Intranetin luominen SharePointilla

Mitä ominaisuuksia intranetissä on oltava, jotta sitä voidaan kutsua “älykkääksi”? Ja miten rakennat yrityksesi intranetin SharePoint Online -palvelun avulla?

Oikean yrityksen intranetin rakentamiseksi on tärkeää arvioida sen tarjoamia ominaisuuksia, integraatiota käytössä olevien järjestelmien kanssa sekä sen vaikutusta tuottavuuteen. Kaikki tämä riippuu lähtöteknologiasta: valinnan tulisi kohdistua järjestelmään, joka mahdollistaa työnkulkujen optimoinnin, parantaa yhteistyötä ja takaa turvallisen pääsyn tietoihin, ja joka tarjoaa joustavuuden ja skaalautuvuuden, joita organisaation kasvun tukeminen edellyttää.

Tässä artikkelissa tarkastelemme siis, miksi SharePoint Online on paras ratkaisu näiden vaatimusten täyttävän intranetin luomiseen, vertailemalla sitä markkinoiden tärkeimpiin vaihtoehtoihin, kuten Wordpress, Intranet Connections, Drupal, Confluence, Happeo ja Jive, sekä miten se rakennetaan käytännössä vaihe vaiheelta.

Mikä on älykäs intranet?

Yrityksen intranet on luotava huolellisesti, ja siinä on keskityttävä eri näkökohtiin. Työntekijöiden sitouttamisesta sisällön luomiseen, henkilöstöpalveluihin, seurantaan ja hallintoon. Mitään ei pidä aliarvioida, jos haluat saada onnistuneen intranetin.

Tässä on luettelo tekijöistä, jotka tekevät älykkään intranetin.

1. Se on todellinen työväline

Intranet auttaa työntekijöitä hoitamaan päivittäisiä tehtäviään ja lisää heidän tuottavuuttaan ja hyvinvointiaan yrityksessä. SharePoint Onlinen kaltaisten alustojen kehittyneiden ominaisuuksien avulla intranet voidaan suunnitella niin, että se

• helpottaa tiedonhakua
• parantaa viestintää kollegoiden välillä
• levittää ajantasaista sisältöä ja uutisia
• hallita asiakirjojen luomista, jakamista ja tallentamista

Jos käyttäjät eivät löydä pakottavaa syytä käyttää intranetiä, olipa kyse sitten siitä, että se ei tarjoa oikeita toimintoja tai että sen asianmukaiseen käyttöön ei ole koulutusta, se hylätään pian käyttöönoton jälkeen. Intranetin käytännöllisyyteen ja käytettävyyteen on siis kiinnitettävä erityistä huomiota, jotta yrityksen sen luomiseen sijoittamat resurssit eivät mene hukkaan.

2. Se on suunniteltu käyttäjän ympärille

Intranetin on vastattava yrityksen ja sen työntekijöiden erityistarpeisiin. Käytännöllisyyteen keskittyen on todettava, ettei riitä, että intranet tarjoaa liiketoimintaprosesseja yksinkertaistavia toimintoja, vaan sen on myös tuettava käyttäjien työtä heidän mieltymystensä mukaan räätälöidyllä sisällöllä.

SharePoint Onlinea käyttämällä intranetistä tulee yksi piste, josta löytyy koko yritystä koskevaa globaalia sisältöä sekä:

• Osasto-, sijainti- tai roolikohtaiset uutiset ja tiedotteet
• Päivitykset käyttäjää kiinnostavista aloitteista
• Tarpeiden kannalta olennaiset sisäiset yhteystiedot
• Suosikkisovellukset, usein kysytyt kysymykset ja asiakirjat

Ja paljon muuta.

3. Se tavoittaa käyttäjät kaikkialla, missä he ovat

Tieto ja tietämys ovat välttämättömiä menestyvälle liiketoiminnalle, ja niiden pitäisi olla kaikkien saatavilla suoraan työpöydältä. Mitä tahansa he tekevätkin, missä tahansa he ovatkin ja millä tahansa laitteella.

SharePointin intranet voidaan integroida Microsoft Teamsin kanssa, jolloin tärkeiden uutisten ja sisällön jakamista voidaan yksinkertaistaa lähettämällä mukautettuja push-ilmoituksia. Me intranet.ai:lla olemme kehittäneet komponentin, joka huolehtii juuri tästä prosessista, jotta yritykset voivat:

• tiedottaa ihmisille reaaliaikaisesti
• sitouttaa käyttäjät kohdennetuilla ilmoituksilla
• seurata sitoutumista sisäiseen viestintään
• varmistaa tärkeimpien uutisten maksimaalisen vastaanoton

4. Sen avulla ihmiset voivat oppia lisää yrityksestä

Kuinka usein käy niin, että tarvitset tietoa, mutta et tiedä, mistä yrityksessä saisit sitä?

SharePoint Onlinen intranet kokoaa yhteen paikkaan yrityksen digitaaliselle työpaikalle yhteystiedot, asiakirjat, viestinnän, palvelut ja sovellukset, joita käyttäjät tarvitsevat työnsä hoitamiseen keskeytyksettä ja aikaa tuhlaamatta tutkimiseen.

Henkilöhakemisto ja organisaatiokaavio ovat joitakin niistä ominaisuuksista, joita lisäämme asiakkaidemme intranetiin, jotta käyttäjät voivat oppia lisää organisaatiostaan ja löytää heti kollegat, joilla on vastauksia heidän kysymyksiinsä.

5. Se yhdistää kollegat

Okei, tiedämme, että intranetissä saatavilla oleva työntekijäluettelo auttaa ymmärtämään yritystä paremmin, mutta miten käyttäjät voivat ottaa nopeasti yhteyttä kollegaan? Miten he voivat muodostaa yhteyden ja jakaa asiakirjoja tai työskennellä yhdessä projektin parissa?

Jälleen kerran vastaus on SharePoint-intranet-integraatio Microsoft Teamsin kanssa. Teams voi todellakin yhdistää käyttäjiä ja tehostaa tietojen jakamista ja reaaliaikaisia päivityksiä.

Intranetin henkilöhakemistosta käyttäjät voivat löytää niiden kollegojen Teams-yhteystiedot, joiden kanssa he haluavat keskustella, ja tavoittaa heidät yhdellä napsautuksella.

Puhuimme jo push-ilmoituksista, mutta on syytä mainita, että tämän ominaisuuden ansiosta yritys voi myös olla nopeammin yhteydessä työntekijöihinsä ja pitää heidät ajan tasalla uusimmista aloitteista ja yhteisistä saavutuksista.

6. Se helpottaa yhteistyötä

Voit koota yrityksen hankkeet ja aloitteet intranetissä yhteen ja korostaa niitä yrityksen tarpeiden tai osaston, roolin ja käyttäjien toiminnan kannalta merkityksellisten asioiden mukaan.

SharePoint Online -intranet voi myös tarjota nopean pääsyn projektiryhmiin ja tarjota erityisiä toimintoja reaaliaikaiseen yhteistyöhön ja toimintojen koordinointiin.

Lopuksi jokaisella osastolla olisi oltava oma tilansa intranetissä.

Yrityksen verkkosivuja voidaan täydentää osiolla, joka on omistettu ihmisille, aloitteille ja osastokohtaiselle viestinnälle. Näin osaston toiminnan kannalta hyödylliset tiedot voidaan kerätä ja jakaa ilman, että ne katoavat yleiseen viestintävirtaan.

7. Se auttaa sinua löytämään etsimäsi tiedot

Vain 1 prosentti ihmisistä, joilla on yrityksessä intranet, on tyytyväinen hakutuloksiin.

Kun luotetaan vanhentuneeseen tekniikkaan, intranet ei pysty tarjoamaan oikeanlaista tukea, jota tarvitaan tuottavuuden ja erityisesti loppukäyttäjien tyytyväisyyden lisäämiseksi. Korkea tyytymättömyysaste johtaa portaalin nopeaan hylkäämiseen, johon yritys on sijoittanut huomattavan määrän resursseja.

Luottaminen uusimpaan, jatkuvasti päivittyvään alustaan, kuten SharePoint Onlineen, on kuitenkin vain ensimmäinen askel. Itse asiassa intranetin ylläpitäjien olisi suunniteltava joitakin keskeisiä toimia, joilla pyritään tunnistamaan parannuskohteet ja siten lisäämään käyttäjien tyytyväisyyttä. Näistä toimista korostamme:

• Hakujen ja toistuvien kysymysten seuranta
• Palautteen kerääminen kyselytutkimusten ja kyselylomakkeiden avulla

Kun käyttäjien tarpeet on tunnistettu, intranetiä voidaan rikastuttaa uudella sisällöllä ja toiminnoilla, jotka tukevat kaikkien yrityksen työntekijöiden työtä.

