Työkalut kollegoiden
auttamiseksi päivittäisessä toiminnassa

Asiakirjojen hallintajärjestelmä

Yrityksen asiakirjojen elinkaaren hallinta intranetissä.

Lippujärjestelmä Teamsin kautta

Tukipyyntöjen luominen ja hallinta Microsoft Teams -sovelluksessa.

Dynaamiset ryhmät

Yritysryhmien automaattinen hallinta intranetissä.

Resurssivaraukset

Yrityksen resurssien hallinta ja välitön varaaminen intranetissä.

Hyväksyntä

Valitse sähköisen allekirjoituksen ja sähköpostin lähettämisen välillä.

Mukauta hyväksymisprosessi tarpeidesi mukaan. Valitse tehokkuus, jäljitettävyys ja sähköisten allekirjoitusten turvallisuus tai käytä menettelyjen hyväksymiseen sähköpostia.

Luominen valmiista malleista

Säästä aikaa ja luo yhdenmukaisia asiakirjoja.

Tarjoa kollegoille valmiita malleja, optimoi aikaa ja varmista asiakirjojen yhdenmukaisuus eri osastoilla ja yrityksen eri toimipisteissä. Vähennä asiakirjan rakenteeseen liittyviä ongelmia tulostamalla version ja protokollan numero.

Jakelu

Automaattiset sähköposti-ilmoitukset.

Luo, tee yhteistyötä ja julkaise yrityksen asiakirjoja yhdessä tilassa SharePoint-intranetissä. Komponenttimme pitää kollegasi ajan tasalla automaattisen sähköposti-ilmoitusjärjestelmän avulla.

Asiakirjojen hallinta osastoille

Yksityinen alue osaston asiakirjojen käsittelyä varten.

Luo, tarkista ja hyväksy menettelyjä osastosi kollegoiden kanssa. Julkaise asiakirjat sitten PDF-muodossa automaattisella muuntamisella, jotta ne ovat koko yrityksen käytettävissä.

Sähköinen allekirjoitus

Tehokkuus, jäljitettävyys ja turvallisuus.

Käytä DocuSignin sähköistä allekirjoitusta hyväksymisprosessien optimointiin. Tallenna automaattisesti hyödyllisiä seurantatietoja vaarantamatta tietosuojaa.

Arkistointi

Tunnistaminen ja jäljitettävyys.

Järjestelmämme avulla voit seurata ja hakea yrityksen asiakirjoja ajan mittaan, mikä vähentää päällekkäisyyksien ja tietojen katoamisen riskiä. Käytä sisäisiin viittauksiin protokollanumeroa, ei asiakirjan osoitetta.

Arvostelu

Tee yhteistyötä reaaliajassa.

Kutsu kollegat yhteistyöhön menettelyissä, jotta pysyt linjassa ja varmistat tietojen oikeellisuuden. Hallitse pääsyä kaikille Microsoft 365 -tuotteille yhteisellä käyttöoikeusjärjestelmällä.

Versiohistoria

Palauta aiemmat menettelyversiot.

Pääset historiaan, jotta voit tarkastella asiakirjojen kaikkia versioita, verrata niitä nykyiseen versioon ja päättää, miten edetä menettelyjen optimoimiseksi ja ajan säästämiseksi.

Kategorian hallinta

Mukauta liput suoriin pyyntöihin.

Operaattorit voivat luoda mukautettuja luokkia tukipyyntöjen ohjaamiseksi yrityksen eri osastoille. Näin he saavat vain heidän asiantuntemuksensa kannalta relevantteja lippuja.

Chat ja kokoukset

Yhteistyöhön perustuva tuki tehokkaaseen ongelmanratkaisuun.

Hyödynnä Microsoft Teamsin reaaliaikaisia viestintä- ja yhteistyöominaisuuksia ja löydä nopeasti ratkaisuja ilman sähköpostien lähettämistä.

Operaattorin hallinta

Help desk -palvelumme edut kiinteään hintaan.

Voit milloin tahansa päättää lisätä aktiivisten operaattoreiden määrää yrityksen osastoilla. Teams-palvelumme mukautuu tarpeisiisi ilman lisäinvestointeja.

Jononhallinta

Yksinkertaiset määritysjonot Teams-ryhmien kautta.

Luo ja hallitse tukipyyntöjen aiheeseen perustuvia lippujonoja käyttämällä Teams-ryhmiä operaattoreille.

Nopeat vastaukset

Nopeuttaa yrityksen ongelmien ratkaisemista.

Luo automaattisia vastauksia, jotka lähetetään kollegoille aina, kun sovelluksessa tapahtuu tiettyjä tapahtumia.

Raportointi

Paranna yrityksesi tarjoamaa tukipalvelua.

Käyttämällä tilastoja saat selville, kuinka monta lippua eri osastot saavat ja kuinka monta pyyntöä niiden operaattorit ovat ratkaisseet. Hanki arvokasta tietoa help desk -palvelun parantamiseksi ja yleisten ongelmien ehkäisemiseksi.

Tuki Microsoft Teamsin kautta

Henkilökohtainen Microsoft Teams -sovelluksesi lippujen hallintaan.

Luo ja hallitse tukipyyntöjä keskeyttämättä yhteistyötä kollegoiden kanssa. Käytä Microsoft Teamsin ominaisuuksia yrityksen ongelmien ratkaisemiseen reaaliaikaisesti.

Jäljitettävyys

Mitään toimintaa ei menetetä.

Järjestelmä seuraa jokaista loppukäyttäjien tai operaattoreiden tikettiin tekemää muutosta, joten tukipyynnön historian ymmärtäminen ajan mittaan on helppoa.

