En este artículo, exploraremos la figura y el papel de los consultores de SharePoint Online, es decir, profesionales capaces de ayudar a las empresas a aprovechar al máximo las oportunidades que ofrece la solución de Microsoft 365 para la gestión de documentos, información y comunicación.
Veremos cuáles son las ventajas y desventajas de recurrir a los servicios de un consultor de SharePoint para optimizar el uso de sitios como la intranet empresarial, descubriendo por qué, en algunas ocasiones, dichos servicios no ofrecen los resultados esperados.
Presentaremos entonces intranet.ai: nuestra propuesta para aumentar la productividad y el bienestar de todas las personas en su empresa, superando el concepto tradicional de consultoría SharePoint.
Lo que encontrará en este artículo
Consultores SharePoint: ¿quiénes son y qué hacen?
SharePoint Online de Microsoft 365 sirve para construir sitios corporativos modernos, donde se puede:
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digitalizar los archivos corporativos, migrándolos a la nube de Microsoft para permitir la colaboración en tiempo real sobre los documentos y el acceso desde cualquier dispositivo;
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compartir contenidos dirigidos, como noticias y comunicados de servicio;
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organizar espacios reservados a los servicios y recursos útiles para los trabajadores;
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crear páginas dedicadas a departamentos específicos o a iniciativas concretas.
Para poder adaptarse a las necesidades de cada organización, SharePoint pone a disposición numerosas funcionalidades, cada una diseñada para permitir a los usuarios completar las actividades mencionadas anteriormente. Pero no solo eso.
De hecho, SharePoint es capaz de integrarse con productos externos para diversificar y ampliar las capacidades de sus sitios. Entre estos productos se encuentran Microsoft Teams, Outlook, Forms y Planner de la suite Microsoft 365, las soluciones de Power Platform (Power Automate, Power BI y Power Apps) y los módulos para la experiencia del empleado de Microsoft Viva. Además, es posible integrar software corporativo y aplicaciones de terceros como Twitter, Adobe y Google.
Las posibilidades que se abren gracias a estas integraciones son numerosas y, en consecuencia, también lo son las oportunidades para las empresas que desean mejorar su productividad y la relación con su personal. Sin embargo, es necesario saber dónde intervenir para obtener los mejores resultados. Es aquí donde entran en juego los consultores de SharePoint.
Por SharePoint consultant se entiende a los profesionales que se han formado para enseñar a las empresas los fundamentos de la gestión documental y la comunicación corporativa, a través del uso correcto de los componentes que conforman los sitios de SharePoint Online. Por ejemplo, las partes web, las listas y las bibliotecas de documentos.
Además de ofrecer consejos e indicaciones a los departamentos de TI internos, los consultores se encargan de gestionar la arquitectura, el diseño, el desarrollo, el mantenimiento y la migración de los sitios creados con SharePoint. De esta manera, pueden aportar una contribución sustancial a la construcción de un entorno de trabajo digital que no solo funcione, sino que además sea intuitivo y fácil de usar para los usuarios, en función de sus actividades.
De hecho, sucede que un producto como la intranet empresarial se desarrolle con una inversión significativa de recursos, para luego ser ignorado por el público al que está destinado. La causa suele deberse a una navegación deficiente del sitio o a la falta de herramientas para gestionar las actividades en el nuevo entorno de trabajo digital.
Un ejemplo podría ser una página de servicios desorganizada, que no permite interactuar con los recursos corporativos, como reservar una sala de reuniones o enviar un ticket de soporte. O bien podría faltar el directorio de personas, es decir, la agenda con nombres, cargos y enlaces útiles para encontrar y contactar a los compañeros.
Otro ejemplo podría ser la presencia de archivos poco eficaces. Esto significa que las bibliotecas de SharePoint no han sido configuradas de forma adecuada para simplificar la redacción, aprobación, archivado y compartición de documentos.
Las listas y bibliotecas deberían integrarse con flujos personalizados, capaces de automatizar:
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el archivado de archivos provenientes de los correos de Outlook;
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el guardado de las respuestas a los formularios de Microsoft Forms;
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la solicitud de aprobación para la adición o modificación de un documento;
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el envío de notificaciones en Teams para avisar a los colegas sobre actualizaciones en los archivos compartidos;
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etc.
En definitiva, es evidente que un archivo no debe entenderse como un simple contenedor de documentos, sino que debe estar diseñado para convertirse en un sistema práctico, inteligente y escalable con el que gestionar el flujo continuo de información que sustenta todos los procesos internos.