Intranet ei ole vain sisäinen sivusto yritysuutisia varten. Se on ensisijaisesti verkosto ihmisiä, jotka tuovat sen eloon, käyttävät sitä, lukevat sitä, rikastavat sitä, auttavat sitä kasvamaan ja pitävät siitä huolta päivä päivältä. Se on digitaalinen versio työpaikastasi.[Giuseppe Marchi - Microsoft MVP]

8. Se tarjoaa päivittäisiä yleishyödyllisiä palveluja

Hakutoiminnot ovat välttämättömiä optimaalisen työskentelyn kannalta. Siksi SharePoint-intranet on paras työkalu:

• tarjota hakulomakkeita
• työkaluja yrityksen resurssien varaamiseen
• käyttää palveluja ja sopimuksia

9. Sen avulla voit ilmaista persoonallisuuttasi

Yrityksen menestys tai epäonnistuminen perustuu aina sen kulttuuriin ja siihen, miten ihmisiä arvostetaan.

Intranetin pitäisi antaa kaikille yrityksen jäsenille mahdollisuus jakaa taitojaan ja tietämystään ja tehdä itsensä tunnetuksi kollegoilleen. Henkilöstöhallinto voisi myös tarkastella jaettuja tietoja ehdottaakseen uusia uramahdollisuuksia tai valitakseen ehdokkaita avoimiin tehtäviin suoraan yrityksessä jo työskentelevien henkilöiden joukosta.

10. Se pitää käyttäjät sitoutuneina

Jos sitoutuminen on korkealla tasolla, tuottavuus ja hyvinvointi lisääntyvät. Siksi intranetin olisi täydennettävä mukavuusnäkökulmaa päivittäisiä toimintoja tukevilla ominaisuuksilla ja sitoutumiseen tähtäävillä kokemuksilla, kuten pelillistämisellä.

Pelillistämisen avulla ihmiset voivat osallistua yhteisiin kilpailuihin, peleihin ja aktiviteetteihin, jotka parantavat suhteita työtovereihin, mutta ei pelkästään sitä. Intranetissä nämä kokemukset voivat itse asiassa tehdä sisäisestä koulutuksesta entistä sitouttavampaa tietokilpailujen ja palkintoihin perustuvien kilpailujen avulla.

11. Se otetaan sujuvasti käyttöön

Älykkään intranetin käyttöönotto on helpompaa ja nopeampaa.

Käyttäjät tarvitsevat työkaluja ymmärtääkseen heille tarjottujen ominaisuuksien arvon. Koulutuksella on siis keskeinen rooli intranetin käyttöönotossa, ja SharePoint Online -palvelun kaltainen älykäs intranet voi mukautua siihen:

• Webinaaritja koulutussisältö
• Suorat tapahtumat, joissa on kysymys- ja vastaustilaisuuksia
• Opastetut kierrokset, joiden avulla voi tutustua yksittäisiin ominaisuuksiin

12. Se tukee tietojen analysointia

Mistä tietää, toimiiko intranet hyvin vai ei? Auttaako se todella yritystä, vai onko sillä vielä monia rajoituksia? Löytävätkö käyttäjät tarvitsemansa?

SharePoint Online -lokit ja Office 365:n seurantaominaisuudet auttavat sinua vastaamaan näihin kysymyksiin. Ne eivät kuitenkaan riitä.

Jotta tiedät kaikki yksityiskohdat siitä, miten intranet toimii ja miten tehokas se on, tarvitset natiivit työkalut, joilla voit seurata käyttäjien toimintaa ja ymmärtää, edistääkö sivusto todella heidän tuottavuuttaan.

13. Se tukee johtamista

Digitalisaation aikakaudella yritysjohtajilla on käytössään lukemattomia innovatiivisia teknologioita, joiden avulla he voivat:

• koordinoidatiimejä
• hallinnoida käyttöönottovaihetta
• saada keskeisiä tietoja päätöksentekoa varten
• kommunikoida suoraan ja rakentavasti kollegojen kanssa

Intranetin avulla yritysjohdon jäsenet voivat viestiä nopeasti kaikkien yrityksen jäsenten kanssa ja saada heiltä palautetta lähettämättä yhtään sähköpostia tai soittamatta.

SharePointin integroiminen Microsoftin yhteistyöalustoihin, kuten Microsoft Teamsiin, voi kuitenkin helpottaa videopuheluiden ja suoratoistotapahtumien järjestämistä. Ottaa kaikki käyttäjät mukaan liiketoiminta-aloitteisiin, missä tahansa he ovatkin.

Älykäs intranet: tärkeimmät tavoitteet

Mitä älykäs intranet tarkoittaa yrityksellesi? Ennen kuin syvennymme näkemykseemme ja selvitämme, miten luoda todella älykäs intranet SharePoint Online -palvelun avulla, meidän on tiedettävä, mitä tavoitteita intranetin on saavutettava, jotta yritys voi seurata niitä ja arvioida investoinnin tehokkuutta.

Tärkeimmät intranetin tavoitteet voidaan tiivistää seuraavasti:

• Käyttäjien sitoutumisen lisääminen
• Yrityksen tuottavuuden ja hyvinvoinnin parantaminen
• Yrityksen kannattavuuden ja kilpailukyvyn parantaminen

Älykkään intranetin tulokset

• Sitouttaa käyttäjät
• Parantaa tuottavuutta
• Lisää kilpailukykyä

“Erittäin sitoutunut työvoima on ero kilpailijoitaan paremmin menestyvän yrityksen ja sellaisen yrityksen välillä, joka ei pysty kasvamaan.”[lähde]

87 prosenttia työntekijöistä maailmanlaajuisesti ei ole sitoutuneita työpaikalla. Tämä on merkittävää, kun otetaan huomioon, ettäyritykset, jotka onnistuvat sitouttamaan ihmiset toimintaansa ja aloitteisiinsa, onnistuvat tuottamaan 147 prosenttia enemmän voittoa kuin kilpailijansa.

Uudet teknologiat, kuten SharePoint Online -intranet, joka on integroitu Microsoft 365:n digitaaliseen työpaikkaan, tarjoavat yrityksille mahdollisuuden erottautua kilpailijoista lisäämällä tuottavuutta ja työntekijöiden hyvinvointia.

Näin se toimii:

• Älykkään intranetin avulla sisäisestä viestinnästä tulee sitouttavampaa SharePointin sisällönhallintaominaisuuksien ja integraation avulla yhteistyö- ja työntekijäkokemusalustoihin, kuten Microsoft Teams, Forms ja Viva.
• Jos ihmiset ovat sitoutuneita ja intranet tarjoaa laadukkaita palveluja, tuottavuus kasvaa. Käyttäjät ovat motivoituneempia ja säästävät aikaa etsiessään yhteystietoja, asiakirjoja ja mitä tahansa tietoa, jota he tarvitsevat työssään.
• Mitä enemmän aikaa säästyy, sitä suurempi on yrityksen yleinen kannattavuus.

Miten arvioida intranetin tuloksia?

Voit arvioida, miten intranet on lisännyt yrityksesi tuottavuutta, asettamalla useita määrällisiä KPI-mittareita.

Suorista KPI:istä voisit seurata muun muassa seuraavia:

• Katselukertojen määrä yksittäistä sivua kohden
• Intranetissä vierailleiden yksilöllisten käyttäjien määrä
• Istuntojen määrä ja yksittäisten istuntojen kesto
• Lähetetyn, haetun ja katsotun sisällön määrä
• Vuorovaikutus yritysviestinnän kanssa, mukaan lukien tykkäykset ja kommentit

Epäsuorista KPI:istä löytyy mm:

• Yrityksen neuvontapalveluun saapuneiden pyyntöjen määrä
• Kollegoille lähetettyjen, tietoja pyytävien sähköpostiviestien määrä

Kuinka luoda älykäs intranet-sivusto: miten se ei mene pieleen?

Jotta voidaan luoda todella älykäs intranet, joka pystyy saavuttamaan yrityksen asettamat tavoitteet, suunnitteluvaiheessa on otettava huomioon tiettyjä seikkoja. Tämä on arkaluonteinen hetki, jonka useimmat yritykset jättävät huomiotta, mutta joka osoittautuu äärimmäisen tärkeäksi, kun halutaan varmistaa intranetin tehokkuus ja siten maksimoida investointi.

Jotta vältät virheet intranetin luomisessa, seuraavassa kerrotaan, mitä sinun on pidettävä mielessäsi.

Miten suunnitella yrityksen intranet

1. Analyysivaihe

Analysointivaiheen osuus intranet-projektin onnistumisesta on 70 prosenttia. Se on kaikkein herkin vaihe, sillä siinä määritellään intranet-malli, jolla voidaan vastata liiketoiminnan erityistarpeisiin ja strategisiin tavoitteisiin. Analyysivaiheeseen kuuluu yleensä kolme toimintoa:

• Kontekstin ja yrityskulttuurin analysointi
• Saavutettavien tavoitteiden (tuottavuus, hyvinvointi jne.) analysointi
• Loppukäyttäjän analysointi ja hänen tärkeimpien tarpeidensa tunnistaminen

1.1 Kontekstianalyysi

Tähän ensimmäiseen toimintoon sisältyy:

• sisäisten prosessien taustalla olevien operatiivisten ja strategisten suunnitelmien analysointi;
• yrityskulttuurin perustana olevan tehtävän ja arvojen analysointi;
• nykyisen viestintästrategian analysointi.

