AI Intranet: i trend di Microsoft e la soluzione di intranet.ai

La trasformazione digitale sta cambiando radicalmente il modo in cui le aziende comunicano, collaborano e gestiscono le proprie attività, grazie all’introduzione di soluzioni tecnologiche in grado di ridefinire gli spazi di lavoro, rendendoli sempre più interattivi e integrati.

Le innovazioni nel campo dell’AI, in particolare, sono sempre più presenti nel digital workplace di Microsoft 365 e nel suo centro operativo: la intranet aziendale basata su SharePoint Online. L’obiettivo è di unire strumenti per la produttività con funzionalità dedicate al benessere e al coinvolgimento di tutti i lavoratori, all’interno di un ecosistema sinergico.

In questo articolo, andremo quindi ad analizzare i trend e le soluzioni più popolari che permettono alle aziende di integrare l’intelligenza artificiale nella propria intranet e, di conseguenza, nelle proprie attività quotidiane.

Cosa trovi in questo articolo

• Perché integrare l’AI nella intranet?

• Quali sono le innovazioni di Microsoft 365?

• Intranet Agent: chi è e cosa può fare Gaia, l’Intranet Manager di intranet.ai

Perché integrare l’AI nella intranet?

L’intelligenza artificiale sta diventando sempre più presente nella vita lavorativa di ognuno di noi e, anche nella gestione della intranet aziendale, si rivela una risorsa di grande valore per migliorare processi, flussi di comunicazione e produttività.

Quando parliamo di intranet integrata con l’intelligenza artificiale, ci riferiamo principalmente all’utilizzo di sistemi che permettono di:

• automatizzare attività ripetitive

• semplificare la ricerca di informazioni

• creare un’esperienza utente personalizzata

Uno degli aspetti più rilevanti dell’AI applicata alle intranet riguarda proprio la capacità di migliorare sensibilmente la ricerca delle informazioni che vengono scambiate ogni giorno all’interno del digital workplace aziendale.

Spesso ci troviamo davanti a quantità immense di dati e documenti, sparsi in cartelle, liste e librerie differenti. Per trovare ciò che occorre, la semplice ricerca tramite parole chiave non sempre restituisce risultati precisi.

Ecco, quindi, che integrando tecnologie basate sull’intelligenza artificiale possiamo contare su sistemi capaci di interpretare le ricerche, cogliendo il contesto di ciascuna richiesta e restituendo i risultati più appropriati.

Ad esempio, la intranet di SharePoint Online, quando integrata con l’AI, è capace di riconoscere il contenuto dei documenti, classificandoli per categorie, autore, data o argomento. Questo significa che possiamo trovare in pochi secondi le informazioni utili senza dover scorrere decine di liste o singoli file per noi irrilevanti.

L’intelligenza artificiale applicata alla gestione della conoscenza interna, inoltre, ha il pregio di suggerire informazioni utili al lavoro di ciascun utente.

Microsoft sta progressivamente integrando le funzionalità di gestione della conoscenza di Viva Topics in altre soluzioni, come Microsoft Copilot, al fine di offrire un’esperienza unificata di analisi dei contenuti e di identificazione automatica dei temi principali trattati in documenti e pagine web.

Per chiarire, quando un collega cerca informazioni su un determinato argomento, l’intelligenza artificiale può suggerire le pagine correlate, i documenti collegati e i contatti che possiedono competenze specifiche su quel tema.

L’AI per la intranet offre poi notevoli vantaggi nella personalizzazione dell’esperienza utente.

Normalmente, ogni persona che visita il portale può vedere contenuti standardizzati, che non necessariamente rispondono alle sue reali esigenze. L’intelligenza artificiale, tuttavia, permette di proporre contenuti mirati in base a caratteristiche come ruolo, dipartimento, interessi personali e persino storico delle attività.

