Hoe maak je een slimme SharePoint-site

Welke kenmerken moet een intranet hebben om als “slim” te worden beschouwd? En hoe bouw je het, stap voor stap, met SharePoint Online?

Om het juiste bedrijfsintranet te bouwen, is het belangrijk om de functies te evalueren die het kan bieden, evenals de integratie met de systemen die al in gebruik zijn en de impact die het kan hebben op de productiviteit. De keuze zou moeten uitgaan naar een systeem waarmee je werkstromen kunt optimaliseren, de samenwerking kunt verbeteren en veilige toegang tot gegevens kunt garanderen, met de flexibiliteit en schaalbaarheid die nodig zijn om de groei van een organisatie te ondersteunen.

In dit artikel bekijken we daarom waarom SharePoint Online de beste oplossing is om een intranet te creëren dat aan deze eisen voldoet, met een vergelijking met de belangrijkste alternatieven op de markt, waaronder Wordpress, Intranet Connections, Drupal, Confluence, Happeo en Jive, en hoe je het concreet stap voor stap bouwt.

Wat is een slim intranet?

Het bedrijfsintranet moet met zorg worden opgebouwd, waarbij je je op verschillende aspecten richt. Van de betrokkenheid van werknemers tot het creëren van content, van services voor mensen tot monitoring en governance. Niets mag worden onderschat als je een succesvol intranet wilt hebben.

Hier vind je een lijst met factoren die een slim intranet vormen.

1. Het is een echt werkhulpmiddel

Het intranet helpt werknemers bij het uitvoeren van hun dagelijkse activiteiten en verhoogt hun productiviteit en welzijn binnen het bedrijf. Dankzij de geavanceerde functies van platforms zoals SharePoint Online kan het intranet worden ontworpen om:

• het zoeken naar informatie te vergemakkelijken
• de communicatie tussen collega's te verbeteren
• content en nieuws te verspreiden die altijd up to date zijn
• de creatie, het delen en het archiveren van documenten te beheren

Als gebruikers geen geldige reden kunnen vinden om het intranet te gebruiken, ofwel omdat het niet de juiste functionaliteiten biedt of omdat er geen training is over hoe je het correct gebruikt, zal het kort na de go-live worden verlaten. Aandacht voor de praktische bruikbaarheid en de gebruiksvriendelijkheid van het intranet is daarom essentieel om te voorkomen dat de middelen die het bedrijf heeft geïnvesteerd verloren gaan.

2. Wordt ontworpen rond de gebruiker

De intranet moet voldoen aan de specifieke behoeften van een bedrijf en de mensen die ervan deel uitmaken. Met de nadruk op functionaliteit is het niet voldoende dat de intranet functies biedt om bedrijfsprocessen eenvoudiger te maken, maar het moet ook het werk van gebruikers ondersteunen met gepersonaliseerde inhoud op basis van hun voorkeuren.

Door SharePoint Online te gebruiken wordt de intranet het centrale punt waar je wereldwijde inhoud voor het hele bedrijf vindt, samen met:

• Nieuws en communicatie die specifiek zijn voor afdeling, locatie of functie
• Updates over initiatieven die voor je interessant zijn
• Interne contactpersonen die relevant zijn voor je behoeften
• Je favoriete applicaties, veelgestelde vragen en documenten

En nog veel meer.

3. Bereikt je gebruikers, waar ze zich ook bevinden

Informatie en kennis zijn essentieel voor een succesvol bedrijf en zouden voor iedereen direct vanaf het eigen bureaublad beschikbaar moeten zijn. Wat je ook doet, waar je ook bent en op elk type apparaat.

De SharePoint-intranet kan worden geïntegreerd met Microsoft Teams om het delen van belangrijk nieuws en essentiële inhoud eenvoudiger te maken via gepersonaliseerde pushmeldingen. Bij intranet.ai hebben we een component ontwikkeld dat precies dit proces ondersteunt, zodat bedrijven kunnen:

• mensen in realtime informeren
• gebruikers betrekken met gerichte meldingen
• de betrokkenheid bij interne communicatie monitoren
• de maximale ontvangst van het belangrijkste nieuws garanderen

4. Helpt je het bedrijf beter te leren kennen

Hoe vaak heb je informatie nodig maar weet je niet bij wie je in het bedrijf terechtkunt om deze te krijgen?

De SharePoint Online-intranet brengt op één plek binnen de digitale werkplek de contactpersonen, documenten, communicatie, diensten en applicaties samen die gebruikers nodig hebben om hun werk zonder onderbrekingen en zonder tijdverlies aan zoekopdrachten te kunnen uitvoeren.

De ​persoonsdirectory​ en het organigram zijn enkele van de functies die wij toevoegen aan de slim intranet van onze klanten, zodat gebruikers hun organisatie beter kunnen leren kennen en meteen collega’s kunnen vinden met de antwoorden op hun vragen.

5. Verbindt mensen

Oké, we weten dat de lijst met medewerkers die beschikbaar is in het intranet helpt om een beter beeld te krijgen van het bedrijf, maar hoe kunnen gebruikers snel contact opnemen met een collega? Hoe kunnen ze met elkaar in contact komen om documenten te delen of samen aan een project te werken?

Opnieuw is de integratie van het SharePoint intranet met Microsoft Teams het antwoord. Teams kan gebruikers namelijk met elkaar verbinden en zo het delen van informatie en updates in realtime optimaliseren.

In de persoonsdirectory van het intranet kunnen gebruikers het Teams-contact van collega’s vinden met wie je moet spreken en hen met één klik bereiken.

We hebben het al gehad over pushmeldingen, maar het is goed om te benadrukken dat dankzij deze functie ook het bedrijf sneller met zijn mensen kan communiceren en hen op de hoogte kan houden van de nieuwste initiatieven en de behaalde resultaten.

6. Maakt samenwerking eenvoudiger

Het is mogelijk om projecten en bedrijfsinitiatieven in het intranet samen te brengen en ze zichtbaar te maken op basis van de behoeften van het bedrijf of de relevantie voor het departement, de rol en de activiteiten van gebruikers.

Het SharePoint Online intranet kan ook snelle toegang bieden tot projectgroepen, met specifieke functies voor samenwerking in realtime en coördinatie van activiteiten.

Tot slot zou elke afdeling zijn eigen ruimte in het intranet moeten hebben.

De bedrijfswebsite kan worden verrijkt met een sectie die is gewijd aan mensen, initiatieven en communicatie die specifiek zijn voor elke afdeling. Op deze manier kunnen de nuttige informatie voor de activiteiten van een afdeling worden verzameld en gedeeld zonder dat ze verdwijnen in de algemene communicatiestroom.

7. Helpt je vinden wat je zoekt

Slechts 1% van de mensen met een intranet in het bedrijf is tevreden over de zoekresultaten.

Wanneer het gebaseerd is op verouderde technologie, kan het intranet niet de juiste ondersteuning bieden die nodig is om de productiviteit en vooral de tevredenheid van eindgebruikers te verhogen. Een hoog ontevredenheidsniveau leidt tot een snel afhaken van het portaal, waarvoor het bedrijf een aanzienlijke hoeveelheid middelen heeft geïnvesteerd.

Kiezen voor een geavanceerd en voortdurend bijgewerkt platform zoals SharePoint Online is echter slechts de eerste stap. De beheerders van het intranet zouden namelijk enkele kerntaken moeten plannen die gericht zijn op het identificeren van verbeterpunten en zo de tevredenheid van gebruikers kunnen verhogen. Onder deze activiteiten benadrukken we:

• Monitoring van zoekopdrachten en terugkerende vragen
• Verzamelen van feedback, met enquêtes en vragenlijsten

Zodra de behoeften van gebruikers zijn vastgesteld, is het mogelijk om het intranet te verrijken met nieuwe inhoud en functies die het werk van iedereen in het bedrijf ondersteunen.

