Slik oppretter du et intranett med SharePoint

Hvilke funksjoner må et intranett ha for å kunne kalles “smart”? Og hvordan bygger du opp bedriftens intranett med SharePoint Online?

For å bygge det rette bedriftsintranettet er det viktig å vurdere funksjonene det kan tilby, samt integrasjonen med systemene som allerede er i bruk, og effekten det kan ha på produktiviteten. Alt dette avhenger av utgangsteknologien: valget bør falle på et system som gjør det mulig å optimalisere arbeidsflyter, forbedre samarbeidet og sikre trygg tilgang til data, med den fleksibiliteten og skalerbarheten som trengs for å støtte veksten til en organisasjon.

I denne artikkelen vil vi derfor se på hvorfor SharePoint Online er den beste løsningen for å lage et intranett som kan oppfylle disse kravene, med en sammenligning med de viktigste alternativene på markedet, blant annet Wordpress, Intranet Connections, Drupal, Confluence, Happeo og Jive, samt hvordan du konkret bygger det steg for steg.

Hva er et smart intranett?

Bedriftens intranett må utformes med omhu, med fokus på ulike aspekter. Fra medarbeiderengasjement, til innholdsskaping, til personaltjenester, til overvåking og styring. Ingenting bør undervurderes hvis du vil ha et vellykket intranett.

Her er en liste over faktorer som utgjør et smart intranett.

1. Det er et reelt arbeidsverktøy

Intranettet hjelper medarbeiderne med å utføre sine daglige oppgaver og øker produktiviteten og trivselen i bedriften. Med de avanserte funksjonene til plattformer som SharePoint Online kan intranettet utformes slik at det

• gjøre det lettere å søke etter informasjon
• forbedre kommunikasjonen mellom kolleger
• formidle oppdatert innhold og nyheter
• administrere oppretting, deling og lagring av dokumenter

Hvis brukerne ikke finner en god grunn til å bruke intranettet, enten det er fordi det ikke tilbyr den rette funksjonaliteten eller fordi det mangler opplæring i hvordan det skal brukes, vil det bli forlatt kort tid etter at det er tatt i bruk. Det er derfor avgjørende at intranettet er praktisk og brukervennlig, slik at de ressursene bedriften har investert i å utvikle det, ikke er bortkastet.

2. Det er designet rundt brukeren

Intranettet må oppfylle de spesifikke behovene til en bedrift og menneskene i den. For å fortsette å fokusere på det praktiske er det ikke nok at intranettet tilbyr funksjonalitet som forenkler forretningsprosessene, men det må også støtte brukernes arbeid med personalisert innhold basert på deres preferanser.

Ved hjelp av SharePoint Online blir intranettet det eneste stedet der man kan finne globalt innhold for hele selskapet, sammen med:

• Nyheter og kommunikasjon som er spesifikk for avdeling, sted eller rolle
• Oppdateringer om initiativer som er av interesse for brukeren
• Interne kontakter som er relevante for dine behov
• Dine favorittapplikasjoner, vanlige spørsmål og dokumenter

Og mye mer.

3. Den når ut til brukerne uansett hvor de er

Informasjon og kunnskap er avgjørende for en vellykket virksomhet og bør være tilgjengelig for alle direkte fra skrivebordet. Uansett hva de gjør, hvor de er og på hvilken som helst type enhet.

SharePoints intranett kan integreres med Microsoft Teams for å forenkle delingen av viktige nyheter og innhold ved å sende tilpassede push-varsler. Hos intranet.ai har vi utviklet en komponent som tar seg av nettopp denne prosessen for å gjøre det mulig for bedrifter å

• informere folk i sanntid
• engasjere brukere med målrettede varsler
• overvåke engasjementet med intern kommunikasjon
• sikre maksimal mottakelse av de viktigste nyhetene

4. Det gir folk mulighet til å lære mer om selskapet

Hvor ofte hender det ikke at man trenger informasjon, men ikke vet hvor man skal henvende seg i bedriften for å få tak i den?

SharePoint Onlines intranett samler på ett sted i bedriftens digitale arbeidsplass de kontaktene, dokumentene, kommunikasjonen, tjenestene og applikasjonene som brukerne trenger for å få arbeidet gjort, uten avbrudd og uten å kaste bort tid på research.

Personkatalogen og organisasjonskartet er noen av funksjonene vi legger til i kundenes intranett, slik at brukerne kan lære mer om organisasjonen og umiddelbart finne kolleger som har svar på spørsmålene deres.

5. Den knytter kolleger sammen

Vi vet at listen over ansatte på intranettet bidrar til å gi en bedre forståelse av selskapet, men hvordan kan brukerne raskt komme i kontakt med en kollega? Hvordan kan de koble seg til for å dele dokumenter eller jobbe sammen om et prosjekt?

Nok en gang er SharePoint-intranettintegrasjon med Microsoft Teams svaret. Teams kan koble sammen brukere og effektivisere deling av informasjon og oppdateringer i sanntid.

I intranettets personkatalog kan brukerne finne Teams-kontaktene til kolleger de trenger å snakke med, og nå dem med et enkelt klikk.

Vi har allerede snakket om push-varsler, men det er verdt å nevne at takket være denne funksjonen kan bedriften også komme raskere i kontakt med medarbeiderne sine og holde dem oppdatert om de nyeste initiativene og prestasjonene de gjør sammen.

6. Det gjør det lettere å samarbeide

Du kan samle bedriftens prosjekter og initiativer på intranettet, og fremheve dem i henhold til bedriftens behov eller relevans for brukernes avdeling, rolle og aktiviteter.

SharePoint Online-intranettet kan også gi rask tilgang til prosjektgrupper, med spesifikk funksjonalitet for samarbeid og koordinering av aktiviteter i sanntid.

Til slutt bør hver avdeling ha sin egen plass på intranettet.

Bedriftsnettstedet kan utvides med en egen seksjon for medarbeidere, initiativer og avdelingsspesifikk kommunikasjon. På denne måten kan informasjon som er nyttig for en avdelings aktiviteter, samles og deles uten å gå tapt i den globale kommunikasjonsflyten.

7. Det hjelper deg med å finne det du leter etter

Bare 1 prosent av de som har et intranett i bedriften, er fornøyde med søkeresultatene.

Intranettet er avhengig av utdatert teknologi og kan derfor ikke tilby den støtten som er nødvendig for å øke produktiviteten og ikke minst sluttbrukernes tilfredshet. En høy misnøyerate fører til at portalen, som bedriften har investert betydelige ressurser i, raskt forlates.

Å basere seg på en toppmoderne, kontinuerlig oppdatert plattform som SharePoint Online er imidlertid bare første skritt. Faktisk bør intranettadministratorer planlegge noen nøkkelaktiviteter som tar sikte på å identifisere forbedringsområder og dermed øke brukertilfredsheten. Blant disse aktivitetene legger vi vekt på:

• Overvåking av søk og tilbakevendende spørsmål
• Innhenting av tilbakemeldinger ved hjelp av spørreundersøkelser og spørreskjemaer

Når brukernes behov er kartlagt, kan intranettet berikes med nytt innhold og ny funksjonalitet for å støtte arbeidet til alle i bedriften.

