Cómo crear un sitio intranet con SharePoint

¿Cuáles son las características que debe tener una intranet para ser considerada “inteligente”? ¿Y cómo se construye, paso a paso, con SharePoint Online?

Para construir la intranet de empresa, es importante evaluar las funcionalidades que puede ofrecer, así como su integración con los sistemas en uso y el impacto que puede tener en la productividad. La elección debería recaer en un sistema que permita optimizar los flujos de trabajo, mejorar la colaboración y garantizar un acceso seguro a los datos, con la flexibilidad y la escalabilidad necesarias para acompañar el crecimiento de una organización.

En este artículo mostramos por qué SharePoint Online es la mejor solución para crear una intranet capaz de cumplir con estos requisitos, comparándolo con las principales alternativas del mercado —entre ellas Wordpress, Intranet Connections, Drupal, Confluence, Happeo y Jive— y mostrando cómo construirla, paso a paso.

Qué es una intranet inteligente

La intranet empresarial debe ser creada con cuidado, enfocándose en varios aspectos. Desde el compromiso de los empleados, hasta la creación de contenido, los servicios a las personas, el monitoreo y la gobernanza. No se debe subestimar nada si se quiere tener una intranet exitosa.

Aquí hay una lista de factores que hacen que una intranet sea inteligente.

1. Es una verdadera herramienta de trabajo

La intranet ayuda a los trabajadores a realizar sus actividades diarias, aumentando su productividad y bienestar en la empresa. Gracias a las funcionalidades avanzadas de plataformas como SharePoint Online, la intranet puede ser diseñada para:

• facilitar la búsqueda de información
• mejorar la comunicación entre colegas
• difundir contenidos y noticias siempre actualizados
• gestionar la creación, el intercambio y el archivo de documentos

Si los usuarios no encuentran una razón válida para utilizar la red intranet, ya sea porque no ofrece las funcionalidades adecuadas o porque falta formación sobre su uso correcto, será abandonada poco después de su lanzamiento. Por lo tanto, prestar atención a la practicidad y usabilidad de la intranet es fundamental para no desperdiciar los recursos que la empresa ha invertido en su creación.

2. Se diseña alrededor del usuario

La intranet debe satisfacer las necesidades específicas de una empresa y de las personas que la conforman. No basta con que la intranet ofrezca funcionalidades para simplificar los procesos empresariales, sino que también debe apoyar el trabajo de los usuarios con contenidos personalizados y basados en sus preferencias.

Usando SharePoint Online, la intranet se convierte en el punto único donde encontrar los contenidos globales para toda la empresa junto con:

• Las noticias y comunicaciones específicas por departamento, sede o rol
• Las actualizaciones sobre las iniciativas de interés para el usuario
• Los contactos internos relevantes para sus necesidades
• Las aplicaciones, las preguntas frecuentes y los documentos favoritos

Y mucho más.

3. Llega a los usuarios, sin importar dónde se encuentren

La información y el conocimiento son esenciales para una empresa exitosa y deberían estar disponibles para todos directamente desde su escritorio. Hagan lo que hagan, dondequiera que se encuentren y en cualquier tipo de dispositivo.

La intranet de SharePoint se puede integrar con Microsoft Teams para simplificar la compartición de noticias y contenido importante, mediante el envío de notificaciones push personalizadas. En intranet.ai, hemos desarrollado un componente que se encarga precisamente de este proceso para permitir a las empresas:

• informar a las personas en tiempo real
• involucrar a los usuarios con notificaciones dirigidas
• monitorizar el compromiso con las comunicaciones internas
• garantizar la máxima recepción de las noticias más importantes

4. Permite conocer mejor la empresa

¿Cuántas veces le ha sucedido que necesitaba una información, pero no sabía a quién dirigirse en la empresa para obtenerla?

La intranet de SharePoint Online reúne en un solo punto del lugar de trabajo digital de la empresa los contactos, documentos, comunicaciones, servicios y aplicaciones que los usuarios necesitan para realizar su trabajo, sin interrupciones y sin perder tiempo buscando.

El directorio de personas y el organigrama son algunas de las funcionalidades que añadimos a las intranets de nuestros clientes, para permitir a los usuarios conocer mejor su organización y encontrar rápidamente a los compañeros con las respuestas a sus preguntas.

5. Conecta a las personas

Sabemos que la lista de empleados disponible en la intranet ayuda a tener un mejor conocimiento de la empresa, pero ¿cómo pueden los usuarios contactar rápidamente a un colega? ¿Cómo pueden conectarse para compartir documentos o trabajar juntos en un proyecto?

Una vez más, la integración de la intranet de SharePoint con Microsoft Teams es la respuesta. Teams puede conectar a los usuarios, optimizando el intercambio de información y actualizaciones en tiempo real.

En el directorio de personas de la intranet, los usuarios pueden encontrar el contacto de Teams de los colegas con los que necesitan hablar y contactarlos con un solo clic.

Ya hemos hablado de las notificaciones push, pero vale la pena recordar que gracias a esta funcionalidad, la empresa también puede conectarse más rápidamente con sus empleados, manteniéndolos actualizados sobre las últimas iniciativas y logros alcanzados juntos.

6. Facilita la colaboración

Es posible reunir en la intranet los proyectos e iniciativas empresariales, destacándolos según las necesidades de la empresa o su relevancia con el departamento, el rol y las actividades de los usuarios.

La intranet SharePoint también es capaz de proporcionar un acceso rápido a grupos de proyecto, ofreciendo funcionalidades específicas para la colaboración en tiempo real y la coordinación de actividades.

Finalmente, cada departamento debería tener su propio espacio en la intranet: el sitio empresarial puede enriquecerse con una sección dedicada a las personas, iniciativas y comunicaciones específicas para cada departamento. De esta manera, la información útil para las actividades de un departamento puede ser recopilada y compartida sin perderse en el flujo de comunicación global.

7. Le ayuda a encontrar lo que busca

Solo el 1% de las personas con una intranet en la empresa está satisfecho con los resultados de búsqueda.

Basada en tecnología obsoleta, la intranet no puede ofrecer el soporte adecuado necesario para aumentar la productividad y, sobre todo, la satisfacción de los usuarios finales. Un alto índice de insatisfacción lleva al rápido abandono del portal, en el cual la empresa ha invertido una cantidad significativa de recursos.

Sin embargo, confiar en una plataforma de vanguardia y en constante actualización como SharePoint Online es solo el primer paso. Los administradores de la intranet deben programar actividades clave, dirigidas a identificar áreas de mejora y así aumentar la satisfacción de los usuarios. Entre estas actividades, destacamos:

• Monitoreo de búsquedas y preguntas recurrentes
• Recopilación de comentarios, con encuestas y cuestionarios

Una vez identificadas las necesidades de los usuarios, es posible enriquecer la intranet con nuevos contenidos y funcionalidades para apoyar el trabajo de todas las personas en la empresa.