Jos yrityksellä on jo intranet-portaali, on hyödyllistä analysoida, mitä ominaisuuksia käyttäjät käyttävät eniten, jotta voidaan ymmärtää, miten tarjottuja palveluja ja sisältöä voidaan parantaa.

Näin saadaan selkeä alustava käsitys siitä, miten suunnitella intranet, joka kunnioittaa yrityskulttuuria ja tukee sopivasti henkilöstön toimintaa.

1.2 Tavoiteanalyysi

Tavoiteanalyysin avulla intranetin toiminnot sovitetaan yhteen niiden strategioiden ja tavoitteiden kanssa, joita yritys aikoo saavuttaa.

Kun strategiset tavoitteet on määritelty, on hahmotettava toiminnalliset tavoitteet. Käytännössä kysymykset, joihin tässä analyysivaiheessa on vastattava, ovat seuraavat:

• Mitä työkaluja yrityksen intranetin pitäisi tarjota?
• Miten intranet voi tukea yksilöiden ja ryhmien toimintaa?
• Mitä yritys tarvitsee parantaakseen viestintää työntekijöiden kanssa?

1.3 Loppukäyttäjäanalyysi

Intranet koostuu ihmisistä.

Loppukäyttäjän tunteminen tarkoittaa sitä, että tiedetään, mitä toimintoja, sisältöä ja palveluja intranetissä on tarjottava, jotta kaikki yrityksen ihmiset voivat tehdä työnsä paremmin.

Kohderyhmäanalyysia aliarvioidaan usein, koska yritykset pitävät työntekijöiden todellisia tarpeita itsestäänselvyytenä. Valitettavasti loppukäyttäjän analysoinnin laiminlyönti johtaa kuitenkin “hyödyttömän” tai tehottoman intranetin luomiseen, josta puuttuvat räätälöidyt ratkaisut.

Mutta miten käyttäjien tarpeet tunnistetaan?

Tässä on muutamia työkaluja, joita suosittelemme käyttämään.

Fokusryhmät ja kyselylomakkeet

Jos haluat tehdä huolellisen analyysin yrityksen ihmisistä, voit toimia kahdella eri mutta toisiaan täydentävällä tavalla. Puhutaanpa fokusryhmistä ja kyselylomakkeista.

Fokusryhmät edustavat laadullista tutkimustekniikkaa, johon osallistuu pieni joukko ihmisiä, yleensä 6-12 osallistujaa. Keskustelua johtaa moderaattori (yleensä joku intranetin suunnitteluun osallistuvista henkilöistä), joka ohjaa keskustelua ehdottamalla etukäteen valmisteltuja kysymyksiä.

Tavoitteena on kerätä osallistujien mielipiteitä, käsityksiä, ideoita ja palautetta vuorovaikutteisessa ympäristössä. Menetelmä mahdollistaa ihmisten motiivien, asenteiden, kokemusten ja käyttäytymisen syvällisen tutkimisen ja paljastaa näkemyksiä, joita ei ehkä saada selville muilla tutkimusmenetelmillä, kuten kyselytutkimuksilla tai yksilöhaastatteluilla.

Kohderyhmissä loppukäyttäjiin tutustutaan dynaamisen vuorovaikutuksen ja ohjattujen keskustelujen avulla, kun taas kyselylomakkeilla saadaan määrällisiä tietoja, joita voidaan analysoida laajemmin.

Niiden avulla voidaan kerätä erityisiä, jäsenneltyjä tietoja suurelta joukolta vastaajia, jolloin voidaan tunnistaa suuntauksia, käyttäytymismalleja ja yhteisiä tarpeita, joihin intranet voi auttaa vastaamaan.

Kun intranetin suunnitteluvaiheessa laaditaan kyselylomake, on tärkeää korostaa, että kysymyksiä ei pidä esittää itse intranetistä, vaan kysymyksiä on esitettävä ihmisten työstä. Tällöin voidaan saada keskeistä tietoa keskimääräisestä tietoteknisestä tietämyksestä, heidän käyttämistään laitteista ja sovelluksista, joita he käyttävät päivittäisten tehtäviensä suorittamiseen.

Haastattelut

Haastatteluilla voidaan saada suorempaa ja henkilökohtaisempaa palautetta kuin fokusryhmistä ja kyselylomakkeista saaduilla näkemyksillä. Saattaa olla hyödyllistä järjestää haastattelukierros sen jälkeen, kun intranetin demoversio on asetettu saataville, ja ottaa otos käyttäjistä, jotka ovat testanneet prototyyppiä.

Yrityksen intranetin lähtökohta on hyvä kyselylomake: lataa kyselylomakkeemme selvittääksesi, miten kollegasi kokevat liiketoiminnan todellisuuden ja mihin tarpeisiin voit vastata luomalla älykkään intranetin.

2. Muutoksen suunnittelu

Nykyään ei ole enää mahdollista aloittaa digitaalista hanketta ilman suunnitelmaa, varsinkin jos intranetin luomisen kaltainen hanke muuttaa kaikkien työntekijöiden päivittäisiä rutiineja.

Suunnitelman laatiminen tarkoittaa, että on valittava, ketkä otetaan mukaan suunnitteluvaiheeseen, asetettava käytettävissä oleva budjetti ja määriteltävä viestintä- ja koulutusstrategia intranetin käyttöönoton varmistamiseksi.

Kaikesta on päätettävä etukäteen, jotta vältytään yllätyksiltä projektin aikana.

Tästä syystä suosittelemme:

• Luo suunnittelusta vastaava tiimi.
• Arvioi intranetiin sisällytettävät ominaisuudet ja resurssit, jotta voit asettaa realistisen budjetin.
• Määrittele yrityksen työntekijöiden suosimat viestintävälineet, uuden intranetin tarjoamat edut ja puuttuvat tietotekniset taidot, jotta voit määritellä asianmukaisen sisäisen viestinnän ja koulutusstrategian.
• Seuraa jatkuvasti käyttäjiltä kerättävää palautetta ja hankkeen kehittymistä.

3. Käytettäväksi asetettavien välineiden valinta

Olemme jo nähneet, miksi analyysivaihe on ratkaisevan tärkeä yrityksen intranetin suunnittelussa. Analysointivaiheessa saadaan hyödyllisiä tietoja, joiden avulla voidaan ymmärtää, mitkätyökalut eivät voi puuttua intranetistä käyttäjien mieltymysten perusteella ja mitä he tarvitsevat voidakseen tehdä työnsä paremmin.

“Tappajasovellusten” määrittely on näin ollen tärkeä askel hyödyllisen intranetin luomisessa, jotta varmistetaan, että kaikki yrityksen työntekijät ovat kiinnostuneita ja hyväksyvät sen.

Vuosien kokemuksen jälkeen intranetin kehittämisestä olemme luoneet joitakin ominaisuuksia, jotka palvelevat tämän tavoitteen saavuttamista. Alla on lueteltu joitakin esimerkkejä web-osistamme, joilla on Killer Appin rooli:

• Web-osa avoimien työpaikkojen lähettämiseen ja hakuun, jossa hyödynnetään SharePoint-intranetin henkilökohtaista profiilia.
• Web-osio tilojen ja resurssien nopeaa varaamista varten, työpöydistä parkkipaikkoihin yrityksen parkkipaikalla.
• Web-osa yrityksen LinkedIn-, Facebook-, Instagram- ja TikTok-profiilien postausten uudelleen jakamiseen.

4. Oikeiden seurantatyökalujen käyttöönotto

Tavoitteiden ja KPI:iden asettaminen ei riitä varmistamaan intranetin menestystä. Tuloksia on seurattava jatkuvasti, jotta voit arvioida tarkasti investoinnin tehokkuutta ja ymmärtää, miten intranetiä voidaan parantaa käyttäjien sitoutumisen ja kollektiivisen tuottavuuden lisäämiseksi.

Intranetin suorituskyvyn seurantaan on tarjolla runsaasti työkaluja, joista osa on jopa integroitu SharePointiin.

Intranet-projektin tulosten asianmukainen seuranta ei kuitenkaan ole niin helppoa. Itse asiassa vain harvat saatavilla olevista työkaluista tarjoavat yksityiskohtaista tietoa siitä, mikä on todella tärkeää: kuinka paljon ja miten intranetiä käytetään yrityksessä.

Kehitimme Intranet Analyticsin auttaaksemme asiakkaitamme saamaan hyödyllistä tietoa, jonka avulla he voivat parantaa yhdessä rakentamaansa intranetiä. Komponenttiamme käytetään Microsoft 365 -digitaalisen työpaikan ja SharePoint-intranetin tehokkuuden mittaamiseen yksityiskohtaisten raporttien avulla käyttäjien käyttäytymisestä.

