Formation en entreprise : comment la gérer avec Microsoft 365

La formation en entreprise est un gage de croissance continue, tant pour les travailleurs que pour l’organisation elle-même. En effet, les entreprises qui se concentrent sur la mise à jour des compétences internes bénéficient d’un double avantage : l’amélioration des performances individuelles, bien sûr, mais aussi la création d’une culture d’entreprise plus solide et plus compétitive, basée sur l’innovation.

Dans cet article, nous allons explorer en détail le concept de formation en entreprise, en analysant les méthodologies modernes, les objectifs et les avantages qu’elle offre aux professionnels et aux entreprises. Nous verrons également comment structurer un plan de formation efficace, y compris en adoptant des solutions spécialisées telles que celles de Microsoft 365 et du Microlearning d’intranet.ai.

Ce que vous trouverez dans cet article

• Avantages et types

• Comment créer un plan de formation d’entreprise

• Formation interne en entreprise : qu’est-ce qui la distingue de la formation externe ?

• Plan de formation d’entreprise : exemples de mise en œuvre avec Microsoft 365

Avantages et types

On ne cesse jamais d’apprendre, dit un célèbre dicton, et cette vérité est encore plus évidente dans le monde des affaires. Seuls ceux qui investissent dans leur propre formation continue peuvent évoluer et s’assurer une carrière professionnelle florissante.

Cependant, la formation en entreprise n’est pas seulement un objectif, mais un pilier stratégique qui permet de développer et de renouveler en permanence les compétences internes, en les alignant sur un marché en constante évolution et sur les objectifs de l’organisation.

Il ne s’agit pas seulement d’acquérir des compétences techniques : du point de vue de l’entreprise, investir dans la formation signifie améliorer les performances de chaque travailleur et donc augmenter la productivité des équipes, en investissant dans leur croissance.

Du point de vue du travailleur, la formation permet donc d’avoir une plus grande confiance dans son rôle, ce qui maintient la motivation à contribuer à la croissance d’une entreprise où les compétences peuvent être améliorées. Pour cette même raison, les personnes qui reçoivent une formation de qualité dans leur propre entreprise sont moins susceptibles de chercher des opportunités ailleurs.

Voyons donc comment offrir aux travailleurs la meilleure expérience de formation, en commençant par la première question qu’une entreprise peut se poser : quels sont les types de formation existants ?

Nous les résumons dans le tableau suivant.

Principaux types

Types de formation en entreprise Description

Technique Il s’agit du type de formation le plus courant, axé sur des compétences spécifiques liées au travail quotidien, telles que l’utilisation des logiciels, des machines ou des procédures de l’entreprise.

Transversale Ce type de formation vise à développer ce que l’on appelle les “soft skills”, parmi lesquelles on trouve la communication efficace, la gestion des conflits ou la résolution de problèmes.

En ligne Il s’agit d’un type de formation flexible, qui permet de suivre des cours et des mises à jour pendant les journées de travail chargées.

En personne Il s’agit d’un mode de formation plus traditionnel, comme la formation en classe ou sur le lieu de travail.

Axée sur le leadership Programmes dédiés à la formation des futurs managers, conçus pour préparer les talents sélectionnés à des rôles de plus grande responsabilité, en leur donnant les outils dont ils ont besoin pour gérer une équipe et prendre des décisions stratégiques.

Passons maintenant à la deuxième question : Comment mettre en œuvre chacun de ces types de formation dans votre entreprise, en nous penchant sur les solutions recommandées par nos experts.

Outils de mise en œuvre

Types de formation en entreprise Solutions recommandées

Technique

• Des plateformes telles que Microsoft Viva Learning, Moodle ou LinkedIn Learning permettent d’accéder à des contenus de formation technique, y compris des contenus personnalisés.

• Le Microlearning d’intranet.ai permet de transformer des documents d’entreprise en cours attrayants et faciles à suivre.

• Les logiciels de simulation, tels que MATLAB, AutoCAD, permettent de former les travailleurs à l’utilisation des machines et des logiciels.

• Des outils tels que Microsoft Teams, Zoom ou Webex permettent d’organiser des sessions interactives au cours desquelles des experts du secteur peuvent partager leurs connaissances.

• Des systèmes tels que Cornerstone OnDemand ou SAP SuccessFactors permettent d’organiser, de suivre et de personnaliser la formation grâce à des modules spécifiques à différentes technologies.

• Des applications telles que Udemy for Business ou Coursera for Teams permettent d’accéder à des cours recommandés par l’entreprise via un téléphone portable.

