SharePoint: mikä se on, mihin sitä käytetään ja 7 keskeistä ominaisuutta

SharePoint on Microsoft 365 -alusta, joka on suunniteltu muuttamaan yrityksen sisäisen viestinnän sujuvaksi ja yhtenäiseksi digitaaliseksi kokemukseksi. Lyhyesti sanottuna kyseessä on monipuolinen sovellus, jonka avulla voi luoda yrityksen intranetin sekä yhteistyösivustoja ja jakotiloja, jotka ovat turvallisia ja käytettävissä miltä tahansa laitteelta.

Miten SharePoint toimii? Räätälöityjen, brändättyä sisältöä sisältävien sivustojen luomisen lisäksi SharePoint tarjoaa kehittyneitä ominaisuuksia luetteloiden, tiedostojen ja käyttäjäoikeuksien keskitettyyn hallintaan. Microsoft 365 -ekosysteemiin integroituna SharePoint tehostaa liiketoimintaprosesseja, mahdollistaa reaaliaikaisen yhteistyön ja säilyttää samalla täyden hallinnan tietoturvasta.

Tässä artikkelissa käymme läpi 7 ominaisuutta, jotka tekevät SharePointista välttämättömän työkalun yrityksille, jotka haluavat digitalisoitua ja parantaa sekä tuottavuutta että työntekijäkokemusta.

Mikä on SharePoint ja miksi käyttää sitä yrityksessä

SharePoint on yksi Microsoft 365 -paketin keskeisistä työkaluista ja yksi markkinoiden johtavista sovelluksista yritysten intranettien ja yhteistyöalustojen rakentamiseen. Vuonna 2001 esitelty SharePoint mullisti perinteiset asiakirjahallintajärjestelmät tarjoamalla yrityksille keskitetyn ratkaisun sisällön tallentamiseen, järjestämiseen ja jakamiseen turvallisesti ja helposti saatavilla olevalla tavalla. Näin käyttäjät saivat mahdollisuuden hallita asiakirjojaan ja tietojaan mistä tahansa, kunhan käytössä oli internetyhteys.

Microsoft on jatkanut SharePointin päivittämistä vuosien varrella parantaen paitsi tallennusjärjestelmää myös laajentaen huomattavasti sen käyttötarkoitusta. Yksinkertaisesta dokumenttienhallintatyökalusta SharePoint on kehittynyt kattavaksi alustaksi sisällönhallintaan ja yrityssivustojen rakentamiseen, joita ovat intranetit, ekstranetit ja yksityiset portaalit. Nämä sivustot eivät ainoastaan mahdollista sisällön jakamista laajalle yleisölle, vaan tekevät sen säilyttäen tarkan hallinnan tietoturvasta.

Toisin kuin muut alustat, kuten WordPress tai Umbraco, SharePoint on suunniteltu erityisesti multimediasisällön, asiakirjojen ja viestinnän hallintaan yrityksen digitaalisessa työympäristössä. Sen painopiste on siis yhtenäisen, helppokäyttöisen ja turvallisen digitaalisen työympäristön luomisessa, joka on täysin integroitu muiden Microsoft-sovellusten kanssa.

Mutta mikä SharePoint oikeastaan on, ja miksi yritysten kannattaisi ottaa se käyttöön? SharePoint on verkkopohjainen alusta, jonka avulla organisaatiot voivat luoda yhteistyötiloja, yrityssivustoja, intranettejä ja ekstranettejä, joissa sisältöä, työnkulkuja ja sisäistä viestintää hallitaan yksityiskohtaisesti. SharePointin tuoma tiedonhallinnan yksinkertaistuminen johtaa myös parempaan viestintään tiimien ja osastojen välillä, samalla kun jaetun tiedon eheys säilyy.

SharePointin edut yrityksille korostuvat alustan kyvystä lisätä tehokkuutta ja tuottavuutta ominaisuuksilla, kuten:

• asiakirjojen yhteismuokkaus
• versiohistoria
• tarkat käyttöoikeudet

Toinen keskeinen etu liittyy räätälöityjen metatietojen käyttöön, joka yksinkertaistaa tiedon tallentamista ja hakua. Tämä mahdollistaa kattavan dokumentointijärjestelmän luomisen, jonka avulla yritykset voivat käsitellä suuria tietomääriä sujuvasti ilman häiriöitä päivittäisessä työnkulussa.

Asiakirjojenhallinnan lisäksi SharePoint tarjoaa myös kehittyneitä ominaisuuksia interaktiivisten intranet-portaalien rakentamiseen. Yritykset voivat kehittää dynaamisia sivustoja, joihin keskitetään kaikki henkilöstön työtehtäviin tarvitsemat tiedot ja resurssit. Microsoft 365:n natiivin integraation ansiosta, mukaan lukien Teams, OneDrive ja Outlook, SharePointista voi tulla varsinainen yhteistyön keskus.

Esimerkiksi integraatio Teamsin kanssa mahdollistaa tiedostojen jakamisen ja muokkaamisen suoraan keskustelukanavissa, mikä parantaa reaaliaikaista yhteistyötä. OneDrive mahdollistaa SharePoint-tiedostojen offline-synkronoinnin, jolloin käyttäjät voivat työskennellä asiakirjojen parissa myös ilman internetyhteyttä, kun taas Outlook helpottaa yrityksen sähköpostien hallintaa ja tapaamisten järjestämistä yhdistäen asiakirjat ja resurssit SharePointista.

