Avveckling av SharePoint Classic: vad som förändras med Microsofts beslut

Microsoft har meddelat en förändring som berör alla organisationer som fortfarande använder SharePoint Online i Classic-versionen. Det uttalade målet är att minska de säkerhets- och styrningsrisker som är kopplade till de äldre anpassningsmodellerna, och att driva företag mot den moderna SharePoint-upplevelsen, som är tänkt att vara säkrare, enklare att administrera och redo för mobila enheter.

Avvecklingen sker i två separata faser, med datum som redan är fastställda, och berör Classic-publiceringswebbplatser, användarskapade sidor och anpassade skript. Det är ingen plötslig förändring, eftersom Microsoft lämnar ett par års tidsfönster innan effekterna blir oåterkalleliga. Men just därför lönar det sig att börja fundera på detta redan nu, särskilt om ditt intranät fortfarande bär med sig arvet från år av ackumulerade anpassningar.

De tidsfrister Microsoft har fastställt för avskedet av SharePoint Classic

Fas 1, från den 1 mars 2027

Från och med detta datum går det i alla tenants inte längre att skapa nya Classic-publiceringswebbplatser, vare sig som webbplatssamlingar eller som underwebbplatser. På samma sätt går det inte längre att aktivera Classic-publiceringsfunktionen där den ännu inte är aktiverad. Den tenant-inställning som tillåter att dessa webbplatser skapas kommer att blockeras permanent.

För tenants som skapas från den 1 mars 2027 är begränsningen mer omfattande: användare kommer inte längre att kunna skapa några nya Classic-sidor alls, och möjligheten att lägga till eller redigera anpassade skript inaktiveras som standard.

Fas 2, från den 1 oktober 2028

Från den 1 oktober 2028 utökas de begränsningar som infördes i den första fasen till att gälla alla befintliga tenants, inklusive de som har varit aktiva i flera år. Användarskapade Classic-sidor blir skrivskyddade, vilket innebär att det inte längre går att skapa nya eller redigera befintliga. Även här inaktiveras möjligheten att lägga till eller uppdatera anpassade skript.

Microsoft förtydligar att sidorna fortfarande är tillgängliga för visning även efter denna andra tidsfrist (ett detaljer värt att lyfta fram, eftersom det tar bort oron för radering, men det minskar inte brådskan att planera): en sida som inte längre går att redigera slutar i praktiken att vara användbar som ett verktyg för intern kommunikation.

Vilka sidor och vilka miljöer berörs

Avvecklingen berör specifikt vissa typer av användarskapade Classic-sidor: wikisidor, webbdelssidor, bloggsidor, publiceringssidor och anpassade ASPX-sidor, skapade med SharePoint Designer eller lösningar från tredje part. Den som arbetar dagligen med SharePoint kommer att känna igen de flesta av de sidor som utgör ett intranät byggt med den äldre metoden, den som baseras på fasta layouter och infogad kod snarare än konfigurerbara webbdelar.

Utanför detta omfång faller däremot list- och dokumentbiblioteksvyer och tillhörande formulärsidor, även om eventuella anpassade skript som är inbäddade i dem ändå omfattas av de nya begränsningarna för att skapa och redigera skript. Det är en teknisk distinktion värd att komma ihåg vid inventeringen: allt som är “gammalt” i en SharePoint-tenant omfattas inte nödvändigtvis av denna avveckling, och allt som faller utanför är inte nödvändigtvis säkert från skriptreglerna.

Förändringen gäller för alla Microsoft 365-miljöer, inklusive Government-miljöerna (GCC, GCC High och DoD), de air-gapped miljöerna i Office 365 samt Microsoft 365 som drivs av 21Vianet. Det finns alltså inga undantag kopplade till typ av abonnemang eller organisationens bransch.

Varför Microsoft har valt att agera nu

Classic-sidor och äldre anpassningsmodeller bygger på serversidig rendering och anpassade skript, tekniker som enligt Microsoft ökar säkerhetsrisken, den administrativa komplexiteten och underhållskostnaderna på lång sikt. En webbplats som byggts med anpassade huvudsidor eller skript som lagts till för flera år sedan av en leverantör som kanske inte längre arbetar med företaget blir med tiden något som ingen längre vill röra av rädsla för att förstöra den. Och det är precis denna typ av teknisk skuld som Microsoft vill minska.

Det handlar också om innovationstakt. Classic-modellen begränsar hur konsekvent nya funktioner kan rullas ut, medan den moderna SharePoint-upplevelsen erbjuder en säkrare och bättre styrd samarbetsmiljö, enklare behörighetshantering via Microsoft 365-grupper, ett gränssnitt som från grunden är utformat för mobila enheter och, på sikt, grunden som de senaste funktionerna kring artificiell intelligens vilar på. Den som håller fast vid Classic-sidor riskerar alltså inte bara ett säkerhetsproblem, utan också att hamna utanför den här utvecklingen.

Den som redan har satt sig in i skillnaderna mellan de två upplevelserna vet detta väl, för språnget från SharePoint Classic till SharePoint Modern handlar inte bara om sidornas utseende, utan påverkar även behörighetshantering, den inbyggda integrationen med Teams och Outlook, och möjligheten att automatisera arbetsflöden med Power Automate, alla områden där Classic-modellen numera visar sina begränsningar.

De 4 steg Microsoft rekommenderar för att modernisera SharePoint Classic

Den officiella dokumentationen föreslår ett stegvis tillvägagångssätt, utformat för att minska riskerna kopplade till migreringen och ge webbplatsägarna tid att validera moderniserade sidor.

