Hur du skapar en SharePoint-intranätwebbplats

Vilka egenskaper måste ett intranät ha för att definieras som “smart intranät”? Och hur bygger du intranätet för ditt företag med SharePoint Online?

För att bygga rätt företagsintranät är det viktigt att utvärdera vilka funktioner det kan erbjuda, liksom integrationen med befintliga system och den påverkan det kan ha på produktiviteten. Allt detta beror på den tekniska utgångspunkten: valet bör falla på ett system som gör det möjligt att optimera arbetsflöden, förbättra samarbetet och garantera säker åtkomst till data, med den flexibilitet och skalbarhet som krävs för att följa en organisations tillväxt.

I den här artikeln kommer vi därför att se varför SharePoint Online är den bästa lösningen för att skapa ett intranät som kan uppfylla dessa krav, med en jämförelse med de viktigaste alternativen på marknaden, bland annat Wordpress, Intranet Connections, Drupal, Confluence, Happeo och Jive, samt hur du bygger det konkret steg för steg.

Vad är ett smart intranät?

Företagets intranät måste skapas med omsorg och fokusera på olika aspekter. Från medarbetarengagemang till innehållsskapande, medarbetartjänster, uppföljning och styrning. Ingenting får underskattas om du vill ha ett framgångsrikt intranät.

Här är en lista över faktorer som gör ett smart intranät.

1. Det är ett riktigt arbetsverktyg

Intranätet hjälper medarbetare att utföra sina dagliga uppgifter och ökar produktivitet och välmående i företaget. Tack vare avancerade funktioner i plattformar som SharePoint Online kan intranätet utformas för att:

• underlätta sökningefter information
• förbättra kommunikationmellan kollegor
• sprida innehålloch nyheter som alltid är aktuella
• hantera skapande, delning och arkivering av dokument

Om användarna inte hittar en god anledning att använda intranätet, antingen för att det saknar rätt funktioner eller för att utbildning i korrekt användning saknas, kommer det att överges kort efter go-live. Fokus på praktisk nytta och användbarhet i intranätet är därför avgörande för att inte slösa bort de resurser som företaget har investerat i att skapa det.

2. Den är utformad kring dig

Intranätet måste uppfylla de specifika behoven hos ett företag och människorna som ingår i det. Med fokus på praktisk nytta räcker det inte att intranätet erbjuder funktioner som förenklar affärsprocesser, det ska också stödja ditt och dina kollegors arbete med personanpassat innehåll baserat på era preferenser.

Med SharePoint Online blir intranätet den enda plats där du hittar globalt innehåll för hela företaget tillsammans med:

• Nyheter och meddelanden som är specifika för avdelning, plats eller roll
• Uppdateringar om initiativ som är relevanta för dig
• Interna kontakter som är relevanta för dina behov
• Applikationer, vanliga frågor och dina favoritdokument

Och mycket mer.

3. Når användarna, var de än befinner sig

Information och kunskap är avgörande för ett framgångsrikt företag och bör vara tillgängliga för alla direkt från den egna datorn. Oavsett vad de gör, var de än befinner sig och på vilken typ av enhet som används.

SharePoint-intranätet kan integreras med Microsoft Teams för att förenkla delningen av de viktigaste nyheterna och innehållet, genom att skicka personliga push-aviseringar. I intranet.ai har vi utvecklat en komponent som tar hand om just denna process så att företag kan:

• informera människor i realtid
• engagera användare med riktade aviseringar
• övervaka engagemanget i den interna kommunikationen
• säkerställa maximal räckvidd för de viktigaste nyheterna

4. Hjälper dig att lära känna företaget bättre

Hur ofta händer det att du behöver en information men inte vet vem du ska vända dig till i företaget för att få den?

SharePoint Online-intranätet samlar på en enda plats i företagets digitala arbetsplats kontakter, dokument, kommunikation, tjänster och applikationer som du behöver för att utföra ditt arbete utan avbrott och utan att slösa tid på sökningar.

Personregister och Organigram​ är några av de funktioner vi lägger till i våra kunders intranät, så att du lär känna din organisation bättre och snabbt hittar kollegor med svar på dina frågor.

5. Kopplar ihop människor

Okej, vi vet att medarbetarkatalogen på intranätet hjälper dig att få en bättre förståelse för företaget, men hur kan du snabbt kontakta en kollega? Hur kan du ansluta för att dela dokument eller arbeta tillsammans i ett projekt?

Än en gång är integrationen mellan SharePoint-intranätet och Microsoft Teams svaret. Teams kan koppla ihop användare och effektivisera delningen av information och uppdateringar i realtid.

I intranätets Personregister kan du hitta kollegors Teams-kontakt och nå dem med ett klick.

Vi har redan pratat om pushnotiser, men det är värt att påminna om att företaget med den här funktionen också kan ansluta snabbare till sina medarbetare och hålla dem uppdaterade om de senaste initiativen och de resultat som uppnås tillsammans.

6. Underlättar samarbetet

Det är möjligt att samla företagets projekt och initiativ på intranätet och lyfta fram dem utifrån verksamhetens behov eller relevans för avdelning, roll och användarnas aktiviteter.

SharePoint Online-intranätet kan också ge snabb åtkomst till projektgrupper och tillhandahålla specifika funktioner för samarbete i realtid och samordning av aktiviteter.

Slutligen bör varje avdelning ha sitt eget utrymme på intranätet.

Företagets intranät kan utökas med en sektion som är dedikerad till människor, initiativ och kommunikation som är specifika för varje avdelning. På så sätt kan användbar information för en avdelnings arbete samlas och delas utan att gå förlorad i det övergripande kommunikationsflödet.

7. Hjälper dig att hitta det du söker

Bara 1 procent av dem som har ett intranät i företaget är nöjda med sökresultaten.

Om intranätet bygger på föråldrad teknik kan det inte ge rätt stöd för att öka produktiviteten och framför allt de slutliga användarnas nöjdhet. En hög grad av missnöje leder till att portalen snabbt överges, trots betydande investeringar från företaget.

Att välja en modern och ständigt uppdaterad plattform som SharePoint Online är ändå bara första steget. Intranätets administratörer bör planera vissa nyckelaktiviteter för att identifiera förbättringsområden och därmed öka användarnas nöjdhet. Bland dessa aktiviteter vill vi lyfta fram:

• Övervakning av sökningar och återkommande frågor
• Insamling av feedback med undersökningar och frågeformulär

När du har identifierat användarnas behov kan intranätet berikas med nytt innehåll och nya funktioner för att stödja allas arbete i företaget.

