Comment créer un site intranet SharePoint

Quelles sont les caractéristiques qu’un intranet doit posséder pour être “intelligent” ? Et comment le construire, étape par étape, avec SharePoint Online ?

Pour construire le bon intranet d’entreprise, il est important d’évaluer les fonctionnalités qu’il est capable d’offrir, ainsi que l’intégration avec les systèmes utilisés et l’impact qu’il peut avoir sur la productivité. Tout cela dépend de la technologie de départ : le choix devrait se porter sur un système permettant d’optimiser les flux de travail, d’améliorer la collaboration et de garantir un accès sécurisé aux données, avec la flexibilité et la scalabilité nécessaires pour accompagner la croissance d’une organisation.

Dans cet article, nous verrons donc pourquoi SharePoint Online est la meilleure solution pour créer un intranet capable de répondre à ces exigences, en proposant une comparaison avec les principales alternatives du marché, telles que Wordpress, Intranet Connections, Drupal, Confluence, Happeo et Jive, et comment le construire concrètement étape par étape.

Qu’est-ce qu’un intranet intelligent ?

L’intranet d’entreprise doit être créé avec soin, en se concentrant sur différents aspects. De l’engagement des employés à la création de contenu, en passant par les services aux personnes, le suivi et la gouvernance. Rien ne doit être sous-estimé si vous voulez avoir un intranet réussi.

Voici une liste des facteurs qui font un intranet intelligent.

1. C’est un véritable outil de travail

L’intranet aide les travailleurs à accomplir leurs tâches quotidiennes, en augmentant leur productivité et leur bien-être au sein de l’entreprise. Grâce aux fonctionnalités avancées de plateformes telles que SharePoint Online, l’intranet peut être conçu pour :

• faciliter la recherche d'informations
• améliorer la communication entre collègues
• diffuser des contenus et des informations actualisés
• gérer la création, le partage et le stockage de documents

Si les utilisateurs ne trouvent pas de raison convaincante d’utiliser l’intranet, que ce soit parce qu’il n’offre pas les bonnes fonctionnalités ou parce qu’il n’y a pas de formation à son utilisation correcte, il sera abandonné peu de temps après sa mise en service. Il est donc essentiel de prêter attention à l’aspect pratique et à la facilité d’utilisation de l’intranet si l’on ne veut pas gaspiller les ressources investies par l’entreprise dans sa création.

2. Il est conçu en fonction de l’utilisateur

L’intranet doit répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise et des personnes qui la composent. Pour revenir à l’aspect pratique, il ne suffit pas que l’intranet offre des fonctionnalités pour simplifier les processus d’entreprise, mais il doit aussi soutenir le travail des utilisateurs avec un contenu personnalisé en fonction de leurs préférences.

Grâce à SharePoint Online, l’intranet devient le point unique où l’on peut trouver du contenu global pour toute l’entreprise, ainsi que :

• Des nouvelles et des communications spécifiques à un service, à un lieu ou à un rôle
• Des mises à jour sur les initiatives qui intéressent l'utilisateur
• Les contacts internes correspondant à vos besoins
• Vos applications, FAQ et documents préférés

Et bien d’autres choses encore.

3. Il atteint les utilisateurs où qu’ils se trouvent

L’information et la connaissance sont essentielles à la réussite d’une entreprise et devraient être accessibles à chacun directement depuis son bureau. Quoi qu’ils fassent, où qu’ils soient et sur n’importe quel type d’appareil.

L’intranet SharePoint peut être intégré à Microsoft Teams pour simplifier le partage de nouvelles et de contenus importants en envoyant des notifications push personnalisées. Chez intranet.ai, nous avons développé un composant qui prend en charge ce processus pour permettre aux entreprises de :

• informer les gens en temps réel
• engager les utilisateurs avec des notifications ciblées
• contrôler l'engagement avec les communications internes
• assurer une réception maximale des nouvelles les plus importantes

4. Il permet aux gens d’en savoir plus sur l’entreprise

Combien de fois vous arrive-t-il d’avoir besoin d’une information mais de ne pas savoir à qui vous adresser dans l’entreprise pour l’obtenir ?

L’intranet de SharePoint Online rassemble en un seul endroit, dans le lieu de travail numérique de l’entreprise, les contacts, documents, communications, services et applications dont les utilisateurs ont besoin pour accomplir leur travail, sans interruption et sans perdre de temps en recherches.

L’annuaire des personnes et l’organigramme sont quelques-unes des fonctionnalités que nous ajoutons aux intranets de nos clients pour que les utilisateurs puissent en savoir plus sur leur organisation et trouver immédiatement des collègues qui répondent à leurs questions.

5. Il relie les collègues

Nous savons que la liste des employés disponible sur l’intranet aide à mieux comprendre l’entreprise, mais comment les utilisateurs peuvent-ils contacter rapidement un collègue ? Comment se connecter pour partager des documents ou travailler ensemble sur un projet ?

Une fois de plus, l’intégration de l’intranet SharePoint avec Microsoft Teams est la réponse. Teams peut en effet connecter les utilisateurs, rationaliser le partage d’informations et les mises à jour en temps réel.

Dans l’annuaire des personnes de l’intranet, les utilisateurs peuvent trouver le contact Teams des collègues avec lesquels ils ont besoin de parler et les joindre en un clic.

Nous avons déjà parlé des notifications push, mais il convient de mentionner que grâce à cette fonctionnalité, l’entreprise peut également se connecter plus rapidement avec ses collaborateurs, en les tenant au courant des dernières initiatives et réalisations communes.

6. Il facilite la collaboration

Vous pouvez regrouper les projets et les initiatives de l’entreprise dans l’intranet, en les mettant en évidence en fonction des besoins de l’entreprise ou de leur pertinence par rapport au département, au rôle et aux activités des utilisateurs.

L’intranet SharePoint Online peut également fournir un accès rapide aux groupes de projet, en offrant des fonctionnalités spécifiques pour la collaboration en temps réel et la coordination des activités.

Enfin, chaque département devrait avoir son propre espace sur l’intranet : le site web de l’entreprise peut être enrichi d’une section consacrée aux personnes, aux initiatives et aux communications spécifiques aux départements. De cette manière, les informations utiles aux activités d’un département peuvent être collectées et partagées sans se perdre dans le flux de communication global.

7. Il vous aide à trouver ce que vous cherchez

Seulement 1 % des personnes disposant d’un intranet dans l’entreprise sont satisfaites des résultats de la recherche.

S’appuyant sur une technologie dépassée, l’intranet ne peut offrir le soutien nécessaire pour accroître la productivité et surtout la satisfaction de l’utilisateur final. Un taux d’insatisfaction élevé conduit à l’abandon rapide du portail, pour lequel l’entreprise a investi des ressources considérables.

S’appuyer sur une plateforme de pointe, constamment mise à jour, telle que SharePoint Online, n’est toutefois qu’une première étape. En effet, les administrateurs d’intranet doivent planifier certaines activités clés visant à identifier les domaines d’amélioration et à accroître ainsi la satisfaction des utilisateurs. Parmi ces activités, nous mettons l’accent sur :

• Suivi des recherches et des questions récurrentes
• Collecte de commentaires, à l'aide d'enquêtes et de questionnaires

Une fois les besoins des utilisateurs identifiés, l’intranet peut être enrichi de nouveaux contenus et de nouvelles fonctionnalités pour soutenir le travail de toutes les personnes de l’entreprise.