La intranet no es solo un sitio interno para las noticias de la empresa. Es una red de personas que le dan vida, la usan, la leen, la enriquecen, la hacen crecer y la cuidan, día tras día. Es la versión digital de su lugar de trabajo. [Giuseppe Marchi - Microsoft MVP]

8. Ofrece servicios de utilidad diaria

Las funciones de búsqueda son indispensables para trabajar de manera óptima. Por esta razón, la intranet de SharePoint es la mejor herramienta para:

• poner a disposición formularios de solicitud
• acceder a servicios y convenios
• herramientas para reservar recursos de la empresa

9. Permite expresar su personalidad

El éxito y el fracaso de una empresa siempre se basan en su cultura y en cómo se valoran las personas.

La intranet debería permitir a todos los miembros de la empresa compartir sus habilidades y conocimientos, para darse a conocer entre los colegas. Además, los recursos humanos podrían visualizar la información compartida para proponer nuevas oportunidades de carrera o seleccionar candidatos para los puestos vacantes directamente entre las personas que ya están en la empresa.

10. Involucra a los usuarios

Si el compromiso es alto, la productividad y el bienestar aumentan. Por esto, la intranet debería acompañar el aspecto de la practicidad con funcionalidades que apoyen las actividades diarias, con experiencias orientadas al compromiso como las de gamificación.

La gamificación permite que las personas participen en competiciones, juegos y actividades compartidas, lo que mejora la relación con los colegas, pero no solo eso: dentro de la intranet, estas experiencias pueden servir para hacer que la formación interna sea más atractiva gracias a cuestionarios y concursos con premios.

11. Se adopta sin problemas

La adopción de una intranet inteligente es más sencilla y rápida.

Los usuarios deben disponer de herramientas para comprender el valor de las funcionalidades que se les ofrecen. La formación juega por lo tanto un papel clave en la adopción de la intranet, y una intranet inteligente como la de SharePoint Online puede albergar:

• Webinars y contenidos formativos
• Eventos en vivo con sesiones de preguntas y respuestas (Q&A)
• Recorridos guiados para profundizar en las funcionalidades individuales

12. Soporta el análisis de datos

¿Cómo saber si la intranet está funcionando bien o no? ¿Está realmente ayudando a la empresa, o aún tiene muchos límites? ¿Son los usuarios capaces de encontrar lo que necesitan?

Los registros de SharePoint Online y las funcionalidades de control de Office 365 le ayudan a responder estas preguntas. Pero no son suficientes.

Para conocer todos los detalles sobre el funcionamiento y la efectividad de la intranet, es necesario contar con herramientas nativas para rastrear las actividades de los usuarios y entender si el sitio está contribuyendo de manera concreta a su productividad.

13. Soporta el liderazgo

En la era de la digitalización, los líderes empresariales tienen a su disposición una gran variedad de tecnologías innovadoras para:

• coordinar los equipos
• gestionar la fase de incorporación
• comunicar de manera directa y constructiva con los colegas
• obtener información clave para la toma de decisiones

Con la intranet, los miembros de la dirección pueden comunicarse rápidamente con todas las personas de la empresa y recibir sus comentarios sin enviar un solo correo electrónico o hacer una llamada.

La integración de SharePoint con las plataformas de colaboración de Microsoft, como Microsoft Teams, puede simplificar la organización de videollamadas y eventos en streaming en vivo, para involucrar a todos los usuarios en las iniciativas empresariales, sin importar dónde se encuentren.

Intranet inteligente: principales objetivos

¿Qué significa tener una intranet inteligente para su empresa? Antes de profundizar en nuestra visión y descubrir cómo crear una intranet verdaderamente inteligente con SharePoint Online, es necesario saber cuáles son los objetivos que la intranet debe alcanzar para que la empresa pueda monitorearlos y evaluar la efectividad de su inversión.

Los objetivos clave de la intranet se pueden resumir de la siguiente manera:

• Mayor involucramiento de los usuarios
• Mejor productividad y bienestar en la empresa
• Mayor rentabilidad y competitividad de la empresa

Los resultados de una intranet inteligente

• Involucra a los usuarios
• Mejora la productividad
• Aumenta la competitividad

“Una fuerza laboral altamente involucrada es la diferencia entre una empresa que supera a sus competidores y una que no logra crecer”. [fuente]

El 87% de los trabajadores en todo el mundo no está involucrado en el lugar de trabajo. Una cifra significativa si pensamos que las empresas que logran involucrar a las personas en sus actividades e iniciativas logran superar a sus competidores en un 147% en términos de ganancias generadas.

Nuevas tecnologías como la intranet de SharePoint Online, integrada con el entorno de trabajo digital de Microsoft 365, ofrecen a las empresas la oportunidad de diferenciarse de la competencia gracias a un aumento de la productividad y el bienestar de los trabajadores.

Así es como funciona:

• Con una intranet inteligente, la comunicación interna se vuelve más atractiva gracias a las funcionalidades de SharePoint para la gestión de contenidos y la integración con plataformas para la colaboración y la experiencia del empleado, como Microsoft Teams, Forms y Viva.
• Si las personas están involucradas y la intranet ofrece servicios de alta calidad, la productividad aumenta. Los usuarios estarán más motivados y podrán ahorrar tiempo en la búsqueda de contactos, documentos y cualquier información necesaria para realizar su trabajo.
• A mayor ahorro de tiempo, mayor será la rentabilidad general de la empresa.

¿Cómo evaluar los resultados de su intranet?

Para evaluar cómo la intranet ha aumentado la productividad de su empresa, puede establecer varios KPI cuantitativos.

Entre los KPI directos, se podrían monitorear:

• Número de vistas por página individual
• Número de usuarios únicos que han visitado la intranet
• Número de sesiones y duración de cada sesión
• Número de contenidos publicados, buscados y visualizados
• Interacciones con las comunicaciones empresariales, entre "me gusta" y comentarios

Entre los KPI indirectos, podemos encontrar:

• Número de solicitudes recibidas del servicio de asistencia empresarial
• Número de correos electrónicos enviados a los colegas para solicitar información

Crear un sitio de intranet inteligente: las consideraciones para no equivocarse

Para crear una intranet realmente inteligente y capaz de alcanzar los objetivos establecidos por la empresa, hay algunas consideraciones que deben tenerse en cuenta durante la fase de diseño. Este es un momento delicado, que la mayoría de las empresas tiende a ignorar, pero que resulta de suma importancia para garantizar la eficacia de la intranet y maximizar así la inversión realizada.

Para ayudarle a no cometer errores en la creación de su intranet, aquí tiene lo que debe tener en mente.

Cómo diseñar una intranet empresarial

1. Fase de análisis

La fase de análisis representa el 70% del éxito de un proyecto de intranet. Se trata de la fase más delicada, ya que se definen el modelo de intranet capaz de satisfacer las necesidades específicas de la empresa y los objetivos estratégicos. Por lo general, la fase de análisis incluye tres actividades:

• Análisis del contexto y de la cultura empresarial;
• Análisis de los objetivos a alcanzar (productividad, bienestar, etc.);
• Análisis del usuario final e identificación de sus principales necesidades.

