Utfasing av SharePoint Classic: hva som endrer seg med Microsofts beslutning

Microsoft har annonsert en endring som berører alle organisasjoner som fortsatt bruker SharePoint Online i Classic-versjonen. Det uttalte målet er å redusere sikkerhets- og styringsrisikoene knyttet til de eldste tilpasningsmodellene, og å presse bedrifter mot den moderne SharePoint-opplevelsen, som er utformet for å være sikrere, enklere å administrere og klar for mobile enheter.

Utfasingen foregår i to atskilte faser, med datoer som allerede er fastsatt, og berører Classic-publiseringsnettsteder, brukeropprettede sider og tilpassede skript. Det er ingen brå endring, siden Microsoft lar det gå et par år før effektene blir irreversible. Men nettopp derfor lønner det seg å begynne å tenke på dette allerede nå, spesielt hvis intranettet ditt fortsatt bærer med seg arven fra år med opphopede tilpasninger.

Fristene Microsoft har satt for farvel til SharePoint Classic

Fase 1, fra 1. mars 2027

Fra denne datoen vil det i alle tenanter ikke lenger være mulig å opprette nye Classic-publiseringsnettsteder, verken som nettstedssamlinger eller som undernettsteder. På samme måte vil det ikke lenger være mulig å aktivere Classic-publiseringsfunksjonen der den ikke allerede er aktivert. Tenant-innstillingen som tillater oppretting av disse nettstedene, vil bli blokkert permanent.

For tenanter som opprettes fra 1. mars 2027, er begrensningen bredere: brukere vil ikke lenger kunne opprette noen nye Classic-sider i det hele tatt, og muligheten til å legge til eller redigere tilpassede skript vil være deaktivert som standard.

Fase 2, fra 1. oktober 2028

Fra 1. oktober 2028 utvides begrensningene som ble innført i den første fasen, til å gjelde alle eksisterende tenanter, inkludert de som har vært aktive i årevis. Brukeropprettede Classic-sider blir skrivebeskyttet, slik at det ikke lenger er mulig å opprette nye eller redigere eksisterende. Også her deaktiveres muligheten til å legge til eller oppdatere tilpassede skript.

Microsoft presiserer at sidene fortsatt er tilgjengelige for visning selv etter denne andre fristen (et poeng som er verdt å fremheve fordi det fjerner bekymringen for sletting, men det reduserer ikke behovet for å planlegge): en side som ikke lenger kan redigeres, slutter i praksis å være nyttig som verktøy for intern kommunikasjon.

Hvilke sider og hvilke miljøer berøres

Utfasingen berører spesifikt bestemte typer brukeropprettede Classic-sider: wiki-sider, webdelsider, bloggsider, publiseringssider og tilpassede ASPX-sider, opprettet med SharePoint Designer eller tredjepartsløsninger. Den som jobber daglig med SharePoint, vil i denne listen kjenne igjen de fleste av sidene som utgjør et intranett bygget med den eldre tilnærmingen, den som er basert på faste layouter og innsatt kode fremfor konfigurerbare webdeler.

Utenfor dette omfanget faller derimot liste- og dokumentbiblioteksvisninger og tilhørende skjemasider, selv om eventuelle tilpassede skript som er innebygd i dem, fortsatt er underlagt de nye begrensningene for oppretting og redigering av skript. Dette er et teknisk skille som er verdt å huske på under kartleggingen: ikke alt som er “gammelt” i en SharePoint-tenant, faller inn under denne utfasingen, og ikke alt som faller utenfor, er trygt fra skriptreglene.

Endringen gjelder for alle Microsoft 365-miljøer, inkludert Government-miljøene (GCC, GCC High og DoD), Office 365s air-gapped-miljøer og Microsoft 365 driftet av 21Vianet. Det finnes derfor ingen unntak knyttet til abonnementstype eller organisasjonens bransje.

Hvorfor Microsoft har valgt å handle nå

Classic-sider og eldre tilpasningsmodeller er basert på serverside-rendering og tilpassede skript, teknologier som ifølge Microsoft øker sikkerhetsrisikoen, den administrative kompleksiteten og vedlikeholdskostnadene på lang sikt. Et nettsted bygget med tilpassede masterpages eller skript lagt til for flere år siden av en leverandør som kanskje ikke lenger samarbeider med bedriften, blir med tiden noe ingen lenger vil røre av frykt for å ødelegge det. Og det er nettopp denne typen teknisk gjeld Microsoft ønsker å redusere.

Det er også et spørsmål om innovasjonstakt. Classic-modellen begrenser hvor konsekvent nye funksjoner kan rulles ut, mens den moderne SharePoint-opplevelsen tilbyr et sikrere og bedre styrt samarbeidsmiljø, enklere rettighetsstyring via Microsoft 365-grupper, et grensesnitt utformet fra bunnen av for mobile enheter og, med tanke på fremtiden, grunnlaget som de nyeste funksjonene innen kunstig intelligens bygger på. Den som holder fast ved Classic-sider, risikerer derfor ikke bare et sikkerhetsproblem, men også å bli utelukket fra denne utviklingen.

Den som allerede har satt seg inn i forskjellene mellom de to opplevelsene, vet dette godt, for spranget fra SharePoint Classic til SharePoint Modern handler ikke bare om hvordan sidene ser ut, men berører også rettighetsstyring, den native integrasjonen med Teams og Outlook, og muligheten til å automatisere arbeidsflyter med Power Automate, alle områder der Classic-modellen nå viser sine begrensninger.

De 4 trinnene Microsoft anbefaler for å modernisere SharePoint Classic

Den offisielle dokumentasjonen foreslår en gradvis tilnærming, utformet for å redusere risikoene knyttet til migreringen og gi nettstedseierne tid til å validere moderniserte sider.

