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Rete intranet: tutto quello che devi sapere

La rete intranet è lo strumento che guida le organizzazioni di qualsiasi mercato verso un processo di digitalizzazione intelligente da cui i benefici che si traggono sono molteplici.

Le aziende soprattutto nell'attuale realtà lavorativa in cui lo smartworking assume un ruolo centrale non possono farne a meno.

Vediamo perchè.

Intranet significato

Nell'odierno panorama digitale è necessario trovare gli strumenti migliori per stare al passo.
 
La rete intranet è una piattaforma aziendale che permette all'organizzazione di interfacciarsi con un mondo del lavoro innovativo e potenziante grazie a tutti i vantaggi del digitale.
 
L'accesso è riservato solo a chi fa parte dell'azienda.
 
Attraverso un account aziendale, ogni utente può usufruirne in qualsiasi momento dal proprio tablet, pc o smartphone.
 
Al suo interno l'organizzazione inserisce comunicazioni e servizi per il dipendente per farlo rimanere sincronizzato con le dinamiche dell’impresa. 
 
Per farti capire meglio di cosa è capace la intranet, in questo articolo ti elenchiamo alcuni degli aspetti aziendali che puoi implementare con il suo utilizzo.

 

 

Perché anche la tua azienda ne ha bisogno? 

Perchè una intranet, ovvero un digital workplace è il portale digitale che ti serve per sfruttare le opportunità che derivano dalle nuove tecnologie e sono già tantissime le aziende che vi investono.  

La intranet aziendale migliora le comunicazioni interne dell'azienda, consentendoti di interagire con tutti i dipendenti in tempo reale e ottenere un feedback immediato. 

Il tempo e le risorse risparmiati possono essere utilizzati per altre attività in modo da raggiungere gli obiettivi aziendali.  

Il lavoro non necessario viene ridotto e puoi concentrarti completamente sulle attività più importanti. 

  • Aumento della produttività con migliori app aziendali; 
  • Risparmio di tempo e risorse; 
  • Scambio rapido di file, dati e informazioni; 
  • Canali di comunicazione semplificati e bacheche aziendali; 
  • Collaborazione in tempo reale; 
  • Coinvolgimento dei dipendenti; 
  • Archivio dati categorizzato.

 

 

Uno spazio di lavoro potenziato 

La intranet rappresenta per il dipendente una porta di entrata all’interno del mondo digitale del lavoro con tutte le sue agevolazioni. L’ambiente che si ritrova è uno spazio di lavoro potenziato, in cui l’accesso alle informazioni per lavorare o i processi aziendali che necessita seguire si raggiungono con la metà del tempo e a un battito di click. 
In poche parole il portale risulta un economizzatore del tempo e un ottimizzatore del lavoro. 
Ti permette di far circolare le comunicazioni aziendali, le news di servizio, e informazioni che permettono al dipendente di restare sempre aggiornato e al passo con le dinamiche evolutive dell’organizzazione. 
 
Tutte le persone che ne fanno parte e vivono l’azienda quotidianamente possono incontrarsi e collaborare con più mezzi a disposizione e soprattutto condividere quella che è la loro conoscenza in azienda. 
Ogni attività generata con la intranet sarà sempre incentrata sulle persone.
 
Dai loro riscontri e comportamenti attraverso sondaggi, feedback e segnalazioni anonime potrai offrire una piattaforma soddisfacente per le loro esigenze e quindi aumenterai le performance dell’azienda. 

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Cosa puoi portare nella intranet

Si possono inserire le comunicazioni aziendali, i documenti di lavoro come le brochure, i template o le procedure aziendali e informazioni che servono all’azienda a sincronizzarsi con il dipendente e viceversa.
E' possibile inoltre pubblicare a favore di tutti aree sulla struttura aziendale, la mission, i valori e l’identità necessaria per coinvolgere i lavoratori.

Ogni dipartimento può avere la sua area riservata in cui monitorare gli stati di avanzamento delle attività e controllare gli obiettivi del reparto.