In questo modo, una collega che lavora nel reparto commerciale potrà vedere nella homepage della intranet aggiornamenti sui nuovi contratti acquisiti, notizie del proprio dipartimento, materiali relativi al settore e informazioni su clienti e vendite. In parallelo, una collega del reparto IT riceverà automaticamente contenuti differenti, pertinenti ai progetti tecnologici o agli update dei diversi software aziendali in corso.

Un altro utilizzo pratico dell’intelligenza artificiale riguarda l’automazione dei processi.

Mentre con strumenti come Power Automate possiamo automatizzare attività standard, l’intelligenza artificiale ci consente di rendere più dinamica ogni automazione.

Ciò significa che possiamo attivare workflow capaci di adattarsi al comportamento degli utenti, anticipandone le necessità. Immaginiamo una procedura di approvazione: l’AI può riconoscere autonomamente il tipo di documento inviato, identificare i colleghi che devono effettuare la revisione, inviare notifiche personalizzate, registrare le approvazioni e aggiornare lo stato del documento nella libreria SharePoint in cui è archiviato.

L’intelligenza artificiale applicata alla intranet facilita notevolmente l’analisi dei dati di utilizzo della piattaforma. Sfruttando funzionalità di analisi predittiva e algoritmi di machine learning, possiamo infatti monitorare come i colleghi utilizzano le varie sezioni della intranet, individuando rapidamente quali contenuti e servizi risultano più o meno utili.

Questo tipo di analisi permette di migliorare continuamente l’esperienza nel portale, ottimizzandone i contenuti, eliminando sezioni obsolete e incrementando, di conseguenza, il valore percepito da tutte le persone in azienda.

Risultato? Una maggiore adozione della intranet e del digital workplace integrato.

Ancora, l’intelligenza artificiale consente di analizzare la qualità della comunicazione interna, aiutando l’azienda a creare contenuti più coinvolgenti, approfittando di strumenti come le community di Viva Engage.

L’analisi delle interazioni con pagine web, news o post ci offre la possibilità di capire in tempo reale se una comunicazione ha raggiunto i colleghi giusti, quanto interesse ha suscitato e come migliorare le future pubblicazioni per aumentare il coinvolgimento dell’intero pubblico aziendale.

Questo aspetto torna particolarmente utile al momento di gestire progetti o campagne di comunicazione importanti: sapere quali contenuti sono davvero rilevanti ci aiuta a migliorare sensibilmente la qualità della comunicazione con i nostri colleghi e, di conseguenza, a garantire il successo stesso dei nostri progetti.

Quali sono le innovazioni di Microsoft 365?

Integrare l’intelligenza artificiale nella intranet di SharePoint Online significa creare un ambiente di lavoro in grado non solo di favorire la collaborazione e la condivisione delle conoscenze, ma anche di offrire gli strumenti necessari per automatizzare i processi e ridurre il numero di attività in carico a ciascun collega.

Grazie a soluzioni come Microsoft 365 Copilot, AI Builder, SharePoint Premium e la suite Viva, dedicata all’employee experience, è diventato più semplice creare siti e pagine intelligenti che possono riconoscere i contenuti dei nostri documenti, suggerire i contenuti e i contatti più rilevanti per le nostre ricerche, fornire insight preziosi sul coinvolgimento e tanto altro ancora.

Possiamo così ottenere una piattaforma personalizzata che cresce con noi, adattandosi alle nostre esigenze e aiutandoci ogni giorno a dedicare più tempo alle attività davvero importanti.

In questo percorso, l’integrazione con Microsoft Graph garantisce che le informazioni fornite dall’intelligenza artificiale in base ai contenuti della intranet siano sempre contestuali e in linea con ruoli e progetti, mentre l’adozione di nuove funzionalità, come quelle di SharePoint Premium, contribuisce a rendere la gestione e la governance dei contenuti sempre più efficace.

Partiamo, però, da Copilot per SharePoint.

Copilot si fa carico di una serie di attività che spaziano dalla creazione di bozze e pagine web all’ideazione di layout SharePoint, mentre le funzionalità di riscrittura e miglioramento del testo sono disponibili in Copilot per Microsoft 365.

