Intranätverk: varför är det oumbärligt för företag?

Ett intranätverk är en digital miljö reserverad för personalen på ett företag, använd för att dela information, verktyg och resurser på ett säkert och centraliserat sätt.

Detta verktyg är inte längre ett tillbehör, utan ryggraden i en modern digital arbetsplats. Förmågan hos ett intranät att centralisera information, förenkla arbetsuppgifter och underlätta interaktionen mellan kollegor gör det till en viktig resurs för att digitalisera interna processer och förbättra användarupplevelsen på företaget.

I denna artikel går vi igenom vad ett intranätverk är, vilka fördelar det erbjuder och vilka bästa lösningar som finns för att skapa en modern, skalbar, säker och lättanvänd portal.

Vad du kommer att hitta i den här artikeln

• Vad är intranätverket?

• Vilken lösning ska du välja?

• Vad får inte saknas?

Vad är intranätverket?

Att anta digitala verktyg för arbetsorganisering har idag blivit avgörande i ett professionellt sammanhang som kännetecknas av distribuerade team, behov av distansarbete och konkurrenskraft på högsta nivå. I en sådan kontext framstår intranätverket som en av de centrala referenspunkterna för den så kallade digital workplace, och erbjuder en säker miljö för att centralisera dokument, kommunikation och processer.

Men vad är egentligen ett intranätverk?

Intranätverket är en digital plattform med begränsad åtkomst som endast välkomnar användare som har de behörigheter som tillhandahålls av organisationen. Det är alltså en privat portal som är integrerad i företagets system, och erbjuder verktyg för hantering av dokument, applikationer och innehåll.

Från ett praktiskt perspektiv innebär det att ha ett intranätverk att man underlättar först och främst samarbetet: användare kan nämligen få tillgång till ett dedikerat utrymme för att dela information, vilket minskar antalet e-postmeddelanden och telefonsamtal som krävs för att dela filer och nyheter.

Denna fördel, tillsammans med möjligheten att utvidga åtkomsten till intranätverket även för dem som arbetar på distans eller från mobila enheter, gör plattformen till ett ovärderligt verktyg för att säkerställa operativ kontinuitet och öka den globala produktiviteten i organisationen.

Men ett intranätverk begränsas inte bara till att främja samarbetet, utan påverkar även de interna kommunikationsdynamikerna positivt. Tack vare särskilda funktioner kan man lyfta fram de viktigaste uppdateringarna, skapa anslagstavlor för gemensamma eller målgruppsinriktade nyheter och engagera kollegor med initiativ för gamification, undersökningar och live-evenemang.

Om du fortfarande tvekar om att investera i adoptionen av ett intranätverk, kommer vi här att ge all information som behövs för att verkligen förstå varför företag inte längre kan klara sig utan det om de vill digitalisera sina operationer framgångsrikt, förbättra arbetsupplevelsen för sina anställda och därmed förbli konkurrensdugliga inom sin bransch.

Vad är det och varför är det oumbärligt för företag?

Varför behöver alla företag ett intranät?

Intranätet erbjuder en rad omedelbara fördelar som kan gynna produktiviteten för alla företag om det implementeras korrekt. Bland dessa fördelar nämner vi:

• Tidsbesparing: ett intranätverk ger snabb och centraliserad åtkomst till företagsinnehåll, vilket gör det mer tillgängligt genom sökfunktioner och möjligheten att skapa automatiserade arkiv som är enkla att hantera och använda.

• Förbättrat engagemang: det utrymme som intranätet tillhandahåller hjälper också till att förenkla kunskaps- och idéutbyten. Enkäter, anslagstavlor, Q&A-sessioner, liveevenemang, communitys och gamification-initiativ är bara några av de möjligheter ett företag kan utnyttja för att engagera sina medarbetare och uppmuntra deras aktiva deltagande.

• Starkare företagskultur: nyheter, värderingar, strategier och mål hittar sin idealiska plats för att nå alla som ingår i företaget. Inte bara engagemang, utan också anpassning till viktiga beslut och initiativ. Processer som onboarding drar nytta av detta, likaså förmågan att odla interna kompetenser genom att förstå behoven via mer direkt och transparent intern kommunikation.

