Microsoft 365 Copilot : ce que c'est, prix et fonctionnalités

Microsoft 365 Copilot est une solution révolutionnaire qui transforme les mots en l’outil de productivité le plus puissant au monde.

Elle combine la puissance de l’IA générative et des données d’entreprise pour améliorer la productivité au quotidien. Accessible via les principales apps Microsoft 365 et un chat dédié, il garantit la sécurité des données et offre des fonctionnalités pour interagir, en mode conversationnel, avec vos données et outils que Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Teams.

À partir du 15 janvier 2024, Copilot est accessible à tous les particuliers et à toutes les entreprises. Dans cet article, nous allons voir de plus près de quoi il s’agit et pourquoi il vaut la peine d’investir dans l’achat de Copilot.

Ce que vous trouverez dans cet article

• Qu’est-ce que Microsoft 365 Copilot

• Comment fonctionne Microsoft 365 Copilot

• Quand Microsoft 365 Copilot a-t-il été lancé et qui peut l’utiliser

• Prix de Microsoft 365 Copilot pour les entreprises: le jeu en vaut-il la chandelle?

• Microsoft 365 Copilot : les principales fonctionnalités

Qu’est-ce que Microsoft 365 Copilot

Microsoft 365 Copilot est le support à la productivité personnelle, issu du partenariat de Microsoft avec Open AI (la société qui a créé Chat GPT) qui a permis l’intégration de ses “Large Language Models” à Microsoft Graph, la base de Microsoft 365.

Accessible depuis les applications de l’univers Microsoft et depuis Chat (présent dans Microsoft Teams, Bing et microsoft365.com), Copilot offre une expérience conversationnelle pour interagir avec les données de l’entreprise, en mettant l’accent sur la conformité. Les interactions se déroulent à l’intérieur du périmètre de sécurité de Microsoft, garantissant la confidentialité des données d’entreprise et des données personnelles des utilisateurs.

Il s’agit d’un puissant moteur de traitement, conçu pour guider les utilisateurs dans l’utilisation efficace des applications Microsoft en exploitant le langage conversationnel des modèles d’IA générative tels que GPT-4 d’OpenAI. Ainsi, Copilot permet aux utilisateurs de rédiger leurs documents dans Word en quelques secondes, d’analyser des données dans Excel, de créer des présentations illustrées dans PowerPoint, de gérer la communication via Outlook et de mieux collaborer avec leurs collègues sur Teams.

En plus des expériences “in app”, Copilot offre un chat (anciennement Business Chat) qui combine les capacités de GPT-4 avec les données d’entreprise dans Microsoft 365 pour répondre aux besoins des utilisateurs et les soutenir dans leurs activités quotidiennes en un seul endroit dans le lieu de travail numérique de l’entreprise.

Microsoft 365 Copilot : de quoi s’agit-il ?

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Copilot Circle est la proposition verticale d’intranet.ai pour l’adoption complète de Microsoft 365 Copilot :

• Formation continue sur Copilot avec notre parcours de formation guidé et l’accès à la communauté de pratique.

• Développement de plugins personnalisés pour enrichir Copilot et répondre aux besoins de votre entreprise.

• Configuration de l’espace de travail numérique pour utiliser Copilot sans compromettre la sécurité.

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Comment fonctionne Microsoft 365 Copilot

Microsoft 365 Copilot est plus qu’un simple assistant, c’est une révolution dans la façon dont nous interagissons avec les données de l’entreprise. Au cœur de son fonctionnement se trouve une intelligence artificielle avancée qui, en s’intégrant dans nos outils de travail quotidiens, optimise chaque interaction en la rendant immédiate, sécurisée et parfaitement conforme à nos demandes (lorsque vous connaissez les principes de base de l’incitation).

Copilot est conçu pour comprendre le contexte. Imaginons que nous soyons en train de rédiger un document dans Word : Copilot peut analyser le sujet, proposer des paragraphes et des éclairages pertinents, résumer des informations complexes et même anticiper nos questions. Il s’agit certes d’une question de puissance de calcul, mais aussi d’une compréhension approfondie du contexte dans lequel l’utilisateur individuel travaille.

L’une des capacités les plus étonnantes de Copilot concerne le traitement du langage naturel. Grâce à cette fonctionnalité, nous pouvons simplement “parler” à Copilot, en lui donnant des instructions telles que “extraire les points clés de ces courriels” ou “créer une présentation basée sur ce document” : pas de termes techniques ou de syntaxe prédéfinie, juste nos mots pour communiquer avec l’intelligence artificielle et recevoir un résultat pertinent.

La sécurité est un autre pilier fondamental du fonctionnement de Copilot. Chaque utilisateur a accès à des données personnalisées en fonction des autorisations de l’entreprise, ce qui garantit que l’intelligence artificielle respecte les limites d’accès attribuées par l’organisation. Ainsi, par exemple, si nous travaillons sur un projet partagé dans SharePoint, Copilot pourra suggérer des contenus et des documents liés à ce projet, en évitant de partager des informations sensibles pour lesquelles l’utilisateur n’a pas d’autorisation de lecture.