Con il semplice uso del linguaggio naturale, possiamo descrivere come vogliamo che sia strutturata la pagina di un sito, e Copilot ne realizzerà la bozza, che poi potrà essere personalizzata, tenendo conto di parametri di design e di brand che abbiamo impostato.

Non soltanto avremo un layout coerente con le linee guida aziendali, ma potremo anche rifinire il testo con l’aiuto del sistema di riscrittura integrato, che ci propone modifiche di stile, sintesi o ampliamenti del contenuto in base all’occasione.

Se dobbiamo spiegare un argomento complesso a un team non specializzato, Copilot può aiutarci con suggerimenti su come semplificare la nostra spiegazione oppure, se dobbiamo redigere comunicati più formali, ci potrà indicare le modifiche appropriate per adattare il tono al contesto.

Più nel dettaglio, gli agenti di Copilot per SharePoint possono semplificare i progetti, i flussi di lavoro e i processi di condivisione e collaborazione che vengono centralizzata nella piattaforma.

Ogni sito o libreria può disporre di un agente appositamente configurato tramite Copilot Studio.

Prendiamo il caso di dover creare un assistente per monitorare una libreria di contratti: basterà configurare un agente per rilevare le date di scadenza e inviare notifiche in prossimità dei rinnovi.

Nel caso invece di progetti più articolati, un agente ben configurato può proporre documenti correlati, suggerire nuove fasi di sviluppo o segnalare eventuali duplicazioni, basandosi sui contenuti che già popolano SharePoint e su come le persone interagiscono con quei contenuti.

Copilot Agent per Microsoft SharePoint

Naturalmente, perché tutto ciò funzioni in maniera “intelligente”, serve un cervello in grado di capire come le persone e i contenuti siano correlati tra loro.

Qui entra in gioco Microsoft Graph, l’API che mette in relazione utenti, documenti e informazioni provenienti da Microsoft 365.

Microsoft Graph analizza, in base alle autorizzazioni disponibili, le interazioni tra i vari elementi presenti nel digital workplace e fornisce a Copilot (e ad altre AI) i contesti necessari per restituire suggerimenti e contenuti rilevanti.

Al momento di revisionare un manuale tecnico, Copilot potrebbe quindi suggerire i documenti correlati o segnalare gli esperti che hanno già lavorato su contenuti simili, proprio basandosi sui dati di Microsoft Graph.

Se invece stiamo lavorando a un flusso di lavoro inedito, potrebbe suggerire le risorse pertinenti archiviate in SharePoint o le conversazioni correlate in Teams e Outlook.

Infine, l’intelligenza di Microsoft Graph ci tutela anche in termini di sicurezza, poiché garantisce che Copilot e tutti i sistemi AI integrati nel digital workplace aziendale possano accedere solo ai contenuti per cui ciascun utente ha le giuste autorizzazioni.

Panoramica dell’integrazione tra Microsoft Graph e Copilot

All’interno di SharePoint Online, possiamo spingerci oltre aggiungendo la dimensione della realtà mista con Microsoft Mesh, un’evoluzione di SharePoint Spaces, con cui è possibile creare ambienti virtuali o 3D dove presentare dati, prodotti e documenti con un’esperienza immersiva.

Mesh supporta anche la creazione di assistenti virtuali o chatbot personalizzati attraverso servizi come Azure Bot Services, che interagiscono con gli utenti all’interno degli ambienti 3D aziendali per rispondere alle loro domande. Inoltre, grazie all’integrazione nativa con l’ecosistema cloud di Microsoft Azure, Mesh può sfruttare servizi cognitivi come l’analisi del linguaggio naturale e la visione artificiale.

Le potenzialità dell’AI si estendono ulteriormente con Microsoft Viva, la piattaforma che punta a migliorare l’esperienza delle persone in azienda e che comprende diverse funzionalità intelligenti. Un esempio sono Viva Amplify e Viva Engage, che si affidano a Copilot per assisterci nella stesura di comunicazioni, quiz e post rivolti alle community aziendali.