Men för att bättre förstå begreppet intranät och vad det kan erbjuda företag kan vi jämföra denna plattform med två andra system, som ofta förväxlas men är radikalt olika.

Vi pratar om internet och extranet.

Låt oss se skillnaderna i följande tabell.

Vad skiljer det från Internet och Extranet?

Typ av nätverk Egenskaper

Internet Det globala offentliga nätverket, åtkomligt utan restriktioner från alla anslutna enheter.

Extranet

Företagsportal som kan vara fristående eller integrerad med intranätet, designad för att säkert koppla samman interna medarbetare med externa intressenter (samarbetspartner, leverantörer eller kunder).

Intranät

Portalen som utgör basen för företagets digitala arbetsplats, där dokument, kommunikation, tjänster och verktyg för daglig nytta centraliseras för personer som tillhör en organisation. Den fokuserar, alltså, enbart på intern personal och styr åtkomst och behörigheter baserat på roller och behov inom varje avdelning.

Evolutationen av den traditionella företagsportalen har lett till att det nya begreppet “digital arbetsplats” definierats, ett system av integrerade teknologier som täcker alla arbetsflöden, vilket möjliggör integration och fullständig digitalisering, och där intranätet är en grundläggande komponent.

Så, den största fördelen med ett intranätverk är att det tillhandahåller en enkel åtkomstpunkt till alla de tjänster som företaget väljer att erbjuda sina medarbetare: från kommunikation till de applikationer som behövs för att utföra sitt arbete (dokumenthantering, hantering av supportförfrågningar, projektledning, etc.).

Sammanflödet av roller, innehåll och processer inom en enda plattform lyfter också fram en annan aspekt som inte ska underskattas: säkert skydd.

Varje auktoriserad person har ett företagskonto, vanligtvis hanterat via identity management-system eller synkroniserat med centrala kataloger (i fallet med Microsofts digitala arbetsplats, finner vi Microsoft Entra ID). Tack vare dessa system förblir innehållet tillgängligt endast för de som har rätt att komma åt det, vilket minskar risken för dataläckage eller obehöriga intrång.

Vilken lösning ska du välja?

Att välja rätt teknologi för att bygga ditt intranätverk är inte en rent teknisk fråga, utan ett beslut som påverkar direkt ditt sätt att arbeta och därmed produktiviteten och effektiviteten i en organisation.

Vi utgår från att en väl utformad intranätlösning måste vara skalbar, säker, användarvänlig och kunna integreras med de verktyg som redan används i företaget.

Vilken teknologi gör detta möjligt? Ett av de mest populära svaren på marknaden är Microsoft-ekosystemet.

De förändrade affärsbehoven och framväxten av molnteknologier har lett till att Microsoft 365-sviten och framför allt applikationen SharePoint Online har blivit en referenspunkt för att skapa ett modernt intranätverk.

Företag som implementerar ett SharePoint-intranät får i praktiken en miljö som redan är integrerad med övriga Microsoft-applikationer, via vilken det går att digitalisera alla interna processer (från kommunikation och samarbete till dokumenthantering, strategier och projekt) med ett stort fokus på employee experience (tack vare Microsoft Viva-sviten) och automation (genom integrationen av lösningar som Power Automate och Copilot).

Vi måste också understryka att digital workplace i Microsoft 365 utmärker sig genom synkronisering mellan sina olika applikationer. Till exempel, den som arbetar i ett distribuerat team har möjlighet att dela dokument från ett bibliotek i intranätverk SharePoint med kollegor via Teams. De ändringar som görs visas automatiskt i båda applikationerna tack vare integrationen med OneDrive.

Om vi vidareutvecklar vårt exempel kan ett dokument senare delas via e-post i Outlook, och involvera externa samarbetspartner. I detta fall kan teamet sätta ett åtkomstläge för endast visning, så att samarbetspartnerna kan se ändringarna utan att själva kunna göra några.

Alternativt kan redigeringsbehörigheten utökas till att endast gälla en specifik medarbetare. För varje ny uppdatering av filen kan teamet få en notifikation (tack vare användningen av omnämnanden) och se ändringarna i SharePoint-biblioteket, i Outlook-e-posten eller direkt i gruppchatten på Teams.

