Företagsintranät: Vad det är och 20 idéer för dess tillväxt

I den här artikeln har vi samlat allt du behöver veta för att skapa ditt intranät. Vi kommer att visa dig praktiska exempel på hur du kan använda intranätet för att tillhandahålla tjänster till anställda, erbjuda varje användare ett anpassningsbart utrymme och skapa spelupplevelser för att öka engagemanget i företagets initiativ.

I slutet av artikeln kan du dessutom ladda ner vår kostnadsfria guide med över 100 idéer och användningsfall som du kan använda som utgångspunkt för din intranätwebbplats.

Vad är ett företagsintranät?

Ett företagsintranät är en webbportal som bara är tillgänglig för anställda på ditt företag.

Det är vanligtvis den första sidan du öppnar när du kommer till jobbet, och det är porten till företagets digitala arbetsyta där du kan hitta information, verktyg och tjänster som hjälper dig med dina dagliga uppgifter.

På företagets intranät kan du till exempel hitta

• uppdaterad kommunikation och nyheter.
• arbetsmaterial.
• tjänster för anställda, till exempel lönespecifikationer och bokningar
• verktyg för vardagen (rumsbokning, helpdesk etc.)
• utbildningsområden.
• information om välfärd och medarbetarkonvent.
• gemensamma arbetsytor för projektledning.
• utrymmen för samtal och kunskapsutbyte.
• initiativ för att generera idéer.
• och mycket mer...

Companies that provide this information and services digitally use the intranet to centralize information for all employees in a single location, allowing access from the office, home, or on the go.

The company can provide an intranet to increase employee engagement and participation and make those who work for the company aware of and involved in the business plan, thereby increasing the productivity of many internal business processes.

In this article, we'll show you how to use a company intranet, why it's an essential tool for your daily work, and what it can do for your company.

Företagets intranät: varför?

1 - Digitaliseringen blir allt mer utbredd

Numeraär digitaliseringen av företag en ostoppbar kapplöpning som företag inte längre kan undvika om de vill förbli konkurrenskraftiga.

Även om detta för många kan verka som en nedslående situation, fungerar det som en språngbräda för att uppnå den tillväxt som alla företag vill ha, oavsett sektor eller storlek.

Tillväxt, å andra sidan, är bara möjlig och hållbar om de viktigaste affärsprocesserna finns på plats:

• har standardiserats.
• är lättillgängliga för alla.
• alltid är tillgängliga.

Enkelt uttryckt kan ett företag verkligen växa om dess processer har digitaliserats på ett adekvat sätt, så att information kan flöda kors och tvärs och samarbeta mellan de människor som behöver den i sitt dagliga arbete.

Föreställ dig en medarbetare som, så snart han eller hon har slagit på sin dator, enkelt kan komma åt kommunikation, företagstjänster och sin arbetsplats oavsett var han eller hon befinner sig och samarbeta i projekt med alla sina kollegor i realtid.

Ett företag som investerar i och tillhandahåller samarbetsverktyg för att förenkla företagets kommunikation får bättre resultat från sina anställda, vilket minskar den tid som läggs på att söka efter information inom företaget, slutföra interna processer via e-post eller skriva ut pappersark.

Enligt IDC:s white paper förlorar organisationer nästan 2,5 miljoner dollar per år på grund av att medarbetarna inte kan hitta och hämta viktig information.

2 - Ge röst åt människor

Vem kan bättre veta vad som gör saker och ting bättre eller sämre på arbetsplatsen än de som arbetar i företaget varje dag?

Genom att ge dessa människor möjlighet att dela med sig av sina kunskaper, interagera med varandra för att förbättra varandra och gå samman kan företaget förbättra produktiviteten och resultaten.

Genom att ge röst åt dem som arbetar i företaget varje dag och lyssna kan vi lösa problem, undvika att förlora missnöjda medarbetare, bättre förstå våra kunders behov och välja vilken tjänst eller produkt som ska lanseras före konkurrenterna.

Faktum är att på företagets intranät måste den anställde betraktas som en deltagare som aktivt kan bidra över hela området i stället för att bara vara en passiv användare av företagsinformation.