Enfin, ce qui distingue Copilot de tous les autres assistants numériques du marché, c’est sa capacité à connecter les donnéesentre les applications Microsoft 365. Prenons l’exemple d’un rapport Excel : en quelques commandes, Copilot peut le transformer en une présentation PowerPoint ou rapporter les résultats d’analyses spécifiques dans un email à envoyer à des collègues, sans que l’utilisateur n’ait à passer d’une plateforme à l’autre dans l’espace de travail numérique de l’entreprise.

Microsoft 365 Copilot : comment ça fonctionne ?

Quand Microsoft 365 Copilot a-t-il été lancéet qui peut l’utiliser

Microsoft 365 Copilot a été lancé en Italie le 23 novembre 2023, après une phase de test à laquelle seules quelques entreprises dans le monde ont participé, mais ce n’est qu’à partir du 15 janvier 2024 qu’il a été accessible à tous: particuliers et PME, ainsi que grandes organisations (les seules à avoir pu utiliser les fonctionnalités de la nouvelle IA de Microsoft jusqu’à cette date).

Copilot est également disponible avec GPT-4 Turbo à la base, le modèle d’intelligence artificielle le plus puissant que Microsoft puisse offrir actuellement. Mais ce n’est pas tout.

Voici toutes les nouvelles fonctionnalités pour accéder à Microsoft 365 Copilot :

• Les particuliers et les familles peuvent acheter la nouvelle licence Copilot Pro pour 22 €/utilisateur/mois, s’ils disposent d’une licence Microsoft 365 Personal ou Microsoft 365 Family. Ils pourront alors utiliser Copilot dans Word, Excel, PowerPoint, Outlook et OneNote.

• Les entreprises disposant d’une licence Microsoft 365 Business Premium, Microsoft 365 Business Standard, Office 365 E3/E5 ou Microsoft 365 E3/E5 peuvent également acheter une seule licence de Copilot. Microsoft a en effet supprimé l’obligation d’acheter au moins 300 licences, ce qui empêchait jusqu’à présent les petites et moyennes entreprises d’accéder à la nouvelle IA.

• Copilot est désormais également disponible pour le personnel enseignant et administratif de l’éducation via les plans Education.

Nous résumons ci-dessous les licences Microsoft nécessaires pour accéder à Copilot.

Licence de Microsoft 365 Copilot : les licences nécessaires pour acheter une licence Copilot

Type d’utilisateur Type de licence Microsoft

Particuliers et familles

• Microsoft 365 Personal

• Microsoft 365 Family

Entreprises

• Microsoft 365 Business Premium

• Microsoft 365 Business Standard

• Microsoft 365 E3

• Microsoft 365 E5

• Office 365 E3

• Office 365 E5

Établissements d’enseignement

• Microsoft 365 A3

• Microsoft 365 A5

• Office 365 A3

• Office 365 A5

Prix de Microsoft 365 Copilot pour les entreprises : le jeu en vaut-il la chandelle ?

Actuellement, la licence Microsoft 365 Copilot coûte 28,10 €/utilisateur/mois pour une entreprise.

Ce prix peut sembler élevé, mais le temps gagné par chaque personne de l’entreprise grâce à Copilot permet un retour sur investissement rapide.

En effet, il suffit d’environ 74 à 30 minutes gagnées par mois par utilisateur ayant accès à Copilot pour amortir l’investissement réalisé par l’entreprise : est-ce un objectif réalisable ?

La réponse est oui. Microsoft a mené une analyse sur l’impact de Copilot dans les organisations, en se concentrant sur la productivité, la qualité du travail et le gain de temps.

Les résultats indiquent que 70 % des utilisateurs ont signalé une augmentation de la productivité et 68 % une amélioration de la qualité du travail. 57 % des personnes interrogées ont fait état d’une augmentation de la créativité, tandis que 29 % ont signalé une accélération dans l’exécution de tâches telles que la recherche, la rédaction et la synthèse.

En ce qui concerne le gain de temps

• 64 % des utilisateurs déclarent passer moins de temps à traiter les courriers électroniques

• 86 % ont pu récupérer plus rapidement des documents perdus

• 75 % ont optimisé leurs activités de recherche d’informations

Bien qu’il soit impossible de quantifier exactement le temps gagné par les utilisateurs qui utilisent Copilot dans leur travail, nous pouvons supposer un gain réaliste d’environ 15 minutes par jour. Ceci grâce à des fonctionnalités qui permettent de mieux gérer des processus tels que la communication interne et la formation. Nous les présentons ci-dessous.

Les principales fonctionnalités

Microsoft 365 Copilot offre une myriade de fonctionnalités avancées, basées sur le langage naturel, pour transformer la productivité et la collaboration au sein de l’entreprise.

