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Qu'est-ce qu'un intranet intelligent ?

L'intranet d'entreprise doit être créé avec soin, en se concentrant sur différents aspects. De l'engagement des employés à la création de contenu, en passant par les services aux personnes, le suivi et la gouvernance. Rien ne doit être sous-estimé si vous voulez avoir un intranet réussi.

Voici une liste des facteurs qui font un intranet intelligent.

 

 

1. C'est un véritable outil de travail

L'intranet aide les travailleurs à accomplir leurs tâches quotidiennes, en augmentant leur productivité et leur bien-être au sein de l'entreprise. Grâce aux fonctionnalités avancées de plateformes telles que SharePoint Online, l'intranet peut être conçu pour :

  • faciliter la recherche d'informations
  • améliorer la communication entre collègues
  • diffuser des contenus et des informations actualisés
  • gérer la création, le partage et le stockage de documents

Si les utilisateurs ne trouvent pas de raison convaincante d'utiliser l'intranet, que ce soit parce qu'il n'offre pas les bonnes fonctionnalités ou parce qu'il n'y a pas de formation à son utilisation correcte, il sera abandonné peu de temps après sa mise en service. Il est donc essentiel de prêter attention à l'aspect pratique et à la facilité d'utilisation de l'intranet si l'on ne veut pas gaspiller les ressources investies par l'entreprise dans sa création.

 

 

2. Il est conçu en fonction de l'utilisateur

L'intranet doit répondre aux besoins spécifiques de l'entreprise et des personnes qui la composent. Pour revenir à l'aspect pratique, il ne suffit pas que l'intranet offre des fonctionnalités pour simplifier les processus d'entreprise, mais il doit aussi soutenir le travail des utilisateurs avec un contenu personnalisé en fonction de leurs préférences.

Grâce à SharePoint Online, l'intranet devient le point unique où l'on peut trouver du contenu global pour toute l'entreprise, ainsi que des informations et des communications spécifiques à un service, à un site ou à une région :

  • Des nouvelles et des communications spécifiques à un service, à un lieu ou à un rôle
  • Des mises à jour sur les initiatives qui intéressent l'utilisateur
  • Les contacts internes correspondant à vos besoins
  • Vos applications, FAQ et documents préférés

Et bien d'autres choses encore.

Qu'est-ce qu’intranet.ai ?

intranet.ai est l'intranet d'entreprise prêt à l'emploi, conçu pour réduire les coûts et les délais de mise en œuvre, créant un environnement de travail numérique collaboratif et moderne :

  • Prix de départ de 3 650 €/an pour une intranet complète
  • 50+ applications, dont la recherche avancée, le système de gestion de documents, les notifications push via Teams, le profil personnel et les pages FAQ
  • Intégration à 100 % avec SharePoint Online et Microsoft 365

 

3. Il atteint les utilisateurs où qu'ils se trouvent

L'information et la connaissance sont essentielles à la réussite d'une entreprise et devraient être accessibles à chacun directement depuis son bureau. Quoi qu'ils fassent, où qu'ils soient et sur n'importe quel type d'appareil.

L'intranet SharePoint peut être intégré à Microsoft Teams pour simplifier le partage de nouvelles et de contenus importants en envoyant des notifications push personnalisées. Chez intranet.ai, nous avons développé un composant qui prend en charge ce processus pour permettre aux entreprises de :

  • d'informer les gens en temps réel
  • engager les utilisateurs avec des notifications ciblées
  • contrôler l'engagement avec les communications internes
  • assurer une réception maximale des nouvelles les plus importantes

 

 

4. Il permet aux gens d'en savoir plus sur l'entreprise

Combien de fois vous arrive-t-il d'avoir besoin d'une information mais de ne pas savoir à qui vous adresser dans l'entreprise pour l'obtenir ?

L'intranet de SharePoint Online rassemble en un seul endroit, dans le lieu de travail numérique de l'entreprise, les contacts, documents, communications, services et applications dont les utilisateurs ont besoin pour accomplir leur travail, sans interruption et sans perdre de temps en recherches.

L'annuaire des personnes et l'organigramme sont quelques-unes des fonctionnalités que nous ajoutons aux intranets de nos clients pour que les utilisateurs puissent en savoir plus sur leur organisation et trouver immédiatement des collègues qui répondent à leurs questions.

 

 

5. Il relie les collègues

Nous savons que la liste des employés disponible sur l'intranet aide à mieux comprendre l'entreprise, mais comment les utilisateurs peuvent-ils contacter rapidement un collègue ? Comment se connecter pour partager des documents ou travailler ensemble sur un projet ?

Une fois de plus, l'intégration de l'intranet SharePoint avec Microsoft Teams est la réponse. Teams peut en effet connecter les utilisateurs, rationaliser le partage d'informations et les mises à jour en temps réel.