L’intranet n’est pas seulement un site pour les nouvelles d’entreprise. Il s’agit avant tout d’un réseau de personnes qui lui donnent vie, l’utilisent, le lisent, l’enrichissent, l’aident à se développer et s’en occupent jour après jour. C’est la version numérique de votre lieu de travail. [Giuseppe Marchi - Microsoft MVP]

8. Il fournit des services utilitaires quotidiens

Les fonctions de recherche sont indispensables pour travailler de manière optimale. L’intranet SharePoint est donc le meilleur outil pour :

• fournir des formulaires de demande
• accéder aux services et aux conventions

9. Il vous permet d’exprimer votre personnalité

Le succès ou l’échec d’une entreprise repose toujours sur sa culture et sur la manière dont les personnes sont valorisées.

L’intranet doit permettre à tous les membres de l’entreprise de partager leurs compétences et leurs connaissances, de se faire connaître de leurs collègues. Les ressources humaines pourraient également consulter les informations partagées pour proposer de nouvelles opportunités de carrière ou sélectionner des candidats pour des postes ouverts directement parmi les personnes déjà présentes dans l’entreprise.

10. Il maintient l’engagement des utilisateurs

Si l’engagement est élevé, la productivité et le bien-être augmentent. C’est pourquoi l’intranet doit accompagner l’aspect pratique, avec des fonctions d’aide aux activités quotidiennes, d’expériences visant à susciter l’engagement, telles que la gamification.

La gamification permet aux gens de participer à des compétitions, des jeux et des activités communes qui améliorent les relations avec les collègues, mais pas seulement. Au sein de l’intranet, ces expériences peuvent en fait servir à rendre la formation interne plus attrayante grâce à des quiz et des concours avec des prix à la clé.

11. Il est adopté en douceur

L’adoption d’un intranet intelligent est plus facile et plus rapide.

Les utilisateurs ont besoin d’outils pour comprendre la valeur des fonctionnalités mises à leur disposition. La formation joue donc un rôle clé dans l’adoption de l’intranet, et un intranet intelligent tel que SharePoint Online peut s’appuyer sur :

• Des webinaires et du contenu de formation
• Des événements en direct avec des séances de questions-réponses
• Des visites guidées pour en savoir plus sur les différentes fonctionnalités

12. Il prend en charge l’analyse des données

Comment savoir si l’intranet fonctionne bien ou non ? Aide-t-il réellement l’entreprise ou présente-t-il encore de nombreuses limites ? Les utilisateurs sont-ils en mesure de trouver ce dont ils ont besoin ?

Les journaux de SharePoint Online et les fonctionnalités de surveillance d’Office 365 vous aident à répondre à ces questions. Mais elles ne sont pas suffisantes.

Pour connaître tous les détails du fonctionnement et de l’efficacité de l’intranet, vous avez besoin d’outils natifs pour suivre l’activité des utilisateurs et comprendre si le site contribue réellement à leur productivité.

13. Il soutient le leadership

À l’ère de la numérisation, les chefs d’entreprise disposent d’une myriade de technologies innovantes pour :

• coordonner les équipes
• gérer la phase d'intégration
• obtenir des informations clés pour la prise de décision
• communiquer directement et de manière constructive avec leurs collègues

Grâce à l’intranet, les membres de la direction peuvent communiquer rapidement avec tous les membres de l’entreprise et recevoir leurs commentaires sans avoir à envoyer un seul courriel ou à téléphoner.

L’intégration de SharePoint avec les plateformes de collaboration de Microsoft, telles que Microsoft Teams, peut toutefois faciliter l’organisation d’appels vidéo et d’événements en direct, pour impliquer tous les utilisateurs dans les initiatives de l’entreprise, où qu’ils se trouvent.

Intranet intelligent : les principaux objectifs

Que signifie un intranet intelligent pour votre entreprise ? Avant d’approfondir notre vision et de découvrir comment créer un intranet vraiment intelligent avec SharePoint Online, nous devons savoir quels objectifs l’intranet doit atteindre pour que l’entreprise puisse les contrôler et évaluer l’efficacité de son investissement.

Les principaux objectifs d’un intranet peuvent être résumés comme suit :

• Augmentation de l'engagement des utilisateurs
• Amélioration de la productivité et du bien-être dans l'entreprise
• Amélioration de la rentabilité et de la compétitivité de l'entreprise

Les résultats d’un intranet intelligent

• Engage les utilisateurs
• Améliore la productivité
• Accroît la compétitivité

“Une main-d’œuvre très engagée fait la différence entre une entreprise qui surpasse ses concurrents et une autre qui ne parvient pas à se développer”. [source]

87 % des travailleurs dans le monde ne sont pas engagés sur leur lieu de travail. Ce chiffre est significatif si l’on considère que les entreprises qui parviennent à impliquer leurs employés dans leurs activités et initiatives réussissent à surpasser leurs concurrents de 147 % en termes de bénéfices générés.

Les nouvelles technologies telles que l’intranet de SharePoint Online, intégré à l’espace de travail numérique de Microsoft 365, offrent aux entreprises la possibilité de se différencier de leurs concurrents en augmentant la productivité et le bien-être des travailleurs.

Voici comment cela fonctionne :

• Avec un intranet intelligent, la communication interne devient plus engageante grâce aux capacités de gestion de contenu de SharePoint et à l'intégration avec les plateformes de collaboration et d'expérience des employés telles que Microsoft Teams, Forms et Viva.
• Si les gens sont engagés et que l'intranet offre des services de haute qualité, la productivité augmentera. Les utilisateurs seront plus motivés et pourront gagner du temps dans la recherche de contacts, de documents et de toutes les informations dont ils ont besoin pour faire leur travail.
• Plus le gain de temps est important, plus la rentabilité globale de l'entreprise augmente.

Comment évaluer les résultats de votre intranet ?

Pour évaluer l’augmentation de la productivité de votre entreprise grâce à l’intranet, vous pouvez définir plusieurs indicateurs de performance quantitatifs.

Parmi les KPI directs, vous pouvez surveiller les éléments suivants :

• Nombre de vues par page individuelle
• Nombre d'utilisateurs uniques ayant visité l'intranet
• Nombre de sessions et durée des sessions individuelles
• Nombre de contenus publiés, recherchés et consultés
• Interactions avec les communications, y compris les mentions "J'aime" et les commentaires

Parmi les indicateurs indirects de performance, on peut citer :

• Nombre de demandes reçues par le service d'assistance de l'entreprise
• Nombre de courriels envoyés à des collègues pour leur demander des informations

Comment créer un site intranet intelligent : considérations pour ne pas se tromper

Pour créer un intranet vraiment intelligent, capable d’atteindre les objectifs que l’entreprise s’est fixés, certaines considérations doivent être prises en compte lors de la phase de conception. Il s’agit d’un moment délicat, ignoré par la plupart des entreprises, mais qui s’avère d’une importance capitale pour garantir l’efficacité de l’intranet et maximiser ainsi l’investissement.

Pour vous aider à ne pas commettre d’erreurs lors de la création de votre intranet, voici ce qu’il faut garder à l’esprit.

