SharePoint Classicin käytöstäpoisto: mikä muuttuu Microsoftin päätöksen myötä

Microsoft on ilmoittanut muutoksesta, joka koskee kaikkia organisaatioita, jotka yhä käyttävät SharePoint Onlinea Classic-versiossa. Ilmoitettu tavoite on vähentää vanhempiin mukautusmalleihin liittyviä tietoturva- ja hallintariskejä ja ohjata yrityksiä kohti modernia SharePoint-kokemusta, joka on suunniteltu turvallisemmaksi, helpommin hallittavaksi ja mobiililaitteille sopivaksi.

Käytöstäpoisto etenee kahdessa erillisessä vaiheessa, joiden päivämäärät on jo vahvistettu, ja se koskee Classic-julkaisusivustoja, käyttäjien luomia sivuja ja mukautettuja skriptejä. Kyse ei ole äkillisestä muutoksesta, sillä Microsoft jättää parin vuoden siirtymäajan ennen kuin vaikutukset muuttuvat peruuttamattomiksi. Mutta juuri siksi kannattaa aloittaa asian pohtiminen jo nyt, erityisesti jos intranetissäsi on yhä mukana vuosien varrella kertyneiden mukautusten perintö.

Microsoftin asettamat määräajat SharePoint Classicista luopumiselle

Vaihe 1, 1.3.2027 alkaen

Tästä päivästä alkaen kaikissa vuokraajissa ei enää voi luoda uusia Classic-julkaisusivustoja, ei sivustokokoelmina eikä alisivustoina. Samoin Classic-julkaisuominaisuutta ei voi enää ottaa käyttöön siellä, missä se ei ole jo käytössä. Vuokraaja-asetus, joka sallii näiden sivustojen luomisen, lukitaan pysyvästi.

Vuokraajissa, jotka luodaan 1.3.2027 jälkeen, rajoitus on laajempi: käyttäjät eivät voi enää luoda lainkaan uusia Classic-sivuja, ja mukautettujen skriptien lisääminen tai muokkaaminen on oletuksena poissa käytöstä.

Vaihe 2, 1.10.2028 alkaen

1.10.2028 alkaen ensimmäisessä vaiheessa käyttöön otetut rajoitukset laajenevat koskemaan kaikkia olemassa olevia vuokraajia, myös niitä, jotka ovat olleet käytössä jo vuosia. Käyttäjien luomat Classic-sivut muuttuvat vain luku -tilaan, joten uusia ei voi enää luoda eikä olemassa olevia muokata. Myös tässä vaiheessa mukautettujen skriptien lisääminen tai päivittäminen poistetaan käytöstä.

Microsoft täsmentää, että sivut pysyvät katseltavissa myös tämän toisen määräajan jälkeen (yksityiskohta, joka kannattaa korostaa, koska se poistaa poistamiseen liittyvän huolen, mutta se ei vähennä suunnittelun kiireellisyyttä): sivu, jota ei enää voi muokata, lakkaa käytännössä olemasta hyödyllinen sisäisen viestinnän välineenä.

Mitkä sivut ja ympäristöt ovat vaikutuksen alaisia

Käytöstäpoisto koskee erityisesti tiettyjä käyttäjien luomia Classic-sivutyyppejä: wiki-sivuja, web-osasivuja, blogisivuja, julkaisusivuja ja mukautettuja ASPX-sivuja, jotka on luotu SharePoint Designerilla tai kolmannen osapuolen ratkaisuilla. Päivittäin SharePointin parissa työskentelevä tunnistaa tästä listasta suurimman osan sivuista, joista koostuu vanhemmalla tavalla rakennettu intranet: se, joka perustuu kiinteisiin asetteluihin ja lisättyyn koodiin konfiguroitavien web-osien sijaan.

Tämän piirin ulkopuolelle jäävät sen sijaan luettelo- ja dokumenttikirjastonäkymät sekä niihin liittyvät lomakesivut, vaikka niihin mahdollisesti upotetut mukautetut skriptit ovatkin edelleen uusien skriptien luomista ja muokkaamista koskevien rajoitusten alaisia. Tämä on tekninen erottelu, joka kannattaa pitää mielessä inventointia tehtäessä: kaikki SharePoint-vuokraajan “vanha” ei kuulu tämän käytöstäpoiston piiriin, eikä kaikki, mikä jää sen ulkopuolelle, ole turvassa skriptisäännöiltä.

Muutos koskee kaikkia Microsoft 365 -ympäristöjä, mukaan lukien Government-ympäristöt (GCC, GCC High ja DoD), Office 365:n ilmavälein eristetyt (air-gapped) ympäristöt sekä 21Vianetin operoima Microsoft 365. Poikkeuksia ei siis ole tilaustyypin tai organisaation toimialan perusteella.