Dans l'annuaire des personnes de l'intranet, les utilisateurs peuvent trouver le contact Teams des collègues avec lesquels ils ont besoin de parler et les joindre en un clic.

Nous avons déjà parlé des notifications push, mais il convient de mentionner que grâce à cette fonctionnalité, l'entreprise peut également se connecter plus rapidement avec ses collaborateurs, en les tenant au courant des dernières initiatives et réalisations communes.

 

 

6. Elle facilite la collaboration

Vous pouvez regrouper les projets et les initiatives de l'entreprise dans l'intranet, en les mettant en évidence en fonction des besoins de l'entreprise ou de leur pertinence par rapport au département, au rôle et aux activités des utilisateurs.

L'intranet SharePoint Online peut également fournir un accès rapide aux groupes de projet, en offrant des fonctionnalités spécifiques pour la collaboration en temps réel et la coordination des activités.

Enfin, chaque département devrait avoir son propre espace sur l'intranet.

Le site web de l'entreprise peut être enrichi d'une section consacrée aux personnes, aux initiatives et aux communications spécifiques aux départements. De cette manière, les informations utiles aux activités d'un département peuvent être collectées et partagées sans se perdre dans le flux de communication global.

 

 

7. Il vous aide à trouver ce que vous cherchez

Seulement 1 % des personnes disposant d'un intranet dans l'entreprise sont satisfaites des résultats de la recherche.

S'appuyant sur une technologie dépassée, l'intranet ne peut offrir le soutien nécessaire pour accroître la productivité et surtout la satisfaction de l'utilisateur final. Un taux d'insatisfaction élevé conduit à l'abandon rapide du portail, pour lequel l'entreprise a investi des ressources considérables.

S'appuyer sur une plateforme de pointe, constamment mise à jour, telle que SharePoint Online, n'est toutefois qu'une première étape. En effet, les administrateurs d'intranet doivent planifier certaines activités clés visant à identifier les domaines d'amélioration et à accroître ainsi la satisfaction des utilisateurs. Parmi ces activités, nous mettons l'accent sur

  • Le suivi des recherches et des questions récurrentes
  • La collecte de commentaires, à l'aide d'enquêtes et de questionnaires

Une fois les besoins des utilisateurs identifiés, l'intranet peut être enrichi de nouveaux contenus et de nouvelles fonctionnalités pour soutenir le travail de toutes les personnes de l'entreprise.

 

 

L'intranet n'est pas seulement un site interne pour les nouvelles de l'entreprise. Il s'agit avant tout d'un réseau de personnes qui lui donnent vie, l'utilisent, le lisent, l'enrichissent, l'aident à se développer et s'en occupent jour après jour. C'est la version numérique de votre lieu de travail.

[Giuseppe Marchi - Microsoft MVP]

8. Il fournit des services utilitaires quotidiens

Les fonctions de recherche sont indispensables pour travailler de manière optimale. L'intranet SharePoint est donc le meilleur outil pour :

  • fournir des formulaires de demande
  • les outils de réservation des ressources de l'entreprise
  • accéder aux services et aux conventions

 

 

9. Il vous permet d'exprimer votre personnalité

Le succès ou l'échec d'une entreprise repose toujours sur sa culture et sur la manière dont les personnes sont valorisées.

L'intranet doit permettre à tous les membres de l'entreprise de partager leurs compétences et leurs connaissances, de se faire connaître de leurs collègues. Les ressources humaines pourraient également consulter les informations partagées pour proposer de nouvelles opportunités de carrière ou sélectionner des candidats pour des postes ouverts directement parmi les personnes déjà présentes dans l'entreprise.

 

 

10. Il maintient l'engagement des utilisateurs

Si l'engagement est élevé, la productivité et le bien-être augmentent. C'est pourquoi l'intranet doit accompagner l'aspect pratique, avec des fonctions d'aide aux activités quotidiennes, d'expériences visant à susciter l'engagement, telles que la gamification.

La gamification permet aux gens de participer à des compétitions, des jeux et des activités communes qui améliorent les relations avec les collègues, mais pas seulement. Au sein de l'intranet, ces expériences peuvent en fait servir à rendre la formation interne plus attrayante grâce à des quiz et des concours avec des prix à la clé.

 

 

11. Il est adopté en douceur

L'adoption d'un intranet intelligent est plus facile et plus rapide.

Les utilisateurs ont besoin d'outils pour comprendre la valeur des fonctionnalités mises à leur disposition. Laformation joue donc un rôle clé dans l'adoption de l'intranet, et un intranet intelligent tel que SharePoint Online peut s'y adapter:

  • Des webinaires et du contenu de formation
  • Des événements en direct avec des séances de questions-réponses
  • Des visites guidées pour en savoir plus sur les différentes fonctionnalités

 

 

12. Il prend en charge l'analyse des données

Comment savoir si l'intranet fonctionne bien ou non ? Aide-t-il réellement l'entreprise ou présente-t-il encore de nombreuses limites ? Les utilisateurs sont-ils en mesure de trouver ce dont ils ont besoin ?