Sammanfattningsvis handlar det om ett synergiskt arbete mellan intranätverk SharePoint och applikationerna som utgör det integrerade digital workplace, vilket gör det möjligt att både minska den tid som användare lägger på sina arbetsuppgifter och risken för att skapa dubbletter i företagsarkiven eller exponera känslig information för obehöriga personer.

Precis när det gäller säkerhet och efterlevnad säkerställer SharePoint dessutom överensstämmelse med internationella dataskyddsstandarder (ISO 27001 och HIPAA).

Microsoft investerar ständigt i säkerheten för sin infrastruktur: tack vare granular åtkomstkontroll, kryptering och verktyg för Data Loss Prevention gör intranätverket baserat på SharePoint Online det möjligt för företag att avsevärt minska risken för obehörig åtkomst och intrång, vilket bekräftar denna plattforms giltighet även inom särskilt reglerade branscher.

Styrningen stöds istället av revisions- och kontrollsystem i Microsoft 365, där Microsoft Purview och SharePoint-loggarna utmärker sig. Dessa verktyg gör det möjligt att spåra varje kritisk aktivitet inom plattformen, såsom skapandet av nya webbplatser, delning av filer med externa parter, ändringar av behörigheter och så vidare.

Den periodiska analysen av loggar och aktivering av aviseringar vid misstänkta beteenden är bara några exempel på hur ett företag kan upprätthålla maximal kontroll över allt som sker inom intranätverket och snabbt vidta åtgärder om det behövs.

Tillbaka till kärnan i diskussionen, SharePoint är en plattform som förenklar hanteringen av arbete inom företaget, och gör det till ett integrerat flöde som är mer engagerande och säkrare.

Som intranätverk är en av de största fördelarna med Microsoft-lösningen hur enkelt det är att hantera innehåll. Tack vare bibliotek kan varje fil organiseras i intelligenta arkiv som stödjer indexering via metadata och funktioner för samarbete såsom co-authoring och versionshantering.

Det innebär att vi kan arbeta tillsammans med kollegor på ett dokument, utan att riskera att skriva över varandras ändringar. Dessutom sparas varje uppdatering automatiskt, och om det behövs kan systemet återställa och hämta någon av de tidigare versionerna.

När det gäller metadata är det en funktion som gör det möjligt att berika dokument med användbar information för användarnas sökningar.

Istället för att bläddra igenom hela bibliotek och individuella mappar, kan vi snabbt hitta det vi behöver genom att använda nyckelord såsom kundnamnet associerat med ett kontrakt, skapelsedatumet för en presentation eller statusen för pågående aktiviteter.

Resultatet är att vi får mer tid att fokusera på de viktigaste aspekterna av vårt arbete, medan SharePoint-intranätet tar hand om allt annat.

Även om det redan verkar tillräckligt, erbjuder SharePoint ännu mer: ett socialt intranät, det vill säga en miljö där kollegor kan interagera som i ett riktigt socialt nätverk, och gå bortom de klassiska kommunikationskanalerna (t.ex. e-post).

Inuti kan du publicera inlägg, lämna kommentarer, delta i diskussioner eller gå med i tematiska gemenskaper, skapade från grunden eller hämtade från Viva Engage. Det blir så mycket lättare att bygga starkare relationer och främja utbyte av idéer och intressen.

Intranätverk med Microsoft 365 och SharePoint Online: en enda lösning för att digitalisera ditt företag

Som redan nämnts är synergierna mellan SharePoint Online och de övriga Microsoft 365-applikationerna en av de främsta anledningarna till att denna lösning uppskattas av allt fler företag för att skapa ett intranätverk.

Föreställ dig ett enda digitalt ekosystem där alla verktyg vi använder dagligen fungerar tillsammans, utan friktion: detta är exakt vad SharePoint-intranätet erbjuder.

Ett tydligt exempel på denna synergi är samtidigt redigering av dokument mellan de äldre Office 365-applikationerna. Tänk på hur frustrerande det kan vara att arbeta på ett dokument som ständigt delas via e-post, med olika versioner som ackumuleras och riskerar att förvirra de personer som är involverade i ändringarna.