Yksi integraatio, jota ei kannata väheksyä, on integraatio Microsoft Power Platformin kanssa. Integraatio työkalujen kuten Power Automaten, Power Appsin ja Power BI:n kanssa mahdollistaa yrityksille työnkulkujen automatisoinnin, räätälöityjen sovellusten luomisen ja liiketoimintadatan analysoinnin reaaliajassa. Lisäominaisuuksia, jotka tekevät SharePointista ihanteellisen alustan sisäisten prosessien digitalisointiin.

Lopuksi SharePoint erottuu lukemattomilla mukautusmahdollisuuksillaan ja suurella joustavuudellaan. Organisaatiot voivat mukauttaa käyttöliittymän sekä luoda ulkoasuja ja teemoja, jotka tuovat esiin brändin identiteetin. Lisäksi ne voivat rakentaa sivuja räätälöidyillä web-osilla, joiden avulla käyttäjille voidaan tarjota ominaisuuksia, jotka menevät SharePointin vakio-ominaisuuksia pidemmälle ja mukauttavat yrityssivustot organisaation todellisiin tarpeisiin.

Skaalautuvuuden osalta SharePoint kasvaa yrityksen mukana. Tämä tarkoittaa, että alusta pystyy organisaation koosta tai monimutkaisuudesta riippumatta hallitsemaan datan ja käyttäjien määrän kasvua tinkimättä suorituskyvystä.

Tämän katsauksen avulla halusimme selventää, mikä Microsoft 365:n SharePoint on ja miksi siitä pitäisi tulla yrityksen digitaalisen työympäristön sydän. Dokumenttienhallintakyvykkyydet, prosessien automatisointimahdollisuudet ja natiivi integraatio muiden Microsoft-alustojen kanssa tekevät siitä olennaisen työkalun sisäisten prosessien digitalisointiin ja uudistamiseen.

Mikä on SharePoint Online ja mitä eroa sillä on On-Premise-versioon

SharePoint Online on saman Microsoft 365 -alustan pilviversio. Toisin kuin On-Premise-versiossa, jossa IT-infrastruktuuria on ylläpidettävä paikallisesti, SharePoint Online hyödyntää pilveä varmistaakseen automaattiset päivitykset, erityisesti tietoturvan osalta, ja tarjoaa välittömän skaalautuvuuden.

Tämän ansiosta yritysten ei enää tarvitse huolehtia fyysisten palvelimien tai monimutkaisten infrastruktuurien ylläpidosta, mikä yleensä vaatii huomattavasti aikaa ja rahaa. Tämä vastuu siirtyy sen sijaan Microsoftille, joka huolehtii kaikista teknisistä näkökohdista järjestelmäpäivityksistä tietoturvakorjauksiin, mikä mahdollistaa tehokkaamman yrityksen resurssien hallinnan.

Toinen merkittävä pilven etu liittyy saavutettavuuteen: SharePoint Onlinen avulla yritykset voivat käyttää tietojaan mistä tahansa maailmasta, kunhan internetyhteys on saatavilla. Tärkeä ominaisuus, kun ajatellaan etätyön yleistymistä ja työntekijöiden tarvetta päästä käsiksi yrityksen asiakirjoihin, hallita projekteja ja tehdä reaaliaikaista yhteistyötä kollegoiden kanssa maantieteellisestä sijainnista riippumatta.

Datan saavutettavuus ei kuitenkaan rajoitu vain etäkäyttöön, vaan ulottuu myös integraatiomahdollisuuksiin muiden Microsoft 365 -pilvisovellusten, kuten Teamsin ja OneDriven, kanssa. Tämä integraatio mahdollistaa yhtenäisen digitaalisen ympäristön luomisen, jossa asiakirjat, liiketoimintaprosessit ja sisäinen viestintä ovat kaikki yhdistettynä yhteen järjestelmään.

Mihin SharePointia käytetään: todellisia käyttötapauksia yrityksille

Kuten olemme nähneet, SharePoint ei ole vain ohjelmisto: se on monipuolinen alusta, jonka avulla yritykset voivat digitalisoida sisäisiä prosessejaan, parantaa yhteistyötä ja hallita tietoa integroidusti ja turvallisesti. Mutta miten SharePoint muuttuu konkreettiseksi arvoksi? Katsotaan seuraavaksi lyhyesti muutamia yritysten yleisimpiä käyttötapauksia, ennen kuin syvennymme alustan tärkeimpiin ominaisuuksiin.

Dokumenttienhallinta ja Content Management System

Yksittäisestä arkistoidusta asiakirjasta SharePoint saa aikaan paljon enemmän: useat versiot, turvallinen jakaminen ja muokkaushallinta muuttavat asiakirjojenhallinnan strukturoiduksi prosessiksi, jossa mitään ei jätetä sattuman varaan.