Het intranet is niet alleen een interne site voor bedrijfsnieuws.Het is een netwerk van mensen dat het tot leven brengt, het gebruikt, het leest, het verrijkt, het laat groeien en er elke dag voor zorgt. Het is de digitale versie van je werkplek.[Giuseppe Marchi - Microsoft MVP]

8. Biedt dagelijkse nuttige diensten

Zoekfuncties zijn onmisbaar als je optimaal wilt werken. Daarom is het slim intranet van SharePoint het beste hulpmiddel om:

• aanvraagformulieren beschikbaar te stellen
• toegang te krijgen tot diensten en kortingsregelingen

9. Maakt het mogelijk je persoonlijkheid te uiten

Het succes of falen van een organisatie is altijd gebaseerd op de bedrijfscultuur en op de manier waarop mensen worden gewaardeerd.

Het slim intranet zou alle leden van de organisatie in staat moeten stellen om hunvaardighedenen kennis te delen, zodat ze zich bij collega’s kunnen laten kennen. HR kan bovendien de gedeelde informatie raadplegen om nieuwe carrièremogelijkheden voor te stellen of om kandidaten voor openstaande functies te selecteren uit de mensen die al in de organisatie aanwezig zijn.

10. Betrekt de gebruikers

Als de betrokkenheid hoog is, stijgen de productiviteit en het welzijn. Daarom zou het slim intranet naast praktische functies ter ondersteuning van dagelijkse activiteiten ook ervaringen moeten bieden die gericht zijn op betrokkenheid, zoals gamification.

Gamification stelt mensen in staat om deel te nemen aan competities, spelletjes en gedeelde activiteiten die de relatie met collega’s verbeteren, maar niet alleen dat.

Binnen het slim intranet kunnen deze ervaringen worden gebruikt om interne opleidingen aantrekkelijker te maken dankzij quizzen en wedstrijden met prijzen.

11. Wordt zonder problemen geadopteerd

De adoptie van een slim intranet is eenvoudiger en sneller.

Gebruikers moeten beschikken over hulpmiddelen waarmee ze de waarde kunnen begrijpen van de functies die je ter beschikking stelt. Training speelt daarom een cruciale rol bij de adoptie van het intranet, en een slim intranet zoals dat van SharePoint Online kan:

• Webinarsen trainingsinhoud
• Live-evenementen met Q&A-sessies
• Rondleidingen om de afzonderlijke functies te verdiepen

12. Ondersteunt data-analyse

Hoe weet je of het intranet goed werkt of niet? Helpt het het bedrijf echt of heeft het nog veel beperkingen? Kunnen gebruikers vinden wat ze nodig hebben?

De logboeken van SharePoint Online en de controlemogelijkheden van Office 365 helpen je om deze vragen te beantwoorden. Maar ze zijn niet voldoende.

Om alle details te kennen over de werking en de effectiviteit van het intranet, heb je native hulpmiddelen nodig om de activiteiten van gebruikers te traceren en te begrijpen of de site daadwerkelijk bijdraagt aan hun productiviteit.

13. Ondersteunt het leiderschap

In het tijdperk van digitalisering hebben bedrijfsleiders een overvloed aan innovatieve technologieën tot hun beschikking om:

• teams te coördineren
• de fase van onboarding te beheren
• belangrijke inzichten te verkrijgen voor het nemen van beslissingen
• direct en constructief te communiceren met collega's

Met het intranet kunnen leden van het management snel communiceren met alle mensen in het bedrijf en hun feedback ontvangen zonder een enkele e-mail te sturen of een telefoontje te plegen.

De integratie van SharePoint met de samenwerkingsplatforms van Microsoft, zoals Microsoft Teams, kan bovendien het organiseren van videogesprekken en live streaming-evenementen vereenvoudigen. Om alle gebruikers bij de bedrijfsinitiatieven te betrekken, waar ze zich ook bevinden.

Slim intranet: belangrijkste doelstellingen

Wat betekent het om een slim intranet voor je bedrijf te hebben? Voordat je onze visie verder verkent en ontdekt hoe je met SharePoint Online een echt slim intranet kunt creëren, is het belangrijk om te weten welke doelstellingen het intranet moet bereiken zodat het bedrijf ze kan monitoren en de effectiviteit van de investering kan evalueren.

De kerndoelstellingen van het intranet kunnen als volgt worden samengevat:

• Grotere betrokkenheid van gebruikers
• Betere productiviteit en welzijn binnen het bedrijf
• Hogere winstgevendheid en concurrentiekracht van het bedrijf

De resultaten van een slim intranet

• Het betrekt de gebruikers
• Het verbetert de productiviteit
• Het verhoogt de concurrentiekracht

“Een sterk betrokken personeelsbestand is het verschil tussen een bedrijf dat zijn concurrenten overtreft en een bedrijf dat niet weet te groeien”. [bron]

87% van de werknemers wereldwijd is niet betrokken op de werkplek. Een belangrijk gegeven als je bedenkt dat de bedrijven die er wel in slagen mensen te betrekken bij hun activiteiten en initiatieven hun concurrenten met 147% overtreffen in termen van gegenereerde winst.

Nieuwe technologieën zoals het slim intranet van SharePoint Online, geïntegreerd met de digitale werkomgeving van Microsoft 365, bieden bedrijven de kans zich te onderscheiden van de concurrentie dankzij hogere productiviteit en meer welzijn voor werknemers.

Zo werkt het:

• Met een slim intranet wordt interne communicatie aantrekkelijker dankzij de functionaliteiten van SharePoint voor contentbeheer en de integratie met platforms voor samenwerking en employee experience, zoals Microsoft Teams, Forms en Viva.
• Als mensen betrokken zijn en het intranet diensten van hoge kwaliteit biedt, stijgt de productiviteit. Je bent meer gemotiveerd en je kunt tijd besparen bij het zoeken naar contactpersonen, documenten en alle informatie die je nodig hebt om je werk te doen.
• Hoe groter de tijdsbesparing, hoe hoger de totale winstgevendheid van het bedrijf.

Hoe beoordeel je de resultaten van je intranet?

Om te beoordelen hoe het intranet de productiviteit van je bedrijf heeft verhoogd, kun je verschillende kwantitatieve KPI’s instellen.

Onder de directe KPI’s kun je monitoren:

• Aantal weergaven per afzonderlijke pagina
• Aantal unieke gebruikers dat het intranet heeft bezocht
• Aantal sessies en duur van de afzonderlijke sessies
• Aantal gepubliceerde, gezochte en bekeken contentitems
• Interactie met bedrijfscommunicatie, tussen likes en reacties

Onder de indirecte KPI’s vinden we:

• Aantal verzoeken dat bij de bedrijfshelpdesk binnenkomt
• Aantal e-mails dat aan collega’s wordt gestuurd om informatie te vragen

Een slim intranet-site maken: de overwegingen om geen fouten te maken

Om een echt slim intranet te maken dat in staat is de doelen te bereiken die het bedrijf heeft vastgesteld, zijn er enkele overwegingen die je tijdens de ontwerpfase moet maken. Het is een delicate fase die door de meeste bedrijven wordt genegeerd, maar die van groot belang blijkt te zijn om de effectiviteit van het intranet te waarborgen en zo de investering te maximaliseren.

Om je te helpen fouten te vermijden bij het maken van je intranet, is hier wat je in gedachten moet houden.

