Agents in SharePoint: ein praktischer Leitfaden zu Copilot-Agents

Agents in SharePoint sind eines der klarsten Beispiele dafür, wie Microsoft generative KI direkt in den digitalen Arbeitsalltag bringt, anstatt sie in einem separaten Chat-Fenster zu belassen.

Kurz gesagt ist ein Agent in SharePoint ein von Copilot betriebener Assistent, der auf ein bestimmtes Stück Inhalt beschränkt ist: eine Site, eine Dokumentbibliothek oder eine handverlesene Auswahl von Dateien. Statt sich durch Ordner zu klicken, stellen Nutzer eine Frage in natürlicher Sprache und erhalten eine Antwort, die auf diesen Inhalten basiert, samt Quellenangaben zu den Originaldokumenten.

Microsoft fügt inzwischen jeder SharePoint-Site standardmäßig einen Site-Agent hinzu, und jeder mit Bearbeitungsberechtigung kann eigene Agents erstellen, die auf ein Team, ein Projekt oder eine Wissensdatenbank zugeschnitten sind. In diesem Artikel sehen wir uns an, was diese Agents sind, wie der standardmäßige Agent funktioniert, wie Sie einen eigenen erstellen, welche Intranet-Szenarien am nützlichsten sind und welche Governance-Aspekte Sie vor dem Rollout einplanen sollten.

Das erwartet Sie in diesem Artikel

• Was sind Agents in SharePoint?
• Der standardmäßige Site-Agent auf jeder Site
• So erstellen Sie einen eigenen Agent in SharePoint
• Reale Anwendungsfälle für ein Intranet
• Einschränkungen und Governance-Aspekte
• Agents und ein verwaltetes, auf SharePoint aufgebautes Intranet

Was sind Agents in SharePoint?

Ein Agent in SharePoint ist ein KI-Assistent auf Basis von Microsoft Copilot, der auf einen bestimmten Bereich von SharePoint-Inhalten ausgerichtet ist. Dieser Bereich kann eine ganze Site, eine einzelne Dokumentbibliothek oder eine kuratierte Auswahl von Dateien und Ordnern sein. Nutzer interagieren in einfacher Sprache mit ihm, und er antwortet ausschließlich auf Grundlage der Inhalte, auf die er ausgerichtet wurde, und nennt die Quelldokumente, damit sich die Antworten überprüfen lassen.

Der zentrale Gedanke ist die Eingrenzung. Ein allgemeiner Copilot greift auf alles zu, worauf Sie in Microsoft 365 Zugriff haben. Ein SharePoint-Agent ist bewusst enger gefasst: Er konzentriert sich auf die Dokumente, die für ein bestimmtes Team oder Thema von Bedeutung sind. Dieser Fokus macht Antworten in der Regel relevanter und vertrauenswürdiger, weil der Agent über eine definierte, kuratierte Auswahl von Dateien nachdenkt statt über den gesamten tenant.

Agents in SharePoint bauen auf denselben Grundlagen auf wie der Rest von SharePoint Online. Sie nutzen die Inhalte, die Sie bereits in Sites und Bibliotheken speichern, sie respektieren die Berechtigungen, die Sie bereits eingerichtet haben, und sie fügen sich nahtlos in das umfassendere KI-Intranet-Erlebnis ein, das Microsoft über Microsoft 365 hinweg aufbaut.

Es gibt zwei Arten, wie Agents in SharePoint auftreten. Die erste ist der standardmäßige Site-Agent, den Microsoft automatisch bereitstellt. Die zweite sind eigene Agents, die Nutzer für einen bestimmten Zweck erstellen und konfigurieren. Sehen wir uns beide an.

Der standardmäßige Site-Agent auf jeder Site

Microsoft fügt jeder SharePoint-Site automatisch einen standardmäßigen Site-Agent hinzu, sodass Nutzer ohne jede Einrichtung beginnen können, Fragen zu den Inhalten einer Site zu stellen. Der Site-Agent ist auf diese Site beschränkt. Er kann Nutzern helfen, Dokumente zu finden, Seiten zusammenzufassen und Fragen dazu zu beantworten, was sich auf der Site befindet, alles in natürlicher Sprache und mit Verweisen auf die Quelle.

Da er sofort einsatzbereit bereitgestellt wird, senkt der Site-Agent die Hürde, mit KI in Ihrem Intranet einen Mehrwert zu erzielen. Es muss kein Ablauf aufgebaut und keine Konfigurationsmaske erlernt werden. Ein Site-Mitglied kann den Agent öffnen, eine Frage wie „Wo finde ich die aktuelle Reisekostenrichtlinie?“ eingeben und eine fundierte Antwort erhalten, die auf die richtige Datei verweist.