Alla företag kan ta vara på denna möjlighet genom att använda alla de digitala samarbetsverktyg som för närvarande finns tillgängliga. Verktyg som kan aktiveras med några få klick och som inte kräver teknisk kunskap är utformade för att föra samman människor från samma organisation.

Ett företagsintranät är en privat grupp av människor från samma bransch som arbetar inom samma område och förstår vad de gör, vilket är till stor nytta för ett företag.

Intranät webbplats: Hur man skapar ett företagsintranät för dina anställda

När du skapar en intranätportal för anställda ska du komma ihåg att den kommer att användas av alla företagets anställda och ge dem de verktyg de behöver för att göra sitt jobb på en och samma plats.

Innan du bestämmer dig för vilken plattform du ska använda ska du komma ihåg att intranätet är utformat för att stödja medarbetarna, som är företagets verkliga tillgångar, så de måste involveras i analysfasen.

Som vi nämnde tidigare är det bara de som arbetar i företaget dagligen som förstår exakt vad de behöver för att arbeta och samarbeta med sina kollegor.

Intranätet måste utformas med medarbetaren i åtanke, vara enkelt att använda och innehålla alla funktioner som underlättar arbetet och förbättrar affärsprocesserna.

Frågeformulär är ett utmärkt sätt att samla in feedback från medarbetarna under designfasen. Möten, workshops och en mängd andra initiativ kan organiseras. Men med hjälp av ett frågeformulär kan du samla in feedback från så många som möjligt och se till att hela företagets behov tillgodoses.

Genom att göra en enkät kan du få reda på hur dina medarbetare kommunicerar samarbetar, företagets produktivitet, vilka processer som bör ändras och hur de söker information som är användbar för deras jobb.

Intranet.ai har skapat ett enkelt frågeformulär som du kan skicka till dina medarbetare för att få deras feedback under intranätets analys- och designfas. Frågorna ger en grundläggande struktur för din undersökning; allt du behöver göra nu är att lägga till några fler bitar för att kontextualisera frågorna för din specifika affärssituation.

Vilken intranätprogramvara ska du använda?

När det gäller att välja den bästa programvaran för att skapa en intranätportal för anställda är det många faktorer som måste beaktas, vilket gör det nästan omöjligt att avgöra vilken som är den bästa programvaran.

Om du konsulterar en programvaruleverantör eller systemintegratör kommer de att råda dig att antingen köpa säljarens produkt eller använda en lösning som gör det möjligt för leverantören att maximera sin vinst baserat på deras befintliga kompetens. Vi tror att det är mer användbart att beskriva de överväganden som intranet.ai gjorde vid implementeringen av vårt intranät för att hjälpa dig att avgöra vilken lösning som bäst passar dina behov.

Ett ekosystem som är så standardiserat som möjligt

Med Microsoft 365 har Microsoft positionerat sig som den obestridda ledaren inom affärslösningar för samarbete och har blivit ett övergripande verktyg för de flesta företag.

"Microsoft är återigen erkänd som en ledare i 2020 Gartner Content Services Platforms Magic Quadrant Report, med över 200 miljoner användare som förlitar sig på SharePoint."

För att förstå varför SharePoint är det perfekta verktyget för att bygga intranätet,
läs vår artikel om SharePoint Online och dess nyckelfunktioner.

Företag som använder Microsoft 365 får tillgång till alla perfekt integrerade applikationer, en enda hantering av behörigheter och verktyg som kan samarbeta med andra företag i ett enda ekosystem. I det här scenariot är intranet.ai en enda åtkomstpunkt för alla anställda, med inbyggd integration med alla Microsoft-verktyg.

Uppdaterade och aktuella

Alla Microsofts månatliga funktioner testas omedelbart och integreras i intranet.ai, vilket säkerställer att mervärdet av din Microsoft 365-prenumeration realiseras så snart som möjligt inom intranätet.

Inga underhållskostnader

Intranet.ai är tillgängligt som en SaaS-prenumeration, på samma sätt som Microsoft 365. Det innebär att det inte tillkommer några extra kostnader för din digitala arbetsplats, som alltid är online och i drift.