Intranätet är inte bara en intern webbplats för företagsnyheter.Det är ett nätverk av människor som ger det liv, använder det, läser det, berikar det, får det att växa och tar hand om det, dag för dag. Det är den digitala versionen av din arbetsplats.[Giuseppe Marchi - Microsoft MVP]

8. Erbjuder tjänster för vardagen

Sökfunktionerna är oumbärliga för att arbeta optimalt. Därför är SharePoints intranät det bästa verktyget för att:

• tillhandahålla ansökningsformulär
• få åtkomst till tjänster och förmånsavtal

9. Låter dig uttrycka din personlighet

Ett företags framgång eller misslyckande bygger alltid på dess kultur och på hur människor uppskattas.

Intranätet bör göra det möjligt för alla i företaget att dela sinakompetenseroch kunskaper för att göra sig kända bland kollegorna. HR-avdelningen kan dessutom använda den delade informationen för att föreslå nya karriärmöjligheter eller välja kandidater till lediga tjänster direkt bland personer som redan finns i företaget.

10. Engagerar användarna

När engagemanget är högt ökar produktivitet och välbefinnande. Därför bör intranätet kombinera praktisk nytta, med funktioner som stödjer dagliga aktiviteter, med upplevelser som syftar till att engagera, till exempel gamification.

Gamification gör det möjligt för människor att delta i tävlingar, spel och gemensamma aktiviteter som förbättrar relationen med kollegor och mer därtill.

I intranätet kan dessa upplevelser användas för att göra intern utbildning mer engagerande med hjälp av quiz och tävlingar med priser.

11. Antas utan problem

Införandet av ett smart intranät är enklare och snabbare.

Användarna behöver verktyg för att förstå värdet av de funktioner som ställs till deras förfogande. Utbildning spelar därför en nyckelroll i antagandet av intranätet, och ett smart intranät som det i SharePoint Online kan innehålla:

• Webbinarieroch utbildningsinnehåll
• Live-evenemang med Q&A-sessioner
• Guidad turer för att fördjupa dig i de enskilda funktionerna

12. Stöder dataanalys

Hur vet du om intranätet fungerar bra eller inte? Hjälper det verkligen företaget, eller har det fortfarande många begränsningar? Kan användarna hitta det de behöver?

Loggarna i SharePoint Online och granskningsfunktionerna i Office 365 hjälper dig att besvara dessa frågor. Men de räcker inte.

För att känna till alla detaljer om hur intranätet fungerar och hur effektivt det är behöver du kunna lita på inbyggda verktyg för attspåra användarnas aktiviteter och förstå om webbplatsen ger ett konkret bidrag till deras produktivitet.

13. Stöder ledarskapet

I den digitala eran har företagsledare tillgång till en myriad av innovativa tekniker för att:

• samordnateam
• hantera fasen för onboarding
• få viktiga insikter för beslutsfattande
• kommunicera direkt och konstruktivt med kollegor

Med intranätet kan medlemmar i ledningen snabbt kommunicera med alla i företaget och få deras feedback utan att skicka ett enda mejl eller ringa ett samtal.

Integreringen av SharePoint med Microsofts samarbetsplattformar, såsom Microsoft Teams, kan dessutom förenkla organiseringen av videosamtal och direktsända evenemang. För att engagera alla användare i företagets initiativ, var de än befinner sig.

Smart intranät: huvudsakliga mål

Vad innebär det att ha ett smart intranät för ditt företag? Innan vi fördjupar vår vision och ser hur du skapar ett riktigt smart intranät med SharePoint Online, behöver du veta vilka mål intranätet ska uppnå så att företaget kan följa upp dem och utvärdera hur effektiv investeringen är.

De viktigaste målen för intranätet kan sammanfattas enligt följande:

• Större användarengagemang
• Bättre produktivitet och välbefinnande i företaget
• Ökad lönsamhet och konkurrenskraft för företaget

Resultaten av ett smart intranät

• Engagerar användarna
• Förbättrar produktiviteten
• Ökar konkurrenskraften

“En höggradigt engagerad arbetsstyrka är skillnaden mellan ett företag som överträffar sina konkurrenter och ett som inte lyckas växa”. [källa]

87 % av arbetstagarna i världen är inte engagerade på arbetsplatsen. Det är anmärkningsvärt eftersom de företag som lyckas engagera människor i sina aktiviteter och initiativ kan överträffa konkurrenterna med 147 % i genererad vinst.

Nya tekniker som SharePoint Online-intranätet, integrerat med den digitala arbetsmiljön i Microsoft 365, ger företag möjlighet att särskilja sig från konkurrenterna tack vare ökad produktivitet och bättre välmående för medarbetarna.

Så här fungerar det:

• Med ett smart intranät blir internkommunikationen mer engagerande tack vare SharePoints funktioner för innehållshantering och integrationen med plattformar för samarbete och medarbetarupplevelse, som Microsoft Teams, Forms och Viva.
• Om människor är engagerade och intranätet erbjuder tjänster av hög kvalitet ökar produktiviteten. Användarna blir mer motiverade och kan spara tid när de söker efter kontakter, dokument och all information de behöver för att utföra sitt arbete.
• Ju större tidsbesparing, desto högre blir företagets totala lönsamhet.

Hur utvärderar du resultaten av ditt intranät?

För att utvärdera hur intranätet har ökat produktiviteten i ditt företag kan du sätta upp olika kvantitativa KPI:er.

Bland de direkta KPI:erna kan du följa upp:

• Antal visningar per sida
• Antal unika användare som har besökt intranätet
• Antal sessioner och längden på varje session
• Antal publicerade, sökta och visade innehåll
• Interaktioner med företagskommunikationen, såsom gilla-markeringar och kommentarer

Bland de indirekta KPI:erna hittar vi:

• Antal ärenden som inkommit till företagets helpdesk
• Antal mejl som skickas till kollegor för att be om information

Skapa ett smart intranät: överväganden för att undvika misstag

För att skapa ett verkligt smart intranät som kan nå de mål som företaget har satt behöver du göra några överväganden redan i designfasen. Det är ett känsligt skede som de flesta företag ignorerar, men som är avgörande för att säkerställa intranätets effektivitet och maximera din investering.

För att hjälpa dig att undvika misstag när du skapar ditt intranät, är detta vad du behöver ha i åtanke.

Hur du utformar ett företagsintranät

1. Analysfasen

Analysfasen står för 70 % av framgången i ett intranätprojekt. Det är den mest känsliga fasen eftersom modellen för ett intranät som kan uppfylla de specifika företagsbehoven och de strategiska målen definieras här. Vanligtvis omfattar analysfasen tre aktiviteter:

• Analys av kontexten och företagskulturen
• Analys av mål som ska uppnås (produktivitet, välmående, m.m.)
• Analys av slutanvändaren och identifiering av hens viktigaste behov

1.1 Analys av kontexten

Denna första aktivitet omfattar:

• analys av operativa och strategiska planer som ligger till grund för de interna processerna;
• analys av mission och värderingar som ligger till grund för företagskulturen;
• analys av den nuvarande kommunikationsstrategin.

