Agentit SharePointissa: käytännön opas Copilot-agentteihin

Agentit SharePointissa ovat yksi selkeimmistä esimerkeistä siitä, miten Microsoft tuo generatiivisen tekoälyn suoraan jokapäiväiseen digitaaliseen työympäristöön sen sijaan, että se pysyisi erillisessä keskusteluikkunassa.

Lyhyesti sanottuna agentti SharePointissa on Copilotin tukema avustaja, joka on rajattu tiettyyn sisältöön, sivustoon, dokumenttikirjastoon tai käsin valittuun joukkoon tiedostoja. Kansioiden läpikäynnin sijaan ihmiset esittävät kysymyksen luonnollisella kielellä ja saavat vastauksen, joka perustuu kyseiseen sisältöön ja sisältää viittaukset alkuperäisiin dokumentteihin.

Microsoft lisää nyt oletusarvoisen Site Agentin jokaiselle SharePoint-sivustolle, ja kuka tahansa, jolla on muokkausoikeudet, voi luoda mukautettuja agentteja, jotka on räätälöity tiimille, projektille tai tietopankille. Tässä artikkelissa tarkastelemme, mitä nämä agentit ovat, miten oletusarvoinen agentti toimii, miten rakennat omasi, mitkä ovat hyödyllisimmät intranet-skenaariot ja mitkä hallintaan liittyvät seikat sinun tulisi suunnitella ennen niiden käyttöönottoa.

Mitä ovat agentit SharePointissa?

Agentti SharePointissa on Microsoft Copilotin tukema tekoälyavustaja, joka perustuu tiettyyn SharePoint-sisällön rajaukseen. Tämä rajaus voi olla kokonainen sivusto, yksittäinen dokumenttikirjasto tai kuratoitu valikoima tiedostoja ja kansioita. Ihmiset ovat vuorovaikutuksessa sen kanssa tavallisella kielellä, ja se vastaa käyttäen vain sitä sisältöä, johon se on kohdistettu, viitaten lähdedokumentteihin, jotta vastaukset voidaan tarkistaa.

Keskeinen ajatus on rajaus. Yleinen Copilot hyödyntää kaikkea, mihin sinulla on pääsy koko Microsoft 365 -ympäristössä. SharePoint-agentti on tarkoituksellisesti kapeampi: se keskittyy dokumentteihin, jotka ovat tärkeitä tietylle tiimille tai aiheelle. Tämä keskittyminen tekee vastauksista yleensä osuvampia ja helpommin luotettavia, koska agentti päättelee määritellyn, kuratoidun tiedostojoukon perusteella koko tenantin sijaan.

Agentit SharePointissa rakentuvat samoille perustoille kuin muukin SharePoint Online. Ne käyttävät sisältöä, jonka jo tallennat sivustoihin ja kirjastoihin, ne kunnioittavat jo käytössä olevia käyttöoikeuksia, ja ne sopivat luontevasti laajempaan tekoälyintranet -kokemukseen, jota Microsoft rakentaa koko Microsoft 365:n läpi.

Agentit ilmestyvät SharePointiin kahdella tavalla. Ensimmäinen on oletusarvoinen Site Agent, jonka Microsoft provisioi automaattisesti. Toinen on mukautetut agentit, joita käyttäjät luovat ja määrittävät tiettyä tarkoitusta varten. Tarkastellaan kumpaakin.

Oletusarvoinen Site Agent jokaisella sivustolla

Microsoft lisää oletusarvoisen Site Agentin jokaiselle SharePoint-sivustolle automaattisesti, joten ihmiset voivat alkaa esittää kysymyksiä sivuston sisällöstä ilman minkäänlaista käyttöönottoa. Site Agent on rajattu kyseiseen sivustoon. Se voi auttaa käyttäjiä löytämään dokumentteja, tiivistämään sivuja ja vastaamaan kysymyksiin siitä, mitä sivustolla on, kaiken luonnollisella kielellä ja linkein takaisin lähteeseen.

Koska se on provisioitu valmiina, Site Agent madaltaa kynnystä hyötyä tekoälystä intranetissäsi. Ei ole rakennettavaa työnkulkua eikä määritysnäyttöä, joka pitäisi ensin opetella. Sivuston jäsen voi avata agentin, kirjoittaa kysymyksen kuten “missä on viimeisin matkustuskäytäntö?” ja saada perustellun vastauksen, joka osoittaa oikeaan tiedostoon.