Hoe je een bedrijfsintranet ontwerpt

1. Analysefase

De analysefase vertegenwoordigt 70% van het succes van een intranetproject. Dit is de meest delicate fase, omdat hierin het intranetmodel wordt gedefinieerd dat in staat is om aan de specifieke bedrijfsbehoeften en strategische doelstellingen te voldoen. Gewoonlijk omvat de analysefase drie activiteiten:

• Analyse van de bedrijfscontext en cultuur
• Analyse van de doelstellingen die je wilt bereiken (productiviteit, welzijn, enz.)
• Analyse van de eindgebruiker en identificatie van de belangrijkste behoeften

1.1 Analyse van de context

Deze eerste activiteit omvat:

• analyse van de operationele en strategische plannen die ten grondslag liggen aan de interne processen;
• analyse van de missie en de waarden die de bedrijfscultuur vormen;
• analyse van de huidige communicatiestrategie.

Als het bedrijf al over een intranetportaal beschikt, is het nuttig om te analyseren welke functionaliteiten het vaakst door gebruikers worden gebruikt om te begrijpen hoe je de aangeboden diensten en inhoud kunt verbeteren.

Op deze manier kun je een duidelijk eerste beeld krijgen van hoe je een intranetnetwerk ontwerpt dat de bedrijfscultuur respecteert en dat een geschikte ondersteuning vormt voor de activiteiten van het personeel.

1.2 Analyse van de doelstellingen

De analyse van de doelstellingen dient om de functionaliteiten van het intranet af te stemmen op de strategieën en doelstellingen die het bedrijf wil realiseren.

Zodra de strategische doelstellingen zijn vastgesteld, is het nodig om de operationele doelstellingen te definiëren. In de praktijk zijn dit de vragen waarop deze analysetaak moet antwoorden:

• Welke tools zou het bedrijfsintranet moeten aanbieden?
• Hoe kan het intranet de individuele activiteiten en groepsactiviteiten ondersteunen?
• Wat heeft het bedrijf nodig om de communicatie met de medewerkers te verbeteren?

1.3 Analyse van de eindgebruiker

Het intranet bestaat uit mensen.

De eindgebruiker kennen betekent weten welke functionaliteiten, inhoud en diensten je in het intranet moet aanbieden om iedereen in het bedrijf in staat te stellen het werk zo goed mogelijk uit te voeren.

De analyse van de doelgroep wordt vaak onderschat, omdat bedrijven de echte behoeften van medewerkers als vanzelfsprekend beschouwen. Helaas leidt het ontbreken van een analyse van de eindgebruiker tot de creatie van een “onnuttig” of weinig effectief intranet zonder gepersonaliseerde oplossingen.

Maar hoe identificeer je de behoeften van de gebruikers?

Hier zijn enkele tools die we aanraden te gebruiken.

Focusgroepen en vragenlijsten

Om een grondige analyse van de mensen in het bedrijf uit te voeren, kun je op twee verschillende maar complementaire manieren te werk gaan. We hebben het over focusgroepen en vragenlijsten.

Focusgroepen zijn een techniek van kwalitatief onderzoek waarbij een kleine groep mensen betrokken is, meestal tussen 6 en 12 deelnemers. De discussie wordt geleid door een moderator (meestal een van de personen die zich bezighoudt met het ontwerp van het intranet), die het gesprek begeleidt door een reeks vooraf voorbereide vragen voor te leggen.

Het doel is om meningen, percepties, ideeën en feedback te verzamelen van de deelnemers in een interactieve context. Deze methode maakt het mogelijk om diepgaand inzicht te krijgen in de motivaties, houdingen, ervaringen en gedragingen van mensen, waarbij inzichten naar voren komen die mogelijk niet aan het licht zouden komen met andere onderzoekstechnieken zoals enquêtes of individuele interviews.

Terwijl focusgroepen je in staat stellen om de eindgebruiker te leren kennen via dynamische interacties en begeleide discussies, bieden vragenlijsten kwantitatieve gegevens die op grotere schaal kunnen worden geanalyseerd.

Ze maken het namelijk mogelijk om specifieke en gestructureerde informatie te verzamelen van een groot aantal respondenten, waardoor het mogelijk wordt om trends, gedragsmodellen en gemeenschappelijke behoeften te identificeren die het intranet kan helpen vervullen.

Wanneer je een vragenlijst opstelt tijdens de ontwerpfase van een intranet, is het belangrijk om te benadrukken dat je geen vragen moet stellen over het intranet zelf, maar vragen moet stellen over het werk van mensen. Zo kun je belangrijke informatie krijgen over de gemiddelde IT-kennis, de favoriete apparaten en de applicaties die worden gebruikt om dagelijkse activiteiten uit te voeren.

Interviews

Interviews zijn nuttig om directere feedback en persoonlijkere inzichten te krijgen dan de resultaten die je met focusgroepen en vragenlijsten verzamelt. Het kan nuttig zijn om een reeks interviews te organiseren nadat je een demo van het intranet beschikbaar hebt gesteld, met een steekproef van de gebruikers die het prototype hebben getest.

Het startpunt voor je bedrijfsintranet is een goede vragenlijst: download onze vragenlijst om erachter te komen hoe je je slim intranet kunt creëren of verbeteren op basis van de behoeften en interesses van iedereen in het bedrijf.

2. De verandering plannen

Vandaag is het niet meer mogelijk om een digitaal project zonder plan te starten, zeker niet als een project zoals dat voor het creëren van je intranet de dagelijkse routine van alle medewerkers zal veranderen.

Een plan hebben betekent kiezen welke collega’s je bij de ontwerpfase betrekt, hetbudget bepalen dat beschikbaar is en decommunicatie en trainingsstrategie definiëren om de adoptie van je intranet te garanderen.

Alles moet vooraf worden beslist om verrassingen tijdens het project te vermijden.

Om deze reden raden we aan om:

• Het team samen te stellen dat verantwoordelijk is voor het ontwerp.
• De functionaliteiten en middelen te evalueren die je in je intranet wilt opnemen om een realistisch budget vast te stellen.
• De communicatiemiddelen te identificeren die mensen in het bedrijf verkiezen, de voordelen die het nieuwe intranet hen biedt en de ontbrekende IT-vaardigheden, om zo een correcte interne communicatie en trainingsstrategie te definiëren.
• De verzameling van feedback van gebruikers en de ontwikkeling van het project voortdurend te monitoren.

3. De tools selecteren die je ter beschikking stelt

We hebben al gezien waarom de analysefase essentieel is bij het ontwerpen van je bedrijfsintranet. Naast de nuttige informatie die kan worden verzameld, helpt de analysefase te begrijpen welke tools onmisbaar zijn voor je intranet, afhankelijk van de voorkeuren van gebruikers en wat zij nodig hebben om hun werk zo goed mogelijk te doen.

Het definiëren van de “Killer App” is daarom een belangrijke stap om een nuttig intranet te creëren en de interesse en adoptie van alle mensen in het bedrijf te garanderen.

Na jarenlange ervaring in de ontwikkeling van intranetten hebben we enkele functionaliteiten gecreëerd die helpen om dit doel te bereiken. Hieronder vind je enkele voorbeelden van onze webparts die de rol van Killer App vervullen:

• Webpart omopenstaande functies te publiceren en je erop te laten solliciteren, gebruikmakend van het persoonlijke profiel in het SharePoint-intranet.
• Webpart voor hetsnel reserveren van ruimtes en middelen, van bureaus tot parkeerplaatsen.
• Webpart om posts van deLinkedIn-, Facebook-, Instagram- en TikTok-profielen van het bedrijf opnieuw te delen.