Om företaget redan har en portal för intranät är det bra att analysera vilka funktioner som används oftast av användarna för att förstå hur tjänster och innehåll kan förbättras.

På så sätt kan du få en tydlig initial bild av hur du utformar ett intranät som respekterar företagskulturen och fungerar som ett lämpligt stöd för personalens arbete.

1.2 Analys av målen

Analysen av målen används för att alignera intranätets funktioner med de strategier och mål som företaget vill uppnå.

När de strategiska målen har definierats behöver de operativa målen beskrivas. I praktiken är detta frågorna som denna analysfas ska besvara:

• Vilka verktyg bör företagsintranätet erbjuda?
• Hur kan intranätet stödja individuellt arbete och grupparbete?
• Vad behöver företaget för att förbättra kommunikationen med medarbetarna?

1.3 Analys av slutanvändaren

Intranätet består av människor.

Att känna slutanvändaren innebär att veta vilka funktioner, vilket innehåll och vilka tjänster du ska erbjuda i intranätet för att alla i företaget ska kunna utföra sitt arbete på bästa sätt.

Målgruppsanalysen underskattas ofta eftersom företag tar medarbetarnas verkliga behov för givna. Tyvärr leder avsaknaden av en analys av slutanvändaren till skapandet av ett “onödigt” eller mindre effektivt intranät utan skräddarsydda lösningar.

Men hur identifierar du användarnas behov?

Här är några verktyg som vi rekommenderar att du använder.

Focus group och enkäter

För att genomföra en noggrann analys av människorna i företaget kan du arbeta på två olika men kompletterande sätt. Vi talar om focus group och enkäter.

Focus group är en metod för kvalitativ forskning som involverar en liten grupp personer, vanligtvis mellan 6 och 12 deltagare. Diskussionen leds av en moderator (ofta någon av dem som arbetar med att utforma intranätet) som styr samtalet genom att ställa frågor som förberetts i förväg.

Målet är att samla in åsikter, uppfattningar, idéer och feedback från deltagarna i en interaktiv kontext. Metoden gör det möjligt att på djupet utforska människors motivationer, attityder, erfarenheter och beteenden och avslöja insikter som kanske inte framkommer med andra forskningsmetoder, såsom undersökningar eller individuella intervjuer.

Medan focus group gör det möjligt att lära känna slutanvändaren genom dynamiska interaktioner och styrda diskussioner ger enkäter kvantitativa data som kan analyseras i större skala.

De gör det möjligt att samla in specifik och strukturerad information från ett stort antal respondenter, vilket gör det möjligt att identifiera trender, beteendemönster och gemensamma behov som intranätet kan hjälpa till att tillgodose.

När du skapar en enkät under designfasen för ett intranät är det viktigt att betona att du inte ska ställa frågor om själva intranätet, utan ställa frågor om människors arbete. På så sätt kan du få nyckelinformation om genomsnittliga IT-kunskaper, föredragna enheter och de applikationer som används för att utföra det dagliga arbetet.

Intervjuer

Intervjuer är användbara för att få mer direkta och personliga feedback jämfört med de insikter som erhålls via focus group och enkäter. Det kan vara bra att organisera en intervjurunda efter att du har gjort en demo av intranätet tillgänglig, genom att välja ut de användare som har testat prototypen.

Startpunkten för företagets intranät är ett bra frågeformulär: ladda ner vårt frågeformulär för att ta reda på hur du kan skapa eller förbättra ditt intranät utifrån behoven och intressena hos alla medarbetare i företaget.

2. Planera förändringen

I dag är det inte längre möjligt att starta ett digitalt projekt utan en plan, särskilt när ett projekt som att skapa intranätet kommer att förändra alla medarbetares vardag.

Att ha en plan innebär att välja de kollegor som ska involveras i designfasen, fastställa den tillgängliga budgeten och definiera strategin för kommunikation och utbildning för att säkerställa att intranätet tas i bruk.

Allt bör beslutas i förväg för att undvika överraskningar under projektet.

Av den här anledningen rekommenderar vi att du:

• Skapar teamet som ansvarar för designen.
• Utvärderar de funktioner och resurser som ska ingå i intranätet, för att fastställa en realistisk budget.
• Identifierar de kommunikationskanaler som föredras av personer i företaget, vilka fördelar det nya intranätet ger dem och vilka IT-kompetenser som saknas, för att definiera en korrekt strategi för intern kommunikation och utbildning.
• Kontinuerligt följer upp insamlingen av feedback från användarna och projektets utveckling.

3. Välja verktygen som ska göras tillgängliga

Vi har redan sett varför analysfasen är avgörande i utformningen av företagets intranät. Bland den användbara information som kan erhållas gör analysfasen det möjligt att förstå vilka verktyg som inte får saknas i intranätet, baserat på användarnas preferenser och vad de behöver för att utföra sitt arbete på bästa sätt.

Att definiera “Killer App” är därför ett viktigt steg för att skapa ett användbart intranät, vilket garanterar intresse och adoption från alla i företaget.

Efter många års erfarenhet av att utveckla intranät har vi skapat vissa funktioner som hjälper till att nå detta mål. Nedan listar vi några exempel på våra webbdelar som fungerar som Killer App:

• Webbdel för att publicera och ansöka till lediga tjänster, med stöd av den personliga profilen i SharePoint-intranätet.
• Webbdel för snabb bokning av utrymmen och resurser, från skrivbord till parkeringsplats på företagets parkering.
• Webbdel för att återdela inlägg från företagets profiler på LinkedIn, Facebook, Instagram och TikTok.

4. Välj rätt verktyg för övervakning

Att definiera mål och KPI:er räcker inte för att säkerställa intranätets framgång. Du behöver kontinuerligt övervaka resultaten för att noggrant utvärdera hur effektiv din investering är och förstå hur intranätet kan förbättras för att öka användarnas engagemang och den kollektiva produktiviteten.

Det finns många verktyg som gör det möjligt att spåra intranätets prestanda, vissa till och med integrerade i SharePoint.

Men det är inte så enkelt att övervaka resultaten av ett intranätprojekt på rätt sätt. I praktiken ger få av de tillgängliga verktygen en detaljerad översikt över det som verkligen spelar roll: hur mycket och på vilket sätt intranätet används i företaget.

För att hjälpa våra kunder att få insikter som är användbara för att fortsätta förbättra det intranät vi byggt tillsammans har vi utvecklat Intranet Analytics. Vår komponent används för att mäta effektiviteten i Microsoft 365 digital workplace och SharePoint-intranätet, med detaljerade rapporter om användarnas beteenden.