Miksi Microsoft päätti toimia nyt

Classic-sivut ja vanhat mukautusmallit perustuvat palvelinpuolen renderöintiin ja mukautettuihin skripteihin, teknologioihin, jotka Microsoftin mukaan lisäävät tietoturvariskiä, hallinnollista monimutkaisuutta ja pitkän aikavälin ylläpitokustannuksia. Sivustosta, joka on rakennettu mukautetuilla masterpageilla tai vuosia sitten lisätyillä skripteillä toimittajan toimesta, joka ei ehkä enää tee yhteistyötä yrityksen kanssa, tulee ajan myötä jotain, johon kukaan ei enää halua koskea pelätessään rikkovansa sen. Ja juuri tällaista teknistä velkaa Microsoft haluaa vähentää.

Kyse on myös innovaationopeudesta. Classic-malli rajoittaa sitä, kuinka johdonmukaisesti uusia ominaisuuksia voidaan ottaa käyttöön, kun taas moderni SharePoint-kokemus tarjoaa turvallisemman ja paremmin hallitun yhteistyöympäristön, yksinkertaisemman käyttöoikeuksien hallinnan Microsoft 365 -ryhmien kautta, alusta asti mobiililaitteille suunnitellun käyttöliittymän ja, tulevaisuutta ajatellen, perustan, jolle uusimmat tekoälyyn liittyvät ominaisuudet rakentuvat. Classic-sivuihin juuttuneet eivät siis riskeeraa pelkästään tietoturvaongelmaa, vaan myös jäävänsä tämän kehityksen ulkopuolelle.

Ne, jotka ovat jo perehtyneet kahden kokemuksen eroihin, tietävät tämän hyvin, sillä hyppy SharePoint Classicista SharePoint Moderniin ei koske vain sivujen ulkoasua, vaan vaikuttaa myös käyttöoikeuksien hallintaan, natiiviin integraatioon Teamsin ja Outlookin kanssa sekä mahdollisuuteen automatisoida työnkulkuja Power Automatella, kaikki alueita, joilla Classic-malli osoittaa nykyään rajansa.

Microsoftin suosittelemat 4 vaihetta SharePoint Classicin nykyaikaistamiseksi

Virallinen dokumentaatio ehdottaa asteittaista lähestymistapaa, jonka tarkoituksena on vähentää siirtymään liittyviä riskejä ja antaa sivustojen omistajille aikaa validoida nykyaikaistetut sivut.

1. Kartoita ja arvioi nykyinen Classic-ympäristö

Ensimmäinen ja luultavasti tärkein vaihe on ymmärtää, kuinka monta Classic-sivustoa ja -sivua on yhä aktiivisena vuokraajassa. Microsoft tarjoaa tähän Microsoft Purview -valvontatapahtumat Classic-toimintojen kategoriassa, joka kattaa Classic-sivujen luomisen, muokkaamisen ja katselun, sekä Microsoft 365 Assessment Toolin, joka on suunniteltu nimenomaan tunnistamaan ympäristössä yhä olevia sivuja, web-osia ja mukautuskuvioita. Työkalun tuloste sisältää yksityiskohtaisen luettelon jokaisesta löydetystä sivusta sekä arvion siitä, kuinka monimutkaista sen muuntaminen moderniksi kokemukseksi olisi.

Jos arviointi ei löydä Classic-julkaisusivustoja, käyttäjien luomia sivuja tai uusien sääntöjen piiriin kuuluvia skriptejä, lisätoimenpiteitä ei tarvita. Tämä tulos on kuitenkin vähemmän itsestään selvä kuin miltä se kuulostaa, sillä jotkin organisaatiot, jotka uskoivat olevansa jo täysin moderneja, ovat perusteellisen tarkistuksen jälkeen huomanneet, että niillä oli yhä kymmeniä tai satoja unohdettuja Classic-sivuja toissijaisilla sivustoilla, usein vuosia aiemmin tiimien luomia, jotka ovat sittemmin vaihtuneet.

2. Priorisoi liiketoiminnan merkityksen mukaan

Kannattaa aloittaa eniten käytetyistä sivuista, niistä joita päivitetään useimmin tai jotka ovat liiketoiminnan kannalta merkityksellisimpiä, ryhmittelemällä ne monimutkaisuuden ja tarvittavan toimenpidetyypin mukaan, jotta ensimmäisissä vaiheissa opittua voidaan hyödyntää seuraavissa. Uutissivu, jolla vierailee päivittäin satoja ihmisiä, ansaitsee erilaisen käsittelyn kuin staattinen sivu, jota kukaan ei ole avannut vuosiin.