Les journaux de SharePoint Online et les fonctionnalités de surveillance d'Office 365 vous aident à répondre à ces questions. Mais elles ne sont pas suffisantes.

Pour connaître tous les détails du fonctionnement et de l'efficacité de l'intranet, vous avez besoin d'outils natifs pour suivre l'activité des utilisateurs et comprendre si le site contribue réellement à leur productivité.

 

 

13. Il soutient le leadership

À l'ère de la numérisation, les chefs d'entreprise disposent d'une myriade de technologies innovantes pour :

  • coordonner les équipes
  • gérer la phase d'intégration
  • obtenir des informations clés pour la prise de décision
  • communiquer directement et de manière constructive avec leurs collègues

Grâce à l'intranet, les membres de la direction peuvent communiquer rapidement avec tous les membres de l'entreprise et recevoir leurs commentaires sans avoir à envoyer un seul courriel ou à téléphoner.

L'intégration de SharePoint avec les plateformes de collaboration de Microsoft, telles que Microsoft Teams, peut toutefois faciliter l'organisation d'appels vidéo et d'événements en direct. Impliquer tous les utilisateurs dans les initiatives de l'entreprise, où qu'ils se trouvent.

Intranet intelligent : les principaux objectifs

Que signifie un intranet intelligent pour votre entreprise ? Avant d'approfondir notre vision et de découvrir comment créer un intranet vraiment intelligent avec SharePoint Online, nous devons savoir quels objectifs l'intranet doit atteindre pour que l'entreprise puisse les contrôler et évaluer l'efficacité de son investissement.

Les principaux objectifs d'un intranet peuvent être résumés comme suit :

  1. Augmentation de l'engagement des utilisateurs
  2. Amélioration de la productivité et du bien-être dans l'entreprise
  3. Amélioration de la rentabilité et de la compétitivité de l'entreprise

Les résultats d'un intranet intelligent

  1. Engage les utilisateurs
  2. Améliore la productivité
  3. Accroît la compétitivité

"Une main-d'œuvre très engagée fait la différence entre une entreprise qui surpasse ses concurrents et une autre qui ne parvient pas à se développer"[source]

87 % des travailleurs dans le monde ne sont pas engagés sur leur lieu de travail. Ce chiffre est significatif si l'on considère que les entreprisesqui parviennent à impliquer leurs employés dans leurs activités et initiatives réussissent à surpasser leurs concurrents de 147 % en termes de bénéfices générés.

Les nouvelles technologies telles que l'intranet de SharePoint Online, intégré à l'espace de travail numérique de Microsoft 365, offrent aux entreprises la possibilité de se différencier de leurs concurrents en augmentant la productivité et le bien-être des travailleurs.

Voici comment cela fonctionne :

  • Avec un intranet intelligent, la communication interne devient plus engageante grâce aux capacités de gestion de contenu de SharePoint et à l'intégration avec les plateformes de collaboration et d'expérience des employés telles que Microsoft Teams, Forms et Viva.
  • Si les gens sont engagés et que l'intranet offre des services de haute qualité, la productivité augmentera. Les utilisateurs seront plus motivés et pourront gagner du temps dans la recherche de contacts, de documents et de toutes les informations dont ils ont besoin pour faire leur travail.
  • Plus le gain de temps est important, plus la rentabilité globale de l'entreprise augmente.

 

 

Comment évaluer les résultats de votre intranet ?

Pour évaluer l'augmentation de la productivité de votre entreprise grâce à l'intranet, vous pouvez définir plusieurs indicateurs de performance quantitatifs.

Parmi les ICP directs, vous pouvez surveiller les éléments suivants

  • Le nombre de vues par page individuelle
  • Nombre d'utilisateurs uniques ayant visité l'intranet
  • Nombre de sessions et durée des sessions individuelles
  • Nombre de contenus publiés, recherchés et consultés
  • Les interactions avec les communications de l'entreprise, y compris les mentions "J'aime" et les commentaires

Parmi les indicateurs indirects de performance, on peut citer

  • Le nombre de demandes reçues par le service d'assistance de l'entreprise
  • Nombre de courriels envoyés à des collègues pour leur demander des informations

Comment créer un site intranet intelligent : considérations pour ne pas se tromper

Pour créer un intranet vraiment intelligent, capable d'atteindre les objectifs que l'entreprise s'est fixés, certaines considérations doivent être prises en compte lors de la phase de conception. Il s'agit d'un moment délicat, ignoré par la plupart des entreprises, mais qui s'avère d'une importance capitale pour garantir l'efficacité de l'intranet et maximiser ainsi l'investissement.