Med SharePoint och Office Online kan vi arbeta på ett Word-, Excel- eller PowerPoint-dokument tillsammans med kollegor, i realtid och var de än befinner sig. Varje ändring visas på alla plattformar där filen finns, så att alla teammedlemmar alltid är synkroniserade med den senaste versionen. Dessutom sparas ändringarna automatiskt i molnet, vilket säkerställer att ingen förlorar sitt bidrag och att informationen alltid är säker.

Dock är integrationen i Microsoft-ekosystemet inte begränsad till enkel samarbete kring dokument. Tack vare Power Platform, som inkluderar Power Apps, Power Automate och Power BI, kan företag anpassa och automatisera många aktiviteter inom deras intranätverk.

Till exempel kan man skapa automatiska arbetsflöden för processer som godkännande av innehåll med Power Automate. Om vi tar fallet att publicera en nyhet, kan vi konfigurera ett flöde som skickar ut utkastet till ansvariga eller granskare, för att sedan meddela de användare som är ansvariga för publiceringen om godkännandets resultat.

Specifikt, om utkastet godkänns, kan flödet ändra dokumentets status i SharePoint-biblioteket där det är lagrat. Att byta status till “Godkänt” skulle i sin tur starta en automatisering för att skicka notifikationer till användare, som då vet att innehållet är redo att delas i intranätverket.

Med Power BI kan vi istället skapa intuitiva instrumentpaneler som analyserar data från intranätverket, som antal besökare, mest besökta sidor eller engagemangsnivå.

Det handlar om grundläggande information för att förstå hur intranätverket används och hur vi kan agera för att förbättra användarupplevelsen och öka adoptionsgraden på företaget. Till exempel, om vi märker att en viss sektion besöks ofta, kan vi bestämma oss för att uppdatera den oftare eller lägga till nya fördjupningsinnehåll.

För att förenkla den här typen av analys har vårt team utvecklat Intranet Analytics. Kort sagt, det är komponenten genom vilken du kan få konkreta uppgifter om användningen av ditt intranätverk, vilket gör att du kan visa data längre än de 90 dagar som SharePoint erbjuder som standard.

Tack vare den integrerade Power BI-rapporten gör Intranet Analytics det möjligt att identifiera de enheter som används mest av användarna för att komma åt intranätverket, analysera sökningar under specifika tidsperioder och förstå hur kollegor interagerar med olika innehåll som publiceras av företaget.

Tack vare sin flexibilitet, är SharePoint Online intranät perfekt skalbart och anpassningsbart, vilket innebär att det kan växa och förändras tillsammans med dina aktiviteter. Vi kan därför säga att det representerar den bästa lösningen för alla företag, oavsett deras bransch eller storlek.

Även för ett litet företag kan SharePoint lätt anpassas för att möta dess behov, kanske genom att skapa dedikerade områden för varje avdelning, var och en utrustad med funktioner som är designade för att förenkla kommunikationen och samarbetet inom teamet.

Den här flexibiliteten innebär också möjligheten att integrera tredjepartssystem, genom användning av SharePoint API:er och fördefinierade anslutningar tillgängliga för Microsoft 365.

På så sätt kan nya funktioner läggas till utan att behöva köpa ytterligare lösningar och utan att vara beroende av externa leverantörer. Ett företag kan autonomt integrera sitt eget interna affärssystem med SharePoint för att automatisera publiceringen av dokument som fakturor eller rapporter. Eller så kan det ansluta CRM- eller ticketing-verktyg för att centralisera information och göra åtkomsten till viktiga data snabbare för olika avdelningar.

Det är på detta sätt som intranätet blir ett verkligt digitalt dynamiskt nav, som aktivt kan stödja företag och anställda.

För att avsluta denna korta översikt, sammanfattar vi de viktigaste fördelarna som ett intranätverk erbjuder (speciellt när det är baserat på Microsoft 365 och SharePoint Online).

De viktigaste fördelarna för företag

Fördel med ett intranätverk Beskrivning

Centraliserad åtkomst till information Möjliggör enkel och snabb åtkomst till företagsinnehåll (dokument, data, applikationer) genom en enda plattform. Förekomsten av avancerad sökfunktionalitet och tillägg av metadata gör upplevelsen ännu mer effektiv och minskar tiden som spenderas på att hitta information.