Tästä huolimatta tarkka kokemus riippuu ympäristöstäsi. Saatavuuteen, agentin esiintymistapaan käyttöliittymässä ja siihen, mitä se voi tehdä, vaikuttavat tenant-määrityksesi ja Copilot-lisensointi. Microsoft antaa järjestelmänvalvojille myös hallintatyökaluja näiden ominaisuuksien hallintaan tenant- ja sivustotasolla, joten näkemäsi oletustoiminta voi poiketa toisen organisaation toiminnasta.

Site Agent on järkevä lähtökohta. Se on vähäisimmän vaivan tapa tuoda tekoälyavustaja työntekijöiden eteen sivustolle, jota he jo käyttävät. Kun tarvitset jotain erikoistuneempaa, siihen tulevat mukautetut agentit.

Miten luodaan mukautettu agentti SharePointissa

Jos sinulla on muokkausoikeudet SharePoint-sivustoon, voit luoda mukautetun agentin käyttämällä “Luo agentti” -komentoa, joka on saatavilla sivuston ja dokumenttikirjaston käyttöliittymässä. SharePoint luo sitten agentin, jonka voit rajata koko sivustoon, tiettyyn kirjastoon tai valittuun joukkoon tiedostoja ja kansioita. Kun tallennat sen, agentti tallentuu sivustolle omana kohteenaan, jota voidaan jakaa niiden ihmisten kanssa, joilla on pääsy kyseiseen sisältöön.

Agentin luominen noudattaa tyypillisesti muutamaa yksinkertaista vaihetta:

• Valitse rajaus. Kohdista agentti sivustoon, kirjastoon tai valikoimaan tiedostoja ja kansioita, jotka sisältävät tiedon, jota haluat sen käyttävän.
• Anna sille identiteetti. Lisää selkeä nimi ja kuvaus, jotta ihmiset ymmärtävät, mihin agentti on tarkoitettu, kuten “HR-käytäntöjen avustaja” tai “Perehdytysapuri”.
• Lisää ohjeet ja aloituskehotteet. Ohjaa agentin sävyä ja toimintaa, ja tarjoa esimerkkikysymyksiä, jotta käyttäjät tietävät, mitä he voivat kysyä.
• Tallenna ja jaa. Agentti tulee niiden ihmisten saataville, joilla on jo käyttöoikeus taustalla olevaan sisältöön.

Hyödyllinen yksityiskohta on se, että mukautetut agentit tallennetaan tiedostoina sivuston sisällä, mikä tekee niistä siirrettäviä. Voit pitää agentin sen kirjaston vieressä, jota se palvelee, kopioida sen sinne missä se on hyödyllinen ja hallita sitä kuten muuta sivuston sisältöä. Syvempiä tai monimutkaisempia tarpeita varten edistyneet tekijät voivat laajentaa agentteja edelleen Microsoft Copilot Studion avulla, vaikka tuotteen sisäinen luontikokemus on suunniteltu niin, että ei-tekniset sivuston omistajat voivat rakentaa jotain hyödyllistä minuuteissa.

Kun agentti on olemassa, siitä tulee luonteva täydennys ominaisuuksille kuten edistynyt haku, tarjoten ihmisille sekä tavan selata että tavan yksinkertaisesti kysyä.

Todellisia käyttötapauksia intranetille

Todellisessa intranetissä rajatut agentit loistavat, kun ne sijaitsevat hyvin organisoidun sisällön päällä. Arvokkaimmat skenaariot ovat yleensä niitä, joissa työntekijät esittävät samoja kysymyksiä toistuvasti ja vastaukset sijaitsevat dokumenteissa, jotka on helppo määritellä ja pitää ajantasaisina. Tässä yleisimmin näkemämme mallit.

HR- ja käytäntöavustaja. Kohdista agentti HR-kirjastoon, jotta työntekijät voivat kysyä lomista, kuluista, eduista tai viimeisimmästä käytäntöversiosta ja saada vastauksen lähdeviittauksineen sen sijaan, että lähettäisivät sähköpostia HR-tiimille tai etsisivät kansioista.

Perehdytyskumppani. Rajaa agentti osaston perehdytysmateriaaleihin. Uudet työntekijät voivat kysyä “mitä työkaluja tarvitsen ensimmäisellä viikolla?” tai “kuka hyväksyy laitepyyntöni?” ja saada perusteltua, johdonmukaista ohjeistusta.

Projektin tietopankki. Anna projektitiimille agentti heidän sivustonsa päälle, jotta jäsenet voivat nopeasti palauttaa mieleen päätöksiä, löytää viimeisimmän määrittelyn tai tiivistää pitkän tilannekatsauksen avaamatta jokaista tiedostoa.