Sen jälkeen sen avulla voidaan rikastaa SharePointin analytiikkaominaisuuksia, jotta saadaan esimerkiksi seuraavia tietoja:

• yksittäiset sivukatselut
• yksittäisten istuntojen kesto
• käytetyt hakuavaimet
• pääsy asiakirjoihin
• jne.

Lisäksi toiminnallisuutemme integroituu Google Analyticsinja muiden kolmansien osapuolten työkalujen kanssa, jotta intranet voidaan analysoida vielä syvällisemmin.

5. Hallintostrategian määrittely

Intranetin käyttöönoton jälkeisenä päivänä alkaa hallintasuunnitelma.

Jotta tämä vaihe voitaisiin hoitaa onnistuneesti, on olemassa luettelo toimista, jotka olisi sisällytettävä omaan hallinto-ohjelmaan. Yleensä suosittelemme määrittelemistä etukäteen:

• Kunkin sivuston ulkoiset jakamisvaihtoehdot.
• Ulkoisten käyttäjien toimien seurantatavat.
• Intranetin uusien sisältöalueiden käyttöönottoa koskevat yksityiskohtaiset säännöt.
• Yrityksen sisäisille käyttäjille jaettavat oikeudet.

Miksi valita SharePoint intranetiksi?

Yhä useammat yritykset kohtaavat yhä monimutkaisempia prosesseja, sekä operatiivisella tasolla että viestinnän ja yhteistyön osalta osapuolten välillä.

Intranet syntyi juuri ratkaisuksi näihin haasteisiin, sillä se tarjoaa organisaation ihmisille yhden paikan, josta löytää asiakirjoja, jakaa ideoita ja hoitaa yhteisiä tehtäviä kollegoiden kanssa.

Sen lisäksi, että se vähentää sähköpostitse tai muiden perinteisten kanavien kautta tapahtuvan tiedonvaihdon tehottomuutta, intranet tehostaa tiedon hallintaa, jolloin käyttäjät voivat hakea, käyttää ja päivittää tarvitsemaansa dataa ilman aikaa vieviä hakuja tai riippuvuutta muista ihmisistä.

Intranetin käyttöönotto tarkoittaa myös sitä, että yritys luo työympäristön, jossa tiimit ja osastot voivat helposti koordinoida poikkiorganisatorisia hankkeita ilman, että heidän tarvitsee metsästää henkilökohtaisiin kansioihin tallennettuja asiakirjojen kaksoiskappaleita.

Lähestymistapa, joka on eduksi riippumatta yrityksen koosta tai tavoitteesta, olipa kyse sitten tarpeesta jäsentää toimintaa paremmin tai halusta lisätä sitoutumista sisäisiin aloitteisiin ja strategioihin.

Kun pohditaan, miten luoda moderni intranet, joka vastaa näihin ja muihin vaatimuksiin, on tärkeää tietää, että SharePoint Online on vuosien ajan ollut markkinoiden keskeinen toimija.

Alusta on kiinteä osa Microsoft 365:tä ja tarjoaa tiimi- ja viestintäsivustoja, jotka toimivat synergiassa muiden yrityksen tuottavuutta tukevien työkalujen, kuten Microsoft Teamsin, OneDriven ja Outlookin kanssa. Näin se vastaa tarpeeseen tarjota ei vain yksittäistä tuotetta, vaan yhtenäisen ekosysteemin intranetin ja digitaalisen työpaikan luomiseen.

Toisin kuin muut ratkaisut, SharePoint on alusta alkaen suunniteltu yrityskäyttöön, ja se pystyy tarjoamaan korkean tason skaalautuvuutta ja turvallisuutta.

SharePoint on saavuttanut johtavan aseman muun muassa asiakirjojen hallintaominaisuuksiensa ansiosta, jotka eivät rajoitu pelkkään tallentamiseen vaan sisältävät myös versionhallinnan, yhteiskirjoittamisen ja yksityiskohtaisen käyttöoikeuksien hallinnan.

Alustaa arvostetaan erityisesti myös sen tarjoamista lukuisista mahdollisuuksista mukauttaa sivuja ja sivustoja sekä siitä, kuinka helppoa sen yhdistäminen kaikkiin Microsoft 365 -palveluihin on.

Suora yhteys Power Platformiin mahdollistaa esimerkiksi työnkulkujen automatisoinnin (Power Automaten avulla) ja mukautettujen sovellusten luomisen (Power Appsin avulla), mikä tekee intranetistä aktiivisen osan sisäisten prosessien optimointia. Mutta se ei ole vielä kaikki.

SharePointiin perustuva intranet tukee niiden työtä, joiden on järjesteltävä tietoa ja yrityksen resursseja. Ennen kaikkea alusta mahdollistaa sivustojen ja asiakirjakirjastojen jäsentämisen eri osastojen organisaation mukaisesti, määritellen selkeästi vastuualueet ja käyttöoikeustasot.

Kehittyneen hakukoneen (jota voidaan laajentaa intranet.ai:n mukautetuilla komponenteilla) ansiosta huonosti integroitujen kansioiden tai tiedostojen aiheuttama ajanhukka vähenee.

Organisaatioille, jotka haluavat vahvistaa sisäistä kulttuuria, SharePoint tarjoaa myös työkaluja, kuten uutissivuja, suoria tapahtumia ja Viva Engagesta peräisin olevia aiheyhteisöjä, joiden avulla kaikki yrityksen jäsenet voivat olla vuorovaikutuksessa kuin tavallisessa sosiaalisessa verkostossa — erona tietenkin se, että vuorovaikutus tapahtuu ilman riskejä jaetulle datalle.

Kuten muutama rivi aiemmin mainittiin, SharePointille ominainen modulaarinen kehitysympäristö mahdollistaa valmiiden komponenttien lisäämisen tai mukautettujen web-osien luomisen. Tämä takaa suuren joustavuuden.

Intranetin on nimittäin pystyttävä mukautumaan yrityksen tarpeisiin, erityisesti kun kyse on tietyistä keskeisistä prosesseista.

Jo mainittu edistynyt asiakirjojen hallinta on esimerkiksi jokaisen kunnollisen intranetin kulmakivi. Kyse ei ole vain tiedostojen säilyttämisestä arkistossa, vaan sen varmistamisesta, että ihmiset pääsevät nopeasti käsiksi tarvitsemaansa tietoon ja voivat luottaa siihen, että he työskentelevät aina asiakirjan ajantasaisimman version parissa. SharePointin kaltaisessa järjestelmässä integroitu versionhallinta ja yhteiskirjoittaminen mahdollistavat sen, että tiimit voivat työskennellä samanaikaisesti samoissa tiedostoissa, mikä vähentää virheitä ja päällekkäisyyksiä.

Lisäksi yhteistyötä helpottaa mahdollisuus luoda mukautettuja automaatioita, seurata toimintoja ja ilmoittaa kollegoille reaaliajassa jaettuihin asiakirjoihin tehdyistä muutoksista.

Sitoutumisen osalta intranetin tulisi sisältää ominaisuuksia, kuten uutissyötteitä ja keskustelualueita, sekä mahdollisuuden “seurata” omien kiinnostuksen kohteiden kannalta merkityksellisimpiä keskusteluja.

Tässä kohtaa SharePointin natiivi integraatio Viva Engagen (tunnetun Yammerin seuraajan) kanssa antaa kaikille käyttäjille mahdollisuuden julkaista päivityksiä ja viestejä, kommentoida käynnissä olevia aloitteita sekä jakaa onnistumisia tai haasteita yhteisön kanssa oikean tuen löytämiseksi. Näin syntyy epävirallinen mutta turvallinen viestintäkanava, joka vahvistaa yhteenkuuluvuuden tunnetta omaan organisaatioon.

Modernin intranetin tulisi mahdollistaa ulkoasun ja sisällön mukauttaminen, säilyttäen samalla yhdenmukaisuuden yrityksen visuaalisen identiteetin ja perusarvojen kanssa. Brändäysvaihtoehtojensa ansiosta SharePoint mahdollistaa graafisten teemojen, logojen ja väripalettien määrittämisen brändin korostamiseksi ja sivustoilla navigoinnin miellyttävämmäksi tekemiseksi.

Mutta mukauttaminen ei rajoitu pelkkään ulkoasuun: se voi sisältää myös tiettyihin kiinnostuksen kohteisiin, kuten henkilöstöhallintoon, kaupallisiin tiedotteisiin tai osastokohtaisiin usein kysyttyihin kysymyksiin, omistettujen osioiden ja web-osien luomisen. Näin jokainen osasto voi hallinnoida omaa “mini-etusivuaan” ja koota sisältöä, joka vastaa henkilöstönsä tarpeita.