1.1 Análisis del contexto

Esta primera actividad incluye:

• análisis de los planes operativos y estratégicos que fundamentan los procesos internos;
• análisis de la misión y los valores que sustentan la cultura empresarial;
• análisis de la estrategia de comunicación actual.

Si la empresa ya cuenta con un portal de intranet, es útil analizar cuáles son las funcionalidades que utilizan con mayor frecuencia los usuarios para entender cómo mejorar los servicios y contenidos ofrecidos.

De esta manera, se puede obtener una idea inicial clara de cómo diseñar una red intranet que respete la cultura empresarial y que sea un soporte adecuado para las actividades del personal.

1.2 Análisis de los objetivos

El análisis de los objetivos sirve para alinear las funcionalidades de la intranet con las estrategias y los objetivos que la empresa desea alcanzar.

Una vez definidos los objetivos estratégicos, es necesario delinear los objetivos operativos. En la práctica, las preguntas a las que esta fase de análisis debe responder son:

• ¿Qué herramientas debería ofrecer la intranet empresarial?
• ¿Cómo puede la intranet apoyar las actividades individuales y de grupo?
• ¿Qué necesita la empresa para mejorar la comunicación con los trabajadores?

1.3 Análisis del usuario final

La intranet está hecha de personas.

Conocer al usuario final significa saber qué funcionalidades, contenidos y servicios ofrecer en la intranet para permitir que todas las personas en la empresa desempeñen su trabajo de la mejor manera posible.

El análisis del target suele ser subestimado, porque las empresas dan por sentadas las necesidades reales de los trabajadores. Sin embargo, una falta de análisis del usuario final conlleva la creación de una intranet “innecesaria” o poco eficaz, sin soluciones personalizadas.

¿Pero cómo identificar las necesidades de los usuarios? Aquí algunos de los instrumentos que recomendamos utilizar.

Grupos focales y cuestionarios

Para realizar un análisis detallado de las personas en la empresa, es posible operar de dos maneras diferentes pero complementarias. Hablamos de los grupos focales y los cuestionarios.

Los grupos focales son una técnica de investigación cualitativa que involucra un pequeño grupo de personas, generalmente entre 6 y 12 participantes. La discusión es gestionada por un moderador (generalmente, una de las personas encargadas de diseñar la intranet), quien guía la conversación proponiendo una serie de preguntas preparadas de antemano.

El objetivo es recolectar opiniones, percepciones, ideas y comentarios de los participantes en un contexto interactivo. Este método permite explorar en profundidad las motivaciones, actitudes, experiencias y comportamientos de las personas, revelando hallazgos que podrían no surgir con otras técnicas de investigación, como las encuestas o las entrevistas individuales.

Mientras los grupos focales permiten conocer al usuario final a través de interacciones dinámicas y discusiones guiadas, los cuestionarios ofrecen datos cuantitativos que pueden ser analizados en una escala más amplia.

Por lo tanto, permiten recoger información específica y estructurada de un gran número de encuestados, haciendo posible la identificación de tendencias, modelos de comportamiento y necesidades comunes que la intranet puede ayudar a satisfacer.

Cuando se crea un cuestionario durante la fase de diseño de una intranet, es importante destacar que no se deben hacer preguntas sobre la intranet en sí, sino sobre el trabajo de las personas. De esta manera, se pueden obtener datos clave sobre el conocimiento medio de TI, los dispositivos preferidos y las aplicaciones utilizadas para realizar las actividades diarias.

Entrevistas

Las entrevistas son útiles para recibir comentarios más directos y personales en comparación con los hallazgos obtenidos con los grupos focales y los cuestionarios. Podría ser útil organizar un ciclo de entrevistas después de haber puesto a disposición una demostración de la intranet, entrevistando a los usuarios que han probado el prototipo.

El punto de partida para la intranet empresarial es un buen cuestionario: descargue nuestro cuestionario para descubrir cómo crear o mejorar su intranet en función de las necesidades e intereses de todas las personas en la empresa.

2. Planificar el cambio

Hoy en día, ya no es posible iniciar un proyecto digital sin un plan, aún más si un proyecto como el de la creación de la intranet cambiará la rutina diaria de todos los trabajadores.

Tener un plan significa elegir a los colegas que se involucrarán en la fase de diseño, establecer el presupuesto disponible y definir la estrategia de comunicación y formación para garantizar la adopción de la intranet: todo debe decidirse de antemano, para evitar sorpresas durante el proyecto.

Por esta razón, le recomendamos que:

• Cree el equipo responsable del diseño.
• Evalúe las funcionalidades y los recursos que se incluirán en la intranet, para fijar un presupuesto realista.
• Identifique los medios de comunicación preferidos por las personas en la empresa, los beneficios que la nueva intranet les ofrece y las competencias de TI faltantes, para definir una estrategia de comunicación y formación interna adecuada.
• Monitoree constantemente la recopilación de comentarios de los usuarios y la evolución del proyecto.

3. Seleccionar las herramientas a poner a disposición

Ya hemos visto por qué la fase de análisis es fundamental en el diseño de la intranet empresarial. Entre la información útil que se puede obtener, la fase de análisis permite entender cuáles son las herramientas que no pueden faltar en la intranet, según las preferencias de los usuarios y lo que necesitan para realizar su trabajo de la mejor manera.

La definición de las “Killer App” es, por lo tanto, un paso importante para crear una intranet útil, garantizando el interés y la adopción por parte de todas las personas en la empresa.

Después de años de experiencia en el desarrollo de intranets, hemos creado algunas funcionalidades que sirven para lograr este objetivo. A continuación, enumeramos algunos ejemplos de nuestros elementos web que desempeñan el papel de Killer App:

• Elemento web para publicar y postularse a vacantes, aprovechando el perfil personal de la intranet SharePoint.
• Elemento web para la reserva rápida de espacios y recursos, desde escritorios hasta estacionamientos en el aparcamiento de la empresa.
• Elemento web para compartir publicaciones de los perfiles de LinkedIn, Facebook, Instagram y TikTok de la empresa.

4. Adoptar las herramientas adecuadas de monitoreo

La definición de objetivos y KPIs no es suficiente para garantizar el éxito de la intranet. Es necesario monitorear continuamente los resultados para evaluar con precisión la efectividad de la inversión realizada y entender cómo mejorar la intranet para aumentar el compromiso de los usuarios y la productividad colectiva.

Existen muchísimas herramientas que permiten seguir el desempeño de la intranet, algunas incluso integradas en SharePoint. Pero no es tan fácil monitorear correctamente los resultados de un proyecto de intranet: pocos de los instrumentos disponibles proporcionan una visión detallada sobre lo que realmente importa, es decir cuánto y cómo se utiliza la intranet en la empresa.