Ajatellaan suurta yritystä, jonka on hallittava tuhansia asiakirjoja päivittäin. SharePointin avulla voidaan luoda järjestelmä, joka ei ainoastaan mahdollista tiedostojen arkistointia räätälöidyn ja hakukelpoisen tiedon (eli metatietojen) avulla, vaan mahdollistaa myös yksittäisten asiakirjaversioiden seuraamisen ja niiden palauttamisen tarpeen mukaan historiasta, joka päivittyy automaattisesti jokaisen muutoksen jälkeen.

Joustavuus, tiedon nopea löytäminen ja tietoturva ovat SharePointin tärkeimmät ominaisuudet yrityksen asiakirjojen ja sisällön hallinnassa.

Yrityksen intranet

Kuvitellaan nyt yritys, jossa on satoja työntekijöitä eri toimipisteissä tai etätyössä. Miten voidaan varmistaa, että kaikki pysyvät ajan tasalla yrityksen strategioista ja tavoitteista?

SharePointin avulla voi luoda intranetin, eli digitaalisen keskuksen, jossa yrityksen työntekijät pääsevät käsiksi kaikkiin työtehtäviensä suorittamiseen ja kollegoiden kanssa tehtävään yhteistyöhön tarvittaviin tietoihin, resursseihin ja palveluihin.

Intranet on organisaatiolle räätälöity paikka, jonka tarkoituksena on tehdä sisäisistä prosesseista ja viestinnästä yksinkertaisempia ja välittömämpiä. SharePointiin pohjautuessaan intranet voi hyödyntää täyttä potentiaaliaan ja tulla yrityksen digitaalisen työympäristön sydämeksi, jossa keskitetään asiakirjojenhallinta, edistetään reaaliaikaista yhteistyötä ja parannetaan tiedon jakamista.

Jokainen käyttäjä pääsee helposti käsiksi työtehtäviensä kannalta olennaisimpiin asiakirjoihin, työntekijöille tarjottuihin palveluihin ja viimeisimpiin yritysuutisiin säilyttäen toiminnan jatkuvuuden työskentelypaikasta riippumatta. Lisäksi mahdollisuus mukauttaa sivustoja ja sisältöä tiimin, osaston, toimipisteen tai jopa yksittäisen käyttäjän kielen mukaan mahdollistaa kohdennetun tiedon tarjoamisen ja vähentää epäolennaisen viestinnän kuormaa.

Sitoutuminen Yammerin (nykyisin Viva Engage) kautta

Nykyään yritykset tarvitsevat enemmän kuin koskaan työkaluja, jotka edistävät vuorovaikutusta ja aktiivista osallistumista. Jos aiemmin tätä roolia täytti Microsoft Yammer, nykyään Viva Engage mahdollistaa yrityksen sisäisen sosiaalisen verkoston luomisen.

Viva Engagen avulla saman organisaation jäsenet voivat jakaa ideoita, keskustella projekteista ja aloitteista, osallistua kyselyihin sekä luoda yhteisöjä, jotka keskittyvät yritykselle ja omalle työlle merkityksellisiin aiheisiin.

SharePoint puolestaan toimii keskitettynä alustana sisällönhallintaan ja strukturoituun asiakirjayhteistyöhön. Integraatio Viva Engagen kanssa luo ekosysteemin, joka yhdistää yrityksen tietämyksenhallinnan entistä sitouttavampaan viestintään. Esimerkiksi SharePoint-intranettiin voidaan tuoda Viva Engagesta peräisin olevat keskustelut ja päivitykset luomalla yhtenäinen tila, jossa viralliset viestit ja yhteisön spontaanit kommentit elävät rinnakkain.

SharePoint-sivulla voi olla syöte, joka näyttää reaaliajassa Viva Engagessa käynnissä olevat keskustelut, jolloin käyttäjät voivat osallistua poistumatta intranet-ympäristöstä.

Tapahtumien järjestäminen

SharePointia voidaan käyttää yhdessä Microsoft Streamin kanssa yrityksen suoratoistotapahtumien hallintaan ja markkinointiin.

Integraatio Streamin kanssa mahdollistaa yrityksille tapahtumien, kuten globaalien kokousten, koulutusten tai uusien tuotteiden esittelyjen, suoratoiston suunnittelun, ja tästä on yksi suuri etu: mahdollisuus keskittää tapahtumaan liittyvät toiminnot yhteen paikkaan.

SharePoint-sivustot ovat ihanteellinen paikka tapahtuman markkinoinnin hallintaan, päivitysten jakamiseen ja palautteen keräämiseen reaaliajassa Microsoft Forms -lomakkeiden avulla. Näin vähennetään tarvetta vaihtaa sovelluksesta toiseen, ja sekä tapahtumien järjestäminen että niihin osallistuminen yksinkertaistuu, kun kaikki tapahtuu käyttäjille jo tutussa ympäristössä.

Projektinhallinta

SharePointista voi tulla myös keskeinen toimintakeskus, josta voi seurata määräaikoja, jakaa tehtäviä ja jakaa asiakirjoja saman projektin, tiimin tai osaston kollegoiden kanssa.