1. Kartlägg och bedöm den befintliga Classic-miljön

Det första steget, och förmodligen det viktigaste, är att förstå hur många Classic-webbplatser och -sidor som fortfarande är aktiva i tenanten. Microsoft tillhandahåller granskningshändelser i Microsoft Purview i kategorin för Classic-aktiviteter, som omfattar skapande, redigering och visning av Classic-sidor, samt Microsoft 365 Assessment Tool, särskilt utformat för att identifiera sidor, webbdelar och anpassningsmönster som fortfarande finns i miljön. Resultatet från verktyget innehåller en detaljerad inventering för varje hittad sida, med en indikator på hur komplext det skulle vara att omvandla den till den moderna upplevelsen.

Om bedömningen inte hittar några Classic-publiceringswebbplatser, användarskapade sidor eller skript som berörs av de nya reglerna krävs inga ytterligare åtgärder. Men detta resultat är mindre förutsägbart än det låter, eftersom vissa organisationer som trodde att de redan var helt moderna, efter en noggrann genomgång, upptäckte att de fortfarande hade dussintals eller hundratals bortglömda Classic-sidor i sekundära webbplatser, ofta skapade flera år tidigare av team som sedan dess har bytts ut.

2. Prioritera utifrån verksamhetens betydelse

Det lönar sig att börja med de mest använda sidorna, de som uppdateras oftast eller är mest relevanta för verksamheten, och gruppera dem efter komplexitet och typ av åtgärd som krävs, så att det man lär sig i de första faserna kan återanvändas i de följande. En nyhetssida som besöks dagligen av hundratals personer förtjänar en annan hantering än en statisk sida som ingen har öppnat på flera år.

3. Omvandla sidor till den moderna upplevelsen

För själva omvandlingen hänvisar Microsoft till den officiella moderniseringsguiden och till PnP PowerShell som ett verktyg för deterministisk konvertering av sidor med ett återkommande mönster. För mer komplexa scenarier, med anpassad HTML eller innehåll från skripteditorn som kräver mänsklig bedömning, pekar Microsoft även på SharePoint Page Migration Agent, ett öppen källkod-projekt som för närvarande är i förhandsversion. Det är värt att komma ihåg att verktyg med öppen källkod och i förhandsversion inte omfattas av Microsofts supportavtal (SLA), och att de mest anpassade sidorna ändå kan kräva manuell granskning eller ombyggnad.

4. Gå tillväga i vågor

Den sista rekommendationen är att kombinera central planering med genomförande av de enskilda webbplatsägarna, och att modernisera successiva grupper av sidor i stället för allt på en gång. Detta vågbaserade tillvägagångssätt gör det möjligt att validera innehåll, länkar, behörigheter, webbdelar och layout på ett begränsat antal sidor innan insatsen utökas till resten av tenanten, vilket minskar risken för att behöva rätta samma misstag på hundratals olika sidor.

En fråga som främst berör större, mer skiktade tenants

Organisationer som under årens lopp har byggt sitt intranät på en lokal SharePoint Server och senare migrerat till SharePoint Online tenderar att ha ett högre antal fortfarande aktiva Classic-webbplatser, -sidor och -anpassningar, ofta utan att IT-avdelningen har en fullständig och uppdaterad bild av dem. Det är ett återkommande mönster, för varje gång ansvar flyttas mellan olika team, varje extern leverantör som vid något tillfälle har arbetat med tenanten, och varje omorganisation inom företaget lämnar efter sig någon webbplats som ingen längre aktivt förvaltar, men som fortsätter att finnas kvar och vara nåbar.

Ju större och mer skiktad en tenant har blivit över tid, desto mer uppmärksamhet kräver inventeringsfasen, eftersom sidor och anpassningar kan vara utspridda över olika webbplatser, förvaltade av olika team, med mycket ojämna nivåer av dokumentation. De två tidsfrister Microsoft har fastställt, mars 2027 och oktober 2028, ger ett användbart tidsfönster för att ta sig an frågan på ett ordnat sätt, men det är just den inledande analysfasen (den som gör det möjligt att verkligen förstå hur många Classic-sidor som fortfarande används och med vilken komplexitetsgrad) som kräver den mest noggranna planeringen, eftersom det är i det ögonblicket den verkliga omfattningen av arbetet blir synlig, redan innan något börjar moderniseras.

Var du ska börja om du ännu inte har en tydlig bild

För medelstora till stora företag, ungefär från 300 användare och uppåt, är det första hindret nästan alltid att förstå om frågan verkligen berör företaget, mer än en rent teknisk fråga. En bra utgångspunkt är att ställa, eller låta sin IT-avdelning svara på, tre enkla frågor.

1. Har företaget tidigare använt SharePoint Server eller lokalt installerad SharePoint?
2. Har en migrering till SharePoint Online genomförts?
3. Vet man med säkerhet om det fortfarande finns Classic-sidor, -webbplatser eller -anpassningar kvar i tenanten?

Om svaret på den tredje frågan är osäkert lönar det sig att involvera IT-kontaktpersonen direkt för en riktad kontroll, i stället för att stanna vid ett preliminärt intryck. Det händer oftare än man tror att företag som är övertygade om att de inte längre har något Classic kvar, efter en noggrannare kontroll, upptäcker över 120 sidor som fortfarande är aktiva och bortglömda i sekundära webbplatser. En kontroll som görs i tid, även om den bara är kvalitativ, gör det möjligt att planera med marginal, i stället för att upptäcka arbetets verkliga omfattning strax innan tidsfristerna löper ut.