Det gör det alltså möjligt att utöka SharePoints analysfunktioner för att få information som:

• visningar av enskilda sidor
• varaktighet för enskilda sessioner
• använda sökord
• åtkomst till dokument
• etc.

Dessutom integreras vår funktion medGoogle Analyticsoch andra tredjepartsverktyg för en ännu mer djupgående analys av intranätet.

5. Definiera styrningsstrategin

Dagen efter intranätets go-live startar styrningsplanen.

För att hantera denna fas framgångsrikt finns det en lista med åtgärder som bör ingå i ditt styrningsprogram. I allmänhet rekommenderar vi att du definierar i förväg:

• Alternativen för extern delning för varje webbplats.
• Sätten att spåra externa användares åtgärder.
• Rutinerna för provisionering av nya innehållsområden i intranätet.
• Behörigheterna som ska tilldelas interna användare i företaget.

Varför välja SharePoint som intranät?

Allt fler företag ställs inför alltmer komplexa processer, både operativt och när det gäller kommunikation och samarbete mellan de inblandade.

Intranätet föddes just som en lösning på dessa problem, eftersom det ger människorna i organisationen en enda plats där de kan hitta dokument, dela idéer och hantera gemensamma aktiviteter med kollegor.

Förutom att minska ineffektiviteten kring informationsutbyte via e-post eller andra traditionella kanaler, effektiviserar ett intranät kunskapshanteringen, vilket gör det möjligt för användarna att hämta, komma åt och uppdatera den data de behöver utan att slösa tid på sökningar eller vara beroende av andra personer.

Att införa ett intranät innebär också att företaget skapar en arbetsmiljö där team och avdelningar enkelt kan samordna sig kring tvärgående projekt, utan att behöva jaga dubbletter av dokument som sparats i personliga mappar.

Ett angreppssätt som är fördelaktigt oavsett företagets storlek eller mål, oavsett om behovet är att strukturera verksamheten bättre eller att öka engagemanget i interna initiativ och strategier.

När man funderar på hur man skapar ett modernt intranät som uppfyller dessa och andra krav är det viktigt att veta att SharePoint Online sedan länge har en central roll på marknaden.

Plattformen är en integrerad del av Microsoft 365 och erbjuder gruppwebbplatser och kommunikationswebbplatser, i synergi med andra verktyg för företagets produktivitet, som Microsoft Teams, OneDrive och Outlook. På så sätt möter den behovet av inte bara en enda produkt, utan ett enhetligt ekosystem för att skapa intranätet och den digitala arbetsplatsen.

Till skillnad från andra lösningar föddes SharePoint med företagsfokus och kan därför erbjuda höga nivåer av skalbarhet och säkerhet.

SharePoint har erövrat en ledande position, delvis tack vare sin dokumenthantering, som inte begränsar sig till enkel lagring utan även omfattar versionshantering, samförfattande och detaljerad hantering av användarbehörigheter.

Plattformen är också särskilt uppskattad för sina många alternativ för att anpassa sidor och webbplatser, samt för hur pass enkelt den kan kopplas till alla Microsoft 365-tjänster.

Den direkta kopplingen till Power Platform gör det till exempel möjligt att automatisera arbetsflöden (med Power Automate) och skapa anpassade appar (med Power Apps), vilket gör intranätet till en aktiv del i att optimera de interna processerna. Men det är inte allt.

Ett SharePoint-baserat intranät stödjer arbetet för dem som behöver organisera information och företagsresurser. Framför allt gör plattformen det möjligt att strukturera webbplatser och dokumentbibliotek i linje med de olika avdelningarnas organisation, med tydligt definierade ansvarsområden och åtkomstnivåer.

Tack vare en avancerad sökmotor (som kan utökas med intranet.ais anpassade komponenter) minskar den tidsförlust som orsakas av dåligt integrerade mappar eller filer.

För organisationer som vill stärka företagskulturen erbjuder SharePoint dessutom verktyg som nyhetssidor, livesändningar och tematiska communities från Viva Engage, med vilka alla i företaget kan interagera som i ett vanligt socialt nätverk — med skillnaden att interaktionen naturligtvis sker utan risker för den delade datan.

Som nämndes för några rader sedan gör SharePoints modulära utvecklingsmiljö det möjligt att lägga till färdiga komponenter eller skapa anpassade webbdelar. Det garanterar en hög grad av flexibilitet.

Ett intranät måste kunna anpassas efter ett företags behov, särskilt när det gäller vissa nyckelprocesser.

Den redan nämnda avancerade dokumenthanteringen är till exempel en hörnsten i varje seriöst intranät. Det handlar inte bara om att lagra filer i ett arkiv, utan om att säkerställa att medarbetarna snabbt kan komma åt den information de behöver, med visshet om att de alltid arbetar med den senaste versionen av ett dokument. I ett system som SharePoint gör integrerad versionshantering och samförfattande det möjligt för team att arbeta samtidigt i samma filer, vilket minskar fel och dubbletter.

Dessutom underlättas samarbetet av möjligheten att skapa anpassade automatiseringar, spåra aktiviteter och meddela kollegor i realtid om ändringar som gjorts i delade dokument.

När det gäller engagemang bör ett intranät integrera funktioner som nyhetsflöden och diskussionsområden, tillsammans med möjligheten att “följa” de konversationer som är mest relevanta för de egna intressena.

Det är här SharePoints inbyggda integration med Viva Engage (vidareutvecklingen av det välkända Yammer) kommer in i bilden: den gör det möjligt för alla användare att publicera uppdateringar och inlägg, kommentera pågående initiativ och dela framgångar eller utmaningar med communityn för att hitta rätt stöd. På så sätt skapas en informell men säker kanal för kommunikation, vilket ger en starkare känsla av samhörighet med den egna organisationen.

Ett modernt intranät bör göra det möjligt att anpassa design och innehåll, samtidigt som det bibehåller konsekvens med företagets visuella identitet och grundvärderingar. Tack vare sina branding-alternativ gör SharePoint det möjligt att konfigurera grafiska teman, logotyper och färgpaletter för att stärka varumärket och göra navigeringen på sajterna mer tilltalande.

Men anpassningen stannar inte vid det visuella: den kan även omfatta skapandet av sektioner och webbdelar dedikerade till specifika intresseområden, som personalfrågor, kommersiella meddelanden eller avdelningsspecifika vanliga frågor. Varje avdelning kan därmed hantera sin egen “mini-startsida” med innehåll som speglar personalens behov.

Ur säkerhetssynpunkt, ett grundläggande och särskilt känsligt ämne i dessa tider, ärver SharePoint kontrollerna från Microsoft 365-ekosystemet, bland annat behörighetshantering på webbplats- eller filnivå och Data Loss Prevention-policyer som syftar till att förhindra att känslig information läcker ut ur organisationen.