Pour vous aider à ne pas commettre d'erreurs lors de la création de votre intranet, voici ce qu'il faut garder à l'esprit.

Comment concevoir un intranet d'entreprise

1. Phase d'analyse

La phase d'analyse représente 70 % de la réussite d'un projet d'intranet. C'est la phase la plus délicate, car elle permet de définir le modèle d'intranet qui peut répondre aux besoins spécifiques de l'entreprise et aux objectifs stratégiques. En général, la phase d'analyse comprend trois activités:

  1. Analyse du contexte et de la culture d'entreprise
  2. Analyse des objectifs à atteindre (productivité, bien-être, etc.)
  3. L'analyse de l'utilisateur final et l'identification de ses principaux besoins

 

1.1 Analyse du contexte

Cette première activité comprend :

  • l'analyse des plans opérationnels et stratégiques qui sous-tendent les processus internes;
  • l'analyse de la mission et des valeurs qui sous-tendent la culture d'entreprise ;
  • l'analyse de lastratégie de communication actuelle.

Si l'entreprise dispose déjà d'un portail intranet, il est utile d'analyser les fonctionnalités les plus fréquemment utilisées par les utilisateurs afin de comprendre comment améliorer les services et les contenus proposés.

Vous pourrez ainsi vous faire une première idée claire de la manière de concevoir un intranet qui respecte la culture de l'entreprise et constitue un support adéquat pour les activités du personnel.

 

1.2 Analyse des objectifs

L'analyse des objectifs permet d'aligner les fonctionnalités de l'intranet sur les stratégies et les objectifs que l'entreprise entend atteindre.

Une fois les objectifs stratégiques définis, il est nécessaire de définir les objectifs opérationnels. En pratique, les questions auxquelles cette phase d'analyse doit répondre sont les suivantes :

  • Quels outils l'intranet de l'entreprise doit-il offrir ?
  • Comment l'intranet peut-il soutenir les activités individuelles et collectives ?
  • De quoi l'entreprise a-t-elle besoin pour améliorer la communication avec les travailleurs ?

 

1.3 Analyse de l'utilisateur final

L'intranet est constitué de personnes.

Connaître l'utilisateur final signifie savoir quelle fonctionnalité, quel contenu et quels services offrir dans l'intranet pour permettre à toutes les personnes de l'entreprise de mieux faire leur travail.

L'analyse du public cible est souvent sous-estimée parce que les entreprises considèrent les besoins réels des travailleurs comme acquis. Malheureusement, l'absence d'analyse de l'utilisateur final aboutit à la création d'un intranet "inutile" ou inefficace, dépourvu de solutions personnalisées.

Mais comment identifier les besoins des utilisateurs ?

Voici quelques outils que nous recommandons d'utiliser.

 

Groupes de discussion et questionnaires

Pour réaliser une analyse approfondie des personnes au sein de l'entreprise, vous pouvez utiliser deux méthodes différentes mais complémentaires. Parlons des groupes de discussion et des questionnaires.

Les groupes de discussion constituent une technique d'étude qualitative impliquant un petit groupe de personnes, généralement entre 6 et 12 participants. La discussion est gérée par un modérateur (généralement l'une des personnes impliquées dans la conception de l'intranet), qui guide la conversation en proposant une série de questions préparées à l'avance.

L'objectif est de recueillir les opinions, les perceptions, les idées et les réactions des participants dans un cadre interactif. Cette méthode permet d'explorer en profondeur les motivations, les attitudes, les expériences et les comportements des personnes, révélant ainsi des informations que d'autres techniques de recherche, telles que les enquêtes ou les entretiens individuels, ne permettraient pas d'obtenir.

Alors que les groupes de discussion nous permettent de mieux connaître l'utilisateur final grâce à des interactions dynamiques et à des discussions guidées, les questionnaires fournissent des données quantitatives qui peuvent être analysées à plus grande échelle.

En effet, ils permettent de collecter des informations spécifiques et structurées auprès d'un grand nombre de répondants, ce qui permet d'identifier des tendances, des modèles de comportement et des besoins communs que l'intranet peut aider à satisfaire.

Lors de la création d'un questionnaire pendant la phase de conception d'un intranet, il est important de souligner que les questionsne doivent pas porter sur l'intranet lui-même, mais sur le travail des personnes. Vous pouvez ainsi obtenir des informations clés concernant les connaissances informatiques moyennes, les appareils préférés et les applications qu'ils utilisent pour effectuer leurs tâches quotidiennes.

 

Les entretiens

Les entretiens sont utiles pour obtenir un retour d'information plus direct et plus personnel que les informations obtenues par les groupes de discussion et les questionnaires. Il peut être utile d'organiser une série d'entretiens après avoir mis à disposition une démo de l'intranet, en échantillonnant les utilisateurs qui ont testé le prototype.

