LA GUÍA DEFINITIVA

Intranet de empresa: 20 ideas para hacerla crecer en 2023

 

¿Quiere saber más sobre la intranet de la empresa? Entonces, ¡está en el lugar adecuado! En este artículo, hemos reunido todo lo que necesita saber para construir su intranet en 2023.

Nuestro objetivo es mostrarle la amplia gama de beneficios que una intranet moderna puede ofrecerle a usted y a sus colegas, tanto si está planeando su primera intranet como si simplemente necesita una nueva idea para mejorar el rendimiento de su intranet.

Al final del artículo encontrará nuestra guía gratuita con más de 100 ideas y casos de uso, que puede utilizar como punto de partida para su intranet.

¿Qué es una intranet de empresa?

Una intranet de empresa es un portal web corporativo que sólo está disponible para los empleados de su empresa.

Suele ser la primera página que abres al llegar al trabajo y es la puerta de entrada al espacio de trabajo digital de la empresa, donde puedes encontrar información, herramientas y servicios que te ayudarán en tus tareas diarias.

Puedes, por ejemplo, encontrar:

• comunicaciones y noticias actualizadas.
• material de trabajo.
• servicios para los empleados, como nóminas y reservas.
• herramientas para el día a día (reservas de habitaciones, servicio de asistencia,...).
• áreas de formación.
• información sobre el bienestar y las convenciones de los empleados.
• espacios de trabajo compartidos para la gestión de proyectos.
• áreas de conversación e intercambio de conocimientos.
• iniciativas de generación de ideas.
• y mucho más...

La empresa que proporciona esta información y servicios de forma digital utiliza la intranet para centralizar la información de todos los empleados en un único lugar, permitiendo el acceso desde la oficina, el hogar o sobre la marcha.

La empresa puede proporcionar una intranet para aumentar el compromiso de los empleados, la participación y hacer que los que trabajan para la empresa conozcan y se impliquen en el plan de negocio, aumentando así la productividad de muchos procesos empresariales internos.

 

En este artículo, le mostraré cómo utilizar una intranet de empresa, porque es una herramienta esencial para su trabajo diario y lo que puede hacer por su empresa.

 

Intranet de empresa: ¿por qué?

1 - La digitalización es cada vez más frecuente.

Hoy en día, la digitalización de la empresa es una carrera imparable que las empresas ya no pueden evitar si quieren seguir siendo competitivas.

A muchos les puede parecer una situación desalentadora, pero sirve de trampolín para lograr el crecimiento que toda empresa desea, independientemente de su sector o tamaño.

El crecimiento, por otra parte, sólo es posible y sostenible si se aplican los procesos empresariales clave:

• se han estandarizado;
• son fácilmente accesibles para todos;
• están disponibles en todo momento.

Sencillamente, una empresa puede crecer de verdad si sus procesos se han digitalizado adecuadamente, permitiendo que la información fluya de forma transversal y, sobre todo, colaborativa entre las personas que la requieren en su trabajo diario.

Imagínese a un empleado que, una vez que haya encendido su ordenador, independientemente de dónde se encuentre, pueda acceder fácilmente a las comunicaciones, a los servicios empresariales más importantes, a su espacio de trabajo y a colaborar en proyectos con todos sus compañeros en tiempo real.

Una empresa que invierte y proporciona herramientas de colaboración para simplificar la comunicación corporativa recibe un mayor rendimiento por parte de sus empleados, ya que reduce la cantidad de tiempo que dedican a buscar información dentro de la empresa o a completar procesos internos por correo o, lo que es peor, imprimiendo hojas de papel.

Según el White Paper de IDC, las organizaciones pierden casi 2,5 millones de dólares al año debido a la incapacidad de los empleados para localizar y recuperar información crítica.

2 - Dar voz a las personas

¿Quién sabe mejor lo que mejora o empeora las cosas en el lugar de trabajo que los que trabajan en él cada día?

Dar a estas personas la oportunidad de compartir sus conocimientos, de interactuar entre ellas para mejorarse mutuamente y de unir fuerzas, permite a la empresa mejorar la productividad y los resultados.

Dar voz a los que trabajan a diario en la empresa y escucharlos nos permite resolver primero los problemas, evitar a las personas descontentas y perderlas, comprender mejor las necesidades de nuestros clientes y elegir qué servicio o producto lanzar antes que la competencia.

De hecho, dentro de la intranet, el empleado debe ser considerado un participante que puede contribuir activamente en todo el perímetro que abarca la intranet, en lugar de ser un mero usuario pasivo de la información de la empresa.