Kort sagt verkar SharePoint kunna möta praktiskt taget alla behov.

Som vi lätt kan föreställa oss är det dock inte den enda lösningen på marknaden för att bygga ett intranät. Det kan därför vara användbart att jämföra Microsofts flaggskeppsprodukt med sina viktigaste konkurrenter, för att förstå om SharePoint verkligen kan sticka ut även när det inte står ensamt på scenen.

SharePoint vs alternativen för intranätet

SharePoint är inte den enda plattformen på marknaden för att bygga ett företagsintranät: Wordpress, Intranet Connections, Drupal, Confluence, Happeo och Jive är bland de mest spridda alternativen, var och en med sitt eget angreppssätt för kommunikation, samarbete och dokumenthantering. Låt oss se hur de jämförs med SharePoint, för att förstå när det senare fortfarande är det mest solida valet och när alternativen kan vara användbara.

SharePoint vs Wordpress

När det står klart vad ett intranät bör erbjuda för att betraktas som modernt, ställs många företag inför en nyckelfråga: är det bättre att välja en lösning som SharePoint Online, som fokuserar på både kommunikation och affärsprocesser, eller att välja ett CMS som Wordpress, känt för sin användarvänlighet och stora utvecklargemenskap?

Jämförelsen mellan de två plattformarna visar skillnader som går längre än rent tekniska aspekter och som rör innehållshantering, samarbete och integration med andra applikationer. Låt oss titta närmare på detaljerna.

Wordpress, som från början skapades som ett bloggsystem, har utvecklats till en av världens mest använda lösningar för innehållshantering.

Dess popularitet bygger på enkel installation och det stora utbudet av teman och plugins, som gör det möjligt att anpassa användarupplevelsen med en mängd olika funktioner. Med tanke på intranät går det att förvandla Wordpress till en företagsportal där användare kan läsa nyheter, ladda ner dokument och interagera med vissa begränsade områden.

Wordpress ursprungliga struktur, som är utformad för offentliga webbplatser, kan dock innebära begränsningar när det gäller att hantera komplexa arbetsflöden eller detaljerade behörigheter för läsning och redigering av filer. Samarbetet mellan kollegor kan också kräva installation av plugins, vilket innebär ett omfattande arbete med integration och löpande uppdateringar.

Dessutom, även om det finns tillägg för att implementera funktioner för dokumenthantering, var Wordpress arkitektur inte från början utformad för att integreras med ett produktivitetsekosystem som Microsoft 365.

SharePoint, å andra sidan, skapades för att svara på olika affärsbehov, från smidigt och säkert samarbete till storskalig dokumenthantering. Med sina listor och dokumentbibliotek ger det varje avdelning ett centraliserat arkiv där det går att tillämpa versionshantering, samförfattande och godkännandeflöden i linje med organisationens logik.

Ur ett integrationsperspektiv erbjuder det naturligt en betydande fördel, eftersom det är en integrerad del av Microsoft 365. Det innebär att SharePoint-intranätet kan interagera, utan plugins eller externa anslutningar, med alla företagets resurser, från dokumentarkivet till applikationerna på Power Platform, vilket skapar en miljö där datadelning och processutförande är synkroniserade.

De som väljer Wordpress som intranät måste räkna med löpande arbete för att konfigurera plugins dedikerade till säkerhet (för att förhindra vanliga attacker mot webbplatser) och behörighetshantering. Dessa plugins kan erbjuda ytterligare funktioner, men till priset av större underhållskomplexitet.

Dessutom innebär avsaknaden av inbyggd integration med ett smart system för dokumenthantering att externa komponenter för versionshantering och samförfattande måste läggas till, vilket leder till en fragmentering av gränssnitten.

Medan Wordpress kan passa bra när man vill skapa en representativ webbplats eller en relativt enkel intern blogg, gör SharePoint det möjligt att bygga ett företagsintranät som är solitt integrerat med de mest avancerade systemen för produktivitet, dokumenthantering och automatisering som Microsofts ekosystem erbjuder.

SharePoint vs Intranet Connections

Låt oss gå vidare till det andra alternativet till SharePoint Online: Intranet Connections, en lösning inriktad på engagemang och snabbt utbyggda portaler.

Intranet Connections erbjudande innehåller sociala funktioner som syftar till att uppmuntra spridning av nyheter, publicering av inlägg och skapande av interna omröstningar. Målet är att skapa en användarvänlig miljö där kollegor kan interagera med företagsinnehåll intuitivt, utan behov av specifik teknisk kompetens.

Intranet Connections erbjuder en uppsättning förkonfigurerade moduler, som händelsekalender, anslagstavlor och arkiv för interna policyer. Det är komponenter utformade för att bygga upp ett intranät på relativt kort tid (på liknande sätt som intranet.ais lösning), med fokus på en strömlinjeformad layout och särskild uppmärksamhet på det visuella.

Men när man granskar funktionerna för dokumenthantering blir den verkliga skillnaden mellan Intranet Connections och mer heltäckande lösningar som SharePoint tydlig.

Medan Intranet Connections stödjer skapandet av lagringsutrymmen och publicering av filer i olika sektioner, är plattformen inte utformad för att hantera komplexa godkännandeflöden eller detaljerade behörighetsstrukturer på enskilda dokument.

För företag som arbetar med dokument som ständigt revideras, eller där flera avdelningar samarbetar samtidigt i samma fil, kan avsaknaden av funktioner som versionshantering vara en stor begränsning.

Integrationen med externa produktivitetsapplikationer är också mindre sömlös: plattformen är inte tänkt att interagera med ett bredare ekosystem, som är fallet med SharePoint och Microsoft 365, och erbjuder därför inte inbyggda funktioner för realtidsredigering, som mellan SharePoint och Teams, och inte heller automatisk synkronisering av brevlådor med personliga kalendrar, som mellan SharePoint och Outlook.

Dessa brister missgynnar företag som vill göra sitt intranät till ett operativt nav, där internkommunikation och dokumenthantering är nära knutna till affärsprocesserna.

Vid en jämförelse mellan systemen ser vi att SharePoint erbjuder en bredare uppsättning funktioner, särskilt inom samarbete. Det handlar om möjligheten att hantera en detaljerad hierarki av webbplatser och dokumentbibliotek, samt att fullt ut utnyttja sin inbyggda integration med Microsoft 365.

Om ett företag vill säkerställa godkännandeflöden och samförfattande i realtid gör SharePoint det möjligt att konfigurera automatisk versionshantering, återställning av tidigare filer och redigeringslås, vilket drastiskt minskar konflikter.