Transversal

• Plates-formes d’apprentissage en ligne, telles que LinkedIn Learning, Udemy for Business et Coursera ou Microsoft Viva Learning.

• Des outils de collaboration et de constitution d’équipes, tels que Microsoft Teams et Slack, capables de promouvoir la collaboration et le partage de commentaires en temps réel.

• Des outils tels que MentorcliQ ou Chronus facilitent la création de programmes de mentorat structurés, favorisant le développement de compétences interpersonnelles et de leadership par l’expérience directe.

• Les plateformes de gamification telles que Kahoot ! ou Quizizz transforment l’apprentissage en une expérience interactive, améliorant la gestion des conflits et le travail d’équipe.

• Microsoft Forms est utile pour recueillir des avis sur des cours ou des activités de formation spécifiques, tandis que Culture Amp et 15Five permettent d’évaluer les compétences non techniques des collègues et d’identifier les domaines susceptibles d’être améliorés.

• Les ateliers et les webinaires via Zoom et Microsoft Teams sont idéaux pour impliquer les entreprises dans des sessions de formation où la communication et la participation occupent une place centrale.

• Les systèmes LMS tels que SAP SuccessFactors ou Cornerstone intègrent des parcours personnalisés de compétences non techniques à attribuer en fonction des rôles et des activités des collègues.

En ligne

• Des outils tels que Microsoft Viva Learning et l’intranet d’entreprise de SharePoint Online permettent de centraliser les contenus de formation créés par l’entreprise ou fournis par des prestataires externes.

• Le Microlearning d’intranet.ai permet de transformer des documents complexes en contenus de formation faciles à assimiler, à exporter au format SCORM ou à partager dans les principales applications d’entreprise telles que Microsoft Teams ou Viva Learning.

• Microsoft Teams et Zoom sont des outils polyvalents pour organiser des sessions de formation synchrones, tandis que GoToWebinar peut être utilisé pour gérer des événements de grande envergure, avec des options avancées d’analyse et de reporting.

• Outre Kahoot ! et Quizizz, Articulate 360 permet de créer des cours d’apprentissage en ligne interactifs, y compris des éléments de simulation et de gamification.

• Thinkific et Teachable sont des outils permettant de créer des cours à la demande, avec la possibilité d’inclure des vidéos, des quiz et des espaces de discussion.

En personne

• Les tableaux blancs interactifs de Microsoft Whiteboard ou de Promethean constituent un excellent support pour les sessions de formation en classe, de même que les systèmes de réponse interactifs tels que Kahoot !

• Les outils de formation en cours d’emploi, tels que les programmes de mentorat et d’observation, peuvent être associés à des logiciels de suivi des progrès sur des plateformes telles que Trello ou Asana.

Axée sur le leadership

• Les sessions de coaching personnalisées sont idéales pour aider les participants à identifier leurs points forts et les domaines à améliorer, en mettant l’accent sur des compétences telles que la prise de décision et la gestion d’équipe, à compléter avec des programmes de mentorat qui impliquent l’observation de leaders expérimentés.

• Des plateformes telles que LinkedIn Learning ou Microsoft Viva Learning proposent des parcours de formation vérifiés dédiés au management.

• Microsoft Forms facilite la création, la distribution et l’analyse de formulaires dédiés à l’évaluation des compétences. Ceux-ci peuvent être associés à des tests visant à mesurer les compétences de leadership de chaque individu, sur la base d’outils tels que Myers-Briggs ou le profil DISC.

• Viva Engage facilite la discussion entre les managers et les leaders émergents grâce à des fonctionnalités telles que les communautés thématiques et les événements en direct.

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Comment créer un plan de formation d’entreprise

Il apparaît clairement qu’un plan de formation d’ entreprise bien structuré est la clé de l’optimisation de l’investissement dans les compétences internes d’une organisation.

La création d’un tel plan commence toujours par une analyse des besoins. Chaque entreprise doit en effet comprendre quelles sont les lacunes présentes et quelle priorité doit être attribuée à chacune d’entre elles afin de créer une offre de formation réellement efficace.

Ces besoins peuvent être identifiés par le biais

• des enquêtes à distribuer aux collègues

• des entretiens avec les chefs d’équipe de l’entreprise

• l’analyse des performances des différents départements

Une fois les principales lacunes identifiées, il convient de définir les objectifs du plan de formation. Il s’agit d’objectifs qui doivent être liés à la croissance de l’entreprise et des travailleurs, bien sûr, et certains exemples peuvent être l’amélioration des compétences en matière de gestion du temps, la réduction du nombre d’erreurs dans les opérations quotidiennes ou l’augmentation du niveau de satisfaction des collègues.