Téléchargez notre questionnaire

Découvrez comment vos collègues vivent la réalité de l'entreprise et quels besoins vous pouvez satisfaire en créant un intranet intelligent.

 

2. Planifier le changement

Aujourd'hui, il n'est plus possible de lancer un projet numérique sans plan, d'autant plus si un projet comme celui de la création de l'intranet va changer la routine quotidienne de tous les travailleurs.

Avoir un plan signifie choisir les personnes à impliquer dans la phase de conception, fixer le budget disponible et définir la stratégie de communication et de formation pour assurer l'adoption de l'intranet.

Tout doit être décidé à l'avance pour éviter les surprises pendant le projet.

C'est pourquoi nous vous recommandons de

  • Créer l'équipe responsable de la conception.
  • Évaluer les fonctionnalités et les ressources à inclure dans l'intranet, afin de fixer un budget réaliste.
  • Identifier les moyens de communication préférés des employés de l'entreprise, les avantages que le nouvel intranet leur offre et les compétences informatiques manquantes, afin de définir une stratégie de communication interne et de formation adéquate.
  • Contrôler en permanence la collecte des réactions des utilisateurs et l'évolution du projet.

 

 

3. Sélection des outils à mettre à disposition

Nous avons déjà vu pourquoi la phase d'analyse est cruciale dans la conception de l'intranet d'entreprise. Parmi les informations utiles qui peuvent être obtenues, la phase d'analyse permet de comprendre quels sont les outils qui ne peuvent pas être absents de l'intranet, en fonction des préférences des utilisateurs et de ce dont ils ont besoin pour mieux faire leur travail.

La définition des "Killer Apps" est donc une étape importante dans la création d'un intranet utile, garantissant l'intérêt et l'adoption par toutes les personnes de l'entreprise.

Après des années d'expérience dans le développement d'intranets, nous avons créé des fonctionnalités qui permettent d'atteindre cet objectif. Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de nos webparts qui jouent le rôle de "Killer App" :

  • Webpart permettant de publier et de postuler à des postes ouverts, en exploitant le profil personnel de l'intranet SharePoint.
  • Partie web pour réserver rapidement des espaces et des ressources, depuis les bureaux jusqu'aux places de stationnement dans le parking de l'entreprise.
  • Partie web permettant de repartager les messages des profils LinkedIn, Facebook, Instagram et TikTok de l'entreprise.

 

 

4. Adopter les bons outils de suivi

Il ne suffit pas de fixer des objectifs et des indicateurs de performance pour garantir le succès de l'intranet. Vous devez surveiller en permanence les résultats pour évaluer avec précision l'efficacité de votre investissement et comprendre comment améliorer l'intranet pour accroître l'engagement des utilisateurs et la productivité collective.

Il existe de nombreux outils permettant de suivre les performances de l'intranet, certains étant même intégrés à SharePoint.

Mais il n'est pas si facile de contrôler correctement les résultats d'un projet intranet. En fait, peu d'outils disponibles fournissent un aperçu détaillé de ce qui est vraiment important : combien et comment l'intranet est utilisé dans l'entreprise.

Afin d'aider nos clients à obtenir des informations utiles pour continuer à améliorer l'intranet qu'ils construisent ensemble, nous avons développé Intranet Analytics. Notre composant est utilisé pour mesurer l'efficacité de l'espace de travail numérique Microsoft 365 et de l'intranet SharePoint, avec des rapports détaillés sur le comportement des utilisateurs.

Il permet ensuite d'enrichir les capacités d'analyse de SharePoint pour obtenir des informations telles que :

  • les pages consultées individuellement
  • la durée des sessions individuelles
  • les clés de recherche utilisées
  • l'accès aux documents
  • etc.

En outre, notre fonctionnalité s'intègre à Google Analytics et à d'autres outils tiers pour une analyse encore plus approfondie de l'intranet.

 

 

5. Définir la stratégie de gouvernance

Le lendemain de la mise en service de l'intranet, le plan de gouvernance commence.

Pour mener à bien cette phase, il existe une liste d'actions à inclure dans le programme de gouvernance. En général, nous recommandons de définir à l'avance

  1. Les options de partage externe pour chaque site.
  2. Les moyens de suivre les actions des utilisateurs externes.
  3. Les modalités de provisionnement de nouvelles zones de contenu dans l'intranet.
  4. Les permissions à distribuer aux utilisateurs internes de l'entreprise.

Comment Microsoft nous aide-t-il à créer un intranet intelligent ?

Créer un intranet d'entreprise intelligent est possible grâce aux technologies Microsoft 365.

Dans la suite de produits Microsoft 365 (anciennement Office 365), SharePoint devient le cœur de nombreux services avec des fonctionnalités avancées pour :

  • gérer le cycle de vie des documents
  • créer et partager du contenu
  • stocker des données en toute sécurité
  • coordonner les processus internes

Il représente donc la meilleure plateforme pour créer l'intranet et transformer la productivité de votre entreprise.