 

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  • Più di 20 app tra cui: ricerca intelligente, gestione dei documenti, notizie in evidenza, notifiche push e "il mio posto di lavoro"
  • Integrato al 100% con SharePoint Online e Microsoft 365
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Aree per il dipendente

Sapevi che all'interno di una intranet ogni dipendente ha il suo spazio privato in cui reperire tutti servizi che l'azienda gli mette a disposizione? 
 
I processi di business come quelli dell'area welfare vengono digitalizzati in maniera intelligente e resi disponibili all’interno della intranet a portata di click. 
 
Nella sua area personale il dipendente può visualizzare:
  • le sue buste paga passate e future
  • effettuare richieste come quelle delle ferie
  • le richieste di viaggio
  • la nota spese
  • le richieste di smartworking e il relativo calendario. 

Sempre in questo spazio l'utente ha una parte dedicata alla sua carriera professionale in cui inserire in un CV digitale tutti i suoi avanzamenti professionali, i suoi successi, interessi, competenze e KSAO.

Questo è un modo per farsi conoscere meglio dai superiori e dai colleghi.

Ogni dipendente inoltre può cercare la persona adatta e competente per i progetti lavorativi indagando le sue abilità.

 

 

Comunicazione potenziata

La intranet garantisce un flusso di informazioni digitalizzate continuo, aggiornato e completo.
 
Come abbiamo detto, ogni dipendente può reperire:
  • comunicazioni aziendali come news o avvisi di servizio
  • documenti di lavoro come le brochure, i template o le procedure aziendali
  • informazioni che servono all’azienda a sincronizzarsi con il dipendente e viceversa come obiettivi, premiazioni, nuovi dipendenti.
E' possibile inoltre pubblicare a favore di tutte le aree elementi che rafforzano la mission, i valori e l’identità aziendale. 
Attraverso banner in evidenza, notifiche e alert ogni informazione aziendale trova la giusta visibilità a seconda della sua priorità.

 

Ricerca potenziata

Un White Paper IDC ha portato alla luce che le organizzazioni perdono quasi 2,5 milioni di dollari all'anno a causa della difficoltà dei dipendenti nell’individuare e recuperare informazioni critiche. Se ogni lavoratore, invece, riesce ad avere il documento giusto nel momento giusto le performance aziendali incrementano risolvendo questo gap organizzativo e l’impresa apparirà agli occhi dei suoi dipendenti in grado di fornire tutti gli strumenti necessari per lavorare nelle migliori e innovative condizioni possibili.

Assecondare questo lato operativo potenzia in particolare 4 aspetti:

  • Il knowledge management in azienda. Per un'ottima gestione del flusso di conoscenza in azienda, è necessario che i processi di ricerca siano fluidi, completi e istantanei.
  • L’ employee engagement. I dipendenti possono lavorare con contenuti di valore in un ambiente lavorativo qualitativamente valido.
  • Collaborazioni efficaci tra i team. 
  • Project management. I manager possono raggiungere in modo semplice e veloce informazioni critiche, trovare le persone con le giuste competenze e individuare progetti passati.

La intranet è dotata di sistemi di ricerca intelligenti che permettono di premere il tasto acceleratore su ognuno di questi aspetti permettendoti di risparmiare tempo e denaro.

Puoi effettuare:

  • ricerche in più database come: documenti nella intranet, notizie e pagine, colleghi nell'azienda, informazioni sull'azienda
  • Assegnare tag e categorie a ogni contenuto per un reperimento più efficace
  • Grazie a sistemi di Analytics monitorare le ricerche degli utenti per venire in contro alle loro richieste.

 

 

Archivio online

All’interno della intranet vengono diffuse informazioni di qualsiasi tipo, da quelle di servizio a quelle corporate.  

Tutte queste informazioni vengono raccolte in un archivio nel cloud online in modo che possano essere trovate sempre e ovunque. 

Ciò consente di semplificare le ricerche risparmiando tempo prezioso. 