Lo mismo aplica para cualquier componente de SharePoint. Especialmente, para las partes web.
Si se configuran e insertan correctamente, las partes web pueden convertir sitios de comunicación como la intranet y la extranet en portales ricos en información, interactivos y dinámicos. Pensemos en la parte web “Noticias”.
Este componente podría usarse para mostrar a los usuarios de la intranet las últimas publicaciones realizadas por la organización o por un departamento. Gracias a los filtros disponibles, esta parte web permite dirigir las comunicaciones y crear paneles tipo boletín informativo que se destaquen en las páginas del sitio.
Las novedades provenientes de la dirección global, por otro lado, podrían destacarse en la página de inicio de la intranet, de modo que sus colegas no pierdan nunca ninguna actualización importante.
Si los sitios de SharePoint no justifican el tiempo, la energía y el dinero invertidos en ponerlos en línea, la solución podría ser una consultoría. Pero no siempre es así. Veamos por qué.
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Consultoría SharePoint: pros y contras para las empresas
La pregunta, en este punto, es si realmente se debe pagar a alguien para crear un buen sitio con SharePoint Online.
La respuesta puede variar según el caso, pero nosotros creemos que una consultoría puede ayudar a aclarar las ideas sobre una cuestión fundamental: entender cómo y cuándo utilizar las distintas funcionalidades de SharePoint para ofrecer a los usuarios la mejor experiencia.
Como hemos mencionado, SharePoint es una plataforma extremadamente flexible para digitalizar el complejo conjunto de actividades empresariales, y esto es posible gracias a las numerosas funcionalidades que ofrece. De hecho, permiteuna profunda personalizaciónpara adaptarse a las necesidades de cada organización.
Solicitar la ayuda de consultores puede ser determinante para crear sitios útiles para los trabajadores y seguros para la información empresarial, que se intercambia, actualiza y archiva diariamente en sitios como la intranet empresarial.
Pensemos en las bibliotecas de documentos.
Si llegaran a surgir conflictos entre los sitios SharePoint y las aplicaciones externas de las que provienen los documentos almacenados en las bibliotecas, podrían producirse pérdidas de archivos o incluso exponerse datos sensibles. Si añadimos la falta de un sólido sistema de control para los usuarios administradores, el resultado sería la imposibilidad de rastrear dicha pérdida dentro de la red informativa de la organización.
En este caso, una consultoría podría reparar e incluso prevenir daños a la seguridad del sistema de gestión documental, permitiendo a los usuarios compartir y trabajar con la información dentro de un entorno de trabajo digital protegido. Pero eso no es todo.
Aunque SharePoint es una plataforma bastante intuitiva, pueden existir casos en los que la personalización de sus componentes requiera programación y escritura de código.
Los consultores expertos tienen los conocimientos en el ámbito de TI necesarios para configurar componentes como bibliotecas y partes web de forma autónoma o para comunicarse con los técnicos de las empresas clientes.
En consecuencia, una consultoría podría marcar la diferencia entre experimentar con el potencial de SharePoint y lograr aprovecharlo sin asumir riesgos innecesarios.
Sin embargo, existen casos en los que una consultoría no da resultados positivos.
Esto se debe a que la profesión de consultor de SharePoint se ha vuelto muy atractiva en los últimos años, atrayendo a un número creciente de personas tanto por el interés en las innovaciones de Microsoft como por la promesa de un salario competitivo.
Para las empresas, se ha vuelto más difícil saber a quién dirigirse en un mercado que se está saturando y en el que las ofertas son costosas y limitantes. Decimos “limitantes” porque la mayoría de los consultores ofrece servicios estándar.
La razón radica en la falta de conocimientos técnicos sólidos con los cuales moldear la plataforma, ampliando sus funcionalidades mediante la incorporación de integraciones y nuevos componentes. Algunos consultores podrían no tener la experiencia necesaria para anticipar los conflictos entre lo que SharePoint permite hacer y lo que debe incorporarse en un entorno digital de trabajo para ser útil en el día a día.
El problema tiene sus raíces en un conocimiento limitado a los mecanismos básicos de la plataforma, así como en una experiencia demasiado superficial para saber cómo superar estos esquemas. Pero, por suerte, el mercado de la consultoría para SharePoint está evolucionando.
Empiezan a surgir propuestas más completas. Como la de intranet.ai.