Allerdings hängt das genaue Erlebnis von Ihrer Umgebung ab. Die Verfügbarkeit, die Art und Weise, wie der Agent in der Oberfläche erscheint, und seine Funktionen werden von Ihrer tenant-Konfiguration und Ihrer Copilot-Lizenzierung beeinflusst. Microsoft gibt Administratoren zudem Steuerungsmöglichkeiten an die Hand, um diese Funktionen auf tenant- und Site-Ebene zu verwalten, sodass das Standardverhalten, das Sie sehen, von dem einer anderen Organisation abweichen kann.

Der Site-Agent ist ein sinnvoller Ausgangspunkt. Er ist der aufwandsärmste Weg, Mitarbeitenden einen KI-Assistenten auf einer Site bereitzustellen, die sie ohnehin schon nutzen. Wenn Sie etwas Spezialisierteres benötigen, kommen eigene Agents ins Spiel.

So erstellen Sie einen eigenen Agent in SharePoint

Wenn Sie über Bearbeitungsberechtigungen auf einer SharePoint-Site verfügen, können Sie über den Befehl „Agent erstellen“ in der Oberfläche der Site und der Dokumentbibliothek einen eigenen Agent erstellen. SharePoint generiert daraufhin einen Agent, den Sie auf die gesamte Site, eine bestimmte Bibliothek oder eine ausgewählte Gruppe von Dateien und Ordnern ausrichten können. Wenn Sie ihn speichern, wird der Agent als eigenes Element in der Site abgelegt, das mit Personen geteilt werden kann, die Zugriff auf diese Inhalte haben.

Das Erstellen eines Agents folgt in der Regel einigen einfachen Schritten:

• Bereich festlegen. Richten Sie den Agent auf eine Site, eine Bibliothek oder eine Auswahl von Dateien und Ordnern aus, die das Wissen enthalten, das er nutzen soll.
• Identität geben. Vergeben Sie einen klaren Namen und eine Beschreibung, damit Nutzer verstehen, wofür der Agent gedacht ist, etwa „HR-Richtlinien-Assistent“ oder „Onboarding-Helfer“.
• Anweisungen und Startfragen ergänzen. Steuern Sie Ton und Verhalten des Agents und bieten Sie Beispielfragen an, damit Nutzer wissen, was sie fragen können.
• Speichern und teilen. Der Agent wird für die Personen verfügbar, die bereits über eine Berechtigung für die zugrunde liegenden Inhalte verfügen.

Ein nützliches Detail ist, dass eigene Agents als Dateien innerhalb der Site gespeichert werden, was sie portabel macht. Sie können einen Agent neben der Bibliothek aufbewahren, der er dient, ihn dorthin kopieren, wo er nützlich ist, und ihn wie andere Site-Inhalte verwalten. Für tiefergehende oder komplexere Anforderungen können erfahrene Ersteller Agents mit Microsoft Copilot Studio weiter ausbauen, wobei die Erstellung innerhalb des Produkts so gestaltet ist, dass auch nicht-technische Site-Besitzer in wenigen Minuten etwas Nützliches aufbauen können.

Sobald ein Agent existiert, wird er zu einer natürlichen Ergänzung von Funktionen wie der erweiterten Suche und gibt Nutzern sowohl eine Möglichkeit zum Stöbern als auch eine, einfach zu fragen.

Reale Anwendungsfälle für ein Intranet

In einem echten Intranet entfalten eingegrenzte Agents ihre Stärke, wenn sie auf gut organisierten Inhalten aufsetzen. Die wertvollsten Szenarien sind meist jene, in denen Mitarbeitende dieselben Fragen immer wieder stellen und die Antworten in Dokumenten liegen, die sich leicht definieren und aktuell halten lassen. Hier sind die Muster, die wir am häufigsten sehen.

HR- und Richtlinien-Assistent. Richten Sie einen Agent auf die HR-Bibliothek aus, sodass Mitarbeitende zu Urlaub, Spesen, Sozialleistungen oder der neuesten Richtlinienversion fragen können und eine Antwort mit Quellenangabe erhalten, statt das HR-Team anzuschreiben oder Ordner zu durchforsten.

Onboarding-Begleiter. Richten Sie einen Agent auf die Onboarding-Materialien einer Abteilung aus. Neue Mitarbeitende können fragen „Welche Tools brauche ich in der ersten Woche?“ oder „Wer genehmigt meine Geräteanforderung?“ und erhalten fundierte, einheitliche Orientierung.