4. De juiste monitoringtools adopteren

Het bepalen van doelen en KPI’s is niet genoeg om het succes van het intranet te garanderen. Je moet de resultaten continu monitoren om de effectiviteit van je investering nauwkeurig te beoordelen en te begrijpen hoe je het intranet kunt verbeteren om de betrokkenheid van gebruikers en de collectieve productiviteit te vergroten.

Er bestaan heel wat tools waarmee je de prestaties van het intranet kunt volgen, sommige zelfs geïntegreerd in SharePoint.

Maar het is niet zo eenvoudig om de resultaten van een intranetproject op de juiste manier te monitoren. Slechts weinig van de beschikbare tools bieden een gedetailleerd overzicht van wat echt belangrijk is: hoeveel en op welke manier het intranet binnen het bedrijf wordt gebruikt.

Om onze klanten te helpen nuttige inzichten te verkrijgen om het samen gebouwde intranet te blijven verbeteren, hebben we Intranet Analytics ontwikkeld. Onze component dient om de effectiviteit van de Microsoft 365 digital workplace en het SharePoint intranet te meten, met gedetailleerde rapportages over het gedrag van gebruikers.

Het maakt het dus mogelijk om de analysemogelijkheden van SharePoint uit te breiden om informatie te verkrijgen zoals:

• weergaven van afzonderlijke pagina's
• duur van afzonderlijke sessies
• gebruikte zoekwoorden
• toegang tot documenten
• etc.

Bovendien integreert onze functionaliteit metGoogle Analyticsen andere tools van derden voor een nog diepere analyse van het intranet.

5. De governance-strategie definiëren

De dag na de go-live van het intranet begint het governanceplan.

Om deze fase succesvol aan te pakken, is er een lijst met acties die in je governanceprogramma moeten worden opgenomen. In grote lijnen raden we aan om vooraf te bepalen:

• De opties voor externe sharing voor elke site.
• De manieren om acties van externe gebruikers te volgen.
• De procedures voor het provisioning van nieuwe contentgebieden in het intranet.
• De machtigingen die aan interne bedrijfsgebruikers moeten worden toegewezen.

Waarom kiezen voor SharePoint als bedrijfsintranet?

Steeds meer bedrijven moeten steeds complexere processen beheren, zowel operationeel als op het gebied van communicatie en samenwerking tussen de betrokken partijen.

Het bedrijfsintranet is juist ontstaan als oplossing voor deze problemen, omdat het de mensen in het bedrijf één plek biedt om documenten te vinden, ideeën te delen en gedeelde activiteiten met collega’s te beheren.

Naast het verminderen van inefficiënties door de uitwisseling van informatie via e-mail of andere traditionele, losstaande kanalen, maakt een intranet kennisbeheer vloeiender, waardoor gebruikers de gegevens die ze nodig hebben kunnen ophalen, raadplegen en bijwerken zonder tijd te verliezen met zoeken en zonder afhankelijk te zijn van andere mensen.

Een intranet adopteren betekent ook dat het bedrijf een werkomgeving kan creëren waarin teams en afdelingen gemakkelijk kunnen afstemmen op cross-functionele projecten, zonder steeds achter documentversies aan te hoeven, vaak dubbel aanwezig in persoonlijke archieven.

Een aanpak die dus voordeliger is voor elk bedrijf, ongeacht de omvang en ongeacht het doel dat moet worden bereikt, van de behoefte om zich beter te structureren tot de wens om de betrokkenheid bij interne initiatieven en strategieën te vergroten.

Als je nadenkt over hoe je een modern intranet realiseert dat aan deze en andere eisen voldoet, moet je weten dat SharePoint Online al jarenlang een centrale rol speelt in de markt.

Het platform, een integraal onderdeel van Microsoft 365, biedt team- en communicatiesites en werkt synergetisch samen met andere tools die zijn ontworpen voor bedrijfsproductiviteit, zoals Microsoft Teams, OneDrive en Outlook. Het voorziet zo in de behoefte aan niet slechts één product, maar een verenigd ecosysteem waarmee je het intranet en de digitale werkplek kunt creëren.

In tegenstelling tot andere oplossingen is SharePoint bovendien ontstaan met een enterprise-roeping, met hoge garanties op het gebied van schaalbaarheid en beveiliging.

SharePoint heeft een leiderschapspositie veroverd, deels dankzij de mogelijkheden voor documentbeheer, die niet beperkt zijn tot eenvoudige opslag, maar ook versiebeheer, co-authoring en granulaire controle over gebruikersrechten omvatten.

Het wordt ook bijzonder gewaardeerd vanwege de vele opties om pagina’s en sites te personaliseren, en vanwege het gemak waarmee je verbinding kunt maken met alle Microsoft 365-diensten.

De directe koppeling met de Power Platform maakt het bijvoorbeeld mogelijk om werkstromen te automatiseren (met Power Automate) en apps op maat te bouwen (met Power Apps), waardoor het intranet een actief onderdeel wordt bij het optimaliseren van interne processen. Maar dat is niet alles.

Een intranet op basis van SharePoint ondersteunt het werk van wie de informatie moet organiseren en de bedrijfsmiddelen moet beheren. Allereerst maakt het platform het mogelijk om sites en documentbibliotheken te modelleren in lijn met de structuur van de verschillende afdelingen, waarbij verantwoordelijkheden en toegangsniveaus duidelijk worden vastgelegd.

Bovendien vermindert een geavanceerde zoekmachine (die ook kan worden uitgebreid met de aangepaste componenten van intranet.ai) het tijdverlies door het gebruik van slecht geïntegreerde mappen of archieven.

Voor organisaties die de interne cultuur willen versterken, biedt SharePoint ten slotte tools zoals nieuwspagina’s, live events en thematische communities vanuit Viva Engage, waardoor alle mensen in het bedrijf kunnen interacteren zoals op een gewoon sociaal netwerk. Het enige verschil is dat de interactie hier uiteraard zonder risico’s voor de gedeelde gegevens plaatsvindt.

Zoals hierboven al aangegeven, maakt de modulaire ontwikkelomgeving van SharePoint het mogelijk om kant-en-klare componenten toe te voegen of eigen webparts te maken. Dit zorgt voor een hoge mate van flexibiliteit.

Een intranet moet zich immers kunnen aanpassen aan de behoeften van een bedrijf, vooral als het gaat om een aantal belangrijke processen.

Het al genoemde geavanceerde documentbeheer is bijvoorbeeld een hoeksteen van elk goed intranet. Het gaat niet alleen om het bewaren van bestanden in een repository, maar om ervoor te zorgen dat mensen snel toegang hebben tot de informatie die ze nodig hebben, met de zekerheid dat ze altijd met de meest recente versie van een document werken. In een systeem als SharePoint zorgen geïntegreerd versiebeheer en co-authoring ervoor dat teams tegelijkertijd aan dezelfde bestanden kunnen werken, waardoor fouten en duplicaten worden verminderd.

Bovendien wordt samenwerking vereenvoudigd door de mogelijkheid om aangepaste automatiseringen te maken, activiteiten bij te houden en collega’s in realtime te informeren over wijzigingen in gedeelde documenten.

Wat betrokkenheid betreft, zou een intranet functies moeten integreren zoals nieuwsfeeds en discussiegebieden, samen met de mogelijkheid om de gesprekken te “volgen” die het meest relevant zijn voor eigen interesses.