Con Viva Amplify, possiamo definire gli obiettivi che l’azienda intende raggiungere con la diffusione di determinato messaggio (coinvolgimento di un reparto, maggiore awareness per una nuova policy, etc.) e, sulla base di questi obiettivi, Copilot ci suggerirà come modellare le nostre comunicazioni per renderle più adatte allo scopo.

Dettaglio sull’uso di Copilot in Viva Amplify

In Viva Engage, Copilot può proporre argomenti di tendenza da trattare nelle proprie pubblicazioni o proporre spunti che favoriscano la discussione con i colleghi, aiutandoci a creare post più interessanti e coinvolgenti.

Sul piano dell’analisi dati, Viva Insights fornisce metriche e report su come viene speso il tempo nella propria routine di lavoro, offrendo consigli su come migliorare la produttività e l’equilibrio tra le diverse attività della giornata. Copilot può semplificare la creazione di queste analisi, suggerendo quali filtri o attributi impostare e generando report pronti per essere esplorati in Power BI.

Nel frattempo, Viva Glint velocizza l’analisi dei feedback, sintetizzando grandi quantità di commenti e individuando i trend più popolari, al fine di comprendere il clima aziendale e intervenire dove necessario, ad esempio nella gestione di un progetto o nella definizione di politiche interne.

Ancora in tema di gestione documentale, AI Builder, una funzionalità della Power Platform, consente di creare modelli di intelligenza artificiale personalizzati, da utilizzare in diverse applicazioni della piattaforma come Power Apps o Power Automate.

Nel caso volessimo automatizzare il processo di inserimento di dati da documenti di tipo semi-strutturato (fatture, ordini, curriculum, etc.), avremmo la possibilità di creare un modello AI capace di estrarre automaticamente i campi necessari e avviare un flusso di lavoro in Power Automate.

È facile intuire come questo eviti agli operatori di trascrivere le informazioni. Collegando AI Builder e Power Automate a SharePoint, possiamo infatti sfruttare i dati aziendali disponibili tramite Microsoft Graph, aumentando così l’efficienza dei flussi di lavoro che vengono mano a mano automatizzati.

A questo punto, è importante menzionare SharePoint Premium, una soluzione di content management che introduce ulteriori funzionalità AI, integrando al contempo le capacità di Microsoft Syntex (a sua volta, noto in precedenza come Project Cortex).

I quattro elementi che andremo a riassumere nella seguente tabella costituiscono le principali funzionalità intelligenti che SharePoint Premium mette a nostra disposizione per ottimizzare lo scambio di informazioni e la gestione dei contenuti in siti come la intranet aziendale.

Cosa offre SharePoint Premium?

Funzionalità di SharePoint Premium Descrizione

Completamento delle colonne Basandosi sulle capacità di Microsoft Syntex, SharePoint Premium permette di inserire automaticamente metadati nelle colonne di una libreria. Basta fare una richiesta come “Indica la categoria di questo documento scegliendo tra A, B o C, rispondi None se non trovi corrispondenza” e l’AI eseguirà l’analisi di ciascun file, classificandone il contenuto per poi arricchirlo con i metadati indicati.

Image Tagging Invece di ricordare il nome o la posizione esatta di un’immagine, possiamo contare sul tag automatico. L’AI può infatti analizzare le immagini, individuarne le caratteristiche principali (come “paesaggio”, “persona”, “logo”, etc.) e generare dei tag descrittivi. Si possono così fare ricerche basate su parole chiave e trovare l’immagine che ci serve senza doverla catalogare manualmente.

Classificazione dei contenuti L’AI ci aiuta a mantenere coerente la tassonomia definita nel Term Store di SharePoint, ovvero la raccolta centralizzata di termini utilizzabili per classificare i contenuti. Attivando la classificazione automatica, i documenti vengono analizzati e taggati con termini pertinenti. Se abbiamo un insieme di termini che definiscono prodotti, reparti o progetti, l’AI può assegnare il tag corretto a ogni nuovo file.