Voici les domaines que Microsoft développe pour enrichir les fonctionnalités incluses dans son digital workplace, au centre duquel se trouve SharePoint.

1. Engagement et collaboration entre collègues

L'investissement dans les plateformes de collaboration qui s'intègrent à l'intranet SharePoint Online se poursuit, offrant des fonctionnalités supplémentaires pour améliorer la collaboration et la communication au sein de l'entreprise. Parmi ces plateformes, on ne peut manquer de mentionner Microsoft Teams et Viva Engage (la solution qui a pris la place de Yammer dans le lieu de travail numérique Microsoft 365).

 

2. Connecter les personnes, les informations, les connaissances et les applications

Le système de publication des sites SharePoint Online, et plus particulièrement de l'intranet, évolue. Avec l'arrivée des Home Sites et de nouvelles fonctionnalités pour la création de contenu on-page, il n'est pas possible d'identifier sur le marché des outils capables de rivaliser avec SharePoint pour la création d'un intranet intelligent.

 

3. Gestion des connaissances

Nous assisterons bientôt à un changement majeur dans la gestion du contenu de l'intranet, et SharePoint Online mène cette transformation avec le passage de la gestion de l'information à la gestion de la connaissance collective.

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Comment créer un site intranet avec SharePoint

Pour créer l'intranet de votre entreprise avec SharePoint Online, vous devez d'abord vous connecter à microsoft365.com pour ouvrir l'application SharePoint et accéder à la page d'accueil.

Une fois sur la page d'accueil, cliquez sur l'élément "Créer un site" en haut à gauche.

SharePoint vous demandera si vous souhaitez créer un site d'équipe ou un site de communication.

Si vous ne connaissez pas la différence entre ces deux types de sites, vous trouverez toutes les informations ci-dessous ; sinon, passez directement au paragraphe suivant pour entrer dans les détails de la construction des fondations de votre intranet.

 

 

La différence entre un site d'équipe et un site de communication dans SharePoint

Un site d'équipe ou de collaboration est conçu pour améliorer la coordination et la communication des utilisateurs qui doivent travailler ensemble sur un projet.

Il comprend des fonctionnalités de gestion de bibliothèques de documents, de calendrier partagé et de listes SharePoint permettant de répartir la charge de travail entre les membres d'une équipe.

Un site de communication, quant à lui, sert à partager des informations avec un large public d'utilisateurs, qui ne se limite pas aux membres d'une seule équipe.

Contrairement aux sites d'équipe, qui se concentrent sur la gestion de projets d'entreprise, les sites de communication se concentrent donc sur le partage de nouvelles et d'informations. L'intranet en est un exemple clair.

Nous choisissons donc de créer un site de communication SharePoint.

 

 

Les étapes clés pour créer votre intranet avec SharePoint

Une fois l'option "site de communication" choisie, le véritable processus de création de l'intranet commence.

Pour commencer, Microsoft propose plusieurs modèles pour accélérer la création d'un site de communication dédié :

  • La gestion de crise
  • Contenu spécifique à un service
  • Services et actualités des ressources humaines
  • Opportunités et formations internes

Malheureusement, il n'existe pas encore de véritable modèle prêt à l'emploi pour l'intranet d'entreprise. Il est donc conseillé de partir de zéro, en utilisant le modèle "vierge".

Il est maintenant temps de choisir le nom de l'intranet.

Il s'agit d'une étape importante, car le nom doit mettre en valeur la marque et être facile à mémoriser pour les utilisateurs.

Voici quelques-unes de nos meilleures pratiques pour donner à l'intranet un nom significatif et mémorable :

 

  1. Réutiliser le nom de l'entreprise.
    Par exemple, l'entreprise Contoso pourrait appeler son intranet "OneContoso" ou "WeContoso" (pour souligner le sens de l'unité et de la communauté), ou opter pour la combinaison de la marque et du terme "intranet", ce qui donnerait dans ce cas "InContoso"

  2. Se référer à l'objectif de l'intranet.
    Dans ce cas, des exemples pourraient être "MyWorkplace", "Connect", "TheSpot" ou "TheHub" L'un de nos clients a suivi ce modèle et a nommé l'intranet que nous avons conçu ensemble "ThePipeline" Un autre client a fait un choix vraiment original en nommant son intranet "Agora"

  3. Éviter les noms trop longs ou imprononçables.
    Non seulement ils seraient difficiles à retenir, mais ils rendraient le partage de l'adresse de l'intranet complexe.

  4. S'inspirer de ce que fait l'entreprise.
    Un bel exemple est celui d'un de nos clients qui travaille dans le secteur de l'agroalimentaire et qui a décidé d'appeler l'intranet "Mandarin" Inutile de dire que le portail a été personnalisé, avec des teintes orangées et des silhouettes arrondies.