Bättre samarbete Underlättar teamarbete, även på distans, genom delade utrymmen där du kan spara, redigera och kommentera filer i realtid. Integrationen med verktyg som Teams och OneDrive främjar co-creation av innehåll och spårbarhet av ändringar, vilket minskar datadubblering.

Mer direkt och engagerande kommunikation Erbjuder dedikerade kanaler för att sprida kommunikation, nyheter och uppdateringar, vilket gör informationen omedelbart tillgänglig utan att överbelasta e-postsystemet. Dessutom möjliggör det skapandet av anslagstavlor och nyhetsbrev för specifika avdelningar eller användargrupper.

Aktivt deltagande Möjliggör för användare att delta i kommunikationsflödet och idéspridning genom sociala funktioner som kommentarer, reaktioner, communitys och enkäter. Detta gör det enklare att etablera en dialog med företaget där varje anställd kan göra sin röst hörd.

Alignering Gör mission, vision, värderingar och företagsstrategier tillgängliga för alla. Stöder onboarding- och internutbildningsinitiativ, vilket bidrar till skapandet av en gemensam och konsekvent identitet.

Säkerhet Skyddar företagsdata genom autentisering, kryptering, granulara behörigheter och verktyg för granskning. Varje användare får endast åtkomst till de innehåll som är avsedda för honom eller henne, vilket minskar risken för obehörig åtkomst.

Integration med Microsoft 365 SharePoint-intranätet integreras naturligt med Teams, Outlook, OneDrive och Viva, vilket möjliggör smidig hantering av innehåll, kommunikation och processer.

Automatisering Möjliggör automatisering av repetitiva uppgifter (som godkännanden, notifieringar, publiceringar) genom användning av lösningar som Power Automate och Microsoft 365 Copilot.

Analys och övervakning Genom Power BI och avancerade verktyg som Intranet Analytics kan användningen av intranätet, innehållsprestationer, användarengagemang och mer mätas för att utveckla strategier för medarbetarupplevelse, produktivitet och adoption av digitala arbetsplatser.

Flexibilitet och skalbarhet Anpassar sig till alla organisationer, intranätet kan utvecklas över tid genom att integrera nya funktioner beroende på behov. Det kan hysa områden dedikerade till team, avdelningar eller specifika kontor, samt anpassa sig till företagets varumärkesstil.

Integration med tredjepartssystem Intranätet kan integrera programvara som redan används på företaget, och blir ett verkligt nav där all användbar information samlas och lätt kan konsulteras.

Anmäl dig till vårt nyhetsbrev

Du kommer att få:

• Våra guider till digitalisering av företag;

• Djupgående artiklar om hur du kan förbättra ditt intranät och samtidigt få ut mesta möjliga av dina Microsoft 365-licenser.

Du kan avregistrera dig när som helst.

Vad får inte saknas?

En av nyckelelementen i ett intranätverk handlar om att skapa en tydlig innehållsarkitektur. I SharePoint Online, innebär detta möjligheten att bygga anpassade sidor som samlar och organiserar den viktigaste informationen för de olika avdelningarna. Det kan vara det nämnda exemplet där varje avdelning har ett dedikerat utrymme för sina kommunikationer, initiativ och personer.

Med en sektion för globala kommunikationer kan företaget istället centralisera nyheter och uppdateringar, med säkerheten att den viktigaste informationen når alla användare genom användning av tilltalande grafik, framhävda meddelanden och aviseringar i de applikationer som är kopplade till intranätverket (främst Microsoft Teams).

En annan viktig aspekt som inte bör ignoreras är sökning.

SharePoint erbjuder ett söksystem som använder metadata och taggar för att göra återvinning av dokument, kontakter, sidor och resurser mycket mer exakt och snabb. Istället för att navigera genom otaliga bibliotek och mappar kan vi enkelt skriva in några nyckelord och få relevanta resultat på några sekunder.

Detta görs möjligt genom antagandet av en delad taxonomi, vilket innebär en gemensam klassificering av innehåll som underlättar segmenteringen av information i lämpliga mappar och webbplatser.

För att göra allt ännu mer effektivt integrerar SharePoint även search analytics system. Dessa verktyg analyserar de sökningar som görs av användare och föreslår automatiskt relaterade resurser som kan vara användbara. Dessutom övervakar de de mest frekventa förfrågningarna, vilket hjälper företaget att identifiera eventuella luckor i informationen som tillhandahålls i intranätverket.