Turvallisuuden näkökulmasta, joka on nykypäivänä erityisen keskeinen ja arkaluonteinen aihe, SharePoint perii Microsoft 365 -ekosysteemin hallintakeinot, mukaan lukien käyttöoikeuksien hallinnan sivusto- tai tiedostotasolla sekä Data Loss Prevention -käytännöt, joiden tarkoituksena on estää arkaluonteisten tietojen vuotaminen organisaation ulkopuolelle.

Lyhyesti sanottuna SharePoint näyttää pystyvän vastaamaan käytännössä mihin tahansa tarpeeseen.

Kuten voimme kuitenkin helposti kuvitella, se ei ole markkinoiden ainoa ratkaisu intranetin rakentamiseen. Siksi voi olla hyödyllistä verrata Microsoftin lippulaivatuotetta sen tärkeimpiin kilpailijoihin, jotta voidaan yhdessä ymmärtää, erottuuko SharePoint todella myös silloin, kun se ei ole yksin näyttämöllä.

SharePoint vs intranetin vaihtoehdot

SharePoint ei ole ainoa alusta markkinoilla yrityksen intranetin rakentamiseen: Wordpress, Intranet Connections, Drupal, Confluence, Happeo ja Jive kuuluvat yleisimpiin vaihtoehtoihin, joista jokaisella on oma lähestymistapansa viestintään, yhteistyöhön ja asiakirjojen hallintaan. Käydään ne läpi yksi kerrallaan ja katsotaan, miten ne vertautuvat SharePointiin, jotta ymmärretään, milloin jälkimmäinen on edelleen vakain valinta ja milloin vaihtoehdot voivat olla hyödyllisiä.

SharePoint vs Wordpress

Kun on selvää, mitä intranetin tulisi tarjota ollakseen moderni, monet yritykset kohtaavat keskeisen kysymyksen: onko parempi valita SharePoint Online -kaltainen ratkaisu, joka keskittyy sekä viestintään että liiketoimintaprosesseihin, vai valita Wordpressin kaltainen CMS, joka tunnetaan käytön helppoudesta ja suuresta kehittäjäyhteisöstään?

Näiden kahden alustan vertailu paljastaa eroja, jotka ulottuvat puhtaasti teknisiä näkökohtia pidemmälle ja koskevat sisällönhallintaa, yhteistyötä ja integraatiota muihin sovelluksiin. Tarkastellaan yksityiskohtia lähemmin.

Wordpress, joka syntyi alun perin blogijärjestelmänä, on kehittynyt yhdeksi maailman käytetyimmistä sisällönhallintaratkaisuista.

Sen suosio perustuu helppoon asennukseen ja laajaan teemojen ja lisäosien valikoimaan, joiden avulla käyttökokemusta voidaan mukauttaa monipuolisin ominaisuuksin. Intranet-käyttöä ajatellen Wordpress voidaan muuttaa yrityksen portaaliksi, jossa käyttäjät voivat lukea uutisia, ladata asiakirjoja ja olla vuorovaikutuksessa tiettyjen rajoitettujen alueiden kanssa.

Wordpressin alkuperäinen rakenne, joka on suunniteltu julkisille verkkosivustoille, voi kuitenkin aiheuttaa rajoituksia monimutkaisten työnkulkujen tai tiedostojen lukemiseen ja muokkaamiseen liittyvien yksityiskohtaisten käyttöoikeuksien hallinnassa. Myös kollegoiden välinen yhteistyö voi vaatia lisäosien asentamista, mikä merkitsee huomattavaa työtä integraation ja jatkuvien päivitysten osalta.

Lisäksi, vaikka saatavilla on laajennuksia asiakirjojenhallintaominaisuuksien toteuttamiseksi, Wordpressin arkkitehtuuria ei alun perin suunniteltu integroitavaksi Microsoft 365:n kaltaiseen tuottavuusekosysteemiin.

SharePoint puolestaan syntyi vastaamaan erilaisiin liiketoiminnan tarpeisiin, sujuvasta ja turvallisesta yhteistyöstä laajamittaiseen asiakirjojen hallintaan. Listojensa ja asiakirjakirjastojensa ansiosta se tarjoaa jokaiselle osastolle keskitetyn arkiston, johon voidaan soveltaa versionhallintaa, yhteiskirjoittamista ja hyväksyntäprosesseja organisaation logiikan mukaisesti.

Integraation näkökulmasta se tarjoaa luonnostaan merkittävän edun, koska se on kiinteä osa Microsoft 365:tä. Tämä tarkoittaa, että SharePoint-intranet voi olla vuorovaikutuksessa, ilman lisäosia tai ulkoisia liitäntöjä, kaikkien yrityksen resurssien kanssa, asiakirja-arkistosta Power Platformin sovelluksiin, mikä luo ympäristön, jossa tiedon jakaminen ja prosessien suorittaminen ovat synkronoituja.

Niiden, jotka valitsevat Wordpressin intranetikseen, on varauduttava jatkuvaan työhön tietoturvaan (yleisten sivustohyökkäysten estämiseksi) ja käyttöoikeuksien hallintaan omistettujen lisäosien määrittämisessä. Nämä lisäosat voivat tarjota lisäominaisuuksia, mutta suuremman ylläpidon monimutkaisuuden hinnalla.

Lisäksi älykkään asiakirjojenhallintajärjestelmän natiivin integraation puuttuminen edellyttää ulkoisten komponenttien käyttöönottoa versionhallintaa ja yhteiskirjoittamista varten, mikä johtaa käyttöliittymien pirstaloitumiseen.

Vaikka Wordpress voi sopia hyvin, kun halutaan luoda edustava verkkosivusto tai suhteellisen yksinkertainen sisäinen blogi, SharePoint mahdollistaa yrityksen intranetin kehittämisen, joka on vankasti integroitu Microsoftin ekosysteemin kehittyneimpiin tuottavuuden, asiakirjojenhallinnan ja automaation järjestelmiin.

SharePoint vs Intranet Connections

Siirrytään toiseen SharePoint Onlinen vaihtoehtoon: Intranet Connectionsiin, ratkaisuun, joka keskittyy sitoutumiseen ja nopeasti käyttöönotettaviin portaaleihin.

Intranet Connectionsin tarjonta sisältää sosiaalisia ominaisuuksia, joiden tarkoituksena on kannustaa uutisten jakamiseen, viestien julkaisemiseen ja sisäisten äänestysten luomiseen. Tavoitteena on luoda käyttäjäystävällinen ympäristö, jossa kollegat voivat olla vuorovaikutuksessa yrityksen sisällön kanssa intuitiivisesti ilman erityistä teknistä osaamista.

Intranet Connections tarjoaa joukon valmiiksi määritettyjä moduuleja, kuten tapahtumakalenterin, ilmoitustaulut ja arkistot sisäisille käytännöille. Nämä ovat komponentteja, jotka on suunniteltu intranetin pystyttämiseen suhteellisen lyhyessä ajassa (samalla tavalla kuin intranet.ai:n ratkaisussa), keskittyen yksinkertaistettuun ulkoasuun ja erityiseen huomioon visuaalisuudessa.

Kun kuitenkin tarkastellaan asiakirjojenhallintaominaisuuksia, todellinen ero Intranet Connectionsin ja kattavampien ratkaisujen, kuten SharePointin, välillä tulee näkyviin.

Vaikka Intranet Connections tukee tallennustilojen luomista ja tiedostojen julkaisemista eri osioissa, alustaa ei ole suunniteltu käsittelemään monimutkaisia hyväksyntätyönkulkuja tai yksityiskohtaisia käyttöoikeusrakenteita yksittäisillä asiakirjoilla.

Yrityksille, jotka työskentelevät jatkuvasti tarkistettavien asiakirjojen kanssa tai joissa useat osastot työskentelevät samanaikaisesti saman tiedoston parissa, versionhallinnan kaltaisten ominaisuuksien puuttuminen voi olla merkittävä rajoite.

Integraatio ulkoisiin tuottavuussovelluksiin on myös vähemmän saumaton: alustaa ei ole tarkoitettu olemaan vuorovaikutuksessa laajemman ekosysteemin kanssa, kuten SharePointin ja Microsoft 365:n tapauksessa, eikä se siksi tarjoa natiiveja reaaliaikaisen muokkauksen ominaisuuksia, kuten SharePointin ja Teamsin välillä, eikä myöskään postilaatikoiden automaattista synkronointia henkilökohtaisten kalenterien kanssa, kuten SharePointin ja Outlookin välillä tapahtuu.

Nämä puutteet haittaavat yrityksiä, jotka pyrkivät tekemään intranetistään toiminnallisen keskuksen, jossa sisäinen viestintä ja asiakirjojen hallinta liittyvät läheisesti liiketoimintaprosesseihin.

Järjestelmiä vertailtaessa huomaamme, että SharePoint tarjoaa laajemman valikoiman ominaisuuksia, erityisesti yhteistyön alalla. Kyse on mahdollisuudesta hallita yksityiskohtaista sivustojen ja asiakirjakirjastojen hierarkiaa sekä hyödyntää täysimääräisesti sen natiivia integraatiota Microsoft 365:n kanssa.