Din information lagras hos din hyresgäst

Ditt företags information lagras i din Microsoft-prenumeration och kommer att finnas kvar där på obestämd tid. Vad exakt innebär detta? Intranet.ai byggdes för att hålla alla dina affärsdata och dokument inom ditt Microsoft-konto, vilket garanterar maximal integritet.

Andra alternativ till programvara

Vi har också skrivit en intressant artikel om CMS-funktioner som programvara av det här slaget bör ha och några alternativ om ditt företag inte kan använda Microsoft 365-lösningen.

20 exempel på användningsområden för intranät

Låt oss titta på de 20 idéer som varje företagsintranät kan använda för att förbättra sin digitala medarbetarupplevelse, som är indelade i tre kategorier:

• tjänster till medarbetaren
• den anställdes område
• hur man kan öka engagemanget

Om du vill läsa fler idéer om hur du kan förbättra ditt intranät kan du ladda ner pdf-filen med alla våra 100+ idéer för ditt intranät längst ner i artikeln.

Exempel på intranät för att tillhandahålla tjänster till anställda

I det här första kapitlet tar vi upp några exempel på tjänster som kan erbjudas medarbetarna via företagets intranät.

• Bokning av mötesrum
• Bokning av företagsfordon
• Begäran om ledighet
• Snabbt godkännande och räkning av ledighet
• Lönespecifikationer
• Jobbannonser

Bokning av mötesrum

Behöver du ett rum där du kan hålla dina möten?
I intranätportalen kan du boka ett möte genom att ange den dag och tid som intresserar dig, bjuda in personer och skicka dem en tid enligt ditt schema.

På så sätt kan dina möten äga rum när och var du vill utan problem.

Bokning av allmänna utrymmen på företaget

Via företagets intranät är det också möjligt att reservera en parkeringsplats, ett skrivbord eller andra miljöer där arbetsstationerna inte är fasta.

På så sätt kan du planera dina förflyttningar inom företaget i god tid.

När användarna först går in på intranätet för medarbetarportalen under dagen kan du automatiskt föreslå deras senaste val, till exempel det senaste mötesrummet där de hade ett möte eller skrivbordet som de bokade under större delen av månaden.

Plattformen kommer att visa när ett specifikt rum, skrivbord eller resurs är tillgängligt för omedelbar bokning.

Ansökningar om semester, tillstånd och sjukfrånvaro

Du kan använda företagets intranät för semester, tillstånd och sjukfrånvaro.

Du kan ge medarbetarna möjlighet att skicka in förfrågningar och få godkännande från sina chefer baserat på deras position i företagets hierarki, vilket effektiviserar processer och sparar tid.

Intranätet är den perfekta plattformen för integration om företaget redan har specifika externa applikationer för dessa affärsverksamheter.

Det gör att du kan fylla i förfrågningsformuläret direkt från int ranätet och visar status för alla tidigare förfrågningar.

Snabba förfrågningar och semesterberäkningar

Användare av företagets intranät kan logga in på sin personliga sida, där de kan begära semester och se hur många timmar och dagar som finns kvar i deras årsbudget.

När en chef loggar in på företagets intranät får han eller hon tillgång till en widget för semestergodkännande och kan få realtidsaviseringar om medarbetarnas förfrågningar.

Det bör vara möjligt att lägga till en relaterad anledning om begäran avslås.

Lönebesked online

Du kan ge medarbetarna tillgång till sina lönebesked via företagets intranät, tillsammans med all relaterad historik som går tillbaka till deras första dag på jobbet.

Om du vill erbjuda dina anställda den här typen av upplevelse måste du tänka på säkerheten.

Du kan t.ex. ge åtkomst till lönebeskeden först efter att användaren har angett sina inloggningsuppgifter på nytt eller angett en tillfällig åtkomstkod via e-post eller telefon.

På så sätt förhindrar du att obehöriga får tillgång till konfidentiella företagsuppgifter.

Bokning av företagsbil

Om ditt företag har en tjänst som ställer bilar till förfogande för anställdas resor, kan företagets intranät hjälpa till med delningsmekanismen.