Intranettet er ikke bare et internt nettsted for bedriftsnyheter. Det er først og fremst et nettverk av mennesker som gir det liv, bruker det, leser det, beriker det, hjelper det å vokse, og tar vare på det dag for dag. Det er den digitale versjonen av din arbeidsplass.[Giuseppe Marchi - Microsoft MVP]

8. Det gir daglige verktøytjenester

Søkefunksjoner er uunnværlige for å jobbe optimalt. Derfor er SharePoint-intranettet det beste verktøyet for:

• skjemaer for forespørsler
• verktøy for å reservere selskapets ressurser
• få tilgang til tjenester og konvensjoner

9. Det gir deg mulighet til å uttrykke din personlighet

En bedrifts suksess eller fiasko er alltid basert på kulturen og hvordan medarbeiderne blir verdsatt.

Intranettet bør gjøre det mulig for alle i bedriften å dele sine ferdigheter og kunnskaper, og å gjøre seg kjent for sine kolleger. Personalavdelingen kan også se den delte informasjonen for å foreslå nye karrieremuligheter eller velge ut kandidater til ledige stillinger direkte fra personer som allerede jobber i selskapet.

10. Det holder brukerne engasjerte

Hvis engasjementet er høyt, øker produktiviteten og trivselen. Derfor bør intranettet, i tillegg til å være praktisk med funksjoner som støtter de daglige aktivitetene, også tilby engasjerende opplevelser, som for eksempel gamification.

Gamification gjør det mulig å delta i felles konkurranser, spill og aktiviteter som forbedrer forholdet til kolleger, men ikke bare det. På intranettet kan disse opplevelsene faktisk bidra til å gjøre intern opplæring mer engasjerende gjennom spørrekonkurranser og konkurranser med premier.

11. Det tas i bruk på en smidig måte

Et smart intranett blir enklere og raskere å ta i bruk.

Brukerne trenger verktøy for å forstå verdien av de funksjonene de får tilgang til. Opplæring spiller derfor en nøkkelrolle når det gjelder å ta i bruk et intranett, og et smart intranett som SharePoint Online kan tilrettelegge for dette:

• Webinarerog opplæringsinnhold
• Live-arrangementer med spørsmål og svar
• Guidede turer for å lære mer om de enkelte funksjonene

12. Det støtter dataanalyse

Hvordan vet man om intranettet fungerer godt eller ikke? Hjelper det virkelig bedriften, eller har det fortsatt mange begrensninger? Finner brukerne det de trenger?

SharePoint Online-logger og overvåkingsfunksjoner i Office 365 hjelper deg med å svare på disse spørsmålene. Men de er ikke nok.

For å få full oversikt over hvordan intranettet fungerer og hvor effektivt det er, trenger du egne verktøy for å spore brukernes aktivitet og forstå om nettstedet virkelig bidrar til produktiviteten deres.

13. Det støtter lederskapet

I digitaliseringens tidsalder har bedriftsledere et utall innovative teknologier til rådighet for å

• koordinereteam
• administrere introduksjonsfasen
• få viktig innsikt som grunnlag for beslutningstaking
• kommunisere direkte og konstruktivt med kolleger

Med intranettet kan ledelsen kommunisere raskt med alle i bedriften og få tilbakemeldinger uten å sende en eneste e-post eller ta en telefon.

Ved å integrere SharePoint med Microsofts samarbeidsplattformer, som for eksempel Microsoft Teams, kan det imidlertid bli enklere å organisere videosamtaler og direktesendte arrangementer. Slik kan du involvere alle brukere i forretningsinitiativer, uansett hvor de befinner seg.

Smart intranett: de viktigste målene

Hva betyr det å ha et smart intranett for bedriften din? Før vi går dypere inn i visjonen vår og finner ut hvordan vi kan skape et virkelig smart intranett med SharePoint Online, må vi vite hvilke mål intranettet skal oppnå, slik at bedriften kan overvåke dem og evaluere effektiviteten av investeringen.

De viktigste målene for intranettet kan oppsummeres som følger:

• Økt brukerengasjement
• Økt produktivitet og trivsel i bedriften
• Forbedret lønnsomhet og konkurranseevne i bedriften

Resultatene av et smart intranett

• Engasjerer brukerne
• Forbedrer produktiviteten
• Øker konkurranseevnen

“En høyt engasjert arbeidsstyrke er forskjellen mellom et selskap som utkonkurrerer sine konkurrenter og et som ikke klarer å vokse.”[kilde]

87 prosent av alle arbeidstakere på verdensbasis er ikke engasjerte på arbeidsplassen. Dette er viktig når vi tar i betraktning at bedrifter som klarer å engasjere medarbeiderne i sine aktiviteter og initiativer, klarer å utkonkurrere konkurrentene sine med 147 prosent når det gjelder generert fortjeneste.

Ny teknologi som SharePoint Onlines intranett, integrert med Microsoft 365s digitale arbeidsplass, gir bedrifter muligheten til å differensiere seg fra konkurrentene gjennom økt produktivitet og trivsel blant medarbeiderne.

Slik fungerer det:

• Medet intelligent intranett blir internkommunikasjonen mer engasjerende ved hjelp av SharePoints innholdshåndteringsfunksjoner og integrasjon med samarbeids- og medarbeideropplevelsesplattformer som Microsoft Teams,Forms og Viva.
• Hvis folk er engasjerte og intranettet tilbyr tjenester av høy kvalitet, vil produktiviteten øke. Brukerne blir mer motiverte og kan spare tid på å søke etter kontakter, dokumenter og annen informasjon de trenger for å utføre arbeidet sitt.
• Jo mer tid som spares, desto større blir den samlede lønnsomheten i bedriften.

Hvordan evaluerer man resultatene av intranettet?

For å evaluere hvordan intranettet har økt bedriftens produktivitet, kan du sette opp flere kvantitative KPI-er.

Blant de direkte KPI-ene kan du overvåke

• Antall visninger per enkeltside
• Antall unike brukere som har besøkt intranettet
• Antall økter og varigheten av de enkelte øktene
• Antall innhold som er lagt ut, søkt etter og vist
• Interaksjoner med bedriftens kommunikasjon, inkludert likes og kommentarer

Blant indirekte KPI-er finner vi

• Antall forespørsler mottatt av bedriftens helpdesk
• Antall e-poster sendt til kolleger med spørsmål om informasjon

Slik lager du et smart intranettsted: hensyn for å unngå å gå galt

For å skape et virkelig smart intranett som er i stand til å nå de målene bedriften har satt seg, er det visse hensyn som må tas på designstadiet. Dette er et ømtålig øyeblikk som de fleste bedrifter ignorerer, men som viser seg å være svært viktig for å sikre intranettets effektivitet og dermed maksimere investeringen.

For å unngå å gjøre feil når du lager intranettet ditt, kan du lese mer om hva du må huske på.

Hvordan utforme bedriftens intranett

1. Analysefasen

Analysefasen står for 70 prosent av suksessen til et intranettprosjekt. Det er den mest delikate fasen, ettersom intranettmodellen som kan oppfylle spesifikke forretningsbehov og strategiske mål, blir definert. Vanligvis omfatter analysefasen tre aktiviteter:

• Analyse av konteksten og bedriftskulturen
• Analyse av målene som skal oppnås (produktivitet, trivsel osv.)
• Analyse av sluttbrukeren og identifisering av hans eller hennes viktigste behov

1.1 Kontekstanalyse

Denne første aktiviteten omfatter

• analyse av de operative og strategiske planene som ligger til grunn for de interne prosessene;
• analyse av oppdraget og verdiene som ligger til grunn for bedriftskulturen
• analyse av den nåværende kommunikasjonsstrategien.