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Por qué confiar en intranet.ai: no solo consultoría para SharePoint Online
intranet.ai no ofrece solo consultoría: proporciona una solución lista para usar, con la que las empresas pueden digitalizarse en pocos días y con costes reducidos.
Nuestros expertos han desarrollado una intranet que ya cuenta con las funcionalidades necesarias para respaldar todas las actividades de una organización, sea cual sea su sector.
Podemos ampliar las capacidades básicas de nuestra solución de intranet con la integración de componentes específicos para cada empresa. Para ello, nuestro equipo se ha especializado en el desarrollo de aplicaciones a partir de los principales productos de:
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Microsoft 365
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Microsoft Viva
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Microsoft Azure
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Microsoft Power Platform
Además, intranet.ai puede contar con los conocimientos técnicos de Dev4Side, la primera empresa de software en Italia en contar con competencias de excelencia en el uso de tecnologías Microsoft.
Con un portfolio de más de 200 proyectos realizados con éxito y, además, el reconocimiento de Microsoft Gold Partner, tenemos las competencias necesarias para seguir mejorando nuestra solución y resolver los problemas de cada cliente.
Las empresas que nos han elegido han podido adoptar un entorno de trabajo digital ya operativo, para luego enriquecerlo con funcionalidades creadas exclusivamente para ellas.
¿Por qué elegir intranet.ai para crear el digital workplace empresarial?
Debemos subrayar que el valor de intranet.ai no se basa únicamente en las sólidas competencias verticales que posee. Lo que nos permite acercarnos a las empresas y comprender sus dificultades, así como los servicios y comodidades que desean ofrecer a su gente, es la naturaleza multicultural de nuestro equipo.
La diversidad de perspectivas, experiencias y enfoques es un activo indiscutible, que siempre nos ha ayudado a gestionar imprevistos en cualquier proyecto.
La capacidad de escucha, la experiencia y los reconocidos conocimientos técnicosnos permiten ofrecer mucho más que una simple consultoría.
Nuestro trabajo consiste en hacer que el trabajo de los demás sea más sencillo y estamos preparados para acompañar el crecimiento de la intranet construida junto con los clientes incluso después del lanzamiento, incluso meses o años después del fin de la colaboración.
Ayudamos a medir su eficacia y a fomentar su uso entre los usuarios.
Explicamos al público empresarial cómo utilizar las herramientas de Microsoft y los servicios integrados en el entorno de trabajo digital, siempre basado en la intranet de SharePoint Online. Nos mantenemos en contacto constante para evaluar cambios de estrategia y seguir perfeccionando la solución implementada.
intranet.ai no se reduce a un simple producto. Es una relación.
Para aclarar, presentamos en la siguiente tabla lo que podemos ofrecer a cualquier empresa para aprovechar al máximo la inversión en Microsoft 365, y en SharePoint en particular.
SharePoint Consulting: la propuesta de intranet.ai
Servicios para SharePoint de intranet.ai Descripción
Digitalización Creamos el mejor entorno de trabajo digital para optimizar los procesos internos, reduciendo ineficiencias y consumos gracias a la tecnología Microsoft y a las funcionalidades de SharePoint Online para la gestión documental y la comunicación interna.
Migración Gestionamos la transición de usuarios, datos y sistemas de gestión hacia el nuevo entorno digital basado en Microsoft 365.
Desarrollo Ampliamos las funcionalidades de nuestra solución con componentes personalizados, fáciles de gestionar y utilizar.
Gestión del proyecto intranet Configuramos nuestra intranet SharePoint y el entorno Microsoft 365 integrado según las necesidades de cada empresa. Construimos juntos el entorno de trabajo digital ideal para digitalizar los procesos internos, integrando el software empresarial ya en uso. Ayudamos a los clientes a medir la eficacia de la intranet y a mejorar su rendimiento incluso meses después de la implementación.
Formación de los usuarios
Organizamos sesiones en línea para enseñar a los usuarios cómo gestionar el nuevo entorno de trabajo digital de forma autónoma. Proponemos contenidos de microlearning para conocer en detalle los productos de Microsoft 365 y aprovechar al máximo las licencias adquiridas por la empresa.
Gestión de la comunicación interna
Ayudamos a las empresas a promover la nueva intranet con boletines, iniciativas de gamificación, vídeos emergentes y mucho más. Tras el lanzamiento, nos encargamos de enriquecer la intranet con nuevos contenidos e iniciativas especiales. Escuchamos los comentarios e ideas de la comunidad empresarial para mantener involucrados a los usuarios y apoyarles en su trabajo.
Manténgase en contacto
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