Esta es una oportunidad que cualquier empresa puede aprovechar utilizando todas las herramientas de colaboración digital de las que disponemos actualmente. Las herramientas que pueden activarse con unos pocos clics y que no requieren conocimientos técnicos están diseñadas para reunir a las personas de una misma organización.

Una intranet es un grupo privado de personas del mismo sector que trabajan en el mismo campo y entienden lo que hacen, lo cual es de gran valor para una empresa.

¿Cómo se crea un portal de intranet para los empleados?

 

Al crear un portal de intranet para empleados, tenga en cuenta que lo utilizarán todos los empleados de la empresa y que les proporcionará las herramientas que necesitan para realizar su trabajo en un único lugar.

Antes de decidir qué plataforma utilizar, tenga en cuenta que la intranet está diseñada para apoyar a los empleados, que son los verdaderos activos de cualquier empresa, por lo que deben participar en la fase de análisis.

Como he dicho anteriormente, sólo los que trabajan en la empresa a diario entienden exactamente lo que necesitan para sí mismos y para colaborar con sus compañeros de trabajo.

La intranet debe diseñarse pensando en el trabajador, ser sencilla de utilizar e incluir todas las funciones que faciliten el trabajo y mejoren los procesos empresariales.

Los cuestionarios son una forma excelente de recoger las opiniones de los empleados durante la fase de diseño. Se pueden organizar reuniones, talleres y otras iniciativas diversas. Aun así, un cuestionario le permite recoger las opiniones del mayor número posible de personas, lo que garantiza que se satisfagan las necesidades de toda la empresa.

Puede saber cómo colaboran sus compañeros de trabajo en la comunicación, la productividad de la empresa, qué procesos deberían cambiarse y cómo buscan información útil para su trabajo realizando una encuesta.

Intranet.ai ha creado un sencillo cuestionario que puede enviar a sus compañeros de trabajo para obtener su opinión sobre el análisis y el diseño de la intranet. Las preguntas proporcionan una estructura básica para su encuesta; todo lo que tiene que hacer ahora es añadir algunas piezas más para contextualizar las preguntas para su situación empresarial específica.

¿Qué software de intranet debería utilizar?

Cuando se trata de elegir el mejor software para crear un portal de intranet para empleados, siempre hay muchos factores a tener en cuenta, lo que hace que esta tarea sea casi imposible de simplificar para determinar cuál es el mejor software.

Si consulta a un vendedor de software o a un integrador de sistemas, le aconsejarán que compre el producto del vendedor o que utilice una solución que permita al proveedor maximizar sus beneficios basándose en sus competencias actuales.

Creo que es más útil describir las consideraciones que intranet.ai hizo en la implementación de nuestra intranet para ayudarle a averiguar qué solución se ajusta a sus necesidades.

Un ecosistema lo más estándar posible

Con Microsoft 365, Microsoft se ha posicionado como líder indiscutible en soluciones empresariales de colaboración, y se ha convertido en una herramienta transversal para la mayoría de las empresas. 

"Microsoft vuelve a ser reconocido como líder en el Informe del Cuadrante Mágico de Plataformas de Servicios de Contenido de Gartner 2020, con más de 200 millones de usuarios que confían en Sharepoint".

Las empresas que utilizan Microsoft 365 acceden a todas las aplicaciones perfectamente integradas, a una gestión única de los permisos y a herramientas preparadas para colaborar con otras empresas en un único ecosistema. En este escenario, intranet.ai se utiliza como punto de acceso único para todos los empleados, con integración nativa con todas las herramientas de Microsoft.

Actualizado

Todas las funciones mensuales de Microsoft se prueban e integran inmediatamente en intranet.ai, lo que garantiza que el valor añadido de su suscripción a Microsoft 365 se materialice lo antes posible dentro de la intranet.

Sin costes de mantenimiento

Intranet.ai está disponible como una suscripción SaaS, similar a la de Microsoft 365. Por lo tanto, no hay costes adicionales asociados a su lugar de trabajo digital, que siempre está en línea y operativo.

Su información se almacena en su inquilino

La información de su empresa se almacena en su suscripción de Microsoft y permanecerá allí indefinidamente. ¿Qué implica esto exactamente? Sencillamente, intranet.ai se ha creado para mantener todos los datos y documentos de su empresa dentro de su cuenta de Microsoft en todo momento, lo que garantiza la máxima privacidad.