Hvis bedriften allerede har en intranettportal, er det nyttig å analysere hvilke funksjoner som brukes mest av brukerne, for å forstå hvordan man kan forbedre tjenestene og innholdet som tilbys.

På denne måten kan du få en klar første idé om hvordan du kan utforme et intranett som respekterer bedriftskulturen og er en egnet støtte for de ansattes aktiviteter.

1.2 Målanalyse

Målanalysen brukes til å tilpasse intranettets funksjonalitet til de strategiene og målene bedriften ønsker å oppnå.

Når de strategiske målene er definert, er det nødvendig å skissere de operative målene. I praksis er spørsmålene som må besvares i denne analysefasen

• Hvilke verktøy bør bedriftens intranett tilby?
• Hvordan kan intranettet støtte individuelle aktiviteter og gruppeaktiviteter?
• Hva trenger bedriften for å forbedre kommunikasjonen med medarbeiderne?

1.3 Sluttbrukeranalyse

Intranettet består av mennesker.

Å kjenne sluttbrukeren betyr å vite hvilken funksjonalitet, hvilket innhold og hvilke tjenester intranettet skal tilby for å gjøre det mulig for alle i bedriften å gjøre jobben sin bedre.

Målgruppeanalyser blir ofte undervurdert fordi bedrifter tar de ansattes reelle behov for gitt. Men hvis man ikke analyserer sluttbrukeren, ender man dessverre opp med et “ubrukelig” eller ineffektivt intranett som mangler tilpassede løsninger.

Men hvordan identifiserer man brukerbehovene?

Her er noen verktøy vi anbefaler å bruke.

Fokusgrupper og spørreskjemaer

For å gjennomføre en grundig analyse av menneskene i bedriften kan du bruke to forskjellige, men komplementære metoder. La oss snakke om fokusgrupper og spørreskjemaer.

Fokusgrupper er en kvalitativ forskningsteknikk som involverer en liten gruppe mennesker, vanligvis mellom 6 og 12 deltakere. Diskusjonen ledes av en moderator (vanligvis en av dem som er involvert i utformingen av intranettet), som styrer samtalen ved å foreslå et sett med spørsmål som er forberedt på forhånd.

Målet er å samle meninger, oppfatninger, ideer og tilbakemeldinger fra deltakerne i en interaktiv setting. Denne metoden gjør det mulig å gå i dybden på folks motivasjon, holdninger, erfaringer og atferd, og avslører innsikt som kanskje ikke ville kommet frem med andre forskningsteknikker, som spørreundersøkelser eller individuelle intervjuer.

Mens fokusgrupper gir oss mulighet til å bli kjent med sluttbrukeren gjennom dynamisk interaksjon og guidede diskusjoner, gir spørreskjemaer kvantitative data som kan analyseres i større skala.

De gjør det faktisk mulig å samle inn spesifikk, strukturert informasjon fra et stort antall respondenter, noe som gjør det mulig å identifisere trender, atferdsmønstre og felles behov som intranettet kan bidra til å dekke.

Når man lager et spørreskjema i designfasen av et intranett, er det viktig å understreke at manikke skal stille spørsmålom selve intranettet, men om folks arbeid. På den måten kan du få nøkkelinformasjon om gjennomsnittlig IT-kunnskap, foretrukne enheter og applikasjoner de bruker til å utføre sine daglige oppgaver.

Intervjuer

Intervjuer er nyttige for å få mer direkte og personlig tilbakemelding enn innsikt fra fokusgrupper og spørreskjemaer. Det kan være nyttig å organisere en intervjurunde etter at en demo av intranettet er gjort tilgjengelig, med et utvalg av brukere som har testet prototypen.

Utgangspunktet for bedriftens intranett er et godt spørreskjema: last ned spørreskjemaet vårt for å finne ut hvordan kollegene dine opplever forretningsvirkeligheten, og hvilke behov du kan dekke ved å skape et smart intranett.

2. Planlegging for endring

I dag er det ikke lenger mulig å starte et digitalt prosjekt uten en plan, spesielt ikke hvis et prosjekt som intranettprosjektet vil endre de daglige rutinene til alle ansatte.

Å ha en plan innebærer å velge hvem som skal involveres i designfasen, fastsette tilgjengelig budsjett og definere kommunikasjons- og opplæringsstrategien for å sikre at intranettet blir tatt i bruk.

Alt må være bestemt på forhånd for å unngå overraskelser underveis i prosjektet.

Av denne grunn anbefaler vi følgende:

• Opprett et team som er ansvarlig for utformingen.
• Vurdere hvilke funksjoner og ressurser som skal inkluderes i intranettet, for å sette opp et realistisk budsjett.
• Identifiser hvilke kommunikasjonsformer medarbeiderne i bedriften foretrekker, hvilke fordeler det nye intranettet vil gi dem, og hvilke IT-ferdigheter som mangler, slik at dere kan definere en god intern kommunikasjons- og opplæringsstrategi.
• Overvåk kontinuerlig innsamlingen av tilbakemeldinger fra brukerne og utviklingen av prosjektet.

3. Velge hvilke verktøy som skal gjøres tilgjengelige

Vi har allerede sett hvorfor analysefasen er avgjørende i utformingen av bedriftens intranett. Blant den nyttige informasjonen som kan innhentes, gjør analysefasen det mulig å forstå hvilke verktøy somikke kan mangle på intranettet, basert på brukernes preferanser og hva de trenger for å gjøre jobben sin bedre.

Å definere “Killer Apps” er derfor et viktig skritt i arbeidet med å skape et nyttig intranett som vekker interesse og blir tatt i bruk av alle i bedriften.

Etter mange års erfaring med intranettutvikling har vi utviklet noen funksjoner som bidrar til å nå dette målet. Nedenfor viser vi noen eksempler på våre webdeler som spiller rollen som Killer App:

• Webdel for å legge ut og søke på ledige stillinger ved å utnytte den personlige profilen på SharePoint-intranettet.
• Webpart for rask reservasjon av lokaler og ressurser, fra skrivebord til parkeringsplass på bedriftens parkeringsplass.
• Webdel for å dele innlegg fra bedriftens LinkedIn-, Facebook-, Instagram- og TikTok-profiler.

4. Ta i bruk de riktige overvåkingsverktøyene

Det er ikke nok å sette mål og KPI-er for å sikre suksess med intranettet. Du må kontinuerlig overvåke resultatene for å kunne vurdere effektiviteten av investeringen og forstå hvordan du kan forbedre intranettet for å øke brukerengasjementet og den kollektive produktiviteten.

Det finnes mange verktøy for å spore intranettets ytelse, og noen er til og med integrert i SharePoint.

Men det er ikke så lett å overvåke resultatene av et intranettprosjekt på en skikkelig måte. Faktisk er det få av de tilgjengelige verktøyene som gir detaljert innsikt i det som virkelig er viktig: hvor mye og hvordan intranettet blir brukt i bedriften.