Du kan boka en bil genom att använda ett bokningsformulär, som kan föregås av ett godkännandeflöde om det behövs.

Publicering av jobb

På intranätet kan man lägga ut alla lediga jobb inom företaget.

Detta är särskilt användbart i stora företag eftersom det gör det möjligt att kontrollera den interna tillgängligheten innan man letar efter nya kandidater utanför företaget.

Varje anställd har en lista över alternativa tjänster som de vill söka, ansökningsdatum och den nya rollens krav, som alla bara är ett klick bort.

HR-avdelningen kan därför ha tillgång till ett område för ansökningshantering där de kan titta på profilerna för kollegor som har bestämt sig för att söka specifika lediga tjänster.

HR kan också ha direktåtkomst till alla medarbetares områden, vilket gör att de kan utvärdera ansökan genom ett digitalt CV som medarbetarna håller uppdaterat.

Området "Min profil"

I detta avsnitt kan användaren hitta all information om dem som företaget har kännedom om, till exempel:

• Datum för rekrytering
• Befattning
• Avdelning som de tillhör

Inom ramen för ett digitalt CV kan användaren mata in information om sina färdigheter, intressen, tidigare erfarenheter och mycket mer för att presentera sig för sina kollegor.

Om användaren, i egenskap av ägare av uppgifterna, uttryckligen delar med sig av denna information kan den vara mycket användbar för att bygga upp ett nätverk och presentera sig själv inom företaget.

Detta leder till att det skapas en verklig databas över medarbetarprofiler inom företaget, vilket kommer att vara särskilt användbart för personalavdelningen för att bättre förstå kollegor och underlätta sökandet efter intern kompetens.

Det ger också snabb tillgång till tjänster som riktar sig till medarbetarna, t.ex. lönespecifikationer, en lista över utbildningar, semester- och ledighetsansökningar, mål osv.

Formulär för uppdatering av dina uppgifter

När en medarbetares personuppgifter ändras kan ett formulär göras tillgängligt på företagets intranät som medarbetaren kan fylla i. Företaget kommer då att uppdatera och ta emot informationen.

Att ha en direktkanal mellan den anställde och personalavdelningen är mycket användbart under den anställdes resa i företaget när personen byter bostad, bankuppgifter, civilstånd eller anhöriglista.

Adressbok och Min profil

Om en anställd vill bli mer känd och därmed lära känna andra bättre kan han eller hon välja att lägga till personlig information i katalogen på intranätportalen, utöver de uppgifter som företaget har tillgång till och som alla kollegor kan se genom att klicka på profilen i företagets adressbok på intranätet.

Dessa uppgifter hämtas från avsnittet "Min profil" och kan när som helst uppdateras av den berörda personen.

Utbildning för företag

Den anställde kan se alla utbildningar som han eller hon har genomfört och som är schemalagda för framtida perioder i användarens personliga område.

Även om företaget redan har en extern LMS-plattform kan den integreras med intranätet för att ge medarbetarna exklusiv tillgång till dess innehåll och funktioner.

Begäran om ny företagsutbildning

Den anställde kan begära nya utbildningar från personalavdelningen eller sin närmaste chef på företagets intranät.

Företaget kan erbjuda olika alternativ eller låta medarbetarna välja sin egen utbildning utifrån sina intressen.

Portal för utbildning

Företagets intranät kan fungera som en enda ingång till all information och alla tjänster som företaget erbjuder och till företagets investeringar i utbildning av sina anställda.

Här visas alla tidigare och kommande webbseminarier som om det vore ett riktigt arkiv. Allt innehåll "on-demand" och "live" finns tillgängligt.

Denna enda del av intranätet innehåller alla utbildningsaktiviteter som är av ren e-learningkaraktär, t.ex. frågesporter, videor och dokumentation.

Varje utbildningskurs kan utvärderas baserat på feedback från slutanvändarna, och det är lätt för de utbildningsansvariga på företaget att övervaka hur utbildningen genomförs.

Engagerande utbildning på intranätet

Intranätbaserad utbildning kan göras mer engagerande.