Otras alternativas de software

También escribimos un interesante artículo sobre las características del CMS que debería tener un software de este tipo, así como algunas alternativas en caso de que su empresa no pueda adoptar la solución de Microsoft 365 para su intranet.

Vea también: Cms Intranet

20 ideas para su intranet

Veamos las 20 ideas que cada intranet podría utilizar para mejorar la experiencia digital de sus empleados, que se dividen en tres categorías:

• los servicios al empleado
• el área personal del empleado
• cómo aumentar la participación

Además, si quiere leer más ideas sobre cómo mejorar su intranet, puede descargar el pdf con todas nuestras más de 100 ideas para su intranet al final del artículo.

Servicios a los empleados

Capítulo uno

En este primer capítulo, veremos algunos ejemplos de servicios que se pueden ofrecer a los empleados a través de la intranet corporativa.

• Reserva de salas de reuniones
• Reserva de espacios generales de la empresa
• Solicitud de vacaciones, permisos, bajas por enfermedad
• Solicitud rápida, aprobación y recuento de vacaciones
• Mis nóminas
• Menú diario
• Reserva del coche de empresa
• Publicación de puestos de trabajo

Reserva de salas de reuniones

¿Necesita una sala para celebrar sus reuniones?

Con el portal de intranet de los dependientes, podrá reservar una cita especificando el día y la hora que le interesen, así como invitar a personas y enviarles una cita según su propio horario.

De este modo, sus reuniones podrán tener lugar cuando y donde quiera sin ningún problema.

Consulte también: Sistema de reserva de salas de reuniones

Reservas de espacios generales de la empresa

También es posible reservar el aparcamiento de un coche, un escritorio u otros entornos en los que los puestos de trabajo no son fijos a través de la intranet de la empresa.

De este modo, podrá planificar sus movimientos dentro de la empresa con antelación.

Al entrar en la intranet del portal del empleado por primera vez durante el día, podría asegurarse de sugerir automáticamente al usuario sus elecciones más recientes, como la sala de reuniones más reciente en la que tuvo una reunión o el escritorio que reserva durante la mayor parte del mes.

La plataforma mostrará cuando una sala, escritorio o recurso específico esté disponible para su reserva inmediata.

Solicitudes de vacaciones, permisos, bajas por enfermedad

Puede utilizar la intranet para las vacaciones, los permisos y los días de enfermedad.

Puede proporcionar a los empleados formas de presentar solicitudes y recibir la aprobación de sus jefes en función de su posición en la jerarquía de la empresa, agilizando así los procesos y ahorrando tiempo.

La intranet es la plataforma ideal para la integración si la empresa ya dispone de aplicaciones externas específicas para estas operaciones comerciales.

Permite rellenar directamente el formulario de solicitud desde el portal y muestra el estado de todas las solicitudes anteriores.

 

Solicitudes rápidas y cálculo de vacaciones

Los usuarios de la intranet de la empresa pueden acceder a su área personal, donde pueden solicitar vacaciones y ver cuántas horas y días les quedan en su presupuesto anual.

Cuando un directivo accede a la intranet de la empresa, puede acceder a un widget para la aprobación de las vacaciones y recibir notificaciones en tiempo real de las solicitudes de los empleados.

Debería ser posible añadir un motivo relacionado si la solicitud es denegada.

Payslips en línea ​

Puede dar a los empleados acceso a sus nóminas a través de la intranet de la empresa, junto con todo el historial relacionado que se remonta a su primer día de trabajo.

Si quiere ofrecer a sus empleados este tipo de experiencia, recuerde tener en cuenta la seguridad.

Después de que el usuario haya vuelto a introducir sus credenciales o haya introducido un código de acceso temporal por correo electrónico o por teléfono, puede concederles acceso a las nóminas.

Esto evitará el acceso no autorizado a los datos confidenciales de la empresa.​

Menú diario

Si su empresa tiene un comedor, puede dar a los empleados acceso al menú diario a través del software de intranet incluso antes de que vayan a comer. De este modo, podrán planificar con antelación lo que van a comer y optimizar su horario diario.

También puede pedir que le entreguen la comida. Esto supone un fantástico ahorro de tiempo.

Si no hay un comedor, esta es también una buena opción. Puede publicar el menú del restaurante más cercano a la empresa o programar una reserva de comida para evitar las largas colas en las horas punta.

Vea también: Software de gestión de cafeterias

Reserva de coches de empresa

La intranet de la empresa puede ayudar a compartir si su empresa tiene un servicio que pone a disposición de los empleados coches para sus desplazamientos.