Projekt-Wissensdatenbank. Geben Sie einem Projektteam einen Agent über seine Site, sodass Mitglieder Entscheidungen schnell nachvollziehen, die neueste Spezifikation finden oder ein langes Statusdokument zusammenfassen können, ohne jede Datei zu öffnen.

IT- und Helpdesk-Self-Service. Ein Agent über einer IT-Wissensbibliothek kann routinemäßige „Wie mache ich“-Fragen beantworten, Tickets abfangen und Nutzer zur richtigen Vorgehensweise leiten. Das ergänzt jene Praktiken des Wissensmanagements, die ein Intranet über die Zeit nützlich halten.

Der gemeinsame Nenner ist die Kuratierung. Ein Agent ist nur so gut wie die Inhalte, auf denen er aufsetzt. Wenn die Quellbibliothek aktuell, gut beschriftet und korrekt berechtigt ist, macht ein eingegrenzter Agent daraus etwas, mit dem Mitarbeitende einfach sprechen können.

Einschränkungen und Governance-Aspekte

Agents in SharePoint sind leistungsstark, aber sie sind kein Ersatz für eine solide Informations-Governance. Der wichtigste Punkt ist, dass Agents bestehende Berechtigungen respektieren: Ein Agent gibt nur Inhalte zurück, auf die die fragende Person bereits Zugriff hat. Das ist beruhigend, bedeutet aber auch, dass ein Agent schlecht abgesicherte oder überteilte Inhalte schneller zutage fördert, als es manuelles Durchsuchen je könnte. Das Bereinigen von Berechtigungen ist daher eine Voraussetzung, kein nachträglicher Schritt.

Einige praktische Aspekte sollten Sie einplanen:

• Inhaltsqualität bestimmt Antwortqualität. Veraltete, doppelte oder unbeschriftete Dokumente führen zu verwirrenden Antworten. Sehen Sie Agents als Anlass, Ihre meistgenutzten Bibliotheken aufzuräumen und zu kuratieren.
• Wer Agents erstellen darf. Da die Bearbeitungsberechtigung das Tor zum Erstellen eigener Agents ist, entscheiden Sie, welche Rollen sie haben sollten, und nutzen Sie Administrationssteuerungen, um die Agent-Erstellung im gesamten tenant zu verwalten.
• Lizenzierung und Kosten. Der Zugang zu Agents wurde sowohl über eine Microsoft-365-Copilot-Lizenz als auch über eine nutzungsbasierte Abrechnung (Pay-as-you-go) über Azure angeboten. Die Bedingungen ändern sich, prüfen Sie also das aktuelle Modell und budgetieren Sie die Nutzung vor einem breiten Rollout.
• Disziplin beim Bereich. Viele eng gefasste, gut benannte Agents schlagen meist einen einzigen riesigen Universal-Agent, weil ein enger Bereich fokussiertere Antworten erzeugt.

Agents als Teil eines umfassenderen Governance-Plans zu behandeln statt als schnellen Schalter, ist das, was einen hilfreichen Rollout von einem chaotischen unterscheidet. Die eigene Administrationsdokumentation von Microsoft ist die richtige Referenz für die in Ihrem tenant verfügbaren Steuerungen.

Agents und ein verwaltetes, auf SharePoint aufgebautes Intranet

Agents funktionieren am besten, wenn die darunterliegende SharePoint-Grundlage bereits gut strukturiert, gesteuert und leicht zu navigieren ist. Genau diese Lücke will ein verwaltetes Intranet schließen. Eine Plattform wie intranet.ai, nativ auf SharePoint und Microsoft 365 aufgebaut, konzentriert sich darauf, Inhalte, Berechtigungen und Navigation so zu organisieren, dass KI-Funktionen auf sauberes, kuratiertes Material zurückgreifen können.

In der Praxis gilt: Je besser Ihre Informationsarchitektur, desto verlässlicher wird jeder Agent. Kuratierte Hubs, einheitliche Metadaten, ein klares Personenverzeichnis und ein kohärentes Sucherlebnis geben Agents allesamt eine stärkere Grundlage zum Nachdenken. Die KI ersetzt keine gute Struktur, sie verstärkt sie. Ein unaufgeräumtes Intranet erzeugt unaufgeräumte Antworten, während ein gepflegtes Agents in die Lage versetzt, die schnellen, fundierten Antworten zu liefern, die Mitarbeitende erwarten.