Tällaisen toimintakeskuksen luomiseen tarvitaan integraatio Microsoft Plannerin kanssa. Planner on Microsoft 365:n projektinhallintasovellus, jonka avulla projektin tehtävät voidaan jakaa tarkoiksi tehtäviksi ja osoittaa ne tiimin jäsenille yhdessä niiden määräaikojen ja prioriteettien kanssa.

SharePointissa jokainen tiimin jäsen voi tarkastella osoitettuja tehtäviä taulunäkymän kautta. Tämä mahdollistaa toiminnan etenemisen ja yksittäisen työmäärän seuraamisen kaiken pysyessä keskitettynä yhdelle alustalle. Lisäksi yksittäisten tehtävien tiedot synkronoituvat automaattisesti kahden alustan välillä, mikä helpottaa esihenkilöiden mahdollisuutta seurata yrityksen projektien etenemistä ja puuttua tilanteeseen nopeasti ongelmien ilmetessä.

Vaatimustenmukaisuuden ja hallinnon hallinta

SharePoint on keskeinen alusta sisällön ja tiedon hallintaan, ja se tukee yrityksiä yhä tiukempien tietoturvakäytäntöjen noudattamisessa.

Kehittyneiden ominaisuuksien, kuten auditoinnin ja säilytyskäytäntöjen, ansiosta yrityksen asiakirjojen käyttöä voidaan seurata tarkasti, mukaan lukien kuka pääsee käsiksi sisältöön, mitä muutoksia tehdään ja milloin.

Säilytyskäytäntöjä voidaan lisäksi mukauttaa, jotta voidaan varmistaa, että asiakirjoja säilytetään lainsäädännön vaatiman ajan ja että ne, kun asetetut määräajat ovat umpeutuneet, poistetaan turvallisesti.

Sisäisen osaamisen kehittäminen

SharePoint-intranet voi toimia yrityksen koulutuksen keskuksena, jossa säilytetään yhdessä, helposti saavutettavassa paikassa kaikki oppimisresurssit, jotka on annettu työntekijöiden käyttöön osaamisen kehittämiseksi.

Luomalla omistettuja aihesivuja on mahdollista tuoda esiin yrityksen koulutustarjontaa, tarjota nopeita linkkejä intranetin ulkopuolisiin resursseihin ja antaa yksityiskohtainen kuvaus saatavilla olevista kursseista. Mutta se ei ole kaikki.

Intranetin sivuja voidaan rikastaa lyhyillä ja mukaansatempaavilla koulutussisällöillä, kuten Microsoft 365 -videokapseleilla, ja niitä voidaan käyttää mainostamaan ulkoisten toimittajien tarjoamia tai omalta Microlearning-alustaltamme luotuja räätälöityjä koulutuskursseja.

Business Intelligence ja edistynyt raportointi

SharePoint-sivustot eivät sisällä pelkästään projektin toimintoja tai sisäisen koulutuksen sisältöä, vaan ne voivat myös näyttää yrityksen Power BI -raporteista luotuja koontinäyttöjä.

Kaikkien yritysten on tehtävä nopeita, dataan perustuvia päätöksiä. Kun tietylle osastolle omistetulla SharePoint-sivustolla on integroituna Power BI -koontinäyttö, se tarjoaa välittömän pääsyn ajantasaiseen dataan ja olennaisiin suorituskykyindikaattoreihin. Osaston jäsenet voivat näin seurata omien toimintojensa etenemistä reaaliajassa ja tunnistaa nopeasti parannuskohteet ja mahdolliset ongelmat.

Power BI:n ja SharePointin integraatio mahdollistaa myös räätälöityjen suodattimien käytön ja dynaamiset visualisoinnit, jotka mukautuvat tiimin tai yksittäisten käyttäjien tarpeisiin. Esimerkiksi esihenkilöt voivat tarkastella yhteenvetoraportteja myynnistä tai tuottavuudesta, kun taas tiimin jäsenet voivat analysoida omiin tehtäviinsä liittyviä yksityiskohtia.

Yrityksen resurssien hallinta

Lopuksi SharePointia voidaan käyttää yrityksen resurssien hallintaan, olivat ne sitten laitteita, ohjelmistolisenssejä tai digitaalisia omaisuuseriä.

Luomalla räätälöityjä luetteloita voidaan seurata jokaista resurssia, sen käyttöä yrityksessä ja siihen liittyviä tapahtumia, kuten määräaikoja, uusimistarpeita tai huoltotarpeita. Automaatiovirtojen integroinnin ansiosta on lisäksi mahdollista automatisoida prosesseja, kuten varauspyyntöjä tai uusien resurssien hankinnan hyväksymistä. Power Automatea käyttämällä voidaan esimerkiksi luoda virtoja, jotka ilmoittavat vastuuhenkilöille, kun yrityksen ohjelmiston lisenssi on umpeutumassa, yhdessä sen uusimiseen tarvittavien tietojen kanssa.

7 SharePoint Online -ominaisuutta, jotka sinun tulee tuntea

SharePoint on Microsoft 365 -paketin alusta, joka mahdollistaa yrityksen suorituskyvyn parantamisen sisäisten prosessien ja viestinnän optimoidun hallinnan avulla.