Jos yritys haluaa varmistaa hyväksyntätyönkulut ja reaaliaikaisen yhteiskirjoittamisen, SharePoint mahdollistaa automaattisen versionhallinnan, aiempien tiedostojen palauttamisen ja muokkauslukitusten määrittämisen, mikä vähentää ristiriitoja huomattavasti.

Tätä täydentävät tietoturvatyökalut, kuten luottamuksellisuusmerkinnät ja kriittisten toimintojen auditointi, mikä vahvistaa entisestään intranetin hallintotapaa.

Intranet Connections sen sijaan keskittää arvonsa sisäiseen viestintään liittyvään käytön helppouteen, kattamatta täysin monimutkaisempia asiakirjojenhallinnan ja tehtävien automatisoinnin skenaarioita.

Tästä seuraa, että vaikka Intranet Connections voi soveltua informatiivisten yritysportaalien luomiseen, SharePoint mahdollistaa intranetin käytön skaalaamisen paljon pelkkää sisällönjakoa pidemmälle, muuttaen sen yhteistyöhön perustuvaksi innovaatiomoottoriksi.

SharePoint vs Drupal

Drupal kuuluu tunnetuimpiin ja arvostetuimpiin yritystason CMS-järjestelmiin laajojen mukautusmahdollisuuksiensa ja sitä tukevan vankan avoimen lähdekoodin yhteisön ansiosta.

Sen maine perustuu siihen, että se on modulaarinen ja erittäin mukautettava järjestelmä, joka pystyy tukemaan monimutkaisia verkkosivustoja ja sovelluksia, jotka vaativat korkeaa vuorovaikutteisuutta. Joustavan kehyksensä ansiosta yritykset ja instituutiot ottavat sen usein käyttöön luodakseen laajoja portaaleja, joissa on hyvin määritellyt julkaisutyönkulut ja merkittävä määrä käyttäjiä.

Toinen vahvuus on sen kyky jäsentää sisältöä tiettyjen tyyppien (content types) perusteella, joihin voidaan liittää mukautettuja kenttiä ja taksonomioita.

Nämä ominaisuudet tekevät Drupalista CMS:n, jota pidetään “enterprise-ready” -tasoisena, ja se sopii erityisesti hankkeisiin, jotka tähtäävät ulkoiseen viestintään, tai alustoille, jotka vaativat merkittävää räätälöityä kehitystä.

Vaikka avoimen lähdekoodin lähestymistapa tarjoaa vapautta ja hallintaa koodin suhteen, se tuo mukanaan myös suuremman vastuun tietoturvasta, korjauksista ja säännöllisistä päivityksistä. Monissa tapauksissa yritysten on perustettava omistettu tiimi tai luotettava erikoistuneisiin kumppaneihin varmistaakseen infrastruktuurin ylläpidon ja asianmukaisen integraation muihin palveluihin.

Siirryttäessä intranet-alueelle Drupal säilyttää tiettyjä etuja, jotka liittyvät sen joustavaan luonteeseen. Esimerkiksi on suhteellisen helppoa kehittää räätälöityjä ominaisuuksia osaston erityistarpeisiin tai integroida kertakirjautuminen yrityksen todennusjärjestelmiin.

Lisäksi laaja moduulivalikoima mahdollistaa sosiaalisten komponenttien lisäämisen tai hyväksyntätyönkulkujen luomisen, vaikka tämä usein vaatii useiden lisäosien yhdistelmää ja ei-triviaalia mukautusta.

Pysyttäessä kuitenkin intranetin kontekstissa, tarve tehdä reaaliaikaista yhteistyötä kollegoiden kanssa ja hallita valtavaa tietomäärää voi paljastaa tiettyjä rajoituksia.

Drupal ei tarjoa oletusarvoisesti samaa hallinnan ja rakenteen tasoa, jonka SharePoint Online tarjoaa natiivisti. Myöskään tiiviisti integroidun ekosysteemin luominen sähköpostin, kalenterin ja videoneuvottelutyökalujen kanssa ei ole suoraviivaista: räätälöityjä liittimiä on usein kehitettävä tai käytettävä kolmannen osapuolen moduuleja.

Aikana, jolloin käyttäjät odottavat intuitiivisia ja integroituja kokemuksia, ajan ja resurssien investoiminen Drupalin moduulien yhdistelemiseen voi osoittautua vähemmän tehokkaaksi kuin sellaisen alustan käyttäminen, joka on jo alun perin suunniteltu koordinoimaan tiedostoja, kalentereita ja työnkulkuja yhdessä järjestelmässä.

Drupaliin verrattuna SharePoint esittäytyy ympäristönä, joka on jo suunniteltu yhteistyötä varten, tiiviin Microsoft 365 -integraationsa ansiosta. Tämän eron ytimessä on asiakirjojen hallinta ja kyky orkestroida osastojen välisiä prosesseja.

Yrityksen ei siis tarvitse kehittää perustavanlaatuisia yhteistyöominaisuuksia tyhjästä, koska kaikki rakennuspalikat ovat jo saatavilla minkä tahansa hankkeen tarpeisiin räätälöityjen intranettien luomiseksi, ilman että tarvitsee turvautua suureen määrään ulkoisia integraatioita.

Turvallisuuden ja vaatimustenmukaisuuden näkökulmasta SharePoint hyötyy tenant-tason ratkaisuista, mukaan lukien Microsoft 365:n tietojen luokittelu, auditointilokit ja luottamuksellisuusmerkinnät, jotka eivät vaadi räätälöityä kehitystä vaan ovat osa itse pilvialustaa.

SharePointin valitseminen tarkoittaa käytännössä hyötymistä palveluna tarjottavasta järjestelmästä verkkoversiossaan, jossa infrastruktuurin, ohjelmistopäivitysten ja tietoturvan ylläpidon vastuu konesalitasolla siirretään Microsoftille. Drupalin kanssa, erityisesti paikallisissa asennuksissa, yrityksen on itse hallittava palvelimia, korjauksia ja varmuuskopioita.

SharePoint vs Confluence

Atlassianin Confluence on melko yleinen vaihtoehto, erityisesti yrityksissä, jotka käyttävät Jiraa ja muita saman tuoteperheen työkaluja: sen wiki-pohjainen käyttöliittymä on suunniteltu yhteisölliseen dokumentointiin, mutta se ei tarjoa jäsenneltyä asiakirjojenhallintajärjestelmää eikä natiivia integraatiota Outlookiin, Teamsiin tai Power Platformiin samalla tavalla kuin SharePoint. Kun tavoitteena on keskittää työnkulut ja yhtenäistää datan hallinta yhteen intranetiin, SharePoint pysyy kattavampana ja skaalautuvampana ratkaisuna. Perusteellinen vertailu kaikkine ominaisuuksien ja käyttötapausten yksityiskohtineen löytyy omistetusta artikkelistamme SharePoint vs Confluence.

SharePoint vs Happeo

Happeo on vakiinnuttanut asemansa yhtenä intranetin johtavista vaihtoehdoista, asemoituen sosiaalisesti suuntautuneeksi ratkaisuksi, joka on rakennettu integroitumaan Google Workspacen kanssa.

Verrattuna Microsoft 365 -ratkaisuun se tarjoaa erilaisen lähestymistavan viestintään ja asiakirjojen hallintaan, tarjoten mielenkiintoisia näkökulmia yrityksille, jotka valitsevat parasta vaihtoehtoa digitaaliselle työpaikalleen.

Alkaen Happeosta, kyseessä on alusta, joka keskittyy käytön helppouteen ja kollegoiden väliseen vuorovaikutukseen. Sen ulkoasu muistuttaa sosiaalista verkostoa, uutissyötteineen, keskustelukanavineen ja sitouttamistyökaluineen, joiden tavoitteena on parantaa sisäistä viestintää.

Tiiviin Google Workspace -integraationsa ansiosta Happeo mahdollistaa nopean pääsyn Driveen, Gmailiin ja Google Calendariin, mikä helpottaa asiakirjojen jakamista ja reaaliaikaista yhteistyötä.

Vaikka tämä lähestymistapa tekee Happeosta erinomaisen valinnan yrityksille, jotka etsivät viestintäkeskeistä intranetiä, tiettyjä rajoituksia ilmenee niille, jotka tarvitsevat jäsennellyn asiakirjojenhallintajärjestelmän.

Toisin kuin Microsoftin tarjonnassa, Happeolla ei ole älykästä arkistoa, jossa olisi versionhallinta, yksityiskohtaiset käyttöoikeudet ja mukautetut työnkulut. Sen arkkitehtuuri sopii hyvin skenaarioihin, joissa tiedon jakaminen on prioriteetti, mutta osoittautuu vähemmän tehokkaaksi niille, joiden on hallittava monimutkaisia asiakirjaprosesseja, joissa tietoturva ja tiukka datan hallinta ovat olennaisia.