Medarbetarnas efterfrågan på utbildningsinnehåll, uppnådda kvalifikationer, utbildningskurser och all feedback som förbättrar utbildningstjänsterna kan belönas och stimuleras av företaget genom att man inför ett poängsystem för att uppnå målen, t.ex. genom att tilldela en virtuell badge.

Alla sådana framgångar kan ses i användarens "Min profil" eller offentliggöras i företagssektionen.

Exempel på intranät för att skapa spelupplevelser

Med begreppet "Gamification" vill vi i detta tredje kapitel hjälpa dig att introducera eller implementera en intranätwebbplats i ditt företag.

För att göra det föreslår vi idéer för att öka plattformsengagemanget och underlätta inlärning av ny information genom att införliva koncept, scenarier eller tekniker från spelen.

Gamification: definition

Gamification, som härstammar från termen "spel", är en teknik som använder spelliknande procedurer och strukturer för att uppnå specifika mål, i det här fallet i affärer.

Detta verktyg drar nytta av interaktiviteten i dagens digitala medier och kan förmedla olika budskap, vilket resulterar i en hög grad av aktivt deltagande bland intressenterna.

Gamification i företaget

Tänk på hur svårt det är att överföra människor från att skicka e-post dagligen, vilket de har varit vana vid de senaste 15 åren, till att använda ett konversationssystem som Microsoft Teams.

Tänk på hur mycket enklare det skulle vara för användaren att gå till intranätet och hitta ett spel som förklarar hur man använder Teams i företaget för att lösa alla problem som de hade med e-post på jobbet.

Fundera på hur många användare du kan locka till intranätet om du bestämmer dig för att ge människor identifikationsmärken eller rangordna användare som använder den nya plattformen oftare än andra.

Fundera på hur du kan förbättra lagarbetet på arbetsplatsen genom att låta människor bilda grupper, välja gruppens namn och tävla om att vinna tävlingen.

Genom att använda gamification på ett målinriktat sätt i företagsstrategin kan även företagets värderingar eller vision förmedlas indirekt men mycket mer effektivt.

"High five"

På intranätets webbplats kan offentliga bekräftelser som representerar positiv feedback för en kollega delas.

Tänk dig därför ett avsnitt på startsidan där varje medarbetare kan ge en virtuell high five för att visa sin uppskattning för andra och dela med sig av sina bidrag till företaget.

På så sätt kan du skapa en rolig miljö som tilltalar alla i företaget.

Inspirerande idéer

Företagets intranät kan vara en bra plats för medarbetarna att utveckla nya idéer.

Vi har använt intranätstävlingar för att generera nya idéer, både för att identifiera nya affärstjänster eller produkter och för att förbättra medarbetarnas välbefinnande och den interna kommunikationen.

Medarbetarna fick arbeta i grupper, vilket ökade interaktionen och samarbetet mellan medarbetarna och gjorde det möjligt för dem att fundera över hur de skulle kunna uppnå företagets mål.

När idéerna var klara publicerades de direkt på intranätet, med förbehåll för godkännande, och alla fick möjlighet att rösta på dem genom gillamarkeringar, ökade besök och allmänt intranätengagemang.

När människor såg sina idéer stiga till toppen av rankingen och implementeras av företaget, blev de fullt engagerade.

Vem är bättre lämpad att veta hur saker och ting kan förbättras än de som arbetar i företaget varje dag?

Den avgörande appen

En "killer app" är en applikation som genererar besök på intranätets webbplats.

Varje företagsintranät måste ha sin killer app för att få in så många kollegor som möjligt på sajten och se till att de tillsammans med användandet av den specifika applikationen också kan:

- läsa företagsnyheter
- få information om specifika initiativ
- lära sig mer om intranätets möjligheter
- lära sig mer om innehållet i företagsportalen.

Exempel på "killer apps" är alla de tjänster för anställda som beskrivs i denna guide, t.ex. lönebesked, som besöks av anställda minst en gång i månaden. Det här är ett utmärkt tillfälle för ditt företag att omvandla ett "operativt" intranätsbesök till ett "utforskande".