For å hjelpe kundene våre med å få nyttig innsikt slik at de kan fortsette å forbedre intranettet de bygger sammen, har vi utviklet Intranet Analytics. Komponenten vår brukes til å måle effektiviteten til Microsoft 365 Digital Workplace og SharePoint-intranettet, med detaljerte rapporter om brukeratferd.

Deretter kan SharePoints analysefunksjoner berikes for å innhente informasjon som f.eks:

• individuelle sidevisninger
• varigheten av individuelle økter
• søketaster som brukes
• tilgang til dokumenter
• osv.

I tillegg kanfunksjonaliteten vår integreres med Google Analyticsog andre tredjepartsverktøy for enda dypere analyse av intranettet.

5. Definere styringsstrategien

Dagen etter at intranettet er satt i drift, begynner arbeidet med styringsplanen.

For å lykkes med denne fasen er det en rekke tiltak som bør inngå i styringsprogrammet. Generelt anbefaler vi at man definerer følgende på forhånd

• De eksterne delingsalternativene for hvert nettsted.
• Måtene å spore eksterne brukeres handlinger på.
• Hvordan nye innholdsområder skal legges ut på intranettet.
• Tillatelsene som skal distribueres til interne brukere i selskapet.

Hvorfor velge SharePoint som intranett?

Flere og flere bedrifter står overfor stadig mer komplekse prosesser, både operasjonelt og når det gjelder kommunikasjon og samarbeid mellom de involverte partene.

Intranettet ble nettopp skapt som en løsning på disse utfordringene, ettersom det gir menneskene i organisasjonen ett sted å finne dokumenter, dele ideer og håndtere felles oppgaver med kolleger.

I tillegg til å redusere ineffektiviteten ved å utveksle informasjon via e-post eller andre tradisjonelle kanaler, gjør et intranett kunnskapshåndtering enklere, slik at brukerne kan hente, få tilgang til og oppdatere dataene de trenger uten å kaste bort tid på søk eller være avhengige av andre.

Å innføre et intranett betyr også å skape et arbeidsmiljø der team og avdelinger enkelt kan samordne seg om tverrgående prosjekter, uten å måtte jage duplikater av dokumenter som er lagret i personlige mapper.

En tilnærming som er fordelaktig uansett bedriftens størrelse eller mål, enten behovet er bedre struktur eller økt engasjement i interne initiativer og strategier.

Når man vurderer hvordan man kan skape et moderne intranett som oppfyller disse og andre krav, er det viktig å vite at SharePoint Online i årevis har hatt en sentral rolle i markedet.

Plattformen er en integrert del av Microsoft 365 og tilbyr team- og kommunikasjonsnettsteder, som fungerer i synergi med andre verktøy for bedriftens produktivitet, som Microsoft Teams, OneDrive og Outlook. Slik svarer den på behovet for ikke bare ett enkelt produkt, men et enhetlig økosystem for å skape intranettet og den digitale arbeidsplassen.

I motsetning til andre løsninger ble SharePoint født med fokus på virksomheter, og kan derfor tilby et høyt nivå av skalerbarhet og sikkerhet.

SharePoint har erobret en ledende posisjon, blant annet takket være sine dokumenthåndteringsfunksjoner, som ikke er begrenset til enkel lagring, men også omfatter versjonskontroll, samforfatterskap og detaljert styring av brukerrettigheter.

Plattformen er også spesielt verdsatt for de mange alternativene den tilbyr for å tilpasse sider og nettsteder, samt for hvor enkelt den kan kobles til alle Microsoft 365-tjenester.

Den direkte koblingen til Power Platform gjør det for eksempel mulig å automatisere arbeidsflyter (med Power Automate) og lage skreddersydde apper (med Power Apps), noe som gjør intranettet til en aktiv del av optimaliseringen av de interne prosessene. Men det er ikke alt.

Et SharePoint-basert intranett støtter arbeidet til dem som skal organisere informasjon og bedriftens ressurser. Fremfor alt gjør plattformen det mulig å strukturere nettsteder og dokumentbiblioteker i tråd med de ulike avdelingenes organisering, med klart definerte ansvarsområder og tilgangsnivåer.

Takket være en avansert søkemotor (som kan utvides med intranet.ais skreddersydde komponenter) reduseres tidsspillet som skyldes dårlig integrerte mapper eller filer.

For organisasjoner som ønsker å styrke bedriftskulturen, tilbyr SharePoint også verktøy som nyhetssider, direktesendte arrangementer og tematiske fellesskap fra Viva Engage, der alle i bedriften kan samhandle som i et vanlig sosialt nettverk — med den forskjellen at samhandlingen selvfølgelig skjer uten risiko for de delte dataene.

Som nevnt for noen linjer siden gjør SharePoints modulære utviklingsmiljø det mulig å legge til klare-til-bruk-komponenter eller lage skreddersydde web-deler. Dette sikrer en høy grad av fleksibilitet.

Et intranett må nemlig kunne tilpasse seg en bedrifts behov, spesielt når det gjelder visse nøkkelprosesser.

Den allerede nevnte avanserte dokumenthåndteringen er for eksempel en hjørnestein i ethvert seriøst intranett. Det handler ikke bare om å lagre filer i et arkiv, men om å sikre at ansatte raskt kan få tilgang til informasjonen de trenger, med visshet om at de alltid jobber med den nyeste versjonen av et dokument. I et system som SharePoint gjør integrert versjonskontroll og samforfatterskap det mulig for team å jobbe samtidig i de samme filene, noe som reduserer feil og duplikater.

I tillegg forenkles samarbeidet av muligheten til å lage skreddersydde automatiseringer, spore aktiviteter og varsle kolleger i sanntid om endringer gjort i delte dokumenter.

Når det gjelder engasjement, bør et intranett integrere funksjoner som nyhetsstrømmer og diskusjonsområder, sammen med muligheten til å “følge” samtalene som er mest relevante for egne interesser.

Det er her SharePoints native integrasjon med Viva Engage (videreutviklingen av det velkjente Yammer) kommer inn i bildet: den gjør det mulig for alle brukere å publisere oppdateringer og innlegg, kommentere pågående initiativer og dele suksesser eller utfordringer med fellesskapet for å finne riktig støtte. Slik skapes en uformell, men sikker kommunikasjonskanal, som gir en sterkere følelse av tilhørighet til egen organisasjon.

Et moderne intranett bør gi mulighet til å tilpasse design og innhold, samtidig som det opprettholder samsvar med bedriftens visuelle identitet og kjerneverdier. Takket være sine branding-alternativer gjør SharePoint det mulig å konfigurere grafiske temaer, logoer og fargepaletter for å fremheve merkevaren og gjøre navigeringen på nettstedene mer behagelig.

Men tilpasningen er ikke begrenset til det visuelle: den kan også omfatte opprettelse av seksjoner og web-deler dedikert til spesifikke interesseområder, som HR, kommersielle kunngjøringer eller avdelingsspesifikke vanlige spørsmål. Hver avdeling kan dermed administrere sin egen “mini-hjemmeside”, med innhold som gjenspeiler de ansattes behov.