Puede reservar un coche por tiempo mediante un formulario de reserva de coches, que puede ir precedido de un flujo de aprobación si es necesario.

Vea también: Software de gestión de flotas

Job posting

La intranet puede utilizarse para publicar todos los puestos de trabajo abiertos en la empresa.

Esto es especialmente útil en las grandes empresas porque permite comprobar la disponibilidad interna antes de buscar nuevos candidatos fuera de la empresa.

Cada empleado tiene una lista de puestos alternativos a los que le gustaría optar, así como los plazos de solicitud y los requisitos del nuevo papel, todo ello a un solo clic.

De este modo, RRHH puede tener acceso a un área de gestión de solicitudes en la que puede ver los perfiles de los compañeros que han decidido presentarse a determinados puestos vacantes.

Los recursos humanos también pueden tener acceso directo a las áreas personales de todos los empleados, lo que les permite evaluar la solicitud a través de un currículum digital que los compañeros mantienen actualizado.

Área "My Profile" / Área personal

En esta sección, los usuarios pueden recuperar toda la información sobre el usuario que la empresa conoce, como por ejemplo

• fecha de contratación
• función
• el departamento al que pertenecen
• Para un currículum digital personal, el usuario puede introducir información como habilidades, intereses, experiencias previas y mucho más para presentarse a sus colegas.

 

Si el usuario, propietario de los datos, comparte expresamente esta información, puede ser muy útil para establecer contactos y presentarse en la empresa.

De este modo, se está creando una verdadera base de datos de perfiles de empleados de la empresa, que será especialmente útil para que los recursos humanos conozcan mejor a sus colegas y faciliten la búsqueda de competencias internas.

También se podrá acceder rápidamente a servicios centrados en el empleado, como el acceso a la nómina, la lista de cursos de formación, la solicitud de vacaciones y permisos, los objetivos, etc.

Formulario de actualización de datos personales

Cada vez que los datos personales de un empleado cambien, se puede poner a su disposición un formulario en la intranet de la empresa para que lo rellene y sea actualizado y recibido por la empresa.

Para aquellos momentos de la trayectoria del empleado en la empresa en los que cambie de residencia, de datos bancarios, de estado civil o de lista de personas a su cargo, disponer de un canal directo entre el empleado y los recursos humanos es extremadamente útil.

Libreta de direcciones y My Profile

Si un empleado desea darse a conocer y, en consecuencia, conocer mejor a los demás, puede optar por incluir información personal en el directorio del portal de la intranet, además de los datos a los que tiene acceso la empresa, que todos los compañeros pueden ver haciendo clic en su perfil en la libreta de direcciones de la intranet de la empresa.

Esta información se obtiene en la sección "Mi perfil" y puede ser actualizada en cualquier momento por el individuo.

Formación corporativa

El empleado puede ver todos los cursos de formación que ha realizado y que están programados para períodos futuros en el área personal del usuario: "Mi perfil".

Incluso si la empresa ya dispone de una plataforma LMS externa, ésta puede integrarse en la intranet para que los empleados tengan acceso exclusivo a sus contenidos y capacidades.

Solicitud de nueva formación de la empresa

En la intranet, el empleado podría solicitar nuevos cursos de formación a recursos humanos o a su responsable directo.

La empresa podría ofrecer una variedad de opciones o permitir a los empleados elegir su propia formación en función de sus intereses.

Portal de formación

La intranet de la empresa puede servir como punto único de acceso a toda la información y los servicios de la empresa, así como a su inversión en la formación de los empleados.

En ella se mostrarían todos los seminarios web pasados y próximos como si se tratara de un archivo real. Todos los contenidos "a la carta" y "en directo" están disponibles.

Esta única área de la intranet contiene todas las actividades de formación que son estrictamente de naturaleza de aprendizaje electrónico, como cuestionarios, vídeos y documentación.

Cada curso de formación puede ser evaluado en función de los comentarios de los usuarios finales, y la adopción de la formación puede ser fácilmente supervisada por los responsables de la formación en la empresa.

Formación atractiva en la intranet

La formación basada en la intranet puede hacerse más atractiva.

La demanda de contenidos de formación por parte de los empleados, el logro de cualificaciones, los cursos de formación y cualquier comentario que mejore los servicios de formación pueden ser recompensados y estimulados por la empresa estableciendo un sistema de puntos por la consecución de objetivos, como la concesión de una insignia virtual.

Cualquier éxito de este tipo puede verse en el área de Mi perfil del usuario o hacerse público en la sección de la empresa.