1. Kartlegg og vurder det eksisterende Classic-miljøet

Det første trinnet, og trolig det viktigste, er å forstå hvor mange Classic-nettsteder og -sider som fortsatt er aktive i tenanten. Microsoft tilbyr revisjonshendelser fra Microsoft Purview i kategorien for Classic-aktiviteter, som omfatter oppretting, redigering og visning av Classic-sider, samt Microsoft 365 Assessment Tool, spesifikt utformet for å identifisere sider, webdeler og tilpasningsmønstre som fortsatt finnes i miljøet. Resultatet fra dette verktøyet inneholder en detaljert oversikt for hver side som blir funnet, med en indikator på hvor komplekst det vil være å omdanne den til den moderne opplevelsen.

Hvis vurderingen ikke finner noen Classic-publiseringsnettsteder, brukeropprettede sider eller skript berørt av de nye reglene, kreves det ingen ytterligere tiltak. Men dette resultatet er mindre forutsigbart enn det høres ut som, for enkelte organisasjoner som trodde de allerede var fullt moderniserte, har etter en grundig gjennomgang oppdaget at de fortsatt hadde dusinvis eller hundrevis av glemte Classic-sider på sekundære nettsteder, ofte opprettet år tidligere av team som siden har blitt byttet ut.

2. Prioriter ut fra forretningsmessig betydning

Det lønner seg å begynne med de mest brukte sidene, de som oppdateres oftest eller er mest relevante for virksomheten, og gruppere dem etter kompleksitet og hvilken type inngrep som trengs, slik at det man lærer i de første fasene, kan gjenbrukes i de neste. En nyhetsside som besøkes daglig av hundrevis av personer, fortjener en annen behandling enn en statisk side som ingen har åpnet på flere år.

3. Omdann sidene til den moderne opplevelsen

For selve omdanningen viser Microsoft til den offisielle moderniseringsveiledningen og til PnP PowerShell som et verktøy for deterministisk konvertering av sider som følger et tilbakevendende mønster. For mer komplekse scenarioer, med tilpasset HTML eller innhold fra skriptredigeringsprogrammet som krever menneskelig vurdering, peker Microsoft også på SharePoint Page Migration Agent, et åpen kildekode-prosjekt som for øyeblikket er i forhåndsversjon. Det er verdt å huske at verktøy med åpen kildekode og i forhåndsversjon ikke dekkes av Microsofts support-SLA, og at de mest tilpassede sidene likevel kan kreve manuell gjennomgang eller gjenoppbygging.

4. Gå frem i bølger

Den avsluttende anbefalingen er å kombinere sentral planlegging med gjennomføring hos de enkelte nettstedseierne, og modernisere påfølgende grupper av sider i stedet for alt på én gang. Denne bølgebaserte tilnærmingen gjør det mulig å validere innhold, lenker, rettigheter, webdeler og layout på et begrenset antall sider før innsatsen utvides til resten av tenanten, noe som begrenser risikoen for å måtte rette den samme feilen på hundrevis av ulike sider.

Et tema som særlig berører større, mer lagdelte tenanter

Organisasjoner som gjennom årene har bygget intranettet sitt på en lokal SharePoint Server og senere migrert til SharePoint Online, har som regel et høyere antall fortsatt aktive Classic-nettsteder, -sider og -tilpasninger, ofte uten at IT-avdelingen har et fullstendig og oppdatert bilde av dem. Dette er et tilbakevendende mønster, for hvert ansvarsskifte mellom ulike team, hver eksterne leverandør som på et tidspunkt har jobbet med tenanten, og hver omorganisering i bedriften etterlater et nettsted som ingen lenger aktivt forvalter, men som fortsetter å eksistere og være tilgjengelig.

Jo større og mer lagdelt en tenant har blitt over tid, desto mer oppmerksomhet krever kartleggingsfasen, fordi sider og tilpasninger kan være spredt over ulike nettsteder, forvaltet av ulike team, med svært ujevne nivåer av dokumentasjon. De to fristene Microsoft har satt, mars 2027 og oktober 2028, gir et nyttig tidsvindu til å ta tak i saken på en ordnet måte, men det er nettopp den innledende analysefasen (den som gjør det mulig å virkelig forstå hvor mange Classic-sider som fortsatt er i bruk og med hvilket kompleksitetsnivå) som krever den mest grundige planleggingen, fordi det er i det øyeblikket den reelle omfanget av arbeidet blir synlig, enda før man i det hele tatt begynner å modernisere noe.

Hvor du bør starte hvis du ennå ikke har et klart bilde

For middels store til store bedrifter, omtrent fra 300 brukere og oppover, er den første hindringen nesten alltid å forstå om temaet faktisk berører bedriften, mer enn et rent teknisk spørsmål. Et godt utgangspunkt er å stille seg selv, eller få IT-avdelingen til å svare på, tre enkle spørsmål.

1. Har bedriften tidligere brukt SharePoint Server eller lokal SharePoint?
2. Er det gjennomført en migrering til SharePoint Online?
3. Vet man med sikkerhet om det fortsatt finnes Classic-sider, -nettsteder eller -tilpasninger igjen i tenanten?

Hvis svaret på det tredje spørsmålet er usikkert, lønner det seg å involvere IT-kontakten direkte for en målrettet sjekk, i stedet for å bli stående ved et foreløpig inntrykk. Det skjer oftere enn man skulle tro at bedrifter som er overbevist om at de ikke lenger har noe Classic igjen, etter en grundigere kontroll oppdager over 120 sider som fortsatt er aktive og glemt på sekundære nettsteder. En sjekk gjort i god tid, selv om den bare er kvalitativ, gjør det mulig å planlegge med margin, i stedet for å oppdage arbeidets reelle omfang like før fristene.