Fra et sikkerhetsperspektiv, et grunnleggende og særlig følsomt tema i disse tider, arver SharePoint kontrollene fra Microsoft 365-økosystemet, blant annet tillatelsesstyring på nettsted- eller filnivå, og Data Loss Prevention-retningslinjer som har som mål å forhindre at sensitiv informasjon lekker ut av organisasjonen.

Kort sagt ser SharePoint ut til å kunne dekke praktisk talt ethvert behov.

Som vi lett kan forestille oss, er det imidlertid ikke den eneste løsningen på markedet for å bygge et intranett. Det kan derfor være nyttig å sammenligne Microsofts flaggskipprodukt med sine viktigste konkurrenter, for å forstå om SharePoint virkelig kan skille seg ut, selv når det ikke står alene på scenen.

SharePoint vs alternativene til intranettet

SharePoint er ikke den eneste plattformen på markedet for å bygge et bedriftsintranett: Wordpress, Intranet Connections, Drupal, Confluence, Happeo og Jive er blant de mest utbredte alternativene, hver med sin egen tilnærming til kommunikasjon, samarbeid og dokumenthåndtering. La oss gå gjennom dem én etter én for å se hvordan de sammenlignes med SharePoint, for å forstå når sistnevnte fortsatt er det mest solide valget, og når alternativene kan være nyttige.

SharePoint vs Wordpress

Når det er klart hva et intranett bør tilby for å regnes som moderne, står mange bedrifter overfor et nøkkelspørsmål: er det bedre å velge en løsning som SharePoint Online, som fokuserer på både kommunikasjon og forretningsprosesser, eller å velge et CMS som Wordpress, kjent for sin brukervennlighet og store utviklerfellesskap?

Sammenligningen mellom de to plattformene avdekker forskjeller som går utover rent tekniske aspekter, og som berører innholdsstyring, samarbeid og integrasjon med andre applikasjoner. La oss se nærmere på detaljene.

Wordpress, som opprinnelig ble skapt som et bloggsystem, har utviklet seg til en av verdens mest brukte løsninger for innholdsstyring.

Populariteten bygger på enkel installasjon og det store utvalget av temaer og plugins, som gjør det mulig å tilpasse brukeropplevelsen med et bredt spekter av funksjoner. Med tanke på intranett er det mulig å forvandle Wordpress til en bedriftsportal der brukerne kan lese nyheter, laste ned dokumenter og samhandle med visse begrensede områder.

Wordpress’ opprinnelige struktur, som er designet for offentlige nettsteder, kan imidlertid gi begrensninger når det gjelder å håndtere komplekse arbeidsflyter eller detaljerte tillatelser for lesing og redigering av filer. Samarbeid mellom kolleger kan også kreve installasjon av plugins, noe som innebærer et betydelig arbeid med integrasjon og løpende oppdateringer.

I tillegg, selv om det finnes utvidelser for å implementere funksjoner for dokumenthåndtering, var ikke Wordpress’ arkitektur fra starten designet for å integreres med et produktivitetsøkosystem som Microsoft 365.

SharePoint, derimot, ble skapt for å svare på ulike forretningsbehov, fra smidig og sikkert samarbeid til dokumenthåndtering i stor skala. Med sine lister og dokumentbiblioteker gir det hver avdeling et sentralisert arkiv der det er mulig å anvende versjonskontroll, samforfatterskap og godkjenningsflyter i tråd med organisasjonens logikk.

Fra et integrasjonsperspektiv tilbyr det naturlig en betydelig fordel, ettersom det er en integrert del av Microsoft 365. Det betyr at SharePoint-intranettet kan samhandle, uten plugins eller eksterne koblinger, med alle bedriftens ressurser, fra dokumentarkivet til applikasjonene på Power Platform, noe som skaper et miljø der datadeling og prosessutførelse er synkronisert.

De som velger Wordpress som intranett, må regne med løpende arbeid med å konfigurere plugins dedikert til sikkerhet (for å forhindre hyppige angrep mot nettsteder) og tillatelsesstyring. Disse pluginene kan tilby ytterligere funksjoner, men til prisen av større vedlikeholdskompleksitet.

I tillegg betyr mangelen på native integrasjon med et smart system for dokumenthåndtering at eksterne komponenter for versjonskontroll og samforfatterskap må legges til, noe som fører til en fragmentering av grensesnittene.

Mens Wordpress kan passe godt når man ønsker å lage et representativt nettsted eller en relativt enkel intern blogg, gjør SharePoint det mulig å utvikle et bedriftsintranett som er solid integrert med de mest avanserte systemene for produktivitet, dokumenthåndtering og automatisering som Microsofts økosystem tilbyr.

SharePoint vs Intranet Connections

La oss gå videre til det andre alternativet til SharePoint Online: Intranet Connections, en løsning rettet mot engasjement og rask oppbygging av portaler.

Intranet Connections’ tilbud inkluderer sosiale funksjoner som har som mål å oppmuntre til deling av nyheter, publisering av innlegg og opprettelse av interne avstemninger. Målet er å skape et brukervennlig miljø der kolleger kan samhandle med bedriftsinnhold intuitivt, uten behov for spesifikk teknisk kompetanse.

Intranet Connections tilbyr et sett med forhåndskonfigurerte moduler, som hendelseskalender, oppslagstavler og arkiver for interne retningslinjer. Dette er komponenter designet for å sette opp et intranett på relativt kort tid (på lignende måte som intranet.ais løsning), med fokus på et strømlinjeformet oppsett og spesiell oppmerksomhet på det visuelle.

Men når man undersøker funksjonene for dokumenthåndtering, blir den reelle forskjellen mellom Intranet Connections og mer omfattende løsninger som SharePoint tydelig.

Mens Intranet Connections støtter opprettelse av lagringsplass og publisering av filer i ulike seksjoner, er plattformen ikke designet for å håndtere komplekse godkjenningsflyter eller detaljerte tillatelsesstrukturer på individuelle dokumenter.

For bedrifter som jobber med dokumenter som stadig revideres, eller der flere avdelinger samarbeider samtidig om den samme filen, kan mangelen på funksjoner som versjonskontroll være en stor begrensning.

Integrasjonen med eksterne produktivitetsapplikasjoner er også mindre sømløs: plattformen er ikke tiltenkt å samhandle med et bredere økosystem, som er tilfellet med SharePoint og Microsoft 365, og tilbyr derfor ikke native funksjoner for sanntidsredigering, slik det skjer mellom SharePoint og Teams, og heller ikke automatisk synkronisering av postbokser med personlige kalendere, slik det skjer mellom SharePoint og Outlook.

Disse manglene skader bedrifter som ønsker å gjøre intranettet sitt til et operasjonelt knutepunkt, der intern kommunikasjon og dokumenthåndtering er tett knyttet til forretningsprosessene.

Når vi sammenligner systemene, ser vi at SharePoint tilbyr et bredere sett med funksjoner, spesielt innen samarbeid. Det handler om muligheten til å administrere et detaljert hierarki av nettsteder og dokumentbiblioteker, samt å utnytte sin native integrasjon med Microsoft 365 fullt ut.

Hvis en bedrift ønsker å sikre godkjenningsflyter og samforfatterskap i sanntid, gjør SharePoint det mulig å konfigurere automatisk versjonskontroll, gjenoppretting av tidligere filer og redigeringslåser, noe som drastisk reduserer konflikter.