Dankzij de native integratie van SharePoint met Viva Engage (de opvolger van het bekende Yammer) kunnen alle gebruikers updates en berichten plaatsen, lopende initiatieven becommentariëren en successen of moeilijkheden delen met de community om de juiste steun te vinden. Zo ontstaat een informeel maar veilig kanaal om te communiceren, wat leidt tot een groter gevoel van verbondenheid met de eigen organisatie.

Een modern intranet zou de mogelijkheid moeten bieden om design en content te personaliseren, met behoud van de samenhang met de visuele identiteit en waarden van het bedrijf. Dankzij de branding-opties kun je met SharePoint themakleuren, logo’s en kleurenpaletten instellen om het merk te versterken en de navigatie op de sites aangenamer te maken.

Maar personalisatie beperkt zich niet tot esthetiek: het kan ook het maken van secties en webparts omvatten die gewijd zijn aan specifieke interessegebieden, zoals HR, commerciële aankondigingen of FAQ’s per afdeling. Elke afdeling kan zo zijn eigen “mini-startpagina” beheren, met content die aansluit bij de behoeften van het eigen personeel.

Op het gebied van beveiliging, een fundamenteel en uiterst gevoelig thema in deze tijd, erft SharePoint de beveiligingsmaatregelen van het Microsoft 365-ecosysteem, waaronder rechtenbeheer op site- of bestandsniveau en Data Loss Prevention-beleid dat bedoeld is om verspreiding van gevoelige informatie buiten de organisatie te voorkomen.

Kortom, SharePoint lijkt aan elke behoefte te kunnen voldoen.

Toch is het, zoals we ons kunnen voorstellen, niet de enige oplossing op de markt voor het creëren van een intranet. Het kan daarom nuttig zijn om het vlaggenschipproduct van Microsoft te vergelijken met de belangrijkste concurrenten, om samen te begrijpen of SharePoint ook uitblinkt als het niet alleen op de markt is.

SharePoint vs de alternatieven voor het intranet

SharePoint is niet het enige platform op de markt om een bedrijfsintranet te bouwen: WordPress, Intranet Connections, Drupal, Confluence, Happeo en Jive behoren tot de meest voorkomende alternatieven, elk met een eigen benadering van communicatie, samenwerking en documentbeheer. Laten we per geval bekijken hoe ze zich verhouden tot SharePoint, om te begrijpen wanneer dit laatste de solidere keuze blijft en wanneer de alternatieven zinvol kunnen zijn.

SharePoint vs Wordpress

Zodra je begrijpt wat een intranet moet bieden om als modern te worden beschouwd, stellen veel bedrijven zich een vraag: kun je beter kiezen voor een oplossing als SharePoint Online, gericht op zowel communicatie als bedrijfsprocessen, of voor een CMS als WordPress, bekend om het gebruiksgemak en de grote ontwikkelaarscommunity?

De vergelijking tussen de twee platforms onthult verschillen die verder gaan dan het puur technische aspect en betrekking hebben op contentbeheer, samenwerking en integratie met andere applicaties.

Laten we de details eens bekijken.

WordPress, ontstaan als blogsysteem, is uitgegroeid tot een van de meest gebruikte contentbeheeroplossingen ter wereld.

Het succes ligt in het gemak van installatie en de rijke beschikbaarheid van thema’s en plugins, waarmee je de gebruikerservaring met een breed scala aan functies kunt personaliseren. Met het oog op een intranet is het mogelijk om WordPress om te vormen tot een bedrijfsportaal, waar gebruikers nieuws kunnen lezen, documenten kunnen downloaden en met bepaalde afgeschermde gebieden kunnen interacteren.

De oorspronkelijke opzet van WordPress, bedoeld voor openbare websites, kan echter beperkingen hebben als het gaat om complexe workflows of granulaire rechten voor het lezen en bewerken van bestanden. Ook samenwerking tussen collega’s vereist vaak de installatie van plugins, wat een niet te onderschatten inspanning betekent op het gebied van integratie en voortdurende updates.

Hoewel er extensies bestaan om documentbeheerlogica te implementeren, is de architectuur van WordPress bovendien niet nativief ontworpen om te integreren met een productiviteitsecosysteem voor bedrijven, zoals wel het geval is met Microsoft 365.

SharePoint is daarentegen ontstaan om aan de uiteenlopende bedrijfsbehoeften te voldoen, van vloeiende en veilige samenwerking tot documentbeheer op grote schaal. Met zijn lijsten en bestandsverzamelingen biedt het elke afdeling een gecentraliseerde repository, waarin versiebeheer, co-authoring en goedkeuringsworkflows kunnen worden toegepast volgens de logica van de eigen organisatie.

Vanuit integratieoogpunt biedt het van nature een aanzienlijk voordeel, aangezien het een integraal onderdeel is van Microsoft 365. Dit betekent dat het SharePoint-intranet zonder plugins of andere externe koppelingen kan communiceren met alle bedrijfsmiddelen, van de documentrepository tot de applicaties op de Power Platform, wat een omgeving oplevert waarin gegevensdeling en procesuitvoering gesynchroniseerd zijn.

Wie kiest voor WordPress als intranetoplossing moet rekening houden met een constante inspanning bij het configureren van plugins voor beveiliging (om veelvoorkomende aanvallen op sites te voorkomen) en rechtenbeheer. Deze plugins kunnen extra functies bieden, maar tegen de prijs van een grotere onderhoudscomplexiteit.

Bovendien dwingt het ontbreken van een native integratie met een intelligent documentbeheersysteem tot het introduceren van externe componenten voor versiebeheer en co-authoring, wat een fragmentatie van de interfaces veroorzaakt.

Terwijl WordPress dus geschikt lijkt wanneer je een representatieve website of een vrij eenvoudig intern blog wilt maken, biedt SharePoint de mogelijkheid om een bedrijfsintranet te creëren dat solide is geïntegreerd met de meest geavanceerde systemen voor productiviteit, documentbeheer en automatisering binnen het Microsoft-ecosysteem.

SharePoint vs Intranet Connections

Laten we naar het tweede alternatief voor SharePoint Online gaan: Intranet Connections, een oplossing gericht op engagement en het snel creëren van portalen.

In het aanbod van Intranet Connections vinden we sociale functies die gericht zijn op het delen van nieuws, het publiceren van berichten en het maken van interne enquêtes. Het doel is een gebruiksvriendelijke omgeving te creëren, waarin collega’s op een intuïtieve manier met bedrijfscontent kunnen interacteren, zonder specifieke technische kennis nodig te hebben.

Intranet Connections biedt een reeks voorgeconfigureerde modules, zoals een evenementenkalender, aankondigingenborden en repositories voor interne beleidsdocumenten. Het gaat om componenten waarmee je relatief snel een intranet kunt opzetten (vergelijkbaar met de oplossing van intranet.ai), met een strakke lay-out en bijzondere aandacht voor de grafische vormgeving.

Wanneer je echter de functies voor documentbeheer bekijkt, komt het echte verschil tussen Intranet Connections en meer complete oplossingen zoals SharePoint naar voren.

Intranet Connections ondersteunt weliswaar het maken van opslagruimtes en het publiceren van bestanden in verschillende secties, maar het platform is niet ontworpen om complexe goedkeuringsworkflows of ingewikkelde rechtenstructuren voor afzonderlijke documenten te ondersteunen.

Voor bedrijven die werken met documenten die voortdurend worden herzien, of waarbij meerdere afdelingen tegelijk aan hetzelfde bestand samenwerken, kan het ontbreken van functies zoals versiebeheer en co-authoring een groot obstakel vormen.

Ook de integratie met externe productiviteitsapplicaties is minder vanzelfsprekend.