Para ayudar a nuestros clientes a obtener información útil para seguir mejorando la intranet que construimos juntos, hemos desarrollado Intranet Analytics. Nuestro componente sirve para medir la efectividad del digital workplace de Microsoft 365 y la intranet de SharePoint, con reportes detallados sobre el comportamiento de los usuarios.

Permite así enriquecer las funcionalidades de análisis de SharePoint para obtener información como:

• Visualizaciones de las páginas individuales
• Duración de las sesiones individuales
• Palabras clave utilizadas
• Acceso a documentos
• Y más

Además, nuestra funcionalidad se integra con Google Analytics y otras herramientas de terceros para un análisis aún más profundo de la intranet.

5. Definir la estrategia de gobernanza

Al día siguiente del lanzamiento de la intranet comienza el plan de gobernanza.

Para abordar esta fase con éxito, existe una lista de acciones que deberían ser incluidas en su programa de gobernanza. En términos generales, recomendamos definir de antemano:

• Las opciones de compartición externa para cada sitio.
• Las modalidades de seguimiento de las acciones de los usuarios externos.
• Las modalidades para el provisionamiento de nuevas áreas de contenido en la intranet.
• Las autorizaciones que se distribuirán a los usuarios internos de la empresa.

¿Por qué elegir SharePoint como intranet?

Cada vez más empresas se enfrentan a procesos cada vez más complejos, tanto a nivel operativo como en términos de comunicación y colaboración entre las partes involucradas.

La intranet corporativa nace precisamente como solución a estos problemas, ya que permite ofrecer a las personas de la organización un espacio único donde encontrar documentos, compartir ideas y gestionar actividades conjuntas con sus colegas.

Además de reducir las ineficiencias asociadas al intercambio de información por correo electrónico u otros canales tradicionales, una intranet agiliza la gestión del conocimiento, permitiendo a los usuarios recuperar, acceder y actualizar los datos que necesitan sin perder tiempo en búsquedas y sin depender de otras personas.

Adoptar una intranet también significa permitir que la empresa cree un entorno de trabajo en el que los equipos y departamentos puedan alinearse fácilmente en proyectos transversales, sin tener que perseguir versiones duplicadas de documentos almacenados en archivos personales.

Un enfoque más ventajoso para el trabajo, sea cual sea el tamaño de su empresa y sea cual sea el objetivo que desea alcanzar, desde la necesidad de estructurarse mejor hasta el deseo de aumentar la implicación en las iniciativas y estrategias internas.

Cuando se piensa en cómo crear una intranet moderna que cumpla con estos y otros requisitos, es importante saber que SharePoint Online desempeña desde hace años un papel central en el mercado.

La plataforma, parte integral de Microsoft 365, ofrece sitios de equipo y sitios de comunicación, operando de forma sinérgica con otras herramientas diseñadas para la productividad empresarial, como Microsoft Teams, OneDrive y Outlook. Así responde a la necesidad de ofrecer no un único producto, sino un ecosistema unificado para crear la intranet y el entorno digital de trabajo.

A diferencia de otras soluciones, SharePoint nació con una vocación empresarial, siendo capaz de ofrecer altos niveles de escalabilidad y seguridad.

SharePoint ha conquistado una posición de liderazgo, en parte gracias a sus capacidades de gestión documental, que no se limitan al simple almacenamiento, sino que incluyen funciones como el control de versiones, la coautoría y la gestión granular de los permisos de usuario.

También es especialmente valorado por la variedad de opciones que ofrece para personalizar páginas y sitios, así como por la relativa facilidad con la que puede conectarse a todos los servicios de Microsoft 365.

La conexión directa con Power Platform, por ejemplo, permite automatizar flujos de trabajo (con Power Automate) y crear aplicaciones personalizadas (con Power Apps), convirtiendo la intranet en un componente activo para optimizar los procesos internos. Pero eso no es todo.

Una intranet basada en SharePoint respalda el trabajo de quienes deben organizar la información y los recursos corporativos. Ante todo, la plataforma permite estructurar sitios y bibliotecas documentales en línea con la organización de los distintos departamentos, definiendo con claridad responsabilidades y niveles de acceso.

Gracias a un motor de búsqueda avanzado (y ampliable con los componentes personalizados de intranet.ai), reduce la pérdida de tiempo causada por el uso de carpetas o archivos mal integrados.

Para las organizaciones que desean fortalecer la cultura interna, SharePoint ofrece también herramientas como páginas de noticias, eventos en directo y comunidades temáticas provenientes de Viva Engage, con las que todas las personas de la empresa pueden interactuar como en una red social convencional. La única diferencia es que, por supuesto, aquí la interacción se realiza sin riesgos para los datos compartidos.

Como se mencionó unas líneas más arriba, el entorno de desarrollo modular que caracteriza a SharePoint permite añadir componentes listos para usar o crear web parts personalizadas. Esto garantiza una gran flexibilidad.

Una intranet, de hecho, debe poder adaptarse a las necesidades de una empresa, especialmente cuando se trata de procesos importantes.

La ya mencionada gestión avanzada de documentos, por ejemplo, es un pilar fundamental de toda intranet que se precie. No se trata solo de conservar archivos en un repositorio, sino de garantizar que las personas puedan acceder rápidamente a la información que necesitan, con la certeza de estar trabajando siempre en la versión más actualizada de un documento. En un sistema como SharePoint, el control de versiones integrado y la coautoría permiten a los equipos trabajar simultáneamente en los mismos archivos, reduciendo errores y duplicaciones.

Además, la colaboración se ve facilitada por la posibilidad de crear automatizaciones personalizadas, seguir las actividades y notificar en tiempo real a los colegas sobre los cambios realizados en los documentos compartidos.

En lo que respecta al compromiso, una intranet debería integrar funcionalidades como feeds de noticias y áreas de discusión, junto con la posibilidad de “seguir” las conversaciones más relevantes para los propios intereses.

Aquí es donde la integración nativa de SharePoint con Viva Engage (la evolución del reconocido Yammer) permite que todos los usuarios publiquen actualizaciones y mensajes, comenten las iniciativas en curso y compartan logros o dificultades con la comunidad para encontrar el apoyo adecuado. De esta forma, se crea un canal informal, pero seguro, para comunicarse, generando un mayor sentido de pertenencia y cercanía con la propia organización.

Una intranet moderna debería ofrecer la posibilidad de personalizar el diseño y los contenidos, manteniendo al mismo tiempo la coherencia con la identidad visual y los valores de la empresa. Gracias a las opciones de branding, SharePoint permite configurar temas gráficos, logotipos y paletas de colores para realzar la marca y hacer que la navegación por sus sitios sea más agradable.

Pero la personalización no se limita al aspecto visual: también puede incluir la creación de secciones y web parts dedicadas a áreas de interés específicas, como recursos humanos, comunicados comerciales o preguntas frecuentes de los distintos departamentos. De este modo, cada departamento puede gestionar su propia “mini página de inicio”, configurando contenidos que respondan a las necesidades de su personal.