Comment concevoir un intranet d’entreprise

1. Phase d’analyse

La phase d’analyse représente 70 % de la réussite d’un projet d’intranet. C’est la phase la plus délicate, car elle permet de définir le modèle d’intranet qui peut répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise et aux objectifs stratégiques. En général, la phase d’analyse comprend trois activités :

• Analyse du contexte et de la culture d'entreprise
• Analyse des objectifs à atteindre (productivité, bien-être, etc.)
• Analyse de l'utilisateur final et l'identification de ses principaux besoins

1.1 Analyse du contexte

Cette première activité comprend :

• analyse des plans opérationnels et stratégiques qui sous-tendent les processus internes ;
• analyse de la mission et des valeurs qui sous-tendent la culture d'entreprise ;
• analyse de la stratégie de communication actuelle.

Si l’entreprise dispose déjà d’un portail intranet, il est utile d’analyser les fonctionnalités les plus fréquemment utilisées par les utilisateurs afin de comprendre comment améliorer les services et les contenus proposés.

Vous pourrez ainsi vous faire une première idée claire de la manière de concevoir un intranet qui respecte la culture de l’entreprise et constitue un support adéquat pour les activités du personnel.

1.2 Analyse des objectifs

L’analyse des objectifs permet d’aligner les fonctionnalités de l’intranet sur les stratégies et les objectifs que l’entreprise entend atteindre.

Une fois les objectifs stratégiques définis, il est nécessaire de définir les objectifs opérationnels. En pratique, les questions auxquelles cette phase d’analyse doit répondre sont les suivantes :

• Quels outils l'intranet de l'entreprise doit-il offrir ?
• Comment l'intranet peut-il soutenir les activités individuelles et collectives ?
• De quoi l'entreprise a-t-elle besoin pour améliorer la communication avec les travailleurs ?

1.3 Analyse de l’utilisateur final

L’intranet est constitué de personnes.

Connaître l’utilisateur final signifie savoir quelle fonctionnalité, quel contenu et quels services offrir dans l’intranet pour permettre à toutes les personnes de l’entreprise de mieux faire leur travail.

L’analyse du public cible est souvent sous-estimée parce que les entreprises considèrent les besoins réels des travailleurs comme acquis. Malheureusement, l’absence d’analyse de l’utilisateur final aboutit à la création d’un intranet “inutile” ou inefficace, dépourvu de solutions personnalisées.

Mais comment identifier les besoins des utilisateurs ? Voici quelques outils que nous recommandons d’utiliser.

Groupes de discussion et questionnaires

Pour réaliser une analyse approfondie des personnes au sein de l’entreprise, vous pouvez utiliser deux méthodes différentes mais complémentaires. Parlons des groupes de discussion et des questionnaires.

Les groupes de discussion constituent une technique d’étude qualitative impliquant un petit groupe de personnes, généralement entre 6 et 12 participants. La discussion est gérée par un modérateur (généralement l’une des personnes impliquées dans la conception de l’intranet), qui guide la conversation en proposant une série de questions préparées à l’avance.

L’objectif est de recueillir les opinions, les perceptions, les idées et les réactions des participants dans un cadre interactif. Cette méthode permet d’explorer en profondeur les motivations, les attitudes, les expériences et les comportements des personnes, révélant ainsi des informations que d’autres techniques de recherche, telles que les enquêtes ou les entretiens individuels, ne permettraient pas d’obtenir.

Alors que les groupes de discussion nous permettent de mieux connaître l’utilisateur final grâce à des interactions dynamiques et à des discussions guidées, les questionnaires fournissent des données quantitatives qui peuvent être analysées à plus grande échelle.

En effet, ils permettent de collecter des informations spécifiques et structurées auprès d’un grand nombre de répondants, ce qui permet d’identifier des tendances, des modèles de comportement et des besoins communs que l’intranet peut aider à satisfaire.

Lors de la création d’un questionnaire pendant la phase de conception d’un intranet, il est important de souligner que les questions ne doivent pas porter sur l’intranet lui-même, mais sur le travail des personnes. Vous pouvez ainsi obtenir des informations clés concernant les connaissances informatiques moyennes, les appareils préférés et les applications qu’ils utilisent pour effectuer leurs tâches quotidiennes.

Les entretiens

Les entretiens sont utiles pour obtenir un retour d’information plus direct et plus personnel que les informations obtenues par les groupes de discussion et les questionnaires. Il peut être utile d’organiser une série d’entretiens après avoir mis à disposition une démo de l’intranet, en échantillonnant les utilisateurs qui ont testé le prototype.

Le point de départ pour votre intranet d’entreprise est un bon questionnaire : téléchargez notre questionnaire pour découvrir comment créer ou améliorer votre intranet en fonction des besoins et des intérêts de toutes les personnes dans l’entreprise.

2. Planifier le changement

Aujourd’hui, il n’est plus possible de lancer un projet numérique sans plan, d’autant plus si un projet comme celui de la création de l’intranet va changer la routine quotidienne de tous les travailleurs.

Avoir un plan signifie choisir les personnes à impliquer dans la phase de conception, fixer le budget et définir la stratégie de communication et de formation pour assurer l’adoption de l’intranet : tout doit être décidé à l’avance pour éviter les surprises pendant le projet.

C’est pourquoi nous vous recommandons de :

• Créer l'équipe responsable de la conception.
• Évaluer les fonctionnalités et les ressources à inclure, afin de fixer un budget réaliste.
• Identifier les moyens de communication préférés des employés de l'entreprise, les avantages que le nouvel intranet leur offre et les compétences informatiques manquantes, afin de définir une stratégie de communication interne et de formation adéquate.
• Contrôler en permanence la collecte des réactions des utilisateurs et l'évolution du projet.

3. Sélection des outils à mettre à disposition

Nous avons déjà vu pourquoi la phase d’analyse est cruciale dans la conception de l’intranet d’entreprise. Parmi les informations utiles qui peuvent être obtenues, la phase d’analyse permet de comprendre quels sont les outils qui ne peuvent pas être absents de l’intranet, en fonction des préférences des utilisateurs et de ce dont ils ont besoin pour mieux faire leur travail.

La définition des “Killer Apps” est donc une étape importante dans la création d’un intranet utile, garantissant l’intérêt et l’adoption par toutes les personnes de l’entreprise.

Après des années d’expérience dans le développement d’intranets, nous avons créé des fonctionnalités qui permettent d’atteindre cet objectif. Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de nos webparts qui jouent le rôle de “Killer App” :

• Webpart permettant de publier et de postuler à des postes ouverts, en exploitant le profil personnel de l'intranet SharePoint.
• Webpart pour réserver rapidement des espaces et des ressources, depuis les bureaux jusqu'aux places de stationnement dans le parking de l'entreprise.
• Webpart permettant de repartager les messages des profils LinkedIn, Facebook, Instagram et TikTok de l'entreprise.

4. Adopter les bons outils de suivi

Il ne suffit pas de fixer des objectifs et des indicateurs de performance pour garantir le succès de l’intranet. Vous devez surveiller en permanence les résultats pour évaluer avec précision l’efficacité de votre investissement et comprendre comment améliorer l’intranet pour accroître l’engagement des utilisateurs et la productivité collective.

Il existe de nombreux outils permettant de suivre les performances de l’intranet, certains étant même intégrés à SharePoint.