Denna konfiguration kompletteras av säkerhetsverktyg som sekretessetiketter och granskning av kritiska åtgärder, vilket ytterligare stärker intranätets styrning.

Intranet Connections lägger däremot sitt värde i enkel användning kopplad till internkommunikation, utan att fullt ut täcka mer komplexa scenarier för dokumenthantering och uppgiftsautomatisering.

Sammanfattningsvis kan Intranet Connections passa bra för att skapa informativa företagsportaler, medan SharePoint gör det möjligt att skala användningen av intranätet långt bortom enkel innehållsspridning, och förvandla det till en mer samarbetsinriktad motor för innovation.

SharePoint vs Drupal

Drupal är ett av de mest kända och uppskattade enterprise-CMS-systemen tack vare sina omfattande anpassningsmöjligheter och styrkan i det öppna källkodscommunity som står bakom det.

Dess rykte bygger på att vara ett modulärt och starkt anpassningsbart system som kan stödja komplexa webbplatser och applikationer som kräver en hög grad av interaktivitet. Tack vare sitt flexibla ramverk används det ofta av företag och institutioner för att skapa storskaliga portaler med väldefinierade publiceringsflöden och ett betydande antal användare.

En annan styrka ligger i förmågan att strukturera innehåll baserat på specifika typer (content types), till vilka anpassade fält och taxonomier kan kopplas.

Dessa egenskaper gör att Drupal betraktas som ett CMS som är “enterprise-ready”, särskilt lämpat för projekt riktade mot extern kommunikation eller för plattformar som kräver omfattande anpassad utveckling.

Men även om open source-ansatsen ger frihet och kontroll över koden, medför den också ett större ansvar för säkerhet, patchar och regelbundna uppdateringar. I många fall behöver företag inrätta ett dedikerat team eller förlita sig på specialiserade partner för att säkerställa infrastrukturens underhåll och korrekt integration med andra tjänster.

När man går över till intranätvärlden behåller Drupal vissa fördelar kopplade till sin flexibla natur. Det är till exempel relativt enkelt att utveckla anpassade funktioner för en avdelnings specifika behov eller att integrera single sign-on med företagets autentiseringssystem.

Dessutom gör den stora tillgången på moduler det möjligt att lägga till sociala komponenter eller skapa godkännandeflöden, även om detta ofta kräver en kombination av flera plugins och en icke-trivial anpassning.

Men om vi håller oss till kontexten av ett intranät kan behovet av att samarbeta i realtid med kollegor och hantera en massiv mängd information avslöja vissa begränsningar.

Drupal erbjuder som standard inte samma nivå av kontroll och struktur som SharePoint Online erbjuder direkt. Inte heller är det enkelt att skapa ett tätt integrerat ekosystem med e-post, kalender och videokonferensverktyg: anpassade kopplingar behöver ofta utvecklas, eller så måste tredjepartsmoduler användas.

I en tid då användare förväntar sig intuitiva och integrerade upplevelser kan det visa sig mindre effektivt att investera tid och resurser i att sätta ihop Drupals moduler jämfört med att använda en plattform som redan från början är utformad för att samordna filer, kalendrar och arbetsflöden i ett enda system.

Jämfört med Drupal framstår SharePoint som en miljö som redan är utformad för samarbete, tack vare sin nära integration med Microsoft 365. Kärnan i denna skillnad ligger i dokumenthanteringen och möjligheten att orkestrera tvärgående processer.

Ett företag behöver därför inte utveckla grundläggande samarbetsfunktioner från grunden, eftersom alla byggstenar redan finns tillgängliga för att skapa intranät anpassade efter varje projekts behov, utan att behöva förlita sig på ett stort antal externa integrationer.

Ur ett säkerhets- och efterlevnadsperspektiv drar SharePoint nytta av lösningar på tenant-nivå, inklusive dataklassificering i Microsoft 365, granskningsloggar och sekretessetiketter som inte kräver anpassad utveckling utan är en del av själva molnplattformen.

Att välja SharePoint innebär i praktiken att dra nytta av ett system as-a-service i sin onlineversion, där Microsoft tar ansvar för infrastruktur, programvaruuppdateringar och säkerhetsunderhåll på datacenternivå. Med Drupal, särskilt vid lokala installationer, måste företaget själv hantera servrar, patchar och säkerhetskopior.

SharePoint vs Confluence

Confluence från Atlassian är ett ganska vanligt alternativ, särskilt bland företag som använder Jira och andra verktyg från samma svit: det wikibaserade gränssnittet är utformat för samarbetsbaserad dokumentation, men det erbjuder inte ett strukturerat system för dokumenthantering eller inbyggd integration med Outlook, Teams eller Power Platform på det sätt som SharePoint gör. Om målet är att centralisera arbetsflöden och konsolidera datastyrningen i ett enda intranät förblir SharePoint den mer kompletta och skalbara lösningen. Den fördjupade jämförelsen, med alla detaljer om funktioner och användningsfall, finns i vår dedikerade artikel om SharePoint vs Confluence.

SharePoint vs Happeo

Happeo har etablerat sig som ett av de främsta alternativen för att skapa ett intranät, och positionerar sig som en socialt inriktad lösning utformad för integration med Google Workspace.

Jämfört med Microsoft 365-lösningen erbjuder den ett annat angreppssätt för kommunikation och dokumenthantering, vilket ger intressanta insikter för företag som ska välja det bästa alternativet för sin digitala arbetsplats.

Med utgångspunkt i Happeo handlar det om en plattform som fokuserar på användarvänlighet och interaktion mellan kollegor. Designen påminner om ett socialt nätverk, med nyhetsflöden, diskussionskanaler och engagemangsverktyg som syftar till att förbättra internkommunikationen.

Tack vare sin täta integration med Google Workspace ger Happeo snabb åtkomst till Drive, Gmail och Google Calendar, vilket underlättar dokumentdelning och samarbete i realtid.

Men även om detta angreppssätt gör Happeo till ett utmärkt val för företag som söker ett kommunikationsinriktat intranät, framträder vissa begränsningar för dem som behöver ett strukturerat system för dokumenthantering.

Till skillnad från Microsofts erbjudande saknar Happeo ett smart arkiv med versionshantering, detaljerade behörigheter och anpassade arbetsflöden. Dess arkitektur passar väl för scenarier där informationsdelning är prioriteringen, men visar sig mindre effektiv för dem som behöver hantera komplexa dokumentprocesser där säkerhet och strikt datakontroll är avgörande.

SharePoint Online, å andra sidan, är utformat som en heltäckande plattform för att bygga intranätet och den integrerade digitala arbetsplatsen, som kombinerar samarbete, dokumenthantering och processautomatisering med stor anpassningsbarhet och skalbarhet.