Desde el punto de vista de la seguridad, un tema fundamental y especialmente delicado en estos tiempos, SharePoint hereda los controles del ecosistema Microsoft 365, entre los cuales se encuentran la gestión de permisos a nivel de sitio o de archivo individual, y las políticas de prevención de pérdida de datos (Data Loss Prevention) destinadas a evitar la difusión de información sensible fuera de la organización.

En resumen, SharePoint parece capaz de responder a cualquier tipo de necesidad.

Sin embargo, como bien podemos imaginar, no es la única solución disponible en el mercado para la creación de una intranet. Por ello, puede resultar útil comparar el producto estrella de Microsoft con sus principales competidores, para determinar juntos si SharePoint logra destacarse incluso cuando no compite en solitario.

SharePoint vs las alternativas para la intranet

SharePoint no es la única plataforma del mercado para construir una intranet empresarial: Wordpress, Intranet Connections, Drupal, Confluence, Happeo y Jive están entre las alternativas más difundidas, cada una con un enfoque propio hacia la comunicación, la colaboración y la gestión documental. Veamos caso por caso cómo se comparan con SharePoint, para entender cuándo este último sigue siendo la opción más sólida y cuándo las alternativas pueden ser útiles.

SharePoint vs Wordpress

Una vez comprendido lo que debe ofrecer una intranet para ser considerada moderna, muchas empresas se plantean una pregunta: ¿es mejor adoptar una solución como SharePoint Online, centrada tanto en la comunicación como en los procesos empresariales, o bien optar por un CMS como Wordpress, conocido por su facilidad de uso y su amplia comunidad de desarrolladores?

La comparación entre ambas plataformas revela diferencias que van más allá del aspecto puramente técnico, involucrando la gestión de contenidos, la colaboración y la integración con otras aplicaciones.

Veamos los detalles con mayor claridad.

Wordpress, nacido como sistema de blogging, ha evolucionado hasta convertirse en una de las soluciones de gestión de contenidos más utilizadas del mundo.

Su éxito se basa en la facilidad de instalación y en la gran disponibilidad de temas y plugins, que permiten personalizar la experiencia del usuario con una amplia variedad de funcionalidades. Pensando en una intranet, es posible transformar Wordpress en un portal corporativo donde los usuarios puedan leer noticias, descargar documentos e interactuar con ciertas áreas privadas.

Sin embargo, la estructura original de Wordpress, diseñada para sitios web públicos, puede presentar limitaciones cuando se trata de gestionar flujos de trabajo complejos o permisos granulares de lectura y edición de archivos. Incluso la gestión de la colaboración entre colegas puede requerir la instalación de plugins, lo que implica un trabajo considerable en términos de integración y mantenimiento continuo.

Además, aunque existen extensiones para implementar funcionalidades de gestión documental, la arquitectura de Wordpress no ha sido concebida nativamente para integrarse con un ecosistema de productividad empresarial, como ocurre con Microsoft 365.

SharePoint, por el contrario, nace para responder a las diversas necesidades empresariales, desde la colaboración fluida y segura hasta la gestión documental a gran escala. Con sus listas y bibliotecas de archivos, proporciona a cada departamento un repositorio centralizado, en el que se pueden aplicar control de versiones, coautoría y flujos de aprobación según la lógica de cada organización.

Desde el punto de vista de la integración, ofrece naturalmente una ventaja considerable, ya que forma parte integral de Microsoft 365. Esto significa que la intranet de SharePoint puede comunicarse, sin necesidad de plugins ni conexiones externas, con todos los recursos empresariales, desde el repositorio documental hasta las aplicaciones en Power Platform, dando lugar a un entorno en el que el intercambio de datos y la ejecución de procesos están sincronizados.

Quienes eligen Wordpress como intranet deben tener en cuenta un compromiso constante en la configuración de plugins dedicados a la seguridad (para evitar ataques frecuentes a los sitios) y a la gestión de permisos. Estos plugins pueden ofrecer funcionalidades adicionales, pero a costa de una mayor complejidad en el mantenimiento.

Además, la falta de una integración nativa con un sistema inteligente de gestión documental obliga a incorporar componentes externos para el control de versiones y la coautoría, lo que provoca una fragmentación de las interfaces.

Si bien Wordpress puede ser adecuado cuando se desea crear un sitio web de representación o un blog interno relativamente sencillo, SharePoint permite desarrollar una intranet corporativa sólidamente integrada con los sistemas más avanzados de productividad, gestión documental y automatización que ofrece el ecosistema de Microsoft.

SharePoint vs Intranet Connections

Pasemos a la segunda alternativa a SharePoint Online: Intranet Connections, una solución orientada al engagement y a la creación de portales rápidos.

La propuesta de Intranet Connections incluye funcionalidades sociales diseñadas para fomentar la difusión de noticias, la publicación de mensajes y la creación de encuestas internas. El objetivo es crear un entorno amigable para el usuario, en el cual los empleados puedan interactuar con los contenidos corporativos de forma intuitiva, sin necesidad de contar con conocimientos técnicos específicos.

Intranet Connections ofrece un conjunto de módulos preconfigurados, como el calendario de eventos, los tablones de anuncios y los repositorios para políticas internas. Se trata de componentes pensados para construir una intranet en un tiempo relativamente corto (de forma similar a la solución de intranet.ai), apostando por un diseño ágil y con especial atención al aspecto visual.

Sin embargo, al analizar las funcionalidades de gestión documental, se revela la verdadera diferencia entre Intranet Connections y soluciones más completas como SharePoint.

Si bien Intranet Connections permite la creación de espacios de almacenamiento y la publicación de archivos en distintas secciones, la plataforma no ha sido diseñada para soportar flujos de aprobación complejos ni estructuras detalladas de permisos a nivel de documento individual.

Para las empresas que trabajan con documentos sujetos a revisiones constantes, o en las que varios departamentos colaboran simultáneamente en un mismo archivo, la ausencia de funcionalidades como el control de versiones puede representar una limitación importante.

Además, la integración con aplicaciones externas de productividad resulta menos inmediata. La plataforma no está concebida para integrarse con un ecosistema más amplio (como ocurre con SharePoint y Microsoft 365), por lo que no ofrece funcionalidades nativas de edición en tiempo real (como entre SharePoint y Teams), ni sincronización automática entre los buzones de correo y los calendarios personales (como sucede entre SharePoint y Outlook).

Estas carencias perjudican a las empresas que aspiran a transformar la intranet en un centro operativo, donde la comunicación interna y la gestión documental estén estrechamente vinculadas a los procesos.

Al comparar los dos sistemas, observamos que SharePoint Online ofrece un abanico de funcionalidades más amplio, especialmente en lo que respecta a la colaboración. Se trata de la posibilidad de gestionar una jerarquía estructurada de sitios y bibliotecas documentales, así como de aprovechar al máximo su integración nativa con Microsoft 365.