Mais il n’est pas si facile de contrôler correctement les résultats d’un projet intranet. En fait, peu d’outils disponibles fournissent un aperçu détaillé de ce qui est vraiment important : combien et comment l’intranet est utilisé dans l’entreprise.

Afin d’aider nos clients à obtenir des informations utiles pour continuer à améliorer l’intranet qu’ils construisent ensemble, nous avons développé Intranet Analytics. Notre composant est utilisé pour mesurer l’efficacité de l’espace de travail numérique Microsoft 365 et de l’intranet SharePoint, avec des rapports détaillés sur le comportement des utilisateurs.

Il permet ensuite d’enrichir les capacités d’analyse de SharePoint pour obtenir des informations telles que :

• les pages consultées individuellement
• la durée des sessions individuelles
• les clés de recherche utilisées
• l'accès aux documents
• etc.

En outre, notre fonctionnalité s’intègre à Google Analytics et à d’autres outils tiers pour une analyse encore plus approfondie de l’intranet.

5. Définir la stratégie de gouvernance

Le lendemain de la mise en service de l’intranet, le plan de gouvernance commence.

Pour mener à bien cette phase, il existe une liste d’actions à inclure dans le programme de gouvernance. En général, nous recommandons de définir à l’avance :

• Les options de partage externe pour chaque site.
• Les moyens de suivre les actions des utilisateurs externes.
• Les modalités de provisionnement de nouvelles zones de contenu dans l'intranet.
• Les permissions à distribuer aux utilisateurs internes de l'entreprise.

Pourquoi choisir SharePoint comme intranet d’entreprise ?

De plus en plus d’entreprises doivent gérer des processus toujours plus complexes, tant sur le plan opérationnel qu’en matière de communication et de collaboration entre les parties prenantes.

L’intranet d’entreprise est justement né comme solution à ces problématiques, car il est capable de fournir aux collaborateurs un espace unique où retrouver des documents, partager des idées et gérer les activités en commun avec leurs collègues. En plus de réduire les inefficacités liées à l’échange d’informations par email ou par d’autres canaux traditionnels, souvent déconnectés les uns des autres, un intranet rend la gestion des connaissances plus fluide, permettant aux utilisateurs de retrouver, consulter et mettre à jour les données dont ils ont besoin sans perdre de temps ni dépendre d’autres personnes.

Adopter un intranet, c’est aussi permettre à l’entreprise de créer un environnement de travail dans lequel les équipes et les départements peuvent s’aligner facilement sur des projets transversaux, sans avoir à courir après différentes versions de documents, souvent dupliqués et stockés dans des archives personnelles.

Il s’agit donc d’une approche de travail plus avantageuse, quelle que soit la taille de l’entreprise et l’objectif visé, qu’il s’agisse de mieux structurer les processus ou de renforcer l’engagement dans les initiatives et stratégies internes.

Lorsqu’on réfléchit à la création d’un intranet moderne, capable de répondre à ces exigences (et à bien d’autres encore), il faut savoir que SharePoint Online joue un rôle central sur le marché depuis des années.

La plateforme, qui fait partie intégrante de Microsoft 365, propose des sites d’équipe et des sites de communication, tout en fonctionnant en synergie avec d’autres outils conçus pour la productivité, comme Microsoft Teams, OneDrive et Outlook. Elle répond ainsi au besoin de fournir non pas un simple produit, mais un écosystème unifié permettant de créer l’intranet et le digital workplace.

Contrairement à d’autres solutions, SharePoint a été conçu dès le départ pour les environnements d’entreprise, et offre ainsi de solides garanties en matière de scalabilité et de sécurité.

SharePoint Online de Microsoft 365 a conquis une position de leader, en partie grâce à ses capacités de gestion documentaire, qui vont bien au-delà du simple archivage et incluent des fonctionnalités comme le versioning, la coédition et le contrôle granulaire des autorisations.

Il est également particulièrement apprécié pour la variété d’options disponibles permettant de personnaliser les pages et les sites, ainsi que pour la simplicité relative avec laquelle il peut être connecté à tous les services Microsoft 365.

La connexion directe à la Power Platform, par exemple, permet d’automatiser les flux de travail (avec Power Automate) et de créer des applications sur mesure (avec Power Apps), faisant de l’intranet un élément actif dans l’optimisation des processus internes. Et ce n’est pas tout.

Un intranet basé sur SharePoint soutient le travail de ceux qui doivent organiser les informations et les ressources de l’entreprise. Avant tout, la plateforme permet de structurer des sites et des bibliothèques documentaires en cohérence avec l’organisation des différents départements, en définissant clairement les responsabilités et les niveaux d’accès.

De plus, grâce à un moteur de recherche avancé (et extensible via les composants personnalisés d’intranet.ai), il réduit le temps perdu à chercher dans des dossiers ou archives mal intégrés.

Pour les organisations souhaitant renforcer leur culture interne, SharePoint propose enfin des outils comme les pages d’actualités, les événements en direct et les communautés thématiques issues de Microsoft Viva Engage, grâce auxquels tous les collaborateurs peuvent interagir comme sur un réseau social classique. À la différence près que, bien entendu, ici les interactions se déroulent sans risque pour les données partagées.

Comme mentionné quelques lignes plus haut, l’environnement de développement modulaire qui caractérise SharePoint permet d’ajouter des composants prêts à l’emploi ou de créer des web parts personnalisées. Ce qui garantit une grande flexibilité.

Un intranet, en effet, doit pouvoir s’adapter aux besoins d’une entreprise, surtout lorsqu’il s’agit de certains processus clés.

La gestion avancée des documents, déjà évoquée, est par exemple un pilier fondamental de tout intranet digne de ce nom. Il ne s’agit pas seulement de stocker des fichiers dans un référentiel, mais de garantir aux utilisateurs un accès rapide aux informations nécessaires, tout en leur assurant de toujours travailler sur la version la plus à jour d’un document. Dans un système comme SharePoint, le versioning intégré et la coédition permettent aux équipes de collaborer simultanément sur les mêmes fichiers, réduisant ainsi les erreurs et les doublons.

En outre, la collaboration est facilitée par la possibilité de créer des automatisations personnalisées, de suivre les tâches et de notifier en temps réel les collègues des modifications apportées aux documents partagés.

En ce qui concerne l’engagement, un intranet devrait intégrer des fonctionnalités telles que des fils d’actualités et des espaces de discussion, ainsi que la possibilité de “suivre” les conversations les plus pertinentes selon les intérêts de chacun.

C’est ici que l’intégration native de SharePoint avec Viva Engage (l’évolution du célèbre Yammer) permet à tous les utilisateurs de publier des mises à jour et des messages, de commenter les initiatives en cours et de partager leurs succès ou leurs difficultés avec la communauté pour trouver le bon soutien. Il se crée ainsi un canal de communication informel mais sécurisé, qui favorise un plus grand sentiment d’appartenance et de proximité avec son organisation.

Un intranet moderne devrait permettre de personnaliser le design et les contenus, tout en restant cohérent avec l’identité visuelle et les valeurs de l’entreprise. Grâce aux options de branding, SharePoint permet de configurer des thèmes graphiques, logos et palettes de couleurs afin de valoriser la marque et rendre la navigation sur ses sites plus agréable.