Tässä luvussa käymme läpi 7 keskeistä ominaisuutta, joita SharePoint tarjoaa yrityksille: tiedostojen ja asiakirjojen hallinnasta räätälöityjen luetteloiden luomiseen aina yrityksen yleisölle suunnatun, entistä sitouttavamman sisällön luomiseen asti. Näemme myös, miten SharePoint tukee mobiililaitteiden saavutettavuutta, tarjoaa kehittyneitä hakutyökaluja, hallitsee käyttöoikeuksia turvallisesti ja integroituu saumattomasti muihin Microsoft-ratkaisuihin.

1) Tiedostojen ja asiakirjojen hallinta

Aloitetaan ensimmäisestä vahvuudesta, jonka vuoksi SharePoint suunniteltiin: kyvystä hallita yrityksen asiakirjoja. Alusta ei tyydy vain tallentamaan lähes rajatonta määrää tiedostoja Microsoftin pilveen, vaan se sisältää myös muutosten historian, useita käyttöoikeustasoja ja metatietorakenteita, jotka voivat korvata perinteiset kansiot. Katsotaan näitä ominaisuuksia tarkemmin.

SharePoint tallentaa tiimi- ja viestintäsivustoiltaan tai OneDrivesta peräisin olevat tiedostot erityisiin luetteloihin, joita kutsutaan yksinkertaisesti “asiakirjakokoelmiksi”: kokoelma on alustan sisällä sijaitseva turvallinen paikka, johon tiedostot tallennetaan ja jaetaan organisaation muiden jäsenten kanssa eri käyttöoikeustasojen kautta. Alla on yhteenvetotaulukko tärkeimmistä käyttöoikeustyypeistä.

SharePointin tärkeimmät käyttöoikeustyypit

Käyttöoikeuksien antamisen helpottamiseksi SharePoint mahdollistaa ryhmien luomisen, joille voidaan määrittää tietyt oikeudet, jolloin voidaan mennä yksittäistä käyttäjää pidemmälle: esimerkiksi SharePoint-sivustolle voidaan luoda ryhmä, joka antaa kaikille nykyisille ja tuleville jäsenille “Täysi hallinta” -oikeuden. Tämän järjestelmän avulla tiimin tai koko organisaation jäsenet voivat tehdä reaaliaikaista yhteistyötä kaikkien jaettujen asiakirjojen parissa tai keskittyä vain tiettyihin, omaan vastuualueeseensa kuuluviin tiedostoihin, mikä on hyödyllistä erityisesti ulkopuolista panosta vaativien tiedostojen hallinnassa, ilman että omistajat menettävät hallintaansa.

Käyttöoikeuksien lisäksi toinen SharePointin keskeinen ominaisuus on muutoshistoria: aina kun tiedostoa muokataan, alusta tallentaa automaattisesti edellisen version. Miksi tämä on tärkeää? Lyhyesti sanottuna SharePoint antaa asianmukaiset oikeudet omaaville käyttäjille mahdollisuuden tarkastella kaikkia asiakirjan versioita, ei vain vertailua varten, vaan myös aiemman version palauttamiseksi; historia näyttää lisäksi tiedoston osan, käyttäjän sekä muutoksen päivämäärän ja kellonajan, ja on jopa mahdollista asettaa hälytys jokaiselle kokoelmissa tehdylle päivitykselle.

Tässä vaiheessa on aika puhua toisesta seikasta, joka tekee SharePointista ihanteellisen asiakirjahallintajärjestelmän, nimittäin metatiedoista: tietoja sisällöstä, joita käytetään sen luokitteluun ja joita voidaan suodattaa tiedostojen järjestämiseksi ja hakemiseksi nopeammin ja helpommin kuin perinteisten kansioiden avulla. Ne muistuttavat sosiaalisen median tunnisteita, sillä ne antavat vihjeitä siitä, minkä tyyppiseen sisältöön ne liittyvät.

Mutta missä metatiedot sijaitsevat asiakirjakokoelmissa, ja miten niitä käytetään? Hyvin yksinkertaista: metatiedot ovat arvojoukkoja, jotka kuvaavat kokoelman sarakkeita. Jokaiselle asiakirjakokoelmaan lisätylle tiedostolle SharePoint tarjoaa oletussarakkeet ja -metatiedot, kuten tiedoston version, tekijän, luontipäivämäärän, viimeisimmän muutospäivämäärän ja numeerisen tunnisteen. Valtuutetut käyttäjät voivat lisäksi lisätä sarakkeita, joilla on räätälöityjä arvojoukkoja, jotka ovat yksinkertaisesti vakiojoukkojen laajennuksia: esimerkiksi sarakkeeseen “päivämäärä” voitaisiin syöttää projektiasiakirjan eräpäivä, kun taas sarakkeeseen “käyttäjä” niiden henkilöiden nimet, jotka hyväksyvät sen tai osallistuvat sen luomiseen ja päivittämiseen. Lyhyesti sanottuna todellista rajaa ei ole: tämä järjestelmä mahdollistaa kaikkien yrityksen asiakirjojen järjestämisen tiettyjen tietojen perusteella ja niiden nopean löytämisen kokoelmia suodattamalla.