L’important est d’avoir des objectifs clairs, spécifiques et mesurables.

L’étape suivante consiste à sélectionner les méthodesde formation, qui dépendent des objectifs et des priorités identifiés précédemment.

Certaines compétences peuvent être acquises facilement grâce à des cours dispensés en ligne, tandis que d’autres peuvent nécessiter une approche plus pratique, qui pourrait impliquer des séances de mentorat ou de coaching sur le lieu de travail.

Imaginons un plan de formation destiné à l’ équipede vente d’ une entreprise de commerce électronique. L’organisation pourrait se rendre compte que le département souffre de certains problèmes critiques, notamment de difficultés dans la gestion du temps et d’un taux de conversion des contrats proposés de 15 % (nettement inférieur à la moyenne du secteur, qui est de 25 %).

Sur la base de ces données, l’entreprise peut décider de créer un cours de formation ciblé pour son équipe de vente.

Il est donc nécessaire de commencer par comprendre les causes de ces difficultés.

Une enquête menée auprès des membres de l’équipe pourrait révéler que nombre d’entre eux ont du mal à utiliser le système de gestion de la relation client de l’entreprise. En outre, un entretien avec le directeur pourrait confirmer que les vendeurs se concentrent souvent sur des tâches non prioritaires et que cela leur fait perdre du temps précieux pour travailler sur les négociations.

Cette analyse fait apparaître clairement les domaines à améliorer et les objectifs sur lesquels fonder le plan de formation. En formulant correctement les objectifs, le plan permettrait d’augmenter le taux de conversion de 10 points de pourcentage sur une période de six mois et de réduire le temps moyen nécessaire à la conclusion d’un contrat de 7 à 4 jours.

Voici un exemple d’application des différentes méthodologies de formation interne au plan en question :

• Formation technique: mise en place d’un cours en ligne sur la gestion de la relation client (CRM), avec des exercices pratiques.

• Développement des compétences non techniques: organisation d’un atelier de deux jours consacré à la gestion du temps et à la négociation.

• Formation sur le terrain: observation d’un mentor plus expérimenté pendant les négociations afin de mettre en pratique ce qui a été appris et de corriger immédiatement tout comportement erroné.

À ce stade, l’entreprise peut décider de structurer le plan de formation en trois phases, étalées sur une période de deux mois.

Exemple de plan de formation interne

Calendrier de la formation interne Activités et objectifs prévus

Semaine 1-2 L’équipe commerciale participe à un cours d’e-learning sur le CRM de l’entreprise, en consacrant une heure par jour à la formation et aux exercices prévus pour consolider les compétences techniques acquises.

Semaine 3 Un atelier en classe est organisé, axé sur l’amélioration des techniques de négociation et de la gestion du temps.

Semaine 4-8 Les vendeurs sont jumelés à un mentor pour améliorer la gestion des négociations et reçoivent un retour d’information immédiat.

Le cours est dispensé via Microsoft Viva Learning, ce qui permet au chef d’équipe de suivre les progrès et les délais en temps réel. L’atelier, quant à lui, se déroule dans l’entreprise et doit être animé par un formateur externe spécialisé.

Pour garantir l’efficacité du plan, il convient de prévoir des activités d’évaluation pour chaque phase, à la fois pendant la formation (au moyen de quiz et de jeux de rôle) et après (au moyen d’une analyse des indicateurs de vente), afin de mesurer l’impact du plan de formation en termes de conversion et de conclusion de contrats.

Formation interne en entreprise : qu’est-ce qui la distingue de la formation externe ?

La formation interne présente de nombreux avantages par rapport à son homologue gérée par des professionnels extérieurs à l’organisation, bien qu’elle comporte des aspects supplémentaires qu’il ne faut pas sous-estimer.

Commençons par les avantages.

Parmi les principaux, nous trouvons la réactivité aux besoins réels des personnes qui font partie de l’entreprise, auxquelles on tente d’offrir une solution pratique personnalisée sous la forme d’exercices, d’ateliers et de ressources consacrées aux meilleures pratiques et aux cas d’utilisation.

Cet aspect la différencie de certains types de formation externe, dont l’orientation plus académique rend l’expérience plus large et parfois trop théorique. La formation interne est donc particulièrement utile pour apprendre à faire face aux défis quotidiens auxquels sont confrontés les collègues, que ce soit sur le plan professionnel ou autre.