Mais la personnalisation ne s’arrête pas à l’esthétique : elle peut inclure la création de sections et de web parts dédiées à des domaines spécifiques, comme les ressources humaines, les annonces commerciales ou les FAQ des départements. Chaque service peut ainsi gérer sa propre “mini” page d’accueil en configurant des contenus adaptés aux besoins de son personnel.

En matière de sécurité, un sujet aussi fondamental que sensible de nos jours, SharePoint bénéficie des contrôles de l’écosystème Microsoft 365, notamment la gestion des autorisations au niveau du site ou du fichier individuel, ainsi que des politiques de Data Loss Prevention visant à empêcher la diffusion d’informations sensibles en dehors de l’organisation.

En somme, SharePoint semble répondre à tout type de besoin.

Cependant, comme on peut aisément l’imaginer, ce n’est pas la seule solution disponible sur le marché pour créer un intranet. Il peut donc être utile de comparer le produit phare de Microsoft à ses principaux concurrents, afin de voir si SharePoint parvient à se démarquer même lorsqu’il n’est pas seul en lice.

SharePoint vs les alternatives pour l’intranet

SharePoint n’est pas la seule plateforme du marché pour construire un intranet d’entreprise : Wordpress, Intranet Connections, Drupal, Confluence, Happeo et Jive figurent parmi les alternatives les plus répandues, chacune avec sa propre approche de la communication, de la collaboration et de la gestion documentaire. Voyons au cas par cas comment elles se comportent face à SharePoint, pour comprendre quand ce dernier reste le choix le plus solide et quand les alternatives peuvent avoir du sens.

SharePoint vs Wordpress

Une fois qu’on a compris ce qu’un intranet doit offrir pour être considéré comme moderne, de nombreuses entreprises se posent une question : vaut-il mieux adopter une solution comme SharePoint Online, axée à la fois sur la communication et les processus métiers, ou bien opter pour un CMS comme Wordpress, connu pour sa facilité d’utilisation et sa vaste communauté de développeurs ?

La comparaison entre les deux plateformes révèle des différences qui vont au-delà du simple aspect technique, en touchant à la gestion de contenu, à la collaboration et à l’intégration avec d’autres applications.

Voyons les détails de plus près.

Wordpress, né comme système de blogging, a évolué jusqu’à devenir l’une des solutions de gestion de contenu les plus répandues au monde.

Son succès repose sur la simplicité d’installation et la grande disponibilité de thèmes et de plugins, permettant de personnaliser l’expérience utilisateur avec une large gamme de fonctionnalités. En pensant à l’intranet, il est possible de transformer Wordpress en un portail d’entreprise, où les utilisateurs peuvent lire des actualités, télécharger des documents et interagir avec certaines zones réservées.

Cependant, la structure initiale de Wordpress, conçue pour des sites web publics, peut présenter des limites lorsqu’il s’agit de gérer des workflows complexes ou des autorisations granulaires pour la lecture et la modification de fichiers. La gestion de la collaboration entre collègues peut également nécessiter l’installation de plugins, ce qui implique un travail non négligeable en termes d’intégration et de mises à jour continues.

En outre, bien qu’il existe des extensions pour implémenter des logiques de gestion documentaire, l’architecture de Wordpress n’a pas été conçue nativement pour s’intégrer dans un écosystème de productivité d’entreprise, comme c’est le cas avec Microsoft 365.

SharePoint, au contraire, est né pour répondre aux différents besoins des entreprises, de la collaboration fluide et sécurisée à la gestion documentaire à grande échelle. Grâce à ses listes et bibliothèques de fichiers, il offre à chaque service un référentiel centralisé, dans lequel appliquer le versioning, la coédition et les flux d’approbation selon les logiques de l’organisation.

Du point de vue de l’intégration, il offre naturellement un avantage considérable, puisqu’il fait partie intégrante de Microsoft 365. Cela signifie que l’intranet SharePoint peut communiquer, sans utiliser de plugins ni de connexions externes, avec toutes les ressources de l’entreprise, du référentiel documentaire aux applications de la Power Platform, créant ainsi un environnement dans lequel le partage de données et l’exécution des processus sont synchronisés.

Ceux qui choisissent Wordpress comme intranet doivent prévoir un engagement constant dans la configuration de plugins dédiés à la sécurité (pour éviter les attaques fréquentes sur les sites) et à la gestion des autorisations. Ces plugins peuvent offrir des fonctionnalités supplémentaires, mais au prix d’une complexité accrue en matière de maintenance.

De plus, l’absence d’une intégration native avec un système intelligent de gestion documentaire oblige à introduire des composants externes pour le versioning et la coédition, entraînant une fragmentation des interfaces.

Ainsi, si Wordpress semble adapté lorsqu’on souhaite créer un site web vitrine ou un blog interne relativement simple, SharePoint permet de créer un intranet d’entreprise solidement intégré avec les systèmes les plus avancés en matière de productivité, de gestion documentaire et d’automatisation proposés par l’écosystème Microsoft.

SharePoint vs Intranet Connections

Passons à la deuxième alternative à SharePoint Online : Intranet Connections, une solution axée sur l’engagement et la création de portails rapides.

Dans l’offre d’Intranet Connections, on trouve des fonctionnalités sociales visant à encourager le partage d’actualités, la publication de posts et la création de sondages internes. L’objectif est de créer un environnement convivial, où les collaborateurs peuvent interagir avec les contenus de l’entreprise de manière intuitive, sans avoir besoin de compétences techniques particulières.

Intranet Connections propose un ensemble de modules préconfigurés, comme le calendrier des événements, les tableaux d’affichage des annonces et les référentiels pour les politiques internes. Il s’agit de composants destinés à mettre en place un intranet en un temps relativement court (de manière similaire à la solution d’intranet.ai), en misant sur une interface épurée et un soin particulier apporté au design graphique.

Cependant, lorsqu’on examine les fonctionnalités de gestion documentaire, la véritable différence entre Intranet Connections et des solutions plus complètes comme SharePoint apparaît clairement.

Si Intranet Connections permet la création d’espaces de stockage et la publication de fichiers dans différentes sections, la plateforme n’a pas été conçue pour supporter des workflows d’approbation complexes ni des structures élaborées de permissions sur des documents individuels.

Pour les entreprises qui travaillent avec des documents soumis à des révisions continues, ou dans lesquelles plusieurs services collaborent simultanément sur un même fichier, l’absence de fonctionnalités telles que le versioning et la coédition peut représenter une limite importante.

L’intégration avec des applications de productivité externes est également moins immédiate. En effet, la plateforme n’est pas pensée pour s’intégrer dans un écosystème plus vaste (comme c’est le cas de SharePoint avec Microsoft 365), et elle ne propose donc pas de fonctionnalités natives d’édition en temps réel (comme entre SharePoint et Teams), ni de synchronisation automatique entre les boîtes mail et les calendriers personnels (comme entre SharePoint et Outlook).

Ces lacunes désavantagent les entreprises qui souhaitent transformer l’intranet en un hub opérationnel, où communication interne et gestion documentaire sont étroitement liées aux processus.

En comparant les systèmes, on constate que SharePoint Online offre une gamme de fonctionnalités plus riche, notamment dans le domaine de la collaboration. Il permet de gérer une hiérarchie complexe de sites et de bibliothèques documentaires, tout en tirant pleinement parti de son intégration native avec Microsoft 365.