  5. Impliquer les personnes qui devront utiliser l'intranet.
    Vous pouvez utiliser des sondages et des questionnaires pour recueillir les idées de vos collègues ou leur demander de voter pour le nom qu'ils préfèrent parmi ceux proposés par l'entreprise.

 

Une fois le nom de l'intranet choisi, SharePoint vous demandera de rédiger une brève description du nouveau site et de choisir la langue par défaut. Le choix de la langue est le deuxième moment clé du processus de création de l'intranet, car SharePoint ne permet pas de la modifier ultérieurement.

Dès que vous entrez dans le site vide, nous vous recommandons de choisir le thème de l'entreprise afin d'appliquer la palette de couleurs appropriée aux contrôles, aux étiquettes et aux éléments graphiques de SharePoint. Pour ce faire, il vous suffit

  • d'accéder à Paramètres, en haut à droite
  • cliquer sur l'élément "Changer l'apparence
  • sélectionner le thème que vous préférez

Vous pouvez choisir parmi les modèles proposés par Microsoft et les utiliser tels quels pour accélérer la création de l'intranet. Vous pouvez également choisir un modèle et le personnaliser, par exemple en alignant la palette sur les couleurs de la marque de l'entreprise. Pour une personnalisation plus poussée, SharePoint vous permet de créer votre thème à partir de zéro.

Sous la rubrique "Modifier l'apparence", vous pouvez également modifier l'apparence des éléments suivants

 

  • L'en-tête, avec des paramètres spécifiques pour
    • la mise en page (minimale, compacte, standard et étendue)
    • la couleur d'arrière-plan, à activer ou non avec une transparence graduée
      (la couleur est automatiquement prise dans la palette choisie comme thème du site)
    • le titre, à activer ou non
    • logo, à télécharger

  • Barre de navigation, avec des paramètres spécifiques pour
    • ajouter/supprimer des liens
    • ajout/suppression d'étiquettes (groupes de liens)
    • arbre de liens, insertion de sous-liens pour les entrées principales
      (il est préférable de ne pas dépasser 3 niveaux, afin de maintenir une bonne convivialité)

  • Pied de page

 

Il faut ensuite définir le contenu de l'intranet, en commençant par la page d'accueil.

Il suffit de sélectionner l'élément "Modifier" dans le coin supérieur droit pour commencer.

SharePoint Online est un outil de gestion de contenu puissant, qui permet de placer une myriade de contenus différents sur chacune des pages de ses sites.

Tout d'abord, les éditeurs peuvent modifier le nombre et le formatage des sections qui composent une page afin de définir la structure qui accueillera les différents éléments de contenu.

Après avoir défini la structure de la page, il est possible d'insérer les parties web du contenu textuel et multimédia pris en charge par SharePoint. Parmi ces éléments, citons

  • actualités
  • calendrier
  • organigramme
  • rapports powerBI
  • images individuelles ou carrousels
  • questionnaire microsoft Forms
  • vidéos YouTube ou Microsoft Stream
  • etc.

Les Webparts peuvent être étendus avec des fonctionnalités personnalisées telles que celles proposées dans nos plans intranet.

Sur la base des projets menés avec nos clients, nous avons développé plus de 50 composants pour enrichir les fonctionnalités de SharePoint Online en termes de communication, de collaboration, de productivité, de partage des connaissances et de formation. Par exemple, des webparts sont disponibles dans nos plans pour :

  • gérer l'ensemble du cycle de vie des documents
  • trouver des contacts internes et mieux connaître ses collègues
  • accéder aux applications de travail préférées ou recommandées par l'entreprise
  • postuler à des postes ouverts, en accélérant le processus de sélection
  • publier des nouvelles et des communications pour les groupes d'utilisateurs, en utilisant des graphiques dynamiques et l'intégration avec Microsoft Teams pour assurer une réception maximale

Qu'elles soient standard ou personnalisées, n'oubliez pas que les parties web de votre intranet doivent être sélectionnées en fonction des besoins réels des collègues et des processus qui caractérisent votre entreprise.

Une fois les parties web utiles saisies, il ne reste plus qu'à créer, publier et mettre à jour en permanence le contenu de l'intranet. De manière à maintenir l'intérêt des utilisateurs au fil du temps.