Het platform is namelijk niet bedoeld om te functioneren binnen een breder ecosysteem (zoals bij SharePoint met Microsoft 365) en biedt daarom geen native realtime-bewerkingsfuncties (zoals tussen SharePoint en Teams) of een automatische afstemming van mailboxen met persoonlijke agenda’s (zoals tussen SharePoint en Outlook).

Deze tekortkomingen benadelen bedrijven die het intranet willen omvormen tot een operationele hub, waarin interne communicatie en documentbeheer nauw met de processen verbonden zijn.

Als we de systemen vergelijken, zien we dat SharePoint een ruimer aanbod aan functies heeft, met name op het gebied van samenwerking. Het gaat om de mogelijkheid om een gearticuleerde hiërarchie van sites en documentbibliotheken te beheren, en om volledig gebruik te maken van de native integratie met Microsoft 365.

Als een bedrijf goedkeuringsworkflows en realtime co-authoring wil garanderen, maakt SharePoint het mogelijk om automatisch versiebeheer, het terughalen van eerdere bestanden en bewerkingsblokkades in te stellen, waardoor conflicten drastisch worden verminderd.

Deze instelling gaat gepaard met beveiligingstools zoals vertrouwelijkheidslabels en het auditen van kritieke acties, die de beheersbaarheid van het intranet verder versterken.

Intranet Connections richt zich daarentegen vooral op het gebruiksgemak in relatie tot interne communicatie, zonder de meer complexe scenario’s van documentbeheer en procesautomatisering volledig te dekken.

Terwijl Intranet Connections dus functioneel kan zijn voor het creëren van bedrijfsportalen met een informatief doel, stelt SharePoint je in staat om het gebruik van het intranet ver op te schalen voorbij het eenvoudig delen van content, en het om te vormen tot een meer samenwerkingsgerichte innovatiemotor.

SharePoint vs Drupal

Drupal behoort tot de bekendste en meest gewaardeerde enterprise-CMS-systemen, dankzij de uitgebreide personalisatiemogelijkheden en de soliditeit van de open source community die het ondersteunt.

De reputatie is gebaseerd op het feit dat het een modulair en sterk personaliseerbaar systeem is, geschikt om complexe websites en applicaties te ondersteunen die een hoge mate van interactiviteit vereisen. Dankzij het flexibele framework kiezen bedrijven en instellingen er vaak voor om grote portalen te bouwen, met goed gedefinieerde publicatieworkflows en een aanzienlijk aantal gebruikers.

Een ander sterk punt ligt in het vermogen om content te structureren op basis van specifieke typen (content types), waaraan aangepaste velden en taxonomieën kunnen worden gekoppeld.

Deze kenmerken maken Drupal een “enterprise-ready” CMS, bijzonder geschikt voor projecten gericht op communicatie met een extern publiek of voor platforms die aanzienlijke maatwerkontwikkeling vereisen.

Maar terwijl de open source-benadering vrijheid en controle over de code biedt, brengt dit ook grotere verantwoordelijkheden met zich mee op het gebied van beveiliging, patches en periodieke updates. In veel gevallen moeten bedrijven een toegewijd team samenstellen of een beroep doen op gespecialiseerde partners om het onderhoud van de infrastructuur en de juiste integratie met andere diensten te waarborgen.

Op het gebied van intranetten behoudt Drupal enkele voordelen dankzij zijn flexibele aard. Zo is het relatief eenvoudig om aangepaste functies voor de behoeften van een afdeling te ontwikkelen of single sign-on met bedrijfsauthenticatiesystemen te integreren.

Bovendien maakt de brede beschikbaarheid van modules het mogelijk om sociale componenten toe te voegen of goedkeuringsworkflows te maken, hoewel dit vaak het gecombineerde gebruik van meerdere plugins en een niet-triviale aanpassing vereist.

Wanneer je echter in de context van een intranet blijft, kunnen de behoefte om in realtime met collega’s samen te werken en een enorme hoeveelheid informatie te beheren enkele beperkingen aan het licht brengen.

Drupal biedt standaard niet hetzelfde niveau van controle en structurering dat native door SharePoint Online wordt geboden. Ook het creëren van een ecosysteem dat nauw geïntegreerd is met mail, agenda en videoconferentietools verloopt niet vanzelf: vaak moeten aangepaste connectoren worden ontwikkeld of moet je vertrouwen op modules van derden.

Op het moment dat gebruikers intuïtieve en geïntegreerde ervaringen verwachten, kan het investeren van tijd en middelen om de Drupal-modules aan elkaar te knopen minder effectief blijken dan een platform dat al is ontworpen om bestanden, agenda’s en werkstromen in één enkel systeem te coördineren.

In vergelijking met Drupal profileert SharePoint zich als een omgeving die al is voorbereid op samenwerking, dankzij de nauwe band met Microsoft 365. De kern van dit verschil ligt in het documentbeheer en de mogelijkheid om cross-functionele processen te orkestreren.

Een bedrijf hoeft dus niet vanaf nul de basisfuncties voor samenwerking te ontwikkelen, omdat alle bouwstenen al bestaan om intranetten te creëren die zijn toegesneden op de behoeften van elk project, zonder een groot aantal externe integraties nodig te hebben.

Op het gebied van beveiliging en compliance profiteert SharePoint bovendien van de oplossingen die op tenantniveau worden geboden, waaronder gegevensclassificatie in Microsoft 365, auditlogs en vertrouwelijkheidslabels die geen deel uitmaken van maatwerkontwikkeling, maar van het cloudplatform zelf.

Kiezen voor SharePoint betekent dus profiteren van een as-a-service systeem in de onlineversie ervan, waarbij de verantwoordelijkheid voor de infrastructuur, de software-updates en het onderhoud van de beveiliging op datacenterniveau bij Microsoft wordt gelegd. Bij Drupal, vooral bij on-premise-installaties, moet het bedrijf zelf servers, patches en back-ups beheren.

SharePoint vs Confluence

Confluence van Atlassian is een vrij verspreid alternatief, met name onder bedrijven die Jira en andere tools uit dezelfde suite gebruiken: de wiki-gebaseerde interface is ontworpen voor collaboratieve documentatie, maar biedt geen gestructureerd documentbeheersysteem en geen native integratie met Outlook, Teams of Power Platform zoals SharePoint. Als het doel is om werkstromen te centraliseren en de datagovernance te consolideren in één intranet, blijft SharePoint de meest complete en schaalbare oplossing. De uitgebreide vergelijking, met alle details over functies en use cases, vind je in ons eigen artikel over SharePoint vs Confluence.

SharePoint vs Happeo

Happeo heeft zich gevestigd als een van de belangrijkste alternatieven voor het creëren van een intranet, als sociaal gerichte oplossing ontworpen voor integratie met Google Workspace.

De vergelijking met de Microsoft 365-oplossing laat een andere benadering van communicatie en documentbeheer zien, met interessante inzichten voor bedrijven die de meest geschikte oplossing voor hun digitale werkplek moeten kiezen.

Happeo is een platform dat inzet op gebruiksgemak en interactie tussen collega’s. Het ontwerp doet denken aan een sociaal netwerk, met nieuwsfeeds, discussiekanalen en engagement-tools bedoeld om interne communicatie te verbeteren.

Dankzij de nauwe integratie met Google Workspace biedt Happeo snelle toegang tot Drive, Gmail en Google Agenda, wat het delen van documenten en realtime samenwerking vergemakkelijkt.

Terwijl deze aanpak Happeo tot een uitstekende keuze maakt voor bedrijven die op zoek zijn naar een op communicatie gericht intranet, zijn er beperkingen voor wie een gestructureerd documentbeheersysteem nodig heeft.