L’intranet interno all’azienda può non solo accorciare e semplificare il canale di comunicazione, ma anche garantire che questa operazione venga eseguita in sicurezza.  

Internamente, lo scambio di dati e informazioni digitalizzate avviene in modo completamente sicuro. 

 

Crea e rafforza una community

Far parte di una community significa discutere, confrontarsi su argomenti specifici, prendere spunto dalle idee degli altri e così migliorarsi. 
 
La intranet parte proprio dal concetto di community per estenderlo e applicarlo nel contesto aziendale. 
Le community tematiche ti danno la possibilità di prendere informazioni, trovare idee e confrontarsi su attività appartenenti a un tema desiderato. 
 
Se ci pensi bene, anche le aziende possono sfruttare questo meccanismo. 
 
Di fatto le persone che lavorano nella stessa azienda sono tutte nello stesso campo. 
 
Anche se con competenze diverse, posizioni e ruoli diversi, tutti lavorano per raggiungere gli stessi obiettivi, vendere gli stessi prodotti o erogare gli stessi servizi.
 
Il punto di forza, è che ognuno ha la conoscenza perfetta di quello che fa e questo è un valore inestimabile per qualsiasi società, e in quanto tale è necessario sfruttarlo al massimo. 
 
Dare la possibilità alle persone di confrontarsi, scambiare idee e generarle, per forza di cose aumenta la positività in azienda. 
 
Tutti godono della possibilità di condividere la loro conoscenza con gli altri quindi di migliorarsi a vicenda, incrementando così anche i risultati aziendali. 
 
È normale che di conseguenza, si scateni una catena di valore in un'ambiente digitalizzato. 

 

 

Vantaggi per i lavoratori e per i clienti 

Dar voce a chi lavora tutti i giorni in azienda permette di risolvere prima eventuali problemi presenti in azienda e riduce notevolmente il rischio di avere persone scontente nell’ambiente lavorativo. 
 
I vantaggi, inoltre, non sono da vedere solo dalla prospettiva del lavoratore ma anche del cliente. 
Il confronto continuo con persone che sono a stretto contatto con i clienti permette di reperire le informazioni digitalizzate adeguate a soddisfare le loro esigenze e capire quindi quale servizio erogare prima della concorrenza e come farlo.  
 
Si diffonde in azienda, una consapevolezza precisa su cosa si sta facendo e per chi. 
 
Chi meglio di chi lavora tutti giorni ina azienda può portare queste informazioni? 
 
Vantaggi del genere tutte le aziende possono coglierli tramite la intranet. 
 
È uno strumento perfetto per dare voce a queste persone. 
 
Creare dei gruppi di discussione sulla intranet o tramite qualsiasi tool del digital workplace che ci mette a disposizione ad esempio Microsoft 365 sono strumenti che poi si configurano e si iniziano a usare veramente con qualche click.  
 
Non è niente di trascendentale ma il valore che apportano ad un'azienda digitale è altissimo.

 

 
 

Migliora il coinvolgimento e il clima aziendale 

In aggiunta, la intranet è una risorsa che sarebbe veramente un errore non sfruttare, soprattutto perché ha la possibilità di migliorare il clima e l’identità aziendale. 
 
Persone che riescono a dire la loro o che riescono a reperire facilmente informazioni per il proprio lavoro dagli altri si sentono ovviamente più ingaggiate, rispetto chi lavora da solo. 
 
Migliorando nel loro lavoro viene da sé che oltre alla produttività aziendale, aumenta anche la positività del clima aziendale. 
 
Basta solo pensare a quanto possa sentirsi parte del progetto aziendale una persona la cui idea è stata postata sulla intranet, discussa ed effettivamente messa in opera. 
 
Pensa all’eco che un esempio del genere può generare tra i colleghi. 
 
La intranet è il posto perfetto per creare ambienti di lavoro digitalizzati così stimolanti. 
 
È il posto perfetto per condividere informazione e conoscenza all’interno dell’azienda. 