Si une entreprise souhaite garantir des workflows d’approbation et une coédition en temps réel, SharePoint permet de configurer un versionnement automatique, la récupération de versions antérieures et le verrouillage des modifications, réduisant ainsi considérablement les conflits.

Cette configuration est accompagnée d’outils de sécurité tels que les étiquettes de confidentialité et l’audit des actions critiques, qui renforcent encore davantage la gouvernabilité de l’intranet.

Intranet Connections, en revanche, concentre sa valeur sur la facilité d’utilisation en matière de communication interne, sans couvrir pleinement les scénarios plus complexes de gestion documentaire et d’automatisation des tâches.

Par conséquent, si Intranet Connections peut s’avérer utile pour créer des portails d’entreprise à vocation informative, SharePoint permet de faire évoluer l’usage de l’intranet bien au-delà du simple partage de contenus, en le transformant en un moteur d’innovation plus collaboratif.

SharePoint vs Drupal

Drupal fait partie des systèmes CMS de type enterprise les plus connus et appréciés, grâce à ses vastes possibilités de personnalisation et à la solidité de la communauté open source qui le soutient.

Sa réputation repose sur le fait qu’il s’agit d’un système modulaire et hautement personnalisable, capable de supporter des sites web complexes et des applications nécessitant un haut degré d’interactivité. Grâce à son framework flexible, entreprises et institutions l’adoptent souvent pour créer de grands portails, avec des workflows de publication bien définis et un nombre important d’utilisateurs.

Un autre point fort réside dans sa capacité à structurer les contenus en fonction de types spécifiques (content types), auxquels il est possible d’associer des champs et des taxonomies personnalisées.

Ces caractéristiques font de Drupal un CMS “enterprise-ready”, particulièrement adapté aux projets orientés vers la communication avec le public externe ou aux plateformes nécessitant des développements personnalisés importants.

Mais si, d’un côté, l’approche open source offre liberté et contrôle du code, elle implique également davantage de responsabilités en matière de sécurité, de correctifs et de mises à jour régulières. Dans de nombreux cas, les entreprises doivent constituer une équipe dédiée ou faire appel à des partenaires spécialisés pour assurer le maintien de l’infrastructure et la bonne intégration avec d’autres services.

Lorsqu’on passe au domaine des intranets, Drupal conserve certains avantages liés à sa nature flexible. Par exemple, il est relativement simple de développer des fonctionnalités personnalisées pour répondre aux besoins d’un service ou d’intégrer le single sign-on avec les systèmes d’authentification d’entreprise.

En outre, la grande disponibilité de modules permet d’ajouter des composants sociaux ou de créer des workflows, bien que cela nécessite souvent l’utilisation combinée de plusieurs plugins et un effort d’adaptation non négligeable.

Cependant, en restant dans le contexte d’un intranet, la nécessité de collaborer en temps réel avec ses collègues et de gérer un volume massif d’informations peut faire apparaître certaines limites.

Drupal ne fournit pas par défaut le même niveau de contrôle et de structuration que celui proposé nativement par SharePoint Online. La création d’un écosystème étroitement intégré avec la messagerie, le calendrier et les outils de visioconférence n’est pas immédiate non plus : il faut souvent développer des connecteurs personnalisés ou s’appuyer sur des modules tiers.

À une époque où les utilisateurs attendent des expériences intuitives et intégrées, investir du temps et des ressources pour assembler les modules de Drupal peut s’avérer moins efficace qu’une plateforme conçue dès le départ pour coordonner fichiers, calendriers et workflows dans un système unifié.

Par rapport à Drupal, SharePoint se présente comme un environnement déjà prêt pour la collaboration, grâce à sa forte intégration avec Microsoft 365. Le cœur de cette différence réside dans la gestion documentaire et dans la possibilité d’orchestrer des processus transversaux.

Une entreprise n’a donc pas besoin de développer depuis zéro les fonctionnalités de base pour la collaboration, car tous les éléments nécessaires existent déjà pour créer des intranets adaptés aux besoins de n’importe quel projet, sans avoir recours à un grand nombre d’intégrations externes.

Du point de vue de la sécurité et de la conformité, SharePoint bénéficie également des solutions offertes au niveau du tenant, notamment la classification des données dans Microsoft 365, les journaux d’audit et les étiquettes de confidentialité qui ne dépendent pas de développements personnalisés, mais qui font partie intégrante de la plateforme cloud.

Choisir SharePoint signifie en effet bénéficier d’un système as-a-service dans sa version en ligne, en déléguant à Microsoft la responsabilité de l’infrastructure, des mises à jour logicielles et de la sécurité au niveau des centres de données. Avec Drupal, notamment dans les installations on-premise, c’est à l’entreprise de gérer elle-même les serveurs, les correctifs et les sauvegardes.

SharePoint vs Confluence

Confluence d’Atlassian est une alternative assez répandue, notamment parmi les entreprises qui utilisent Jira et d’autres outils de la même suite : son interface de type wiki favorise la production collaborative de contenus, mais elle ne propose pas de système d’archivage structuré ni d’intégration native avec Outlook, Teams ou Power Platform comme SharePoint. Si l’objectif est de centraliser les flux de travail et de renforcer la gouvernance des données dans un seul intranet, SharePoint reste la solution la plus complète et évolutive. La comparaison détaillée, avec toutes les fonctionnalités et cas d’usage, se trouve dans notre article dédié SharePoint vs Confluence.

SharePoint vs Happeo

Happeo s’est imposé comme l’une des principales alternatives pour la création d’un intranet, en se présentant comme une solution orientée social conçue pour s’intégrer à Google Workspace.

La comparaison avec la solution de Microsoft 365 révèle toutefois une approche différente en matière de communication et de gestion documentaire, apportant des éléments intéressants pour les entreprises qui doivent choisir la solution la plus adaptée à leur digital workplace.

En partant d’Happeo, il s’agit d’une plateforme axée sur la simplicité d’utilisation et l’interaction entre collègues. Son design rappelle celui d’un réseau social, avec des fils d’actualités, des canaux de discussion et des outils d’engagement pensés pour améliorer la communication interne.

Grâce à une intégration étroite avec Google Workspace, Happeo permet d’accéder rapidement à Drive, Gmail et Google Calendar, facilitant le partage de documents et la collaboration en temps réel.

Mais si, d’un côté, cette approche fait de Happeo un excellent choix pour les entreprises qui recherchent un intranet axé sur la communication, de l’autre, certaines limites apparaissent pour celles qui ont besoin d’un système structuré de gestion documentaire.

Contrairement à l’offre de Microsoft, Happeo ne dispose pas d’un référentiel intelligent avec des fonctionnalités de gestion des versions, des autorisations granulaires et des flux de travail personnalisés. Son architecture convient bien aux scénarios où la priorité est la diffusion d’informations, mais elle s’avère moins efficace pour la gestion de processus documentaires complexes nécessitant un haut niveau de sécurité et un contrôle rigoureux des données.

SharePoint Online, en revanche, est conçu comme une plateforme complète pour la création de l’intranet et du digital workplace intégré, combinant collaboration, gestion documentaire et automatisation des processus, avec de solides capacités de personnalisation et de scalabilité.