Elaborazione dei dati non strutturati Possiamo addestrare modelli AI per identificare e classificare documenti non strutturati, estrarre dati e popolare colonne con queste informazioni. Per riconoscere i contratti di rinnovo in un mare di documenti, possiamo creare un classificatore che impari a distinguerli, per poi aggiungere un estrattore in grado di recuperare informazioni come i nomi dei clienti o le date di scadenza.

Insomma, tutte le funzionalità che l’AI offre nel digital workplace di Microsoft 365, che abbiamo fin qui visto insieme, contribuiscono a creare un circolo virtuoso. Per noi, questo significa ridurre i costi operativi e il disordine nel flusso di informazioni alla base di ogni azienda, oltre a fornire ai team un ambiente di lavoro dove le risorse giuste sono sempre a portata di mano.

Il segreto sta nell’individuare le priorità.

Se la preoccupazione principale riguarda la necessità di ottimizzare l’estrazione di informazioni dai documenti, strutturati e non, occorre focalizzarsi sull’integrazione di funzionalità per l’automazione dei processi documentali, come quelle offerte da SharePoint Premium e AI Builder all’interno della Power Platform.

Se invece vogliamo aumentare il coinvolgimento generato dalle comunicazioni interne, allora Viva Amplify, Viva Engage, Viva Insights e le loro funzionalità intelligenti non devono mancare nel digital workplace che ha come centro operativo la intranet di SharePoint Online.

L’aspetto più affascinante è che tutte queste tecnologie non solo rendono più facile trovare le informazioni di cui abbiamo bisogno, ma possono persino prevedere le necessità future, dando vita a un ambiente di lavoro vivo e proattivo.

Intranet Agent: chi è e cosa può fare Gaia, l’Intranet Manager di intranet.ai

Per massimizzare il valore dell’AI nella intranet aziendale, la soluzione di intranet.ai mette a disposizione strumenti come Gaia, un agente creato e istruito dal nostro team per aiutare le aziende a gestire la propria intranet basata su SharePoint Online.

Gaia Intranet Manager è l’agente conversazionale che abbiamo sviluppato a partire dalle funzionalità di Copilot per SharePoint e dalle capacità per l’analisi dati di un altro componente di intranet.ai, Intranet Analytics, che permette di ottenere insight basati sull’utilizzo della intranet per migliorarne le performance.

Uno dei punti di forza di Gaia consiste quindi nella sua capacità di analizzare, comprendere e restituire informazioni utili a ottimizzare la gestione della intranet, attraverso una semplice conversazione.

Grazie all’integrazione con SharePoint e Microsoft Graph, Gaia può rispondere direttamente a domande come:

• Quanti visitatori ci sono stati ieri per dipartimento?

• Quali ricerche non hanno prodotto risultati utili?

• Quali sono le pagine più visitate questo mese?

• Quali sono le app più utilizzate per sede?

• Quali sono i documenti più scaricati?

Aiuta così a capire quali contenuti non sono presenti nel portale, quali contenuti non sono invece indicizzati in ricerca e quali contenuti ancora occorre aggiungere per andare incontro agli interessi e alle necessità dei colleghi.

Altro aspetto da sottolineare è che Gaia non fornisce dati grezzi nelle sue risposte, ma suggerisce vere e proprie strategie, con le relative azioni da intraprendere, per migliorare la intranet in base al suo concreto utilizzo in azienda.

La semplicità d’utilizzo, infine, è un altro vantaggio fondamentale di Gaia: tramite un’interfaccia conversazionale accessibile direttamente da Microsoft Teams, gli utenti possono porre domande in linguaggio naturale e ricevere risposte immediate su tutto ciò che riguarda la intranet e il modo in cui potrebbe supportare il lavoro di tutte le persone in azienda.

La possibilità di interagire con Gaia in qualsiasi lingua rende poi il servizio ancora più utile per garantire che la strategia di comunicazione interna sia facilmente coordinata tanto tra team multiculturali quanto tra le sedi dislocate di aziende multinazionali.