​La intranet forma una community aziendale in cui lo scambio di informazioni e le discussioni sono all'ordine del giorno.

 

 

La circolazione di contenuti inerenti alla vita aziendale genera una conoscenza diffusa che aumenta il senso di appartenenza all'azienda.
Ai dipendenti bastano pochi passaggi dalla loro bacheca per mettersi in contatto tra di loro e condividere informazioni che velocizzano il lavoro e lo rendono più produttivo.
Sistemi di chat, commenti, feedback, reactions e post in evidenza di alto interesse aumentano il coinvolgimento degli utenti e una ricezione adeguata delle comunicazioni aziendali.

 

Employee engagement

Lavori ingaggiati portano risultati più performanti nella vita dell'azienda. 
 
Il dipendente è il fulcro della intranet e lo dimostrano tutti gli strumenti per il lavoro che essa gli fornisce.
 
Oltre a farlo rimanere continuamente sincronizzato con l'azienda attraverso news aziendali, avvisi, comunicazioni o  discussioni intra-aziendali, e garantirgli sempre i materiali di cui ha bisogno con relativa condivisione può anche ampliare il suo network facendolo entrare in contatto con i colleghi di tutti i dipartimenti facilmente.
 
Ogni utente fa parte di una classica rubrica telefonica all’interno del quale è possibile trovare informazioni personali come i suoi contatti, i suoi interessi le sue esperienze pregresse, competenze tecniche e non. I dipendenti in questo modo possono creare un network aziendale digitalizzato più solido e stabilire una comunicazione sempre più fluida.
 
La intranet diventa un luogo di scambio, di discussione e di riconoscimenti attraverso post pubblici e feedback.
 
Il loro senso di appartenenza all'organizzazione sarà sempre più saliente.

 

Il successo aziendale

Il successo di qualsiasi azienda dipende dalla soddisfazione e dalla partecipazione dei suoi dipendenti. 
 
Maggiore è l'impegno che l'azienda riceve dai suoi dipendenti, maggiori sono le possibilità di raggiungere i suoi obiettivi. 
 
Le persone e le loro esigenze devono essere al centro della intranet aziendale. 
 
Pertanto, le persone devono disporre di uno spazio digitale fruibile in cui inserire informazioni, potersi confrontare con i colleghi e avere la possibilità di esprimere opinioni e idee. 
 
I dipendenti dedicati saranno più motivati ​​e il loro lavoro sarà più fruttuoso. 
 
Una rete intranet, quindi, non è solo utile per migliorare la comunicazione interna e snellire i processi aziendali, ma anche perché consente la collaborazione digitale avanzata tra le persone e aiuta le aziende a creare engagement. 

 

 

Quali sono i costi per i benefici

Di questi tempi la intranet è ormai diventata uno strumento imprescindibile di cui nessuna azienda di qualsiasi mercato può fare a meno visti i grandissimi vantaggi che porta. 
 
La domanda che ti starai facendo potrebbe quindi essere: per avere così tanti benefici quali sono i costi? 
 
La nostra risposta è che con la nostra intranet puoi ottenere una intranet con prestazioni elevate, sistemi integrati con gli strumenti Microsoft 365 e di intelligenza artificiale con il 10% dei costi e il 10% dei tempi. 
L'integrazione con Microsoft 365 e l'utilizzo della AI ti permettono di usufruire di strumenti avanzati leader del mercato per la digitalizzazione aziendale.
Se utilizzi giusti KPI ti renderai conto facilmente che la intranet può portare un risparmio tangibile a qualsiasi azienda di qualsiasi settore.

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Giuseppe Marchi

Microsoft MVP per SharePoint e Office 365 ( adesso chiamato Microsoft 365) dal 2010, Giuseppe ha fondato Dev4Side e intranet.ai con l'obiettivo di aiutare le aziende ad avere un ambiente di lavoro più semplice ed efficace grazie alle tecnologie Microsoft. Lavora come consulente per tutto ciò che riguarda la collaborazione, i portali intranet e le piattaforme cloud di Microsoft.