Happeo est conçu pour offrir une expérience simple et intuitive, avec une interface inspirée des réseaux sociaux les plus répandus, mais ses possibilités de personnalisation sont plus limitées. Les entreprises peuvent créer des espaces pour les équipes et organiser la communication interne, mais les options pour structurer la gestion documentaire et automatiser les flux de travail restent réduites. En outre, l’architecture de Happeo est étroitement liée à Google Workspace, ce qui la rend moins flexible pour ceux qui s’appuient sur d’autres écosystèmes (comme Microsoft 365).

SharePoint, quant à lui, permet de moduler l’intranet en fonction des besoins, tant au niveau des contenus que de l’automatisation. Grâce aux web parts flexibles, aux sites dédiés à la communication et au travail d’équipe, ainsi qu’à l’intégration avec Power Platform, il est possible de créer un environnement dynamique avec des fonctionnalités spécifiques pour l’ensemble de l’organisation et pour chaque département.

En outre, la prise en charge de Microsoft Graph et de SharePoint Framework permet de développer des extensions sur mesure, intégrant l’intranet avec des logiciels CRM, ERP et autres applications, y compris des solutions tierces déjà utilisées dans l’entreprise.

Le modèle de tarification peut également influencer le choix : Happeo adopte une structure de licences basée sur le nombre d’utilisateurs et les fonctionnalités incluses, ce qui en fait une option intéressante pour les entreprises à la recherche d’une solution agile.

Pour ceux qui utilisent déjà Microsoft 365, SharePoint est le choix le plus avantageux, car il est inclus dans les licences sans frais supplémentaires pour les fonctionnalités d’un intranet.

En résumé, Happeo constitue une alternative valable pour les entreprises qui privilégient la communication interne et l’interaction entre collègues, mais ce n’est pas une solution conçue pour une gestion documentaire structurée ni pour une intégration avancée avec d’autres processus métier.

SharePoint, en revanche, se distingue par sa capacité à offrir un intranet complet et évolutif, où la collaboration, la sécurité et la gouvernance sont parfaitement intégrées dans un seul écosystème.

SharePoint vs Jive

Jive s’est positionnée comme une solution d’intranet axée sur la collaboration sociale, misant sur des dynamiques d’interaction qui favorisent le partage des connaissances et l’engagement des collaborateurs au sein de l’entreprise.

En comparaison avec la solution de Microsoft 365, des différences apparaissent qui vont au-delà de la simple approche de la communication interne, en touchant également des aspects tels que la gestion documentaire, la sécurité et l’intégration entre les processus et systèmes externes.

Pour commencer par un bref aperçu, on peut définir Jive comme une plateforme conçue pour fluidifier l’échange d’informations au sein d’une organisation, en adoptant une interface proche des réseaux sociaux.

Grâce à des groupes de discussion, au microblogging et à un système de flux en temps réel, elle permet aux utilisateurs de collaborer dans un environnement informel, réduisant la dépendance vis-à-vis des canaux de communication interne plus traditionnels, comme les e-mails classiques. Une approche qui la rend particulièrement adaptée à renforcer la communication horizontale entre les équipes de l’entreprise.

Cependant, là encore, lorsqu’il est question de gestion documentaire, Jive présente certaines lacunes par rapport à SharePoint Online.

Son système d’archivage repose sur des publications et des discussions, ce qui facilite la création de contenus partagés, mais complique la gestion de référentiels bien structurés et des versions multiples d’un même document.

L’absence d’un système hiérarchique de permissions représente également une limite importante pour la gestion des données d’entreprise, car il n’est pas possible d’exercer un contrôle granulaire des accès.

Un autre aspect distinctif concerne l’intégration avec l’écosystème Microsoft 365 :

• Jive se présente comme une plateforme indépendante, nécessitant des connecteurs spécifiques pour interagir avec des outils métiers externes
• SharePoint fait partie d'un écosystème unifié, dans lequel les documents, les conversations, les réunions et les activités de projet sont interconnectés

Cela permet à l’intranet SharePoint de jouer le rôle de hub opérationnel, en offrant aux utilisateurs la possibilité d’accéder aux outils, aux ressources et aux informations dont ils ont besoin, sans devoir constamment changer d’application.

Du côté de la création de rapports également, SharePoint s’intègre avec des outils comme Power BI pour permettre le suivi de l’utilisation de l’intranet, l’analyse des flux de travail et l’optimisation des processus. Jive, bien qu’il propose des fonctionnalités de suivi de l’engagement, ne dispose pas du même niveau de personnalisation ni de capacités avancées d’analyse des données.

Nous concluons une fois de plus ce bref comparatif en affirmant que le choix entre SharePoint et Jive dépend toujours des besoins spécifiques. Si l’objectif est de rendre la communication interne plus informelle, Jive peut représenter une solution valable.

Pour les entreprises qui ont besoin d’un intranet complet, capable de gérer les contenus de manière structurée, d’intégrer des outils de productivité et de garantir des normes de sécurité élevées, tout en offrant des fonctionnalités spécifiques pour l’engagement, SharePoint s’impose comme le choix le plus adapté.

Comment Microsoft nous aide-t-il à créer un intranet intelligent ?

Créer un intranet d’entreprise intelligent est possible grâce aux technologies Microsoft 365.

Dans la suite de produits Microsoft 365 (anciennement Office 365), SharePoint devient le cœur de nombreux services avec des fonctionnalités avancées pour :

• gérer le cycle de vie des documents
• créer et partager du contenu
• stocker des données en toute sécurité
• coordonner les processus internes

Il représente donc la meilleure plateforme pour créer l’intranet et transformer la productivité de votre entreprise.

Voici les domaines que Microsoft développe pour enrichir les fonctionnalités incluses dans son digital workplace, au centre duquel se trouve SharePoint.

1. Engagement et collaboration entre collègues

L’investissement dans les plateformes de collaboration qui s’intègrent à l’intranet SharePoint Online se poursuit, offrant des fonctionnalités supplémentaires pour améliorer la collaboration et la communication au sein de l’entreprise.

Parmi ces plateformes, on ne peut manquer de mentionner Microsoft Teams et Viva Engage (la solution qui a pris la place de Yammer dans le lieu de travail numérique de Microsoft 365).

2. Connecter les personnes, les connaissances et les applications

Le système de publication des sites SharePoint Online, et plus particulièrement de l’intranet, évolue. Avec l’arrivée des Home Sites et de nouvelles fonctionnalités pour la création de contenu on-page, il n’est pas possible d’identifier sur le marché des outils capables de rivaliser avec SharePoint pour la création d’un intranet intelligent.

3. Gestion des connaissances

Nous assisterons bientôt à un changement majeur dans la gestion du contenu de l’intranet, et SharePoint Online mène cette transformation avec le passage de la gestion de l’information à la gestion de la connaissance collective.

Comment créer un site intranet intelligent avec SharePoint Online

Pour créer l’intranet de votre entreprise avec SharePoint Online, vous devez d’abord vous connecter à microsoft365.com pour ouvrir l’application SharePoint et accéder à la page d’accueil.

Une fois sur la page d’accueil, cliquez sur l’élément “Créer un site” en haut à gauche.

SharePoint vous demandera si vous souhaitez créer un site d’équipe ou un site de communication.