Happeo är utformat för att erbjuda en enkel och omedelbar upplevelse, med ett gränssnitt inspirerat av vanliga sociala nätverk, men dess anpassningsmöjligheter är mer begränsade. Företag kan skapa utrymmen för team och organisera internkommunikationen, men alternativen för att strukturera dokumenthanteringen och automatisera arbetsflöden är begränsade. Dessutom är Happeos arkitektur tätt knuten till Google Workspace, vilket gör den mindre flexibel för dem som använder andra ekosystem, som Microsoft 365.

SharePoint gör det däremot möjligt att forma intranätet efter era behov, både när det gäller innehåll och automatisering. Tack vare flexibla webbdelar, webbplatser dedikerade till kommunikation och teamarbete, samt integration med Power Platform, går det att skapa en dynamisk miljö med funktioner skräddarsydda för hela organisationen och enskilda avdelningar.

Dessutom gör stödet för Microsoft Graph och SharePoint Framework det möjligt att utveckla anpassade tillägg, som integrerar intranätet med CRM-, ERP- och andra typer av programvara, även från tredje part, som redan används i företaget.

Prismodellen kan också påverka valet: Happeo tillämpar en licensstruktur baserad på antalet användare och de ingående funktionerna, vilket gör det till ett attraktivt alternativ för företag som söker en flexibel lösning.

För de som redan använder Microsoft 365 är SharePoint det mest fördelaktiga valet, eftersom det ingår i licenserna utan extra kostnad för intranätfunktionerna.

Sammanfattningsvis är Happeo ett giltigt alternativ för företag som prioriterar internkommunikation och interaktion mellan kollegor, men det är inte utformat för strukturerad dokumenthantering eller avancerad integration med andra affärsprocesser.

SharePoint utmärker sig däremot genom sin förmåga att erbjuda ett komplett och skalbart intranät, där samarbete, säkerhet och styrning är sömlöst integrerade i ett och samma ekosystem.

SharePoint vs Jive

Jive har positionerat sig som en intranätlösning inriktad på socialt samarbete, med fokus på interaktionsdynamik som uppmuntrar kunskapsdelning och medarbetarengagemang inom företaget.

Jämfört med Microsoft 365-lösningen framträder dock skillnader som går längre än det enkla angreppssättet för internkommunikation, och som berör områden som dokumenthantering, säkerhet och integration med externa processer och system.

Vi börjar med en kort översikt: Jive kan definieras som en plattform utformad för att göra informationsutbytet inom en organisation smidigare, med ett gränssnitt som liknar sociala medier.

Genom diskussionsgrupper, mikrobloggning och ett realtidsflödessystem gör det möjligt för användare att samarbeta i en informell miljö, vilket minskar beroendet av mer traditionella interna kommunikationskanaler som vanlig e-post. Detta upplägg gör den särskilt lämpad för att stärka den horisontella kommunikationen mellan företagets team.

Men även i det här fallet, när det kommer till dokumenthantering, visar Jive vissa brister jämfört med SharePoint Online.

Dess lagringssystem bygger på inlägg och diskussioner, vilket underlättar skapandet av delat innehåll men gör det svårare att upprätthålla välorganiserade arkiv och hantera flera versioner av samma dokument.

Avsaknaden av ett hierarkiskt behörighetssystem är också en betydande begränsning när det gäller att hantera företagsdata, eftersom det inte tillåter granulär åtkomstkontroll.

En annan viktig skillnad ligger i integrationen med Microsoft 365-ekosystemet:

• Jive presenterar sig som en fristående plattform som kräver specifika kopplingar för att interagera med externa affärsverktyg
• SharePoint är en del av ett enhetligt ekosystem där dokument, chattar, möten och projektaktiviteter hänger samman

Det gör att SharePoint-intranätet fungerar som ett operativt nav, som ger användarna tillgång till de verktyg, resurser och den information de behöver utan att ständigt behöva byta mellan applikationer.

Även när det gäller rapportering integreras SharePoint med produkter som Power BI för att övervaka användningen av intranätet, analysera arbetsflöden och optimera processer. Jive erbjuder visserligen funktioner för att spåra engagemang, men saknar samma nivå av anpassning och kapacitet för dataanalys.

Vi avslutar återigen denna korta jämförelse med att konstatera att valet mellan SharePoint och Jive alltid beror på era specifika behov. Om målet är att göra internkommunikationen mer informell kan Jive vara en giltig lösning.

För företag som behöver ett komplett intranät, kapabelt att hantera innehåll strukturerat, integrera produktivitetsverktyg och garantera höga säkerhetsstandarder, samtidigt som det erbjuder specifika funktioner för engagemang, förblir SharePoint det mest lämpliga valet.

Hur hjälper Microsoft oss att bygga ett smart intranät?

Att skapa ett smart företagsintranät är möjligt tack vare teknikerna i Microsoft 365.

I sviten av produkter Microsoft 365 (tidigare Office 365) håller SharePoint Online på att bli kärnan i många tjänster med avancerade funktioner för att:

• hantera dokumentens livscykel
• skapa och dela innehåll
• lagra data på ett säkert sätt
• samordna interna processer

Detta gör plattformen till det bästa valet för att skapa intranätet och förändra produktiviteten i ditt företag.

Här är de områden som Microsoft utvecklar för att berika funktionerna i sin digitala arbetsplats, med SharePoint i centrum.

1. Engagemang och samarbete mellan kollegor

Det görs kontinuerliga investeringar i samarbetsplattformar som integreras med SharePoint Onlines intranät och erbjuder ytterligare funktioner för att förbättra samarbetet och kommunikationen i företaget.

Bland dessa plattformar måste vi nämna Microsoft Teams och Viva Engage (lösningen som ersatte Yammer i Microsoft 365s digitala arbetsplats).

2. Koppling mellan människor, nyheter, kunskap och applikationer

Publiceringssystemet i SharePoint Online-webbplatserna, där intranätet utmärker sig, utvecklas. Med Home Sites och nya funktioner för att skapa innehåll på sidor är det svårt att hitta verktyg på marknaden som kan konkurrera med SharePoint för att skapa ett smart intranät.

3. Kunskapshantering

Snart kommer vi att se en stor förändring i hanteringen av intranätets innehåll, och SharePoint Online leder denna omvandling genom att gå från informationshantering till hantering av kollektiv kunskap.

Så här skapar du ett smart intranät med SharePoint Online

Låt oss gå igenom stegen för att skapa ditt intranät med SharePoint. För att skapa ditt företags intranät med SharePoint Online loggar du först in på microsoft365.com för att öppna SharePoint-appen och gå till startsidan.

När du är på startsidan klickar du på “Create site” uppe till vänster.

SharePoint frågar om du vill skapa en gruppwebbplats eller en kommunikationswebbplats.