På användarsidan kan sökningen förbättras ytterligare med AI.

I intranet.ai-lösningen, till exempel, är det systemet som möter arbetstagarnas behov genom att föreslå de mest relevanta resultaten baserat på de använda nyckelorden och deras synonymer.

Vi har flera gånger nämnt att det går att skapa avdelningssidor på intranätet. Men vi har inte gått in på vilket innehåll som bör fylla dessa sektioner för att underlätta arbetet och kommunikationen inom en avdelning.

Varje avdelningssida i SharePoint bör anpassas med sidor och web parts som erbjuder en fullständig översikt av pågående initiativ och aktiviteter.

Bland de viktigaste innehållen att lägga till i dessa sektioner, lyfter vi fram:

• Delade kalendrar, via vilka du kan synkronisera deadlines och möten;

• Dynamiska dashboards, uppdaterade i realtid, för att ge en tydlig översikt över aktiviteter och resultat;

• Framträdande kommunikation, för att säkerställa att den viktigaste informationen för teamet inte går förlorad i mängden, utan alltid är väl synlig för alla avdelningskollegor.

• Arkiv, där varje teammedlem kan hantera hela livscykeln för sina dokument innan de delas med resten av intranätet eller externa samarbetspartners.

Ur ett centralt avdelningsperspektiv för driften av en organisation, såsom HR-avdelningen, kan en portal som intranätverket underlätta en rad olika processer, om den används på rätt sätt.

Vårt råd är att överväga att skapa dedikerade områden för HR-processer, med funktioner som passar för hantering av:

• Semester- och frånvarobegäran, med möjlighet att integrera godkännande-flöden för att skicka notifieringar till chefer och medarbetare;

• Interna policyer, samtidigt som begärningar som distansarbete övervakas och godkänns;

• Utgiftsrapporter, som påskyndar ersättningar utan att behöva vänta på att formulär fylls i och tas emot i pappersform;

• Lediga tjänster, för att lyfta fram interna kompetenser och ge kollegor möjlighet att ta roller som är förenliga med deras ambitioner. I intranet.ai-lösningen finns till exempel området Job Posting för att optimera ansöknings- och urvalsprocesser, tack vare integrationen av Min profil.

På senare tid har SharePoint introducerat viktiga innovationer som stärker integrationen med Microsoft 365-verktyg och tredjepartsapplikationer, vilket erbjuder funktioner som ytterligare förbättrar användarupplevelsen och produktiviteten.

Det är därför viktigt att hålla ett ständigt öga på nyheterna från Microsoft, som nyligen har blivit fler till följd av den ökade populariteten för artificiell intelligens.

Förutom integrationen i söksystemen, är en annan viktig expansion av intranätverket baserat på SharePoint relaterad till introduktionen av virtuella agenter som syftar till att förbättra skapandeprocessen och kvaliteten på företagsinnehåll.

Dessa agenter kan:

• sammanfatta komplexa dokument;

• svara på frågor relaterade till data som finns i SharePoint;

• anpassa sig till aktiviteter som utförs i en organisation, med rätt konfigurationer.

De har anlänt agenter för SharePoint

Slutligen, för den som önskar praktiska tips om hur man ökar engagemanget och produktiviteten, finns en dedikerad fördjupning tillgänglig som samlar de bästa idéerna för intranätet.

Dessa idéer sträcker sig från skapandet av tematiska rubriker och diskussionsforum till implementering av mikrolärandeinnehåll för att förbättra utbildningserfarenheten. Att fördjupa sig i dessa best practices kommer att hjälpa till att omvandla intranätverket till referenspunkten för varje individs dagliga arbetsliv i företaget.

Vill du ha ett komplett intranät?

intranet.ai är den SharePoint Online-baserade lösningen för att förenkla intern kommunikation och digitalisera affärsprocesser med minimal investering av tid och pengar.

• 50+ funktioner för kommunikation och medarbetarupplevelse

• Varumärkesdesign, anpassningsbar in i minsta detalj

• Fullständig integration med Microsoft 365 och Viva

Kontakta oss