Dette oppsettet suppleres av sikkerhetsverktøy som sensitivitetsmerking og revisjon av kritiske handlinger, noe som ytterligere styrker intranettets styring.

Intranet Connections legger derimot sin verdi i enkel bruk knyttet til intern kommunikasjon, uten å fullt ut dekke mer komplekse scenarier for dokumenthåndtering og oppgaveautomatisering.

Som et resultat, mens Intranet Connections kan være egnet for å lage informative bedriftsportaler, gjør SharePoint det mulig å skalere bruken av intranettet langt utover enkel innholdsdeling, og gjøre det til en mer samarbeidsorientert motor for innovasjon.

SharePoint vs Drupal

Drupal rangerer blant de mest kjente og verdsatte enterprise-CMS-systemene, takket være sine omfattende tilpasningsmuligheter og styrken i det understøttende open source-fellesskapet.

Omdømmet bygger på å være et modulært og sterkt tilpassbart system som kan støtte komplekse nettsteder og applikasjoner som krever en høy grad av interaktivitet. Takket være sitt fleksible rammeverk tar bedrifter og institusjoner det ofte i bruk for å lage store portaler med veldefinerte publiseringsflyter og et betydelig antall brukere.

En annen styrke ligger i evnen til å strukturere innhold basert på spesifikke typer (content types), som tilpassede felt og taksonomier kan knyttes til.

Disse egenskapene gjør at Drupal betraktes som et CMS som er “enterprise-ready”, spesielt egnet for prosjekter rettet mot ekstern kommunikasjon eller for plattformer som krever betydelig tilpasset utvikling.

Men selv om open source-tilnærmingen gir frihet og kontroll over koden, medfører den også et større ansvar for sikkerhetsstyring, patcher og regelmessige oppdateringer. I mange tilfeller må bedrifter etablere et dedikert team eller stole på spesialiserte partnere for å sikre infrastrukturens vedlikehold og korrekt integrasjon med andre tjenester.

Når man beveger seg inn i intranettverdenen, beholder Drupal noen fordeler knyttet til sin fleksible natur. Det er for eksempel relativt enkelt å utvikle skreddersydde funksjoner for en avdelings spesifikke behov eller å integrere single sign-on med bedriftens autentiseringssystemer.

I tillegg gjør den store tilgjengeligheten av moduler det mulig å legge til sosiale komponenter eller opprette godkjenningsflyter, selv om dette ofte krever en kombinasjon av flere plugins og en ikke-triviell tilpasningsprosess.

Men hvis vi holder oss innenfor konteksten av et intranett, kan behovet for å samarbeide i sanntid med kolleger og administrere en massiv mengde informasjon avdekke enkelte begrensninger.

Drupal tilbyr ikke som standard det samme nivået av kontroll og struktur som SharePoint Online tilbyr direkte. Det er heller ikke enkelt å skape et tett integrert økosystem med e-post, kalender og videokonferanseverktøy: skreddersydde koblinger må ofte utvikles, eller tredjepartsmoduler må brukes.

I en tid der brukere forventer intuitive og integrerte opplevelser, kan det vise seg mindre effektivt å investere tid og ressurser i å sette sammen Drupals moduler sammenlignet med å bruke en plattform som allerede fra starten er designet for å koordinere filer, kalendere og arbeidsflyter i ett system.

Sammenlignet med Drupal fremstår SharePoint som et miljø som allerede er designet for samarbeid, takket være sin tette integrasjon med Microsoft 365. Kjernen i denne forskjellen ligger i dokumenthåndteringen og evnen til å orkestrere tverrgående prosesser.

En bedrift trenger derfor ikke å utvikle grunnleggende samarbeidsfunksjoner fra bunnen av, ettersom alle byggeklossene allerede er tilgjengelige for å skape intranett tilpasset ethvert prosjekts behov, uten å måtte stole på et stort antall eksterne integrasjoner.

Fra et sikkerhets- og etterlevelsesperspektiv drar SharePoint nytte av løsninger på tenant-nivå, inkludert dataklassifisering i Microsoft 365, revisjonslogger og sensitivitetsmerking som ikke krever tilpasset utvikling, men er en del av selve skyplattformen.

Å velge SharePoint betyr i praksis å dra nytte av et system-as-a-service i sin nettbaserte versjon, der man overlater ansvaret for infrastruktur, programvareoppdateringer og sikkerhetsvedlikehold på datasenternivå til Microsoft. Med Drupal, spesielt ved lokale installasjoner, må bedriften selv håndtere servere, patcher og sikkerhetskopier.

SharePoint vs Confluence

Confluence fra Atlassian er et ganske vanlig alternativ, spesielt blant bedrifter som bruker Jira og andre verktøy fra samme pakke: det wikibaserte grensesnittet er designet for samarbeidsbasert dokumentasjon, men det tilbyr ikke et strukturert system for dokumenthåndtering eller native integrasjon med Outlook, Teams eller Power Platform slik SharePoint gjør. Når målet er å sentralisere arbeidsflyter og konsolidere datastyringen i ett intranett, forblir SharePoint den mer komplette og skalerbare løsningen. Den grundige sammenligningen, med alle detaljer om funksjoner og bruksområder, finnes i vår dedikerte artikkel om SharePoint vs Confluence.

SharePoint vs Happeo

Happeo har etablert seg som et av de ledende alternativene for å skape et intranett, og posisjonerer seg som en sosialt orientert løsning designet for integrasjon med Google Workspace.

Sammenlignet med Microsoft 365-løsningen tilbyr den en annen tilnærming til kommunikasjon og dokumenthåndtering, noe som gir interessante innsikter for bedrifter som skal velge det beste alternativet for sin digitale arbeidsplass.

Med utgangspunkt i Happeo er det en plattform som fokuserer på brukervennlighet og interaksjon mellom kolleger. Designet minner om et sosialt nettverk, med nyhetsstrømmer, diskusjonskanaler og engasjementsverktøy rettet mot å forbedre den interne kommunikasjonen.

Takket være sin tette integrasjon med Google Workspace gir Happeo rask tilgang til Drive, Gmail og Google Calendar, noe som gjør dokumentdeling og sanntidssamarbeid enklere.

Men selv om denne tilnærmingen gjør Happeo til et utmerket valg for bedrifter som søker et kommunikasjonsfokusert intranett, dukker det opp enkelte begrensninger for de som trenger et strukturert system for dokumenthåndtering.

I motsetning til Microsofts tilbud mangler Happeo et smart arkiv med versjonskontroll, detaljerte tillatelser og tilpassede arbeidsflyter. Arkitekturen passer godt for scenarier der informasjonsdeling er prioriteten, men viser seg mindre effektiv for de som må administrere komplekse dokumentprosesser der sikkerhet og streng datakontroll er avgjørende.

SharePoint Online, derimot, er designet som en omfattende plattform for å bygge intranettet og den integrerte digitale arbeidsplassen, som kombinerer samarbeid, dokumenthåndtering og prosessautomatisering med stor tilpasningsdyktighet og skalerbarhet.

