Consultoría SharePoint:
¿por qué elegir intranet.ai?

Crear un sitio con SharePoint es sencillo.

Pero convertirlo en el corazón de su lugar de trabajo digital no lo es en absoluto.

Aquí le explicamos quiénes son los profesionales que pueden ayudarle.

Consultores de Microsoft SharePoint:
quiénes son y qué hacen

SharePoint de Microsoft 365 sirve para crear sitios corporativos de última generación en los que podrá:

• organizar archivos corporativos en la nube de Microsoft, colaborando en tiempo real y desde cualquier dispositivo con su equipo;
• redactar y publicar noticias y boletines informativos específicos;
• crear espacios reservados para los servicios de los empleados;
• desarrollar sitios y páginas dedicados a departamentos individuales o iniciativas específicas.

Para adaptarse a las diversas necesidades de cada organización, esta plataforma cuenta con numerosas funciones, cada una de ellas diseñada específicamente para permitir a los usuarios realizar las tareas enumeradas anteriormente.

SharePoint puede integrarse con productos externos para diversificar y ampliar las capacidades de sus sitios.

Entre estos productos, cabe destacar Teams, Outlook, Forms y Planner de la suite Microsoft 365, componentes de Power Platform, módulos de Microsoft Viva y aplicaciones de terceros como Twitter, Adobe y Google.

Las posibilidades que se abren con estas integraciones son numerosas y, en consecuencia, también lo son las oportunidades que deben aprovechar las empresas que quieran mejorar su productividad y la relación con su gente.

Pero, como siempre, hay que saber dónde poner las manos para obtener los mejores resultados.

Ahí es donde entran en juego los consultores de SharePoint.

Los consultores de SharePoint son profesionales formados para enseñar a las empresas el ABC de la gestión de documentos y la comunicación corporativa utilizando componentes dinámicos como partes web, listas y bibliotecas.

Además de ofrecer asesoramiento y orientación a los departamentos de TI de los clientes, los consultores gestionan la arquitectura, el diseño, el desarrollo, el mantenimiento y la migración de los sitios creados con SharePoint.

De este modo, pueden contribuir sustancialmente a la creación de un lugar de trabajo digital que no sólo sea funcional, sino también, lo que es más importante, intuitivo y fácil de utilizar para los usuarios.

De hecho, sucede que un producto como una intranet es desarrollado por una empresa, invirtiendo una cantidad significativa de recursos, sólo para ser ignorado por su audiencia.

La causa suele ser una mala navegación por el sitio o la falta de herramientas con las que gestionar las actividades propias en un entorno digital.

Un ejemplo podría ser una caótica página de servicios para empleados que no permite a los usuarios interactuar con los recursos de la empresa, tal vez reservando espacio en la cafetería o en una sala de reuniones.

O podría faltar el directorio de personas, que es la libreta de direcciones que contiene nombres, funciones y contactos para encontrar y localizar a sus colegas en cuestión de segundos.

Sin embargo, por poner un ejemplo menos trivial, podríamos mencionar el caso en el que su entorno de trabajo digital le proporciona archivos de bajo rendimiento. ¿Qué significa esto?

Sencillamente, que las bibliotecas que tiene que utilizar para organizar, compartir y colaborar en archivos sí son fáciles de gestionar, pero no le ayudan a ahorrar tiempo.

Para ello, sus archivos deben integrarse con flujos de trabajo capaces de automatizar:

• el almacenamiento de los archivos adjuntos de los correos de Outlook;
• la solicitud de aprobación para añadir o editar un documento compartido;
• el envío de notificaciones en los chats de Teams para alertar a los grupos de usuarios de cualquier actualización en los archivos de un proyecto;
• el guardado de respuestas a formularios creados con Forms;
• etc.

En resumen, un archivo en SharePoint no es sólo un contenedor de información, sino un sistema inteligente que puede simplificar sus actividades diarias.

Pero esto es aplicable a todos los componentes de esta plataforma.

Especialmente, para las web parts.

No queremos entrar en detalles aquí, pero es importante señalar que, si se configuran e insertan correctamente, las partes web pueden convertir sus sitios de comunicación en portales ricos en datos, interactivos y dinámicos.

Pensemos en la parte web "Noticias".

Puede utilizar este componente para mostrar a los usuarios de su intranet los últimos posts publicados por su organización o uno de sus departamentos.

Aprovechando sus variados filtros, este componente le permite orientar las comunicaciones internas y crear así escaparates al estilo de los boletines informativos que aparecerán destacados en sus páginas.

Las noticias de la dirección global, por su parte, pueden destacarse en la página de inicio de la intranet para que sus usuarios nunca se pierdan ninguna actualización importante.

En resumidas cuentas, cuando sus sitios SharePoint no puedan justificar la cantidad de tiempo, energía y dinero invertidos en ponerlos en línea, la consultoría puede ser la solución.

Pero tenga cuidado: no siempre es así.

Veamos por qué.

Consultoría SharePoint:
cuáles son los pros y los contras para una empresa

La pregunta que hay que hacerse en este punto es si necesita pagar a alguien para crear un buen sitio con SharePoint.

La respuesta puede variar de un caso a otro, pero creemos que la consulta puede aclarar la cuestión fundamental: entender cómo y cuándo utilizar las funciones individuales de SharePoint para ofrecer a los usuarios la mejor experiencia posible.

Como hemos mencionado anteriormente, SharePoint es una plataforma extremadamente flexible para poder digitalizar un conjunto complejo de actividades empresariales, y esto es posible gracias a las numerosas funciones que posee.