SharePoint Online puolestaan on suunniteltu kattavaksi alustaksi intranetin ja integroidun digitaalisen työpaikan rakentamiseen, yhdistäen yhteistyön, asiakirjojen hallinnan ja prosessien automatisoinnin vahvalla mukautettavuudella ja skaalautuvuudella.

Happeo on suunniteltu tarjoamaan yksinkertainen ja välitön kokemus, käyttöliittymällä, joka on saanut inspiraationsa yleisistä sosiaalisista verkostoista, mutta sen mukautusmahdollisuudet ovat rajoitetummat. Yritykset voivat luoda tiloja tiimeille ja järjestää sisäistä viestintää, mutta vaihtoehdot asiakirjojenhallinnan jäsentämiseen ja työnkulkujen automatisointiin ovat vähäisemmät. Lisäksi Happeon arkkitehtuuri on tiiviisti sidottu Google Workspaceen, mikä tekee siitä vähemmän joustavan niille, jotka käyttävät muita ekosysteemejä, kuten Microsoft 365:tä.

SharePoint puolestaan mahdollistaa intranetin muokkaamisen tarpeidenne mukaan, sekä sisällön että automaation osalta. Joustavien web-osien, viestintään ja tiimityöhön omistettujen sivustojen sekä Power Platform -integraation ansiosta on mahdollista luoda dynaaminen ympäristö, jossa on koko organisaatiolle ja yksittäisille osastoille räätälöityjä ominaisuuksia.

Lisäksi Microsoft Graphin ja SharePoint Frameworkin tuki mahdollistaa räätälöityjen laajennusten kehittämisen, jotka integroivat intranetin CRM-, ERP- ja muihin ohjelmistotyyppeihin, myös kolmannen osapuolen ohjelmistoihin, joita yrityksessä jo käytetään.

Myös hinnoittelumalli voi vaikuttaa valintaan: Happeo soveltaa käyttäjämäärään ja sisältyviin ominaisuuksiin perustuvaa lisenssirakennetta, mikä tekee siitä houkuttelevan vaihtoehdon yrityksille, jotka etsivät ketterää ratkaisua.

Niille, jotka jo käyttävät Microsoft 365:tä, SharePoint on edullisin vaihtoehto, koska se sisältyy lisensseihin ilman lisäkustannuksia intranet-ominaisuuksien osalta.

Yhteenvetona voidaan todeta, että Happeo on kelvollinen vaihtoehto yrityksille, jotka asettavat etusijalle sisäisen viestinnän ja kollegoiden välisen vuorovaikutuksen, mutta sitä ei ole suunniteltu jäsennellyn asiakirjojenhallinnan tai kehittyneen integraation muihin liiketoimintaprosesseihin.

SharePoint puolestaan erottuu kyvyllään tarjota täydellinen ja skaalautuva intranet, jossa yhteistyö, tietoturva ja hallintotapa on integroitu saumattomasti yhteen ja samaan ekosysteemiin.

SharePoint vs Jive

Jive on asemoitunut intranet-ratkaisuksi, joka keskittyy sosiaaliseen yhteistyöhön, painottaen vuorovaikutusdynamiikkaa, joka edistää tiedon jakamista ja työntekijöiden sitoutumista yrityksessä.

Verrattuna Microsoft 365 -ratkaisuun esiin nousee kuitenkin eroja, jotka ulottuvat sisäisen viestinnän yksinkertaista lähestymistapaa pidemmälle, koskettaen alueita, kuten asiakirjojen hallintaa, tietoturvaa ja integraatiota ulkoisiin prosesseihin ja järjestelmiin.

Aloitetaan lyhyellä yleiskatsauksella: Jive voidaan määritellä alustaksi, joka on suunniteltu helpottamaan tiedonvaihtoa organisaation sisällä käyttäen sosiaalista mediaa muistuttavaa käyttöliittymää.

Keskusteluryhmien, mikroblogauksen ja reaaliaikaisen syötejärjestelmän avulla se mahdollistaa käyttäjien yhteistyön epävirallisessa ympäristössä, vähentäen riippuvuutta perinteisemmistä sisäisistä viestintäkanavista, kuten tavallisesta sähköpostista. Tämä asetelma tekee siitä erityisen sopivan horisontaalisen viestinnän vahvistamiseen yrityksen tiimien välillä.

Kuitenkin myös tässä tapauksessa, kun kyse on asiakirjojen hallinnasta, Jivellä on tiettyjä puutteita verrattuna SharePoint Onlineen.

Sen tallennusjärjestelmä perustuu julkaisuihin ja keskusteluihin, mikä helpottaa jaetun sisällön luomista, mutta vaikeuttaa hyvin organisoitujen arkistojen ylläpitoa ja saman asiakirjan useiden versioiden hallintaa.

Hierarkkisen käyttöoikeusjärjestelmän puuttuminen on myös merkittävä rajoite yritystietojen hallinnassa, koska se ei mahdollista granulaarista pääsynhallintaa.

Toinen keskeinen ero on integraatio Microsoft 365 -ekosysteemiin:

• Jive esittäytyy itsenäisenä alustana, joka vaatii erityisiä liittimiä ollakseen vuorovaikutuksessa ulkoisten liiketoimintatyökalujen kanssa
• SharePoint on osa yhtenäistä ekosysteemiä, jossa asiakirjat, keskustelut, kokoukset ja projektitoiminnot ovat yhteydessä toisiinsa

Tämä tekee SharePoint-intranetistä operatiivisen keskuksen, joka tarjoaa käyttäjille pääsyn tarvitsemiinsa työkaluihin, resursseihin ja tietoihin ilman jatkuvaa sovellusten vaihtamista.

Myös raportoinnin osalta SharePoint integroituu tuotteisiin, kuten Power BI, intranetin käytön seuraamiseksi, työnkulkujen analysoimiseksi ja prosessien optimoimiseksi. Jive tarjoaa toki sitoutumisen seurantaominaisuuksia, mutta ei samaa mukautus- ja data-analyysikapasiteettia.

Päätetään jälleen tämä lyhyt vertailu toteamalla, että valinta SharePointin ja Jiven välillä riippuu aina teidän erityistarpeistanne. Jos tavoitteena on tehdä sisäisestä viestinnästä epävirallisempaa, Jive voi olla kelvollinen ratkaisu.

Yrityksille, jotka tarvitsevat täydellisen intranetin, joka pystyy hallitsemaan sisältöä jäsennellysti, integroimaan tuottavuustyökaluja ja takaamaan korkeat tietoturvastandardit tarjoten samalla erityisiä sitouttamisominaisuuksia, SharePoint pysyy sopivimpana valintana.

Miten Microsoft auttaa meitä rakentamaan älykkään intranetin?

Älykkään yritysintranetin luominen on mahdollista Microsoft 365 -teknologioiden ansiosta.

Microsoft 365 (entinen Office 365) -tuoteperheessä SharePointistaon tulossa monien palveluiden ydin, jossa on kehittyneitä ominaisuuksia, joilla voidaan:

• hallita asiakirjojen elinkaarta
• luoda ja jakaa sisältöä
• tietojen turvallinen tallentaminen
• koordinoida sisäisiä prosesseja

Siksi se on paras alusta intranetin luomiseen ja yrityksen tuottavuuden muuttamiseen.

Seuraavassa luetellaan alueet, joita Microsoft kehittää rikastuttaakseen digitaaliseen työpaikkaansa sisältyviä toimintoja, joiden keskiössä on SharePoint.

1. Kollegoiden sitoutuminen ja yhteistyö

Jatketaan investointeja yhteistyöalustoihin, jotka integroituvat SharePoint Online -intranetiin ja tarjoavat lisätoimintoja yhteistyön ja viestinnän tehostamiseksi yrityksessä. Näistä alustoista emme voi olla mainitsematta Microsoft Teamsia ja Viva Engagea (ratkaisu, joka otti Yammerin paikan Microsoft 365:n digitaalisessa työpaikassa).

2. Ihmisten, uutisten, tiedon ja sovellusten yhdistäminen

SharePoint Online -sivustoissa, erityisesti intranetissä, esiintyvä julkaisujärjestelmä kehittyy. Kotisivujen (Home Sites) tulon ja uusien ominaisuuksien myötä, jotka mahdollistavat sisällön luomisen sivulla, markkinoilla ei ole löydettävissä työkaluja, jotka voisivat kilpailla SharePointin kanssa älykkään intranetin luomisessa.

3. Tietämyksen hallinta

Intranet-sisällönhallinnassa tapahtuu pian suuri muutos, ja SharePoint Online johtaa tätä muutosta siirtymällä tiedonhallinnasta kollektiiviseen tiedonhallintaan.

Miten luoda älykäs intranet-sivusto SharePoint Online -palvelussa?

Tarkastellaan vaiheita, joita on noudatettava luodaksesi intranetin SharePointilla. Jos haluat luoda yrityksen intranetin SharePoint Online -palvelun avulla, sinun on ensin kirjauduttava sisään osoitteeseen microsoft365. com avataksesi SharePoint-sovelluksen ja päästäksesi etusivulle.