Happeo er designet for å tilby en enkel og umiddelbar opplevelse, med et grensesnitt inspirert av vanlige sosiale nettverk, men tilpasningsmulighetene er mer begrenset. Bedrifter kan opprette rom for team og organisere intern kommunikasjon, men alternativene for å strukturere dokumenthåndteringen og automatisere arbeidsflyter er begrensede. I tillegg er Happeos arkitektur tett knyttet til Google Workspace, noe som gjør den mindre fleksibel for de som bruker andre økosystemer, som Microsoft 365.

SharePoint gjør det derimot mulig å tilpasse intranettet til deres spesifikke behov, både når det gjelder innhold og automatisering. Takket være fleksible web-deler, nettsteder dedikert til kommunikasjon og teamarbeid, og integrasjon med Power Platform, er det mulig å skape et dynamisk miljø med funksjoner skreddersydd for hele organisasjonen og de enkelte avdelingene.

I tillegg gjør støtten for Microsoft Graph og SharePoint Framework det mulig å utvikle skreddersydde utvidelser, som integrerer intranettet med CRM-, ERP- og andre typer programvare, også fra tredjepart, som allerede brukes i bedriften.

Prismodellen kan også påvirke valget: Happeo bruker en lisensstruktur basert på antall brukere og funksjonene som er inkludert, noe som gjør det til et attraktivt alternativ for bedrifter som søker en fleksibel løsning.

For de som allerede bruker Microsoft 365, er SharePoint det mest fordelaktige valget, ettersom det er inkludert i lisensene uten ekstra kostnader for intranettfunksjonene.

Oppsummert er Happeo et gyldig alternativ for bedrifter som prioriterer intern kommunikasjon og interaksjon mellom kolleger, men det er ikke designet for strukturert dokumenthåndtering eller avansert integrasjon med andre forretningsprosesser.

SharePoint skiller seg derimot ut ved sin evne til å tilby et komplett og skalerbart intranett, der samarbeid, sikkerhet og styring er sømløst integrert i ett og samme økosystem.

SharePoint vs Jive

Jive har posisjonert seg som en intranettløsning med fokus på sosialt samarbeid, med vekt på interaksjonsdynamikk som fremmer kunnskapsdeling og medarbeiderengasjement i bedriften.

Sammenlignet med Microsoft 365-løsningen dukker det imidlertid opp forskjeller som går utover den enkle tilnærmingen til intern kommunikasjon, og som berører områder som dokumenthåndtering, sikkerhet og integrasjon med eksterne prosesser og systemer.

La oss starte med en kort oversikt: Jive kan defineres som en plattform designet for å gjøre informasjonsutveksling innad i en organisasjon mer sømløs, ved hjelp av et grensesnitt som ligner sosiale medier.

Gjennom diskusjonsgrupper, mikroblogging og et sanntidsstrømsystem gjør det det mulig for brukere å samarbeide i et uformelt miljø, noe som reduserer avhengigheten av mer tradisjonelle interne kommunikasjonskanaler som vanlig e-post. Dette oppsettet gjør den spesielt egnet til å styrke den horisontale kommunikasjonen mellom bedriftens team.

Men også i dette tilfellet, når det gjelder dokumenthåndtering, viser Jive enkelte mangler sammenlignet med SharePoint Online.

Lagringssystemet er basert på innlegg og diskusjoner, noe som gjør det enklere å skape delt innhold, men vanskeligere å opprettholde velorganiserte arkiver og administrere flere versjoner av det samme dokumentet.

Mangelen på et hierarkisk tillatelsessystem er også en betydelig begrensning når det gjelder å håndtere bedriftsdata, ettersom det ikke muliggjør granulær tilgangskontroll.

En annen viktig forskjell ligger i integrasjonen med Microsoft 365-økosystemet:

• Jive fremstår som en uavhengig plattform som krever spesifikke koblinger for å samhandle med eksterne forretningsverktøy
• SharePoint er en del av et enhetlig økosystem der dokumenter, samtaler, møter og prosjektaktiviteter henger sammen

Dette gjør at SharePoint-intranettet fungerer som et operasjonelt knutepunkt, som gir brukerne tilgang til verktøyene, ressursene og informasjonen de trenger uten å stadig måtte bytte mellom applikasjoner.

Også når det gjelder rapportering, integreres SharePoint med produkter som Power BI for å overvåke bruken av intranettet, analysere arbeidsflyter og optimalisere prosesser. Jive tilbyr riktignok funksjoner for å spore engasjement, men har ikke samme nivå av tilpasning og kapasitet for dataanalyse.

La oss nok en gang avslutte denne korte sammenligningen med å fastslå at valget mellom SharePoint og Jive alltid avhenger av deres spesifikke behov. Hvis målet er å gjøre den interne kommunikasjonen mer uformell, kan Jive være en gyldig løsning.

For bedrifter som trenger et komplett intranett, i stand til å håndtere innhold strukturert, integrere produktivitetsverktøy og garantere høye sikkerhetsstandarder, samtidig som det tilbyr spesifikke funksjoner for engasjement, forblir SharePoint det mest egnede valget.

Hvordan hjelper Microsoft oss med å bygge et intelligent intranett?

Det er mulig å skape et smart bedriftsintranett takket være Microsoft 365-teknologiene.

I Microsoft 365-produktpakken (tidligere Office 365) er SharePointi ferd med å bli kjernen i mange tjenester med avanserte funksjoner for å

• administrere dokumentenes livssyklus
• opprette og dele innhold
• lagre data på en sikker måte
• koordinere interne prosesser

SharePoint er derfor den beste plattformen for å skape et intranett og transformere bedriftens produktivitet.

Her er områdene Microsoft utvikler for å berike funksjonaliteten som inngår i den digitale arbeidsplassen, der SharePoint står i sentrum.

1. Engasjement og samarbeid mellom kolleger

Det investeres stadig i samarbeidsplattformer som integreres med intranettet SharePoint Online, og som tilbyr ekstra funksjonalitet for å forbedre samarbeidet og kommunikasjonen i bedriften. Blant disse plattformene må vi nevne Microsoft Teams og Viva Engage (løsningen som overtok Yammers plass på den digitale arbeidsplassen i Microsoft 365).

2. Kobler sammen mennesker, nyheter, kunnskap og applikasjoner

Publiseringssystemet som finnes på SharePoint Online-nettsteder, særlig intranettet, er i stadig utvikling. Med innføringen av Home Sites og nye funksjoner for innholdsoppretting på siden, er det ikke mulig å finne verktøy på markedet som kan konkurrere med SharePoint når det gjelder å skape et intelligent intranett.

3. Kunnskapshåndtering

Vi vil snart se et stort skifte i innholdshåndteringen på intranett, og SharePoint Online leder an i denne transformasjonen med skiftet fra informasjonshåndtering til kollektiv kunnskapshåndtering.

Slik oppretter du et smart intranettsted med SharePoint Online

La oss se på trinnene du må følge for å opprette et intranett med SharePoint. For å opprette bedriftens intranett med SharePoint Online må du først logge deg på microsoft365.com for å åpne SharePoint-applikasjonen og komme til startsiden.

Når du er på startsiden, klikker du på “Opprett nettsted” øverst til venstre.

SharePoint vil spørre deg om du ønsker å opprette et teamområde eller et kommunikasjonsområde.