Un autre avantage concerne la garantie de continuité. La formation interne permet de développer un parcours de croissance adapté aux travailleurs, qui sont ainsi plus enclins à rester dans une entreprise qui investit dans leur carrière professionnelle.

Cependant, comme nous l’avons dit, un parcours de formation géré exclusivement au sein d’une entreprise présente certains problèmes. Le premier d’entre eux est le manque d’objectivité.

Étant donné que le matériel est créé par l’entreprise elle-même, l’expérience de formation peut être limitée et moins objective, ce qui conduit à une vision plus étroite des véritables problèmes qui empêchent le maintien d’une performance optimale.

C’est pourquoi de nombreuses organisations choisissent d’adopter une approche hybride de la formation, c’est-à-dire de compléter leurs propres ressources et cours par des contenus proposés par des fournisseurs externes et avec le soutien de formateurs externes qui peuvent apporter un point de vue impartial.

L’équipe d’intranet.ai propose des sessions de conseil spécifiques pour aider les entreprises à optimiser leur utilisation de la technologie Microsoft, en aidant les utilisateurs à améliorer la productivité dans leurs applications de travail quotidiennes et à créer un lieu de travail numérique qui réponde vraiment à leurs besoins. En plus des sessions de formation en live streaming, nous fournissons des contenus prêts à l’emploi conçus pour apprendre à utiliser les apps Microsoft 365 au quotidien, ainsi que les capacités de l’intelligence artificielle intégrée : Microsoft 365 Copilot.

En combinant les deux approches de la formation - interne et externe - toute entreprise peut contribuer au développement de ses talents et poser les bases nécessaires à une croissance soutenue, y compris par l’apport de professionnels externes spécialisés.

Plan de formation d’entreprise : exemples de mise en œuvre avec Microsoft 365

Comme nous l’avons vu dans ce bref aperçu, tout programme de formation en entreprise commence toujours par l’identification des besoins, ce qui signifie identifier les lacunes qui nuisent à la productivité des équipes individuelles.

En tant que suite professionnelle de productivité et de communication, Microsoft 365 offre des outils importants pour améliorer l’expérience de la formation en entreprise en transformant les commentaires des collègues en actions concrètes à inclure dans le plan.

Après avoir identifié les compétences manquantes ou à renforcer, l’entreprise peut procéder à la création de contenu et à la distribution de matériel de formation pertinent pour chaque membre de l’équipe. La création de contenu peut se faire dans une variété de formats - des cours en ligne auxsessions en salle de classe, comme nous l’avons vu, en passant par des solutions plus récentes telles que les parcours d’apprentissage de Viva Learning.

Il s’agit de parcours d’apprentissage personnalisés qui permettent d’organiser le contenu de la formation sélectionné par l’entreprise dans une séquence logique. Les Learning Paths peuvent également intégrer des cours et des ressources provenant de différentes plateformes, telles que l’intranet de l’entreprise, basé sur SharePoint Online, afin de centraliser l’expérience de formation.

Avec cette solution, il est possible de suivre les compétences acquises, d’identifier les domaines nécessitant encore des améliorations et de suivre l’accomplissement des objectifs, le tout dans l’écosystème Microsoft 365.

Créer un parcours d’apprentissage dans Microsoft Viva Learning

Il est évident qu’il faut choisir le bon format en fonction de la situation.

La formation sur le lieu de travail ou par le biais du mentorat est une option conseillée pour développer les compétences techniques avec l’aide de formateurs et de collègues plus expérimentés. Pour des connaissances plus théoriques ou des compétences plus structurées, les cours en ligne, utilisables via Microsoft Teams et Viva Learning, sont une alternative viable, car ils permettent d’intégrer des sessions en direct avec du contenu à la demande, répondant ainsi au besoin d’une plus grande flexibilité.

Enfin, il ne faut pas oublier d’impliquer les collègues pour que la formation soit réussie. À cet égard, les applications Microsoft encouragent la création d’un environnement collaboratif où le partage des ressources, l’échange de connaissances et le dialogue sont au cœur de la formation.

L’application vedette est Microsoft Teams, qui peut être utilisée pour stimuler une conversation pendant les cours, permettant aux participants d’échanger des idées, des questions et des réponses. Teams peut également devenir la plateforme de diffusion de sessions de formation en direct afin de favoriser la discussion et d’organiser des réunions de groupe pendant ou après les cours.

Simplifier l’accès aux contenus de formation dans Microsoft Teams

Arrivé à un certain stade de la formation, il sera nécessaire d’évaluer les progrès réalisés par chacun. Microsoft Viva Learning permet d’intégrer des quiz et des questions pendant ou à la fin des modules qui composent un cours, afin d’évaluer le niveau de compréhension des sujets abordés.