Pour conclure, nous vous proposons ci-dessous un tableau récapitulatif des principales étapes à suivre pour créer un intranet avec SharePoint Online :

 

Comment créer un site intranet avec SharePoint :
les étapes clés à suivre

 

Comment créer un intranet avec SharePoint Description de l'étape
Créer un site SharePoint Connectez-vous à microsoft365.com, ouvrez l'application SharePoint et cliquez sur l'élément "Créer un site" dans le coin supérieur gauche. Sélectionnez le type "site de communication" et choisissez le modèle "vierge" pour commencer à construire l'intranet.
Nommer l'intranet Choisissez un nom court et significatif. Nous vous conseillons de donner à l'intranet un nom en rapport avec les valeurs ou les activités de votre entreprise. L'important est qu'il s'agisse d'un nom facile à retenir et à prononcer.
Choisir la langue par défaut N'oubliez pas que la langue par défaut ne peut pas être modifiée après la création du site. Soyez donc attentif à cette étape et réfléchissez à la langue à sélectionner en fonction de la communication interne de votre entreprise.
Appliquer le thème de l'entreprise Utilisez la commande "Changer l'apparence" dans les paramètres pour choisir l'un des thèmes par défaut de SharePoint ou créer un thème personnalisé, que vous pourrez appliquer aux contrôles, aux étiquettes et aux éléments graphiques de l'intranet.
Personnaliser la navigation Toujours sous "Modifier l'apparence", vous avez la possibilité de modifier l'en-tête, la barre de navigation et le pied de page de l'intranet. Vous pouvez ensuite modifier la disposition de ces éléments et définir la navigation principale du site, en insérant ou en supprimant les liens mis à la disposition des utilisateurs.
Structurer les pages de contenu Sélectionnez la commande "Editer" en haut à droite pour définir le contenu des différentes pages de votre intranet, en insérant des sections et des webparts qui vous permettront d'enrichir chaque page avec du texte et des contenus multimédias.

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Giuseppe Marchi

 

Microsoft MVP pour SharePoint et Microsoft 365 depuis 2010.

Giuseppe est le fondateur d'intranet.ai et l'un des plus grands experts en Italie en ce qui concerne Microsoft 365. Depuis des années, il aide les entreprises à créer leur propre environnement de travail numérique dans le cloud de Microsoft, en veillant à l'expérience des utilisateurs.

FAQ sur la création d'un site intranet avec SharePoint


Qu'est-ce qu'une intranet intelligente ?

Une intranet intelligente est un réseau interne à l'entreprise qui soutient les activités quotidiennes des employés, améliorant la productivité et le bien-être. Elle offre des fonctionnalités avancées telles que la recherche d'informations, la communication entre collègues, la gestion des documents et des contenus mis à jour.

Quels sont les principaux objectifs d'une intranet intelligente ?

Les objectifs clés d'une intranet intelligente sont : augmenter l'engagement des utilisateurs, améliorer la productivité et le bien-être de l'entreprise, et renforcer la rentabilité et la compétitivité de l'entreprise.

Comment est conçue une intranet intelligente ?

La conception d'une intranet intelligente comprend plusieurs phases : analyse du contexte de l'entreprise, définition des objectifs stratégiques et opérationnels, analyse des besoins des utilisateurs finaux par le biais de groupes de discussion, de questionnaires et d'entretiens, planification du changement, sélection des outils et des fonctionnalités, et surveillance continue des performances.

Quelles sont les fonctionnalités fondamentales d'une intranet intelligente ?

Les fonctionnalités fondamentales incluent : des outils de recherche et de gestion des documents, la communication interne et les notifications push, des annuaires de contacts, des outils de collaboration, des espaces dédiés aux départements, et un support pour la formation et l'analyse des données.

Comment assurer une adoption efficace de l'intranet ?

Pour assurer une adoption efficace de l'intranet, il est essentiel d'offrir une formation continue par le biais de webinaires, de contenus de formation, d'événements en direct et de visites guidées des fonctionnalités. De plus, il est important de surveiller constamment les retours des utilisateurs et d'améliorer la plateforme en fonction de leurs besoins.

Quels sont les avantages d'une intranet intégrée à Microsoft 365 ?

Une intranet intégrée à Microsoft 365 offre de nombreux avantages, notamment : une gestion avancée des documents, une collaboration en temps réel via Microsoft Teams, la création et le partage de contenus avec SharePoint, l'analyse des performances avec PowerBI, et un support à la productivité de l'entreprise avec des outils tels que Microsoft Forms et Viva.

Comment évaluer les résultats d'une intranet intelligente ?

Les résultats d'une intranet intelligente peuvent être évalués à l'aide de KPI quantitatifs tels que le nombre de vues de pages, les utilisateurs uniques, la durée des sessions et les interactions avec les communications de l'entreprise. Des outils tels qu'Intranet Analytics, intégrés à SharePoint et Google Analytics, aident à suivre les performances et à améliorer continuellement la plateforme.

Quelles sont les étapes clés pour créer une intranet avec SharePoint ?

Les étapes clés pour créer une intranet avec SharePoint incluent : créer un site de communication, choisir un nom significatif, sélectionner la langue par défaut, appliquer le thème de l'entreprise, personnaliser la navigation, structurer les pages de contenu avec des sections et des web parts, et maintenir les contenus à jour.

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