Gamificación

Capítulo tres

Con el concepto de "Gamificación" en este tercer capítulo queremos ayudarle en el proceso de introducción o implementación de una intranet en su empresa.

Para ello, le proponemos ideas para aumentar el compromiso de la plataforma y facilitar el aprendizaje de nueva información incorporando conceptos, escenarios o técnicas de los juegos.

El único límite que puede poner en este campo es su imaginación.

Gamificación: definición

La gamificación, derivada del término "juego", es una técnica que utiliza procedimientos y estructuras similares a las de un juego para lograr objetivos específicos, en este caso, en los negocios.

Esta herramienta aprovecha la interactividad de los medios digitales actuales y puede transmitir una gran variedad de mensajes, lo que da lugar a un alto nivel de participación activa entre los interesados.

Gamificación en la empresa

Piense en lo difícil que es la transición de las personas que utilizan a diario el correo electrónico, al que han estado acostumbradas durante los últimos 15 años, al uso de un sistema de conversación como Microsoft Teams.

Le puedo asegurar que es un trabajo arduo.

Considere cuánto más fácil sería si el usuario fuera a la intranet y encontrara un juego que le explicara cómo utilizar Teams en la empresa para resolver todos los problemas que tenía con el correo electrónico en el trabajo.

Considere cuántos usuarios podría atraer a la intranet si decide dar a la gente insignias de identificación o clasificar a los usuarios que utilizan la nueva plataforma con más frecuencia que los demás.

Considere cómo puede mejorar el trabajo en equipo en el lugar de trabajo permitiendo que la gente forme grupos, elija el nombre de su grupo y compita para ganar la competición.

Mediante el uso específico de la gamificación en la estrategia corporativa, incluso los valores o la visión de la empresa pueden transmitirse de forma indirecta pero mucho más eficaz.

"Choca esos cinco"

En la intranet, se pueden compartir los apoyos públicos que representan una valoración positiva para un compañero.

Como resultado, imagine una sección en la página de inicio en la que cada empleado pueda chocar los cinco virtualmente para mostrar su aprecio por los demás y compartir sus contribuciones a la empresa.

Como resultado, puede crear un entorno divertido que atraiga a todos los miembros de la empresa.

Ideas inspiradoras

La intranet de la empresa puede ser un lugar estupendo para que los empleados aporten nuevas ideas.

Hemos utilizado concursos en la intranet para generar nuevas ideas, tanto para identificar nuevos servicios o productos empresariales como para mejorar el bienestar de los empleados y la comunicación interna.

La gente debía trabajar en grupos, lo que aumentaba la interacción y la colaboración entre los compañeros y les permitía considerar cómo alcanzar los objetivos de la empresa.

Cuando las ideas estaban listas, se colgaban directamente en la intranet, sujetas a aprobación, y todo el mundo tenía la oportunidad de votarlas a través de los "me gusta", el aumento de las visitas y la participación general en la intranet.

Cuando la gente vio que sus ideas subían a la cima de la clasificación y eran puestas en práctica por la empresa, se comprometieron plenamente.

¿Quién mejor para mejorar las cosas que los que trabajan en la empresa cada día?

La killer app

Una "killer app" es la aplicación que genera visitas dentro de la intranet.

Cada una de las funciones de la intranet de la empresa debe tener su propia "aplicación asesina", con el fin de atraer al mayor número posible de colegas al sitio y garantizar que, junto con el uso de la aplicación específica, estas personas también puedan obtener:

• Noticias de la empresa
• estar informado de iniciativas específicas
• las posibilidades de la intranet
• en otras palabras, conocer mejor los contenidos del portal de la empresa.

Ejemplos de "killer apps" son todos los servicios para empleados de esta guía, como el acceso a las nóminas, que atrae las visitas de los empleados al menos una vez al mes. Esta es una gran oportunidad para que su empresa convierta una visita "operativa" a la intranet en una "exploratoria".

Uso de encuestas

Las encuestas son una herramienta muy útil para involucrar a los empleados, aumentando así su compromiso.

Por un lado, usted da a la gente la oportunidad de ser escuchada, de participar en las decisiones de la empresa o de dar su opinión sobre iniciativas específicas.

Por otro, al publicar los resultados, da a todos la oportunidad de ver lo que piensan los demás compañeros sobre otros temas poco frecuentes que, de otro modo, podrían dar lugar a problemas de comunicación.

Para mantener un alto nivel de compromiso, haga siempre encuestas de preguntas cerradas para facilitar su cumplimentación y publique los resultados rápidamente.