Om du inte känner till skillnaden mellan dessa två typer av webbplatser hittar du all information nedan. Annars kan du gå direkt till nästa avsnitt för att se i detalj hur du bygger grunden för ditt intranät.

Skillnad mellan gruppwebbplats och kommunikationswebbplats i SharePoint

En gruppwebbplats eller samarbetswebbplats är utformad för att förbättra koordineringen och kommunikationen mellan användare som behöver arbeta tillsammans i ett projekt.

Den innehåller funktioner för att hantera dokumentbibliotek, delad kalender och SharePoint-listor som hjälper dig att fördela arbetsbördan mellan teammedlemmar.

En kommunikationswebbplats används i stället för att dela information med en bred målgrupp av användare, inte bara med medlemmarna i ett enskilt team.

Till skillnad från gruppwebbplatser, som fokuserar på hantering av företagsprojekt, fokuserar kommunikationswebbplatser på att dela nyheter och information. Intranätet är ett tydligt exempel.

Välj därför att skapa en SharePoint-kommunikationswebbplats.

Steg för att skapa ett intranät med SharePoint Online

När du har valt alternativet “kommunikationswebbplats” börjar den verkliga processen för att skapa intranätet.

För att komma igång erbjuder Microsoft flera mallar som hjälper dig att snabbare skapa en kommunikationswebbplats för:

• Krishantering
• Avdelningsspecifikt innehåll
• Hr-tjänster och nyheter
• Möjligheter och interna utbildningskurser

Tyvärr finns det ännu ingen färdig mall som är helt redo att använda för företagsintranät. Tipset är att börja från noll med mallen “Blank”.

Nu är det dags att välja namn på intranätet.

Det här är ett viktigt steg, eftersom namnet både ska stärka varumärket och vara lätt för användarna att komma ihåg.

Här är några av våra best practices för att ge intranätet ett meningsfullt och minnesvärt namn:

• Utgå från företagsnamnet. Till exempel skulle företaget Contoso kunna kalla sitt intranät "OneContoso" eller "WeContoso" (för att betona känslan av enhet och gemenskap), eller välja en kombination av varumärket och ordet "intranät", vilket i så fall blir "InContoso".
• Hänvisa till intranätets syfte. Några exempel kan vara "MyWorkplace", "Connect", "TheSpot" eller "TheHub". En av våra kunder följde denna modell och döpte intranätet vi tog fram tillsammans till "ThePipeline". En annan kund valde något verkligen originellt: "Agorà".
• Undvik för långa eller svåruttalade namn. De är svåra att komma ihåg och gör det även krångligt att dela adressen till intranätet.
• Hämta inspiration från vad företaget gör. Ett fint exempel är en kund i livsmedelsbranschen som bestämde sig för att kalla intranätet "Mandarin". Det säger sig självt att portalen anpassades med orange toner och mjuka, rundade former.
• Involvera personerna som ska använda intranätet. Du kan använda omröstningar och enkäter för att samla in kollegornas idéer eller be dem rösta på det namn de föredrar bland företagets förslag.

När du har valt ett namn för intranätet ber SharePoint dig att skriva en kort beskrivning av den nya webbplatsen och välja standardspråk. Valet av språk är det andra nyckelsteget i att skapa intranätet, eftersom SharePoint inte tillåter att du ändrar det i efterhand.

När du kommer in på den tomma webbplatsen rekommenderar vi att du väljer företagstema för att tillämpa rätt färgpalett på SharePoints kommandon, etiketter och grafiska element. Gör så här:

• gå till Inställningar uppe till höger
• klicka på "Change the look"
• välj det tema du föredrar

Du kan välja mellan Microsofts färdiga mallar och använda dem som de är för att snabba upp skapandet av intranätet. Eller så kan du välja en mall och anpassa den, till exempel för att justera färgpaletten efter företagets varumärkesfärger. För ännu större anpassning låter SharePoint dig skapa ditt eget tema från grunden.

Fortfarande under “Change the look” kan du ändra utseendet på:

• Sidhuvud, med specifika inställningar för layout (minimal, kompakt, standard och utökat):
  • bakgrundsfärg, som kan aktiveras eller inte med graderad transparens (färgen hämtas automatiskt från paletten som valts som webbplatsens tema)
  • titel, som kan aktiveras eller inte
  • logotyp, som ska laddas upp
• Navigeringsfält, med specifika inställningar för att lägga till/ta bort länkar:
  • lägga till/ta bort etiketter (grupper av länkar)
  • länkstruktur, genom att lägga till underlänkar för huvudalternativen (gå helst inte över 3 nivåer för att behålla god användbarhet)
• Sidfot

Du behöver sedan definiera intranätets innehåll med start från startsidan.

Välj “Edit” uppe till höger för att börja.

SharePoint Online är ett kraftfullt verktyg för innehållshantering och låter dig lägga in en mängd olika innehåll på varje sida på webbplatsen.

Till att börja med kan redaktörer ändra antalet sektioner och deras formatering som utgör en sida, för att definiera strukturen som ska rymma det enskilda innehållet.

När sidstrukturen är satt kan du lägga till webbdelar för det text- och medieinnehåll som stöds av SharePoint. Bland dessa vill vi lyfta fram:

• nyheter
• kalender
• organisationsschema
• Power BI-rapporter
• enskilda bilder eller karuseller
• Microsoft Forms-enkät
• videor från YouTube eller Microsoft Stream
• osv.

Webbdelar kan utökas med anpassade funktioner, såsom de som erbjuds i våra intranätpaket. Baserat på projekt vi har genomfört med våra kunder har vi utvecklat över 50 komponenter för att berika SharePoint Onlines funktioner inom kommunikation, samarbete, produktivitet, kunskapsdelning och utbildning.

I våra paket finns till exempel webbdelar som låter dig:

• hantera hela dokumentens livscykel
• hitta interna kontakter och lära känna dina kollegor bättre
• komma åt dina favoritappar för arbete eller de som rekommenderas av företaget
• ansöka till lediga tjänster och påskynda rekryteringsprocessen
• publicera nyheter och meddelanden för användargrupper med dynamisk grafik och integrering med Microsoft Teams för maximal räckvidd

Oavsett om de är standard eller anpassade ska du komma ihåg att webbdelarna i ditt intranät behöver väljas utifrån kollegornas faktiska behov och de processer som kännetecknar ditt företag.

När du har lagt in de webbdelar som behövs återstår det att skapa, publicera och kontinuerligt uppdatera intranätets innehåll. På så sätt håller du användarnas intresse uppe över tid.

Avslutningsvis föreslår vi nedan en sammanfattande tabell med de viktigaste stegen att följa för att skapa ett intranät med SharePoint Online:

Så skapar du en intranätsajt med SharePoint: viktiga steg