Outre la mesure des progrès individuels, il est également nécessaire de s’assurer que les ressources de formation sont facilement accessibles et toujours à jour : il est donc nécessaire de centraliser et d’organiser les supports de manière efficace. Avec SharePoint Online, par exemple, les entreprises peuvent créer une zone au sein de leur intranet avec du matériel de formation, qui peut être divisé par thème ou par département ciblé.

SharePoint est également une excellente plateforme pour gérer la formation interne car elle s’intègre nativement avec les autres applications de Microsoft 365, y compris les applications Teams et Viva Learning mentionnées plus haut.

L’intégration entre SharePoint et Teams, en particulier, permet une meilleure accessibilité.

Non seulement le contenu peut être partagé dans des groupes et des chats, mais des notificationspeuvent être intégrées pour alerter des utilisateurs spécifiques ou l’ensemble de l’audience de l’entreprise de la publication d’un nouveau contenu.

Zone de formation sur l’intranet SharePoint Online

Mais voyons en détail comment utiliser les outils offerts par Microsoft 365 pour gérer et mettre en œuvre un plan de formation d’entreprise, avec quelques exemples pratiques.

1. Formation d’intégration avec Teams et SharePoint

Imaginons une entreprise qui met en place un programme d’intégration pour les nouveaux employés. En utilisant Microsoft Teams, l’entreprise peut créer un canal dédié à l’intégration, où des documents d’information (mission de l’entreprise, politiques internes, rôles, etc. De cette manière, les nouveaux collègues peuvent consulter le contenu à tout moment, sans perdre de temps à chercher les informations dont ils ont besoin pour démarrer.

SharePoint, quant à lui, peut être utilisé pour centraliser les documents relatifs à l’intégration, ce qui permet aux personnes qui viennent de rejoindre l’entreprise d’accéder facilement aux ressources, aux FAQ et aux guides spécifiques à leur rôle.

Avec la possibilité de créer un site SharePoint dédié, l’entreprise peut organiser les documents par département, ce qui rend l’expérience encore plus personnalisée.

2. Mise à jour des compétences avec Viva Learning

Un autre cas d’utilisation concerne la formation en cours de processus, où les cours de remise à niveau se distinguent.

Avec Viva Learning, une entreprise peut créer des parcours d’apprentissage personnalisés en fonction des rôles et des besoins des membres d’une équipe.

Par exemple, les membres de l’équipe de vente peuvent accéder à des cours portant sur les techniques de vente avancées, pour gérer des négociations complexes, ou sur le traitement des objections, pour améliorer leurs compétences à répondre à toutes les questions possibles des clients. En outre, cette plateforme permet de combiner des formations internes et externes, en regroupant des cours développés par l’entreprise ou ses partenaires.

3. Coaching et mentorat avec Teams et Viva Engage

Une entreprise peut utiliser Teams pour organiser des sessions individuelles, au cours desquelles le travailleur et le mentor désigné ont la possibilité de discuter des objectifs à atteindre à la fin de la formation et de la manière de procéder pour développer au mieux les compétences requises.

En outre, Viva Engage peut favoriser la création d’une communauté d’apprentissage, où les informations, les expériences et les ressources peuvent être partagées grâce à des fonctionnalités typiques des médias sociaux et, par conséquent, plus attrayantes que les formes traditionnelles de communication.

4. Suivi des résultats à l’aide de formulaires et de Power BI

Une entreprise proposant des formations sur la conformité pourrait utiliser Microsoft Forms pour recueillir les commentaires des participants à la fin du cours. Les utilisateurs peuvent donner leur avis sur la qualité du contenu mis à disposition et sur la manière dont il a été dispensé, contribuant ainsi à l’amélioration de l’offre de formation de l’entreprise.

Par la suite, les indicateurs clés de performance liés à l’amélioration de la conformité, tels que la réduction des erreurs dans le traitement des données personnelles ou l’augmentation des signalements d’incidents sur le lieu de travail, pourraient être suivis grâce à Power BI, ce qui fournirait aux responsables une analyse de l’impact des cours.

5. Formation à la gestion avec SharePoint et Teams

Dans le cas de la formation des cadres d’entreprise, un cours dédié au développement du leadership pourrait être créé en tirant parti de la combinaison de SharePoint et de Teams. Les cadres pourraient alors accéder aux cours et participer à des webinaires en direct via Teams, puis consulter des ressources approfondies sur le site SharePoint lié au groupe.

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