3. Muunna sivut moderniksi kokemukseksi

Itse muunnoksessa Microsoft viittaa viralliseen nykyaikaistamisoppaaseen sekä PnP PowerShelliin työkaluna, jolla voi deterministisesti muuntaa toistuvaa kuviota noudattavia sivuja. Monimutkaisemmissa tilanteissa, joissa on mukautettua HTML:ää tai skriptieditorin sisältöä, joka vaatii ihmisen harkintaa, Microsoft nostaa esiin myös SharePoint Page Migration Agentin, avoimen lähdekoodin projektin, joka on tällä hetkellä esikatseluvaiheessa. Kannattaa muistaa, ettei avoimen lähdekoodin ja esikatseluvaiheen työkaluilla ole Microsoftin tuen SLA-kattavuutta, ja että eniten mukautetut sivut saattavat silti vaatia manuaalista tarkistusta tai uudelleenrakentamista.

4. Etene aalloittain

Lopullinen suositus on yhdistää keskitetty suunnittelu yksittäisten sivustojen omistajien toteuttamaan työhön ja nykyaikaistaa peräkkäisiä sivuryhmiä kerrallaan sen sijaan, että kaikki tehtäisiin yhdellä kertaa. Tämä aalloittainen lähestymistapa mahdollistaa sisällön, linkkien, käyttöoikeuksien, web-osien ja asettelun validoinnin rajatulla määrällä sivuja, ennen kuin toimenpide laajennetaan koskemaan loppua vuokraajasta, mikä vähentää riskiä joutua korjaamaan samaa virhettä sadoilla eri sivuilla.

Aihe, joka koskee erityisesti suurempia ja kerroksellisempia vuokraajia

Organisaatioilla, jotka ovat vuosien varrella rakentaneet intranetinsä paikallisen SharePoint Serverin päälle ja myöhemmin siirtyneet SharePoint Onlineen, on yleensä enemmän yhä aktiivisia Classic-sivustoja, -sivuja ja -mukautuksia, usein ilman että IT-osastolla on niistä täydellistä ja ajantasaista kuvaa. Tämä on toistuva kaava, sillä jokainen vastuun siirtyminen tiimiltä toiselle, jokainen ulkoinen toimittaja, joka on jossain vaiheessa työskennellyt vuokraajan parissa, ja jokainen yrityksen uudelleenjärjestely jättää jälkeensä jonkin sivuston, jota kukaan ei enää aktiivisesti hallinnoi, mutta joka on edelleen olemassa ja tavoitettavissa.

Mitä suurempi ja ajan myötä kerroksellisempi vuokraaja on, sitä enemmän huomiota vaatii kartoitusvaihe, koska sivut ja mukautukset voivat olla jakautuneina eri sivustoille, eri tiimien hallinnoimina ja hyvin epätasaisella dokumentaatiotasolla. Microsoftin asettamat kaksi määräaikaa, maaliskuu 2027 ja lokakuu 2028, tarjoavat hyödyllisen aikaikkunan asian järjestelmälliseen käsittelyyn, mutta juuri alustava analyysivaihe (se, joka paljastaa, kuinka monta Classic-sivua on todellisuudessa yhä käytössä ja millä monimutkaisuustasolla) vaatii huolellisinta suunnittelua, sillä juuri silloin paljastuu työn todellinen laajuus, vielä ennen kuin mitään on edes alettu nykyaikaistaa.

Mistä aloittaa, jos sinulla ei vielä ole selkeää kuvaa

Keskisuurille ja suurille yrityksille, suunnilleen yli 300 käyttäjän kokoluokasta alkaen, ensimmäinen este on lähes aina ymmärtää, koskeeko aihe yritystä todella, enemmän kuin puhtaasti tekninen kysymys. Hyvä lähtökohta on kysyä itseltään, tai pyytää IT-osastoa vastaamaan, kolme yksinkertaista kysymystä.

1. Onko yritys käyttänyt aiemmin SharePoint Serveriä tai paikallista SharePointia?
2. Onko siirtymä SharePoint Onlineen toteutettu?
3. Tiedetäänkö varmasti, onko vuokraajassa yhä jäljellä Classic-sivuja, -sivustoja tai -mukautuksia?

Jos vastaus kolmanteen kysymykseen on epävarma, kannattaa ottaa suoraan yhteyttä IT-yhteyshenkilöön kohdennettua tarkistusta varten alustavaan vaikutelmaan jäämisen sijaan. Useammin kuin luulisi käy niin, että yritykset, jotka ovat vakuuttuneita siitä, ettei niillä ole enää mitään Classicia jäljellä, löytävät perusteellisemman tarkistuksen jälkeen yli 120 sivua, jotka ovat yhä aktiivisia ja unohdettu toissijaisille sivustoille. Ajoissa tehty tarkistus, vaikka vain laadullinenkin, mahdollistaa suunnittelun marginaalilla, sen sijaan että työn todellinen laajuus paljastuisi vasta juuri ennen määräaikoja.