Si una empresa desea garantizar flujos de aprobación y coautoría en tiempo real, SharePoint permite configurar el control de versiones automático, la recuperación de archivos anteriores y los bloqueos de edición, reduciendo drásticamente los conflictos. Esta configuración se complementa con herramientas de seguridad como las etiquetas de confidencialidad y la auditoría de acciones críticas, lo que refuerza aún más la gobernabilidad de la intranet.

Intranet Connections, en cambio, centra su propuesta de valor en la facilidad de uso vinculada a la comunicación interna, sin cubrir por completo los escenarios más complejos de gestión documental y automatización de tareas.

En consecuencia, mientras que Intranet Connections puede ser funcional para crear portales corporativos con fines informativos, SharePoint permite escalar el uso de la intranet mucho más allá de la simple difusión de contenidos, transformándola en un motor de innovación más colaborativo.

SharePoint vs Drupal

Drupal se posiciona entre los sistemas CMS de tipo empresarial más conocidos y valorados, gracias a sus amplias posibilidades de personalización y a la solidez de la comunidad open source que lo respalda.

Su reputación se basa en ser un sistema modular y altamente personalizable, capaz de soportar sitios web complejos y aplicaciones que requieren un elevado grado de interactividad. Gracias a su framework flexible, empresas e instituciones lo adoptan con frecuencia para crear portales de gran tamaño, con flujos de publicación bien definidos y un número considerable de usuarios.

Otro punto fuerte reside en su capacidad para estructurar contenidos basados en tipos específicos (content types), a los que se pueden asociar campos y taxonomías personalizadas.

Estas características hacen que Drupal sea considerado un CMS “enterprise-ready”, especialmente adecuado para proyectos orientados a la comunicación con el público externo o para plataformas que requieren desarrollos personalizados significativos.

Sin embargo, si bien el enfoque open source ofrece libertad y control sobre el código, también implica mayores responsabilidades en la gestión de la seguridad, las actualizaciones y los parches periódicos. En muchos casos, las empresas deben contar con un equipo dedicado o confiar en socios especializados para garantizar el mantenimiento de la infraestructura y su correcta integración con otros servicios.

Al pasar al ámbito de las intranets, Drupal conserva ciertas ventajas ligadas a su naturaleza flexible. Por ejemplo, resulta relativamente sencillo desarrollar funcionalidades personalizadas según las necesidades de un departamento o integrar el inicio de sesión único (single sign-on) con sistemas de autenticación corporativos.

Además, la amplia disponibilidad de módulos permite añadir componentes sociales o crear flujos de aprobación, aunque esto suele requerir el uso combinado de varios plugins y una adaptación que no siempre es sencilla.

Sin embargo, permaneciendo en el contexto de una intranet, la necesidad de colaborar en tiempo real con los compañeros y de gestionar un volumen masivo de información puede poner de manifiesto algunas limitaciones.

Drupal no ofrece por defecto el mismo nivel de control y estructuración que proporciona de forma nativa SharePoint Online. Tampoco la creación de un ecosistema estrechamente integrado con el correo electrónico, el calendario y las herramientas de videoconferencia resulta inmediata: muchas veces es necesario desarrollar conectores personalizados o recurrir a módulos de terceros.

En un momento en el que los usuarios esperan experiencias intuitivas e integradas, invertir tiempo y recursos en ensamblar los módulos de Drupal puede resultar menos eficaz que utilizar una plataforma concebida desde el principio para coordinar archivos, calendarios y flujos de trabajo en un único sistema.

En comparación con Drupal, SharePoint se presenta como un entorno ya preparado para la colaboración, gracias a su estrecha integración con Microsoft 365. El núcleo de esta diferencia radica en la gestión documental y en la posibilidad de orquestar procesos transversales.

Una empresa no necesita desarrollar desde cero las funcionalidades básicas de colaboración, ya que existen todos los bloques necesarios para crear intranets adaptadas a las necesidades de cualquier proyecto, sin tener que recurrir a un elevado número de integraciones externas.

Desde el punto de vista de la seguridad y del cumplimiento normativo, SharePoint se beneficia de las soluciones ofrecidas a nivel de tenant, como la clasificación de datos en Microsoft 365, los registros de auditoría y las etiquetas de confidencialidad, que no dependen de desarrollos personalizados, sino que forman parte de la propia plataforma en la nube.

Elegir SharePoint significa, de hecho, beneficiarse de un sistema as-a-service en su versión online, delegando a Microsoft la responsabilidad de la infraestructura, la actualización del software y el mantenimiento de la seguridad a nivel de centro de datos. Con Drupal, especialmente en instalaciones on-premise, la empresa debe encargarse directamente de los servidores, los parches y las copias de seguridad.

SharePoint vs Confluence

Confluence de Atlassian es una alternativa bastante común, especialmente entre las empresas que utilizan Jira y otras herramientas de la misma suite: su interfaz basada en wiki fomenta la producción colaborativa de contenidos, pero no ofrece un sistema de almacenamiento estructurado ni una integración nativa con herramientas de productividad como Outlook, Teams y Excel, como sí lo hace SharePoint. Cuando el objetivo es centralizar los flujos de trabajo y consolidar la gobernanza de los datos en una sola intranet, SharePoint sigue siendo la solución más completa y escalable. Puede leer la comparación completa, con todas las funcionalidades y casos de uso, en nuestro artículo dedicado SharePoint vs Confluence.

SharePoint vs Happeo

Happeo se ha consolidado como una de las principales alternativas para la intranet, presentándose como una solución social-oriented diseñada para integrarse con Google Workspace.

La comparación con la solución de Microsoft 365 revela, sin embargo, un enfoque distinto en cuanto a la comunicación y la gestión documental, ofreciendo ideas interesantes para las empresas que deben elegir la solución más adecuada para su entorno digital de trabajo.

Empezando por Happeo, se trata de una plataforma que apuesta por la simplicidad de uso y la interacción. Su diseño recuerda al de una red social, con canales de noticias, espacios de discusión y herramientas de engagement pensadas para mejorar la comunicación interna. Gracias a su estrecha integración con Google Workspace, Happeo permite acceder rápidamente a Drive, Gmail y Google Calendar, facilitando el intercambio de documentos y la colaboración en tiempo real.

Si bien este enfoque hace que Happeo sea una excelente opción para las empresas que buscan una intranet centrada en la comunicación, también revela ciertas limitaciones para aquellas que necesitan un sistema estructurado de gestión documental.

A diferencia de la oferta de Microsoft, Happeo no dispone de un repositorio inteligente con funcionalidades de control de versiones, permisos granulares y flujos de trabajo personalizados. Su arquitectura se adapta bien a escenarios donde la prioridad es compartir información, pero resulta menos eficaz para quienes deben gestionar procesos documentales complejos, donde es fundamental garantizar la seguridad y un control riguroso de los datos.

SharePoint Online, en cambio, nace como una plataforma completa para la creación de la intranet y del entorno digital de trabajo integrado, combinando colaboración, gestión documental y automatización de procesos, con una gran capacidad de personalización y escalabilidad.