Yhteenlaskusäännöt

Käytä Henkilöhakemiston ominaisuuksia.

Ryhmittele samassa roolissa, samalla osastolla tai työpaikalla työskentelevät kollegat, jotta voit jakaa vain heidän toimintansa kannalta merkityksellisiä uutisia ja hälytyksiä.

Jakeluryhmien luominen

Jakele viestintää ja säästä aikaa ja kustannuksia.

Luo dynaamisia ryhmiä SharePointin intranet-sisällön automaattista jakelua varten. Hyödynnä Entra ID (Azure AD) -logiikkaa ilman Premium-lisenssin ostamista.

Varauskalenteri

Tarkastele varattujen resurssien luetteloa.

Komponenttimme tarjoaa käyttäjille henkilökohtaisen kalenterin, johon pääsee aina käsiksi pääkäyttöliittymästä. Pääset siihen tarkastelemaan ja perumaan varauksia milloin tahansa.

Varausten hallinta

Hallinnollinen tehtävä, jossa hallinnoit kollegojesi varauksia.

Komponenttimme avulla voit määritellä yrityksessä ryhmän henkilöitä, jotka voivat hallinnoida kaikkien kollegoiden varauksia katselun ja peruutusten osalta.

Auton ja pysäköinnin varaus

Järjestä matkasi helpommin.

Tutustu yrityksesi autokantaan ja pysäköintialueeseen komponenttimme avulla. Tarkista reaaliaikainen ajoneuvojen ja pysäköintipaikkojen saatavuus ja varaa nopeasti matkojasi varten tarvitsemasi.

Pöytävaraus

Voit varata haluamasi pöydän toimistokartan avulla.

Voit ladata toimistostasi interaktiivisen kartan, joka näyttää reaaliaikaiset työpöytien sijainnit ja saatavuuden. Voit myös määrittää mukana olevat laitteet, jolloin käyttäjät voivat valita tarpeisiinsa sopivan työpisteen.

Suodattimet

Käytä mukautettavia ominaisuuksia luettelon suodattamiseen.

Kukin resurssi voidaan määritellä tiettyjen ominaisuuksien, kuten sijainnin, perusteella. Voit käyttää näitä ominaisuuksia käytettävissä olevien resurssien luettelon suodattamiseen. Näin voit löytää ja varata työpöydän yrityksesi pääkonttorin kolmannessa kerroksessa muutamassa sekunnissa.

Materiaalin varaus

Paranna työtilaa tai kokoushuonetta.

Laajenna varattavissa olevien resurssien luetteloa. Lisää kollegojesi työn kannalta hyödyllisiä laitteita ja välineitä.

Nopea varaus

Katso, valitse ja varaa yrityksen resursseja yhdessä paikassa.

Komponenttimme tarjoaa käyttäjille nopean tavan varata tarvitsemansa resurssit. Valitse vain resurssi, päivämäärä ja kellonaika, ja järjestelmä hyväksyy pyynnön välittömästi.

Resurssin tiedot

Määritä resurssien ominaisuudet luettelossa.

Voit määritellä yrityksen resurssit itsenäisesti määrittämällä kullekin resurssille mukana olevat lisävarusteet, sijainnin tai saatavuusaikataulun. Käyttäjät voivat sitten valita tarpeisiinsa sopivan resurssin, mikä vähentää yllätysten riskiä.

Resurssityypit

Yrityksen resurssien ja tilojen hallinnointi.

Anna käyttäjien varata resursseja tai tiloja, joita he tarvitsevat työnsä suorittamiseen, kuten kokoushuoneita, työpöytiä, toimistoja, pysäköintipaikkoja tai laitteita (näyttöjä, projektoreita jne.).

Huoneen varaus

Voittaa Outlook-ongelmat huonevarauksia varten.

Yksinkertaista kokousjärjestelyjäsi. Varaa huone SharePoint-intranetin kautta ja jaa tapahtuman päivämäärä ja kellonaika kollegoiden kanssa Outlookin kautta, jotta tapaaminen voidaan tallentaa ja saada ilmoituksia päivityksistä.

SharePoint-sivustojen ja Teams-ryhmien automaattinen luokittelu

Automaattiset tunnisteet sivustojen ja ryhmien luokittelua varten.

Yksinkertaisen tunnistejärjestelmän avulla voit luokitella SharePoint-sivustot ja Teams-ryhmät sen perusteella, kuka ne on luonut. Tavoitteena on helpottaa tallennustilan hallintaa Microsoftin pilvipalvelussa ja delegoida sen hallinta.

Tiedostojen vanhojen versioiden poistaminen kaikista SharePoint-sivustoista

Vapauta tilaa säilyttäen kaikki yhteistyöominaisuudet.

Microsoft 365 Archive Manager tunnistaa automaattisesti tiettyyn SharePoint-sivustoon tallennettujen asiakirjojen vähiten käytetyt versiot. Näin se auttaa hallitsemaan tallennustilaa pakottamatta yritystäsi ostamaan uutta tallennustilaa ja menettämättä pääsyä SharePoint Online -yhteistyöominaisuuksiin.

Tilan tarkistaminen SharePointin, Teamsin ja OneDriven optimoimiseksi

Säästä uusienvarastojenostossa.

Komponenttimme skannaa Microsoft 365: narkistot ja ehdottaa käyttäjän toiminnan kannalta vähemmän hyödyllisiä sisältöversioita, jotka yritys voi poistaa tilan optimoimiseksi. Voit ajoittaa arkistoanalyysin aikaa säästääkseen,ja voit saada hyödyllisiä oivalluksia, joiden avulla voit hallita asiakirjojasi itse ilman, että olet riippuvainen yrityksen IT-osastosta.