IT:n ja tukipalvelun itsepalvelu. IT-tietokirjaston päällä toimiva agentti voi vastata rutiininomaisiin “miten teen” -kysymyksiin, vähentäen tikettejä ja ohjaten käyttäjiä oikeaan menettelyyn. Tämä täydentää sellaisia tiedonhallinnan käytäntöjä, jotka pitävät intranetin hyödyllisenä ajan myötä.

Yhteinen tekijä on kuratointi. Agentti on vain niin hyvä kuin sen alla oleva sisältö. Kun lähdekirjasto on ajantasainen, hyvin merkitty ja oikein käyttöoikeutettu, rajattu agentti muuttaa sen joksikin, jolle työntekijät voivat yksinkertaisesti puhua.

Rajoitukset ja hallintaan liittyvät seikat

Agentit SharePointissa ovat tehokkaita, mutta ne eivät korvaa hyvää tiedonhallintaa. Tärkein seikka on se, että agentit kunnioittavat olemassa olevia käyttöoikeuksia: agentti palauttaa vain sisältöä, johon kysyjällä on jo pääsy. Tämä on rauhoittavaa, mutta se myös tarkoittaa, että agentti tuo esiin huonosti suojattua tai liikaa jaettua sisältöä nopeammin kuin manuaalinen selaaminen koskaan, joten käyttöoikeuksien siivoaminen on edellytys, ei jälkikäteinen ajatus.

Muutamat käytännön seikat kannattaa suunnitella:

• Sisällön laatu määrää vastausten laadun. Vanhentuneet, kahdennetut tai merkitsemättömät dokumentit johtavat sekaviin vastauksiin. Pidä agentteja syynä siistiä ja kuratoida eniten käytetyt kirjastosi.
• Kuka voi luoda agentteja. Koska muokkausoikeus on portti mukautettujen agenttien luomiseen, päätä, millä rooleilla sen tulisi olla, ja käytä järjestelmänvalvojan hallintatyökaluja agenttien luonnin hallintaan tenantissa.
• Lisensointi ja kustannukset. Pääsy agentteihin on tarjottu sekä Microsoft 365 Copilot -lisenssin että Azuren kautta laskutettavan pay-as-you-go-kulutuksen kautta. Ehdot muuttuvat, joten varmista nykyinen malli ja budjetoi käyttö ennen laajaa käyttöönottoa.
• Rajauskuri. Monet kapeat, hyvin nimetyt agentit suoriutuvat yleensä paremmin kuin yksi jättimäinen kaiken kattava agentti, koska tiukka rajaus tuottaa keskittyneempiä vastauksia.

Agenttien kohteleminen osana laajempaa hallintasuunnitelmaa pikakytkimen sijaan on se, mikä erottaa hyödyllisen käyttöönoton meluisasta. Microsoftin oma järjestelmänvalvojan dokumentaatio on oikea viite tenantissasi käytettävissä oleviin hallintatyökaluihin.

Agentit ja SharePointiin rakennettu hallittu intranet

Agentit toimivat parhaiten, kun niiden alla oleva SharePoint-perusta on jo hyvin jäsennelty, hallittu ja helppo navigoida. Juuri tämän aukon hallittu intranet pyrkii täyttämään. intranet.ai:n kaltainen alusta, joka on rakennettu natiivisti SharePointin ja Microsoft 365:n päälle, keskittyy sisällön, käyttöoikeuksien ja navigoinnin organisointiin, jotta tekoälyominaisuuksilla on puhdasta, kuratoitua materiaalia hyödynnettäväksi.

Käytännössä mitä parempi tietoarkkitehtuurisi on, sitä luotettavampi mistä tahansa agentista tulee. Kuratoidut keskukset, johdonmukaiset metatiedot, selkeä henkilöhakemisto ja yhtenäinen hakukokemus antavat kaikki agenteille vahvemman perustan päättelyyn. Tekoäly ei korvaa hyvää rakennetta; se vahvistaa sitä. Sekava intranet tuottaa sekavia vastauksia, kun taas siisti intranet antaa agenttien tuottaa ne nopeat, perustellut vastaukset, joita työntekijät odottavat.

Suhde on siis täydentävä. Microsoftin agentit tuovat keskustelevan pääsyn sisältöön, ja hyvin hallittu SharePoint-intranet tuo kuratoinnin, hallinnan ja suunnittelun, jotka tekevät näistä keskusteluista luotettavia. Perustaan panostaminen on se, mikä muuttaa agentit uutuudesta digitaalisen työympäristön päivittäin käytettäväksi osaksi.