Happeo está diseñado para ofrecer una experiencia sencilla e inmediata, con una interfaz inspirada en las redes sociales más comunes, pero su capacidad de personalización es más limitada. Las empresas pueden crear espacios para los equipos y organizar la comunicación interna, pero las opciones para estructurar la gestión documental y automatizar flujos de trabajo son reducidas. Además, la arquitectura de Happeo está estrechamente vinculada a Google Workspace, lo que la hace menos flexible para quienes utilizan otros ecosistemas (como Microsoft 365).

Por su parte, SharePoint permite adaptar la intranet a las necesidades específicas, tanto a nivel de contenidos como de automatización. Gracias a las web parts flexibles, los sitios dedicados a la comunicación y al trabajo en equipo, y la integración con Power Platform, es posible crear un entorno dinámico con funcionalidades específicas para toda la organización y para cada departamento.

Además, el soporte para Microsoft Graph y SharePoint Framework permite desarrollar extensiones a medida, integrando la intranet con los programas CRM, ERP y otros tipos de software, incluso de terceros, que ya se utilicen en la empresa.

El modelo de precios también puede influir en la elección: Happeo adopta una estructura de licencias basada en el número de usuarios y en las funcionalidades incluidas, lo que resulta interesante para las empresas que buscan una solución ágil. Para quienes ya utilizan Microsoft 365, SharePoint es la opción más ventajosa, ya que está incluido en las licencias sin costes adicionales para las funcionalidades de intranet.

Happeo representa una alternativa válida para las empresas que dan prioridad a la comunicación interna y a la interacción entre colegas, pero no está concebido como una solución para una gestión documental estructurada o para una integración avanzada con otros procesos empresariales. SharePoint, por el contrario, se destaca por su capacidad de ofrecer una intranet completa y escalable, donde la colaboración, la seguridad y la gobernanza están perfectamente integradas en un único ecosistema.

SharePoint vs Jive

Jive se ha posicionado como una solución de intranet centrada en la colaboración social, apostando por dinámicas de interacción que favorecen el intercambio de conocimientos y el compromiso de las personas dentro de la empresa.

Al compararla con la solución de Microsoft 365, surgen diferencias que van más allá del simple enfoque en la comunicación interna, abarcando aspectos como la gestión documental, la seguridad y la integración entre procesos y sistemas externos.

Comenzando con una breve panorámica, podemos definir Jive como una plataforma diseñada para facilitar el intercambio de información dentro de una organización, adoptando una interfaz similar a la de las redes sociales. A través de grupos de discusión, microblogging y un sistema de feeds en tiempo real, permite a los usuarios colaborar en un entorno informal, reduciendo la dependencia de canales de comunicación interna más tradicionales, como los correos electrónicos clásicos. Un enfoque que la hace especialmente adecuada para reforzar la comunicación horizontal entre los equipos de trabajo.

Sin embargo, también en este caso, cuando se entra en el terreno de la gestión documental, Jive presenta algunas carencias en comparación con SharePoint Online. Su sistema de almacenamiento se basa en publicaciones y discusiones, lo que facilita la creación de contenidos compartidos, pero dificulta el mantenimiento de repositorios bien organizados y la gestión de múltiples versiones de un mismo documento.

La ausencia de un sistema jerárquico de permisos representa además una limitación importante para la gestión de los datos empresariales, al no poder contar con un control granular de los accesos.

Otro aspecto distintivo es la integración con el ecosistema Microsoft 365:

• Jive se presenta como una plataforma independiente, que requiere conectores específicos para interactuar con herramientas empresariales externas
• SharePoint forma parte de un ecosistema unificado, en el que documentos, chats, reuniones y actividades de proyecto están interconectados

Esto hace que la intranet de SharePoint actúe como un centro operativo, ofreciendo a los usuarios la posibilidad de acceder a las herramientas, recursos e información que necesitan sin tener que cambiar constantemente de una aplicación a otra.

También en el ámbito de la elaboración de informes, SharePoint se integra con productos como Power BI para permitir el seguimiento del uso de la intranet, el análisis de los flujos de trabajo y la optimización de los procesos. Jive, aunque ofrece funciones de seguimiento del engagement, no dispone del mismo nivel de personalización ni de capacidad de gestión del análisis de datos.

Cerramos una vez más esta breve comparación afirmando que la elección entre SharePoint y Jive depende siempre de las necesidades específicas. Si el objetivo es hacer que la comunicación interna sea más informal, Jive puede representar una solución válida.

Para las empresas que necesitan una intranet completa, capaz de gestionar contenidos de forma estructurada, integrar herramientas de productividad y garantizar altos estándares de seguridad, sin dejar de ofrecer funcionalidades específicas para el engagement, SharePoint se confirma como la opción más adecuada.

¿Cómo nos ayuda Microsoft a construir una intranet inteligente?

Crear una intranet empresarial inteligente es posible gracias a las tecnologías de Microsoft 365.

En la suite de productos Microsoft 365 (anteriormente Office 365), SharePoint Online se está convirtiendo en el núcleo de muchos servicios con funcionalidades avanzadas para:

• gestionar el ciclo de vida de los documentos
• crear y compartir contenidos
• almacenar los datos de manera segura
• coordinar los procesos internos

Por lo tanto, representa la mejor plataforma para crear la intranet y transformar la productividad de su empresa.

A continuación se presentan las áreas que Microsoft está desarrollando para enriquecer las funcionalidades incluidas en su entorno digital, en cuyo centro encontramos SharePoint.

1. Compromiso y colaboración entre colegas

Se están realizando continuas inversiones en las plataformas de colaboración que se integran con la intranet de SharePoint Online, ofreciendo funcionalidades adicionales para mejorar la colaboración y la comunicación en la empresa.

Entre estas plataformas, no podemos dejar de mencionar Microsoft Teams y Viva Engage (la solución que ha sustituido a Yammer en el entorno digital de Microsoft 365).

2. Conexión entre personas, noticias, conocimientos y aplicaciones

El sistema de publicación presente en los sitios de SharePoint Online, incluyendo la intranet, está en evolución. Con la llegada de los Home Sites y de nuevas funcionalidades para la creación de contenido en las páginas, no es posible identificar en el mercado herramientas que puedan competir con SharePoint para la creación de una intranet inteligente.

3. Gestión del conocimiento

Pronto veremos un gran cambio en la gestión de los contenidos de la intranet, y SharePoint Online está liderando esta transformación con el paso de la gestión de la información a la gestión del conocimiento colectivo.

Cómo crear una intranet con SharePoint Online

Para crear su intranet empresarial con SharePoint Online, primero debe acceder a microsoft365.com para abrir la aplicación de SharePoint y llegar a la página de inicio.

Una vez que haya ingresado a la página de inicio, haga clic en la opción “Create site” en la parte superior izquierda.

SharePoint le preguntará si desea crear un sitio de equipo o un sitio de comunicación.