In tegenstelling tot het Microsoft-aanbod heeft Happeo geen intelligente repository met versiebeheer, granulaire rechten en aangepaste workflows. De architectuur is goed geschikt voor scenario’s waarin het delen van informatie de prioriteit is, maar is minder effectief voor wie complexe documentprocessen moet beheren waarbij beveiliging en strikte gegevenscontrole essentieel zijn.

SharePoint Online is daarentegen ontstaan als complete platform voor het creëren van het intranet en de geïntegreerde digitale werkplek, met een combinatie van samenwerking, documentbeheer en procesautomatisering, en sterke personalisatie- en schaalbaarheidsmogelijkheden.

Happeo is ontworpen om een eenvoudige en directe ervaring te bieden, met een interface geïnspireerd op de bekendste sociale netwerken, maar de personalisatiemogelijkheden zijn beperkter. Bedrijven kunnen ruimtes voor teams creëren en interne communicatie organiseren, maar de opties om documentbeheer te structureren en workflows te automatiseren zijn beperkt. Bovendien is de architectuur van Happeo sterk verbonden met Google Workspace, wat het minder flexibel maakt voor wie op andere ecosystemen (zoals Microsoft 365) leunt.

SharePoint maakt het daarentegen mogelijk om het intranet naar wens te modelleren, zowel op het gebied van content als automatisering. Dankzij flexibele webparts, sites gewijd aan communicatie en teamwork, en integratie met de Power Platform kun je een dynamische omgeving creëren met specifieke functies voor de hele organisatie en de afzonderlijke afdelingen.

Bovendien maakt de ondersteuning voor Microsoft Graph en het SharePoint Framework het mogelijk om maatwerkextensies te ontwikkelen, waarmee het intranet wordt geïntegreerd met CRM-, ERP- en andere software, ook van derden, die al in het bedrijf wordt gebruikt.

Ook het prijsmodel kan de keuze beïnvloeden: Happeo hanteert een licentiestructuur op basis van het aantal gebruikers en de inbegrepen functies, wat interessant is voor bedrijven die een flexibele oplossing zoeken.

Voor wie al Microsoft 365 gebruikt, is SharePoint de voordeligste keuze, aangezien het zonder extra kosten voor de intranetfuncties in de licenties is inbegrepen.

Samengevat is Happeo een geldig alternatief voor bedrijven die prioriteit geven aan interne communicatie en interactie tussen collega’s, maar het is geen oplossing die is bedoeld voor gestructureerd documentbeheer of geavanceerde integratie met andere bedrijfsprocessen.

SharePoint onderscheidt zich daarentegen door het vermogen om een compleet en schaalbaar intranet te bieden, waarin samenwerking, beveiliging en governance perfect zijn geïntegreerd in één ecosysteem.

SharePoint vs Jive

Jive heeft zich gepositioneerd als een intranetoplossing gericht op sociale samenwerking, met de nadruk op interactiedynamiek die kennisdeling en betrokkenheid van mensen in het bedrijf bevordert.

In vergelijking met de Microsoft 365-oplossing komen er verschillen naar voren die verder gaan dan de eenvoudige benadering van interne communicatie, en die ook betrekking hebben op documentbeheer, beveiliging en integratie tussen processen en externe systemen.

Om te beginnen met een kort overzicht: Jive is een platform bedoeld om de informatie-uitwisseling binnen een organisatie vlotter te laten verlopen, met een interface die lijkt op sociale media.

Via discussiegroepen, microblogging en een realtime feedsysteem kunnen gebruikers samenwerken in een informele omgeving, waardoor de afhankelijkheid van meer traditionele interne communicatiekanalen, zoals klassieke e-mail, wordt verminderd. Een opzet die het bijzonder geschikt maakt om horizontale communicatie tussen bedrijfsteams te versterken.

Ook in dit geval vertoont Jive echter enkele tekortkomingen op het gebied van documentbeheer ten opzichte van SharePoint Online.

Het opslagsysteem is gebaseerd op posts en discussies, wat het maken van gedeelde content vergemakkelijkt, maar het moeilijker maakt om goed georganiseerde repositories te behouden en meerdere versies van hetzelfde document te beheren.

Het ontbreken van een hiërarchisch rechtensysteem vormt bovendien een belangrijke beperking voor het beheer van bedrijfsgegevens, omdat er geen granulaire toegangscontrole mogelijk is.

Een ander onderscheidend aspect is de integratie met het Microsoft 365-ecosysteem:

• Jive presenteert zich als een onafhankelijk platform, dat specifieke connectoren vereist om met externe bedrijfstools te communiceren
• SharePoint maakt deel uit van een verenigd ecosysteem, waarin documenten, chat, vergaderingen en projectactiviteiten met elkaar verbonden zijn

Hierdoor vervult het SharePoint-intranet de rol van operationele hub, waardoor gebruikers toegang hebben tot de tools, middelen en informatie die ze nodig hebben zonder voortdurend van de ene naar de andere applicatie te hoeven overschakelen.

Ook op het gebied van rapportage integreert SharePoint met producten zoals Power BI, waarmee je het gebruik van het intranet kunt monitoren, workflows kunt analyseren en processen kunt optimaliseren. Jive biedt weliswaar functies voor engagement-tracking, maar heeft niet hetzelfde niveau van personalisatie en gegevensanalyse.

We sluiten deze korte vergelijking af met de conclusie dat de keuze tussen SharePoint en Jive altijd afhangt van de eigen behoeften. Als het doel is om de interne communicatie informeler te maken, kan Jive een geldige oplossing zijn.

Voor bedrijven die een compleet intranet nodig hebben, waarmee ze content op een gestructureerde manier kunnen beheren, productiviteitstools kunnen integreren en hoge beveiligingsstandaarden kunnen garanderen, terwijl er ook specifieke functies voor betrokkenheid worden geboden, blijft SharePoint de meest geschikte keuze.

Hoe helpt Microsoft ons bij het bouwen van een slim intranet?

Een slim bedrijfsintranet creëren is mogelijk dankzij de technologieën van Microsoft 365.

Binnen de Microsoft 365 suite (voorheen Office 365) wordt SharePoint Online het hart van veel diensten met geavanceerde functies om:

• de levenscyclus van documenten te beheren
• content te maken en te delen
• gegevens veilig op te slaan
• interne processen te coördineren

Het is daarom het beste platform om het slim intranet te bouwen en de productiviteit van je organisatie te verbeteren.

Hier zie je de gebieden die Microsoft ontwikkelt om de functies van zijn digital workplace verder te verrijken, met SharePoint in het midden.

1. Engagement en samenwerking tussen collega’s

Er zijn voortdurende investeringen in de samenwerkingsplatforms die zich integreren met de SharePoint Online intranet en die extra functies bieden om de samenwerking en communicatie binnen het bedrijf te verbeteren.

Onder deze platforms kunnen we Microsoft Teams en Viva Engage niet ongenoemd laten (de oplossing die Yammer heeft vervangen in de digital workplace van Microsoft 365).

2. Verbinding tussen mensen, nieuws, kennis en toepassingen

Het publicatiesysteem dat aanwezig is op de SharePoint Online sites, met als hoogtepunt de intranet, is in ontwikkeling. Met de komst van Home Sites en nieuwe functies voor het maken van inhoud op de pagina, zijn er geen tools op de markt die kunnen concurreren met SharePoint voor het bouwen van een slim intranet.

3. Kennisbeheer

Binnenkort zullen we een grote verandering zien in het beheer van de intranet inhoud, en SharePoint Online leidt deze transformatie met de verschuiving van informatiebeheer naar het beheer van de collectieve kennis.