Die Beziehung ist also komplementär. Die Agents von Microsoft bringen einen dialogorientierten Zugang zu Inhalten, und ein gut verwaltetes SharePoint-Intranet bringt die Kuratierung, Governance und Gestaltung, die diese Dialoge vertrauenswürdig machen. In die Grundlage zu investieren, ist das, was Agents von einer Spielerei zu einem täglich genutzten Bestandteil des digitalen Arbeitsplatzes macht.

Häufig gestellte Fragen

Was sind Agents in SharePoint?

Agents in SharePoint sind KI-Assistenten auf Basis von Microsoft Copilot, die auf bestimmte SharePoint-Inhalte beschränkt sind, etwa auf eine Site, eine Dokumentbibliothek oder eine Auswahl von Dateien und Ordnern. Sie ermöglichen es Nutzern, Fragen in natürlicher Sprache zu stellen und Antworten zu erhalten, die auf diesen Inhalten basieren, samt Quellenangaben zu den zugrunde liegenden Dokumenten. Microsoft stellt auf jeder SharePoint-Site standardmäßig einen Site-Agent bereit, und Nutzer mit Bearbeitungsberechtigung können zusätzlich eigene Agents erstellen.

Was ist der standardmäßige Site-Agent in SharePoint?

Der Site-Agent ist ein sofort einsatzbereiter Agent, den Microsoft jeder SharePoint-Site automatisch hinzufügt. Er ist auf die Inhalte dieser Site beschränkt und kann Fragen beantworten, Dokumente zusammenfassen und Nutzern beim Auffinden von Informationen helfen, ganz ohne Einrichtung. Site-Mitglieder können ihn direkt von der Site aus öffnen, wobei die Verfügbarkeit und das Nutzungserlebnis von Ihrer tenant-Konfiguration und Ihrer Copilot-Lizenzierung abhängen können.

Wie erstelle ich einen eigenen Agent in SharePoint?

Wenn Sie über Bearbeitungsberechtigungen auf einer SharePoint-Site verfügen, können Sie mit dem Befehl „Agent erstellen“ einen eigenen Agent erstellen, der auf diese Site, eine Bibliothek oder ausgewählte Dateien und Ordner beschränkt ist. SharePoint generiert eine Agent-Datei, die Sie mit Namen, Beschreibung, Quellen und Startfragen konfigurieren können. Nach dem Speichern befindet sich der Agent in der Site und kann mit den Personen geteilt werden, die Zugriff auf die zugrunde liegenden Inhalte haben.

Brauche ich eine Microsoft-365-Copilot-Lizenz, um SharePoint-Agents zu nutzen?

Die Lizenzierung von SharePoint-Agents hat sich im Laufe der Zeit weiterentwickelt und hängt von Ihrer tenant-Konfiguration ab. Microsoft hat Wege angeboten, Agents sowohl mit einer Microsoft-365-Copilot-Lizenz als auch über eine nutzungsbasierte Abrechnung (Pay-as-you-go) über Azure zu nutzen. Da sich die genauen Bedingungen ändern, prüfen Sie die aktuelle Microsoft-Lizenzierungsdokumentation und Ihre Administrationseinstellungen, bevor Sie Agents breit in Ihrer Organisation ausrollen.

Können SharePoint-Agents Inhalte sehen, auf die ein Nutzer keinen Zugriff hat?

Nein. SharePoint-Agents respektieren die bestehenden Berechtigungen in SharePoint und Microsoft 365. Ein Agent gibt nur Informationen aus Inhalten zurück, für die die fragende Person bereits eine Leseberechtigung besitzt. Das bedeutet, dass eine gute Informations-Governance, korrekte Berechtigungen und aufgeräumte Site-Strukturen unverzichtbar sind, denn ein Agent kann schlecht abgesicherte Inhalte schneller zutage fördern, als es manuelles Durchsuchen je könnte.

Was sind die wichtigsten Einschränkungen von SharePoint-Agents?

SharePoint-Agents sind auf die Inhalte beschränkt, auf die Sie sie ausrichten. Die Antwortqualität hängt daher davon ab, wie gut diese Inhalte strukturiert, aktuell und beschriftet sind. Sie sind kein vollständiger Ersatz für eine gesteuerte Intranet-Suche oder eine kuratierte Wissensdatenbank. Weitere Überlegungen betreffen Lizenz- und Nutzungskosten, Administrationssteuerungen dafür, wer Agents erstellen darf, sowie die Notwendigkeit, Quelldokumente aktuell zu halten, damit die Antworten verlässlich bleiben.