Användning av enkäter

Enkäter är ett användbart verktyg för att engagera medarbetarna och därigenom öka medarbetarnas engagemang.

Å ena sidan ger du människor en chans att bli hörda, att delta i företagets beslut eller att ge feedback på specifika initiativ.

Å andra sidan, genom att publicera resultaten, ger du alla möjlighet att se vad deras kollegor tycker om andra sällan förekommande ämnen som annars kan orsaka kommunikationsproblem.

För att hålla engagemanget på en hög nivå bör du alltid göra enkäter med slutna frågor för att göra det enklare att fylla i dem och publicera resultaten snabbt.

Vanliga frågor för intranätet

Vad är ett företagsintranät?

Ett företags intranät är en privat webbportal som endast är tillgänglig för de anställda. Det fungerar som ett centraliserat nav för information, verktyg och tjänster som är relevanta för deras dagliga arbetsuppgifter. Det ger medarbetarna tillgång till interna resurser, kommunikationskanaler och samarbetsverktyg inom organisationen.

Vad är ett exempel på intranät?

Ett exempel på ett intranät är en digital plattform som endast är tillgänglig för anställda på ett visst företag, där de kan hitta företagsnyheter, få tillgång till arbetsdokument, samarbeta i projekt, kommunicera med kollegor och utföra olika administrativa uppgifter som att begära ledighet och boka mötesrum.

Vad kallar man ett företagsintranät?

Ett företagsintranät kallas ofta för "intranätet" inom organisationen. Det kan också ges ett specifikt namn eller varumärke som återspeglar företagets identitet eller kultur.

Vilka är fördelarna med ett intranät?

Fördelarna med intranät är bland annat förbättrad kommunikation och samarbete mellan medarbetare, förenklad tillgång till resurser och information, ökad produktivitet, ökat medarbetarengagemang, centraliserad hantering av dokument och processer samt kostnadsbesparingar genom automatisering och effektivitet.

Hur använder man ett intranät?

För att använda ett intranät loggar medarbetarna vanligtvis in med hjälp av de inloggningsuppgifter som företaget tillhandahåller. När de har loggat in kan de navigera i intranätets olika delar för att få tillgång till nyheter, dokument, verktyg och tjänster som är relevanta för deras roller. De kan samarbeta med kollegor, delta i diskussioner, slutföra uppgifter och engagera sig i företagsinitiativ som intranätplattformen underlättar.

Hur skapar jag ett företagsintranät?

Att skapa ett företagsintranät omfattar flera steg, bland annat att definiera mål, samla in medarbetarnas krav, välja lämplig programvara eller plattform, utforma intranätets struktur och funktioner, anpassa det till företagets behov, testa och lansera. Det är viktigt att involvera medarbetarna för att säkerställa att intranätet uppfyller deras behov och främjar engagemang.

Vad är skillnaden mellan intranät och intranät?

Det verkar vara ett skrivfel i din fråga. Om du menade att fråga om skillnaden mellan "intranät" och "internet" så är ett intranät ett privat nätverk som endast är tillgängligt för behöriga användare inom en organisation. Internet är däremot ett globalt nätverk av sammankopplade datorer som är tillgängligt för allmänheten. Intranät används för intern kommunikation och samarbete, medan internet ger tillgång till externa resurser och tjänster.

Vad är värdet av intranät i företag?

Värdet av ett intranät i företag ligger i dess förmåga att förbättra intern kommunikation, förbättra samarbete och produktivitet, effektivisera processer, främja medarbetarnas engagemang, underlätta kunskapsdelning och centralisera information och resurser. Ett väl implementerat intranät kan bidra till organisationens effektivitet, innovation och konkurrenskraft.

Vad lägger man upp på ett företagsintranät?

På ett företagsintranät kan du lägga upp olika resurser och information som är relevant för medarbetarna, inklusive företagsnyheter och meddelanden, dokument och filer, personalkataloger, kalendrar och evenemangsplaner, utbildningsmaterial, diskussionsforum eller chattkanaler, HR-formulär och policyer, projekthanteringsverktyg och initiativ för medarbetarengagemang som enkäter eller erkännandeprogram.