2) Luettelot

Katsottuamme Microsoft SharePointin ominaisuuksia asiakirjojen hallintajärjestelmänä laajennamme aihetta luetteloihin. Asiakirjakokoelmat ovat itse asiassa erityisiä esimerkkejä SharePoint-luetteloista, jotka ansaitsevat oman tilansa niiden liiketoimintaprosesseissa täyttämän ratkaisevan roolin vuoksi: ainoa todellinen ero on se, että kokoelmat järjestävät tiedostoja, kun taas luettelot sisältävät tekstiarvoja, kuten projektille hyödyllisten yhteyshenkilöiden nimiä. Näin yksinkertaiset luettelot mahdollistavat minkä tahansa rekisterin luomisen, toimittajasopimuksista henkilöstölle annettuihin laitteisiin, ja metatiedoilla on myös tässä organisoiva rooli, sillä ne luokittelevat jokaisen tiedon (esimerkiksi sopimuksen summan, allekirjoittajat tai yrityksen puhelimen tai tietokoneen omistavat työntekijät).

Toinen luetteloiden tärkeä ominaisuus on kyky sisällyttää Excel-rekisteritiedostojen tiedot ja antaa ne samat käyttöoikeustasot omaavien käyttäjien käyttöön kuin asiakirjakokoelmissakin, jolloin he voivat työskennellä samanaikaisesti samassa tiedostossa Excelin yhteistyörajoituksia laajemmin. Toinen etu Excel-taulukoiden tuomisesta SharePointiin on mahdollisuus muokata useita kohteita samanaikaisesti Pikamuokkaus-toiminnolla (napsauttamalla “Pikamuokkaus” minkä tahansa luettelon komentorivillä), sekä pääsy muutoshistoriaan tiedoston eri versioiden vertailemiseksi tai aiemman version palauttamiseksi, samalla näkyvyydellä sarakkeeseen, käyttäjään, päivämäärään ja kellonaikaan kuin kokoelmissa. Lopuksi asiakirjat ja tiedostot palaavat, mutta tällä kertaa liitteinä, joiden avulla yhteystietoja, ilmoituksia, tehtäviä, kyselyitä ja menettelyjä sisältävistä luetteloista saadaan entistä yksityiskohtaisempia.

3) Sisällönhallinta

Siirrytään nyt yhteen yritysten eniten arvostamista SharePointin ominaisuuksista: sisällönhallintaan, tai oikeammin kaikkeen, mitä sisäisen viestinnän toiminnot tuottavat. SharePoint ei nimittäin ole vain tehokas työkalu asiakirjojen tallentamiseen, vaan myös erinomainen alusta erilaisten yritysuutisten ja -tiedotteiden luomiseen, jakeluun ja kohdentamiseen, sillä sen avulla voidaan luoda yrityssivustoja, kuten intranet ja ekstranet, jotka ovat organisaation työntekijöiden ja liikekumppaneiden, kuten toimittajien ja sijoittajien, tärkein kohtaamispaikka.

Näillä portaaleilla yritykset voivat luoda brändättyjä sivuja viestiäkseen identiteettiään ja kulttuuriaan, tai määritellä teema-alueita, kuten tapahtumille tai hyvinvointietuuksille omistettuja alueita. Toinen vaihtoehto on antaa jokaiselle osastolle oma tilansa, jossa ihmiset voivat olla suorassa yhteydessä ilman muiden osastojen taustahälyä tai häiriötekijöitä: puhumme SharePointin kyvystä luoda alisivustoja, eli sivustoja, joilla on omat räätälöidyt sisältönsä, mutta jotka ovat riippuvaisia globaalista yrityksen portaalista. Alisivustojen avulla voidaan siis rakentaa tiettyihin osastoihin tai toimipisteisiin omistettuja portaaleja, jolloin hajautettu organisaatio voi välittää viestintää sekä yleisellä että yksityiskohtaisella tasolla, käyttäen myös kunkin toimipisteen äidinkieltä helpommin saavutettavan ja mukaansatempaavamman sisällön luomiseksi.

Jos taas osastokohtaisen sivuston luominen tuntuu liialliselta koko sisäisen viestintävirran hallitsemiseksi, SharePoint mahdollistaa pienten näyteikkunoiden luomisen, joissa esitetään vain tiettyjä ilmoituksia: yritysblogit, jotka ovat oikeastaan tietyille käyttäjäryhmille kohdennettuja uutiskirjeitä esitteleviä ikkunoita, ja jotka voidaan helposti sijoittaa mille tahansa SharePoint-sivustojen sivulle nostamaan esiin esimerkiksi IT- ja HR-osastojen viestejä.

Kaikki tämä on mahdollista alustan suuren joustavuuden ansiosta, jonka avulla voidaan määritellä ja jäsentää paitsi sivujen ja uutisten sisältö myös koko sivuston navigointi käyttäjän näkökulmasta: yritykset voivat näin kokeilla käytettävyys- ja saavutettavuustekijöitä tarjotakseen yleisölleen parhaan mahdollisen kokemuksen.

