viva Goals es la plataforma creada para simplificar el seguimiento de los objetivos empresariales según las reglas del ya famoso marco OKR (para saber más, le invitamos a leer nuestro artículo sobre Viva Goals y su relación con los OKR).

Sin embargo, el trabajo realizado por los usuarios para establecer, supervisar y alcanzar sus objetivos será aún más fácil y rápido.

Copilot le echará una mano no sólo a la hora de generar objetivos y resultados siguiendo las indicaciones del usuario, sino que podrá hacerle sugerencias sobre cuáles sería más conveniente seguir.

También agilizará la creación de un cuadro de mandos para mostrar y compartir los progresos realizados por los usuarios individuales, los equipos y los departamentos con respecto al progreso esperado*.

*Viva Goals calcula el progreso óptimo que debe seguirse para alcanzar los objetivos fijados en un tiempo determinado.

Cómo utilizar Microsoft 365 Copilot
en la Power Platform

Power Platform es la familia de Power Automate, Power BI, Power Apps y Power Virtual Agents.

Copilot se integrará con estas herramientas, que han hecho de la eficiencia y la productividad su misión, para hacerlas aún más eficaces... y fáciles de usar.

A partir de Power Automate, el asistente virtual de Microsoft 365 podrá generar y activar flujos de trabajo automatizados.

Por ejemplo, el usuario podrá utilizar la barra de avisos para solicitar que se envíe una notificación a Teams cada vez que se añada un nuevo elemento a una determinada lista de SharePoint.

En el caso de Power Apps, por otra parte, será posible pedir a la IA que cree una aplicación personalizada capaz de gestionar inspecciones empresariales o de proporcionar funcionalidades basadas en tablas Dataverse.

Otra noticia se refiere a los bots de los agentes virtuales.

En efecto, Copilot podrá utilizarse para generar temas de conversación de chatbot.

Esperamos con impaciencia noticias sobre Power BI, pero prevemos que se añadirá una funcionalidad similar en Excel.

Cómo utilizar Microsoft 365 Copilot
para la seguridad

Aquí llegamos a la más nebulosa de las integraciones anunciadas.

Aún no hay información definitiva sobre la presencia de Microsoft 365 Copilot en Azure, la plataforma de infraestructura, desarrollo en la nube y seguridad.

Sin embargo, podemos anticipar que Copilot entrará para ayudar a verificar la seguridad del sistema y optimizar las operaciones del equipo de TI, como el análisis de archivos de registro pesados mediante una extracción segura.

También proporcionará una importante ayuda para rastrear las causas y los pasos que condujeron a los incidentes, creando representaciones concisas del suceso.

Genere un análisis gráfico de un incidente con Copilot

Qué es la Business Chat de Microsoft 365 Copilot

Cerramos nuestra presentación de las características que pronto tendremos disponibles con Microsoft 365 Copilot con una última e importante novedad.

Se trata de Business Chat, el espacio dedicado a la conversación personal con la IA.

Este espacio será para uso exclusivo del usuario individual, que podrá reunir aquí preguntas, peticiones y respuestas basadas en toda la información y el contenido de su espacio de trabajo digital.

Será el lugar perfecto para pedir a Copilot que resuma los acontecimientos relevantes de la semana o recopile materiales con los que preparar una próxima reunión.

Cada respuesta se almacenará en el chat y podrá utilizarse para generar nuevos contenidos útiles, como un análisis SWAT para incluir en un informe o un lienzo de bucle para compartir más tarde con su equipo.

¿Dónde se encontrará?

En 3 canales:

1. microsoft365.com.
2. Bing.
3. Microsoft Teams.
   
   

La Business Chat de Copilot en Teams