Hvis du ikke vet forskjellen mellom disse to typene nettsteder, finner du all informasjonen nedenfor. Hvis ikke, kan du gå direkte til neste avsnitt for å gå inn i detaljene om hvordan du bygger opp grunnlaget for intranettet ditt.

Forskjellen mellom et teamnettsted og et kommunikasjonsnettsted i SharePoint

Et team- eller samarbeidsnettsted er utviklet for å forbedre koordineringen og kommunikasjonen mellom brukere som skal jobbe sammen på et prosjekt.

Det inkluderer funksjoner for å administrere dokumentbiblioteker, delt kalender og SharePoint-lister for å fordele arbeidsmengden mellom medlemmene i et team.

Et kommunikasjonsnettsted, derimot, brukes til å dele informasjon med et bredt publikum av brukere, som ikke er begrenset til medlemmene av et enkelt team.

I motsetning til teamnettsteder, som fokuserer på å administrere forretningsprosjekter, fokuserer kommunikasjonsnettsteder på å dele nyheter og informasjon. Intranettet er et tydelig eksempel på dette.

Vi velger derfor å opprette et SharePoint-kommunikasjonsnettsted.

De viktigste trinnene for å opprette et intranett med SharePoint

Når du har valgt alternativet “kommunikasjonsside”, begynner den virkelige prosessen med å opprette intranettet.

For å komme i gang tilbyr Microsoft flere maler som gjør det raskere å opprette et kommunikasjonsnettsted dedikert til:

• Krisehåndtering
• Avdelingsspesifikt innhold
• Personaltjenester og nyheter
• Muligheter og interne opplæringskurs

Dessverre finnes det fortsatt ingen ferdige maler for bedriftens intranett. Rådet er å starte fra bunnen av ved å bruke malen “Blank”.

Nå er det på tide å velge navn på intranettet.

Dette er et viktig skritt, ettersom navnet må kunne styrke merkevaren og samtidig være lett å huske for brukerne.

Her er noen av våre beste tips for å gi intranettet et meningsfylt og minneverdig navn:

• Gjenbruk firmanavnet.Contoso kan for eksempel kalle intranettet "OneContoso" eller "WeContoso" (for å understreke følelsen av samhold og fellesskap), eller velge å kombinere merkevaren med begrepet "intranett", som i dette tilfellet blir "InContoso"
• Referer til formålet med intranettet.I dette tilfellet kan noen eksempler være "MyWorkplace", "Connect", "TheSpot" eller "TheHub" En av kundene våre fulgte dette mønsteret og kalte intranettet vi designet sammen, for "ThePipeline" En annen kunde gjorde et virkelig originalt valg med navnet "Agora"
• Unngå navn som er for lange eller umulige å uttale.Ikke bare vil de være vanskelige å huske, men de vil også gjøre det komplisert å dele intranettadressen.
• La deg inspirere av det bedriften driver med.Et godt eksempel er fra en av våre kunder som jobber i landbrukssektoren, og som bestemte seg for å kalle intranettet "Mandarin" Det sier seg selv hvordan portalen ble tilpasset, med oransje fargetoner og avrundede silhuetter.
• Involver de som skal bruke intranettet.Du kan bruke spørreundersøkelser og spørreskjemaer for å samle inn kollegenes ideer, eller be dem stemme på det navnet de foretrekker blant de navnene som bedriften har foreslått.

Når du har valgt navn på intranettet, vil SharePoint be deg om å skrive en kort beskrivelse av det nye nettstedet og velge standardspråk. Valg av språk er det andre viktige momentet i prosessen med å opprette et intranett, fordi SharePoint ikke gir deg mulighet til å endre det senere.

Så snart du går inn på det tomme nettstedet, anbefaler vi at du velger bedriftens tema for å bruke den riktige fargepaletten på SharePoint-kontroller, etiketter og grafiske elementer. Dette gjør du ganske enkelt ved å

• gå til Innstillinger, øverst til høyre
• klikk på "Endre utseende" -elementet
• velg det temaet du foretrekker

Du kan velge mellom maler som Microsoft tilbyr, og bruke dem som de er for å gjøre opprettelsen av intranettet raskere. Eller du kan velge en mal og tilpasse den, for eksempel for å tilpasse paletten til bedriftens merkevarefarger. Hvis du ønsker mer tilpasning, kan du lage et eget tema fra bunnen av i SharePoint.

Under “Endre utseende” kan du også endre utseendet på:

• Header, med spesifikke innstillinger for layout (minimal, kompakt, standard og utvidet):
  • bakgrunnsfarge, som kan aktiveres eller ikke med en gradert gjennomsiktighet (fargen hentes automatisk fra paletten som er valgt som nettstedets tema)
  • tittel, som skal aktiveres eller ikke
  • logo, som skal lastes opp
• Navigasjonslinje, med spesifikke innstillinger for å legge til/fjerne lenker:
  • legge til/fjerne etiketter (grupper av lenker)
  • lenketre, sette inn underlenker for hovedoppføringer (best å ikke overstige 3 nivåer, for å opprettholde god brukervennlighet)
• Bunntekst

Deretter er det nødvendig å definere innholdet på intranettet, og vi begynner med startsiden.

Velg “Rediger” øverst i høyre hjørne for å komme i gang.

SharePoint Online er et kraftig verktøy for innholdsstyring, som gjør det mulig å plassere et utall forskjellige typer innhold på hver av sidene.

Først kan redaktørene endre antall og formatering av seksjonene som en side består av, for å definere strukturen som skal huse de enkelte innholdsdelene.

Etter at sidestrukturen er satt opp, er det mulig å sette inn webdeler av tekst- og multimedieinnhold som støttes av SharePoint. Blant disse fremhever vi:

• nyheter
• kalender
• organisasjonskart
• powerBI-rapporter
• enkeltbilder eller karuseller
• microsoft Forms spørreskjema
• youTube- eller Microsoft Stream-videoer
• osv.

Webdeler kan utvides med tilpassede funksjoner, slik som de som tilbys i intranettplanene våre.

Basert på prosjekter vi har gjennomført med kundene våre, har vi utviklet mer enn 50 komponenter for å berike funksjonaliteten til SharePoint Online når det gjelder kommunikasjon, samarbeid, produktivitet, kunnskapsdeling og opplæring. I planene våre finnes det for eksempel webdeler for å

• administrere hele dokumentets livssyklus
• finne interne kontakter og bli bedre kjent med kollegene dine
• få tilgang til selskapets favoritt- eller anbefalte arbeidsapper
• søke på ledige stillinger, slik at utvelgelsesprosessen går raskere
• publisere nyheter og kommunikasjon for brukergrupper, ved hjelp av dynamisk grafikk og integrering med Microsoft Teams for å sikre maksimal mottakelse

Uansett om det er standard eller egendefinerte webdeler, må du huske at intranettets webdeler bør velges ut fra kollegenes reelle behov og de prosessene som kjennetegner bedriften din.

Når de nyttige webdelene er lagt inn, gjenstår det bare å opprette, publisere og kontinuerlig oppdatere innholdet på intranettet. Slik at brukernes interesse holdes oppe over tid.

Avslutningsvis har vi laget en tabell som oppsummerer de viktigste trinnene du må følge for å opprette et intranett med SharePoint Online:

Slik oppretter du et intranettsted med SharePoint: de viktigste trinnene du må følge