Kun olet etusivulla, napsauta vasemmassa yläkulmassa olevaa “Create site” -kohdetta.

SharePoint kysyy, haluatko luoda tiimisivuston vai viestintäsivuston.

Jos et tiedä eroa näiden kahden sivustotyypin välillä, löydät kaikki tiedot alta; muussa tapauksessa siirry suoraan seuraavaan kappaleeseen, jossa käsitellään yksityiskohtaisesti, miten intranetin perusta rakennetaan.

Tiimisivuston ja viestintäsivuston ero SharePointissa

Tiimi- tai yhteistyösivusto on suunniteltu parantamaan sellaisten käyttäjien koordinointia ja viestintää, joiden on työskenneltävä yhdessä jonkin projektin parissa.

Se sisältää ominaisuuksia asiakirjakirjastojen, jaetun kalenterin ja SharePoint-luetteloiden hallintaan, joiden avulla työtaakka voidaan jakaa tiimin jäsenten kesken.

Viestintäsivusto puolestaan palvelee tiedon jakamista laajalle käyttäjäjoukolle, joka ei rajoitu vain yhden tiimin jäseniin.

Toisin kuin tiimisivustot, jotka keskittyvät liiketoimintaprojektien hallintaan, viestintäsivustot keskittyvät siis uutisten ja tietojen jakamiseen. Intranet on tästä selkeä esimerkki.

Siksi päätämme luoda SharePoint-viestintäsivuston.

Tärkeimmät vaiheet intranetin luomiseksi SharePointilla

Kun olet valinnut vaihtoehdon “viestintäsivusto”, alkaa varsinainen intranetin luomisprosessi.

Alkuun pääsemiseksi Microsoft tarjoaa useita malleja, jotka nopeuttavat viestintäsivuston luomista:

• Kriisinhallinta
• Osastokohtainen sisältö
• Henkilöstöpalvelut ja uutiset
• Tilaisuudet ja sisäiset koulutukset

Valitettavasti yrityksen intranetille ei kuitenkaan ole vielä saatavilla todellista valmista mallia. Neuvoksi annetaankin aloittaa tyhjästä ja käyttää “tyhjää” mallia.

Nyt on aika valita intranetin nimi.

Tämä on tärkeä vaihe, sillä nimen on kyettävä vahvistamaan brändiä ja samalla oltava käyttäjien helppo muistaa.

Seuraavassa on joitakin parhaita käytäntöjä, joiden avulla intranetille voidaan antaa mielekäs ja mieleenpainuva nimi:

• Käyttäkää yrityksen nimeä uudelleen.Contoso-yritys voisi esimerkiksi kutsua intranettiä nimellä "OneContoso" tai "WeContoso" (yhtenäisyyden ja yhteisöllisyyden tunteen korostamiseksi), tai se voisi yhdistää tuotemerkin termiin "intranet", jolloin tuloksena olisi tässä tapauksessa "InContoso"
• Viittaa intranetin tarkoitukseen.Tässä tapauksessa esimerkkejä voisivat olla "MyWorkplace", "Connect", "TheSpot" tai "TheHub" Eräs asiakkaamme noudatti tätä mallia ja nimesi yhdessä suunnittelemamme intranetin "ThePipeline" Toinen asiakas teki todella omaperäisen valinnan nimellä "Agora"
• Vältä liian pitkiä tai vaikeasti lausuttavia nimiä.Ne olisivat paitsi vaikeasti muistettavia, myös monimutkaisia intranet-osoitteen jakamisen kannalta.
• Inspiroidu siitä, mitä yritys tekee.Hieno esimerkki on eräältä asiakkaaltamme, joka toimii maatalousalalla ja päätti nimetä intranetinsa "Mandarin" Sanomattakin on selvää, miten portaali räätälöitiin, oransseilla sävyillä ja pyöristetyillä silueteilla.
• Ota mukaan ihmiset, joiden on käytettävä intranetiä.Voit kerätä kollegoiden ideoita kyselytutkimusten ja kyselylomakkeiden avulla tai pyytää heitä äänestämään haluamaansa nimeä yrityksen ehdottamien nimien joukosta.

Kun olet valinnut intranetin nimen, SharePoint pyytää sinua kirjoittamaan lyhyen kuvauksen uudesta sivustosta ja valitsemaan oletuskielen. Kielen valitseminen on toinen keskeinen hetki intranetin luomisprosessissa, sillä SharePoint ei anna sinun muuttaa sitä myöhemmin.

Heti tyhjään sivustoon päästyäsi suosittelemme valitsemaan yritysteeman, jotta SharePointin ohjaimiin, tarroihin ja graafisiin elementteihin voidaan soveltaa sopivaa väripalettia. Voit tehdä tämän yksinkertaisesti:

• avaa Asetukset, oikeassa yläkulmassa
• napsauta kohtaa "Change the look" (Muuta ulkoasua)
• valitse haluamasi teema

Voit valita Microsoftin tarjoamista malleista ja käyttää niitä sellaisenaan nopeuttaaksesi intranetin luomista. Tai voit valita mallin ja muokata sitä, esimerkiksi sovittaa paletin yrityksen brändin väreihin. Jos haluat enemmän mukauttamista, SharePointin avulla voit luoda teeman tyhjästä.

Myös kohdassa “Muuta ulkoasua” voit muuttaa ulkoasua:

• Otsikko, jossa on erityiset asetukset ulkoasulle (minimaalinen, kompakti, vakio ja laajennettu):
  • taustaväri, käyttöön tai ei käyttöön porrastetulla läpinäkyvyydellä varustettuna (väri otetaan automaattisesti sivuston teemaksi valitusta paletista)
  • otsikko, otetaan käyttöön tai ei
  • logo, joka voidaan ladata
• Navigointipalkki, jossa on erityiset asetukset linkkien lisäämiselle/poistamiselle:
  • tarrojen (linkkiryhmien) lisääminen/poistaminen
  • linkkipuu, jossa päätietueiden alaviitteet lisätään (hyvä käytettävyyden säilyttämiseksi ei kannata ylittää kolmea tasoa)
• Alatunniste

Tämän jälkeen on määriteltävä intranetin sisältö aloittaen etusivusta.

Valitse vain “Muokkaa”-kohta oikeasta yläkulmasta päästäksesi alkuun.

SharePoint Online on tehokas sisällönhallintatyökalu, joka mahdollistaa lukemattomien erilaisten sisältöjen sijoittamisen jokaiselle sen sivustojen sivulle.

Ensinnäkin muokkaajat voivat muuttaa sivun muodostavien osioiden lukumäärää ja muotoilua määrittääkseen rakenteen, johon yksittäiset sisällön osat sijoitetaan.

Sivurakenteen määrittämisen jälkeen voidaan lisätä SharePointin tukeman teksti- ja multimediasisällön verkko-osat. Näistä korostamme:

• uutiset
• kalenteri
• organisaatiokaavio
• powerBI-raportit
• yksittäiset kuvat tai karusellit
• microsoft Forms -kyselylomake
• youTube- tai Microsoft Stream -videot
• jne.

Web-osia voidaan laajentaa mukautetuilla ominaisuuksilla, kuten intranet-suunnitelmissamme tarjotuilla ominaisuuksilla.

Asiakkaidemme kanssa toteutettujen projektien perusteella olemme kehittäneet yli 50 komponenttia, jotka rikastuttavat SharePoint Onlinen toiminnallisuutta viestinnän, yhteistyön, tuottavuuden, tiedon jakamisen ja koulutuksen osalta. Suunnitelmissamme on saatavilla esimerkiksi web-osia, joilla voidaan:

• hallita asiakirjojen koko elinkaarta
• löytää sisäisiä kontakteja ja tutustua kollegoihin paremmin
• päästä käsiksi yrityksen suosikki- tai suositeltuihin työsovelluksiin
• hakea avoimiin työpaikkoihin, mikä nopeuttaa valintaprosessia
• julkaista uutisia ja viestejä käyttäjäryhmille käyttämällä dynaamista grafiikkaa ja integrointia Microsoft Teamsin kanssa maksimaalisen vastaanoton varmistamiseksi

Olipa kyseessä sitten vakio- tai mukautettu versio, muista, että intranet-verkkosivut on valittava työtovereiden todellisten tarpeiden ja yrityksellesi ominaisten prosessien perusteella.

Kun hyödylliset web-osat on syötetty, jäljellä on enää intranetin sisällön luominen, julkaiseminen ja jatkuva päivittäminen. Jotta käyttäjien kiinnostus pysyisi korkeana ajan myötä.

Lopuksi tarjoamme alla olevan yhteenvetotaulukon tärkeimmistä vaiheista, joita on noudatettava intranetin luomiseksi SharePoint Onlinella:

Miten luoda intranet-sivusto SharePointilla: tärkeimmät vaiheet