Nous avons vu qu’il suffit de 74 à 30 minutes par utilisateur et par mois pour rentabiliser l’investissement dans Copilot. Voici donc quelques-unes des fonctionnalités de la nouvelle IA de Microsoft qui permettent d’atteindre facilement cet objectif.

Copilot pour la formation en entreprise

Microsoft 365 Copilot est un outil précieux pour améliorer l’expérience de formation en entreprise. Les entreprises peuvent en effet exploiter la fonctionnalité de rédaction assistée pour créer des supports pédagogiques personnalisés, répondant aux besoins des utilisateurs individuels, des équipes ou des départements entiers.

Copilot aide les organisations à préparer des contenus de formation ciblés, permettant ainsi de gagner un temps considérable dans la création des ressources pédagogiques.

Grâce à la fonction de rédaction assistée, par exemple, Copilot peut générer des guides et des leçons textuelles basées sur les documents présents dans l’environnement numérique de travail de l’entreprise, en sélectionnant les informations pertinentes et en les adaptant aux objectifs pédagogiques des différentes unités qui composent les parcours de formation. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour soutenir les processus d’intégration des nouveaux employés, leur permettant de se familiariser avec leur rôle et l’entreprise sans dépendre des collègues.

Une application intéressante de Copilot pour la formation concerne son intégration avec notre plateforme de Microlearning.

Au sein de Microlearning, l’intelligence artificielle de Microsoft accompagne les utilisateurs dans l’assimilation des informations issues des cours créés par l’entreprise à partir de ses propres documents.

Copilot peut ainsi reformuler les contenus générés pour lever des doutes, fournir des explications et indiquer les documents ou les micro-leçons pertinents pour approfondir les sujets d’intérêt.

Le gain de temps est inestimable, car Copilot dans Microlearning crée une expérience de formation guidée et personnalisée en fonction des besoins spécifiques de chaque utilisateur.

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Basée sur l’IA générative pour vous aider à

• générer des cours à partir de documents d’entreprise

• aider les collègues à trouver des informations

• traduire le contenu en 40+ langues, en secondes

• gérer la formation, avec des fonctionnalités avancées pour l’attribution des cours et le suivi de la progression

• enrichir votre intranet ou votre système LMSavec des micro-leçons et des cours personnalisés

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Copilot pour la communication interne

Microsoft 365 Copilot ouvre d’importantes nouvelles possibilités de collaboration et de communication entre collègues, en les aidant à gérer l’échange d’informations, la coordination des activités et la création de contenu.

Récapitulatifs de réunions dans Microsoft Teams

Copilot fournit un résumé rapide des réunions dans Teams, en retravaillant les informations qui ont été dites pendant les réunions et capturées dans la transcription.

Les utilisateurs peuvent ainsi se rattraper en quelques secondes :

• Les points clés de la réunion

• Les décisions prises par les collègues

• Les activités convenues, qui doit les réaliser et à quelle date

Aussi bien dans les réunions déjà terminées qu’en temps réel. Quel est le gain de temps estimé ? Environ 15 minutes par utilisateur et par jour (et nous avons maintenu ce chiffre bas).

Récapitulatif de réunion de Copilot dans Microsoft Teams

Résumé du courrier dans Outlook

Il est possible de demander à Copilot de résumer les informations contenues dans les mails échangés avec des utilisateurs spécifiques ou même déconnectés les uns des autres, mais qui parlent du même sujet.

Copilot met en évidence les demandes formulées par les expéditeurs, en suggérant comment y répondre et quelles tâches ajouter à votre liste To-Do pour les réaliser. Le gain de temps dépend du nombre d’e-mails que l’utilisateur reçoit par jour. Pour un collègue des ventes, chargé de gérer la communication avec les clients, on peut estimer un gain quotidien de 15 à 30 minutes.

Résumé des e-mails de Copilot dans Outlook

Rédaction de contenu

D’une simple invite, Copilot est capable de retraiter les données stockées dans l’environnement Microsoft 365 de l’entreprise pour créer des brouillons de :

• Documents dans Word

• Présentations dans PowerPoint

• Mails à envoyer via Outlook

• Messages à publier dans Viva Engage

• Des actualités et des communications pour l’intranet SharePoint

Chacun de ces contenus est ensuite accompagné de pièces jointes, de tableaux, de graphiques et d’illustrations que Copilot juge pertinents en fonction du public cible, du support et de l’objectif que l’utilisateur souhaite atteindre.

Le temps gagné grâce à cette fonctionnalité ? Au moins 30 minutes par utilisateur et par jour.

Créer une présentation avec Copilot dans PowerPoint

Qu’est-ce que intranet.ai ?

intranet.ai est l’intranet d’entreprise prêt à l’emploi conçu pour réduire les coûts et le temps de mise en œuvre, et créer un environnement de travail collaboratif et moderne :

• A partir de 3 950 €/an pour un intranet complet

• Plus de 80 applications, y compris la recherche avancée, le système de gestion des documents, les notifications push via Teams, l’organigramme, le profil du personnel et les pages FAQ

• Intégré à SharePoint Online et Microsoft 365

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