SharePoint-intranet voi tarjota myös multimediasisältöä, kuten videokursseja, opetusohjelmia tai jopa podcast-sarjoja, jotka käsittelevät yritystoiminnan kannalta olennaisimpia aiheita: sisältötyyppejä, jotka sopivat erityisesti organisaatioille, jotka haluavat lisätä käyttäjien sitoutumista ja kiinnostusta pysyä ajan tasalla viimeisimmistä yritystapahtumista.

Lyhyet videot ja äänisisällöt voivat olla mukava seuralainen kahvitauolla, etenkin jos niihin liittyy SharePointin, Teamsin tai Yammerin (nykyisin Viva Engage) foorumeja, jotka herättävät keskustelua päivän aiheista. Lopuksi integraatio Microsoft Streamin kanssa laajentaa SharePointin ominaisuuksia, jolloin yritykset voivat järjestää suoratoistotapahtumia ja webinaareja suoraan sivustoiltaan: hyvä käytäntö tässä tapauksessa on luoda uudelle tapahtumalle omistettu sivu intranetiin tarkoituksena antaa käyttäjille kaikki tiedot käsiteltävistä aiheista, puhujista sekä tapahtuman päivämäärästä ja kellonajasta.

Formsin avulla sivulle voidaan lisätä osallistumislomake, joka toimii sekä pääsylinkin lähettämiseen ilmoittautuneille että hyödyllisten tilastojen keräämiseen osallistumisasteesta. Lisäksi kannattaa luoda ja julkaista kyselylomake tapahtuman päätyttyä, jotta aloitteen onnistumisen arvioimiseksi tarvittavat tiedot saadaan kerättyä.

4) Mobiilituki

Jokainen SharePoint-sivu tai -sivusto on responsiivinen: tämä tarkoittaa, että Microsoft 365 -työkalulla luodut yritysportaalit ja sisältö mukautuvat kaikentyyppisiin mobiililaitteisiin. Mutta se ei ole vielä kaikki.

SharePoint-sovelluksen avulla käyttäjä voi olla vuorovaikutuksessa sivustojen ja tiedostojen kanssa lataamalla ja muokkaamalla niitä suoraan älypuhelimesta tai tabletista. Lisäksi sovellus mahdollistaa ilmoitusten ja hälytysten vastaanottamisen, jotta käyttäjä saa tiedon heti, kun uusi julkaisu tai asiakirja lisätään yrityksen intranetiin: napsauttamalla ilmoitusta käyttäjät pääsevät suoraan sisältöön ja voivat aloittaa viestinnän tai yhteistyön kollegoiden kanssa liikkeellä ollessaan.

Vielä yksi huomio aiheesta: koska SharePoint integroituu vahvasti kaikkien Microsoft 365 -työkalujen kanssa, yrityssivustojen tiedostoja voi käyttää myös Teams- ja OneDrive*-sovelluksista.

*OneDrive-sovelluksen avulla voi tarkastella ja muokata vain SharePointissa olevia asiakirjatiedostoja.

5) Kokotekstihaku

Jotta käyttäjät löytäisivät hyödyllistä tietoa ja vastauksia kysymyksiinsä, SharePoint-intranet tarjoaa nykyaikaisen sisällön indeksointijärjestelmän: hakuominaisuus on suunniteltu selaamaan kaikki sivuston alueet, mukaan lukien asiakirjat, sivut, luettelot ja kirjastot, mikä takaa, että kaikki tallennettu tieto on helposti löydettävissä. intranet.ai:ssa olemme parantaneet näitä ominaisuuksia tarjotaksemme intranet-ratkaisussamme Tarkennetun haun, joka pystyy indeksoimaan minkä tahansa tiedostotyypin (myös PDF:n), kunhan se sisältää tekstikerroksen: tämä tarkoittaa, että SharePoint näyttää tietyn avainsanan hakutuloksina kaiken sisällön, jonka otsikossa, leipätekstissä tai asiakirjaan liitetyissä metatiedoissa kyseinen sana esiintyy.

Lisäksi sisältöä voidaan hakea SharePointin sivustojen, sivujen ja luetteloiden rajojen ulkopuolelta laajentamalla hakua integroituun Microsoft 365 -ympäristöön: näin käyttäjät voivat paitsi saada relevantteja tuloksia muutamassa sekunnissa, myös ja ennen kaikkea löytää tiedostoja yrityksen digitaalisen työympäristön Microsoft-sovelluksista.

6) Käyttöoikeuksien hallinta

SharePoint pystyy takaamaan maksimaalisen turvallisuuden yrityssisällön hallinnassa hierarkkisen käyttöoikeusjärjestelmän ansiosta, joka on jaettu useisiin tasoihin ja joka voidaan määrittää yksittäisille käyttäjille tai kokonaisille työryhmille, jotka on luotu joko SharePoint-sivustoilla tai suoraan Microsoft 365:ssä. Ryhmien luominen käyttöoikeuksien jakamista varten säästää huomattavasti aikaa, kun suurelle joukolle käyttäjiä voidaan antaa sama käyttöoikeusjoukko kerralla.

On mielenkiintoista huomata, että jokainen SharePoint-sivusto sisältää automaattisesti tietyt suojausryhmät, joilla jokaisella on oma käyttöoikeusjoukkonsa. Esimerkiksi tiimisivustoon kuuluvat ryhmät:

• Omistajat, joilla on “Täysi hallinta” -käyttöoikeus.