Si no conoce la diferencia entre estos dos tipos de sitio, encontrará toda la información a continuación; de lo contrario, pase directamente al siguiente párrafo para entrar en detalles sobre cómo construir la base de su intranet.

Diferencia entre un sitio de equipo y un sitio de comunicación en SharePoint

Un sitio de equipo o de colaboración está diseñado para mejorar la coordinación y la comunicación entre los usuarios que deben trabajar juntos en un proyecto. Incluye funcionalidades para la gestión de bibliotecas de documentos, del calendario compartido y de las listas de SharePoint a través de las cuales se divide la carga de trabajo entre los miembros de un equipo.

Un sitio de comunicación, en cambio, sirve para compartir información con un público amplio de usuarios, que no se limita a los miembros de un solo equipo.

A diferencia de los sitios de equipo, que se centran en la gestión de proyectos empresariales, los sitios de comunicación se centran en la difusión de noticias e información. La intranet es un claro ejemplo de ello.

Por lo tanto, decidimos crear un sitio de comunicación de SharePoint.

Los pasos para crear una intranet con SharePoint Online

Una vez que haya seleccionado la opción “sitio de comunicación”, comienza el verdadero proceso de creación de la intranet.

Para comenzar, Microsoft pone a disposición varios plantillas para agilizar la creación de un sitio de comunicación dedicado a:

• Gestión de crisis
• Contenido específico de un departamento
• Servicios y noticias de Recursos Humanos
• Oportunidades y cursos de formación interna

Sin embargo, lamentablemente, aún no está disponible una plantilla lista para usar para la intranet corporativa. El consejo es comenzar desde cero, utilizando el modelo “Blank”.

Ahora es el momento de elegir el nombre de la intranet. Este es un paso importante, ya que el nombre debe destacar la marca y, al mismo tiempo, ser fácil de recordar para los usuarios.

Aquí tienes algunas de nuestras mejores prácticas para darle a la intranet un nombre significativo y memorable:

• Tomar el nombre de la empresa. Por ejemplo, la empresa Contoso podría llamar a su intranet "OneContoso" o "WeContoso" (para resaltar el sentido de unidad y comunidad), o bien optar por la combinación de la marca con el término "intranet", obteniendo en este caso "InContoso".
• Hacer referencia al propósito de la intranet. En este caso, algunos ejemplos pueden ser "MyWorkplace", "Connect", "TheSpot" o "TheHub". Uno de nuestros clientes siguió este modelo y nombró la intranet que diseñamos juntos como "ThePipeline". Otro cliente hizo una elección realmente original, con el nombre "Agorà".
• Evitar nombres demasiado largos o impronunciables. No solo serían difíciles de recordar, sino que también complicarían compartir la dirección de la intranet.
• Tomar inspiración de lo que hace la empresa. Un ejemplo bonito es el de un cliente nuestro que trabaja en el sector agroalimentario y que decidió llamar a su intranet "Mandarin". No hace falta decir cómo se personalizó el portal, con tonos naranjas y siluetas redondeadas.
• Involucrar a las personas que usarán la intranet. Puede usar encuestas y cuestionarios para recopilar las ideas de los colegas o pedirles que voten el nombre que prefieren entre los propuestos por la empresa.

Una vez que haya elegido el nombre para la intranet, SharePoint le pedirá que escriba una breve descripción del nuevo sitio y elija el idioma predeterminado. La elección del idioma es el segundo paso clave en el proceso de creación de la intranet, porque SharePoint no permite cambiarlo posteriormente.

Al ingresar al sitio vacío, le recomendamos elegir el tema corporativo para aplicar la paleta de colores adecuada a los comandos, etiquetas y elementos gráficos de SharePoint. Para hacerlo, simplemente:

• Acceda a la Configuración, en la parte superior derecha
• Haga clic en "Change the look"
• Seleccione el tema que prefiera

Puede elegir entre las plantillas ofrecidas por Microsoft y usarlas tal cual para acelerar la creación de la intranet. O puede elegir una plantilla y personalizarla, tal vez para alinear la paleta de colores con los colores de la marca corporativa. Para una mayor personalización, SharePoint le permite crear su tema desde cero.

Siempre en “Change the look”, es posible modificar la apariencia de:

• Encabezado, con configuraciones específicas para diseño (mínimo, compacto, estándar y extendido), color de fondo (que se puede activar o no con una transparencia graduada, tomado automáticamente de la paleta elegida como tema del sitio), título (que se puede habilitar o no) y logo (para cargar)
• Barra de navegación, con configuraciones específicas para añadir/eliminar enlaces y etiquetas (grupos de enlaces), y jerarquía de enlaces, insertando subenlaces para las secciones principales (mejor no superar los 3 niveles, para mantener una buena usabilidad)
• Pie de página

Luego, debe definir el contenido de la intranet, comenzando con la página de inicio. Basta seleccionar la opción “Edit” en la parte superior derecha para comenzar.

SharePoint Online es una poderosa herramienta de Gestión de Contenidos, permitiendo insertar una gran variedad de contenidos diferentes en cada una de las páginas de sus sitios.

Primero, los editores pueden modificar el número y la formateo de las secciones que componen una página, para definir la estructura que albergará los contenidos individuales.

Después de haber establecido la estructura de la página, se pueden insertar los elementos web de contenidos textuales y multimedia soportados por SharePoint. Entre estos, destacamos:

• Noticias
• Calendario
• Organigrama
• Informes de PowerBI
• Imágenes individuales o carruseles
• Cuestionario de Microsoft Forms
• Videos de YouTube o Microsoft Stream
• Etc.

Los elementos web pueden extenderse con funcionalidades personalizadas, como las que ofrecemos en nuestros planes de intranet. Basándonos en los proyectos realizados con nuestros clientes, hemos desarrollado más de 80 componentes para enriquecer las funcionalidades de SharePoint Online en términos de comunicación, colaboración, productividad, intercambio de conocimientos y formación.

Por ejemplo, en nuestros planes están disponibles elementos web que permiten:

• Gestionar todo el ciclo de vida de los documentos
• Encontrar contactos internos y conocer mejor a sus compañeros
• Acceder a las aplicaciones de trabajo favoritas o recomendadas por la empresa
• Postularse a las vacantes, acelerando el proceso de selección
• Publicar noticias y comunicaciones para grupos de usuarios, utilizando gráficos dinámicos e integrándose con Microsoft Teams para garantizar la máxima recepción

Ya sean estándar o personalizadas, recuerde que los elementos web de su intranet deben seleccionarse según las necesidades reales de los colegas y los procesos que caracterizan su empresa.

Una vez insertados los elementos web útiles, solo queda crear, publicar y actualizar constantemente los contenidos de la intranet. Así se mantiene el interés de los usuarios con el tiempo.

Para concluir, le ofrecemos a continuación una tabla resumen con los pasos principales para crear una intranet con SharePoint Online:

Cómo crear un sitio intranet con SharePoint: pasos clave