Hoe maak je een slim intranet met SharePoint Online

Om je bedrijfsintranet met SharePoint Online te maken, moet je eerst naar microsoft365.com gaan om de applicatie SharePoint te openen en de startpagina te bereiken.

Zodra je op de startpagina bent, klik je linksboven op “Create site”.

SharePoint vraagt je of je een team site of een communicatiesite wilt maken.

Als je het verschil tussen deze twee soorten sites niet kent, vind je hieronder alle informatie. Anders kun je direct naar de volgende paragraaf gaan om in detail te zien hoe je de basis van je intranet opbouwt.

Verschil tussen team site en communicatiesite in SharePoint

Een team site of samenwerkingssite is ontworpen om de coördinatie en communicatie van gebruikers te verbeteren die samen aan een project moeten werken.

Deze bevat functies voor het beheer van documentbibliotheken, de gedeelde agenda en SharePoint lijsten waarmee je de werkdruk kunt verdelen onder de leden van een team.

Een communicatiesite is daarentegen bedoeld om informatie te delen met een breed publiek van gebruikers dat niet beperkt is tot de leden van één enkel team.

In tegenstelling tot team sites, die zich richten op het beheer van bedrijfsprojecten, richten communicatiesites zich dus op het delen van nieuws en informatie. Het intranet is hiervan een duidelijk voorbeeld.

We kiezen er daarom voor om een SharePoint communicatiesite te maken.

De stappen om een slim intranet met SharePoint Online te maken

Zodra je de optie “communicatiesite” hebt gekozen, begint het echte proces om het intranet te creëren.

Om te beginnen biedt Microsoft verschillende templates om je te helpen sneller een communicatiesite te bouwen voor:

• Crisis management
• Afdelingsspecifieke inhoud
• Services en nieuws van Human Resources
• Interne kansen en opleidingsprogramma's

Helaas is er nog geen volledig bruikbare template voor het bedrijfsintranet. Ons advies is om vanaf nul te beginnen en het model “Blank” te gebruiken.

Nu is het tijd om de naam van het intranet te kiezen.

Dit is een belangrijke stap, omdat de naam het merk moet versterken en tegelijkertijd gemakkelijk moet zijn om te onthouden voor gebruikers.

Hier zijn enkele van onze best practices om het intranet een betekenisvolle en memorabele naam te geven:

• Het bedrijfsnaam gebruiken. Bijvoorbeeld, het bedrijf Contoso zou het intranet "OneContoso" of "WeContoso" kunnen noemen (om een gevoel van eenheid en community te benadrukken), of kiezen voor een combinatie van het merk en het woord "intranet", zoals "InContoso".
• Verwijzen naar het doel van het intranet. In dit geval kunnen voorbeelden zijn: "MyWorkplace", "Connect", "TheSpot" of "TheHub". Een van onze klanten koos dit model en noemde het intranet dat wij samen hebben ontworpen "ThePipeline". Een andere klant maakte een echt originele keuze met de naam "Agorà".
• Te lange of onuitspreekbare namen vermijden. Ze zijn moeilijk te onthouden en maken het ook lastiger om het adres van het intranet te delen.
• Inspiratie halen uit de activiteiten van het bedrijf. Een leuk voorbeeld is een klant uit de voedingssector die het intranet "Mandarin" noemde. Je kunt je voorstellen hoe het portaal werd gepersonaliseerd met oranje tinten en afgeronde vormen.
• De mensen betrekken die het intranet moeten gebruiken. Je kunt enquêtes en vragenlijsten gebruiken om ideeën te verzamelen of collega’s laten stemmen op de naam die ze het mooist vinden.

Nadat je de naam van het intranet hebt gekozen, vraagt SharePoint je om een korte beschrijving van de nieuwe site te schrijven en de standaardtaal te selecteren. De keuze van de taal is een tweede cruciaal moment in het creatieproces, omdat SharePoint je niet toestaat deze later te wijzigen.

Zodra je op de lege site komt, raden we aan om het bedrijfsontwerp te selecteren, zodat de juiste kleuren worden toegepast op knoppen, labels en grafische elementen van SharePoint. Om dit te doen, hoef je alleen:

• naar Settings rechtsboven te gaan
• op "Change the look" te klikken
• het gewenste thema te selecteren

Je kunt kiezen uit de templates die Microsoft aanbiedt en ze gebruiken zoals ze zijn om sneller een intranet te bouwen. Of je kiest een template en past het aan, bijvoorbeeld door de kleuren af te stemmen op het bedrijfsmerk. Voor meer maatwerk kun je een volledig eigen thema maken.

In dezelfde optie “Change the look” kun je het uiterlijk aanpassen van:

• Header, met specifieke instellingen voor layout (minimalistisch, compact, standaard en uitgebreid):
  • achtergrondkleur, eventueel met een graduele transparantie (de kleur wordt automatisch opgehaald uit het geselecteerde thema)
  • titel, aan of uit te zetten
  • logo, dat je kunt uploaden
• Navigatiebalk, met instellingen voor het toevoegen/verwijderen van links:
  • labels toevoegen of verwijderen (groepen van links)
  • niveaus toevoegen door sublinks in te voeren (niet meer dan 3 niveaus voor een goede gebruiksvriendelijkheid)
• Footer

Vervolgens moet je de inhoud van het intranet bepalen, beginnend bij de homepagina.

Klik rechtsboven op “Edit” om te starten.

SharePoint Online is een krachtig contentmanagementsysteem waarmee je allerlei soorten inhoud kunt toevoegen aan de pagina’s van het intranet.

Als eerste kunnen editors het aantal en de opmaak van de secties aanpassen die een pagina vormen, zodat je de structuur bepaalt die de inhoud zal bevatten.

Nadat je de structuur hebt bepaald, kun je webparts toevoegen voor tekstuele en multimediale inhoud die door SharePoint worden ondersteund. Enkele voorbeelden:

• nieuws
• kalender
• organisatieschema
• PowerBI rapporten
• afbeeldingen of carrousels
• Microsoft Forms vragenlijsten
• YouTube of Microsoft Stream video’s
• enz.

Webparts kunnen worden uitgebreid met aangepaste functionaliteiten, zoals die in onze intranetplannen. Op basis van projecten die we met klanten hebben gerealiseerd, hebben we meer dan 80 componenten ontwikkeld om de functionaliteiten van SharePoint Online te verrijken op het gebied van communicatie, samenwerking, productiviteit, kennisdeling en opleiding.

In onze plannen vind je bijvoorbeeld webparts waarmee je:

• de volledige levenscyclus van documenten kunt beheren
• interne contacten kunt vinden en collega’s beter kunt leren kennen
• toegang krijgt tot favoriete of aanbevolen werkapps
• op openstaande functies kunt solliciteren en het selectieproces versnelt
• nieuws publiceert voor specifieke groepen, met dynamische grafische elementen en integratie met Microsoft Teams om maximale zichtbaarheid te garanderen

Of ze nu standaard of maatwerk zijn, onthoud dat de webparts van je intranet moeten worden gekozen op basis van de echte behoeften van collega’s en de processen van je organisatie.

Zodra je de nodige webparts hebt toegevoegd, hoef je alleen nog de inhoud van het intranet te creëren, te publiceren en regelmatig bij te werken. Zo houd je de interesse van gebruikers hoog.

Tot slot vind je hieronder een tabel met de belangrijkste stappen om een slim intranet met SharePoint Online te maken:

Hoe je een intranet met SharePoint maakt: belangrijkste stappen