• Jäsenet, joilla on “Muokkaus”-käyttöoikeus.

• Vierailijat, joilla on vain “Lukeminen”-käyttöoikeus.

Viestintäsivustojen tapauksessa oletuksena luodut ryhmät puolestaan sisältävät juuri mainitut ryhmät sekä seuraavat:

• Hyväksynnän vastuuhenkilöt, joilla on “Hyväksyntä”-oikeus.

• Suunnittelijat, joilla on käyttöoikeudet “Suunnittelu” ja “Rajoitettu käyttöoikeus”.

• Hierarkian vastuuhenkilöt, joilla on käyttöoikeus “Hierarkian hallinta”.

• Lukijat, joilla on käyttöoikeus “Rajoitettu lukeminen” tai “Rajoitettu käyttöoikeus”.

Käyttöoikeustasojen syventämiseksi viittaamme tämän luettelon ensimmäisessä kohdassa olevaan taulukkoon, joka käsittelee tiedostojen ja asiakirjojen hallintaa SharePointissa.

Tämän lisäksi yritys voi muokata sivustolla olevia suojausryhmiä mukauttaakseen sen sisällä kulkevan tiedon hallintaa. Tee näin seuraamalla näitä vaiheita:

• Siirry tiimi- tai viestintäsivuston asetuksiin.

• Avaa “Käyttöoikeudet”-sivu.

• Napsauta “Luo ryhmä”.

• Kirjoita kohtaan “Omistaja” ryhmää hallinnoivan käyttäjän nimi.

• Kirjoita kohtaan “Ryhmän asetukset” niiden käyttäjien nimet, jotka voivat muokata ja/tai tarkastella ryhmän jäsenyyksiä.

• Valitse kohdassa “Määritä ryhmän käyttöoikeudet sivustolle” luotavalle ryhmälle annettava käyttöoikeustyyppi.

• Napsauta “Luo”.

7) Integraatiot

Olemme päässeet viimeiseen ominaisuuteen, joka on ehkä myös monimutkaisin tiivistää muutamaan riviin, mutta yritetään silti: se, mikä tekee Microsoft 365 -työkaluihin pohjautuvasta digitaalisesta työympäristöstä niin suositun yrityksissä, on todennäköisesti syvä integraatio, joka yhdistää yhden sovelluksen ominaisuudet paketin muiden sovellusten ominaisuuksiin, eikä SharePoint ole poikkeus. Alusta pystyy nimittäin laajentamaan sivustojensa ominaisuuksia integroitumalla kaikkiin Microsoft 365 -työkaluihin, kuten OneDriveen ja Teamsiin, sekä Microsoft Power Platformin, Microsoft Vivan ja monien muiden sovelluksiin.

Power Platformin komponenteista erityismaininnan ansaitsevat:

• Power Apps, jonka avulla voidaan luoda räätälöityjä sovelluksia.

• Power Automate, jonka avulla voidaan rakentaa automaatiovirtoja.

• Power BI, jonka avulla voidaan luoda koontinäyttöjä ja raportteja SharePointissa olevan tiedon pohjalta.

On syytä huomauttaa, että näitä työkaluja voidaan käyttää ilman laajaa ohjelmointiosaamista: päinvastoin, ne on suunniteltu erityisesti käyttäjille, jotka haluavat digitalisoida toimintojaan low-code-tavalla. Näiden sovellusten yhdistämisen tuloksena syntyy virtuaalinen tila, jolla on rajattomat mahdollisuudet optimoida mikä tahansa liiketoimintaprosessi lähtien SharePoint-sivustosta, kuten intranetistä.

Ajatellaan esimerkiksi toistuvia tehtäviä, kuten loman hakemista tai uuden asiakirjan hyväksymistä: SharePointin, Power Automaten ja Microsoft Teamsin välisen integraation ansiosta voidaan luoda automatisoitu työnkulku, joka vie koko prosessin loppuun pyynnön lähettämisestä sen arkistointiin ilman käyttäjien manuaalista väliintuloa.

Intranetin sitoutumisen osalta integraatio Yammerin (nykyisin Viva Engage) kanssa on käänteentekevä tekijä. Uusi tai olemassa oleva keskustelu voidaan nimittäin upottaa mille tahansa SharePoint-sivustolle tai -sivulle Viva Engage -yhteisöille tarkoitetun web-osan avulla.

Näin yritys voi yhdistää sosiaaliselle medialle tyypilliset vuorovaikutusominaisuudet SharePoint-sivuston sisällönhallintaominaisuuksiin.

Nämä ovat vain muutamia esimerkkejä integraatiosta, mutta mahdollisuudet ovat todella rajattomat. Jokainen yritys voi mukauttaa Microsoft 365 -ekosysteemin omiin tarpeisiinsa hyödyntäen sovellusten välistä joustavuutta ja yhteentoimivuutta.

Kun SharePoint on tämän arkkitehtuurin keskiössä, se ei ainoastaan yksinkertaista sisällönhallintaa, vaan avaa myös oven räätälöidylle digitaaliselle muutokselle, joka voi kehittyä yhdessä yrityksen kanssa.