SharePoint requiere una profunda personalización para adaptarse a las necesidades de cada organización.

Por ello, recurrir a la ayuda de consultores puede ser decisivo para crear sitios útiles para las personas y seguros para la información que se intercambia entre ellas a diario.

Piense de nuevo en las bibliotecas de documentos.

Si hubiera fricciones entre los sitios SharePoint y las aplicaciones externas de las que proceden los documentos de sus bibliotecas, podrían producirse fugas de archivos y datos confidenciales.

Si a esto se añade la falta de un sistema de control robusto para los usuarios administradores, el resultado sería la incapacidad de rastrear esta fuga en la red de información corporativa.

En este caso, una consultoría podría reparar, pero sobre todo evitar graves daños en el sistema de gestión de documentos, permitiendo a los usuarios compartir y trabajar con la información en un entorno de trabajo intacto y seguro.

Pero eso no es todo.

Aunque SharePoint es una plataforma bastante intuitiva, puede haber casos en los que la personalización de sus componentes deba pasar por las vías de la programación y la escritura de código.

Los consultores experimentados tienen conocimientos avanzados de TI para configurar ellos mismos sus componentes o para poder comunicarse con el equipo de programadores y codificadores de la empresa.

Así, pueden marcar la diferencia entre experimentar con el potencial de SharePoint y ser capaces de exprimirlo sin correr riesgos innecesarios.

Pero la consultoría no siempre da resultados positivos.

Esto se debe a que la profesión de consultor de SharePoint se ha vuelto bastante atractiva en los últimos años, atrayendo a un número cada vez mayor de personas tanto por el interés que despiertan las innovaciones de Microsoft como por la promesa de un salario competitivo.

Como resultado, es difícil para una empresa averiguar a quién dirigirse en un mercado que se está saturando y en el que las ofertas son caras y limitantes.

Utilizamos el término "limitante" porque la mayoría de los consultores ofrecen servicios que son fundamentales pero bastante estándar en comparación con la media.

La razón es la falta de conocimientos técnicos sólidos con los que modelar la plataforma, ampliando su funcionalidad mediante la adición de integraciones y nuevos componentes.

Es posible que algunos consultores no tengan la experiencia necesaria para prever las posibles fricciones entre lo que permite SharePoint y lo que debe incluir un lugar de trabajo digital para ser útil a sus usuarios.

Así pues, el problema radica tanto en un conocimiento limitado únicamente a los mecanismos básicos de la plataforma como en una experiencia aún verde para saber cómo salirse de estos patrones.

Pero el mercado está evolucionando, por desgracia.

Algunos profesionales de SharePoint están empezando a ofrecer servicios de consultoría más completos.

Nosotros no estamos entre ellos.

Y la razón es muy sencilla.

Porque intranet.ai no hace consultoría

Así es.

No hacemos asesoramiento.

Y no sólo eso.

Aportamos al mercado de la consultoría un producto.

Ofrecemos una intranet SharePoint con la que las empresas pueden digitalizarse en cuestión de días y a un coste reducido.

Hemos desarrollado una intranet que ya está equipada con las funciones que permiten a las personas de una organización, sea cual sea su sector o tamaño, realizar sus actividades de forma digital.

Con una fuerte personalización.

Podemos ampliar las capacidades básicas de nuestra intranet con la integración de componentes específicos de la empresa.

Para ello, nuestro equipo está especializado en el desarrollo de aplicaciones a partir de los productos Microsoft 365, Viva y Power Platform, por citar las suites más importantes.

Además, podemos contar con los conocimientos técnicos de Dev4Side, la primera empresa de software de Italia que presume de excelentes competencias en el uso de tecnologías Microsoft.

Con una cartera de más de 200 proyectos de desarrollo completados con éxito y con el título de Microsoft Gold Partner, nuestra empresa hermana nos ofrece el apoyo que necesitamos para seguir mejorando nuestra solución de intranet y resolver los problemas específicos de nuestros clientes.

Como resultado, las empresas que nos han elegido han podido adoptar un entorno de trabajo digital ya operativo y luego ampliarlo con funciones creadas sólo para ellas.

Para saber más sobre nuestra colaboración con Dev4Side, visite la página dedicada a las funcionalidades que hemos desarrollado para nuestros clientes.

Debemos subrayar que nuestro valor no se basa únicamente en sólidas competencias verticales.

Lo que nos permite acercarnos a las empresas y comprender sus dificultades, así como el confort que desearían dar a su gente, es el carácter multicultural de nuestro equipo.

La diversidad de perspectivas, experiencias y enfoques es un activo incuestionable, que siempre nos ha ayudado a gestionar las contingencias inherentes a cualquier proyecto.

La capacidad de escucha y los reconocidos conocimientos técnicos nos permiten ofrecerle mucho más que un simple asesoramiento.

Nuestro trabajo consiste en facilitarle el suyo, y estamos dispuestos a hacer un seguimiento del rendimiento de su intranet incluso después de la puesta en marcha, incluso meses o años después del fin de nuestra colaboración.

Le ayudaremos a medir su eficacia y a difundir su uso entre sus usuarios.

Explicaremos a su público cómo utilizar las herramientas y los servicios empresariales integrados de Microsoft.

Estaremos en contacto permanente para evaluar los cambios de estrategia y seguir perfeccionando su lugar de trabajo digital.

A estas alturas, el mensaje está claro: intranet.ai no es sólo un producto.

Es una relación.