Si vous ne connaissez pas la différence entre ces deux types de sites, vous trouverez toutes les informations ci-dessous ; sinon, passez directement au paragraphe suivant pour entrer dans les détails de la construction des fondations de votre intranet.

Différence entre un site d’équipe et un site de communication

Un site d’équipe ou de collaboration est conçu pour améliorer la coordination et la communication des utilisateurs qui doivent travailler ensemble sur un projet.

Il comprend des fonctionnalités de gestion de bibliothèques de documents, de calendrier partagé et de listes SharePoint permettant de répartir la charge de travail entre les membres d’une équipe.

Un site de communication, quant à lui, sert à partager des informations avec un large public d’utilisateurs, qui ne se limite pas aux membres d’une seule équipe.

Contrairement aux sites d’équipe, qui se concentrent sur la gestion de projets d’entreprise, les sites de communication se concentrent donc sur le partage de nouvelles et d’informations. L’intranet en est un exemple clair.

Nous choisissons donc de créer un site de communication SharePoint.

Les étapes clés pour créer votre intranet avec SharePoint

Une fois l’option “site de communication” choisie, le véritable processus de création de l’intranet commence.

Pour commencer, Microsoft propose plusieurs modèles pour accélérer la création d’un site de communication dédié à :

• La gestion de crise
• Contenus spécifiques à un service
• Opportunités et formations internes
• Services et actualités des ressources humaines

Malheureusement, il n’existe pas encore de véritable modèle prêt à l’emploi pour l’intranet d’entreprise. Il est donc conseillé de partir de zéro, en utilisant le modèle “vierge”.

Il est maintenant temps de choisir le nom de l’intranet : il s’agit d’une étape importante, car le nom doit mettre en valeur la marque et être facile à mémoriser pour les utilisateurs.

Voici quelques-unes de nos meilleures pratiques pour donner à l’intranet un nom significatif et mémorable :

• Réutiliser le nom de l'entreprise. Par exemple, l'entreprise Contoso pourrait appeler son intranet "OneContoso" ou "WeContoso" (pour souligner le sens de l'unité et de la communauté), ou opter pour la combinaison de la marque et du terme "intranet", ce qui donnerait dans ce cas "InContoso".
• Se référer à l'objectif de l'intranet. Dans ce cas, des exemples pourraient être "MyWorkplace", "Connect", "TheSpot" ou "TheHub". L'un de nos clients a suivi ce modèle et a nommé l'intranet que nous avons conçu ensemble "ThePipeline". Un autre client a fait un choix vraiment original en nommant son intranet "Agora".
• Éviter les noms trop longs ou imprononçables. Non seulement ils seraient difficiles à retenir, mais ils rendraient le partage de l'adresse de l'intranet complexe.
• S'inspirer de ce que fait l'entreprise. Un bel exemple est celui d'un de nos clients qui travaille dans le secteur de l'agroalimentaire et qui a décidé d'appeler l'intranet "Mandarin". Inutile de dire que le portail a été personnalisé, avec des teintes orangées et des silhouettes arrondies.
• Impliquer les personnes qui devront utiliser l'intranet. Vous pouvez utiliser des sondages et des questionnaires pour recueillir les idées de vos collègues ou leur demander de voter pour le nom qu'ils préfèrent parmi ceux proposés par l'entreprise.

Une fois le nom de l’intranet choisi, SharePoint vous demandera de rédiger une brève description du nouveau site et de choisir la langue par défaut. Le choix de la langue est le deuxième moment clé du processus de création de l’intranet, car SharePoint ne permet pas de la modifier ultérieurement.

Dès que vous entrez dans le site vide, nous vous recommandons de choisir le thème afin d’appliquer la palette de couleurs appropriée aux contrôles, aux étiquettes et aux éléments graphiques de SharePoint. Pour ce faire, il vous suffit de :

• accéder à Paramètres, en haut à droite
• cliquer sur l'élément "Changer l'apparence"
• sélectionner le thème que vous préférez

Vous pouvez choisir parmi les modèles proposés par Microsoft et les utiliser tels quels pour accélérer la création de l’intranet. Vous pouvez également choisir un modèle et le personnaliser, par exemple en alignant la palette sur les couleurs de la marque de l’entreprise. Pour une personnalisation plus poussée, SharePoint vous permet de créer votre thème à partir de zéro.

Sous la rubrique “Modifier l’apparence”, vous pouvez également modifier l’apparence des éléments suivants :

• En-tête, avec des paramètres spécifiques pour la mise en page (minimale, compacte, standard et étendue) :
  • la couleur d'arrière-plan, à activer ou non avec une transparence graduée (la couleur est automatiquement prise dans la palette choisie comme thème du site)
  • le titre, à activer ou non
  • le logo, à télécharger
• Barre de navigation, avec des paramètres spécifiques pour l'ajout/suppression des liens :
  • ajout/suppression d'étiquettes (groupes de liens)
  • arbre de liens, insertion de sous-liens pour les entrées principales (il est préférable de ne pas dépasser 3 niveaux, afin de maintenir une bonne convivialité)
• Pied de page

Il faut ensuite définir le contenu de l’intranet, en commençant par la page d’accueil : il suffit de sélectionner l’élément “Modifier” dans le coin supérieur droit pour commencer.

SharePoint Online est un outil de gestion de contenu puissant, qui permet de placer une myriade de contenus différents sur chacune des pages de ses sites.

Tout d’abord, les éditeurs peuvent modifier le nombre et le formatage des sections qui composent une page afin de définir la structure qui accueillera les différents éléments de contenu.

Après avoir défini la structure de la page, il est possible d’insérer les parties web du contenu textuel et multimédia pris en charge par SharePoint. Parmi ces éléments, citons :

• actualités
• calendrier
• organigramme
• rapports de Power BI
• images individuelles ou carrousels
• questionnaire de Microsoft Forms
• vidéos YouTube ou de Microsoft Stream
• etc.

Les webparts peuvent être étendus avec des fonctionnalités personnalisées telles que celles proposées dans nos plans intranet. Sur la base des projets menés avec nos clients, nous avons développé plus de 80 composants pour enrichir les fonctionnalités de SharePoint Online en termes de communication, de collaboration, de productivité, de partage des connaissances et de formation.

Par exemple, des webparts sont disponibles dans nos plans pour :

• gérer l'ensemble du cycle de vie des documents
• trouver des contacts internes et mieux connaître ses collègues
• postuler à des postes ouverts, en accélérant le processus de sélection
• accéder aux applications de travail préférées ou recommandées par l'entreprise
• publier des nouvelles et des communications pour les groupes d'utilisateurs, en utilisant des graphiques dynamiques et l'intégration avec Microsoft Teams pour assurer une réception maximale

Qu’elles soient standard ou personnalisées, n’oubliez pas que les parties web de votre intranet doivent être sélectionnées en fonction des besoins réels des collègues et des processus qui caractérisent votre entreprise.

Une fois les parties web utiles saisies, il ne reste plus qu’à créer, publier et mettre à jour en permanence le contenu de l’intranet. De manière à maintenir l’intérêt des utilisateurs au fil du temps.

Pour conclure, nous vous proposons ci-dessous un tableau récapitulatif des principales étapes à suivre pour créer un intranet avec SharePoint Online.

Comment créer un site intranet avec SharePoint : étapes clés